Firenze, 06/08/2020
Aux Membres du Comité Directeur du PC INTERREG V-A
Italie-France “Maritime” 2014-2020 Ai Membri del Comitato Direttivo del PC INTERREG V-A
Italia-Francia “Marittimo”2014-2020
202000806 CD_DEC_149
Oggetto/Objet:
PC INTERREG V-A IFM 2014-2020
Procedura scritta d'urgenza di approvazione di modifica di progetto di entità maggiore - Piano di riconversione (COVID-oriented). Progetto SMART DESTINATION II Avviso
Procédure écrite d'urgence d’approbation de modification du projet d’entité majeure - Plan de reconversion (COVID-oriented). Projet SMART DESTINATION II Appel
[en français en bas]
La cooperazione al cuore del Mediterraneo La coopération au coeur de la Méditerranée
11
Prot. AOOGRT/ 0275431 /F.45.30
Acronimo del progetto: SMART DESTINATION Tipologia di modifica e
casistica: Proroga del progetto
Proroga straordinaria della data prevista per la fine del progetto per far fronte al contesto di emergenza sanitaria COVID 19. Applicazione della decisione _105 del Comitato di Sorveglianza del Programma
Modifiche di contenuto
Modifiche di contenuto derivate dal piano di riconversione dal progetto approvato per far fronte al contesto di emergenza sanitaria COVID 19.
Applicazione della Decisione _105 del Comitato di Sorveglianza del Programma
Gentili Membri del Comitato Direttivo,
Nel contesto di emergenza sanitaria dovuto all'espandersi del Corona virus, il Comitato di Sorveglianza del Programma ha adottato una serie di misure finalizzate al contenimento degli effetti negativi sulla vita dei progetti in corso e sulle loro ricadute, cercando anche di dare una risposta reattiva ai problemi emersi da una situazione del tutto imprevista. Tra le misure intraprese, il Programma ha attivato l'elaborazione e successiva approvazione di Piani di riconversione (Covid-oriented) di tutti i progetti in corso (vedi DEC_105 del Comitato di Sorveglianza).
Nell'ambito di questo invito, i progetti sono stati invitati a ri-adeguare le attività colpite oppure ri- orientare parte di esse all'emergenza sanitaria permettendo ai progetti di adattarsi per quanto possibile al contesto e dare, laddove compatibile con gli obiettivi del progetto, un apporto concreto alle necessità.
Questa procedura scritta al Comitato Direttivo del Programma riguarda l'approvazione del Piano di riconversione Covid-oriented del progetto SMART DESTINATION , II Avviso, ricevuto nella forma definitiva per PEC in data 27/07/2020 ( Prot.028657) dopo l’ invio del 15/05/2020 ( Prot. 174367) e di una integrazione del 15/06/2020. Il Piano comprende le modifiche riportate nella tabella 1. Per ciascuna tipologia è stato riportato l'organo di approvazione della modifica. La procedura scritta riguarda l'approvazione delle modifiche di competenza del Comitato Direttivo.
Tabella 1. Tipologie di modifiche contenute nel Piano di Riconversione e livello di approvazione di ciascuna
Tipologia modifica pervenuta Livello di approvazione
Note
a. Proroga straordinaria della data prevista per la fine del progetto per far fronte al contesto di emergenza sanitaria COVID-19. Applicazione della Decisione_105 del Comitato di Sorveglianza del Programma.
Approvazione CD Progetto del II avviso fino a 3 mesi +120 gg
b. Modifiche di contenuto derivate dal piano di riconversione del progetto approvato per far fronte al contesto di emergenza sanitaria COVID -19. Applicazione della decisione 105_del Comitato di Sorveglianza del Programma
Approvazione CD
Il Piano di riconversione prevede che i progetti forniscano un'analisi dell'avanzamento fisico e finanziario del progetto dalla quale deriva la proposta di modifica in termini di contenuto, di budget e di crono-programma.
Considerato che il dettaglio del Piano di riconversione si trova in allegato alla presente procedura
(Allegato 1 – Formulario di richiesta di modifica), si riportano di seguito le principali informazioni
raccolte in fase di istruttoria.
