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Comune di Cogliate Provincia di Monza e della Brianza

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Comune di Cogliate

Provincia di Monza e della Brianza

CODICE 10968

1 N. 32 DEL 30/03/2012

OGGETTO: APPROVAZIONE MISURE ORGANIZZATIVE PER LA VERIFICA DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DEI CERTIFICATI E DEGLI ATTI DI NOTORIETA’ (EX ART. 15 LEGGE 183/2011) E DIRETTIVE AL PERSONALE RESPONSABILE.

COPIA

VERBALE DI DELIBERAZIONE DEL COMMISSARIO PREFETTIZIO

Nell’esercizio delle competenze e dei poteri della Giunta Comunale

L'anno duemiladodici addì trenta del mese di marzo alle ore 11:00, nella Sala delle adunanze, con l’assistenza del Segretario Comunale Dr. Antonio Domenico Luppino, il Commissario Prefettizio, Dr.ssa Maria Antonietta Gregorio, nell’esercizio delle competenze e dei poteri della Giunta Comunale, conferitale dal Prefetto della Provincia di Monza e della Brianza con decreto in data 05/03/2012, qui pervenuto in data 05/03/2012 al protocollo n. 2183, provvede a deliberare sull’oggetto sopra indicato;

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Comune di Cogliate

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CODICE 10968

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OGGETTO: APPROVAZIONE MISURE ORGANIZZATIVE PER LA VERIFICA DELLE

DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DEI CERTIFICATI E DEGLI ATTI DI NOTORIETA’ (EX ART. 15 LEGGE 183/2011) E DIRETTIVE AL PERSONALE RESPONSABILE.

IL COMMISSARIO PREFETTIZIO

NELL’ESERCIZIO DELLE COMPETENZE E DEI POTERI DELLA GIUNTA COMUNALE

Visti: la Legge 183/2011 (legge di stabilità 2012) nonché il D.P.R. 445/2000 e s.m.i;

Richiamata la deliberazione di G.C. n. 199 del 09/11/1999 ad oggetto: “Criteri per lo svolgimento delle procedure di controllo previste dall’art. 11 del D.P.R. 403 del 20/10/1998”;

Considerato che il D.P.R. 403/1998 è stato abrogato a seguito dell’entrata in vigore del D.P.R.

445/2000;

Tenuto conto che:

- gli artt. 46 e 47 del D.P.R. 28/1272000 n. 445 prevedono per quali stati, fatti e qualità possono essere presentati dagli interessati le dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atti di notorietà;

- che l’art. 15 della Legge 183/2011 dispone alcune modifiche alla disciplina del D.P.R. suddetto, riassumibili come di seguito:

a) “Le certificazioni rilasciate dalla P.A. in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati, nei rapporti con gli organi della P.A. e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostitutivi delle dichiarazioni di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000;

b) Ai sensi di quanto previsto dall’art. 34 della succitata Legge tali modifiche hanno effetto dall’1/1/2012 e pertanto da tale data ogni certificato dovrà riportare la dicitura, a pena di nullità,

“il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”;

c) Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonche' tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato»;

e) Le informazioni relative alla regolarita' contributiva sono acquisite d'ufficio, ovvero controllate ai sensi dell'articolo 71, dalle pubbliche amministrazioni procedenti, nel rispetto della specifica normativa di settore»;

f) Ai fini dell'accertamento d'ufficio di cui all'articolo 43, dei controlli di cui all'articolo 71 e della predisposizione delle convenzioni quadro di cui all'articolo 58 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le amministrazioni certificanti individuano un ufficio responsabile per tutte le attivita' volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti;

g) Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell'ufficio di cui (omissis) al punto precedente (ndr), individuano e rendono note, attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale dell'amministrazione, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonche' le modalita' per la loro esecuzione;

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3 h) La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei

doveri d'ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione».

- le Amministrazioni pubbliche riceventi le predette dichiarazioni sono tenute ad effettuare idonei controlli sulla veridicità del loro contenuto non soltanto allorché “sussistano ragionevoli dubbi”, ma

“anche a campione”;

Vista la direttiva del Ministero della Pubblica Amministrazione e semplificazione n. 14/2011

"Adempimenti urgenti per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive", le cui principali novità alle quali le amministrazioni pubbliche dovranno attenersi sono le seguenti:

1) le certificazioni rilasciate dalle Pa in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.

