1. SCOPO
Il presente documento regola l’attività di pianificazione delle verifiche ispettive, la composizione del gruppo di valutazione e detta i criteri specifici per la qualifica dei valutatori/tecnici che operano per la valutazione di conformità di un Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) in accordo alla Norma UNI 10854:1999, per un’Organizzazione appartenente alla filiera agroalimentare (di seguito
"Organizzazione"), ai fini del rilascio e mantenimento della certificazione di conformità ed integra quanto riportato nella IS-CRT-QUA-00.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Quanto detto nel presente documento, ed i flussi di attività regolati dalla citata IS-CRT-QUA-00, si applicano alle aziende agroalimentari, appartenenti alla filiera agroalimentare, intese come ogni soggetto pubblico o privato, con o senza fini di lucro, che esercita una o più delle seguenti attività: la produzione , la preparazione, la trasformazione, la fabbricazione, il confezionamento, il deposito, il trasporto, la distribuzione, la manipolazione, la vendita o la fornitura, compresa la somministrazione, di prodotti alimentari1.
3. RIFERIMENTI SPECIFICI
UNI 10854:1999 - Linee guida per la progettazione e realizzazione di un Sistema di autocontrollo basato sul metodo HACCP
Codex Alimentarius (Rev. 3 del 1997), Supplement to Volume 1B, pubblicato a cura della FAO (Food Agricultural Organization) e del WHO (World Health Organization).
IS-CRT-QUA-00 "Valutazione e certificazione di sistemi di gestione per la qualità"
IS-CRT-AUD-01 "Qualifica e relativo mentenimento del personale tecnico per i sistemi di gestione - requisiti generali"
Requisiti integrativi per la certificazione di sistemi di gestione della qualità nel settore agroalimentare (disponibile nel database Instructions to Technicians)
Linea guida per i valutatori RINA operanti nel settore Agroalimentare (EA 01, 03, 30) (disponibile nel database Instructions to Technicians)
Report da NEW AGE.
Agroqualità/RINA: Guida per la Certificazione di un Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP.
4. ESAME DOCUMENTALE / VERIFICA INIZIALE (STAGE 1 + STAGE 2)
La documentazione di cui al punto 3.1 della “Guida per la certificazione di un Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP” è valutata per verificare preliminarmente la conformità del Sistema di Gestione applicato alla norma UNI 10854:1999. Tale verifica costituisce lo Stage 1 che, di norma è effettuato off-site, per le verifiche UNI10854:1999 ovvero non integrate.
L'esito dell’esame documentale è comunicato al richiedente; eventuali non conformità riscontrate devono essere risolte dall'Organizzazione, a soddisfazione di Agroqualità/RINA, prima del prosieguo dell’iter certificativo.
Tali verifiche documentali possono essere svolte direttamente in situ (stage 1 on-site), a discrezione del RPC o del RGVI.
Nel caso di verifiche integrate con SGQ anche lo stage 1 della UNI10854:1999 seguirà le stesse regole definite nella IS-CRT-QUA-00 per lo stage 1 della ISO 9001.
1Possono essere considerate “Aziende agroalimentari” aziende con attività classificabili in diversi settori EA (01, 03, 29a, 30).
5. PIANIFICAZIONE DELLA VERIFICA ISPETTIVA
Il RPC (Responsabile di pratica) provvede alla gestione della pratica stessa, seguendo le stesse modalità riportate in questo documento e nel documento IS-CRT-QUA-00 per la gestione delle pratiche di certificazione di Sistemi di Gestione per la Qualità.
La data della verifica iniziale viene concordata tra i responsabili dell’Organizzazione e l’RPC e/o RGVI; la verifica ha lo scopo di accertare la conformità del Sistema di Autocontrollo alla Norma UNI 10854:1999. La data concordata è poi confermata per iscritto all’Organizzazione, usualmente con una settimana di anticipo, precisando i nominativi dei componenti del Gruppo di Valutazione.
5.1 TEMPI DI VISITA
La “Tabella tempi di audit per certificazione” riportata di seguito definisce i tempi medi da utilizzare in giorni/uomo2 per l’audit di certificazione di Organizzazioni di media complessità, a seconda del numero di addetti. Almeno l’80%
dei tempi riportati nella tabella deve essere impiegato per l’audit on-site. Nella stessa Tabella sono inoltre riportati i tempi per una visita integrata ISO 9001:2000 o con schemi di prodotto agroalimentare.
