REGOLAMENTO INTERNO dell’Associazione Culturale LOA
art. 1 Validità del Regolamento Interno
Il presente regolamento e' valido per tutti i soci presenti e futuri dell’Associazione Culturale LOA con sede in Via Rione De Gasperi, 36 – 80014 Giugliano in Campania (NA) e seconda sede in Via Campo Freddo, 1 – 82018 Calvi (BN), C.F.: 95053320636 – P. IVA: 05052731212
art. 2 Modifica del Regolamento Interno
Il presente regolamento avrà valore a decorrere dal ……….. a seguito dell’approvazione da parte dell'Assemblea dei soci ed avrà valore sino a successive modifiche proposte e approvate dal Consiglio Direttivo su richiesta scritta del l’Assemblea dei soci rappresentata dal 50%+1 dei facenti parte. Il Consiglio Direttivo ha l'obbligo di prendere in esame la richiesta e di ridiscutere il regolamento in Assemblea.
art. 3 Scopo del Regolamento Interno
Il Socio dell’Associazione Culturale LOA è oggetto del presente Regolamento Interno, e soggetto ai diritti e doveri elencati nel documento il cui fine è preservare l’Associazione e il socio stesso.
art. 4 Diritti del Socio
I Soci regolarmente iscritti, eccezion fatta per i Soci Emeriti, Onorari e Junior, hanno diritto, salvo diverse disposizioni:
1. a partecipare alla vita associativa, esprimendo il proprio voto per tutte le delibere demandate all’Assemblea dei Soci;
2. a partecipare alle elezioni degli Organi Direttivi e di qualunque altra struttura contemplata dallo Statuto dell’Associazione;
3. a partecipare a tutte le attività promosse dall'Associazione , purché in possesso dei requisiti previsti;
5. ad acquistare a prezzo di favore qualsiasi prodotto (audio, video, cartaceo, multimediale, gadgets, ecc.) realizzato dall’Associazione;
6. a ricevere gratuitamente al proprio indirizzo e-mail il bollettino dell’Associazione o informazioni e servizi del Sito Web, o qualsiasi altra forma di pubblicazione promozionale della medesima.
art. 5 Doveri del Socio
Il Socio regolarmente iscritto è tenuto:
1. al pagamento della quota associativa annuale, con la sola esclusione dei Soci Emeriti, Onorari e Junior;
2. al rispetto e all’applicazione dello Statuto, delle delibere degli Organi dell’Associazione e di qualsiasi altro atto ufficiale della medesima;
3. all’assolvimento, nei modi e nei tempi stabiliti, di qualunque incarico ricevuto dall’Associazione, di cui il Socio sarà responsabile nei confronti del Consiglio Direttivo;
4. ad un corretto e responsabile comportamento nei confronti di altri Soci, delle cariche direttive e dell’Associazione. In particolare, il Socio è tenuto ad osservare un comportamento corretto e responsabile in caso di rapporti istituzionali con figure esterne pubbliche e/o private, rispondendo al Consiglio Direttivo del proprio operato e di proprie dichiarazioni ritenute non in linea con le decisioni o le linee operative dell’Associazione;
5. a fornire e aggiornare, su richiesta del responsabile della gestione del personale dell’Associazione, i propri dati sensibili ed autorizzarne il trattamento secondo la legge italiana sulla privacy.
6. a conservare la propria tessera nominativa e numerata, attestante l'appartenenza all'Associazione e l’iscrizione nel suo albo. La tessera avrà validità per l’intero periodo di permanenza nella realtà associativa e non possiede alcun valore legale o fiscale.
art. 6 Autorizzazioni, Liberatoria e Impegni Il Socio:
1. autorizza l’Associazione al trattamento riservato nell’utilizzo dei dati personali secondo la vigente normativa;
2. libera l’Associazione da qualsiasi responsabilità o corresponsabilità personale e/o contro terzi per qualsiasi danno fisico, intellettuale o morale riscontrato nel corso delle attività della medesima, nei contesti civili e penali;
3. si impegna a non utilizzare il nome e le attività dell’Associazione in qualsiasi forma di comunicazione o contesto esterni all’Associazione senza la previa autorizzazione concessa unicamente per iscritto del Consiglio Direttivo della medesima.
art. 7 Partecipazione alla vita dell’Associazione
I soci, che all’atto dell’adesione abbiano accettato lo Statuto e il Regolamento LOA sono tenuti a partecipare attivamente e promuovere la vita e la crescita dell’Associazione. La non partecipazione immotivata e per lunghi periodi alla vita associativa determina automaticamente l’espulsione dall’Associazione. I soci non dovranno limitarsi a presenziare alle attività e agli eventi promossi
dall’Associazione ma si dovranno farsi promotori attivi delle stesse attività verso l’esterno, nei limiti e nelle modalità indicate dal Consiglio Direttivo.
