INFERMIERI PROFESSIONALI ASSISTENTI SANITARI VIGILATRICI D’INFANZIA Circolare n. 20/2016 PEC Prot. P-5002/I.07 Data 21 luglio 2016
Oggetto: Responsabile della Conservazione
Federazione Nazionale Collegi IPASVI
00184 Roma Via Agostino Depretis 70 Telefono 06/46200101 Telefax 06/46200131 Cod. Fisc. 80186470581
Sono pervenute a questa Federazione richieste, in merito alla nota pervenuta dalla Isi Sviluppo informatico (che gestisce le fatture elettroniche) e rivolta ai Collegi provinciali, di nominare il Conservatore ai sensi dell’art. 7 del Dpcm 3/12/2013.
A tal proposito di fa presente quanto segue.
Il Dpcm 3/12/2013 recante le Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi gli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al de-creto legislativo n. 82 del 2005. (Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, n. 59, S.O.) riprende quanto già a suo tempo stabilito dal Dpr 445/2000.
In particolare l’art. 50 disponeva:
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzio-ne dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisio-nare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree orga-nizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, non-ché di comunicazione interna tra le aree stesse.
Omissis
Il Dpcm 3/12/2013 disciplina in modo puntale le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo in parti-colare dei documenti informatici.
Già nel 2013, a seguito di un percorso formativo, è stato fornito ai Collegi il materiale necessario per l’attivazione del protocollo informatico.
L’Art. 40 del CAD (D.Lvo 82/205 e s. m.) dispone e pubbliche amministrazioni forma-no gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”.
Di conseguenza è stato emanato il Dpcm 3/12/2013 recante le Regole tecniche in mate-ria di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 (Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, n. 59, S.O.) invece stabilisce le regole tecniche per il sistema di conservazione dei documenti infor-matici.
Il Dpcm richiede la nomina di un Responsabile della conservazione. È la persona fisi-ca, inserita stabilmente nell’organico del soggetto produttore dei documenti, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.
Ai commi 3 e 4 dell’art. 7 delle regole tecniche per la conservazione, Dpcm 3/12/ 2013, è stabilito che il ruolo di Responsabile della conservazione deve essere ricoperto da un diri-gente o da un funzionario formalmente designato; può trattarsi anche dello stesso Responsabi-le della gestione documentaResponsabi-le o dal coordinatore della gestione documentaResponsabi-le ove nominato. Tale ruolo in ogni caso non può essere ricoperto da un soggetto terzo ed esterno all’amministrazione.
Risulta evidente la difficoltà oggettiva per i Collegi provinciali ad attuare quanto sopra riportato sia perché nessun Collegio dispone di figure dirigenziali né tantomeno (tranne forse rari casi) di funzionari.
Questa Federazione Nazionale, tramite il Gruppo di lavoro sulla dematerializzazione, sta comunque studiando procedure di ausilio ai Collegi per ottemperare a quanto sopra ripor-tato.
Resta comunque al momento, quale unica soluzione, quella di nominare il Segretario del Collegio, in quanto per legge responsabile degli archivi e quindi anche responsabile della gestione documentale del Collegio.
Si sottolinea ancora l’obbligo in capo ai singoli Collegi di attuare la normativa sul pro-tocollo informatico.
Cordiali saluti.
La presidente
