L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati.
Linee guida per gli utilizzatori di FOCUS 10
L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è entrato in vigore il I gennaio 2019 per tutti gli
operatori con Partita IVA, tranne i soggetti minimi, forfettari, le associazioni sportive dilettantistiche1 e gli agricoltori esonerati.
Dopo una serie di interventi normativi e regolatori2, la Legge di Bilancio 2019 ha vietato agli ottici di emettere fatture elettroniche "con riferimento alle fatture i cui dati sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria”.
Il Decreto semplificazioni del 13/02/2019 ha esteso il divieto di emissione della fattura elettronica ai soggetti che non sono tenuti a trasmettere i dati al Sistema TS con riferimento alle “fatture relative alle prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche”.
Il Decreto fiscale 2020 (approvato il 15/10/2019, da convertire in legge) prolunga tale divieto all’anno 2020.
Divieti ed obblighi per gli ottici nel 2019 e 2020
Negli anni 2019 e 2020 gli ottici non possono emettere fattura elettronica per le fatture i cui dati sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria; ovviamente tale divieto vale anche nei casi in cui i dati non vengono trasmessi per Opposizione da parte del contribuente.
L'obbligo di fatturazione elettronica rimane dunque in vigore per:
Fatture alle aziende (B2B);
Fatture PA;
Fatture ai consumatori per beni non detraibili, che quindi non vengono comunicate al Sistema Tessera Sanitaria;
Fatture del ciclo passivo (fatture ricevute dai fornitori).
Nelle fatture alle aziende non devono essere inseriti dati sensibili.
Le guide operative su FOCUS 10 e FOCUS FE spiegano nel dettaglio tutte le funzionalità disponibili nel programma FOCUS 10 per adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica.
Cos’è una fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento informatico in formato XML (eXtensible Markup Language) conforme alle specifiche tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate, che transita attraverso il Sistema di interscambio e da questo viene recapitato al destinatario.
La fattura elettronica deve contenere le informazioni obbligatorie previste dalle norme vigenti in tema di fatturazione, un indirizzo telematico per il recapito ed altri dati facoltativi indicati nelle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
In definitiva, non cambiano regole di fatturazione, mentre varia in modo sostanziale il processo di emissione e ricezione delle fatture.
Come già anticipato, negli anni 2019 e 2020 gli ottici non possono emettere fattura elettronica per le fatture i cui dati sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria; tale divieto vale anche nei casi di Opposizione del contribuente.
Anche nel 2020 tali fatture rimarranno cartacee.
Quali sono i soggetti coinvolti nel processo di fatturazione?
Il processo di fatturazione elettronica coinvolge principalmente tre parti che interagiscono tra loro:
1. Le aziende emittenti; nel nostro caso, il centro ottico.
2. Il Sistema di Interscambio (SDI), ovvero il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che riceve le fatture elettroniche, effettua una serie di controlli e le inoltra ai destinatari.
3. I destinatari, ovvero aziende (fattura B2B), consumatori per beni non detraibili (fattura B2C) e la Pubblica Amministrazione (fattura PA).
Rientrano in modo indiretto nel processo di fatturazione elettronica anche gli intermediari abilitati (commercialisti, associazioni di categoria, ecc…) e non abilitati (software house), che supportano le aziende nei vari adempimenti connessi all’emissione, ricezione, contabilizzazione e conservazione digitale delle fatture elettroniche.
Tra gli intermediari abilitati, assume un ruolo di fondamentale rilievo il
commercialista, al quale ogni centro ottico deve necessariamente rivolgersi per chiarire ogni aspetto del processo di fatturazione elettronica per il ciclo attivo (fatture emesse) ed il ciclo passivo (fatture ricevute dai fornitori).
Pertanto, prima di prendere qualsiasi decisione in merito alla gestione delle fatture elettroniche, è indispensabile che contattiate il vostro commercialista.
Come funziona il Sistema d’Interscambio?
L’emittente trasmette la fattura elettronica al Sistema di Interscambio indicando l’indirizzo telematico del destinatario (per il B2B, Codice destinatario o PEC).
Prima di inoltrare la fattura elettronica al destinatario, Il Sistema di Interscambio effettua una serie di controlli. Ad esempio, controlla se il file XML contiene le informazioni obbligatorie, verifica la partita IVA di emittente e destinatario (il codice fiscale per i consumatori) e la correttezza dei dati indicati (coerenza tra imponibili, aliquote IVA ed imposte indicate).
Tale controllo può avere esito negativo o positivo.
Esito negativo (scarto): la fattura presenta errori formali o incongruenze.
La fattura si considera non emessa ai fini fiscali.
Entro 5 giorni, il Sistema di Interscambio invia all'emittente della fattura una Notifica di scarto;
l'emittente dovrà procedere ad una nuova trasmissione della fattura entro 5 giorni, preferibilmente con la stessa data e lo stesso numero.
