Capitolo 1 Magazzino Farmaceutico Centralizzato Area Vasta Nord-Ovest

Capitolo 1

Magazzino Farmaceutico Centralizzato

Area Vasta Nord-Ovest

1.1 Introduzione

Con la circolare del Dipartimento alla Salute n°67610 del 7/3/2007 e successive delibere dei Direttori Generali delle Aziende, al Magazzino Farmaceutico Centralizzato dell’Area Vasta Nord-Ovest (NO), è stata affidata la funzione di gestione dei magazzini farmaceutici dell’Aziende Sanitarie (AA.SS.) afferenti all’Area.

L'organizzazione sovraziendale è entrata dunque nella maturità organizzativa ed è divenuta tra gli attori principali del 'modello Toscana' di Servizio Sanitario Regionale. Presso tale struttura sono state accentrate le attività di acquisto, stoccaggio, allestimento e distribuzione di tutti i prodotti farmaceutici necessari all’attività dei reparti, dei servizi ospedalieri e territoriali.

Gli step della costituzione del magazzino possono essere così riassunti: o febbraio 2007 – insediamento nella struttura di Migliarino Pisano o 7 maggio 2007 – emissione degli ordini farmaci ai

fornitori

o 29 maggio 2007 – inizio del servizio, parte la ASL 5 o 15-30 giugno 2007 – partono la ASL 1 e la ASL 2 o 1-15 luglio 2007 – partono la ASL 6 e la ASL 12 o 5-10 gennaio 2008 – parte l’AOUP

o 2 maggio 2008 – parte la Fondazione Gabriele Monasterio

Fig.1.1: Area Vasta Nord Ovest Toscana - dati generali

1.2 Sede e Organigramma

Le Aziende Sanitarie coinvolte nella gestione centralizzata del Magazzino Farmaceutico di Area Vasta sono quelle di Massa e Carrara (ASL 1), Lucca (ASL 2), Pisa (ASL 5), Livorno (ASL 6), Viareggio (ASL 12), AOUP (Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana) e Fondazione Gabriele Monasterio (CNR), per un totale di 18 Strutture Ospedaliere, circa 6.000 posti letto e 1.300.000 abitanti.

Data la dislocazione dei numerosi Presidi Ospedalieri, si è resa necessaria la scelta di una sede strategica. In tal senso Migliarino Pisano, ubicato in una zona adiacente il Parco di San Rossore (PI), ospita una struttura di circa 8.350 mq che ottimizza le necessità logistiche, trovandosi in posizione centrale rispetto ai punti di consegna previsti, ed essendo vicino agli svincoli autostradali A11 e A12 ed alla SS Aurelia.

Fig.1.2 : Mappa con Sede Magazzino Farmaceutico

Entrando nel dettaglio, la struttura è suddivisa in settori di diverse dimensioni, in particolare: l’area adibita a uffici ricopre una superficie di circa 450 mq, l’area ricezione merce 900 mq, la superficie dedicata all’impianto automatico è di circa 1050 mq, l’ area uscita merci 600 mq, la zona di stoccaggio delle scorte è circa 2.150 mq e infine l’area dedicata all’allestimento semiautomatico di circa 3.200 mq. L’organico, composto da figure professionali altamente specializzate e tutte provenienti dalle AA.SS., è stato costituito mediante selezione pubblica (bando di concorso), per comando e mobilità volontaria, di concerto con le organizzazioni sindacali. In particolare, ne fanno parte un direttore (Farmacista), un responsabile della logistica (Ingegnere) sei dirigenti Farmacisti, un Responsabile informatico, due Operatori informatici, sei Amministrativi e ventidue Operatori tecnici.

1.3 Tipologia Prodotti farmaceutici

Il magazzino gestisce farmaci, dispositivi medici, prodotti per nutrizione enterale e parenterale per un totale ad oggi di circa 4000 prodotti.

I prodotti sono gestiti a scorta e in transito e ciascun segmento logistico può impiegare differenti livelli di tecnologia e automazione.

Alcuni dispositivi medici, ad esempio, sono gestiti in transito: il magazzino genera un ordine a fornitore su richiesta di un Centro di Richiesta (CdR) e la merce è consegnata con transito presso ESTAV, per il controllo quali-quantitativoe poi consegnata al CdR.

Per altri prodotti, come i dispositivi diagnostici in vitro, invece il magazzino genera ancora un ordine a fornitore su richiesta del CdR ma la consegna avviene direttamente al CdR, a cura del fornitore.

A scorta è prevista la gestione di circa 8000 codici (articoli), più del 70% dell’intera gamma, di cui il 40% “Farmaco” e il 60% “No Farmaco”.

1.3.1 La classificazione del Farmaco e Dispositivi Medici in Italia

Il principale attuale obiettivo è quello di consolidare e completare il passaggio delle AA.SS alla gestione centralizzata della funzione logistica di magazzino con particolare riferimento ai Dispositivi Medici e Dispositivi Diagnostici in vitro.

I farmaci sono classificati in base al codice A.I.C. (Autorizzazione all’immissione in commercio) e il codice A.T.C. (Classificazione Anatomica Terapeutica Chimica).

Il codice A.I.C. è uno strumento molto potente e affidabile in quanto permette di identificare la confezione farmaceutica in modo certo, distinguendola anche in base al numero di compresse/unità, alla quantità di principio attivo presente, alla via di somministrazione, etc..

terapeutici e chimici, permettendo così di assimilare i farmaci con nomi commerciali e gruppi di principi attivi diversi all’interno di gruppi omogenei. Per i dispositivi medici esiste una classificazione nazionale CND definita dalla Commissione Unica sui Dispositivi ed approvata con Decreto Ministeriale del 22 settembre 2005 e successive modifiche. Il poter disporre di un tale tipo di classificazione offre dei vantaggi notevoli quale quello di poter scambiare informazioni, con un linguaggio comune, tra gli operatori sanitari che utilizzano nella pratica clinica o gestiscono i Dispositivi Medici. Inoltre consente di monitorare in maniera più efficace sia il consumo che l’uso dei dispositivi nonché una migliore valutazione degli eventuali incidenti comparativamente per singole tipologie nell’ambito della vigilanza. La CND da sola non è in grado, come non lo è l’ATC, di identificare il singolo prodotto e la confezione. Per arrivare a questo, in attesa di un codice ministeriale unico, ogni AA.SS. utilizza il codice prodotto attribuito dal fabbricante e dal distributore.

