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Associazione Culturale “La Barchetta”
REGOLAMENTO INTERNO ASSOCIAZIONE
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Sommario
1. Scopo e finalità... 3
2. Tesseramento e ammissione ... 3
2.2 Ammissione... 3
2.3 Versamento delle quote sociali... 3
2.4 Rinnovo ... 4
2.5 Domanda di ammissione Soci minorenni ... 4
2.6 Socio onorari ... 4
3. Consiglio Direttivo... 4
3.2 Elezione del Consiglio Direttivo... 4
3.3 Riunioni ... 4
3.4 Soci Fondatori ... 5
4. Segreteria ... 5
5. Tesoriere... 5
6. Presidente e Vice-Presidente ... 6
7. Consiglieri... 6
8. Soci ... 6
8.2 Rimborso spese... 7
8.3 Sanzioni disciplinari ... 7
9. Assemblea ... 7
9.2 Modalità di Convocazione dell’Assemblea ... 7
9.3 Modalità di Voto ... 7
9.4 Verbale dell'Assemblea ... 8
10. Attività Sociali ... 8
10.2 Avvio delle Attività ... 8
10.3 Svolgimento delle Attività ... 8
10.4 Conclusione delle Attività... 8
11. Immagine e Divulgazione... 8
11.2 Logo Associazione ... 9
12. Relazioni Esterne... 9
13. Assemblee ... 9
14. Regolamento... 9
15. Norma conclusiva... 9
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1. Scopo e finalità
Il presente Regolamento ha come scopo quello di definire le linee guida per la realizzazione delle attività sociali e per il raggiungimento degli obiettivi perseguiti dall’Associazione “La Barchetta”.
Tutti i soci sono tenuti all’accettazione ed al rispetto delle norme in esso contenute, al fine di facilitare la gestione e l’organizzazione dell’Associazione.
2. Tesseramento e ammissione
2.2 Ammissione
L’ammissione all’Associazione “La Barchetta” è libera, salvo quanto specificato nello Statuto.
La domanda di ammissione deve essere presentata utilizzando l’apposito modulo compilato in ogni sua parte e firmato dal richiedente.
Le domande dovranno essere inoltrate alla segreteria dell’associazione, a mezzo posta, oppure consegnate a mano ad un qualsiasi membro del Consiglio Direttivo da parte dell’aspirante socio o di un socio già affiliato.
All’atto della ricezione della domanda la segreteria provvederà alla trasmissione della domanda ai membri del Consiglio Direttivo che si pronuncerà in merito, non necessariamente in seduta, con esito definitivo e vincolante.
La segreteria quindi registrerà l’esito della consultazione e provvederà al protocollo della domanda ed all’iscrizione del nuovo socio sul Libro dei Soci.
Il nuovo socio diverrà effettivo e riceverà la tessera di socio solo dopo aver versato la relativa quota sociale.
2.3 Versamento delle quote sociali
In applicazione a quanto stabilito dallo Statuto, ogni socio é tenuto a corrispondere la propria quota sociale all'atto della presentazione della domanda.
La quota sociale è una delle principali forme di autofinanziamento della associazione.
Le quote sociali devono essere corrisposte entro il 28 febbraio dell'anno sociale a cui si riferiscono.
Le quote sociali non possono essere restituite.
Per l'anno 2012 la quota sociale è così fissata:
- Socio Sostenitore Euro 1,00 - Socio Ordinario Euro 1,00 - Socio Junior Euro 1,00
ll Consiglio Direttivo, esaminando specificatamente ogni singolo caso, può esonerare dal pagamento della quota associativa i soci che siano socialmente svantaggiati o privi di reddito.
Il Consiglio Direttivo stabilisce di anno in anno il valore della quota sociale annuale da corrispondere.
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2.4 Rinnovo
Il rinnovo delle tessere sociali procederà d’ufficio alla ricezione da parte della segreteria dei versamenti delle quote sociali dei singoli soci. La registrazione dei versamenti e la trasmissione alla segreteria sarà effettuata dal Tesoriere.
L'iscrizione deve essere rinnovata ogni anno tramite il pagamento della quota sociale stabilita per quell’anno entro il 31 Marzo.
2.5 Domanda di ammissione Soci minorenni
Il modulo di iscrizione del socio minore di 16 anni deve essere accompagnato da opportuna autorizzazione che sollevi l'Associazione da ogni responsabilità in ordine alla partecipazione del minore alle attività sociali e l'autorizzazione al trattamento dei suoi dati personali.
L'iscrizione è subordinata alla firma autografa di un genitore.
2.6 Socio onorari
Il socio onorario non ha l'obbligo di pagare la quota associativa annuale.
