(1) OGGETTO: Adesione convenzione Consip “Buoni pasto elettronici 1

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OGGETTO: Adesione convenzione Consip “Buoni pasto elettronici 1” – Lotto 2 - Ordine di acquisto - CIG Convenzione 651380953B – CIG Derivato 736099011D

IL DIRETTORE REGIONALE

Viste le “Norme sull’Ordinamento amministrativo/contabile in attuazione dell’articolo 43 del Regolamento di Organizzazione”, di cui alla determinazione presidenziale n. 98 del 09 febbraio 2017;

Vista la nota della Direzione Centrale Programmazione Bilancio e Controllo del 28/12/2017 prot. n.0008690 con la quale, alla luce dell’art. 27, comma 2, delle “Norme sull’Ordinamento amministrativo/contabile in attuazione dell’art.43 del Regolamento di Organizzazione”, si rappresenta che fino all’autorizzazione dell’”esercizio provvisorio” da parte del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza – subordinatamente all’approvazione, dell’Organo medesimo, del Bilancio di previsione per l’esercizio 2018 – è consentita, alla luce della richiamata disposizione, la “gestione provvisoria” e che, pertanto, gli impegni per le spese “non obbligatorie” potranno essere assunti solo se urgenti, indifferibili e indilazionabili, la cui mancata esecuzione potrebbe comportare danno per l’Istituto, ovvero gravi situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali ed operative, limitatamente, per ogni mese, nella misura di un dodicesimo per ciascuna voce contabile di IV livello della relativa attribuzione budgetaria 2017, quale risulta dall’approvazione della variazione n.1 al bilancio di previsione 2017 (determina del CIV n.20 del 14 novembre 2017), ovvero della maggior spesa necessaria nel caso di spese non frazionabili in dodicesimi e non differibili;

Visto l’art. 32, comma 2, del decreto legislativo n. 50 del 2016 e le Linee Guida emanate dall’Autorità Nazionale Anti Corruzione le quali stabiliscono che le stazioni appaltanti prima dell’avvio dell’affidamento individuano “gli elementi essenziali del contratto e i criteri di selezione degli operatori economici e delle offerte”;

Visto che la fornitura in oggetto rientra nella Convenzione Consip di cui all’art.

26, comma 1, della legge 488/1999 s.m.i. denominata “Buoni Pasto Elettronici 1” stipulata in data 07.11.2017;

Visto che la regione Toscana rientra nel Lotto 2 della convenzione Consip

“Buoni Pasto Elettronici 1”;

Tenuto conto che tale lotto è stato aggiudicato alla ditta Edenred Italia srl, sede legale in Milano, Via Giovanni Battista Pirelli 18;

Considerato che il RUP è la Dr.ssa Rossana Ruggieri;

Unità Numero

progressivo Data

DIREZIONE REGIONALE

TOSCANA 134 23.01.2018

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Vista la relazione dell’Ufficio Attività Strumentali del giorno 17/01/2018, che allegata forma parte integrante della presente determinazione, nella quale si quantifica il fabbisogno di buoni pasto per l’intero periodo coperto dalla Convenzione per un totale di 305.000 buoni pasto per un valore di € 1.735.406,40 (di cui iva al 4% per € 33.746,40);

Visto che l’impegno di spesa per l’anno 2018 è pari a € 402.780, oltre iva al 4% per un totale di € 418.891,20;

Considerato che l’impegno di spesa per l’anno 2018 per € 418.891,20 (iva compresa per € 16.111,20) non è obbligatoria, ma necessaria, indifferibile, indilazionabile e infrazionabile, la cui mancata esecuzione potrebbe comportare un danno per l’Istituto, ovvero situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali e operative;

Verificato che la spesa medesima rientra nelle assegnazioni assestate con variazione n.1 al Bilancio di previsione 2017 previste sul capitolo U.1.01.01.02 U “altre spese per il personale”;

DETERMINA Di autorizzare:

 L’affidamento della fornitura in oggetto alla Edenred Italia srl, sede legale in Milano, Via Giovanni Battista Pirelli 18, aggiudicataria del lotto 2 della convenzione Consip “Buoni Pasto Elettronici 1” per un totale di 305.000 buoni pasto per un valore di € 1.735.406,40 (di cui iva al 4% per € 33.746,40);

 La registrazione dell’impegno di spesa di € 418.891,20 (iva compresa) a favore di Edenred Italia srl l’ impegno di spesa si associa a tutte le missioni e programmi in relazione alle percentuali proposte ed estratte dalla procedura PBC ed automaticamente evidenziate ed inserite in procedura SIMEA;

IL DIRETTORE REGIONALE Dott. Giovanni Asaro

f.to

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Foglio n.