La Banca dati dispositivi medici (BDM o CFO compendio farmaceutico ospedaliero) di Farmadati Italia consente di gestire a livello informatico prodotti che, per diffusione, funzioni e, in molti casi, valore economico, rivestono una notevole importanza nell’attività delle strutture sanitarie. L’archivio è continuamente implementato ed aggiornato ed è in progressiva espansione. I dispositivi medici sono caratterizzati dai seguenti elementi identificativi:

codice paraf (9 caretteri con prefisso 9)

codice EAN dove presente

descrizione sintetica ed estesa

codice produttore

codice CND

descrizione CND

flag per identificare la sterilità o meno del prodotto e le eventuali procedure di sterilizzazione sulla base della normativa in materia

flag per identificare alcune caratteristiche del prodotto riferite ad assenza di componenti indesiderati (es. senza lattice, senza propellenti, ecc.)

lotti ritirati

aliquota IVA

codice elettronico CIVAB

scheda tecnica

rimborsabilità

gruppo merceologico

Dal settembre 2008 la struttura di Migliarino ha iniziato a gestire le prime categorie di Dispositivi Medici.

E’ stato infatti concordato l’inserimento graduale nella gestione centralizzata di categorie complete ed omogenee di Dispositivi, al fine di minimizzare i disagi per gli addetti, dovuti alla gestione mista ancorché limitata a un periodo transitorio. Intere categorie omogenee e complete di dispositivi passano quindi alla gestione centralizzata, dopo essere stati classificati da Farmadati attraverso l’attribuzione di un codice Paraf che consente, analogamente all’AIC per i farmaci, di riconoscere e gestire univocamente i devices dagli utilizzatori, ovunque essi operino.

Queste categorie di Dispositivi Medici sono utilizzate anche per costituire i lotti dei capitolati tecnici di gare centralizzate di Area Vasta, che determinano aggiudicazioni uniformi ed economicamente vantaggiose. Farmadati è supportato da IMS Health per la realizzazione, il controllo e la validazione dei valori inseriti nella banca dati.

1.4 Tecnologie ed Apparecchiature

L’impianto è composto da:

• Un automatico combinato (AUT1)

• Una stazione di lancio automatico degli ordini (ASX)

• Una stazione di lancio e controllo speciale (AVSX)

• Una stazione di by-pass (area spedizioni/area manuale)

• Un circuito di allestimento manuale

• Una stazione di ricircolo (U01)

• Una stazione di controllo finale (EK01)

• Due sistemi giracasse comandato elettricamente (BD01)

• Una stazione di indirizzo automatico dei contenitori (ABA)

• Una reggiatrice comandata elettricamente

• Un’area spedizioni

Il sistema di allestimento automatico utilizzato è costituito da una doppia linea di distribuzione KNAPP Logistik Automation GmbH (SDA 2000 e un Travelling Dispenser TDA 2000) nelle quali sono allocati i prodotti ad alta rotazione, con dimensioni e peso compatibili. Con l’impianto automatico sono gestite le richieste che presentano un quantità per ordine, cioè un rapporto confezione/riga piuttosto bassa, altrimenti viene utilizzato il picking manuale.

All’inizio l’automatico definisce quali sono le casse dedicate, cioè quelle che dovranno contenere prodotti da frigo, nutrizionali, alimenti e/o disinfettanti.

L’automatico AUT1 rappresenta in questo impianto la stazione di lancio. Presso la stazione ASX sono visualizzate le liste di prelievo per l’allestimento nelle stazioni manuali: in un eventuale over-picking la cassa fuoriesce alla stazione AVSK e con una stampa di listino l’operatore termina l’allestimento mancante.

Il circuito di allestimento manuale, dotato di un sistema di trasporto meccanizzato delle casse, è composto da dieci stazioni M01-M10 nelle quali sono allocati prodotti

sono refrigerati e quelli che necessitano un maggior grado di sicurezza nell’allestimento come gli antitumorali. Più in dettaglio:

• M1 e M2 farmaci; • M3 farmaci e provette; • M4 disinfettanti; • M5 e M6 dispositivi medici; • M7 nutrizionali; • M8 farmaci; • M9 e M10 prodotti refrigerati; • M10 antitumorali.

Nel sistema di gestione KLASS X è definita stazione ogni sotto- unità del magazzino: gli automatici, le stazioni di decisione (stazioni di ricircolo o di bypass), le stazioni di controllo e tutte le altre stazioni del magazzino.

Di seguito analizziamo più nello specifico le varie parti dell’impianto:

 Automatico Combinato 1 (AUT1)

L'automatico esegue l'abbinamento tra richieste e contenitori; riceve dal SW di gestione le informazioni sull’ordine da trattare successivamente e il tipo di contenitore assegnatogli.

Gli ordini vengono quindi preparati sul nastro centrale esattamente nella sequenza in cui sono inseriti dal SW di gestione. Quando un ordine è pronto al punto di consegna, ovvero alla fine del nastro centrale, viene trasferito nel primo contenitore, il cui codice deve essere stato letto precedentemente dallo scanner del punto di consegna stesso. Il SW trasmette l’avvenuta assegnazione di una richiesta ad una data cassa e inoltra poi l’ordine alle stazioni successive. Eventuali errori verificatisi nella fase di preparazione sono anch’essi trasmessi al SW di gestione.

Se il codice di un contenitore non può essere letto, quest'ultimo viene rilasciato dal freno senza essere riempito e l'evento viene trasmesso al SW di gestione. I contenitori non letti, non essendo abbinati ad alcuna richiesta, sono considerati "contenitori sconosciuti" e trasportati come tali fino alla fine del magazzino.

 Stazione di lancio automatico degli ordini (ASX)

La stazione ASX, installata al di sopra del sistema di trasporto, poco prima del punto di deviazione nella stazione di controllo AVSK, riceve dal SW di gestione i dati sulla successiva richiesta da trattare.

Se si verifica un problema in questa area (stampante o Paper Handler guasti, inceppamento della carta) è necessario fermare l’ASX di modo che il contenitore venga trattenuto dal freno della stazione. Utilizzando la tastiera del PC che gestisce l’ASX è possibile:

• rilasciare il contenitore trattenuto dal freno della stazione; • disattivare la stampante (se difettosa e non sostituibile); • disattivare uno scomparto del Paper Handler (se difettoso); • arrestare “l’ASX”.

