Regolamento per l’acquisizione in economia di beni e servizi ai sensi dell’art.125 D.Lgs. 163/2006
Art.1
Oggetto del Regolamento
1. Il presente Regolamento disciplina il sistema delle procedure per l’acquisizione in economia di forniture dei beni e dei servizi specificamente individuati nello stesso ed entro i limiti riportati negli articoli seguenti, in armonia con le norme contenute nel Codice dei Contratti pubblici (D.Lgs. 163/06) ed in particolare con quelle contenute all’art. 125.
2. Le disposizioni del presente Regolamento sono finalizzate ad assicurare che l’affidamento di servizi e forniture avvenga in termini temporali ristretti e con modalità semplificate, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa oltre che dei principi di libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità e pubblicità.
Art.2
Limiti di importo e divieto di frazionamento
1. L’acquisizione di forniture di beni e di servizi in economia è consentita per importi inferiori alla soglia comunitaria attualmente di € 193.000,00 Euro, di cui all’articolo 28, comma 1 lettera b), del Decreto Legislativo 163/2006. Il citato importo è soggetto ad adeguamento automatico, tenuto conto della revisione periodica di cui all’ articolo 248 del Codice dei Contratti pubblici. Gli importi monetari sono da intendersi al netto degli oneri fiscali.
2. Nessuna fornitura di beni e/o servizi di importo superiore a quello indicato nel comma precedente può essere artificiosamente frazionata allo scopo di ricondurne l’esecuzione alla disciplina del presente Regolamento. Oltre tale importo si dovrà provvedere attraverso le ordinarie procedure d’acquisto di servizi e forniture, applicando le disposizioni di legge vigenti in materia.
Art. 3
Tipologie di forniture e servizi
1. Nel limite dell’ importo previsto all’art.2 del presente Regolamento, è ammesso il ricorso alle procedure di acquisizione in economia per le tipologie di fornitura di beni e servizi di seguito elencate:
• Servizi di manutenzione e piccole riparazioni dell’immobile aziendale;
multimediale, abbonamenti a periodici, a banche dati e ad agenzie di informazione ;
• acquisto, noleggio, riparazione e manutenzione di veicoli, acquisto di materiale di ricambio, carburanti, combustibili e altro materiale di consumo;
• acquisto, noleggio, installazione, gestione, manutenzione e riparazione di apparati, reti e sistemi informatici, personal computer, server, router, materiale informatico di consumo, licenze d’uso del software, relativi aggiornamenti e manutenzione; assistenza specialistica e di programmazione dei sistemi informativi e dei servizi volti a garantire la sicurezza dei dati;
• acquisto, noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di sistemi ed apparecchi telefonici fissi e mobili, apparati di telecomunicazione, sistemi di videoconferenza, apparati fax, fotocopiatrici, apparecchi televisivi, macchine per scrivere e per calcolo, impianti di ripresa e videoproiezione;
• acquisto, restauro, manutenzione e riparazione di mobili, arredi, complementi di arredamento e suppellettili;
• beni per l’igiene e per i servizi di pulizia dei locali aziendali;
• acquisto, noleggio, assistenza e manutenzione di impianti tecnologici, idraulici, elettrici, di condizionamento, di sicurezza e fornitura del relativo materiale;
• acquisto di generi di cancelleria, carta e accessori per ufficio;
• servizi di editoria, stampa, realizzazione e diffusione di pubblicazioni, riprese televisive, filmati e prodotti fotografici anche digitali su supporto informatico;
• servizi di divulgazione di bandi o avvisi a mezzo stampa od altri mezzi di informazione;
• partecipazione e organizzazione di conferenze, convegni, congressi,riunioni, manifestazioni, spese per informazione e promozione di attività societarie;
• servizi di rappresentanza – organizzazione di eventi;
• polizze di assicurazione;
• utenze telefoniche;
• servizi medici e sanitari;
• servizi di mensa e/o equipollenti;
• servizi di spedizione (ad esclusione dei servizi postali), traslochi, imballaggio, carico e scarico di materiali, smaltimento e trasporti in genere;
• servizi di consulenza gestionale;
• servizi legali.
