Allegato A – Documento Tecnico per consultazione preliminare di mercato
DESCRIZIONE DEL SISTEMA
1. Oggetto
Il presente documento disciplina l'acquisizione in noleggio “full service” di un sistema per la rilevazione/(raccolta) automatizzata delle presenze/assenze del personale dipendente del Comune comprensivo di assistenza tecnica e manutenzione “full risk che garantisca la piena integrazione con il sistema informatico gestionale già in uso, il programma AscotWEB Presenze di Insiel S.
p. A.
La realizzazione di quanto oggetto dell'appalto, comprende:
1) l’ applicativo di gestione dei rilevatori presenze, acquisizione delle timbrature e trasferimento delle stesse al gestionale Ascot WEB di Insiel, compreso di configurazione, personalizzazione, assistenza e manutenzione;
2) Il noleggio e la manutenzione full risk dei componenti hardware necessari al funzionamento del sistema, terminali di rilevazione delle presenze, compresa la loro installazione e collegamento con l’applicativo in rete cellulare via 2G/3G/LTE, stampante per l'emissione dei badges, e lettore da tavolo;
3) la formazione del personale amministrativo e tecnico;
4) non si prevede che vengano sostituiti i badges utilizzati attualmente dai dipendenti comunali;
Il servizio comprende:
fornitura in noleggio dell’ applicativo di gestione dei rilevatori presenze, acquisizione delle timbrature e trasferimento delle stesse al gestionale Ascot WEB Presenze di Insiel, compreso di configurazione, personalizzazione,e assistenza;
fornitura in noleggio ed installazione dell'hardware (terminali, stampante, lettore da tavolo, ecc.;
La fornitura delle SIM cards necessarie al collegamento dei terminali presenza all’applicativo;
servizio di assistenza tecnica e manutenzione dell'hardware per tutta la durata del contratto;
servizio di assistenza tecnica e manutenzione del software per tutta la durata del contratto, comprensiva dell'attivazione e di supporto alla configurazione del servizio;
somministrazione della formazione al personale;
Descrizione del sistema attuale
L'attuale sistema di rilevazione presenze è costituito da 116 terminali di diverso modello, tutti forniti da Selesta Ingegneria SpA, collegati via LAN Ethernet, ed un pc desktop con s. o. Microsoft Windows XP SP3 sul quale viene eseguito:
il software server Selesta SeleWinWEB:, che controlla, gestisce e colleziona i dati di tutti i terminali di rilevazione presenze;
il database di conservazione (Microsoft SQL Server) delle transazioni, che li trasferisce al database Oracle del gestionale AscotWEB di Insiel.
I rilevatori presenze utilizzano tessere a banda magnetica ISA ABA in traccia 2
e di prossimità con tecnologia Rfid 125KHz R/O e presentano le seguenti caratteristiche di funzionamento:
sono dotati di allacciamento elettrico;
sono dotati di display e di tastiera per la selezione delle causali;
la lettura avviene in due direzioni per distinguere l'entrata dall'uscita (se RFID con doppia antenna, due posizioni diverse per entrata ed uscita), con segnalazione acustica di corretta transazione;
sono dotati di memoria con batteria tampone per la memorizzazione delle timbrature;
sono configurati per inviare immediatamente i dati delle transazioni al software server;
tutti i dati dei vari rilevatori sono collezionati dal server Selesta;
Per quanto riguarda le procedure software in uso queste sono:
Procedura Insiel AscotWEB: utilizzata per la gestione delle presenze del personale.
Dettaglio delle prestazioni oggetto dell'appalto Il servizio di noleggio comprenderà:
a) l'applicativo per la rilevazione presenze;
b) tutti i moduli software necessari per il corretto funzionamento della soluzione offerta;
c) installazione, configurazione e collaudo del software applicativo incluse le attività di integrazione con i sistemi Insiel;
d) il servizio di assistenza tecnica, manutenzione ed evoluzione (sia applicativa che sistemistica).