 Stazione di controllo speciale dell'automatico (AVSK)

Presso questa stazione viene letto il codice di tutti i contenitori provenienti dall'area degli automatici. Sempre qui vengono espulsi i contenitori sconosciuti, quelli il cui codice non è stato letto e quelli per cui si è verificato un errore nell'area degli automatici. Sono inoltre trattati gli ordini contenenti un prodotto sconosciuto al SW di gestione; in questo caso nella stampa di errore compare il messaggio "codice prodotto sconosciuto" e il numero di pezzi mancanti. Sullo schermo del PC compaiono il codice del contenitore bloccato e il numero dell'ordine corrispondente. Con uno scanner collegato al PC della stazione AV, viene letto, a fini di controllo, il codice a barre presente sulla lista di prelievo recante numero di richiesta e numero di foglio. Se il codice risulta illeggibile, il numero può essere digitato ed inserito manualmente. Solo se i dati corrispondono a quanto indicato sullo schermo, il freno si apre automaticamente. In tal modo, è possibile garantire che le liste di prelievo vengano inserite correttamente nei contenitori. In casi eccezionali il contenitore può essere rilasciato anche premendo un tasto.

Fig.1.4: Inizio percorso casse

 Stazione di bypass

In questa stazione sono smistati i contenitori che sono già stati preparati nell’area automatica e devono essere inviati alla sezione spedizioni e quelli che sono direzionati nel circuito di allestimento manuale.

Fig.1.6: Allestimento nell’Automatico

 Stazioni manuali

In queste stazioni sono direzionati i contenitori che richiedono prodotti presenti nella zona manuale.

Durante il prelievo gli operatori sono dotati di un terminale portatile a braccio in radiofrequenza con cui sono eseguite e pilotate, dal sistema informatico centrale, le operazioni di picking dei prodotti e la scansione dei codici a barre attraverso lettura, comandata dalla semplice pressione dell’indice. Anche in questo caso perciò il trattamento delle richieste avviene senza supporto cartaceo.

A seconda del tipo di prodotti allocati avremo un manuale lento e un manuale veloce. In particolare gli articoli con una frequenza di prelievo maggiore sono posizionati subito al di sopra della rulliera mentre quelli che sono richiesti meno, si trovano in scaffali.

Se la stazione è occupata (ovvero è piena logicamente e fisicamente), i contenitori urgenti, pronti ad essere espulsi, vengono trattenuti mentre quelli normali vengono lasciati passare per ripetere il giro (ricircolo). Nel caso in cui ci siano dei contenitori di prelievo sconosciuti, essi non sono espulsi nella stazione e neanche tenuti in ricircolo, bensì raggiungono, seguendo il percorso più breve, la stazione d’errore. Essi vengono inoltre utilizzati per trasportare alla stazione di controllo finale i prodotti mancanti.

Fig.1.7 Catena dell’allestimento manuale

 Stazione di controllo finale (EK01)

In questa stazione sono espulsi tutti i contenitori di prelievo, il cui codice non è stato letto correttamente, e quelli di prelievo sconosciuti.

Fig.1.9 Stazione di controllo finale

Allo stesso modo, sono espulsi presso la stazione anche i contenitori di prelievo che non sono passati presso tutte le stazioni dell’area manuale. La stampante associata alla EK01 produce per ogni contenitore un carteceo indicante la ragione dell’espulsione.

La stampa è composta dalle parti seguenti: o header (intestazione);

o ora, data, codice contenitore e numero di richiesta; o ragione dell’espulsione;

o informazioni sull’errore relative al prodotto; o una riga per la corrispondente d’ordine con errore;

o descrizione prodotto; o quantità;

o quantità mancante; o codice errore; o testo errore.

Fig.1.10: Esempio stampa errore – Prodotto non letto

Di seguito si riportano la maggior parte delle possibili cause di errore:

TESTO STAMPATO DESCRIZIONE

??? L’evasione della riga d’ordine è errata (causa sconosciuta)

Riga aggiuntiva Nel contenitore si trovano prodotti non richiesti Riga non evasa La riga è stata ignorata dall’automatico

Espulsione guasto L’espulsore del canale corrispondente è difettoso e deve essere controllato

Canale vuoto Il canale del prodotto desiderato è rimasto vuoto durante l’espulsione e deve essere riempito

Prodotto incastrato Una confezione è rimasta incastrata nell’espulsione e deve essere tolta

Effettivo > Teorico A causa di una confezione precedentemente incastrata o di un errore dell'espulsore sono stati espulsi troppi prodotti.

Eccesso espulsioni Per un errore di espulsione sono stati espulsi troppi prodotti

Errore riconosciuto dal sensore Durante l'espulsione del prodotto si è verificato un errore. Quantità massima È stato superato il numero massimo di pezzi per un

prodotto.

Troppe righe. I dati d'ordine trasmessi agli automatici contengono troppe righe d'ordine

Reset espulsore Durante l'espulsione l'espulsore è stato resettato

Ordine interrotto La porzione riservata sul nastro centrale era troppo limitata (per quantità elevate di pezzi).

Tempo espulsione superato Il tempo massimo di espulsione configurato è stato superato.

Timeout motore Il timeout per il motore dell'espulsore è stato superato Prodotto sconosciuto ad AUT1 È stato richiesto un prodotto che non si trova nell'elenco

dati prodotti dell'automatico. Spesso si verifica che i dati prodotti più nuovi non sono stati trasmessi all'elaboratore di gestione KNAPP o al computer dell'automatico. Interruzione alimentazione L'alimentazione al motore dell'espulsore è stata interrotta. Prod. in ordine errato Il prodotto si trova nell'ordine sbagliato.

Num. pz. effettivo (0) In questa riga d'ordine il numero di pezzi previsto è 0.

 Sistema giracasse (comando elettrico)

 Stazione di indirizzamento automatico dei contenitori (ABA)

Da questa stazione vengono stampate e inserite le etichette con l'indirizzo nei contenitori. Per le stampe viene utilizzata una macchina modello Zebra. Non appena il contenitore entra nell'area della stazione, viene rilevato il codice. I dati della lettura sono gestiti dal SW, che li ritrasmette alla stampante.

Contemporaneamente il contenitore viene portato nella posizione corretta e viene aperta automaticamente la tasca di plastica. L'etichetta prodotta dalla stampante contenente tutte le informazioni utili, viene fatta cadere nella tasca. Il contenitore viene quindi posizionato sul trasportatore seguente. Facendo ciò viene controllato il codice a barre sull’etichetta.

Il contenitore viene trasportato nella direzione contraria a quella di marcia alla stazione di controllo dell'ABA interessata, nei seguenti casi:

o Nella tasca non è presente alcuna etichetta o Il codice a barre del contenitore non è leggibile o Si è verificato un problema in fase di stampa o Non ci sono dati di stampa

o Il codice a barre sull’etichetta non può essere letto o Sull’etichetta non è presente il codice a barre corretto o Si è verificato un qualsiasi altro problema.