1. Analisi del piano delle attività del progetto
Tabella 2. Principali problematiche rilevate dal progetto nel periodo emergenziale
Chiusura di organismi / partner attivi in prima persona nell'attuazione dei progetti con parziale o nulla possibilità di esercitare attività nel periodo emergenziale (per esempio Centri per l'impiego, Scuole, Università, parte del settore privato).
Staff del progetto impegnato in attività proprie dell'emergenza sanitaria (per esempio la protezione civile concentrata sull'emergenza COVID).
Impossibilità di raggiungere i gruppi target del progetto (nelle modalità definite in fase di candidatura) quali imprese, diportisti, studenti, ecc.
Sospensione delle gare in corso oppure sospensione di pubblicazione di gare che dovevano essere già pubblicate (comprese le sospensioni di forniture di opere e/o servizi).
x
Chiusura/sospensione di opera pubbliche (sospensione di infrastrutture in corso di realizzazione, impossibilità a fare collaudi / verifiche finali di attrezzature).
Impossibilità di accesso a luoghi / spazi che impediscono azioni propedeutiche alla realizzazione / finalizzazione di prodotti / output (impossibilità a svolgere attività di laboratorio, mappature in loco, sperimentazioni; impossibilità a raccogliere dati in loco).
Azioni pilota interrotte. x
Sospensione di eventi, riunioni tecniche (eventi finali di progetto, workshop intermedi, eventi interregionali, attività di animazione e sensibilizzazione, fiere, BtoB, living lab).
x
Sospensione delle azioni di mobilità di studenti (limitato prevalentemente all'Asse 4 del Programma).
Altro:
Osservazioni:
L’attuale situazione di emergenza sanitaria causata dal COVID 19 ha causato il blocco delle attività del progetto in una fase particolarmente intensa, densa di eventi e di incontri fra partner e stakeholder. Una parte rilevante del progetto riguarda infatti il coinvolgimento attivo di operatori, organizzazioni ed enti operanti nel turismo attraverso format di confronto e scambio quali Living Lab, l’organizzazione e la partecipazione ad eventi internazionali nonché la sperimentazione del modello SMART in aree pilota .
Le difficoltà hanno riguardato parimenti tutte le regioni coinvolte nel progetto , che nel momento della messa in atto delle disposizioni di scurezza in Italia e in Francia si trovavano in una fase cruciale di questa attività: quella del passaggio dalla fase di partecipazione , condivisione e progettazione degli strumenti a quelle di sviluppo, comunicazione e sperimentazione mediante azoni pilota. Il lockdown ha inoltre rallentato l’espletamento delle procedure per la selezione dei fornitori , visto che i partners si sono trovati nell’impossibilità di procedere. Ciò in particolare per la selezione di u na società esperta nello sviluppo della piattaforma e dell’APP dimostrativa.
Tabella 3. Il Piano di riconversione comprende ...
Revisione del piano delle attività (senza l'eliminazione di alcune di esse) x Revisione e sostituzione delle attività
Riorientamento di parte delle attività a favore del settore sanitario Osservazioni:
Per rispondere alla situazione di emergenza, il progetto propone un ripensamento e una ri-progettazione di quelle attività che prevedevano momenti di promozione/ coinvolgimento degli stakeholder del territorio, cercando di sfruttare in pieno le opportunità offerte dal digitale. Si rende cioè necessario rivedere le modalità organizzative di eventi, incontri e del relativo materiale comunicativo e informativo a supporto. Ciò con particolare riferimento al format dei Living Lab, alle conferenze internazionali , agli incontri di progetto, alla sperimentazione sulle aree pilota. Restano invece confermate nello loro modalità realizzative tutte quelle attività relative alla progettazione e allo sviluppo della piattaforma SMART DESTINATION che , se pur avendo subito un ritardo causato dal lockdown , possono essere attuate nelle modalità originariamente proposte.
Si segnala che le modifiche al piano operativo del progetto:
Alterano gli obiettivi del progetto
Non alterano gli obiettivi del progetto x
Non alterano gli indicatori di output del progetto (neanche il valore target)
x Sono considerate ricevibili
x Osservazioni:
La proposta presentata all'interno del Piano di riconversione non modifica né gli obiettivi, né i risultati del progetto inizialmente approvati nel Formulario di candidatura. Inoltre non si alterano gli indicatori di output di progetto né i loro valore target.