3. Consiglio Direttivo
3.2 Elezione del Consiglio Direttivo
Le elezioni del Consiglio Direttivo hanno luogo ogni tre anni e si devono svolgere entro il terzo mese successivo alla scadenza del mandato. La procedura per lo svolgimento delle elezioni sarà la seguente: costituzione del Comitato Elettorale composto da un minimo di tre ad un massimo di cinque membri che si sono proposti tra i Soci aventi diritto. Sarà compito del Consiglio Direttivo ridurre l'eccedenza o integrare la carenza.
I membri del Consiglio Direttivo dimissionario, e i Soci che intendono candidarsi non possono far parte del Comitato Elettorale.
Vengono eletti come membri del Consiglio Direttivo i candidati che hanno ottenuto il maggior numero di voti, sino a raggiungere il numero di membri previsto dallo Statuto. A parità di voti risulteranno eletti i candidati con maggiore anzianità di Socio. Ad eguale anzianità di Socio sarà eletto il candidato più anziano di età.
3.3 Riunioni
Le riunioni del Consiglio Direttivo possono farsi anche on line, in videoconferenza, oppure, per decisioni urgenti mediante invio di e-mail, salvo espressa richiesta da parte anche di un solo componente il Consiglio Direttivo di tenere la riunione in modalità tradizionale.
In caso di riunione on line ciascuna e-mail varrà come voto, favorevole o sfavorevole. Le stesse saranno poi incollate sul registro dei verbali.
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Il componente il Consiglio Direttivo che senza giustificato motivo non partecipa per due volte di seguito alle riunioni decade dall'incarico.
E' ammessa la partecipazione con delega.
Non è ammessa più di una delega per partecipante.
Il Consiglio Direttivo delibera sulle Attività dell’Associazione. Esso può affidare ad un Gruppo di Lavoro la responsabilità dell’attuazione di un programma o evento specifico, attraverso l’azione di uno o più Coordinatori, tramite apposita delibera con voto espresso a maggioranza semplice. Può revocare tale mandato su proposta di uno dei Membri o del Presidente con votazione a maggioranza semplice.
3.4 Soci Fondatori
I soci fondatori non eletti nel Consiglio Direttivo, partecipano di diritto alle Riunioni del Consiglio con voto consultivo.
4. Segreteria
La segreteria è tenuta al mantenimento ad alla compilazione dei seguenti registri, in formato elettronico e/o cartaceo:
- Libro dei Soci;
- Registro degli Eventi e delle Attività;
- Registro delle Assemblee.
Il Libro dei Soci contiene tutte le informazioni relative ai soci, lo stato dei versamenti, i numeri di tessera e tutto quello che potrà essere ritenuto utile al fine di garantire una corretta organizzazione, salvo dati sensibili (religione, politica e sanità). Il Libro dei Soci è aggiornato ad ogni nuovo tesseramento e rivisto per intero annualmente.
Il Registro degli Eventi e delle Attività contiene tutti i documenti prodotti in ogni singola attività svolta dall’Associazione: preventivi e consuntivi, contratti, fatture, lettere ed inviti, comunicazioni con le autorità. Tale registro è annuale.
Il Registro delle Assemblee contiene i verbali di tutte le assemblee tenute dall’Associazione, sia ordinarie che straordinarie, nonché i verbali delle assemblee del Consiglio Direttivo e del Collegio Disciplinare. Tale registro è annuale.
5. Tesoriere
Il Tesoriere è tenuto al mantenimento ed alla compilazione dei seguenti registri:
1. Registri dei Preventivi e Consuntivi;
2. Registro delle Fatture;
3. Registro dei Bilanci;
I Registri dei Preventivi e Consuntivi si riferiscono ad ogni singolo evento o attività dell’associazione, sono compilati in itinere dal Tesoriere e vengono discussi e approvati dal Consiglio Direttivo, riunito in seduta, alla fine di ogni attività. Sono poi trasmessi alla segreteria per l’archiviazione. Tale registro è annuale.
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Il Registro delle Fatture contiene il resoconto di tutte le fatture emesse o ricevute dall’Associazione, vengono tenute in originale dal Tesoriere e trasmesse in copia alla segreteria per l’archiviazione. La compilazione delle fatture emesse è realizzata dal Tesoriere. Tale registro è annuale.
Il Registro dei Bilanci riporta i bilanci annuali dell’Associazione, contiene le entrate e le uscite di ogni evento o attività come riportato nel totale dei registri Consuntivi. Il bilancio annuale è discusso ed approvato dall’Assemblea Generale come previsto dall’art. 12 dello Statuto. Viene in seguito trasmesso alla segreteria per l’archiviazione.
6. Presidente e Vice-Presidente
Il Presidente ed il Vice-Presidente sono tenuti ad attenersi ai compiti previsti dall’art. 14 dello Statuto.