2) i certificati dovranno riportare, a pena di nullità, la frase: " il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

3) le amministrazioni sono tenute a individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti;

4) le amministrazioni devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

5) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio ed è presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

6) le pubbliche amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l'acquisizione d'ufficio dei dati;

Richiamata, inoltre, la Circolare n. 4/2012 del Ministero dell’Interno, ulteriormente esplicativa della predetta direttiva n. 14/2011 in materia di stato civile;

Ritenuto, quindi, indispensabile approvare le direttive per la verifica delle dichiarazioni sostitutive dei certificati o degli atti di notorietà nell’allegato testo per costituire parte integrante e sostanziale del dispositivo della presente deliberazione;

Visto il vigente Regolamento di Giunta comunale;

Visto il D.lgs. 18/08/2000 n. 267;

Visto il vigente statuto comunale;

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4 Visto il parere tecnico espresso ai sensi dell’art. 49 del D.lgs. 18/08/2000 n. 267, inserito nel presente atto;

D E L I B E R A

1. Di approvare le misure organizzative per l’espletamento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atti di notorietà, riportate nell’allegato A) costituente parte integrante e sostanziale del presente atto.

2. Di individuare quali responsabili per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti, i responsabili apicali e/o gli eventuali responsabili di procedimento e/o gli eventuali funzionari assegnatari di particolari responsabilità degli uffici/servizi di competenza che, nell’esercizio delle loro funzioni e della loro attività, sono normalmente demandati a richiedere gli atti necessari per l’istruttoria delle pratiche loro affidate.

3. Di dare atto che gli stessi risponderanno direttamente al Responsabile superiore qualora contravvengano alle disposizioni di cui al presente provvedimento.

4. Di demandare ai Responsabili apicali l’adozione dei successivi atti esecutivi della presente deliberazione.

5. Di disporre che tali direttive siano pubblicate all’albo pretorio on line, per il tempo previsto dalla legge e postate in modo permanente sul medesimo sito in un’idonea sezione che sarà successivamente individuata dall’ufficio u.r.p. redattore delle comunicazioni istituzionali on-line.

6. Di dare atto che i criteri individuati con la suddetta deliberazione di G.C. n. 199 del 09/11/1999 sono da ritenersi abrogate in quanto obsolete e non più rispondenti alla normativa vigente.

Inoltre,

IL COMMISSARIO PREFETTIZIO

NELL’ESERCIZIO DELLE COMPETENZE E DEI POTERI DELLA GIUNTA COMUNALE

In relazione all’urgenza;

D E L I B E R A

Di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile ai sensi dell’art. 134 – 4° comma – del D.lgs. 18/08/2000 n. 267.

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5 Allegato A)

ADEMPIMENTI IN MATERIA DI CERTIFICATI E DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE. MISURE ORGANIZZATIVE PER LA VERIFICA DELLE DICHIARAZIONI E DIRETTIVE AL PERSONALE RESPONSABILE.

PREMESSA - CONTENUTO DELLE MISURE ORGANIZZATIVE

1. Le presenti misure organizzative sono adottate ai sensi dell’art. 15 della Legge 183/2011, che impone alle Amministrazioni pubbliche di richiedere per i procedimenti di loro competenza esclusivamente la produzione di autocertificazioni e/o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà pena la violazione dei doveri d’ufficio ai sensi dell’art. 74 comma 2 del DPR 445/2000.

2. In esecuzione dell’art. 71 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445, le presenti direttive disciplinano le modalità ed i criteri per effettuare i controlli riguardo la veridicità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atti di notorietà (di seguito indicate con “autocertificazioni”) previste dagli articoli 46 e 47 del medesimo D.P.R. e sue successive modificazioni ed integrazioni.

3. Le presenti direttive devono essere applicate, per quanto di rispettiva competenza dai responsabili apicali dei servizi, dai responsabili dei procedimenti e dai dipendenti di questa Amministrazione comunale.