Il layout dell'etichetta è il seguente:

L'etichetta ha una larghezza di 16 cm e un'altezza di 6 cm. Su di essa si riporta: o numero corriere

o codice cliente o rampa spedizione

o numero di richiesta e foglio o numero foglio

o numero complessivo fogli dell’ordine (record ordine: campo “A”) o data e orario allestimento

o ragione sociale cliente

o indirizzo cliente (CdR, ASL,Ospedale)

o bar-code: numero ordine + numero foglio sottoforma di barcode (generato da Knapp)

 Reggiatrice

La reggiatrice è l’ultima stazione da cui passano i contenitori e dove avviene la nastratura plastica apposita. La presenza di questo nastro garantisce al CdR l’integrità dell’allestimento ed impedisce manipolazioni intermedie.

 Sistema giracasse (BD01)

Presso la stazione BD01 i contenitori destinati alle rampe sono girati in maniera tale che, dopo essere stati espulsi nelle rispettive rampe, le etichette con l’indirizzo, applicate presso l’ABA, risultino visibili.

 Area spedizioni (V01)

L'area spedizioni consta di 4 rampe e di una rampa di errore.

I contenitori vengono espulsi in base al numero di rampa trasmesso nel record d'ordine. Una volta superata questa stazione, le richieste non sono cancellate dal sistema, bensì rimangono in memoria tre giorni. L'area spedizioni gestisce anche i cartoni originali dei prodotti voluminosi. Per questi cartoni non vengono trasmessi dati d'ordine a KLASS-X, ma l'espulsione avviene in virtù del numero di rampa stampata sull'etichetta di spedizione sotto forma di codice a barre.

Tutti i contenitori che non possono essere trattati correttamente nell'area spedizioni vengono espulsi nella cosiddetta "rampa d'errore".

Le possibili cause sono:

o problema di gestione presso l'area spedizioni; o rampa di destinazione del contenitore occupata; o numero di rampa errato;

o contenitore ingresso merci; o contenitore sconosciuto.

Per i prodotti farmaceutici a temperatura controllata (2-8°C) il Magazzino Farmaceutico ESTAV-NO si avvale di un protocollo operativo interno che prevede un sistema di registrazione elettronica in continuo della temperatura degli ambienti e delle celle frigorifere, a garanzia della corretta conservazione. In particolare nel Magazzino sono installate 4 celle frigorifero delle dimensioni (4x4) mt ognuna e un armadio - cella a vetro di circa 2,20 mt di altezza, profondità1,20 mt e 4,00 mt di larghezza. Per evitare interruzioni della refrigerazione sono stati messi a punto dei sistemi di sicurezza:

Sono presenti i seguenti gruppi

Refrigerante di scorta per ogni cella frigo. Nel caso si guasti una delle celle frigo principali, con conseguente aumento di temperatura, sonde installate su di esse comandano il funzionamento dei gruppi di scorta;

Elettrogeno a diesel, che alimenta, in caso di anomalie di funzionamento della rete ENEL, le utenze principali quali le celle e la climatizzazione di tutto il magazzino per la corretta conservazione dei prodotti farmaceutici a temperatura inferiore a 25°;

E’ installato inoltre un gruppo di continuità elettrica per l’alimentazione dei sistemi informatici.

Per quanto concerne la dismissione dei cartoni, va segnalato l’utilizzo di un sistema a nastri trasportatori per ogni singola postazione dell’impianto Knapp, che permette di inviarli automaticamente ad un compattatore esterno al Magazzino per il relativo

1.5 Software e Sistemi Gestionali

Il software Oliamm, di proprietà della società Engineering Sanità Enti Locali Spa, è utilizzato per la gestione degli Approvvigionamenti e la Contabilità; l’intero ciclo di vita del prodotto, dall’acquisto allo stoccaggio e infine il consumo è regolato da tale SW.

Nel nuovo contesto contabile di rilevazione mediante contabilità economica dei risultati di gestione, in cui sono calate le Aziende Sanitarie, assume particolare rilievo la necessità di individuare correttamente costi e ricavi al fine di potere garantire il principio della autonomia economico finanziaria.

Per soddisfare queste necessità diventa fondamentale il governo e il controllo del flusso fisico e informativo presente nell’area approvvigionamenti, ovvero quell’area che presiede alla definizione di una cospicua parte dei costi della produzione di un ente sanitario.

All’interno di quest’area risiedono molte realtà gestionali che risultano saldamente integrate tra loro e che consentono di ottenere e, allo stesso tempo, garantire un flusso informativo coerente con le necessità operative dell’intero sistema di approvvigionamento.

In simbiosi con il Sistema Contabile Integrato, l’area approvvigionamenti estende poi la propria integrazione verso altri ambiti aziendali, in direzione dell’area di gestione della contabilità economica, per la fase di controllo fatture, e dell’area di gestione della contabilità analitica, con la rilevazione automatica dei consumi dei Centri di Costo, con la possibilità di gestire eventuali correzioni avvenute dopo il trasferimento dei dati.

Di seguito vengono presentate le funzionalità di alcuni moduli del sistema integrato degli approvvigionamenti.

Sistema Ordini

In termini funzionali la procedura prevede la gestione delle seguenti fasi principali: o Definizione dell'ordine: Questa operazione consiste nell'identificare i

prodotti farmaceutici e le relative condizioni di acquisto, sulla base delle indicazioni provenienti dal sottoscorta.

Fig.1.15:Parametri per l’approvvigionamento

o Selezione automatica prodotti da richiedere; o Imputazione della spesa per ordine;

ricevuti, congruenza delle quantità, caricando automaticamente il magazzino destinatario delle quantità e dell’importo descritti sull’ordine. Per i prodotti gestiti a transito (ovvero soggetti ad una contabilità di magazzino, ma destinati immediatamente al centro di costo e di fatto avendo sempre giacenza zero) è previsto che già in fase di ordine si specifichi il centro destinatario e in fase di ricevimento il sistema provvede automaticamente a generare i movimenti di scarico; è comunque prevista la possibilità di modificare la destinazione originaria. o Controllo stato di avanzamento dell'ordine: tramite apposita attività sono

evidenziati gli ordini ancora da evadere; per ogni prodotto sono riportati i dati dell'ordinato, del consegnato e del fatturato a quantità e valore.

o Statistiche: la procedura prevede una serie di funzioni statistiche in stampa e/o a video relative all'ordinato (a quantità e valore) e fatturato, con informazioni generali o di estremo dettaglio.

o Controllo e Liquidazione fatture: attraverso questa fase, che segue l'effettivo arrivo e registrazione della fattura, viene eseguito un controllo di congruenza a valore tra i prodotti fatturati, consegnati ed ordinati (fattura - ordini – bolle di carico).

