Capitolo 5 Mappare le comunicazioni interne

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Capitolo 5

Mappare le comunicazioni interne

La prima attività affrontata nell’esecuzione del progetto proposto al Comune di Pisa per la reingegnerizzazione del processo di “Progettazione e Controllo della Comunicazione Interna” è stata quella di individuare tutte le possibili tipologie di comunicazioni che circolano all’interno del Comune.

Per individuare le tipologie di comunicazione sono state effettuate interviste individuali (faccia a faccia) prevalentemente con il personale facente parte del gruppo dei “Facilitatori della formazione e della comunicazione” in quanto possessori di una preparazione specifica riguardo ai temi della comunicazione. Le direzioni di provenienza del personale intervistato sono:

• Direzione Generale;

• Direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali; • Direzione Sportello al Cittadino e Sistema Informativo.

Le tipologie di comunicazione sono state classificate inizialmente, in due macro aree:

• Comunicazioni aventi rilevanza giuridica.

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5.1 Comunicazioni aventi rilevanza giuridica

Le comunicazioni interne aventi rilevanza giuridica sono quelle comunicazioni dalle quali possono nascere diritti, doveri, o legittime aspettative da parte di terzi. Fanno parte di questa categoria le comunicazioni effettuate dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative.

Questa area è stata a sua volta scomposta in comunicazioni riguardanti: • Atti amministrativi.

• Norme e Leggi.

• Comunicazioni con Obbligo di protocollo. • Gestione del personale.

• Altro.

5.1.1 Atti amministrativi

Rientrano tra gli atti amministrativi, di rilevanza interna, atti prodotti dal Sindaco, dal Consiglio comunale, dalla Giunta comunale e dei Dirigenti, per eseguire le funzioni assegnate, in base al ruolo ricoperto nella struttura organizzativa del Comune.

Questi atti sono soggetti a registrazione particolare, quindi sono esclusi dalla registrazione di protocollo. Inoltre non essendo ancora attiva la firma digitale per tutte le direzioni, queste comunicazioni devono essere veicolate mediante un supporto cartaceo.

5.1.2 Le Norme e Leggi

Rientrano in questa categoria le comunicazioni effettuate dal Comune per informare e far conoscere i diritti e i doveri ai quali i dipendenti sono soggetti. Diritti e doveri che derivano dallo Statuto, dai Regolamenti o Normative comunali, ma anche da Leggi e Normative approvate a livello Regionale o di Stato Centrale (ad esempio la Legge sulla Privacy).

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5.1.3 Obbligo di Protocollo

Rientrano in questa categoria i sinistri, i reclami, le segnalazioni, le istanze che il cittadino rivolge al Comune e l’Ufficio Archivio, dopo aver protocollato la comunicazione ricevuta, invia all’Ufficio competente in materia dell’argomento contenuto nel sinistro, nel reclamo, nella segnalazione o nella istanza. Anche queste comunicazioni utilizzano la doppia circolazione, ovvero quella cartacea e quella informatica.

Rientrano altresì in questa categoria, quelle comunicazioni che, per motivi diversi, un dipendente invia ad un altro dipendente e vuole, mediante il numero di protocollo, dimostrare di aver effettuato medesima comunicazione.

5.1.4 Gestione del Personale

Rientrano in questa categoria le comunicazioni che il personale effettua all’Ente per permettere, alla Direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali di effettuare una corretta gestione del personale sia in termini di collocamento del personale all’interno della struttura organizzativa, sia per garantire un corretto calcolo del trattamento economico.

5.1.5 Altro

Altre comunicazioni che sono classificabili nell’area “Comunicazioni interne aventi rilevanza giuridica” sono:

1. La convocazione di assemblee. In quanto l’avviso a partecipare ad una assemblea sia questa riservata all’area amministrativa, ma in special modo all’area politica, comporta l’aspettativa, in chi convoca l’assemblea, di una partecipazione degli attori che sono stati raggiunti da avviso.

2. Le variazioni di bilancio. In quanto il dirigente che effettua tale comunicazione si aspetta dalla Direzione Finanze e Politiche Tributarie una risposta, negativa o positiva, alla sua richiesta.