Essi comunicano con la segreteria e sono i firmatari di tutti gli atti e documenti dell’Associazione.
Sono tenuti a visionare ogni documento trasmesso in segreteria.
7. Consiglieri
I Consiglieri ricoprono cariche di coordinamento in specifici settori ed attività. Tali cariche vengono date ad essi per delega da parte del Consiglio Direttivo, riunito in seduta, a seconda delle specifiche necessità dell’Associazione.
Possono richiedere l’assistenza di uno o più soci per lo svolgimento di specifiche attività legate agli esercizi sociali.
8. Soci
I Soci sono tenuti a partecipare attivamente alla vita dell’Associazione: eventi, attività, assemblee.
Essi svolgono compiti specifici a seconda delle loro capacità ed attinenze, sotto la guida del coordinatore designato; sostengono l’Associazione durante le iniziative e gli eventi, sia direttamente che attraverso l’ausilio di sponsorizzazioni; propongono idee e progetti, sempre attenendosi ai principi dello Statuto; si occupano della divulgazione delle idee e della pubblicizzazione degli eventi, della distribuzione e condivisione del materiale prodotto dall’Associazione.
Ciascun socio ha il dovere di comunicare annualmente la propria disponibilità di tempo in termini di giorni e ore settimanali da dedicare all'attività per l'associazione, ovvero comunicherà la disponibilità ad assumersi un incarico o svolgere un compito. Dal momento dell'assegnazione da parte del Presidente, il socio sarà responsabile degli impegni assunti. Qualora dovesse venir meno questa disponibilità, il socio è tenuto ad avvisare tempestivamente la Presidenza e collaborare al fine di trovare un altro socio disposto ad occuparsene, il mancato rispetto delle modalità e delle tempistiche di svolgimento dell'impegno, faranno decadere immediatamente il socio dall'incarico.
Ciascun socio è tenuto a partecipare almeno due volte all'anno alle iniziative sociali, culturali o didattiche organizzate dalla Associazione.
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8.2 Rimborso spese
I soci che, nell'espletamento del lavoro volontario richiesto dal Consiglio Direttivo hanno sostenuto spese per conto della Associazione, hanno diritto al rimborso presentando idonea documentazione delle spese sostenute e preventivamente autorizzate.
La documentazione delle spese sostenute deve essere presentata al Tesoriere che effettuerà gli opportuni controlli contabili e amministrativi e predisporrà la scheda di rimborso spese. Il rimborso sarà effettuato di norma entro 60 giorni dalla presentazione della scheda.
8.3 Sanzioni disciplinari
Al socio che non rispetta in tutto o in parte le disposizioni del presente regolamento e dello Statuto saranno applicate, con delibera a maggioranza qualificata dei ¾ del Consiglio Direttivo e secondo la gravità dei fatti compiuti ovvero la loro recidività, le seguenti sanzioni:
- richiamo scritto;
- esclusione dall'associazione.
La proposta di esclusione, può essere fatta da qualsiasi consigliere e viene messa all’ordine del giorno nella prima riunione utile del Consiglio Direttivo. Dell’apertura del procedimento di esclusione deve esserne data comunicazione scritta all’interessato. La decisione di esclusione può essere presa, a titolo esemplificativo ma non esclusivo, quando il socio:
- reca danno morale e/o materiale all'associazione o ai suoi membri;
- sia moroso nel versamento delle quote sociali annuali;
- agisca in contrasto con gli interessi dell'associazione;
- violi in tutto o in parte le decisioni prese dall'associazione;
- abbia compiuto atti contrari ai regolamenti emanati dalla Associazione;
- non contribuisca in maniera adeguata alla vita sociale.
9. Assemblea
9.2 Modalità di Convocazione dell’Assemblea
L’assemblea dei soci potrà essere convocata telematicamente (e-mail, telefono, ecc.).
9.3 Modalità di Voto
Sono previste due modalità di voto:
- Palese: Il Presidente enuncia il quesito della votazione e richiede la preferenza dei soci per alzata di mano. Il segretario procede al conteggio che viene comunicato al Presidente, il quale provvede a dichiarare l'esito della votazione.
- Segreta: Vengono preparate delle schede per la votazione. Ciascuna scheda deve contenere il quesito della votazione ed enumerare le possibili scelte. Tutte le schede sono timbrate. Il Segretario provvede a consegnare una scheda ad ogni socio (salvo voto per delega). Le schede vengono raccolte dal segretario che procede allo spoglio pubblico e al conteggio. Il Presidente dichiara infine l'esito della votazione.
Si vota con modalità palese per l'approvazione dei bilanci e delle mozioni. Si vota con modalità segreta per eleggere le cariche sociali.
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Il Presidente si riserva di decidere quale modalità adottare per le decisioni assembleari negli altri casi.