Via Bufalini ,7 – 50122 Firenze – Tel. 055.32051 –FAX 055.3205302 – E-mail: toscana@inail.it – PART.IVA 00968951004 – CODICE FISCALE 0116540089

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Ufficio attività Strumentali GA/GMM

Firenze, 17 Gennaio 2018

OGGETTO: adesione convenzione Consip “Buoni pasto elettronici 1” – Ordine di acquisto

Con comunicazione del 18.12 u.s., la DCRU informava questa Direzione regionale dell’attivazione della convenzione “Buoni pasto elettronici 1” e invitava a emettere un ordine di acquisto tale da garantire la copertura del fabbisogno del servizio sostitutivo di mensa sino a Ottobre 2020 (data di scadenza della convenzione).

Il “lotto 2”, ove è ricompresa la regione Toscana (Strutture territoriali e Centro di Riabilitazione Motoria di Volterra), è stato aggiudicato alla società Edenred Italia srl che commercializza i buoni pasto denominati “Ticket Restaurant”.

L’adesione alla Convenzione prevede tre fasi:

 la prima comprende la compilazione e l’invio dell’ ”Atto di personalizzazione del servizio di BPE (buoni pasto elettronici)”;

 la seconda comprende l’invio dell’”Ordine di acquisto”, con il quale questa Direzione si impegnerà ad acquistare i ticket elettronici occorrenti fino all’Ottobre del 2020;

 la terza riguarderà le richieste di approvvigionamento, con le quali si acquisteranno i ticket che verranno caricati, dalla società Edenred, sulla tessera magnetica di ciascun dipendente della regione.

Nella prima fase, tramite l’invio dell’ ”atto di personalizzazione” (denominato allegato Alfa), si è scelto di inserire su ogni tessera magnetica il nome dell’Istituto, il nome del dipendente e il suo numero di matricola; sempre in questa fase era possibile scegliere la modalità di fatturazione (alla rendicontazione o alla consegna); in caso di fatturazione alla rendicontazione, la Convenzione prevede una maggiorazione del costo per singolo

Relazione per il Direttore

regionale

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ticket pari all’1% mentre non è prevista alcuna maggiorazione in caso di rendicontazione alla consegna.

Considerato che con la Convenzione attualmente in essere abbiamo usufruito della fatturazione alla consegna e che la Direzione Centrale, ove già vengono utilizzati i buoni pasto elettronici, ha scelto questa modalità di fatturazione, si è preferito continuare ad utilizzarla anche in ragione del maggior vantaggio economico.

Con tale scelta, infatti, usufruiremo di uno sconto pari al 21,75% del valore nominale del buono pasto: da € 7 a € 5,48.

La seconda fase è senz’altro la più delicata: infatti, l’Ordine di Acquisto che ci accingiamo a predisporre è la risultante dei seguenti elementi:

 consumo medio mensile di buoni pasto;

 attuale giacenza presso ciascuna Struttura della regione dei buoni pasto acquistati con la convenzione Consip “Buoni Pasto 7”;

 buoni pasto che dobbiamo obbligatoriamente ancora ordinare in base a quanto previsto dalla Convenzione innanzi citata secondo la quale ciascuna Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di acquistare almeno i 4/5 dell’ordine di acquisto fatto in fase di adesione. Tale ordine fu effettuato il 15.04.2016 per n. 253.500 buoni pasto e, pertanto, con lo stesso ci si è impegnati ad acquistare almeno 202.800 buoni pasto (4/5 di 253.500). Considerando che ad oggi abbiamo acquistato, tramite vari ordini di approvvigionamento, n.

