Biblioteca e Centro di documentazione INAPP Action plan per una politica delle collezioni documentali
Premessa
Le biblioteche specialistiche ed i centri di documentazione si trovano ad affrontare una sfida complessa: attuare politiche di sviluppo delle collezioni documentali sostenibili e coerenti con il cambio di paradigma avvenuto nel campo della documentazione scientifica. Si è passati infatti da un paradigma tradizionale fondato sull’accumulo e centralizzazione delle risorse documentali ad un modello distribuito e ‘liquido’ centrato sull’utente e sul suo ambiente comunicativo, il tutto all’interno di una dimensione globalizzata.
I maggiori fattori di innovazione che impattano sulla politica delle collezioni documentali sono:
- Fattore patrimoniale (accumulazione/consumo). Mentre l’acquisizione delle pubblicazioni a stampa comporta un aumento del valore patrimoniale della biblioteca - e sui testi a stampa acquisiti/acquistati si esercita un diritto di possesso perpetuo - l’acquisizione di una licenza d’uso non genera effettivo aumento patrimoniale perché le risorse elettroniche sono accessibili con contratti di licenza d’uso temporaneo. Alla scadenza del contratto non si mantiene quindi la disponibilità della risorsa a meno che non si sia provveduto, all’atto di stipula del contratto, ad acquisire un diritto di accesso perpetuo.
- Fattore ibrido. Le collezioni costituite sia da formati tradizionali a stampa che digitali necessitano a livello gestionale di due infrastrutture parallele, di distinti processi di trattamento e di diverse modalità di accesso e fornitura di servizi. Sul piano amministrativo bisogna considerare e valutare cosa questo comporti in termini di aumento dei costi e di complessità organizzativa.
- Fattore fluido (collezione liquida). È un nuovo modello, da studiare nella sua adattabilità ai bisogni degli utenti e della comunità dei ricercatori che si aspettano procedure adatte di modo che fluidità della collezione non si traduca in instabilità. Pensiamo ad esempio all’inclusione a catalogo delle schede di spoglio di periodici per i quali fosse stato sottoscritto un abbonamento elettronico poi non rinnovato.
- Fattore conservativo. In ambito analogico la conservazione a lungo termine è parte integrante del ciclo di vita di un documento, in ambito digitale solo il diritto di accesso perpetuo o di archiviazione garantisce la conservazione.
- Fattore distributivo. La gestione delle risorse elettroniche dipende da organizzazioni esterne (editori, aggregatori, distributori) pertanto le relazioni con questi partner possono risultare critiche per il funzionamento dei servizi.
- Ridondanza della documentazione stampata rispetto alle versioni digitalizzate in considerazione delle grandi iniziative e campagne come Google Print, Open Content Alliance etc.
La Biblioteca INAPP pertanto in considerazione dei fattori sopra elencati, pur mantenendo una visione strategica attenta ai cambiamenti tecnologici e logici che stanno investendo le strutture documentarie, attua un approccio pragmatico nello sviluppo delle proprie collezioni basato sulla responsabilità di copertura della documentazione di rilevanza istituzionale e sulle reali esigenze dei ricercatori. Principali strumenti operativi sono il monitoraggio del mercato editoriale nonché delle pratiche di ricerca degli utenti - affiancato da una regolare analisi dell’uso delle risorse documentarie per poter valutare e revisionare periodicamente la politica delle collezioni - ed un robusto investimento in partenariati specialistici e scientifici.
La politica delle collezioni è impostata su due livelli, con evidente impatto gestionale sulle risorse finanziarie:
1. grandi temi legati alla mission costituiscono il nucleo centrale della collezione principale
2. temi satellite relativi a programmi e/o progetti destinati a concludersi entro un periodo di tempo definito Elementi cardine della politica delle collezioni:
1. Tematiche che derivino dai piani di attività 2. Alto grado di interdisciplinarietà
3. Accesso diretto alle collezioni
4. Elevata capacità di reazione ai bisogni dell’utente
5. Attenzione specifica e complementare - rispetto al mercato editoriale - alla letteratura in open access (letteratura grigia)
Metodologia per la definizione del grado di copertura bibliografica
La collezione principale è costituita dalla letteratura scientifica sulle politiche della formazione e del lavoro e dell’inclusione sociale e su questo l’impegno è di conseguire un elevato grado di completezza e qualità attraverso un adeguato lavoro di selezione (codice 5 del Livello di copertura1) con l’obiettivo di garantire tre i livelli di copertura/competenza: regionale, nazionale, comunitario.