Le comunicazioni individuate sono rappresentate nella tabella 5.1 proposta alla pagina seguente.

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Proposta di Delibera di Giunta Delibera di Giunta

Proposta di Delibera di Consiglio

Delibera di Consiglio

Determina con impegno di spesa Determina senza impegno di spesa

A tt i a m m in is tr at iv i Decisioni N or m e e Le gg i

Quadro normativo e giurisprudenziale

Reclami/Sinistri/Segnalazioni/Istanze O bb lig o di pr ot oc ol lo

Altre comunicazioni cartacee in transito dall'Archivio Mobilità interna/Esterna

Richiesta pensionamento

Richiesta visita medico collegiale

Richiesta partecipazione corsi di aggiornamento Permessi (malattie, ferie, congedi, ecc.)

Gestione trasferte G es tio ne p er so na le

Orario e luogo di lavoro

Convocazioni assemblee (es. Consiglio comunale, assemblee dei dirigenti)

C om un ic az io ni a ve nt i r ile va nz a gi ur id ic a A ltr o

Richiesta variazioni di bilancio

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5.2 Comunicazioni di preminente carattere informativo

Le comunicazioni interne di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza prevalentemente informativa scambiate tra uffici.

Questa area è stata a sua volta scomposta in comunicazioni definite: • Strategiche.

• Operative. • Personali.

5.2.1 Strategiche

Rientrano in questa categoria le comunicazioni a carattere informativo che non hanno un riflesso immediato sulle attività operative dell’amministrazione, ma sono fondamentali in un’ottica di medio – lungo periodo, per il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dell’azione amministrativa.

5.2.2 Operative

Rientrano in questa categoria le comunicazioni a carattere informativo fondamentali per consentire una corretta azione amministrativa corrente.

5.2.3 Personali

Rientrano in questa categoria le comunicazioni che non hanno come oggetto le mansioni e i compiti assegnati al dipendente, e che possono riguardare la sfera privata (es. comunicazione della nascita di un figlio) o argomenti inerenti il Comune (es. richiesta della data e del luogo di un evento organizzato dal Comune).

Le comunicazioni individuate sono rappresentate nella tabella 5.2 proposta alla pagina seguente.

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Obbiettivi dell'Ente Strategie dell'Ente

Progetti in corso / già sviluppati Formazione interna

Struttura organizzativa del Comune

S tr at eg ic he

Informazioni sul clima organizzativo Informazioni controllo di gestione Presa di Servizio

Informazioni sui servizi interni Rubrica dipendenti/uffici Richiesta appuntamenti Supporto sistemi informatici Piccoli acquisti

Prenotazione / Manutenzione mezzi di trasporto Prenotazione locali condivisi

Circolari interne

Richiesta informazioni per completare una attività

Richiesta informazioni su avanzamento / argomento pratica

O

pe

ra

tiv

e

Richiesta relazioni su particolari argomenti Informazioni riguardanti il Comune

C om un ic az io ni d i p re m in en te c ar at te re in fo rm at iv o P er so na li

Informazioni non riguardanti il Comune

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5.3 Analisi con riferimento agli obiettivi di comunicazione

interna

Il passo successivo effettuato è stato quello di individuare gli obiettivi generali di comunicazione interna che il Comune di Pisa riesce a perseguire con l’attuale processo di progettazione e controllo della comunicazione interna. L’output di questa fase è quindi una tabella che raggruppa le tipologie di comunicazione individuate precedentemente con gli obiettivi generali che l’Ente intende perseguire.

Nell’ambito di una moderna Pubblica Amministrazione gli obiettivi e gli scopi delle attività di comunicazione interna sono il risultato delle normative e delle specifiche esigenze e caratteristiche di ciascuna realtà.

In rapporto al Comune di Pisa si possono individuare sei classi di obiettivi: 1. Assicurare la conoscenza di norme ed atti relativi al rapporto di lavoro. 2. Condividere le informazioni necessarie per l’operatività dell’Ente. 3. Promuovere il senso di appartenenza.

4. Sviluppare la professionalità del personale. 5. Supportare il processo di cambiamento dell’Ente. 6. Migliorare le relazioni extra lavorative.