184.760 buoni, entro il 30.04.2018, data di scadenza della Convenzione, dovremo acquistare ulteriori 18.040 buoni pasto per raggiungere la soglia minima di 202.800;

 buoni pasto con scadenza 2017 e non consegnati ai dipendenti che saranno sostituiti con quelli aventi scadenza 2018 (si stima un quantitativo di poco superiore al migliaio).

Il processo “Trattamento Economico” ha stimato la giacenza di buoni pasto al 1° febbraio 2018 presso tutte le Strutture in circa 19.000 buoni; a tale dato andranno aggiunti l’ultimo ordine di approvvigionamento, pari a 18.040 buoni, che verrà effettuato entro la scadenza della convenzione “Buoni Pasto 7” (30.04.2018) e i nuovi buoni con scadenza 2018 in sostituzione di quelli restituiti con scadenza 2017 (circa 1.200). Da ciò è chiaro che avremo disponibili circa 38.000 buoni pasto cartacei, riferiti alla convenzione Consip

“Buoni Pasto 7”, tutti con scadenza 31.12.2018.

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Foglio n.

3 Appreso tale dato numerico (38.000), necessario al fine di valutare l’entità dell’ordine di acquisto con la convenzione “Buoni pasto elettronici 1”, si è richiesto alle singole Sedi il consumo medio mensile (su base annuale considerati i periodi feriali) di buoni pasto, in modo da verificare sia il tempo necessario per terminare le scorte di quelli cartacei sia il numero di quelli che dovranno essere acquistati per far fronte alle esigenze fino ad Ottobre 2020.

La seguente tabella riporta la stima del consumo mensile riferito dalle singole Sedi:

SEDE PERSONALE

con diritto al ticket

STIMA CONSUMO MENSILE

AREZZO 44 660

CARRARA 37 540

FIRENZE ED EMPOLI 77 1050

GROSSETO 38 720

LIVORNO 33 480

LUCCA 37 650

PIOMBINO E PORTOFERRAIO 19 200

PISA 41 540

PONTEDERA 21 290

PISTOIA 35 450

PRATO 29 700

SIENA 33 500

VIAREGGIO 25 400

UOT FI 14 190

UOT LI 11 179

UOT LU 9 170

CRM VOLTERRA 53 700

DR 94 1425

TOTALI 650 9844

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Da tale tabella emerge un fabbisogno mensile pari a circa 9.844 buoni pasto.

Considerato che al 01.02.2018 avremo ancora disponibili circa 38.000 buoni (comprensivi dell’ultimo ordine che come detto andremo a effettuare), si prevede che tale disponibilità si esaurirà entro il mese di Maggio di quest’anno (Buoni in

giacenza/stima mensile = mesi per smaltire i buoni in giacenza 38.000/9.844= 3.8 mesi).

Avendo disponibilità di buoni cartacei sino al prossimo Maggio, l’ordine di acquisto per la convenzione “Buoni Pasto Elettronici 1” dovrà riguardare il periodo Giugno 2018 – Ottobre 2020 per un totale di 29 mesi.

In tale periodo, il fabbisogno stimato per la regione Toscana sarà pari a 285.476 buoni pasto (29 mesi x 9.844 consumo medio mensile) il cui costo sarà pari a € 1.564.408,48 (€ 5,48x285.476) IVA esclusa .

Ulteriori considerazioni dovranno riguardare le eventuali modifiche del fabbisogno di buoni pasto nel medio periodo. Infatti, il dato stimato di 285.476 buoni pasto si riferisce al fabbisogno attuale, fabbisogno che ben potrebbe cambiare nel corso del tempo. Attualmente ci sono colleghi che hanno rinunciato alla pausa pranzo automatica e, quindi, saltuariamente maturano il diritto al buono pasto, altri che sono in part time:

situazioni, queste, che, però, potrebbero mutare nel tempo in aumento o in diminuzione.

Per tale ragione, nel calcolo del quantitativo da ordinare è stata valutata e prevista la possibilità di un fabbisogno diverso dovuto a eventuali nuove assunzioni, pensionamenti o modifiche delle esigenze del personale.