2. Analisi del piano finanziario del progetto
Tabella 4. Caratteristiche principali fornite nell'analisi del Piano finanziario
Il partenariato ha fornito l'avanzamento finanziario per Beneficiario x
Il progetto ha presentato un piano di riconversione che assorbe tutte le risorse ancora non
rendicontate e/o impegnate x
Il progetto ha proposto un taglio di budget Osservazioni:
Il partenariato ha fornito un avanzamento finanziario per Beneficiario dal quale emerge il totale riassorbimento delle risorse a seguito della proroga richiesta (cfr. Allegato 1 – Formulario di richiesta di modifica ) anche in considerazione del fatto che gran parte del budget relativo al disimpegno pari a euro 96.878,85 è coperto dalle spese già inserite nella piattaforma dai partner francesi e in attesa di certificazione. In particolare:
REGIONE TOSCANA deve ancora impegnare 14.584,08 euro (11% del budget totale ) ;
CAT CONFERSERCENTI PISA deve ancora impegnare 53.033,34 euro (32% del budget totale );
FONDAZIONE SISTEMA TOSCANA deve ancora impegnare 91.378,91 euro (57 % del budget totale) l
REGIONE LIGURIA ha impegnato il 100% delle risorse
REGIONE SARDEGNA deve ancora impegnare 127.061,29 ( 43%:del budget totale )
METROPOLE NICE COTE D’AZUR deve ancora impegnare 71.616, 45 euro (26% del budget totale)
CHAMBRE DE COMMERCE INDUSTRIE REGION PACA deve ancora impegnare 20.422,84 euro (21% del budget totale)
Per quanto riguarda la distribuzione del budget, il progetto non ha presentato modifiche di budget Dalla valutazione complessiva del Piano di riconversione e del piano di allocazione delle attuali economie, l'Autorità di Gestione ha valutato di non procedere, per il momento, al disimpegno delle risorse complessive del progetto .
Tabella 5. Per quanto riguarda l'ammissibilità delle spese
Il progetto ha espresso la necessità di acquistare attrezzatura informatica essenziale al fine di
permettere la continuità delle attività di progetto NO
...
Osservazioni:
3. Analisi del crono-programma del progetto
Il progetto oltre ad aver rivisto il crono-programma per l'attuazione delle attività, chiede una proroga, non conforme con quanto previsto dalla Decisione n. 105 del Comitato di Sorveglianza, secondo la quale è possibile concedere ai progetti del II Avviso una proroga massima di 3 mesi ed estensione per la realizzazione di attività nei 120 giorni finali destinati alle attività di chiusura.
Nel prendere atto che il progetto aveva presentato una richiesta di proroga più ampia rispetto a quanto approvato, si comunica che il Comitato di Sorveglianza con decisione 116 del 14 luglio 2020 ha approvato una proroga fino a 3 mesi e la possibilità di realizzare tutte le attività anche nei 120gg finali. L'autorità di Gestione effettuerà entro i 120gg finali una valutazione come previsto nella comunicazione n. 24 inviata ai capofila e pubblicata sul sito.
Il progetto considera infatti la proroga come indispensabile per la realizzazione delle modifiche previste al punto precedente e proposte a seguito di difficoltà emerse in fase di attuazione di diverse attività di progetto, conseguenti al rallentamento complessivo progetto particolarmente nella realizzazione degli incontri di con gli stakeholders, aggravato dall’insorgere dell’emergenza COVID.
Considerati i requisiti stabiliti dalla Decisione del CdS, la seguente tabella riporta la situazione modificata del progetto interessato.
Acronimo Data attuale di fine
progetto Data modificata di fine progetto
Data di presentazione dell'ultima DR
Possibilità di svolgere attività nei 120 giorni finali SMART
DESTINATION 31/03/2021 31/06/2021 31/10/2021 Sì
4. Proposta di approvazione
Il progetto oggetto della presente procedura ha inviato il Dossier di richiesta di modifica completo di tutta la documentazione prevista dalle Linee Guida per la modifica del progetto approvato, ovvero:
• Formulario di richiesta di modifica n.1 correttamente compilato, con piano di riconversione dell'attività del Progetto (ALL_ ANN_1_MOD_IT_FR_parte 1; ALL_ ANN- _1_MOD_IT_FR_parte 2)
• Approvazione del piano di riconversione per procedura scritta del 17/07/2020 (ALL_ANN_2_CdP_IT_FR).