La fornitura di hardware riguarderà:
a) i terminali di rilevazione delle presenze e la loro installazione nelle postazioni individuate;
b) eventuali terminali da tavolo da utilizzare per sedi temporanee (sale corsi o simili);
c) le SIM cards per il collegamento dei terminali presenza all’applicativo;
d) la stampante per la personalizzazione dei badges ed il lettore da tavolo RFID 125KHz per la verifica del funzionamento del badge;
e) il servizio di assistenza tecnica e manutenzione dell'hardware per tutta la durata del contratto.
La formazione del personale riguarderà:
a) le modalità di gestione dell'applicativo e le modalità operative dei componenti hardware e software;
b) l'utilizzo dei rilevatori per i dipendenti.
Il personale che dovrà accedere al sistema di rilevazione delle presenze è articolato attualmente nelle seguenti categorie:
Personale tecnico-amministrativo del Comune;
Collaboratori esterni (assistenza informatica);
Si richiederà di fornire nella Descrizione dell'Offerta Tecnica un piano di realizzazione del sistema dettagliato ed impegnativo. Tale piano dovrà contenere l'elenco delle fasi/attività di implementazione e relative tempistiche
di inizio e fine. Dovrà inoltre contenere le schede tecniche e l'elenco dettagliato, completo delle caratteristiche essenziali e particolari dei componenti offerti e la loro denominazione commerciale.
Servizio relativo all'applicativo di acquisizione delle presenze REQUISITI OBBLIGATORI RICHIESTI PER IL SERVIZIO
L'elenco dei requisiti generali e specifici obbligatori per la partecipazione alla procedura di gara (caratteristiche minime attese) per l’ applicativo di gestione dei rilevatori presenze e acquisizione delle timbrature sono i seguenti:
a) l’applicativo dovrà essere installato con tutti i moduli ed i software necessari al funzionamento su macchina fisica o virtuale messa a disposizione dal Comune, presso il datacenter comunale o presso il datacenter regionale di Insiel, la macchina in questione sarà di nuova installazione/configurazione, non si potranno utilizzare parti di sistemi software eseguiti su macchine già esistenti per la fornitura di qualsivoglia altro servizio per conto del Comune;
b) deve permettere la raccolta e gestione delle presenze del personale, dimensionato per la gestione di almeno 3200 persone;
c) trasferimento immediato (continuo) dei dati raccolti al gestionale del Comune, previo caricamento nel RDBMS Oracle di Insiel;
d) mantenimento in linea dei dati acquisiti per 90/180 giorni;
e) storicizzazione dei dati e delle configurazioni;
f) accesso sia da internet che via intranet dalla rete del Comune, tramite interfaccia web fruibile in modalità responsive anche da dispositivi mobili a vari livelli dal personale interessato con modalità di accesso differenziato, previa autenticazione con credenziali gestite dal Comune, compatibile con i maggiori browser in commercio e secondo gli standard conformi alle linee guida sull'accessibilità dei contenuti web (WCAG 2.0);
g) visualizzazione e aggiornamento delle informazioni/rilevazioni in tempo reale dell'interfaccia web con contestuale visualizzazione delle timbrature attraverso query di ricerca nel database. L'informazione minima da visualizzare dovrà indicare: causali e orario timbrature, identificativo (ID badge) del dipendente e del terminale dal quale è stata fatta la timbratura;
h) possibilità di ritrasferire i dati acquisiti (ed ancora presenti nel database) verso il gestionale di Insiel in tempi successivi al primo trasferimento qualora necessario;
i) garantire l'export in formati standard (MS Office, Apache Open Office etc) di dati utili a trattamenti accessori a fini statistici;
j) rispetto degli standard sull'accessibilità delle interfacce conformi alla EN301549;
k) supportare browsers quali: Mozilla Firefox, Chrome, Edge, Safari;
l) standard di sicurezza dati: protocollo HTTPS (con certificato di CA pubblica);
m) procedure e policy compatibili alle disposizioni dei regolamento generale sulla protezione dei dati Reg. UE n. 2016/679;
n) gestione dei livelli di autorizzazione (almeno 3 livelli) gestione/visione;
o) gestione delle forme di lavoro flessibile (telelavoro) in termini di disponibilità di funzionalità quali possibilità di timbratura geolocalizzata (ad es. tramite smartphone) per il personale operante al di fuori delle sedi comunali;
p) il software deve essere accompagnato dalla manualistica tecnica di sistema e dalla guida all'utilizzo personalizzata e aggiornata;
q) il sistema preferibilmente deve essere dotato di guida in linea.