Art. 4 Casi particolari
1. Oltre che nel caso previsto dal comma 1 dell’articolo 2 del presente Regolamento, il ricorso alla procedura di acquisto in economia di beni e servizi è consentito nelle seguenti ipotesi:
1) risoluzione, anche parziale, di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto;
2) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, qualora non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito dell’oggetto principale del contratto medesimo;
3) acquisizione di beni o servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more delle ordinarie procedure di scelta del contraente;
4) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l’igiene e la salute pubblica o per il patrimonio storico, artistico e culturale.
Art. 5
Modalità di esecuzione delle acquisizioni in economia
1. Le acquisizioni in economia di beni e servizi, disciplinate dal presente Regolamento, possono essere effettuate:
a) mediante amministrazione diretta: tale sistema è applicabile nei casi in cui non occorra la partecipazione di alcun operatore economico. Le acquisizioni in economia in argomento sono effettuate con materiali e mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale proprio;
b) mediante procedura di cottimo fiduciario: tale sistema trova applicazione nelle acquisizioni in economia per le quali occorre l’affidamento a terzi operatori economici.
Art. 6
Competenza per le acquisizioni in economia
1. Il Direttore Generale della Società, a fronte di rilevate esigenze e di apposita richiesta da parte delle funzioni interessate verifica la necessità di procedere all’acquisto di beni o servizi in economia e dispone, con proprio atto, il ricorso all’acquisizione in economia indicando:
a) il bene o il servizio da acquisire e le motivazioni che sottendono alla necessità dell’acquisto;
b) la modalità di acquisizione in economia prescelta fra quelle indicate all’art.5 del presente Regolamento;
c) l’importo stimato della spesa;
d) nel caso di acquisizione mediante procedura di cottimo fiduciario, l’approvazione della lettera di invito;
e) il nominativo del Responsabile del procedimento, designato ai sensi dell’art.125, comma 2, del D.lgs 163/06, qualora non ritenga opportuno riservare a sé stesso detto ruolo.
2. Nel caso di acquisizioni di cui al comma che precede, attivate mediante procedura di cottimo fiduciario, il Responsabile del procedimento cura lo svolgimento della procedura nel rispetto di quanto disposto agli articoli 7 ed 8 del presente Regolamento e sottopone formale proposta di aggiudicazione definitiva al Direttore Generale che, previa verifica di tale proposta, dispone con proprio atto l’aggiudicazione definitiva dell’acquisizione del bene o del servizio.
3. Nel caso di acquisizioni di cui al comma 1, attivate mediante procedura di cottimo fiduciario che aggiudica con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ovvero del prezzo più basso, il Direttore Generale provvede a nominare la Commissione giudicatrice prevista dall’articolo 10 del presente Regolamento.
4. Per le acquisizioni di beni o servizi di importo pari o inferiore al limite per il quale ha poteri di spesa il Direttore Generale firma il contratto nelle forme stabilite dall’articolo 13 del Regolamento.
5. Per le acquisizioni di beni o servizi di importo superiore al limite per il quale ha poteri di spesa, il Direttore Generale sottopone al Consiglio di Amministrazione apposita proposta di acquisizione nella quale dovrà essere indicato:
a) il bene o il servizio da acquisire e le motivazioni che sottendono alla necessità dell’acquisto;
b) la modalità di acquisizione in economia prescelta fra quelle indicate all’art. 5 del presente Regolamento;
c) l’importo stimato della spesa.
6. Con apposita delibera il Consiglio di Amministrazione approva la proposta di acquisizione in economia del bene o servizio autorizzando l’importo di spesa, nomina il Responsabile del procedimento ai sensi del comma 2 dell’art. 125 del D.Lgs 163/06 e, contestualmente, dà mandato al Direttore Generale di dare attuazione al deliberato. La Commissione giudicatrice viene nominata dal Consiglio di Amministrazione con le modalità previste dall’articolo 10 del presente Regolamento.
