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Proprietà di Autolinee Toscane S.p.A. – Tutti i diritti riservati a termine di Legge 1
PR_DE_11 00
CODICE ED.
RIFORNIMENTO AUTOBUS
Redatto da: Valentina Adamo
Verificato da: Paolo Balestrini
Approvato da:
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Indice
1. OBIETTIVO E CAMPO DI APPLICAZIONE ... 3
2. GENERALITÀ ... 3
3. SIGLE E DEFINIZIONI ... 3
4. DOCUMENTI RICHIAMATI ... 3
5. RIFERIMENTI ... 3
6. AMBITI SPECIFICI DISCIPLINATI DALLA PRESENTE PROCEDURA ... 4
7. MATRICE DI SINTESI R.A.C.I. ... 6
8. REPORT ... 7
9. FLOW CHART ... 7
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1. OBIETTIVO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Nell’ambito delle responsabilità di Autolinee Toscane, tale procedura definisce le modalità di rifornimento dei veicoli presso i depositi di AT e nelle stazioni di servizio convenzionate. La procedura si applica al personale con mansioni di esercizio di Autolinee Toscane nell’espletamento dell’esercizio automobilistico nella Regione Toscana.
2. GENERALITÀ
La Società per poter svolgere la propria missione è organizzata per processi. I processi sono distinti in primari e di supporto. I primari sono i processi operativi dell’azienda, volti a soddisfare gli interessi dei principali stakeholder, e che risultano trasversali rispetto alle funzioni, richiedendo in taluni casi processi di supporto per il loro corretto svolgimento.
I processi sono gestiti tramite:
- procedure che descrivono le fasi, le responsabilità, i flussi delle informazioni, gli strumenti e le modalità per gestire correttamente le attività, inclusi i relativi controlli, in cui è articolato il processo stesso;
- istruzioni operative che contengono informazioni e prescrizioni relative alle modalità attuative o di controllo di specifiche attività;
Tali Documenti Organizzativi devono essere emessi tramite apposito O.d.S. nel quale deve essere indicata la data di entrata in vigore del Documento Organizzativo.
3. SIGLE E DEFINIZIONI
GeOP Gestione Operativa Personale P&D Progettazione & Dati
GeRE Gestione Regolarità
GeOB Gestione Operativa Bus
CoNC Controllo Non Conformità
SGP&PS Strategia Gestione Parco & Prevenzione Sinistri
AP Amministrazione Personale
OpES Operatore d’Esercizio
AF Amministrazione e Finanza
4. DOCUMENTI RICHIAMATI
• Lista delle stazioni di servizio convenzionate
• Lista specifiche del momento in cui effettuare il rifornimento
• Norma UNI EN ISO 9001/2015 “Sistemi di gestione delle qualità”
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5. RIFERIMENTI
La procedura è redatta in coerenza con le Policy e linee guida del Gruppo RATP e recepisce i principi e le prescrizioni previste dal Codice Etico di Gruppo e dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di cui al D. Lgs. n. 231/2001 adottato da AT.
Restano comunque validi i principi e le regole di comportamento indicati nella Linee Guida Anti- Corruzione RATP applicabili in materia.
6. AMBITI SPECIFICI DISCIPLINATI DALLA PRESENTE PROCEDURA
6.1. Rifornimento del veicolo 6.2. Definizione e aggiornamento:
• della lista delle aree di rifornimento in stazioni di servizio esterne;
• della lista degli autobus da rifornire in stazioni di servizio esterne;
• della lista degli Operatori d'Esercizio interessati al rifornimento esterno 6.3. Disponibilità della tessera carburante su ogni autobus
6.4. Rilevazione periodica dei dati dal sito web della compagnia petrolifera
Descrizione Responsabile Sistemi/
Appl. Inform.
6.1. Rifornimento del veicolo
Il rifornimento degli autobus utilizzati per lo svolgimento del servizio può essere effettuato presso i depositi AT o presso le stazioni di servizio convenzionate.
Nel primo caso gli impianti di rifornimento sono situati direttamente nei depositi in disponibilità aziendale. In questa circostanza possiamo distinguere due diverse situazioni:
1. gli impianti sono dotati di un sistema di rilevazione e trasmissione automatica dei seguenti dati: data del rifornimento, matricola operatore, matricola autobus, km percorsi, litri erogati.
2. sprovvisti di sistema automatico di trasmissione dei dati: in attesa dell’installazione degli strumenti HW e SW necessari;
l'operatore/rifornitore ha l’obbligo di compilare la “sezione rifornimento” del diario di bordo con i dati prima elencati. Il modulo cartaceo dovrà essere trasmesso all'UO SGP con le modalità stabilite localmente.
OpES
6.2. Definizione e aggiornamento liste
Nel secondo caso il rifornimento avviene presso stazioni di servizio convenzionate e si procede come segue:
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Proprietà di Autolinee Toscane S.p.A. – Tutti i diritti riservati a termine di Legge 5 1. SGP&PS, in raccordo con P&D, predispone e mantiene
aggiornata:
• la lista delle aree di rifornimento in stazioni di servizio esterne;
• la lista degli autobus da rifornire in stazioni di servizio esterne;
• la lista degli Operatori d'Esercizio interessati al rifornimento esterno.