La vita associativa si sviluppa prevalentemente attraverso la lavorazione di Idee/progetti; all’atto della presentazione di un’idea/progetto, sarà richiesto al Segretario dell’associazione di iscrivere la proposta nell’archivio associativo.
Il Consiglio direttivo potrà valutare anche proposte pervenute dall’esterno della realtà associativa e proporle, qualora lo ritenesse opportuno, all’assemblea dei soci.
L'Associazione non si ritiene responsabile in alcun modo di quei Soci che prendessero iniziative personali senza il consenso scritto del Presidente o del Consiglio Direttivo.
art. 8 Assemblee dei Soci
Il Consiglio Direttivo, oltre all'assemblea ordinaria annuale, si impegna a convocare almeno altre 2 (due) assemblee nel corso dell'anno solare. Le assemblee possono essere convocate anche in via straordinaria su richiesta dei membri del Consiglio direttivo o del “50% + 1” dell’Assemblea
art.9 – Il consiglio direttivo
a. Il Presidente ha il compito di nominare il Segretario e il Tesoriere e definire ai membri del Consiglio direttivo la gestione dei quadri associativi
b. Presidente, Segretario e Tesoriere presentano all’assemblea dei soci una rosa di cinque possibili responsabili scientifici, tra cui l’assemblea sceglierà a maggioranza assoluta. Se, tuttavia, nel corso delle prime due consultazioni, non si raggiungerà l’accordo, dopo aver tentato vie di conciliazione nell’ambito assembleare, le decisioni saranno valide dalla terza consultazione sul candidato che raggiungerà almeno i 2/5 dei voti.
c. Il Consiglio direttivo, eletto e composto ex art. 7 dello Statuto dell’Associazione Culturale LOA del 13.12.2004, decide all’unanimità. Se, tuttavia, nel corso delle prime due consultazioni, non si raggiunge una decisione unanime, dopo aver tentato vie di conciliazione nell’ambito dello stesso, le decisioni saranno valide alla terza consultazione con almeno i 3/5 dei voti.
d. I tempi ed i luoghi delle consultazioni sono decisi dal parere insindacabile del Presidente.
e. A seguito dell’elezione di tali figure associative, il consiglio direttivo procede alla definizione di un organigramma associativo e alla relativa divisione di incarichi all’interno dell’Associazione stessa. Gli incarichi, di validità annuale sono rinnovabili a tempo indeterminato, previa accettazione da parte della maggioranza dei soci; gli incaricati possono rescindere il proprio incarico dando
preavviso di almeno un mese e possono essere dismessi senza preavviso, se giudicati colpevoli di gravi mancanze su decisione della maggioranza associativa.
f. Gli incaricati, di ogni ordine e grado, sono tenuti alla consegna di una valutazione scritta del lavoro proprio e dei subordinati da presentarsi alla riunione annuale di valutazione dell’Associazione
art. 10 Elenco Soci per collaborazioni
I Soci e membri che ne faranno richiesta verranno inseriti in un apposito elenco professionale e privato creato dall’Associazione e pubblicato sul sito nel quale saranno precisate le competenze specifiche, in base a titoli riconosciuti, per eventuali collaborazioni.
art. 11 Incarichi ai soci
a. Il Consiglio Direttivo ha facoltà di affidare incarichi a soci che abbiano manifestato la disponibilità ad un impegno maggiore nella vita dell’Associazione. Tali incarichi saranno definiti attraverso l’organigramma se permanenti (cariche permanenti si intendono tutte le cariche di durata almeno annuale) e attraverso specifici schemi organizzativi temporanei nel caso di incarichi legati a idee/progetti in corso. Tali incarichi non potranno, comunque, eccedere la durata in carica dello stesso Consiglio direttivo. Il Consiglio direttivo potrà valutare la possibilità di un compenso economico in casi di particolare impiego di tempo e risorse da parte del socio incaricato. Tale compenso sarà valutato e discusso con i soci durante l’Assemblea ordinaria annuale.
b. Il Consiglio Direttivo può istituire particolari Gruppi di Lavoro, con l’eventuale partecipazione di persone esterne all’Associazione, in qualità di professionisti e/o esperti.