Tutta la documentazione è parte integrante e allegata alla presente procedura. I documenti integrativi inviati dal capofila con conservati negli archivi dell'Autorità di Gestione.
Vista l'analisi presentata e considerato che il Piano di riconversione presenta tutti i requisiti previsti
dalla Decisione 105 del Comitato di Sorveglianza, e considerato che le modifiche richieste
valorizzano e rafforzano ulteriormente i risultati attesi dai progetti e permettono di far fronte ai imiti imposti dalla crisi sanitaria legata al COVID-19,
l'Autorità di Gestione propone al Comitato Direttivo del Programma:
di approvare il Piano di riconversione del progetto SMART DESTINATION A seguito dell’approvazione da parte del Comitato Direttivo, il Capofila e l'Autorità di Gestione provvederanno a completare tutti gli adempimenti necessari per rendere esecutiva la variazione.
Vi invitiamo a far pervenire ogni eventuale osservazione via e-mail entro e non oltre il 11/08/2020.
In assenza di commenti entro la data indicata la modifica come proposta dall'Autorità di Gestione sarà considerata approvata.
I nostri migliori saluti.
******
Mesdames, Messieurs les Membres du Comité Directeur,
Procédure écrite pour l’approbation d'une modification de projet avec les caractéristiques suivantes
Acronyme du projet : SMART DESTINATION Type de modification et
description : Prorogation du projet
Prolongation extraordinaire de la date prévue pour la fin du projet pour faire face au contexte d'urgence sanitaire COVID-19. Application de la décision_105 du comité de suivi du programme.
Modification apportée au contenu du projet
Modifications du contenu dérivées du plan de reconversion du projet approuvé pour faire face au contexte de l'urgence sanitaire COVID-19. Application de la décision_105 du comité de suivi du programme.
Chers Membres du Comité Directeur,
Dans le cadre de l’urgence sanitaire due à la propagation du Coronavirus, le Comité de suivi du
Programme a adopté une série de mesures visant à limiter les effets négatifs sur la vie des projets
en cours et sur leurs effets, en essayant également d’apporter une réponse réactive aux
problèmes nés d'une situation complètement inattendue. Parmi les mesures adoptées, le
Programme a activé l'élaboration et l'approbation ultérieure de Plans de reconversion (axés sur le
COVID) pour tous les projets en cours (voir DEC_105 du Comité de Suivi). Dans un tel contexte,
les projets ont été invités à réadapter les activités concernées ou à réorienter une partie d'entre
elles vers l'urgence sanitaire afin de permettre aux projets de s'adapter le plus possible au contexte et d’apporter, lorsque cela est compatible avec les objectifs du projet, une contribution concrète aux besoins.
Cette procédure écrite au Comité Directeur du Programme concerne l'approbation du Plan de Reconversion axé sur le COVID, du projet SMART DESTINATION, IIe Appel, reçu via PEC le 27/07/2020 (Prot.028657) après l’envoi du 15/5/2020 ( Prot. 174367) et de l’intégration du 15/06/2020. Le Plan contient les modifications indiquées au tableau 1. Pour chaque typologie, figure l'organe chargé d’approuver la modification. La procédure écrite porte sur l'approbation des modifications relevant de la compétence du Comité Directeur.
Tableau 1. Typologies de modifications contenues dans le Plan de reconversion du projet et niveau d'approbation de chacune
Type de modification reçue Niveau
d’approbation
Notes
a. Prolongation extraordinaire de la date prévue pour la fin du projet pour faire face au contexte d'urgence sanitaire COVID- 19. Application de la décision_105 du Comité de Suivi du programme.
Approbation CD Projet du IIe Appel jusqu'à 3 mois +120 JJ
b. Modifications du contenu dérivées du plan de reconversion du projet approuvé pour faire face à la situation d'urgence sanitaire COVID-19. Mise en application de la Décision_105 du Comité de suivi du Programme.