Altro rilevante pilastro a sostegno degli studi portati avanti da INAPP è costituito dalla documentazione europea, è pertanto attiva la collaborazione con il CDE (Centro di documentazione europea) ospitato presso il CNR.
Collezione di base
La costruzione della raccolta della Biblioteca INAPP è focalizzata sui temi di competenza istituzionale. Si considera fondamentale l’acquisizione ed il trattamento di documentazione in lingua, ove non disponibili traduzioni, e la politica delle acquisizioni intende incrementare il trattamento di documentazione nelle due lingue di lavoro dell’UE (inglese e francese). Al fine di perseguire questo obiettivo è in atto l’allineamento del thesaurus con Cedefop ed Eurovoc in modo da garantire in fase di indicizzazione coerenza con il contenuto dei documenti ed in fase di recupero massima efficacia
1 I livelli di copertura previsti per tutte le collezioni (metodo Conspectus) sono 5
Livello di copertura 0 Esclusione l'argomento è fuori degli ambiti di interesse della collezione 1 Selezione minima corrisponde alla presenza di pochi testi di base
2 Opere di orientamento introduttivo disponibilità di materiale di orientamento e di consultazione generale sufficiente ad introdurre alla conoscenza di un argomento;
3 Opere funzionali alla didattica universitaria la raccolta è sufficiente ad un sostegno all'istruzione universitaria e superiore;
4 Opere funzionali alla ricerca fonti e sussidi necessari a condurre una ricerca autonoma nel campo;
5 Copertura esaustiva tutto il materiale significativo sull'argomento, puntando a formare una raccolta esaustiva
Come insieme di pubblicazioni che si considerano parte centrale della collezione di base:
o Documentazione proveniente da fonti governative ufficiali (come Ministero del Lavoro, Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca, Ministero dell’Interno, Ministero dell’Economia e Finanze, Ministero dello Sviluppo Economico, Presidenza del Consiglio - Dipartimento pari opportunità - Dipartimento Pubblica Amministrazione e Innovazione - Dipartimento per le politiche della Famiglia)
o Parti sociali o ISTAT o CNEL o CNR
o Commissione Europea (DG tematicamente affini) o OCSE
o Eurofound o Cedefop o ILO o Bibb o Cereq
- Monografie e riviste rilevanti centrate sui temi previsti dai piani di ricerca INAPP - Statistiche tematiche
- Strumenti di reference
La responsabilità della selezione della documentazione spetta ai documentalisti della Biblioteca che sono sempre in contatto con i responsabili dei gruppi di ricerca ed i singoli ricercatori per anticipare i bisogni al fine di tradurli in concrete azioni conseguenti. Il lavoro coinvolge oltre che la selezione anche l’acquisizione la catalogazione la cura e la manutenzione delle raccolte, comprese le inevitabili operazioni di scarto (la revisione tiene conto di: a. età del volume, b. tempo trascorso dall'ultimo utilizzo, c. presenza di uno o più fattori negativi oggettivi).
Pubblicazioni monografiche
Libri a stampa
La preferenza è per il formato cartaceo. La selezione viene fatta su base semestrale a valere sul catalogo dei libri in commercio. L’acquisto dipende dal bilancio, i doni possono essere accettati sulla base della scala di copertura elaborata con il metodo Conspectus.
Ebooks
La loro diffusione nei campi disciplinari di competenza non è garantisce al momento una copertura sufficiente. Una strategia che includa anche questi tipi di documenti in una politica concreta di sviluppo delle raccolte non è al momento ipotizzabile anche per le implicazioni che avrebbe relativamente alla loro fruizione (acquisto di reader per il prestito). Sia che si tratti di nuove pubblicazioni che di riproduzione di intere collezioni la strategia di marketing al momento in atto dai fornitori non incontra la filosofia della Biblioteca orientata alla qualità e selezione autonoma dei documenti.
Periodici
Titoli core rappresentano il nucleo centrale della collezione le cui tematiche sono di interesse primario; viene acquistata sia la copia cartacea che digitale con diritto di accesso perpetuo, e vengono conservate le copie cartacee e digitali.