Saranno coordinati direttamente dal Presidente o su sua richiesta da un membro del Consiglio Direttivo stesso, da lui proposto e regolarmente votato in Consiglio o, in alternativa, dal responsabile del Gruppo di Lavoro su mandato del Presidente. I Gruppi di Lavoro saranno temporanei e dovranno presentare una dettagliata relazione sulle attività svolte secondo modalità temporali decise in fase di creazione del gruppo stesso. Il gruppo avrà durata stabilita dal Consiglio Direttivo al momento della sua nascita; tuttavia il Consiglio Direttivo mantiene la facoltà di dismettere qualsiasi Gruppo di Lavoro considerato nocivo per l’Associazione senza necessità di preavviso, tramite lettera scritta inviata al responsabile del Gruppo di Lavoro.
c. Il responsabile del gruppo di lavoro mantiene autonomia decisionale nell’ambito dei punti di sviluppo del progetto preapprovati dal Consiglio Direttivo ed è responsabile per le decisioni prese
d. La struttura di ogni gruppo di lavoro deve essere chiaramente definita all’approvazione di tale gruppo. I partecipanti e le funzioni svolte devono essere delineate per iscritto attraverso la stesura di relativo organigramma; l’adesione di nuovi membri, o la dismissione di parte del gruppo devono esser comunicate tempestivamente all’assemblea dei soci in forma scritta; tale comunicazione può avvenire attraverso la newsletter del gruppo Associativo e può essere in seguito giustificata durante l’assemblea dei soci.
e. Il socio investito di carica annuale si impegna, entro un mese dall’investitura di incarico, a redigere un piano di sviluppo nel tempo, almeno semestrale, del proprio incarico, segnalando le linee di azione che intende seguire durante il periodo incaricato.
f. Il socio investito di incarico temporaneo all’interno di un gruppo di lavoro è esente da tale procedura.
art. 12 Eventuali rimborsi economici
L’associazione si assume il diritto, con votazione unanimi, di attribuire rimborsi economici a vantaggio di soci ed esterni. Tali compensi saranno definiti di volta in volta e si dividono in due categorie: rimborsi spese sostenute e rimborsi lavoro dovuto. I rimborsi per spese sostenute dovranno essere documentati attraverso certificazione accettata dai soci (biglietti, scontrini fiscali, ricevute ecc…); i rimborsi di lavoro sostenuto sono quote versate a favore dei soci che abbiano contribuito in maniera proficua allo svolgimento di un compito assegnato. Tali rimborsi devono essere definiti di volta in volta ed approvati dall’Assemblea dei soci.
Nel caso in cui un incarico preveda un rimborso economico, i compensi saranno così distribuiti:
• se il compenso è inferiore a 150 EURO netti, l’associazione non deve trattenere ritenute ma è solo tenuta ad annotare il pagamento in un registro e nella cartella personale del ricevente, e non ha alcun altro obbligo.
• Se il compenso è superiore a 150 EURO netti, l’associazione ha diritto ad una trattenuta, definita attraverso percentuale sul totale versato, e che rientrerà in un fondo cassa a disposizione del Presidente dell’Associazione, il quale, previo Consiglio con i membri del Direttivo, destinerà i soldi a spese sostenute fino a tale momento, obbligo del Presidente l’annotazione del pagamento e delle ritenute in un apposito registro. La percentuale di trattenute dovuta all’associazione sarà di volta in volta definita, previo accordo tra le parti, precedentemente la collaborazione e sottoscritto all’atto della notifica di incarico. Tale percentuale non dovrà comunque essere superiore al 16% o inferiore al 4%.