Approbation CD
Le Plan de reconversion prévoit que les projets fournissent une analyse de l’avancement physique et financier du projet dont dérive la modification proposée en termes de contenu, de budget et de chronoprogramme.
Étant donné que le détail du Plan de reconversion est joint à cette procédure (Annexe 1 – Formulaire pour la demande de modification), les principales informations collectées au cours de la phase d'instruction sont présentées ci-dessous.
1. Analyse du plan des activités du projet
Tableau 2. Principaux problèmes identifiés par le projet pendant la période d'urgence
Fermeture d'organismes/partenaires intervenant en première ligne dans la mise en œuvre des projets, avec possibilité partielle voire nulle d'exercer des activités pendant la période d'urgence (par exemple Centres d'emploi, écoles, universités, partie du secteur privé).
Personnel du projet engagé dans des activités liées à l'urgence sanitaire (par exemple, la protection civile concentrée sur l'urgence COVID).
Impossibilité d’atteindre les groupes cibles du projet (dans les modalités définies lors de la phase de candidature) tels que les entreprises, les plaisanciers, les étudiants, etc.
Suspension des marchés en cours ou suspension de la publication d’appels d’offres qui devaient être publiés (y compris les suspensions de fournitures de travaux et/ou de prestations).
x
Fermeture/suspension de travaux publics (suspension d’infrastructures en cours de réalisation, impossibilité de réaliser les derniers essais / vérifications finales d’équipements).
Impossibilité d'accéder aux lieux / espaces qui empêchent les actions préparatoires à la réalisation / finalisation de produits / outputs (impossibilité de réaliser des activités de laboratoire, cartographies sur site, tests ; impossibilité de collecter des données sur site).
x
Actions pilotes interrompues.
x Suspension d'événements, réunions techniques (événements finaux de projets, ateliers
intermédiaires, événements interrégionaux, activités d'animation et de sensibilisation, salons, BtoB, living lab).
Suspension des actions de mobilité étudiante (limitée principalement à l'Axe 4 du Programme).
Autre:
Observations:
La situation d’urgence actuelle causée par COVID 19 a provoqué le blocage des activité du projet qui connaissaient une période très riche en évènements et en réunions. Une partie pertinente du projet concerne la participation active des parties prenantes à travers des format tels que Living Labs, l’organisation été la participation à des événements internationaux , ainsi que le test du modèle SMART dans de zones pilotes.
Les difficultés ont également touché toutes le régions impliquées dans le projet qui , au moment de la mise en œuvre des dispositions de sécurité en Italie et en France, étaient dans la phase cruciale des activités celle de la transition de la participation , du partage et de la conception des outils à développer à la diffusion et l’expérimentation à travers des actions pilotes. Le confinement a également ralenti l’achèvement des procédures de sélection des fournisseurs, les partenaire n’ayant pas pu procéder, Ceci notamment pour la sélection d’une entreprise experte dans le développement de la plateforme e de l’APP de démonstration.
Tableau 3. Le Plan de reconversion comprend
Révision du plan d'activités (sans qu’aucune ne soit supprimée)
x
Révision et remplacement des activités
Réorientation d'une partie des activités en faveur du secteur de la santé Observations :
Afin de répondre à la situation d’émergence, le projet propose de repenser et de reprogrammer les activités qui impliquaient des moments de promotion/ implication des acteurs locaux, en essayant di tirer pleinement parti des opportunités offertes par le numérique. En d’autre termes, il est né nécessaire de revoir le méthodes de mis en œuvre des évènements, des réunions et des actions de communication e d’information connexes à l’appui, ceci s’appliquant particulièrement au Living Labs aux, conférences internationales, aux réunions de projet et à l’’expérimentation dans le zones pilote. En revanche toute les activité relative à la conception et au développement de la plateforme SMART DESTINATION sont confirmée s dans leur modalités de mise en œuvre qui bien n’ayant subi un retard causé par le confinement sanitaire, peuvent être mise en œuvre avec les méthodes initialement proposées
Il convient de noter que les modifications au plan opérationnel du projet
modifient les objectifs du projet ne modifient pas les objectifs du projet
x ne modifient pas les indicateurs d’output du projet (pas même leur valeur cible)
x sont considérées comme admissibles
x Observations :
La proposition présentée dans le plan de reconversion ne modifie pas les objectifs ou les résultats du projet initialement approuvés dans le formulaire de demande. En outre, les indicateurs de résultats et leur valeur cible restent inchangés.