7. Il Responsabile del procedimento cura lo svolgimento della procedura garantendo il rispetto delle disposizioni previste dal presente Regolamento, sottoponendo al Direttore Generale la proposta di aggiudicazione definitiva. Il Direttore Generale inoltra la proposta di aggiudicazione definitiva al Consiglio di Amministrazione che con propria delibera, dispone l’aggiudicazione definitiva e delega il Direttore Generale alla sottoscrizione del contratto nelle forme di cui all’articolo 13 del Regolamento.
Art. 7
Procedura del cottimo fiduciario
1. Nel caso di acquisizioni di beni o servizi di importo pari o superiore a 40.000,00 Euro e sino al limite di 100.000,00 Euro, il Responsabile del procedimento invita per iscritto a presentare l’offerta di affidamento almeno cinque operatori economici del settore di interesse, se sussistono in tale numero soggetti idonei, previamente individuati sulla base di indagini di mercato ovvero tramite l’Elenco di Operatori Economici suddiviso per categorie merceologiche da istituirsi.
2. Dette indagini di mercato vengono effettuate mediante consultazione di elenchi telefonici, motori di ricerca su internet ed ogni altro mezzo idoneo allo scopo.
3. La Lettera di invito, approvata dal Direttore Generale e firmata dal Responsabile del procedimento, contiene, in linea di massima, i seguenti elementi:
a) oggetto dell’acquisizione, le relative caratteristiche tecniche e la qualità del bene o del servizio richiesto;
b) l’importo stimato dell’acquisizione;
c) le modalità di fornitura o di esecuzione del servizio;
d) i termini e le modalità di pagamento del corrispettivo ed eventuali penali ai sensi dell’articolo 1382 del Codice Civile;
e) i termini e le modalità di consegna;
f) le eventuali garanzie richieste ai sensi dell’art. 12 del presente Regolamento;
g) i requisiti di qualificazione ai sensi dell’art. 8 del presente Regolamento;
h) il termine perentorio di presentazione delle offerte;
i) il periodo in giorni di validità delle offerte;
j) il criterio di aggiudicazione prescelto ai sensi dell’articolo 9 del presente Regolamento;
k) in caso di utilizzo del criterio di aggiudicazione dell’offerta più vantaggiosa, gli elementi e sub- elementi, corredati di punteggi e sub-punteggi per la valutazione dell’offerta;
l) quant’altro ritenuto necessario per meglio definire la natura della prestazione richiesta.
Nella determinazione dell’importo di cui alla lettera b) la Sfirs spa si avvale delle rilevazioni dei prezzi di mercato nonché di eventuali tariffari e di ogni altro elemento ritenuto idoneo.
4. La Lettera di invito è trasmessa dal Responsabile del procedimento mediante ogni mezzo di comunicazione idoneo ad attestare la ricevuta di invio e la ricevuta di consegna, ivi compresi, a titolo non esaustivo, la trasmissione telematica a mezzo di posta certificata e la trasmissione a mezzo telefax.
5. Tra la data di trasmissione della Lettera di invito ed il termine di presentazione delle offerte deve intercorrere un termine congruo, non inferiore a 5 (cinque) giorni lavorativi.
6. Le comunicazioni, gli scambi e l’archiviazione delle informazioni sono realizzati in modo da salvaguardare l’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte.
7. Una volta disposta dall’organo competente l’aggiudicazione definitiva dell’acquisizione, il Responsabile del Procedimento pubblica sul sito internet della Società l’avviso di avvenuta aggiudicazione.
8. Nel caso di acquisizioni di beni o servizi di importo superiore a 100.000,00 Euro e sino al limite di cui al comma 1 dell’articolo 2 del presente Regolamento, il Responsabile del procedimento, in considerazione della rilevanza dell’acquisizione per oggetto e importo stimato, può procedere nel seguente modo:
a) pubblica sul sito internet della Società la Lettera di invito, completa degli elementi elencati al comma 3 del presente articolo;
b) pubblica sul sito l’avviso di avvenuta aggiudicazione.