ART. 1 – TIPOLOGIA E PRINCIPI DEI CONTROLLI

1. Sulla veridicità delle autocertificazioni devono essere espletati i seguenti tipi di controllo:

a. Controllo puntuale per ciascuna autocertificazione qualora, durante l’istruttoria della domanda e di documenti allegati, dalla rappresentazione dei fatti, degli stati e delle qualità come riportati sulla stessa emergano elementi di evidente incertezza tali da far sorgere fondati dubbi della loro veridicità. Indicatori per l’individuazione di elementi che possano determinare detti dubbi possono essere:

• contraddittorietà e incongruenza tra i dati dichiarati o tra questi e le informazioni già in possesso degli uffici o dagli stessi ricevuti;

• esistenza di elementi di particolare rilievo che abbiano accompagnato la presentazione della dichiarazione;

• l’esistenza di imprecisioni od omissioni tali da far supporre la volontà dell’interessato di rendere solo dati parziali o tali da non permettere una corretta valutazione degli elementi prodotti;

b. Il controllo puntuale delle autocertificazioni andrà sempre effettuato, quando esse siano accompagnate da un’istanza relativa all’applicazione dei tributi o tariffe comunali o intese ad ottenere agevolazioni sui servizi comunali o contribuzioni economiche.

c. Controllo a campione sui contenuti delle autocertificazioni allegate a corredo di un numero di istanze in numero non inferiore al 10% del totale delle stesse domande presentate a seguito di un

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6 procedimento concorsuale conseguente ad un bando (es. per ammissione a benefici scolastici, benefici sociali ecc.).

d. Per quanto riguarda le autocertificazioni a corredo delle istanze di partecipazione ad una gara pubblica con procedura aperta/procedura negoziata/procedura informale, facenti comunque riferimento alle fattispecie contemplate dal Codice dei Contratti, occorre osservarne comunque gli obblighi di controllo ivi previsti.

e. Per quanto riguarda le autocertificazioni relative ad altre fattispecie il controllo potrà essere effettuato a campione, in misura non inferiore al 10% del totale delle istanze presentate per la medesima tipologia.

f. A propria discrezione l’ufficio responsabile, come individuato al successivo art. 2, potrà sempre eseguire il controllo puntuale, su ogni autocertificazione prodotta dal cittadino.

2. I controlli devono essere espletati secondo i principi della tempestività e della trasparenza.

3. Non si potrà differire l’emanazione del provvedimento finale in attesa di ricevere gli esiti dei controlli.

ART. 2 – INDIVIDUAZIONE DEGLI UFFICI RESPONSABILI DELLE PROCEDURE DI CONTROLLO

1. Sono individuati quali “uffici responsabili” per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la ricezione, la trasmissione dei dati o l’accesso diretto degli stessi da parte di altre amministrazioni procedenti, tutti i responsabili titolari di posizioni organizzative del Comune, ciascuno per la propria parte di competenza, i quali nell’esercizio delle proprie funzioni e della loro attività sono normalmente demandati a richiedere gli atti necessari per l’istruttoria delle pratiche loro affidate.

2. Sono altresì individuati quali responsabili delle suddette attività gli eventuali responsabili di procedimento e/o gli eventuali funzionari assegnatari di particolari responsabilità nominati dal responsabile apicale, nonché quei funzionari che agiscono quali funzionari delegati dal Sindaco in qualità di ufficiale di governo.

3. Nella fattispecie gli uffici responsabili dei controlli per il Comune di Cogliate sono individuati nei seguenti:

- servizio anagrafe/stato civile/leva/elettorale/statistica - servizio istruzione/cultura/biblioteca/sport

- servizio ragioneria – economato - servizio personale

- servizio segreteria – protocollo - messo - servizio di polizia locale

- servizio entrate-commercio - servizi sociali

- servizio lavori pubblici – edilizia privata – manutenzione - ecologia

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7 ART. 3 – RILASCIO DI CERTIFICATI

1. E’ fatto obbligo agli uffici, al fine di evitare responsabilità, rilasciare certificati ed estratti solo ed esclusivamente con la seguente dicitura, che potrà essere apporta con timbro ad hoc o attraverso programmi informatici specifici: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di Pubblici Servizi.”