Per approfondimenti: Fattura elettronica: cosa fare in caso di “scarto”
Esito positivo: la fattura non ha anomalie.
La fattura si considera emessa.
Se la fattura non può essere recapitata al destinatario per problemi tecnici (ad esempio, casella PEC piena) o perché l’indirizzo telematico non è indicato in fattura, il Sistema di Interscambio invia all’emittente una Notifica di mancata consegna con la data di messa a disposizione della fattura
elettronica al destinatario nell’area riservata del portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
In quest’ultimo caso, l’emittente deve informare tempestivamente il destinatario che la fattura non è stata recapitata e che è stata depositata nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate.
Questa comunicazione può avvenire anche consegnando una copia cartacea o digitale della fattura in cui viene specificata tale informazione.
Figura 1: come funziona il Sistema di Interscambio
La Ricevuta di consegna e la Notifica di mancata consegna rappresentano per l’emittente la prova della corretta emissione della fattura elettronica.
Recapito delle fatture
Le modalità di recapito delle fatture che transitano tramite lo SDI variano a seconda del tipo di destinatario.
Nel centro ottico, i principali tipi di destinatari sono:
Consumatori finali;
Aziende;
Pubbliche Amministrazioni.
Consumatori finali (B2C)
Come già anticipato, nel 2019 e 2020 gli ottici non possono emettere fattura elettronica per le fatture i cui dati sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria; tale divieto vale anche nei casi di Opposizione del contribuente.
Pertanto, anche nel 2020 tali fatture rimarranno cartacee.
Le eventuali fatture elettroniche emesse ai consumatori, una volta passati i controlli, vengono pubblicate dal Sistema di Interscambio nell’area riservata del portale web Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
L’ottico deve consegnare direttamente al cliente una copia cartacea o PDF della fattura elettronica (salvo sua rinuncia), nella quale si specifica che il documento è a sua disposizione sul portale dell’Agenzia.
Il Codice Fiscale, oltre ad indentificare univocamente ciascun cittadino, rappresenta anche l’indirizzo per il recapito telematico delle fatture nell’area riservata portale dell’Agenzia delle Entrate, a cui ogni contribuente può accedere con le proprie credenziali, purché abbia aderito al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche3.
Come per il Sistema Tessera Sanitaria, è indispensabile chiedere ai clienti la Tessera Sanitaria e leggere il codice a barre nella casella Codice Fiscale di FOCUS 10.
Sono quindi molto utili le procedure già disponibili in FOCUS che consentono la lettura e validazione del Codice Fiscale sia per i nuovi clienti che per i clienti già presenti nel database del programma.4
Aziende (B2B)
Nei centri ottici può talvolta accadere di dover emettere fatture ad altre aziende (fatture B2B).
In tali casi, le fatture vengono recapitate ai destinatari tramite il Codice destinatario oppure l’indirizzo PEC.
3 Dal 1 luglio al 31 ottobre 2019 i contribuenti possono aderire al servizio di consultazione e scarico del file XML della fattura elettronica messo
Il Codice destinatario è formato da 7 caratteri alfanumerici e non è obbligatorio; i soggetti sprovvisti di Codice destinatario ricevono le fatture di acquisto tramite la PEC.
Se il destinatario non comunica all’ottico né il Codice destinatario, né la PEC (come nel caso dei soggetti non obbligati alla fatturazione elettronica5), il Sistema di Interscambio recapita la fattura nell’area riservata del portale web Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
L’ottico deve comunicare tempestivamente al destinatario che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, anche consegnando una copia cartacea o digitale della fattura.
Per approfondimenti sul Codice destinatario: Fatturazione elettronica: perché il Codice destinatario non è univoco?
Pubbliche Amministrazioni
L’indirizzo telematico per la trasmissione delle fatture alle Pubbliche Amministrazioni è il Codice univoco.
Generalmente ogni P.A. comunica ai propri fornitori i dati necessari per l’emissione delle fatture elettroniche; in ogni caso, è possibile ricercare il Codice univoco sul sito web www.indicepa.gov.it.
Termini di emissione della fattura immediata
Dal 01/07/2019 la fattura immediata, sia elettronica che cartacea, può essere emessa entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione6.
Emissione di fattura elettronica immediata
Le fatture elettroniche vengono veicolate al destinatario tramite lo SDI, che ne attesta la data ed ora di trasmissione, per cui l’Agenzia delle Entrate consente alle aziende di riportare nel campo Data delle fatture la data di effettuazione dell’operazione.
Esempio: se il 28 settembre 2019 vengono venduti dei beni, la relativa fattura elettronica può essere generata e trasmessa allo SDI entro l’8 ottobre 2019, riportando nel campo Data la “data di effettuazione dell’operazione”, ovvero il 28 settembre 2019.