Fornitura e posa in opera dei terminali per la rilevazione delle presenze e fornitura del materiale di supporto
Fornitura di 115 terminali con i seguenti requisiti e caratteristiche obbligatori:
a) presenza di tastiera per la digitazione delle causali prevedendo che possano essere inserite manualmente tutte le causali fra 1 e 99 senza descrizione a schermo del codice causale;
b) presenza di display informativo ad elevato contrasto e/o retroilluminato;
c) segnalatore acustico di avvenuta lettura;
d) riconoscimento tessera con tecnologia senza contatto che supporti sia la tecnologia esistente + RFID 125 KHz R/O che RFID MIFARE 13,56 MHz;
e) presenza di doppia antenna per permettere la distinzione tra lettura di uscita e lettura di entrata;
f) modem 2G/3G/LTE incluso;
g) allacciamento elettrico a 220v;
h) interfaccia fisica di collegamento alla rete Ethernet con interfaccia rame RJ45;
i) staffe e/o quanto necessario per il montaggio a parete;
j) la comunicazione tra software server e terminale dovrà avvenire a mezzo canale crittografato o algoritmo di cifratura. Il canale dovrà essere cifrato con algoritmi standard di mercato che andranno descritti nell’offerta tecnica. (per esempio https, ftps, ecc...);
k) funzionalità di cambio da ora solare a legale e viceversa;
l) presenza di batteria interna ricaricabile che garantisca una autonomia di funzionamento di almeno 1 ora in caso di mancanza di alimentazione elettrica;
m) presenza di memoria interna non volatile per la memorizzazione di un numero adeguato di timbrature in caso di mancanza di collegamento al server;
n) funzionalità di ripresa automatica dell'invio delle timbrature (comprese quelle accodate durante l'assenza di collegamento) al ripristino dei collegamento con il server;
o) funzionalità di visualizzazione su display delle ultime timbrature effettuate usando il proprio badge.
Fornitura e posa in opera di 2 terminali presso l’ingresso principale e secondario di palazzo Granatieri dotato di tastiera fisica con caratteri in rilievo e di sintesi vocale per la conferma della causale inserita e dell'avvenuta corretta timbratura (per utilizzo da parte di non vedenti) avente i seguenti requisiti e caratteristiche obbligatori:
a) presenza di tastiera fisica con caratteri in rilievo per l'inserimento delle causali prevedendo che possano essere inserite manualmente tutte le causali fra 1 e 99 senza descrizione del codice causale;
b) sintesi vocale della causale inserita, del verso (entrata/uscita) e dell'avvenuta corretta timbratura;
c) riconoscimento tessera con tecnologia senza contatto che supporti sia la
tecnologia esistente + RFID 125 KHz R/O che RFID MIFARE 13,56 MHz;
d) modem 2G/3G/LTE;
e) presenza di doppia antenna per permettere la distinzione tra lettura di uscita e lettura di entrata;
f) allacciamento elettrico a 220v;
g) interfaccia fisica di collegamento alla rete Ethernet con interfaccia rame RJ45;
h) staffe e/o quanto necessario per il montaggio a parete;
i) la comunicazione deve essere criptata (per esempio https, ftps, ecc...);
j) funzionalità di cambio da ora solare a legale e viceversa;
k) presenza di batteria interna ricaricabile che garantisca una autonomia di funzionamento di almeno 1 ora in caso di mancanza di alimentazione elettrica;
l) presenza di memoria interna non volatile per la memorizzazione di un numero adeguato di timbrature in caso di mancanza di collegamento al server;
m) funzionalità di ripresa automatica dell'invio delle timbrature (comprese quelle accodate durante l'assenza di collegamento) al ripristino dei collegamento con il server;
Per tutti i terminali oltre alla fornitura va prevista anche la loro posa in opera, installandoli nelle posizioni, presumibilmente quelle attuali, che dovranno essere concordate con il Direttore dell'Esecuzione del Contratto (DEC), A richiesta verranno rese disponibili le planimetrie sintetiche dei locali in cui eseguire la posa in opera. Quelli attualmente in uso saranno disinstallati a cura dell’affidatario e messi a disposizione del DEC, all'atto della consegna dei beni (rilevatori presenze) I'affidatario dovrà rilasciare al DEC idoneo documento di trasporto dal quale risultino in modo dettagliato i beni forniti.