Tale possibilità ci viene data dall’art. 5 comma 2 della Convenzione, ove è previsto espressamente che “Le Amministrazioni Contraenti hanno la facoltà di richiedere, in relazione agli Ordini di acquisto emessi, una diminuzione dell’ammontare dell’importo della fornitura, fino alla concorrenza di un quinto dell’importo stesso, secondo quanto previsto nel paragrafo 1.6. del Capitolato Tecnico” .

Potendo modificare solo a ribasso l’ordine di acquisto si propone di ordinare un quantitativo di buoni pasto maggiorato del 7% circa (per un totale di 304.500), rispetto al fabbisogno stimato (285.476), così da avere la possibilità, in caso di aumento del personale, di garantire a tutti il buono pasto. Con l’acquisto di 304.500 buoni pasto avremo l’obbligo di acquistare 243.600 buoni (4/5).

L’ordine di acquisto dovrà tenere conto delle disponibilità, presunte, per i bilanci degli anni 2018 – 2019 – 2020; tale presunzione deriva dal bilancio 2017 dove le

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Foglio n.

5 assegnazioni delle risorse finanziarie per la voce del bilancio U.1.01.01.02 “altre spese per il personale” è pari ad euro 760.000.

Raffrontando le risorse finanziarie presumibili e il fabbisogno di buoni pasto stimato per la regione Toscana risulterà per:

ANNO MESI

Fabbisogno medio Mensile aumentato

del 7%

Costo Singolo

Ticket

Disponibilità risorse finanziarie per

periodo di riferimento

Costo acquisto Buoni Pasto

per anno

2018

7 (periodo Giu.2018–

Dic. 2018)

10.500 € 5,48

€ 443.333 (€

760.000/7mesi)

€ 402.780 (iva esclusa)

€418.891,20 (iva inclusa)

2019 12

(anno 2019) 10.500 € 5,48 € 760.000

€718.099,20 (iva inclusa)

2020

10 (Gen. 2020-

Ott. 2020)

10.500 € 5,48 € 633.333

(€ 760.000/10)

€ 598.416 (iva inclusa)

Si rappresenta, inoltre, che unitamente all’ordine di acquisto è necessario inviare l’“allegato A/A1 – Ordine di acquisto II parte”; in tale file andranno inserite le eventuali unità approvvigionanti che sono autorizzate dall’Istituto a richiedere la fornitura dei buoni pasto. Nella comunicazione della DCRU del 18.12.2017 sopra citata si consiglia di mantenere accentrate le operazioni relative alle richieste di approvvigionamento; sul punto si ritiene di convenire con quanto espresso dalla DCRU al fine di tenere sotto controllo la gestione dell’Ordine di Acquisto e verificare in maniera puntuale ed efficace la distribuzione di buoni pasto.

Considerato, infine, la ricarica dei Buoni Pasto avverranno tramite specifiche richieste di approvvigionamento, si propone:

1. l’emissione di un “Ordine di acquisto” in adesione alla Convenzione Consip

“Buoni pasto elettronici 1” per un totale di n. 304.500 buoni pasto per un

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valore complessivo di € 1.735.406,40 (di cui iva al 4% per € 33.746,40) che garantirà il fabbisogno per il periodo Giugno 2018/Ottobre 2020.

2. L’assunzione di un impegno di spesa per € 418.891,20 (iva compresa per

€ 16.111,20) sul capitolo U.1.01.01.02 “altre spese per il personale” per le richieste di approvvigionamento di Buoni Pasto relative all’ordinativo predetto per il periodo Giugno – Dicembre 2018, il cui importo non rientra per il mese di Gennaio nei limiti del dodicesimo delle assegnazioni assestate con variazione n. 1 al Bilancio di previsione del 2017 ma la spesa è necessaria, indifferibile, indilazionabile e infrazionabile e la sua mancata esecuzione potrebbe comportare danno per l’Istituto, ovvero situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali e operative. La spesa andrà ripartita su tutte le missioni e programmi in cui si articola il bilancio dell’Istituto.

Giancarlo Argo f.to

Giuseppina Maria Maruti f.to

Il Dirigente dell’Uff. Att. Strum.li Rossana Ruggieri

f.to