9. Per le acquisizioni di beni o servizi di importo superiore a 100.000,00 Euro e sino al limite di cui al comma 1 dell’articolo 2 del presente Regolamento, tra la data di pubblicazione sul sito della Lettera di invito ed il termine di presentazione delle offerte deve intercorrere un termine congruo non inferiore a 10 (dieci) giorni lavorativi.
10. Per le acquisizioni di beni e servizi di importo inferiore a 40.000,00 Euro, è consentito l’affidamento diretto da parte del Direttore Generale nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, imparzialità, parità di trattamento, trasparenza e proporzionalità.
Art. 8
Qualificazione degli operatori economici
1. Ai fini della partecipazione alle procedure disciplinate dal presente Regolamento, gli operatori economici devono possedere i requisiti previsti dagli articoli 38, 39, 41 e 42 del D.Lgs 163/2006.
2. Per gli operatori economici stabiliti in Stati diversi dall’Italia si applicano le disposizioni di cui all’articolo 47 del D.Lgs 163/2006.
Art. 9
Criteri di aggiudicazione
1. Gli acquisti di beni e servizi previsti dal presente Regolamento sono aggiudicati in base ad uno dei seguenti criteri:
debbano essere conformi ad appositi capitolati tecnici ovvero alle dettagliate descrizioni contenute nell’invito; in tale ipotesi può essere prevista nella Lettera di invito l’esclusione automatica dalla gara delle offerte che presentano una percentuale di ribasso pari o superiore alla soglia di anomalia individuata ai sensi dell’art. 86 del D.lgs.163/2006;
• all’offerta economicamente più vantaggiosa, valutabile in base ad elementi diversi, variabili a seconda della natura della prestazione, quali ad esempio il prezzo, il termine di esecuzione o di consegna, i termini di pagamento, il costo di utilizzazione, il rendimento, la qualità, il carattere estetico e funzionale, il valore tecnico, il servizio successivo, l’assistenza tecnica, l’impegno in materia di pezzi di ricambio, la sicurezza di approvvigionamento, ecc. In questo caso, i criteri che saranno applicati per l’aggiudicazione della gara, ed i relativi fattori ponderali, devono essere menzionati nella Lettera di invito.
2. La Commissione Giudicatrice provvede alle operazioni di individuazione della migliore offerta e dell’operatore economico affidatario. Delle attività svolte dalla Commissione Giudicatrice viene redatto a cura del Responsabile del procedimento, specifico verbale contenente almeno le seguenti informazioni:
a) il nome e l’indirizzo dell’amministrazione aggiudicatrice, l’oggetto ed il valore del contratto;
b) i nomi dei candidati o degli offerenti presi in considerazione ed i motivi della scelta;
c) i nomi dei candidati o degli offerenti esclusi ed i motivi dell’esclusione;
d) i motivi dell’esclusione delle offerte giudicate non congrue/anomale;
e) se del caso, le ragioni che hanno indotto a non aggiudicare la fornitura del bene o del servizio e le ragioni dell’aggiudicazione anche nel caso di presentazione di una unica offerta.
Art. 10
Commissione Giudicatrice
1. Nel caso in cui l’aggiudicazione della migliore offerta avvenga con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ovvero del prezzo più basso, la valutazione delle offerte è demandata ad una Commissione giudicatrice, che opera secondo le disposizioni del presente articolo.
2. La Commissione è nominata, dopo la scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte, dall’organo competente individuato ai sensi del articolo 6 del presente Regolamento ed è composta da un numero dispari di componenti, in numero massimo di cinque, esperti nello specifico settore cui si riferisce l’oggetto di acquisizione. I componenti diversi dal Presidente e dal Responsabile del procedimento sono selezionati fra i funzionari e/o i componenti del Consiglio di Amministrazione della Società.
3. La nomina del Presidente avviene secondo le modalità previste dall’art. 84, comma 3, del D.Lgs 163/2006.
4. Le clausole di incompatibilità a rivestire l’incarico di commissario son quelle previste dall’articolo 84, commi 4, 5, 6 e 7 del D.Lgs 163/2006.