Classificazione articoli

I prodotti oggetto della contabilità di magazzino vengono identificati da un codice. Tale codifica costituisce parte integrante della procedura approvvigionamenti in modo che in tutti i punti dove è prevista una interrogazione, una lista di prodotti, questa sia possibile ottenerla oltre che per codice e/o descrizione per sottogruppo terapeutico e principio attivo.

Le informazioni gestite per ogni articolo sono: o Anagrafica: codice e descrizione;

o Dati articolo per deposito: codice magazzino, giacenza, scorta minima, scorta massima, quantità di riordino e unità di misura di imballo;

Gestione scadenze

È prevista la gestione a lotti per singolo prodotto, per avere la situazione delle "partite" in scadenza, ottenendo per ognuna di esse la quantità e la relativa data di scadenza.

Gestione movimenti di magazzino

I movimenti che disciplinano le attività di entrata ed uscita dei prodotti farmaceutici sono distinti in movimenti di carico e movimenti di scarico.

Dopo aver fornito al sistema gli estremi di carico (da fornitore, reso da destinatario, omaggio, rettifica di inventario, reso da altro ente) e scarico (a destinatario, reso a fornitore, prestato ad altro ente, reso ad altro ente, per rettifica di inventario, ad altro deposito/magazzino, per merce deteriorata) verranno automaticamente aggiornate le giacenze relative agli articoli movimentati; quindi sarà prodotta la stampa di un buono comprovante la avvenuta movimentazione dei beni.

Controllo del livello delle scorte

Il monitoraggio in tempo reale delle giacenze di magazzino e del livello delle scorte assicura una efficiente funzionalità nella gestione di magazzino e costituisce un valido strumento, per gli organi decisionali, nella pianificazione ed organizzazione degli approvvigionamenti dei prodotti farmaceutici.

Gestione proposte d’acquisto

È possibile preparare automaticamente elenchi di articoli da proporre per l’acquisto (Richieste di Ordine) sulla base dei prodotti sottoscorta, o in generale sulla base dei consumi avvenuti in un certo periodo.

Gestione Richieste di Approvvigionamento Web

Alcune AA.SS. dell’Area Vasta utilizzano questo modulo, che permette al reparto o centro di costo di effettuare richieste di approvvigionamento in via informatica verso il magazzino. Tali richieste possono essere sia spot, ovvero create al momento, sia create partendo da profili prescrittivi calcolati in forma automatica (prodotti più frequentemente utilizzati) e comunque aggiornabili e modificabili anche manualmente. L’utilità che ne deriva è sia in termini operativi che gestionali: riduzione del processo di elaborazione e di conseguenza migliore flusso informativo, conoscenza costante e continuativa del livello dei consumi e quindi migliore politica di approvvigionamento e riduzione delle scorte. Il sistema prevede sempre la tracciabilità completa del processo di richiesta, con visibilità di tutte le variazioni e correzioni che essa subisce fino all’evasione con il movimento di consegna o con l’emissione di un ordine (Fig.1.17).

Le fasi del processo sono denominati “PASSI”:

- Passo 1: inserimento richiesta da parte dell’infermiere del CdR - Passo 2: convalida del caposala del CdR

- Passo 3: validazione del farmacista dell’AA.SS

- Passo 4: avanzamento da parte del farmacista AA.SS conseguente inoltro della richiesta al magazzino centralizzato

- Passo 5: il Farmacista Estav controlla l’appropriatezza dell’ordine generato dai CdR e lo invia al sistema KNAPP per l’allestimento

- Passo 6: i prodotti farmaceutici sono allestiti nelle casse e queste vengono inviate ai centri di smistamento.

-

1.5.2 ASI

Il software ASI , utilizzato dal magazzino Estav NO, rappresenta un’interfaccia necessaria affinché i sistemi Engeneering e Knapp interagiscano, in particolare elabora le richieste da evadere convertendo le unità posologiche in confezioni e viceversa. Questo si è reso necessario perché il sistema informatico Knapp lavora sia in termini di “numero confezioni” e non di “unità posologiche” sia in termini di “posizioni fisiche” definite per quanto riguarda l’allocazione dei prodotti.

Tale sw calcola il “numero di contenitori” da allestire per ogni richiesta, in funzione della tipologia, del quantitativo e delle dimensioni delle confezioni da consegnare. Il Sw ASI occupa il ruolo dominante nella gestione dell’impianto automatizzato e semiautomatico Knapp più nel dettaglio:

- elabora le richieste per la loro gestione tramite l’impianto

- stabilisce quali prodotti farmaceutici devono essere allestiti dalla parte automatica e quali da quella semiautomatica

- suddivide le richieste in contenitori

ENTE FASE AMBIENTE SW

Centro di Richiesta a Inserimento richiesta WEB - ENGINEERING

(profili prescrittivi, disponibilità) Conferma richiesta

Farmacia (SS o SC) b Analisi richieste confermate da CdR WEB - ENGINEERING

Convalida richiesta

ESTAV - farmacista c Analisi richieste convalidate ENGINEERING

(conferma tipo e quantità, riassegnazioni) Rilascio richieste per evasione

Attiva procedura per interfaccia verso SI ASI

ESTAV - magazzino d Elaborazione richieste da evadere ASI

(quantità posologiche in confezioni) Attiva procedura per interfaccia verso Impianto

ESTAV - magazzino e Elaborazione richieste per gestione tramite impianto KNAPP

parte automatica vs parte semiautomatica suddivsione richiesta in contenitori Picking per richiesta contenitore

Stampa etichetta Contenitore Destinatario - chiusura contenitore Feed back richieste evase ad ASI

ESTAV - magazzino f Interfaccia verso Engineering ASI

(confezioni in quantità posologiche)

ESTAV - magazzino g Emissione Packing List, documentazione di trasporto DDT, scarico magazzino ENGINEERING

Centro di smistamento h Conferma ricevimento DDT WEB - ENGINEERING

Centro di richiesta i Convalida ricevimento DDT (codici e quantità) WEB - ENGINEERING

ESTAV - ammistrazione l Fatturazione a Centro di Costo * Amministrazione ENGINEERING

DESCRIZIONE

1.6 Protocollo operativo

La Direzione Tecnica del Magazzino Farmaceutico Centralizzato, in collaborazione con le Direzioni Farmaceutiche delle Aziende afferenti all’Area Vasta Nord Ovest, ha elaborato un documento che raccoglie informazioni, procedure operative e modulistica per la gestione centralizzata nell’Area Vasta Nord Ovest dei prodotti farmaceutici. Conseguentemente alla progressiva implementazione delle attività e allo scopo di recepire tempestivamente azioni utili al miglioramento del servizio, il documento è sottoposto a periodica revisione.