Fornitura e posa in opera delle interconnessioni: per il collegamento dei rilevatori all’applicativo di raccolta delle transazioni dovranno essere utilizzati i modem 2G/3G, solamente per i dispositivi posti in locali nei quali il segnale della rete cellulare non fosse disponibile, saranno temporaneamente permessi i collegamenti su rete LAN. In tali sedi, presumibilmente il 5 percento del totale che saranno opportunamente segnalate nella lista delle installazioni richieste, sarà compito dell’Aggiudicatario, qualora non fosse possibile risolvere il problema installando il terminale in una zona in cui il segnale sia sufficiente, realizzare/installare un ripetitore o amplificatore, meglio se monitorabile remotamente, per trasportare il segnale della rete cellulare e bypassare eventuali problemi di natura strutturale; la soluzione, attiva o passiva sarà definita dall’Aggiudicatario, ed il monitoraggio del funzionamento e la manutenzione di tale sistema sarà a cura dell’ Aggiudicatario per tutta la durata del contratto.
Qualora in detti locali non siano presenti idonee cablature (minimo accettabile UTP Cat. 6), i cavi da utilizzare per il collegamento temporaneo, devono essere cavi UTP Cat. 6; tutti i materiali impiegati devono rispettare le normative in vigore (EUROCLASSE CPR CEI - UNEL 35016 Cca - sl b, d1, al), certificati (norme EN 50173 e 50174), etichettati sulla base delle indicazioni del DEC ed attestati rispettivamente:
1) lato armadio ai permutatori esistenti: (laddove non fossero disponibili
porte libere, possono essere attestati con spine RJ45 Cat 6); dovrà essere inoltre prevista da questo lato una scorta di cavo di almeno 50 cm. Nel caso in cui la sede sia sprovvista di armadio dati si dovrà installare a muro una scatola 503 con presa RJ45 Cat. 6.
2) lato rilevatore: con presa RJ45 Cat 6 in scatola 503, vanno fornite pure le bretelle in rame 4 coppie RJ45-RJ45 di collegamento lato switch e lato terminale.
Nella quotazione va inclusa fornitura e posa in opera di canaletta bianca 10mm x 10mm per il cavo di alimentazione elettrica e, dove necessario per il cavo UTP.
Fornitura di 1 stampante per la stampa dei badges. La stampante deve poter stampare in b/n o colore su un lato il testo con foto e numero di matricola dell'assegnatario della tessera, deve poter applicare un film protettivo e deve essere compatibile con il software di gestione presenze fornito dall'affidatario.
Fornitura di 1 lettore RFID 125 Khz per l'associazione o verifica dei badges e per l'emissione degli stessi. Il dispositivo dovrà essere installato presso l'Ufficio del Personale.
Tutti i dispositivi hardware devono essere forniti in noleggio nuovi di fabbrica, in produzione corrente.
3.4 Servizio di assistenza e manutenzione di hardware e software Servizi obbligatori durante l'esecuzione
a) Il servizio di assistenza e manutenzione deve essere garantito per tutta la durata del contratto.
b) L'affidatario si impegna all'aggiornamento dell'impianto tecnologico, hardware e software, per mantenerlo pienamente conforme alla normativa vigente in materia di sicurezza, protocolli di comunicazione con le reti pubbliche, variazione della normativa in merito alla rilevazione automatizzata delle presenze, ecc. per tutta la durata del contratto e senza ulteriori addebiti
c) La manutenzione dei software in particolare, ha per oggetto:
1. manutenzione correttiva: la eliminazione dei difetti e dei guasti degli applicativi emersi nel corso del loro utilizzo nonché la prestazione dei servizi collaterali che ne assicurano il corretto funzionamento.