2. Stipula delle convenzioni con le Società Petrolifere in base:
• alla disponibilità di punti vendita nelle aree di interesse con impianti in grado di soddisfare le esigenze e le caratteristiche dei veicoli;
• all'offerta di fornitura più economica;
• alla più vantaggiosa forma di servizio, generalmente self service.
La stipula delle convenzioni sono effettuate dall’unità
organizzativa approvvigionamenti.
SGP&PS
6.3. Disponibilità della tessera carburante su ogni autobus All’operatore di AT è fornita la carta carburante: viene fornito un PIN carta e un PIN autista.
Nei distributori con tecnologia Fortech: l’attivazione del rifornimento avviene tramite App.
A tal fine:
a. La Società Petrolifera fornisce una “tessera carburante” per ogni autobus convenzionato per il rifornimento presso i propri impianti;
b. GeOB assicura che la “tessera carburante” sia effettivamente disponibile sull'autobus e consegna in busta sigillata a ciascun Operatore d'Esercizio le personali chiavi di accesso alle pompe convenzionate;
c. OpEs al momento del rifornimento con la “tessera carburante”:
• digita
• il proprio PIN (codici unificati validi anche per l'accesso allo sportello Op ES);
• i km percorsi fino a quel momento
• ritira e consegna lo scontrino con le modalità stabilite localmente
GeOB
6.4. Rilevazione periodica dei dati dal sito web della compagnia petrolifera
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Proprietà di Autolinee Toscane S.p.A. – Tutti i diritti riservati a termine di Legge 6 d. SGP&PS rileva periodicamente dal sito web della società
petrolifera i seguenti dati:
• data rifornimento;
• matricola impianto;
• matricola operatore che rifornisce o presiede all'operazione di rifornimento;
• matricola bus rifornito;
• km percorsi;
• litri erogati.
e. AF controlla la fattura periodica incrociata con lo scontrino rilasciato al momento del rifornimento.
SGP&PS
7. MATRICE DI SINTESI R.A.C.I.
Legenda:
R (Responsible): soggetto responsabile della realizzazione, colui che esegue materialmente un'attività mediante una responsabilità di tipo operativo (ci può essere più di una R per ogni attività);
A (Accountable): soggetto responsabile del risultato dell'attività. A differenza degli altri 3 ruoli, per ciascuna attività deve essere univocamente assegnato (ci può essere una sola A per ogni attività);
C (Consulted): soggetto consultato durante l’esecuzione dell'attività. Supporta il Responsible nello svolgimento dell'attività fornendogli informazioni utili al completamento del lavoro o a migliorare la qualità del lavoro stesso (ci può essere più di una C per ogni attività);
I (Informed): soggetto informato, di solito successivamente, della decisione o dell'azione intrapresa (ci può essere più di una I per ogni attività).
Tutti i soggetti coinvolti nel processo descritto dalla presente procedura, ognuno nell’ambito delle proprie competenze, devono osservare e far osservare quanto in essa indicato.
Tali soggetti hanno inoltre il dovere di comunicare al Responsabile DRU eventuali cambiamenti nel processo/attività ed eventuali criticità e/o Non Conformità riscontrate.
Le responsabilità delle varie funzioni coinvolte nel processo sono di seguito schematizzate
SOGGETTO/STRUTTURA
ATTIVITÀ P&D GeOB SGP&PS OpES
6.1 Rifornimento del veicolo I I C R/A
6.2 Definizione e aggiornamento:
• della lista delle aree di rifornimento in stazioni di servizio esterne;
C I R/A I
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• della lista degli autobus da rifornire in stazioni di servizio esterne;
• della lista degli Operatori d'Esercizio interessati al rifornimento esterno 6.3 Disponibilità della tessera carburante su
ogni autobus I R/A C C
6.4 Rilevazione periodica dei dati dal sito web
della compagnia petrolifera C I R/A I
8. REPORT
KPI Metrica
Scostamento rilevato da AF tra la fattura periodica e gli scontrini rilasciati al momento del
rifornimento
Percentuale
Campi necessari non compilati al momento del
rifornimento dall’operatore Numero
9. FLOW CHART
Rifornimento Autobus
Presso depositi AT
Presso stazioni di servizio convenzionate
Sistemi automatici di
rilevazione?
NO
L'operatore ha l obbligo di compilare la sezione rifornimento del
diario di bordo Dati trasmetti SI
automaticamente
• Data del rifornimento;
• matricola operatore;
• matricola autobus;
• km percorsi;
• litri erogati
SGP predispone e mantiene aggiornata:
• la lista delle aree di rifornimento in stazioni di servizio esterne;
• la lista degli autobus da rifornire in stazioni di servizio esterne;
• la lista degli Operatori d'Esercizio interessati al rifornimento esterno
La stazione di servizio riconosce l operatore di AT mediante username
e password