Nel protocollo sono descritte anche le attività successive all’allestimento del Magazzino Centralizzato:

 Il Centro di Smistamento o Piattaforma Aziendale è presente nelle AA.SS. in numero e sedi stabilite dalle Aziende Sanitarie stesse. In questi siti sono quotidianamente consegnate dalla struttura centralizzata di Migliarino gli allestimenti destinati ai centri di prelievo afferenti a ciascuna piattaforma (Tab.1.1). Vengono qui verificate le corrispondenze relative al numero e tipologia dei contenitori consegnati rispetto a quanto indicato nel DDT (Fig.1.19; Fig.1.20).

 Il personale addetto dei CdR provvede a o verificare l’integrità del contenitore;

o effettuare il controllo (“Verifica Prodotti”) quali e quantitativo dei prodotti farmaceutici ricevuti rispetto a quanto elencato nel documento di trasporto presente nel contenitore n.1 di ogni richiesta (Fig.1.21);

o nel caso siano evidenziate delle non conformità, esse devono essere comunicate entro il quarto giorno lavorativo dalla data del DDT sulla procedura Oliamm Web o interfaccia al fine di permettere al Mag. Farmaceutico Estav NO di effettuare eventuali verifiche e intraprendere opportune azioni correttive.

PIATTAFORME INDIRIZZO RAMPA CORRIERE D1 ASL 5 Zona Valdera PO NT EDERA 1 200001

D2 ASL 5 Zona Pisa Via Roma _{3 200011}

OSPEDALET TO Via B assi VO LTE RRA Borgo S. Lazzer o 5 4 MASS A

Ospedale Via Sottomon te MASS A

Via Aure lia sud loc. Montep epe MASS A

Via Massa Avenza 42

D8 Carrara Ospedale CARRARA 4 200004

D9 Carrara Distretti P.za Sacc o & Vanzett i 1 200044 PO NT REMOLI

Ospedale Via Porta Parma FIVIZ ZANO Via Salita S. Francesco LUCCA

Via B ar bantini Osped ale C.Mar te LUCCA

Via B ar b.ini Osp.le C.Marte DDF LUCCA

Viale Giusti

D15 Castelnuovo CAST ELNUOVO _{3 200008}

D16 Castelnuovo(xBarga) Via de ll'Ospedale 4 200009 BARG A

AS I

AS I

LIDO DI CAMAIORE Via Aure lia 335 LIVO RNO Via G rotta delle f ate , 19 LIVO RNO Via Alfieri 48 LIVO RNO Via Alfieri 48 LIVO RNO Via Alfieri 48 PIOMB INO Via Forlan in i 24 CE CINA Via Montanara 39 ELB A Loc. San Rocco OSPEDALET TO Via Capitaneta 8/10 OSPEDALET TO Via Capitaneta 8/10 PISA Via Zamenhoff 4 PISA Via Zamenhoff 4 SAN CAT AL DO (PI)

Via Moruz zi, 1 3 200026

P24 D32 FGM IFG-CNR ASL 5 Mag. ASL 5 Pisa

2 200024

P23

D30 AOUP Mag. ASL 5 Pisa 3 200030

D31

4 200019

P22

D28 AOUP Cisanello 1 200023

D29 AOUP Santa Chiara P21 D27 Elba 200016 P20 D26 Cecina 3 200018 P19 D25 Piombino 1 1 200020

D24 Livorno Rep. Territoriali 2 200021

2 200029

P18

D22 Livorno 3 200014

D23 Livorno Rep. Ospedalieri P17 D21 Livorno DPC 3 200028 P16 D20 Viareggio 2 200010 4 200099 P15 D18 Lucca DPC 2 200013 D19 Viareggio DPC P14 D17 Barga 4 200025 P13

P12 D14 Lucca V.le Giusti

4 200022 P10 D12 P11 D13 Lucca FDH Lucca 2 200005 1 200006 1 200007 P9 D11 Fivizzano P8 D10 Pontremoli 2 200033 P7 P6 D7 Cofarpa DPC Massa 3 200003 P5 D6 FGM CNR Osp.Pasquinucci 4 200027 P4 D5 P3 D4 Volterra P1 P2 D3 Cofapi DPC Ospedaletto DIVISIONI Massa 4 200012 2 200002

Nel documento sono poi presentate tutte le modalità di richiesta particolari, come quelle Urgenti, per prodotti non presenti in magazzino, per farmaci inseriti nel registro Onco-Aifa. Un capitolo importante del protocollo riguarda la gestione dei resi, facendo riferimento all’attività integrata di prevenzione delle scadenze e di gestione dei ritiri o sequestri da parte dell’Autorità Sanitaria competente. In questo caso la centralizzazione determina una diminuzione della perdita economica degli scaduti e del costo per il loro smaltimento.

1.7 Organizzazione

Procedure sempre più dettagliate e continuamente aggiornate regolano le varie fasi del processo, che porta alla consegna del prodotto all’utilizzatore finale. Il complesso sistema è articolato in diverse aree di attività:

1. Programmazione dei fabbisogni 2. Ordini ed acquisti

3. Ricezione dai fornitori 4. Allocazione e Stoccaggio

5. Ricezione e Validazione Richieste 6. Allestimento Richieste

7. Trasporto e Consegna

8. Inventario e Controllo corrispondenza giacenza fisica 9. Gestione dei Resi

10.Controllo e Prevenzione delle Scadenze 11.Formazione ed Addestramento del personale

1.7.1 Programmazione dei Fabbisogni

Ogni anno, assieme alle AA.SS., è predisposto un piano di programmazione dei fabbisogni dei prodotti farmaceutici, attraverso una revisione dei dati di consumo relativi all’anno precedente, forniti dal Magazzino Centralizzato, per finalità di definizione budget.

1.7.2 Ordini e Acquisti

Per quanto concerne l’approvvigionamento dei prodotti farmaceutici trattati, la proposta d’ordine, sia per prodotti a contratto sia in economia, è generata ogni giorno in funzione della scorta minima, del punto di riordino e della quantità da riordinare. Attraverso elaborazione SW e conseguente ottimizzazione dei parametri suddetti, le scorte sono costantemente monitorate e le rotture di stock minimizzate. Gli ordini alle Ditte fornitrici sono inviati, a seconda dei fornitori, sia via fax sia tramite rete

informatica. Quest’ultima modalità è consentita dal Progetto SIRIUS, semplificazione e innovazione nei processi di acquisto in Sanità, che coinvolge ESTAV, la Regione Toscana e il Consorzio DAFNE.