2. In riferimento alle eventuali deroghe, consentite espressamente dalla legge vigente (ad es.

acquisizioni di dati che rientrino nelle procedure inerenti ad un cambiamento di status), la relativa certificazione dovrà essere sempre acquisita d’ufficio da parte dell’ufficio procedente. In questi casi l’ufficio emittente dovrà apporre sul documento la seguente dicitura: “Rilasciato ai fini dell’acquisizione d’ufficio”.

ART. 4 – TUTELA DEL DIRITTO ALLA RISERVATEZZA

1. Il controllo deve avere per oggetto i contenuti delle dichiarazioni positive o negative rese con le autocertificazioni previste da legge o regolamento che siano strettamente necessarie per perseguire il fine per le quali vengono richieste.

ART. 5 – TERMINI PER EFFETTUARE I CONTROLLI

1. Il controllo puntuale dovrà essere espletato entro un congruo termine dalla data di conclusione del procedimento a seconda del numero e della complessità delle autocertificazioni da verificare.

2. Il controllo a campione dovrà essere espletato entro il termine massimo di trenta giorni dalla data di conclusione del procedimento per il quale la certificazione è stata prodotta.

3. Il controllo su richiesta di altri uffici/enti deve anch’esso essere espletato nel termine massimo di 30 giorni.

ART. 6 – AUTOCERTIFICAZIONI DA SOTTOPORRE AL CONTROLLO A CAMPIONE

1. Le domande, le cui autocertificazioni contestuali o allegate devono essere sottoposte a controllo, sono individuate dal responsabile del servizio tramite il metodo di scelta, obiettivo e trasparente in modo da garantire la causalità dell’incidenza del controllo e, quindi la sua imparzialità.

2. Delle operazioni di individuazione è steso apposito verbale.

ART. 7 – CONFRONTO CON DATI E INFORMAZIONI IN POSSESSO DEGLI ALTRI UFFICI COMUNALI

1. Gli altri uffici e servizi del Comune, se richiesti dall’ufficio controllante, hanno l’obbligo di collaborare onde confrontare i dati dichiarati nelle autocertificazioni con i dati e le informazioni in loro possesso.

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8 2. I responsabili dei servizi interessati concordano ogni utile intesa, anche informale, per accelerare e

semplificare lo scambio di dati tra i rispettivi uffici.

ART. 8 – RELAZIONI E SCAMBI DI DATI CON ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

1. Il dipendente addetto è responsabile del procedimento di controllo e deve sviluppare ogni atto utile a definire rapporti con altre amministrazioni pubbliche diretti a facilitare le conferme dei dati per i quali si richiede il controllo. A tal fine i responsabili preposti ai controlli sono obbligati ad evadere le richieste di controllo entro e non oltre 30 giorni dalla data di acquisizione della richiesta al protocollo dell’Ente o via fax o mail o posta certificata.

2. Ai fini della tempestività ed efficacia delle verifiche occorre privilegiare le interrelazioni telematiche (posta elettronica, accessi a banche dati, ecc.) e le comunicazioni e attestazioni semplificate da trasmettere per mezzo di telefax, assicurando la certezza della provenienza dei dati – esito del controllo, estremi dell’ufficio controllante e del responsabile del procedimento, la data – ai sensi della normativa prevista dal D.P.R. n. 445/2000.

3. Pertanto, le richieste di verifica avanzate dalle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi dovranno essere prodotte su carta intestata dell'Ente, munite di timbro e firma (ovvero di sottoscrizione digitale in caso di documento informatico) e dovranno riportare cognome, nome e qualifica del richiedente. Esse dovranno pervenire con una delle seguenti modalità:

- preferibilmente tramite l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata all’indirizzo comune.cogliate@legalmail.it;

- tramite fax ai rispettivi numeri degli uffici interessati disponibili sul sito internet;

- a mezzo servizio postale al seguente indirizzo: Comune di Cogliate, Via C. Minoretti, 19 – 20815 Cogliate (MB), indicando il servizio di destinazione.

Le richieste saranno considerate valide solo qualora sia possibile individuarne con assoluta certezza il mittente.

4. In caso di richieste di verifica, inviate tramite servizio postale da parte di privati che consentano all’utilizzo delle autocertificazioni, andrà anche allegata la busta già affrancata per la risposta.