5.3.1 Assicurare la conoscenza di norme ed atti relativi al rapporto di lavoro

Si tratta di uno degli obiettivi consolidati della comunicazione interna. Sono per lo più azioni “dovute” per ottemperare l’obbligo della pubblicità di norme ed atti che interessano la relazione dipendente-datore di lavoro. Oggi, agli uffici preposti si chiede non solo di garantire il riconoscimento formale del diritto ad essere informati, ma l’effettiva chiara informazione ai dipendenti (ad esempio, modalità di gestione delle progressioni orizzontali). Inoltre, è diventato importante saper motivare le scelte adottate, spiegare la loro coerenza con le politiche di gestione per suscitare collaborazione più che obbedienza. Crescente rilievo infine, sta acquisendo la funzione di supporto informativo-metodologico ai responsabili di settore nella corretta applicazione dei sistemi di gestione loro affidati, come nel caso della valutazione dei dipendenti.

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5.3.2 Condividere le informazioni necessarie per l’operatività dell’Ente Spesso i problemi di funzionamento dell’Ente sono problemi di comunicazione, o di mancati flussi informativi. Ciò richiama sia la relazione gerarchica, sia la relazione fra i diversi uffici coinvolti nei vari processi amministrativi. Le aumentate interdipendenze tra i diversi uffici rendono, infatti, fondamentale lo scambio puntuale e corretto delle informazioni. Inoltre per la qualità dei risultati dell’Ente è importante il confronto e la condivisione a preventivo con i dipendenti, sugli obiettivi operativi, sulle nuove disponibilità di servizi con le relative caratteristiche e modalità di erogazione.

5.3.3 Promuovere il senso di appartenenza

Saper suscitare nel personale senso di fiducia, orgoglio e appartenenza all’Istituzione, aumenta la legittimazione dell’Ente. Ciò poi si traduce in atteggiamenti più favorevoli nei confronti delle politiche e dei servizi promossi così da ottenere quel sostegno che facilità lo svolgimento delle attività. L’importanza di tale obiettivo può essere meglio colta ricordando che all’interno degli Enti, a causa dell’eterogeneità delle funzioni, coesistono ed operano differenti professionalità che tendono ad identificarsi con il gruppo professionale di riferimento (tecnici, vigili, avvocati, operai, ecc.) e a sottrarsi ai processi di identificazione con l’Ente.

Per promuovere il senso di appartenenza è fondamentale il confronto e la condivisione a preventivo con i dipendenti sulle strategie e sugli obiettivi operativi dell’Ente, ovvero iniziative di comunicazione che in parte si intersecano con l’obiettivo precedente.

5.3.4 Sviluppare la professionalità del personale

La circolazione di conoscenza accresce la competenza di ogni dipendente. La condivisione delle esperienze accumulate, il confronto sui problemi e sulla loro soluzione permette al dipendente di crescere professionalmente e acquisire fiducia nelle sue capacità.

Così l’organizzazione di corsi per i neo assunti assicura un corretto inserimento nell’Ente, selezionando e sistematizzando le conoscenze in modo funzionale al

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percorso professionale prefigurato, minimizzando l’impatto delle “voci di corridoio” che possono dare un’idea confusa e, talvolta, distorta del lavoro pubblico.

5.3.5 Supportare il processo di cambiamento dell’Ente

Ogni Ente nel suo funzionamento è condizionato dalla cultura aziendale che orienta i comportamenti del personale, in particolare di fronte ad esigenze di cambiamento. A questo proposito, la comunicazione ha un ruolo importante. Sia perché aiuta la diffusione di valori e idee coerenti con le strategie dell’Ente, funzionali all’implementazione di nuovi metodi e tecniche o all’avvio di processi di riorganizzazione (ad esempio, accorpamenti di strutture o esternalizzazioni). Sia perché fa emergere le problematicità connesse al cambiamento, fa uscire allo “scoperto” il malessere e, infine, permette di trovare una via comune che medi fra le esigenze d’interesse generale e alcune prerogative di interesse particolare giudicate meritevoli di tutela. Per questo motivo è importante che l’Ente ascolti i dipendenti per conoscere esigenze, motivazioni, nonché per ricavare idee e proposte. Permettendo quindi ai dipendenti di partecipare alla definizione degli obiettivi da raggiungere e alle modalità di valutazione degli stessi.