Ad oggi, oltre venti, tra le Aziende Farmaceutiche più importanti, aderiscono a tale consorzio e ad esse viene trasmesso circa il 30% del numero di ordini emessi, ovvero il 70% del valore degli stessi. All’attuale gestione degli ordini telematici sta per affiancarsi, attraverso implementazione informatica, la gestione del DDT e la fatturazione elettronica.

I vantaggi del progetto Dafne riguardano: 1. Il Sistema sanitario Regionale:

Risparmi e semplificazione nella preparazione, formalizzazione e invio dell’ordine con conseguente miglioramento dell’efficienza

Unica modalità per l’invio telematico degli ordini alle Aziende Farmaceutiche che rappresentano il 70% del mercato

Dematerializzazione degli ordini

Standardizzazione del flusso informativo da e verso le Aziende

Costi nulli di trasmissione

Eliminazione degli errori di digitazione nell’immissione dei pagamenti

Accelerazione dei tempi di consegna

Eliminazione degli errori di evasione

Tempestive informazioni derivanti dal DDT elettronico (n°lotto e data scadenza) per una miglior gestione di giacenze e approvvigionamenti

Diminuzione degli errori di caricamento delle bolle

Tracciabilità

2. Le Aziende Farmaceutiche:

Eliminazione data entry manuale

Eliminazione errori

Tempi di evasione più rapidi e conseguente miglioramento del livello di servizio

Miglior organizzazione del servizio di Customer Care.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.

Maggiore rotazione delle scorte dei farmaci e abbattimento dei costi di archiviazione e del materiale cartaceo.

Il personale Amministrativo del Magazzino Farmaceutico Centralizzato assicura un monitoraggio costante dell’avvenuta ricezione dell’ordine (Dafne o fax) e dell’avvenuta consegna entro i termini contrattualmente previsti, al fine di emettere tempestivamente un eventuale “ordine in danno” ad altro fornitore in caso di mancata consegna nei termini suddetti.

Quanto sopra è fondamentale per assicurare comunque la continuità terapeutica dei pazienti dell’Area Vasta e al fine di perseguire risultati economicamente vantaggiosi nella gestione delle scorte.

1.7.3 Ricezione dai fornitori

Nell’area dedicata del magazzino avviene la ricezione dei prodotti farmaceutici. Gli operatori tecnici controllano la congruità tra ordine di acquisto, merce ricevuta e ddt, verificando la tipologia, la quantità e le condizioni intese come corrispondenza alle norme vigenti (temperatura di conservazione e trasporto, scadenza, lotto, Dlvo 42/97 sui dispositivi medici, etc.). Una volta accettata la merce, il personale amministrativo effettua il carico contabile e quello tecnico indirizza lo stoccaggio vero e proprio in magazzino nella posizione assegnata a ciascun prodotto.

Quest’area di attività è al momento caratterizzata da un utilizzo delle tecnologie piuttosto modesto, quasi tutti questi controlli sono infatti gestiti manualmente.

Per agevolare lo stoccaggio, sono stampate, in tale area, le etichette che vengono apposte sui colli e che contengono la posizione del prodotto nel magazzino, agevolando, quindi, la fase di allocazione.

Nei casi di non congruità, come ad esempio discordanza ordinato-ricevuto o non corretta conservazione dei prodotti farmaceutici durante il trasporto, viene valutata di volta in volta l’iter procedurale cui sottoporre il singolo prodotto.

1.7.4 Allocazione e Stoccaggio

I prodotti farmaceutici allocati nelle definite posizioni dell’area automatica o semi-automatica dispongono di un’area di picking, in prossimità della quale vi sono una zona di stoccaggio primaria e secondaria. L’intero impianto è quindi funzionale alla corretta gestione FIFO (first in – first out).

Fig.1.22: FIFO

I parametri gestionali (giacenze, consumi, ordini) di alcune categorie di prodotti farmaceutici particolarmente critici dal punto di vista sanitario (salvavita), della conservazione e del costo, sono costantemente monitorati al fine di perseguire contestualmente gli obiettivi di razionalizzazione e di garantire forniture adeguate. A

tal fine, per questi prodotti, le elaborazioni legate alle determinazioni dei parametri di riordino avvengono frequentemente.

1.7.5 Ricezione e Validazione richieste

Ogni giorno, le diverse AA.SS., inviano tramite procedura web le richieste al magazzino centralizzato. Le richieste di approvvigionamento dai reparti sono effettuate dal caposala o infermiere addetto in formato elettronico, successivamente i Farmacisti abilitati delle AA.SS. effettuano i controlli (pertinenza ed appropriatezza) per le necessarie validazioni/autorizzazioni e, con procedura Oliamm Client o OliammWeb, immettono la validazione definitiva al Magazzino Centralizzato ESTAV NO. Solo dopo tale validazione, esse vengono prese in considerazione per l’allestimento.

giorno entro le ore giorno dalle ore

lunedì 14 martedì 9 lunedì 18 martedì 16 martedì 14 mercoledì 9 martedì 18 mercoledì 16 mercoledì 14 giovedì 9 mercoledì 18 giovedì 16 giovedì 14 venerdì 9 giovedì 18 venerdì 16 venerdì 14 sabato 9 venerdì 18 lunedì 9 sabato 14 lunedì 16

consegna al centro di smistamento della asl/aoup richiesta validata dal farmacista della asl/aoup

Tab.1.2: Calendario richieste-consegne

Le richieste pervenute telematicamente con validazione del Farmacista AA.SS. entro le ore 14:00 vengono allestite nel pomeriggio dello stesso giorno e consegnate la mattina seguente. Le richieste validate che pervengono dalle 14:00 alle 19:00 sono allestite la mattina successiva e consegnate il pomeriggio seguente. Gli allestimenti effettuati nell’impianto KNAPP del magazzino avvengono previa trasmissione telematica, da parte del Farmacista Estav, delle richieste dal Software ENGENEERING a quello ASI, che pilota e gestisce l’impianto stesso . Tale invio

viene effettuato dal Farmacista previa validazione/modifica delle richieste pervenute tenuto conto delle giacenze, dei prodotti sostitutivi e delle modalità gestionali.

Fig. 1.23: Struttura Informatica e Flussi Informativi

I flussi per la gestione del magazzino unico sono:

• Ingresso richieste da reparto; i singoli centri di costo delle Aziende Sanitarie immettono le richieste direttamente sul sistema dell’ESTAV mediante interfaccia web.

• Evasione delle richieste mediante scarico diretto ai centri di costo delle Aziende Sanitarie.

• Validazione movimenti di scarico a centro di costo da parte del Centro di Smistamento Aziendale (CSA) che si occupa fisicamente di ricevere i prodotti dal magazzino unico e di smistarli ai centri di costo richiedenti.