In funzione della complessità e dimensione dell’Organizzazione i tempi di visita possono essere incrementati o ridotti (vedere IS-CRT-QUA-00). In generale tale modifica dei tempi di audit non deve superare il 30% dei gg./uomo indicati sulla tabella per quella fascia di addetti.
Nei paragrafi successivi sono riportati i criteri per definire il numero di addetti con cui entrare in tabella e le condizioni per incrementare o ridurre i tempi riportati nella “Tabella tempi di audit per certificazione”. Ogni riduzione dei tempi di audit on-site rispetto a quelli riportati in tabella deve essere adeguatamente motivata sul documento
"Iter certificativo e proposta di certificazione/estensione" dal RPC.
Per la pianificazione delle visita e l’esame della documentazione deve essere considerato come tempo necessario un minimo di 4 ore.
I tempi da impiegare per l’audit di sorveglianza annuale e di ricertificazione sono rispettivamente 1/3 e 2/3 dei tempi impiegati per l’audit di certificazione, tenendo in considerazione la complessità e la dimensione dell’Organizzazione.
Il numero di addetti dell’Organizzazione con il quale entrare nella Tabella seguente, si calcola considerando il numero di dipendenti (comprendendo anche lavoratori stagionali, lavoratori part-time, temporanei) e i sub-contrattisti che hanno influenza sulla qualità del prodotto/servizio fornito. Ovviamente nel caso di personale impiegato non a tempo pieno (stimato in 40 ore settimanali) e in modo non continuativo si deve fare una stima del tempo realmente dedicato all’Organizzazione (es. totale dipendenti 100, di cui 50 operanti 20 ore settimanali e 50 operanti 40 ore settimanali, il calcolo del numero effettivo di addetti è pari a = (100-50)+50/2=75.
Nel caso di attività che utilizzano turni lavorativi per lo stesso tipo di lavoro si può applicare la seguente formula per il calcolo del numero di addetti dell’Organizzazione: n. dipendenti non turnisti + n. dipendenti turnisti/(numero turni - 1).
TABELLA TEMPI TOTALI DI AUDIT ON-SITE PER LA CERTIFICAZIONE
Numero effettivo di personale
Durata dell’audit Stage 1 (se on-site) + Stage 2
(giorni/uomo)
1 – 10 1
11 – 25 2
26 – 85 3
86 – 275 4
276 – 425 5
426 – 625 6
> 625 seguire la successione
NOTA 1 Il numero di addetti si calcola tenendo in considerazione quanto riportato nel paragrafo di cui sopra
2Un giorno si intende composto da 8 ore. Il tempo impiegato giornalmente oltre alle 8 ore non deve essere considerato al fine del calcolo dei giorni/uomo.
NOTA 2 Il tempo di audit totale riportato in tabella può essere ridotto del 30% massimo in funzione della complessità e dimensione dell’organizzazione (vedere paragrafo di cui sopra ed IS-CRT-QUA-00)
NOTA 3 Il tempo da impiegare per le attività di audit on site (compreso l’eventuale esame dei documenti on site) deve essere almeno l’80% del tempo di audit totale riportato in tabella
NOTA 4 I tempi da impiegare per l’audit di sorveglianza annuale e di riesame completo sono rispettivamente 1/3 e 2/3 dei tempi impiegati per l’audit di certificazione, tenendo in considerazione la complessità e la dimensione dell’Organizzazione
NOTA 5 Nel calcolo dei tempi di audit è necessario approssimare in eccesso alla mezza giornata successiva (es.
1,1→1,5; 1,6→2)
NOTA 6 Un giorno si intende composto da 8 ore NOTA 7 Tempo da dedicare alla stage 1:
se effettuato in ufficio → 0,5 gg/uomo, da aggiungere al tempo di audit on-site
se effettuato presso l’Organizzazione → 1-25 addetti: da 0,30 a 1 gg/uomo; max 50% tempo audit (compreso nel tempo di audit on-site) da 26 addetti: min 0,5 gg/uomo; max 33% tempo audit
5.2 COMPOSIZIONE DEL GRUPPO DI VALUTAZIONE
Il RPC, eventualmente in collaborazione con il RGVI incaricato, concorda la formazione del gruppo di valutazione designando uno o più valutatori e/o esperti tecnici qualificati.