5.3.6 Migliorare le relazioni extra lavorative

Un aspetto da non sottovalutare e che consente al personale di lavorare al meglio delle proprie potenzialità, è quello di creare un ambiente di lavoro stimolante e partecipativo, che metta in risalto, oltre al dipendente, la persona nel suo complesso. A tale proposito devono essere favoriti canali di comunicazione che permettono al dipendente, che ne sente la necessità, di comunicare al resto dei dipendenti un proprio fatto personale (esempio la nascita di un bambino o di una bambina). Questo anche se la comunicazione è estranea alla sfera amministrativa.

Concludendo si può affermare che migliori sono le relazioni interne, maggiore è il benessere del personale e migliori sono i risultati raggiunti dall’organizzazione.

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5.3.7 Tabelle riassuntive

In questo paragrafo vengono proposte le comunicazioni interne classificate utilizzando come dimensione di analisi gli obiettivi della comunicazione interna. Può risultare che stesse comunicazioni siano presenti in tabelle diverse, ovvero che permettono di raggiungere contemporaneamente più tipologie di obiettivi.

Le tabelle sono le seguenti:

• Tabella 5.3: Assicurare la conoscenza di norme ed atti relativi al rapporto di lavoro.

• Tabella 5.4: Condividere le informazioni necessarie per l’operatività dell’Ente.

• Tabella 5.5: Promuovere il senso di appartenenza. • Tabella 5.6: Sviluppare la professionalità del personale. • Tabella 5.7: Supportare il processo di cambiamento dell’Ente. • Tabella 5.8: Migliorare le relazioni extra lavorative.

Assicurare la conoscenza di norme ed atti relativi al rapporto di lavoro 1. Delibera di Consiglio

2. Delibera di Giunta

3. Determina con impegno di spesa 4. Determina senza impegno di spesa 5. Decisioni

6. Quadro normativo e giurisprudenziale 7. Circolari interne

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Condividere le informazioni necessarie per l’operatività dell’Ente 1. Proposta di delibera di Consiglio

2. Delibera di Consiglio

3. Proposta di delibera di Giunta 4. Delibera di Giunta

8. Reclami/Sinistri/Segnalazioni/Istanze

9. Altre comunicazioni cartacee in transito dall'Archivio 10. Mobilità interna/Esterna

11. Richiesta pensionamento

12. Richiesta visita medico collegiale

13. Richiesta partecipazione corsi di aggiornamento 14. Permessi (malattie, ferie, congedi, ecc.)

15. Gestione trasferte 16. Orario e luogo di lavoro

17. Convocazioni assemblee (es. Consiglio comunale, assemblee dei dirigenti) 18. Richiesta variazioni di bilancio

19. Struttura organizzativa del Comune 20. Informazioni controllo di gestione 21. Presa di Servizio

22. Informazioni sui servizi interni 23. Rubrica dipendenti/uffici 24. Richiesta appuntamenti 25. Supporto sistemi informatici 26. Piccoli acquisti

27. Prenotazione / Manutenzione mezzi di trasporto 28. Prenotazione locali condivisi

29. Circolari interne

30. Richiesta informazioni per completare una attività

31. Richiesta informazioni su avanzamento / argomento pratica 32. Richiesta relazioni su particolari argomenti

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Promuovere il senso di appartenenza 1. Obbiettivi dell'Ente

2. Strategie dell'Ente

3. Struttura organizzativa del Comune

Tabella 5.5: Promuovere il senso di appartenenza.

Sviluppare le professionalità del personale 1. Progetti in corso / già sviluppati

2. Formazione interna

3. Informazioni controllo di gestione

Tabella 5.6: Sviluppare la professionalità del personale

Supportare il processo di cambiamento dell’Ente 1. Reclami/Sinistri/Segnalazioni/Istanze

2. Mobilità interna/Esterna

3. Progetti in corso / già sviluppati 4. Obbiettivi dell'Ente

5. Strategie dell'Ente

6. Informazioni sul clima organizzativo

Tabella 5.7: Supportare il processo di cambiamento dell’Ente.