• Produzione di un flusso su excel del consumato per CDC, da girare alle aziende di competenza e alla regione.

• Fatturazione attiva da parte dell’ESTAV per addebitare periodicamente i consumi alle Aziende consorziate.

1.7.6 Allestimento richieste

Le richieste convalidate dal Farmacista Estav NO sono trasmesse da Oliamm al Sofware ASI per avviare il processo di allestimento; i prodotti farmaceutici confezionati in appositi contenitori identificabili con codice a barre univoco e con etichette che ne segnalano la particolare conservazione e tipologia, sono poi consegnati ai Centri di smistamento e da qui inviati ai CdR.

I medicinali a temperatura controllata vengono allestiti in buste termiche, dotate di siberini, che vengono collocate in contenitori dedicati, con etichetta rossa esterna di contrassegno (tenere in frigo – conservare da +2 a +8°C);

Per quanto riguarda invece i medicinali contenenti sostanze antiblastiche (ATC L01), essi sono consegnati in contenitori distinti, contrassegnati da una etichetta esterna gialla (prodotti tossici maneggiare con cura).

La consegna fino al Centro di Smistamento delle AA.SS./AOUP è garantito dall’impiego di mezzi idonei e certificati anche al trasporto a temperatura controllata.

1.7.7 Trasporto e Consegna

Il trasporto governato da ESTAV avviene utilizzando i mezzi sopra descritti dove vengono caricati pancali appositi nei quali sono impilati i contenitori a loro volta fasciati da una pellicola trasparente per garantire un trasporto più sicuro dagli urti e dalle cadute accidentali.

I prodotti farmaceutici sono quindi consegnati, ai Centri di Smistamento, detti anche “Piattaforme” e da qui ai CdR; va precisato che quest’ultima fase del processo logistico è attualmente di competenza delle singole AA.SS., ma destinata come funzione ad essere nel breve periodo trasferita ad Estav.

1.7.8 Inventario e Corrispondenza Giacenza fisica

L’inventariazione fisica dei prodotti farmaceutici in giacenza rappresenta una delle principali procedure di controllo interno, per garantire la correttezza dei dati amministrativo-contabili, la valutazione delle rimanenze finali dei beni, la validazione delle transazioni economiche verso le AA.SS. L’inventario fisico annuale si volge nel periodo compreso tra il 20 Dicembre e il 9 Gennaio, a cavallo di ciascun esercizio, ed implica la non movimentabilità dei prodotti farmaceutici durante le operazioni inventariali fino al loro completo esaurimento. Di seguito è riportato il diagramma di flusso delle operazioni inventariali.

Fase Descrizione Fase Direttore Tecnico

Addetti alla conta

Fase 1 Avvio delle operazioni di inventario

Fase 2

Predisposizione annuale delle istruzioni di conta e coordinamento delle attività Fase 3 Realizzazione conta fisica dei

beni presenti in magazzino

Fase 4

Controlli sulla regolarità e correttezza della procedura di

conta Fase 5

Scritture di rettifica per le differenze tra le giacenze fisiche e quelle contabili Fase 6

Selezione di un campione casuale di beni per la seconda

conta

Fase 7 Realizzazione seconda conta su campione casuale

Fase 8

I risultati della seconda conta sono conformi a quelli della

prima

Fase 9 Riconteggio totale di tutte le giacenze

Fase 10

Esame scostamenti tra gli inventari di fatto e le risultanze

della Co.Ma. Fase 11 Produzione e conservazione di

tutte le evidenze inventariali

Fig.1.26 si

Durante l’anno il personale addetto effettua inventari fisici periodici di controllo rotativi e campionari, al fine di verificare l’allineamento della giacenza fisica con quella contabile e prevenire cosi problematiche di lavorazione. Le modalità di individuazione degli articoli (minimo 12 settimanali) da contare avviene utilizzando un criterio randomico oggettivo:

1. articoli le cui giacenze errate hanno generato anomalie segnalate dal sistema informatico nell’allestimento delle richieste pervenute;

2. articoli entrati in sottoscorta (sono quindi conteggiati nel momento di minima quantità e quindi se la giacenza è errata si prevengono le problematiche di cui al punto 1)

Le discordanze più evidenti sono analizzate a fine di individuare e correggere gli errori della movimentazione contabile e amministrativa, mentre quelle lievi e/o senza errori di cui sopra sono oggetto di movimento di rettifica.

1.7.9 Gestione dei Resi

La gestione dei resi dalle AA.SS. ad Estav rappresenta al contempo un’opportunità e una criticità del sistema centralizzato di Area Vasta. Le motivazioni dalle quali originano le richieste di reso sono dovute principalmente (oltre il 60%) a ritiri, revoche, sequestri, richieste errate, obsolescenze delle AA.SS. e consegne errate. Il reso per richiesta errata ed obsolescenza permette di minimizzare gli sprechi, avendo l’organizzazione centralizzata maggiore possibilità ed opportunità di “riciclare” presso un’altra AA.SS./CdR quei prodotti destinati altrimenti a scadere naturalmente.

Il Magazzino Farmaceutico Centralizzato, oltre a ricevere via fax o e-mail dall'Autorità Sanitaria e/o dai Fornitori le segnalazioni (ritiro, sequestro, cambio foglietto illustrativo o non utilizzo) sui farmaci, provvede autonomamente e sistematicamente ad estrarre tali informazioni dall’archivio aggiornato di Farmadati. Vengono selezionate le segnalazioni che si riferiscono a prodotti e lotti acquistati e transitati dal Mag. Farmaceutico Centralizzato dell’Area Vasta Nord Ovest, successivamente viene effettuata una capillare notifica ed avviata un’operazione di richiamo con conseguente restituzione dalle AA.SS.

1.7.10 Controllo e Prevenzione delle Scadenze

Attraverso un’apposita elaborazione dati, sulla base della tracciabilità registrata in ingresso merce (numero di lotto e data di scadenza), viene verificata la giacenza fisica dei prodotti farmaceutici vicini a scadenza (due mesi prima). Questi, se presenti, vengono tolti dal magazzino e ne viene chiesta la restituzione o la sostituzione al fornitore.

Nel caso in cui non sia possibile la restituzione o la sostituzione, si procede alla distruzione del prodotto.

1.7.11 Formazione ed Addestramento del personale

Per migliorare la qualità del servizio reso, oltre ad un’attenta valutazione ed utilizzo di tecnologie informatizzate appropriate, è prevista una continua formazione del personale interno, attraverso specifici corsi di formazione inclusi quelli di primo soccorso, per la sicurezza (testo unico per la sicurezza 81/08), antincendio, informatici, per le varie attività manuali (es. carrellisti).