• Al momento dell’approvazione di un’idea/progetto l’Associazione definirà modalità di un eventuale pagamento, a colui che detenga il diritto di autore considerato cioè il proponente
del progetto, andrà una percentuale dei ricavi non sia inferiore al 4%, pur in assenza diuna effettiva partecipazione alla realizzazione del progetto. In caso di partecipazione attiva alla realizzazione del lavoro a tale percentuale sarà aggiunto un valore concordato quale compenso per lavoro dovuto. Tale valore potrà essere percentuale o totale e sarà concordato al momento dell’approvazione del progetto.
• Il saldo dei compensi avverrà entro 30 giorni lavorativi dalla collaborazione conclusione della collaborazione, tuttavia nel caso in cui il pagamento del compenso dipenda da enti terzi esterni all’Associazione, le modalità e tempistiche di saldo saranno definite dall’ente terzo e l’Associazione Culturale LOA non sarà ritenuta in nessun modo responsabile.
Tuttavia il Consiglio direttivo si impegna alla mediazione del rapporto tra ente terzo e associazione e alla sollecitazione di eventuali pagamenti dovuti e non propriamente effettuati. L’Associazione e i suoi membri, non saranno comunque, e in nessun modo, ritenuti responsabili nel caso di mancato pagamento.
• In caso di collaborazioni con parti terze l’Associazione stipulerà per iscritto contratti di pagamento personalizzati; i pagamenti da parte dell’Associazione a parti terze avverranno secondo le stesse modalità e tempistiche sopraindicate o, in alternativa, con specifiche modalità indicate nel contratto di collaborazione stipulato al momento dell’accordo.
Eventuali parti terze che acconsentissero a rapporti di collaborazione sono tenute alla sottoscrizione e accettazione del REGOLAMENTO INTERNO dell’Associazione Culturale LOA. Copia controfirmata da ambo le parti di tale accordo e sottoscrizione sarà archiviata a cura del Segretario per future referenze.
• Le quote di rimborso nei confronti di terzi possono essere definite con modalità differenti rispetto alle quote inerenti soci interni; tali modalità devono tuttavia esser precisate per iscritto e approvate dal Consiglio Direttivo.
art. 13 Espulsione dei soci
Tutti i Soci che non rispettino lo Statuto e il Regolamento Interno dell'Associazione, e/o che non osservino le norme civili e di condotta etica vigenti, saranno immediatamente espulsi dall'Associazione attraverso una riunione straordinaria del Consiglio Direttivo, e riceveranno tempestivamente comunicazione del provvedimento emesso. Tale riunione sarà convocata secondo i parametri indicati in precedenza per la convocazione delle assemblee. La maggioranza associativa, composta dal 50%+1 dei soci ordinari, può decidere l’espulsione di qualunque socio che sia ritenuto
in contrasto con la ragione sociale o che sia giudicato inadeguato alla vita in associazione, o che sia considerato
dannoso per il regolare svolgimento delle attività o la crescita dell’Associazione.
art. 14 Uscita dall’Associazione
Ogni Socio può, in ogni momento, rescindere l’iscrizione Associativa o abbandonare un Gruppo di Lavoro fornendo motivazione scritta per tale decisione. Il socio che rinunci, in tal modo, alla partecipazione alla vita Associativa o di Gruppo, rinuncia altresì ad eventuali pendenze economiche dell’Associazione nei suoi confronti a meno di diversa disposizione da parte dei Soci.
art. 15 Attività
L'Associazione LOA potrà organizzare manifestazioni culturali, escursioni o visite guidate in luoghi di interesse storico-culturale, convegni a tema, cene conviviali interne od esterne ed altri eventi in cui siano ben evidenti gli intenti di propaganda associativa e momenti di socializzazione. Qualsiasi membro potrà avanzare la proposta di organizzazione di un evento, riportando in Consiglio Direttivo una bozza del programma dell'evento, i costi e le spese che dovranno essere sostenute dall'Associazione, il giorno e il luogo dello svolgimento della manifestazione e tutte le altre informazioni preventive inerenti al progetto. Sarà la maggioranza del Consiglio Direttivo (investita grazie alla votazione del Consiglio stesso) a stabilire se approvare, modificare o bocciare l'evento o la manifestazione proposta. Il membro del Consiglio Direttivo promotore dell'evento dovrà presentare la proposta, almeno sessanta giorni prima della data dell'evento stesso. Dalla presentazione della proposta, il Consiglio Direttivo avrà quindici giorni di tempo per prendere una definitiva decisione in merito. Il rifiuto tassativo del progetto presentato da un membro del Consiglio Direttivo dovrà essere accompagnato dalla dettagliata motivazione della sua decisione.