I criteri generali per la formazione del gruppo di valutazione sono i seguenti:
• il team di valutazione, nel suo insieme (almeno uno dei componenti del team, preferibilmente il RGVI), deve essere qualificato per almeno un settore tra quelli possibili oggetto della valutazione (EA 01, 03, 30), e deve possedere la qualifica HACCP, ovvero devono aver sostenuto un corso di almeno 16 ore relativo al metodo HACCP, basato sui principi del Codex Alimentarius, comprovato da attestato o altra qualifica (es. comprovata esperienza lavorativa, relativamente al metodo HACCP)
• devono essere presenti nel gruppo di valutazione competenze e conoscenze relativamente all’attività dell’Organizzazione sottoposta a valutazione
• devono essere presenti nel gruppo di valutazione competenze e conoscenze relativamente alla normativa applicabile all’attività dell’Organizzazione sottoposta a valutazione
• la qualifica del gruppo di verifica per quanto riguarda la competenza sul metodo HACCP deve essere in accordo con quanto previsto dall’istruzione IS-CRT-AUD-01 e dal documento “Requisiti integrativi per la certificazione di sistemi di gestione della qualità nel settore agroalimentare”.
5.3 ESECUZIONE VISITA
La valutazione è effettuata sulla base della documentazione di cui al punto 3.1 della “Guida per la certificazione di Sistemi di Autocontrollo basati su metodo HACCP” e con stretto riferimento alle prescrizioni della norma di riferimento. La visita di valutazione si effettua in accordo alle modalità stabilite dal presente documento e, per quanto non espressamente richiamato, dalla IS-CRT-QUA-00, utilizzando l’apposita check-list CHK HACCP (facoltativa), che fornisce una guida per la conduzione della stessa.
La verifica in situ deve essere effettuata sempre durante lo svolgimento delle attività dell’Organizzazione.
Nel caso di certificazione integrata tra Certificazioni di Prodotto Agroalimentare e Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP si devono utilizzare le singole check list per ogni schema.
Al termine della visita di valutazione sarà consegnato all’organizzazione un rapporto di verifica ispettiva, sul quale saranno, tra l’altro, riportate le eventuali non conformità ed osservazioni riscontrate.
L’Organizzazione, dopo aver analizzato le cause delle eventuali non conformità segnalate sul rapporto di cui sopra, dovrà proporre ad Agroqualità/RINA le necessarie azioni correttive ed i tempi previsti per la loro attuazione (per la loro gestione fare riferimento alla IS-CRT-QUA-00).
L’accettazione di tali proposte sarà comunicato per iscritto da Agroqualità/RINA all’Organizzazione.
E’ responsabilità dell’area operativa competente inserire i dati relativi all’Organizzazione sottoposta a verifica, compilando gli appositi step su ASCESI.
5.4 GESTIONE NON CONFORMITÀ
L’iter per il rilascio della certificazione può essere sospeso in presenza di non conformità maggiori3 o nel caso di altri rilievi la cui numerosità, a giudizio del gruppo di valutazione, sia tale da pregiudicare il corretto funzionamento del Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP.
In tali casi, entro tre mesi, dovrà essere effettuata una verifica supplementare.
In presenza di non conformità minori4 in numero non tale da pregiudicare il corretto funzionamento del Sistema di Autocontrollo dell’Igiene, l’iter certificativo proseguirà normalmente.
5.5 MODULI SPECIFICI PER LA RAPPORTAZIONE
Per la gestione della pratica del Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP si utilizzano, in generale, i moduli presenti su ASCESI per lo specifico schema.
In particolare per la rapportazione della verifica ispettiva si utilizzano, qualora non disponibile ASCESI, i moduli RVI (RVI, NC, RACC: Rapporto di Audit/Rilievo/Raccomandazione), con riferimento alla Norma UNI10854:1999, riportando:
• nel campo standard bisogna inserire la norma UNI 10854 e nel campo “Altri Documenti” l’indicazione dei riferimenti del manuale del Sistema HACCP (o piano HACCP);
• nella pagina “Sommario valutazione requisiti del Sistema di Autocontrollo HACCP - UNI 10854:1999”
(modulo RVI_ita/HACCP/mod.2a pag.), gli argomenti esaminati durante la visita e segnalati gli eventuali rilievi riscontrati;
• nelle altre pagine la verifica di siti esterni all’organizzazione, la verifica di attività svolte al di fuori dell’organizzazione (es. distribuzione pasti, siti temporanei, erogazione di servizi, ecc.), le attività verificate, con particolare riferimento alle fasi, ai processi ed ai prodotti/servizi verificati, nel caso di più prodotti/servizi non tutti in corso durante la verifica e/o processi e/o fasi produttive verificate, qualora avvengano in tempi diversi (NB Questo dato risulta fondamentale per poter pianificare le verifiche successive e poter coprire in un congruo arco di tempo tutti i prodotti/servizi e le attività/fasi coperti dal sistema certificato)
• 1 o più moduli di registrazione dei rilievi, nei quali vengono registrate le non conformità;
• 1 o più moduli di registrazione delle raccomandazioni;
• la pagina finale, nella quale sono annotate le conclusioni e nella quale l’Organizzazione potrà annotare le eventuali riserve o commenti sulla conduzione della verifica ispettiva.
