Istruzioni per il corretto funzionamento del POS Sodexo Appalto Ferservizi 2015
Le presenti istruzioni sono riferite all’utilizzo del POS dedicato al servizio che Sodexo Motivation Solutions Italia Srl eroga ai dipendenti delle seguenti società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane (FSI):
RFI Spa Trenitalia Spa
Ferrovie dello Stato Italiane Spa Ferservizi Spa
FS Sistemi Urbani Srl Italferr Spa
ATTIVAZIONE POS
Presso il suo locale è stato consegnato nei giorni scorsi un POS per il servizio di Buono Pasto Elettronico dedicato ai dipendenti delle Ferrovie dello Stato e ad ulteriori Clienti in via di attivazione.
Il POS in questione è il POS a marchio INGENICO, modello ICT220 con la schermata “SODEXO”
(vedi foto sotto).
Verificare se si è proceduto alla inizializzazione del POS con la seguente procedura:
a) Assicurarsi di essere nel menu BPE – SDX ( far premere nel dubbio ripetutamente il tasto rosso – max tre volte!)
b) Premere tasto f4 + tasto 1 + tasto verde alla domanda “trasmissione manuale?”
c) attendere l’emissione dello scontrino, che avviene automaticamente dopo qualche secondo, una volta scaricate tutte le informazioni (Scarico classe, ricevimento email, etc.).
Sotto, il dettaglio della schermata che appare dopo lo scarico.
NB
1. Dopo lo scarico il terminale si posiziona nella schermata di un'altra applicazione che non deve essere utilizzata (vedi cerchio verde). Per tornare alla schermata principale, premere ripetutamente (3 volte max) il tasto rosso.
2. Anche nel caso non si riuscisse a stampare lo scontrino, tornare alla schermata principale SDX-BPE ripetutamente (3 volte max) il tasto rosso.
Ripetere procedura dall’inizio.
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INIZIALIZZAZIONE CARD DEI DIPENDENTI DEL GRUPPO FSI:
Inserire la card intestata a una delle sopracitate società del Gruppo FSI presentata dal dipendente all’atto del pagamento nel POS che si presenta in stato di attesa come nella foto sotto:
Inserire la card, il pos presenterà la domanda “ATTIVAZ. BUONO PASTO SODEXO” come da immagine sotto
Premere il tasto verde per confermare l’attivazione.
Nota: l’attivazione sarà necessaria solo al primo utilizzo della card dopo che è stata consegnata al dipendente. Se l’attivazione avviene in un altro POS non verrà più richiesta
Il POS a questo punto si connette e, al termine dello scarico dati, presenta il messaggio CARD INIZIALIZZATA con contestuale stampa di uno scontrino.
Lasciare la card inserita e attendere il caricamento dei Buoni Pasto disponibili.
Durante la ricarica dei buoni, apparirà la seguente schermata. Non estrarre la card
Il comportamento è normale, a questo punto il POS si connetterà al sistema e scaricherà le ricariche eventualmente disponibili.
Alla fine della procedura il display mostrerà la o le ricariche disponibili e stampa lo scontrino con il totale dei Buoni Pasto disponibili.
A questo punto è possibile utilizzare il servizio. Vedi di seguito le sistruzioni per l’utilizzo dei buoni pasto. Per l’utilizzo non è necessario estrarre la carta.
NB
Il POS richiederà l’inizializzazione della CARD solo la prima volta che verrà inserita nel POS. Dagli utilizzi successivi, all’inserimento della card il POS presenterà subito le opzioni di utilizzo del buono pasto (vedi sotto)
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UTILIZZO DEL BUONO PASTO
a) Inserire la card nell’apposito alloggiamento con il chip rivolto verso l’alto.
Immediatamente, il POS visualizza il totale dei buoni pasto disponibili con il relativo importo unitario:
“DISP”: numero buoni pasto disponibili (es. 10 buoni pasto). Il valore viene automaticamente decrementato quando si digita il numero di buoni pasto che si vuole utilizzare
“VAL”: valore unitario del buono pasto (es. €7.30)
“UTIL”: Numero di buoni selezionati/utilizzati (es. 2 buoni pasto)
b) Premere sulla tastiera del POS il tasto corrispondente al numero di buoni pasto che si vogliono utilizzare. La disponibilità (DISP) si riduce del numero di Buoni Pasto digitato e l’utilizzo (UTIL) si incrementa del medesimo numero.
c) Per confermare premere il tasto verde
d) Il POS chiederà conferma con la seguente schermata
Per confermare premere nuovamente il tasto verde
e) A transazione eseguita il POS rilascia un DOPPIO scontrino come conferma dell’avvenuto pagamento, uno per l’esercente, l’altro per l’utilizzatore.
Eventuali ricariche vengono automaticamente applicate alla card durante la transazione. Nel caso sia stata effettuata una ricarica lo scontrino riporterà i dettagli.
Nota bene: il sistema proposto da Sodexo Motivation Solution consente di effettuare le transazioni anche in modalità off-line, ovvero se per una qualsiasi ragione la connessione al sistema non è possibile.