Tale procedura potrà essere accelerata o ignorata unicamente con il completo consenso del Consiglio Direttivo e per fini utili all'Associazione.
Manifestazioni o eventi organizzati senza questi adempimenti interni non saranno riconosciuti validi.
art. 16 Materiali
Qualsiasi materiale multimediale (foto, riprese, filmati, registrazioni audio ecc…), realizzati durante convegni, manifestazioni, momenti di aggregazione associativi e quant’altro non espressamente sopra citato, nonché i supporti informatici e non su cui tali materiali possano essere registrati, sono e rimangono di proprietà e di uso esclusivo dell’Associazione Culturale LOA, salvo diversa
disposizione scritta. I copyright saranno di volta in volta concordati con gli autori dei prodotti. Il loro uso sarà sempre e comunque strettamente correlato alle finalità dell’Associazione. Il diritto d’autore, come previsto dalla legge Italiana per il copyright, resta esclusivamente, e senza limiti di tempo, all’ideatore e autore dell’oggetto; l’Associazione, tuttavia, deterrà il diritto di uso e di proprietà.
Salvo particolari eccezioni concordate con i presenti, i materiali donati all’Associazione non saranno restituiti e, salvo esplicito parere formulato dall’interessato, l’Associazione potrà usufruire dei materiali e dei contenuti senza richiedere liberatorie. La donazione di materiale all’Associazione avviene tramite lettera scritta e firmata da ambo le parti.
Ogni socio è tenuto a contribuire, in forma annuale, al materiale associativo. Tale contribuzione si sviluppa nell’obbligo, da parte del socio, di donare all’Associazione l’uso di materiali di cui l’autore detiene, tuttavia, i diritti:
2 foto con didascalia, rappresentanti eventi o manifestazioni di carattere culturale 2 recensioni inerenti libri, musica o opere video a carattere originale
2 articoli/spunti di discussione/scritti 1 file audio
2 appuntamenti/eventi/manifestazioni.
L’autore si assume tutte le responsabilità nei confronti dei contenuti.
art. 17 Richiesta riconoscimenti
Tutti i soci potranno fare richiesta di attestati, referenze e certificati attestanti l’effettiva collaborazione del singolo soggetto. L’associazione definirà nel proprio organigramma l’incaricato alla gestione di tali referenze; l’autore delle stesse sarà ritenuto responsabile dei contenuti divulgati presso terzi. Ogni attestati, referenze o certificato emesso dall’associazione sarà registrato su apposito registro in possesso dell’incaricato alla gestione del personale.
Copia di tali materiali sarà inserita, dal responsabile stesso, all’interno della cartella personale del richiedente e costituirà parte dell’archivio Associativo del personale.
art. 18 Segreteria
La funzione di Segreteria è affidata ad un membro del Consiglio Direttivo che può essere nominato unicamente dal Presidente dell'Associazione e si occupa:
a. della corrispondenza e dell’archivio associativo
b. della stesura e archiviazione dei verbali delle Assemblee Generali e del Consiglio Direttivo
art. 19 Tesoreria
La funzione di Tesoriere è affidata ad un membro del Consiglio Direttivo che può essere nominato unicamente dal Presidente dell'Associazione e si occupa:
a. della gestione dei rendiconti delle spese e delle entrate in riferimento alla contabilità del patrimonio Associativo.
b. della gestione dell’inventario dei mobili e delle attrezzature dell’Associazione.
Art. 20 atto di iscrizione
Ogni socio, all’atto dell’iscrizione, dovrà depositare, presso il segretario Associativo, copia del materiale precedentemente elencato (liberatorie, modulo dati sensibili ecc..) con l’aggiunta di curriculum vitae aggiornato e con foto, eventuale lettera di accettazione di incarico.
Tale materiale, inserito tempestivamente nella cartella personale del socio, sarà gestito dal responsabile del personale e sarà considerato proprietà Associativa.