5 Es.: soggetti minimi, forfettari, agricoltori esonerati…
6 La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 14/E del 17 giugno 2019 ha chiarito come operare in caso di emissione di fattura elettronica e di fattura cartacea:
Pag. 14 “3.1 Emissione delle fatture
L’articolo 11 del d.l. n. 119 del 2018, modificando l’articolo 21 del decreto IVA, ha previsto, con effetto dal 1° luglio 2019 – dunque per le fatture emesse da tale giorno – che:
a) tra le indicazioni che il documento deve recare figuri anche la «data in cui è effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi ovvero data in cui è corrisposto in tutto o in parte il corrispettivo, sempreché tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura» (cfr. il nuovo comma 2, lettera g‐bis);
b) la possibilità di emettere la fattura «entro dieci [ora dodici*] giorni dall’effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell’articolo 6» (così il nuovo comma 4, primo periodo).
Il legislatore, in applicazione delle previsioni unionali sul contenuto delle fatture, ha così previsto che, impregiudicati i momenti di effettuazione dell’operazione (e di esigibilità dell’imposta), la documentazione della stessa non sia più necessariamente contestuale – entro le ore 24 del medesimo giorno (cfr. la circolare n. 225 del 16 settembre 1996) – ma possa avvenire nei 10 [ora 12*] giorni successivi, dandone specifica evidenza.
La facoltà in esame riguarda tutte le fatture, ivi comprese quelle elettroniche veicolate tramite SdI.”
* L’art. 12‐ter del D.L. 34/2019 (Decreto crescita) ha portato il termine di emissione da 10 a 12 giorni.
Emissione di fattura cartacea immediata (fatture da trasmettere al Sistema TS) Nel caso di emissione di fattura cartacea, l’Agenzia delle Entrate richiede che siano riportati nel
documento sia la Data di emissione che la Data di effettuazione dell’operazione (ovvero la «data in cui è effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi ovvero data in cui è corrisposto in tutto o in parte il corrispettivo, sempreché tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura»)
Nel caso di emissione di fattura da corrispettivo, devono essere riportate nel documento:
la Data della fattura (data di emissione);
la Data dello scontrino/documento commerciale, che per l’ottico corrisponde generalmente alla data di effettuazione dell’operazione.
La Data della fattura e la Data dello scontrino/documento commerciale sono già presenti in FOCUS.
Per evitare complicazioni contabili, vi consigliamo di continuare ad emettere le fatture cartacee da corrispettivo come avete sempre fatto, ovvero entro la data di emissione dello scontrino/documento commerciale.
In altre parole, la data dello scontrino/documento commerciale deve coincidere con quella della fattura.
In ogni caso, consultate il vostro commercialista per concordare come operare.
La conservazione delle fatture
Gli emittenti, dopo aver inviato le fatture elettroniche, devono conservarle obbligatoriamente in formato elettronico per almeno 10 anni.
Tale obbligo sussiste anche per le fatture ricevute.
La conservazione delle fatture può essere effettuata presso un soggetto terzo (tipicamente l’intermediario che ha emesso e firmato digitalmente la fattura) oppure con il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate.
Riferimenti normativi
Il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate rende disponibili Normativa e prassi in materia, nonché le FAQ ‐ Risposte alle domande più frequenti.
Questo documento è stato aggiornato il 18/10/2019
Appendice
Ottici e fatturazione elettronica: l’evoluzione normativa
Il 15/11/2018 il Garante privacy ha emanato un Provvedimento nei confronti dell'Agenzia delle Entrate nel quale ha rilevato che l’obbligo di fatturazione elettronica “presenta rilevanti criticità in ordine alla compatibilità con la normativa in materia di protezione dei dati personali”.
Il 13/12/2018 il Decreto fiscale 2019 ha esonerato gli ottici dall'obbligo di fatturazione elettronica per l'anno 2019 per le sole fatture trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria.
Questa formulazione lasciava aperti dei dubbi su come operare in caso di Opposizione da parte dei contribuenti.
Il 20/12/2018 il Garante privacy ha intimato all'Agenzia delle Entrate di dare istruzioni adeguate agli operatori sanitari “affinché in nessun caso sia emessa una fattura elettronica attraverso lo SDI concernente l’erogazione di una prestazione sanitaria, a prescindere dall’invio dei dati attraverso il sistema TS”
Il 30/12/2018 la Legge di bilancio 2019 ha vietato all’ottico di emettere fattura elettronica per le fatture i cui dati sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria.
Il 13/02/2019 è entrato in vigore il Decreto semplificazioni, che ha esteso il divieto di fatturazione elettronica “anche ai soggetti che non sono tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, con riferimento alle fatture relative alle prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche”.
Il 01/08/2019 l’Agenzia delle Entrate, con la Risposta n. 327 del 01/08/2019, ha chiarito che tale divieto si applica anche alla trasmissione dei dati all’esterometro, a tutela dei dati sensibili dei soggetti esteri.
Il Decreto fiscale 2020 (approvato il 15/10, da convertire in legge) estende all’anno 2020 il divieto di fatturazione elettronica per le prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche.