ART. 9 – ATTESTAZIONE DI CONCORDANZA

1. A conclusione del procedimento di controllo potrà essere usato il sistema dell’attestazione di concordanza di quanto dichiarato con le risultanze degli Archivi dell’Amministrazione che detiene stabilmente i dati.

2. L’Amministrazione procedente dovrà quindi inviare una nota riportante i dati forniti dal cittadino ed in calce la richiesta di verifica delle dichiarazioni e in un apposito spazio la dichiarazione di concordanza o meno della dichiarazione stessa. Tale procedura potrà essere usata anche da privati gestori di pubblici servizi o privati che consentano l’utilizzo di autocertificazioni nei rapporti col cittadino.

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9 ART. 10 – RETTIFICA DI DATI

1. Nelle ipotesi in cui è evidente che le inesatte dichiarazioni non costituiscono falsità bensì meri errori materiali, il responsabile del procedimento deve, a norma dell’art. 6 della legge n. 241/90, invitare l’interessato a rettificare, completare o correggere la dichiarazione autocertificata con modalità trasparenti.

ART. 11 – EFFETTI DELLA RILEVAZIONE DI FALSE DICHIARAZIONI O ATTESTAZIONI

1. Il dipendente comunale che ha accertato false dichiarazioni rese con autocertificazioni o attestazioni ha il dovere, in quanto pubblico ufficiale:

a) Di inoltrare segnalazione alla Procura della Repubblica presso il Tribunale con indicazione della descrizione dell’illecito e del soggetto presunto autore dell’illecito penale;

b) Deve attivare il competente ufficio per la sospensione e/o revoca del provvedimento e, quindi, dei benefici di cui il dichiarante ha goduto in base alla falsa autocertificazione nonché per l’eventuale recupero delle somme erogate.

ART. 12 – VIOLAZIONE DEI DOVERI D’UFFICIO

1. Si evidenzia che, a norma dell’art. 74 del D.P.R. 445/2000 costituiscono violazione dei doveri d’ufficio i seguenti comportamenti:

• La mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del D.P.R. 445/2000;

• La richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà;

• Il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;

• La richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita;

• Il rilascio di certificati privi della seguente dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”;.

2. Inoltre, a seguito delle modifiche intervenute all’art. 72 del D.P.R. 445/2000, costituisce ulteriore violazione dei doveri d’ufficio la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni.

Tale violazione verrà presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione, secondo i criteri fissati nella specifica regolamentazione.

3. L’attività espletata in relazione alle procedure di controllo, contemplate nelle presenti misure organizzative, dovrà essere contemplata (per riassunto) nelle relazioni da prodursi per la valutazione della performance individuale.

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Comune di Cogliate

Provincia di Monza e della Brianza

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10 N. 32 del 30/03/2012

Letto, confermato e sottoscritto.

IL COMMISSARIO PREFETTIZIO F.to Dr.ssa Maria Antonietta Gregorio

IL SEGRETARIO COMUNALE F.to Antonio Domenico Luppino

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COPIA CONFORME ALL’ORIGINALE

La presente deliberazione è stata affissa in copia all’ Albo Pretorio comunale il giorno 16/04/2012.

Dalla Residenza Municipale, addì 16/04/2012

IL SEGRETARIO COMUNALE

____________________________

_____________________________________________________________________________________________

CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE

Si certifica che la presente deliberazione è stata pubblicata in copia all’Albo pretorio di questo Comune per quindici giorni consecutivi dal 16/04/2012 al 01/05/2012 senza opposizioni.

Dalla Residenza Municipale addì

IL SEGRETARIO COMUNALE

____________________________

_____________________________________________________________________________________________

ESECUTIVITÀ

o La presente deliberazione è divenuta esecutiva ai sensi dell’art. 134 – 3° comma – del D.Lgs.

18/08/2000 n. 267.

o La presente deliberazione è stata dichiarata immediatamente eseguibile ai sensi dell’art. 134 – 4°

comma – del D.Lgs. 18/08/2000 n. 267.

Dalla Residenza Municipale , addì

IL SEGRETARIO COMUNALE

____________________________

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