In questo caso il POS passerà automaticamente alla modalità off-line e le transazioni saranno regolarmente memorizzate nel POS. Le transazioni saranno inviate al sistema con lo scarico
automatico o attraverso la procedura manuale di aggiornamento “AGGIORNAMENTO DATI PRESENTI SUL POS “ spiegata di seguito nel presente manuale.
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VISUALIZZAZIONE SALDO CARD a) NON inserire la card
b) Premere tasto rosso (max tre volte) per tornare alla schermata iniziale
c) Premere il tasto F4 seguito dal tasto numero 3 ed inserire la card nel POS.
d) Il terminale emetterà uno scontrino che evidenzia l’elenco dei buoni pasto disponibili ed il relativo saldo.
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AGGIORNAMENTO DATI PRESENTI SUL POS
Nel caso si fosse momentaneamente scollegato il POS o in caso di mancato collegamento GPRS, è opportuno effettuare questa operazione di allineamento seguendo i seguenti passaggi:
a) Premere tasto rosso (max tre volte) per tornare alla schermata iniziale.
b) Premere il tasto F4 seguito dal tasto numero 1 e quindi tasto Verde
Il POS emetterà un primo scontrino indicante “Trasmissione terminata correttamente” e, successivamente, un secondo scontrino indicante “Parametri aggiornati”.
CONTROLLO TOTALI GIORNALIERI da POS
Il POS scarica ogni notte le informazioni relative all’aggiornamento e scarica le transazioni effettuate fino a quel momento.
Le informazioni sui totali giornalieri sono memorizzate nel POS quindi è necessario aggiornare il POS con la seguente procedura: tasto f4 + tasto 1 + tasto verde
Per accedere al riepilogo transazioni registrate fino a quel momento premere:
f4 + tasto 2 + tasto verde compare schermata “riepilogo pasti x”
Scorrere MENU premendo tasto f2 fino a schermata “stampa mail” + tasto verde
A questo punto Il pos stamperà uno scontrino con il dettaglio delle transazioni relative alle 5 giornate precedenti registrate fino a quel momento (anche quelle in modalità offline).
In caso di mancata stampa dello scontrino, premere ripetutamente (max tre volte) il tasto rosso per tornare alla schermata principale.
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FATTURAZIONE
La fattura viene generata automaticamente dal sistema Sodexo, attraverso una semplice funzionalità accessibile dal sito web http://www.servizisodexo.it/
Sullo scontrino emesso dal POS, seguendo le istruzioni di cui al paragrafo precedente (CONTROLLO TOTALI GIORNALIERI da POS), verrà stampato un MESSAGGIO riportante:
> sito web al quale collegarsi dal proprio PC e
> credenziali di accesso al portale, personalizzate per locale.
tramite il quale potrà inserire numero di fattura nell’apposita sezione e in questo modo generare la fattura automaticamente.
Per generare la fattura basterà seguire pochi semplici passaggi:
1)
collegarsi al portale http://www.servizisodexo.it/2)
Cliccare sull’accesso al portale amministrativo per il BUONO PASTO ELETTRONICO3)
inserire user name e password stampate sullo scontrino da POS;4)
Al primo accesso, se il sistema non lo richiede automaticamente, si ricorda di cambiare la password con una personalizzata, cliccando sul tasto REIMPOSTA;Entrare nel menu FATTURE e inserire il numero di fattura da assegnare al documento aperto entro la data massima indicata nel calendario allegato. (NB non occorre inserire la data che verrà popolata in automatico dopo avere salvato).
a. Nota bene: il sistema permette l’inserimento del numero fattura relativo alle transazioni del mese in corso. Ad. esempio: per le transazioni di Novembre sarà possibile inserire il numero di fattura dal 1 al 30 di Novembre. La fattura verrà generata a dicembre e riporterà tutte le transazioni effettuate nel mese di Novembre.
5)
Salvare cliccando sull’apposito tastoTRANSAZIONI
Dal menu transazioni sarà possibile visualizzare e scaricare le proprie transazioni.
DOWNLOAD
E’ possibile scaricare un documento proforma dal menu “download”.
Se è stato inserito il numero di fattura sarà possibile scaricare:
- la fattura emessa dall’esercente verso Sodexo .
- La nota debito emessa da Sodexo per i servizi aggiuntivi N.B.
Si ricorda che la FATTURA sarà valida se la numerazione sarà inserita ESCLUSIVAMENTE DA PORTALE, come sopra descritto.
Non verranno trattate fatture ricevute in modalità alternative Note generali
a) Il modello replica la modalità di fatturazione che avviene per data di scarico e non per data di transazione (in caso di modalità “on line”, le date coincidono).
b) In caso di modalità “offline”, la transazione registrata nel mese x e scaricata nel mese x+1 verrà fatturata nel mese x+1.
c) Eccezionalmente, le transazioni di ottobre 2015 relative ai test effettuati da un campione di dipendenti del Gruppo Ferrovie dello Stato, verranno fatturate a dicembre 2015.