9.4 Verbale dell'Assemblea
Una copia del verbale, firmata dal segretario e dal Presidente, viene conservata in archivio nella sede sociale dell'Associazione.
Ogni socio potrà richiederne, per iscritto, un estratto.
10. Attività Sociali
10.2 Avvio delle Attività
Ogni Socio può presentare per iscritto e in maniera dettagliata un’idea o un progetto alla segreteria dell’Associazione, la quale la trasmetterà in copia al Presidente che deciderà, previa verifica dell’attinenza con i principi e gli scopi dell’Associazione, se sottoporla per l’eventuale approvazione al Consiglio Direttivo, ovvero respingerla.
Il Consiglio Direttivo si occuperà di discuterne e si pronuncerà in merito, con voto a maggioranza semplice. In caso di approvazione, il socio proponente potrà essere designato come Coordinatore del Gruppo di Lavoro che si occuperà dell’attività, anche coadiuvato da ulteriori Coordinatori. Sarà indetta una Assemblea in cui si discuterà dell’evento in questione, alla presenza del Coordinatore del Gruppo di Lavoro e di tutti i Soci che vorranno partecipare. La segreteria e il tesoriere apriranno tutti i fascicoli necessari e si darà avvio alle attività.
10.3 Svolgimento delle Attività
Lo svolgimento delle attività chiama in causa tutti i Soci a partecipare attivamente, secondo quanto specificato nel punto 8 del presente Regolamento. L’organizzazione e la gestione in itinere sono affidate al Gruppo di Lavoro sotto la guida del Coordinatore designato che riferirà al Consiglio Direttivo ogni qual volta quest’ultimo lo riterrà necessario.
Tutto il materiale economico: contratti, sponsorizzazioni e fatture, sarà gestito dal Tesoriere e dalla Segreteria, sotto il controllo del Consiglio Direttivo e del Presidente.
I Soci possono mediare per eventuali sponsorizzazioni tra il Direttivo e la parte sponsorizzante. I contratti di sponsorizzazione dovranno essere consegnati al Tesoriere per la registrazione nei registri dei Preventivi e Consuntivi.
10.4 Conclusione delle Attività
Al termine di ogni attività il Consiglio Direttivo si riunirà in seduta con il Coordinatore del Gruppo di Lavoro per stilare il resoconto e per approvare i documenti contabili. All’approvazione seguirà il protocollo e l’archiviazione da parte della Segreteria. Il resoconto e i documenti contabili saranno visionabili da qualsiasi Socio regolarmente iscritto che ne faccia richiesta. È vietata la pubblicazione di suddetta documentazione senza esplicita autorizzazione del Consiglio Direttivo.
11. Immagine e Divulgazione
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Il Consiglio Direttivo nomina uno o più coordinatori o Gruppi di Lavoro che si occuperanno della gestione dell’immagine dell’Associazione, della divulgazione e della pubblicazione di materiale. Si potrà fare uso di mezzi digitali, internet, pubblicazioni stampate, periodici e testate giornalistiche.
Le campagne informative sulle attività saranno gestite dai suddetti coordinatori, dal Consiglio Direttivo e dai Soci che vorranno collaborare o che saranno designati dai coordinatori stessi.
11.2 Logo Associazione
I Soci nello svolgimento della loro attività per l’Associazione possono usare il logo nelle modalità grafiche stabilite dal Consiglio Direttivo.
12. Relazioni Esterne
Le relazioni esterne con enti, privati ed altre Associazioni sono curate dal Presidente o da un coordinatore designato, ovvero da un Gruppo di Lavoro. Essi si occuperanno delle comunicazioni, dello scambio di idee e dell’organizzazione delle collaborazioni. Sono tenuti a discuterne con il Consiglio Direttivo.
13. Assemblee
Lo svolgimento dell’Assemblea Generale è regolato dall’art. 8 dello Statuto.
Il Consiglio Direttivo può riunirsi in seduta ristretta per deliberare sulle questioni di sua competenza. La seduta del Consiglio Direttivo è presieduta dal Presidente o, in assenza di esso, dal Vice-Presidente o da un’altro membro 3 del Consiglio Direttivo delegato dal Presidente. Essa può essere richiesta da un qualsiasi membro del Consiglio Direttivo con comunicazione alla Segreteria, la quale informerà il Presidente il quale fisserà la data entro trenta giorni. Nelle votazioni, , in caso di voto pari, la preferenza di chi presiede la seduta funge da discriminante.
14. Regolamento
Il Consiglio Direttivo approva a maggioranza assoluta il regolamento dell’Associazione e ogni sua modifica.
15. Norma conclusiva
Per tutto quanto non espressamente stabilito nel presente Regolamento si applicano le disposizioni contenute nello Statuto.
Roma, 8 novembre 2012