Migliorare le relazioni extra lavorative 1. Informazioni riguardanti il Comune 2. Informazioni non riguardanti il Comune

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5.4 Analisi con riferimento alla direzione del flusso di

comunicazione

La seconda classificazione proposta si basa sulla logica di trasferimento delle comunicazioni. Ovvero sul percorso effettuato dalla comunicazione per fluire dal mittente al destinatario.

L’output di questa fase è quindi una tabella che raggruppa le tipologie di comunicazione inizialmente individuate con i flussi di comunicazione interna.

Possiamo individuare quattro tipi di flusso:

1. Comunicazione Top Bottom. Il vertice, inteso come direzione od organo politico, trasmette messaggi al personale, in un'unica direzione: non sono cioè previsti canali di risposta. I contenuti possono essere i più vari. E’ una forma di comunicazione molto meglio assimilabile alla informazione.

2. Comunicazione Bottom Top. Qui il personale invia messaggi al vertice. Possono essere in risposta a testi ricevuti o liberi. I canali possono essere cartacei come informatici. I temi possono spaziare nell’ambito lavorativo o extra. Qui il destinatario è il vertice.

Per il vertice rappresenta un potente canale di ascolto, che deve essere, fin nella sua progettazione, ben definito relativamente ai tempi di risposta, contenuti, modalità.

Ovviamente questa forma di comunicazione interna richiede impegno di tempo, ma sarebbe quanto mai inopportuno avviare questo canale e lasciare i messaggi senza risposta, o con tempi spropositati.

3. Comunicazione Trasversale gestita. Cambia qui il percorso. Si vuole promuovere: il dialogo fra le persone (anche fra aree diverse); canali comunicativi in grado di supportare con efficienza ed efficacia le attività operative. Destinatari ed emittenti sono sempre il personale.

I canali possono essere cartacei o informatici. Gli argomenti possono riguardare temi lavorativi o extra. E’ prevista una canalizzazione dei messaggi attraverso la definizione e la messa in atto di opportune procedure.

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4. Comunicazione Trasversale libera

A differenza della precedente non sono previste procedure che definiscono l’iter a cui la comunicazione deve attenersi.

Figura 5.1: I flussi della comunicazione interna. Le tabelle realizzate sono le seguenti:

• Tabella 5.9: Comunicazione Top Bottom. • Tabella 5.10: Comunicazione Bottom Top. • Tabella 5.11: Comunicazione Trasversale gestita. • Tabella 5.12: Comunicazione Trasversale libera

Comunicazione Top Bottom 1. Delibera di Consiglio 2. Delibera di Giunta

6. Quadro normativo e giurisprudenziale

7. Convocazioni assemblee (es. Consiglio comunale, assemblee dei dirigenti)

8. Obbiettivi dell'Ente 9. Strategie dell'Ente

10. Struttura organizzativa del Comune 11. Progetti in corso / già sviluppati 12. Circolari interne

13. Richiesta relazioni su particolari argomenti

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Comunicazione Bottom Top 1. Mobilità interna/Esterna 2. Richiesta pensionamento

3. Richiesta visita medico collegiale

4. Richiesta partecipazione corsi di aggiornamento 5. Permessi (malattie, ferie, congedi, ecc.)

6. Gestione trasferte 7. Orario e luogo di lavoro

8. Informazioni sul clima organizzativo

Tabella 5.10: Comunicazione Bottom Top

Comunicazione Trasversale gestita 1. Proposta di delibera di Consiglio 2. Proposta di delibera di Giunta

3. Reclami/Sinistri/Segnalazioni/Istanze

4. Altre comunicazioni cartacee in transito dall'Archivio 5. Richiesta variazioni di bilancio

6. Formazione interna 7. Presa di Servizio

8. Informazioni sui servizi interni 9. Rubrica dipendenti/uffici 10. Supporto sistemi informatici 11. Piccoli acquisti

12. Prenotazione / Manutenzione mezzi di trasporto 13. Prenotazione locali condivisi

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Comunicazione Trasversale Libera 1. Richiesta appuntamenti

2. Richiesta informazioni per completare una attività

3. Richiesta informazioni su avanzamento / argomento pratica 4. Informazioni riguardanti il Comune

5. Informazioni non riguardanti il Comune

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5.5 Analisi con riferimento agli attori coinvolti

Il passo finale della prima attività del progetto è stato quello di individuare, per ciascuna tipologia di comunicazione, gli attori coinvolti. L’analisi è stata condotta prima per le comunicazioni aventi rilevanza giuridica e successivamente per le comunicazioni di preminente carattere informativo.