Per la gestione generale della pratica sono stati preparati i seguenti moduli specifici da utilizzare in sostituzione di quelli richiamati nella IS-CRT-QUA-00, laddove non disponibili su ASCESI:
- QUAHACPVI - Programma di Audit per il Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP - HACCP PVP - Piano degli Audit Periodici
- ITER/PROP HACCP – Iter certificativo e proposta di certificazione/estensione - CERGENAGRO - Certificato di Conformità per Agroqualità
- CERGENALI - Certificato di Conformità per RINA Tutti i forms richiamati sono disponibili nel Database Forms.
3Si intendono non conformità maggiori:
• una situazione che potrebbe provocare la consegna di un prodotto non conforme o non rispondente alle leggi per esso vigenti,
• una situazione tale da provocare una grave deficienza del Sistema di Autocontrollo HACCP o da ridurre la sua capacità ad assicurare il controllo dei pericoli individuati
4Si intendono non conformità minori:
• una situazione che, pur costituendo una deviazione od una non completa applicazione dei requisiti della Norma UNI 10854:99, non possa provocare né la consegna di un prodotto non conforme o non rispondente alle leggi per esso vigenti, né una grave deficienza del Sistema di Autocontrollo HACCP
6. APPROVAZIONE DELLA PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE
L’iter certificativo e proposta di certificazione/estensione viene inviata da parte del RPC al CTQ per la verifica indipendente e l’approvazione. I documenti da allegare all’iter/proposta sono:
- RVI stage 1 (ove presente) e stage 2 (+ eventuale rapporto di audit supplementare) - Iter certificativo e proposta di certificazione/estensione
- Estratto del Manuale dell’Organizzazione con campo di applicazione ed identificazione dei CCP - Visura Camerale (o documento equivalente), non più vecchia di sei mesi
- Questionario Informativo
- RIESAME DEL CONTRATTO compilato e firmato
- Fogli di osservazione (QUASQA08V) compilati dai componenti del GVI - PVP
L’ assegnazione del numero del certificato, la procedura di comunicazione al cliente dell’approvazione del CTQ, la fatturazione, l’invio del certificato e del relativo logotipo di certificazione seguono quanto definito nell’istruzione IS- CRT-QUA-00.
7. FORMAZIONE DEL NUMERO DEL CERTIFICATO E PUBBLICAZIONE
Il CTQ verifica ed approva (vedi IS-SCC-CER-01) la proposta di certificazione ed assegna il numero di certificato alle Organizzazioni la cui proposta è stata approvata.
Nei casi in cui il CTQ decida variazioni al RVI rilasciato dal Team Leader all’Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una visita in data ravvicinata rispetto a quella riportata, è necessario darne comunicazione all’Organizzazione utilizzando le lettere predisposte su ASCESI.
Per gli altri step si faccia riferimento alla IS-CRT-QUA-00.
Il certificato deve essere stampato, laddove necessario/richiesto utilizzando il Modulo CERGENAGRO per Agroqualità e CERGENALI per RINA.
8. VISITE PERIODICHE E RICERTIFICAZIONE
Viene effettuata almeno una visita di sorveglianza con periodicità non superiore a 12 mesi. L’estensione delle verifiche è lo stesso della prima verifica e tutto il Sistema viene sottoposto a sorveglianza.
Con preriodicità triennale il Sistema di Autocontrollo basato sul metodo HACCP deve essere completamente riesaminato e, ad esito positivo dello stesso, dovrà essere emesso un nuovo certificato con scadenza triennale.
Le date entro le quali devono essere effettuate le visite e il grado di estensione sono riportate nel Piano degli Audit Periodici inviato all’Organizzazione unitamente al Certificato (HACCP PVP).
Per la definizione del programma di visita, la formazione del Gruppo di Audit e le check-list da utilizzare vengono applicati gli stessi criteri riportati per la prima visita di valutazione.
Per i tempi di visita fare riferimento alla Tabella 1 ed alle relative note esplicative.