2. Analyse du plan financier du projet
Tableau 4. Principales caractéristiques fournies dans l'analyse du Plan financier
Le partenariat a fourni l’avancement financier par Bénéficiaire x
Le projet a présenté un plan de reconversion qui absorbe toutes les ressources qui n’ont pas
encore été justifiées et/ou engagées x
Le projet a proposé une réduction budgétaire Observations :
Le partenariat a fourni un état d'avancement financier par Bénéficiaire qui montre la réabsorption totale des ressources suite à la prorogation demandée (voir l'annexe 1- Formulaire pour la demande de modification) due aussi au fait que le budget lié au dégagement de 96.878,85 est déjà couvert par les dépenses saisies sur la plateforme par les partenaires français et en attente de certification. En particulier:
REGIONE TOSCANA doit encore engager 14.584,08 euro (11% du budget total ) ;
CAT CONFERSERCENTI PISA doit encore engager 53.033,34 euro (32% du budget total );
FONDAZIONE SISTEMA TOSCANA doit encore engager 91.378,91 euro (57 % du budget total) ;
REGIONE LIGURIA a engagé le 100% des ressources
REGIONE SARDEGNA doit encore engager 127.061,29 ( 43%:du budget total )
METROPOLE NICE COTE D’AZUR doit encore engager 71.616, 45 euro (26% du budget total)
CHAMBRE DE COMMERCE INDUSTRIE REGION PACA doit encore engager 20.422,84 euro (21% du budget total)
En ce qui concerne la distribution du budget, le projet n’a pas présenté une demande de modification.
Suite à l'analyse globale du Plan de Reconversion et du plan d'allocation des économies actuelles, l'Autorité de Gestion a décidé de ne pas procéder, pour le moment, au désengagement des ressources globales du projet.
Tableau 5.
En ce qui concerne l'admissibilité des dépenses
Le projet a exprimé la nécessité d'acheter du matériel informatique indispensable pour
permettre la continuité des activités du projet NO
Observations :
3. Analyse du chronoprogramme du projet
Outre la révision du chrono programme pour la mise en œuvre des activités, le projet demande une prorogation, pas conformé aux dispositions de la Décision n°105 du Comité de suivi, selon laquelle il est possible d'accorder aux projets du II Avis une prorogation maximale de 3 mois et une prolongation pour la réalisation des activités dans les 120 derniers jours destinés aux activités de clôture.
Le projet considère l'extension comme indispensable pour la réalisation des changements prévus au point précédent et proposés en conséquence des difficultés qui sont apparues lors de la mise en œuvre des différentes activités du projet, suite au ralentissement globale du projet notamment dans l’organisation des rencontres avec les stakeholders, aggravé par la début de l'urgence COVID.
En prenant acte que le projet avait fait une demande de prolongation plus large que celle
approuvée, il est signalé que le Comité de Suivi, par décision 116 du 14 juillet 2020, a approuvé
une prorogation jusqu’à 3 mois et la possibilité de réaliser toutes les activités même dans les
120jours finaux. L’Autorité de Gestion effectuera dans les 120jours finaux une évaluation comme prévu dans la communication n. 24 envoyée aux chefs de file et publiée sur le site Web.
Compte tenu des exigences établies par la décision CdS, le tableau suivant montre la situation modifiée du projet concerné.
Acronyme Date actuelle de fin du projet
Date modifiée de fin du projet
Date de présentation de
la dernière DR
Possibilité de réaliser des activités dans les 120 derniers
jours SMART
DESTINATION 31/03/2021 31/06/2021 31/10/2021 OUI
4. Proposition d'approbation
Le projet objet de cette procédure a envoyé le Dossier de demande de modification accompagné de toute la documentation requise par les Lignes directrices pour la modification du projet approuvé, à savoir :
Formulaire de demande de modification n° 1 correctement rempli, y compris le Plan de reconversion des activités du projet ALL_ ANN_1_MOD_IT_FR_parte 1; ALL_ ANN- _1_MOD_IT_FR_parte 2) ;