5.5.1 Comunicazioni aventi rilevanza giuridica

Elenco delle tipologie di comunicazione con specificato: il mittente, il destinatario e gli attori coinvolti.

1. Proposta di Delibera di Giunta: Mittente: Direzione proponente. Destinatario: Giunta comunale.

Altri attori coinvolti: Assessore competente in materia.

Ufficio Ragioneria. Per il parere di regolarità contabile.

Ragioniere Capo. Per il parere di copertura finanziaria.

2. Delibera di Giunta:

Mittente: Giunta comunale.

Destinatario: Strutture coinvolte dalla Delibera (es. Direzioni, Uffici, Dirigenti, Organi Politici).

Altri attori coinvolti: Segreteria di Giunta. Per la pubblicazione della Delibera.

Messi comunali. Per l’affissione all’Albo Pretorio.

3. Proposta di Delibera di Consiglio: Mittente: Direzione proponente. Destinatario: Consiglio comunale.

Altri attori coinvolti: Assessore competente in materia.

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contabile.

4. Delibera di Consiglio:

Mittente: Consiglio comunale.

Destinatario: Strutture coinvolte dalla Delibera (es. Direzioni, Uffici, Dirigenti, Organi Politici).

Altri attori coinvolti: Segreteria di Consiglio. Per la pubblicazione della Delibera.

Messi comunali. Per l’affissione all’Albo Pretorio.

5. Determina con impegno: Mittente: Direzione proponente.

Destinatario: Strutture coinvolte nella Determina (es. Direzioni, Uffici, Personale).

Altri attori coinvolti: Ufficio Ragioneria. Per il parere di regolarità contabile.

Segreteria di Giunta. Per la pubblicazione. Messi comunali. Per l’affissione all’Albo Pretorio.

6. Determina senza impegno: Mittente: Direzione proponente.

Destinatario: Strutture coinvolte nella Determina (es. Direzioni, Uffici, Personale).

Altri attori coinvolti: Segreteria di Giunta. Per la pubblicazione. Messi comunali. Per l’affissione all’Albo Pretorio.

7. Decisioni

Mittente: Sindaco.

Destinatario: Strutture coinvolte nella Decisione (es. Direzioni, Uffici, Personale).

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Segreteria di Giunta. Per la pubblicazione. Messi comunali. Per l’affissione all’Albo Pretorio.

8. Quadro normativo e giurisprudenziale Mittente: Ufficio Supporto Istituzionale. Destinatario: Tutti i dipendenti.

9. Reclami/Sinistri/Segnalazioni/Istanze Mittente: Ufficio Archivio.

Destinatario: Direzioni e Organi politici di competenza dell’oggetto del reclamo, del sinistro, della segnalazione o dell’istanza.

10. Altre comunicazioni cartacee in transito dall'Archivio Mittente: Ufficio Archivio.

Destinatario: Destinatario della comunicazione. 11. Mobilità interna/esterna

Mittente: Dipendente.

Destinatario: Direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali.

12. Richiesta pensionamento Mittente: Dipendente.

13. Richiesta visita medico collegiale Mittente: Dipendente.

Destinatario: Direzione Prevenzione e Sicurezza. 14. Richiesta partecipazione corsi di aggiornamento

Destinatario: Ufficio Formazione (Direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali).

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15. Permessi (malattie, ferie, congedi, ecc.) Mittente: Dipendente.

16. Gestione trasferte Mittente: Dipendente.

17. Orario e luogo di lavoro Mittente: Dipendente.

18. Convocazioni assemblee (es. Consiglio comunale, assemblee dei dirigenti)

Mittente: Soggetto che convoca l’assemblea (es. Presidente Consiglio comunale, Segretario/Direttore generale).