2. manutenzione evolutiva: il servizio di manutenzione deve includere inoltre ogni eventuale modifica e integrazione resa necessaria dall'adeguamento alle variazioni della normativa vigente in particolare deve garantire il funzionamento a seguito di aggiornamento dei browser web. Deve essere prevista la rimozione di anomalie e/o malfunzionamenti nei tempi e nei modi previsti nella tabella sotto riportata.
d) Dalla data di avviamento operativo del software oggetto dell'appalto, certificato con apposito verbale di conformità, I'affidatario assicura il buon funzionamento dell'hardware e del software, assumendo l'obbligo di eliminare le anomalie e/o i malfunzionamenti, senza alcun addebito.
e) L'affidatario si impegna, all'aggiornamento del software senza ulteriori addebiti, al fine di:
a) adeguare il software alla normativa vigente;
b) prevenire le vulnerabilità di sicurezza;
c) correggerne i difetti;
d) garantirne il funzionamento anche a seguito di aggiornamenti dei browser web.
f) L'affidatario deve garantire il servizio di assistenza tecnica e manutenzione come di seguito descritto:
assistenza durante la fase di avvio del sistema (affiancamento all'Ufficio Personale e all'Area Servizi ICT) per supportare il passaggio dai vecchi ai nuovi terminali, garantendo il regolare avvio dell'attività; tale servizio dovrà essere fornito mettendo a disposizione del Comune un supporto specialistico costituito da figure professionali: dotate di "elevate competenze" specialistiche sull'applicativo in grado di supportare il Comune nelle scelte implementative ed evolutive nell'implementazione delle procedure di configurazione e parametrizzazione del sistema. La programmazione degli interventi in fase di installazione e configurazione dovrà essere concordata e pianificata con il Committente entro 20 giorni dalla data della stipula del contratto e dovrà essere erogata sotto forma di giornate/uomo on site e di ore/uomo per la consulenza telefonica. Sarà cura del Comune individuare i referenti dei dipartimenti che faranno da referenti nelle attività di avvio del nuovo sistema di timbratura;
a regime, servizio di trouble ticketing telefonico, via mail, o via portale web a supporto dell'Ufficio Personale e dell'Area Servizi ICT, per la segnalazione di malfunzionamenti e/o anomalie sull'utilizzo degli strumenti, dell'infrastruttura, delle funzionalità, anche derivanti dall'implementazione di parametri e nuove configurazioni, in relazione a tematiche specifiche inerenti ai servizi erogati;
servizio di assistenza tecnica e manutenzione on-site full risk, per la risoluzione di guasti e malfunzionamenti degli apparati di rilevazione presenze, della stampante e del lettore senza ulteriori oneri per il Comune comprese le spese di trasporto degli apparati e salvo il caso di danneggiamenti per dolo, allagamenti, incendi e calamità naturali, tale servizio dovrà prevedere la sostituzione, senza ulteriori oneri per il Comune, delle parti consumabili quali esemplificativamente e non esaustivamente: le batterie tampone, eventuali memorie flash in prossimità dei raggiungimento dei cicli massimi di scritture, antenne di lettura, display, schede di rete, alimentatori, motherboards, case completo o parte, ecc.
inoltre, se le riparazioni richieste cadessero in prossimità della quadratura mensile delle presenze che viene effettuata entro i 3 primi giorni del mese, qualora uno o più terminali non fossero in grado di trasmettere i dati delle transazioni e non fosse possibile ripararli per tempo, sarà cura dell’affidatario provvedere al recupero dei dati (via porta seriale, usb o altro) ed al caricamento nel database per la trasmissione al gestionale di Insiel.
MODALITÀ' E TEMPISTICHE RICHIESTE PER I SERVIZI DI ASSISTENZA E MANUTENZIONE
L'affidatario è tenuto a fornire i servizi di assistenza sistemistica e tecnica
necessari ad assicurare il corretto funzionamento del software fornito. In particolare, durante l'orario di apertura degli uffici del Comune, deve garantire l'assistenza telefonica e telematica all'utilizzo del software applicativo.
Dovranno altresì essere assicurati gli interventi on-site in casi di guasti bloccanti per i rilevatori entro il giorno lavorativo successivo alla chiamata.