5. La seduta o le sedute per la valutazione delle offerte tecniche si svolgono in forma riservata. La seduta per l’apertura e lettura dell’offerta economica si svolge in forma pubblica. Per ogni seduta la Commissione trascrive le operazioni effettuate, redigendo apposito verbale sottoscritto dal Presidente e da tutti i componenti.
Art. 11
Responsabile del procedimento
1. Il Responsabile della Funzione Altre Attività Amministrative e Servizi Ausiliari è nominato, dall’organo competente individuato ai sensi del articolo 6 del presente Regolamento, Responsabile del procedimento nel rispetto delle disposizioni previste dall’articolo 10 del D.Lgs. 163/2006, in quanto applicabili.
2. Qualora il titolo di studio e le competenze del Responsabile della Funzione citata nel comma che precede, non siano adeguati in relazione all’oggetto di cui si rende necessaria l’acquisizione, l’organo competente nomina il Responsabile del procedimento tra i dirigenti o funzionari di Sfirs spa. Il provvedimento di nomina è adottato ai sensi dell’art.10, commi 5, 7 e 9 del D.Lgs. 163/2006.
3. Al Responsabile del procedimento spettano i compiti previsti dall’articolo 10, commi 2 e 3, del D.Lgs.163/2006.
Art.12 Garanzie
1. Per le acquisizioni di beni e servizi di importo superiore ad € 100.000,00, l’offerta dell’operatore economico deve essere corredata di cauzione pari al 2% (due per cento) dell’importo stimato dell’acquisizione indicato nella Lettera di invito, a copertura della mancata sottoscrizione del contratto per fatto dell’affidatario. Si applicano le disposizioni di cui all’articolo 75 del D.lgs. 163/2006.
2. Per le acquisizioni di cui al comma precedente, a copertura degli oneri per il mancato ed inesatto adempimento delle prestazioni indicate nel contratto, l’operatore economico affidatario è tenuto a costituire una garanzia fideiussoria pari al 10% (dieci per cento) dell’importo contrattuale. Si applicano le disposizioni di cui all’art. 113 del D.Lgs. 163/2006.
Art.13 Contratto
1. La Società e l’affidatario individuato con procedura di cottimo fiduciario sottoscrivono un contratto mediante scrittura privata semplice, ovvero mediante scambio di lettere con cui è disposta l’ordinazione dell’oggetto dell’acquisizione. Tali atti riportano i medesimi contenuti della Lettera di invito o fanno un esplicito richiamo ad essi.
2. Le attività negoziali e gli ordinativi di fornitura possono essere effettuate con ogni mezzo, anche telematico, al fine di modernizzare e semplificare le procedure e di accelerare le fasi di acquisto.
3. Tutte le eventuali spese di contratto (bolli, registrazioni, copie, ecc) sono a carico dell’affidatario.
4. Il pagamento delle fatture di spesa relative alle acquisizioni di beni e servizi disciplinate dal presente Regolamento deve avvenire solo a fronte dei visti apposti dal Responsabile della Funzione o dell’Area nella quale ricade la fornitura del bene o del servizio e dal Responsabile del procedimento che attestino la regolare esecuzione delle prestazioni convenute.
Art. 14 Norme di rinvio
1. Per quanto non espressamente disciplinato dal presente Regolamento, si fa rinvio alle disposizioni contenute nella Parte II – Titolo I (“Contratti di rilevanza comunitaria”) del D.Lgs 12 aprile 2006, n. 163, nel rispetto della semplificazione delle procedure di affidamento che non costituiscono diretta applicazione delle normative comunitarie, finalizzata a favorire il contenimento dei tempi e la massima flessibilità degli strumenti giuridici come sancito dall’articolo 25, comma 1, lettera b) della Legge 18 aprile 2005 n.62.
Art. 15
Entrata in vigore e pubblicazione
1. Il presente Regolamento, approvato dal Consiglio di Amministrazione entra in vigore il giorno della sua pubblicazione sul sito internet della Società.