Destinatario: Dipendenti e Organi politici interessati (es. Consiglieri, Dirigenti).

19. Richiesta variazioni di bilancio Mittente: Dirigente.

Destinatario: Direzione Finanze e Politiche Tributarie. Per l’approvazione. Assessore al Bilancio. Per conoscenza.

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5.5.2 Comunicazioni di preminente carattere informativo

Elenco delle tipologie di comunicazione con specificato: il mittente, il destinatario e gli attori coinvolti.

1. Obiettivi dell’Ente Mittente: Organi Politici.

Destinatario: Tutti i dipendenti.

Altri attori coinvolti: Direzione Generale, Ufficio Sistema Informativo e URP (Direzione Sportello al Cittadino e Sistema Informativo). Per la diffusione all’interno dell’Ente.

2. Strategie dell’Ente

Mittente: Organi Politici, Segretario/Direttore Generale e Ufficio Piano Strategico.

Destinatario: Tutti i dipendenti.

Altri attori coinvolti: Ufficio Sistema Informativo e URP. Per la diffusione all’interno dell’Ente.

3. Progetti in corso/già sviluppati

Mittente: Segretario/Direttore Generale e Responsabili dei corsi. Destinatario: Tutti i dipendenti.

Altri attori coinvolti: Ufficio Sistema Informativo e URP. Per la diffusione all’interno dell’Ente.

4. Formazione interna

Mittente: Ufficio Formazione. Destinatario: Dipendenti coinvolti.

Altri attori coinvolti: Struttura interessata alla formazione per definire i contenuti del corso (es. Ufficio Sistema Informativo, per definire le conoscenze di Word da trasmettere).

5. Struttura organizzativa del Comune

Mittente: Segretario/Direttore Generale e Organi Politici. Destinatario: Tutti i dipendenti.

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all’interno dell’Ente.

6. Informazioni sul clima organizzativo Mittente: Tutti i Dipendenti.

Destinatario: Segretario/Direttore Generale e Organi Politici.

Altri attori coinvolti: Comitato di Autovalutazione. Per la guida del processo di rilevazione.

Gruppo di Supporto all’Autovalutazione Per le attività operative, ovvero di distribuzione, raccolta ed analisi dei dati.

7. Informazioni controllo di gestione Mittente: Dirigente.

Destinatario: Direzione Finanze e Politiche Tributarie.

Direzione Generale.

8. Presa di Servizio

Mittente: Dirigente presso cui il dipendente a preso servizio.

9. Informazioni sui servizi interni: Mittente: Ufficio erogatore servizio. Destinatario: Tutti i dipendenti. 10. Rubrica dipendenti/uffici

Mittente: Ufficio Sistema Informativo, Direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali, e URP.

Destinatario: Tutti i dipendenti. 11. Richiesta appuntamenti

Mittente: Dipendente o parte politica. Destinatario: Dipendente o parte politica.

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12. Supporto sistemi informatici Mittente: Dipendente.

Destinatario: Ufficio Sistema Informativo. 13. Piccoli acquisti

Destinatario: Ufficio Economato (Direzione Finanze e Politiche Tributarie). 14. Prenotazione / Manutenzione mezzi di trasporto

Destinatario: Ufficio Cerimoniale (Direzione Servizi Istituzionali). 15. Prenotazione locali condivisi

Destinatario: Direzione Servizi Istituzionali o Ufficio Formazione per le aule multimediali.

16. Circolari interne

Mittente: Segretario/Direttore Generale, Dirigente, Pos-Organizzativa. Destinatario: Dirigenti, Posizioni Organizzative, Dipendenti.

17. Richiesta informazioni per completare una attività Mittente: Dipendente.

Destinatario: Dipendente.

18. Richiesta informazioni su avanzamento / argomento pratica Mittente: Dipendente.

19. Richiesta relazioni su particolari argomenti

Mittente: Assessore, Segretario/Direttore Generale, Dirigente, Pos-Organizzativa.

Destinatario: Segretario/Direttore Generale, Dirigenti, Posizioni Organizzative, Dipendenti.

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20. Informazioni riguardanti il Comune Mittente: Dipendente.

21. Informazioni non riguardanti il Comune Mittente: Dipendente.