Titoli rilevanti sono legati alle attività di ricerca in corso ed ai singoli progetti, viene sottoscritta la solo versione on line, se possibile, sempre con il diritto di accesso perpetuo.
Titoli complementari dipende dal prezzo e dal mercato altrimenti si sopperisce con document delivery.
È raccomandata la selezione sistematica dei periodici rilevanti ad accesso libero e l’inserimento nel catalogo secondo le procedure di integrazione delle risorse elettroniche.
Working papers
Tendenza è di evolvere verso una soluzione e-only.
Basi di dati documentali
I criteri devono essere gli stessi che si usano per le atre collezioni elettroniche (rilevanza, accesso, interesse degli utenti ed uso effettivo).
CD Rom e DVD
Rispetto alla collezione sono complementari alle pubblicazioni cartacee, il formato è in corso di migrazione verso soluzioni on line, di fatto consultabili ad oggi solo in modalità stand alone presso il front desk. Non è sostenibile includerli nella collezione.
Risorse elettroniche a libero accesso (risorse informative disponibili gratuitamente sul web)
La selezione si basa su criteri di qualità e rilevanza. In generale risultano integrabili solo risorse che si presentano stabili in una prospettiva di lungo termine e vanno quindi trattate alla stregua di altre risorse elettroniche (compresa la procedura di scarto) basandosi su: - Contenuto (rilevanza, qualità, prospettiva di lungo termine) - Modalità di accesso - Autorevolezza (reputazione del produttore, branding) - Manutenzione (aggiornamento e stabilità) - Termini di uso. Fonti di natura volatile interessanti possono essere integrate nelle pagine web della Biblioteca ma non a catalogo.
Manutenzione della raccolta e preservazione accesso a lungo termine
Revisione sulla base di statistiche di uso e degli interessi degli utenti. Monitoraggio continuo del catalogo per procedure di selezione e scarto, lavoro oneroso che tuttavia garantisce qualità ed aggiornamento. Per ciascun ambito, inoltre, si può tener conto di particolari annotazioni, che suggeriscono di derogare ai parametri di tempo in alcuni casi particolari (per alcuni settori della medicina i parametri temporali possono essere applicati meno rigidamente, perché si tratta di campi nei quali il tasso di obsolescenza è inferiore alla media), o di fare eccezioni per alcune tematiche (il materiale cronachistico o polemico va eliminato quando cala l'attenzione rispetto alle questioni trattate) o tipologie di documenti (i manuali tecnici vanno conservati fino a quando sono ancora in circolazione i prodotti a cui si riferiscono).
Per la preservazione sono state individuate le seguenti priorità:
- produzione scientifica INAPP: comprende quello che può essere definito l’output scientifico dei ricercatori e rappresenta la prima priorità nella strategia di preservazione della Biblioteca per garantire nel tempo la sedimentazione delle conoscenze specifiche INAPP;
- pubblicazioni considerate come collezione fondamentale;
- archivi di dati realizzati nel contesto di attività di ricerca INAPP, ossia dati raccolti dai ricercatori nel corso delle loro ricerche, costituiranno un settore importante da considerare per le strategie di conservazione a lungo termine. I criteri e le procedure per la gestione e conservazione di queste informazioni è molto delicata e complessa ed in parte impatta anche con il Repository istituzionale e quindi necessita di un’analisi approfondita.
La politica di conservazione è attiva solo per le pubblicazioni INAPP e per la collezione fondamentale ed interessa:
- libri che vengono conservati in formato cartaceo ed in edizione originale
- periodici conservati in formato cartaceo, per gli abbonamenti esclusivamente in versione elettronica ci si riserva di verificare le modalità ed i termini del diritto di archiviazione:
La strategia di sviluppo delle collezioni interessa le pubblicazioni analogiche come quelle digitali, con le opportune distinzioni sul piano tecnico. Il trend verso i servizi on line è inevitabile, ma con l’eccezione dei prodotti editoriali in lingua inglese, i prodotti elettronici non sono ancora ai livelli di quelli editoriali tradizionali, sia per la qualità dell’interfaccia utente che in termini di costi benefici. Si richiedono procedure chiare e livelli diversi di responsabilità sia di livello amministrativo che tecnico
Pubblicazioni INAPP
Per quanto interessa specificatamente la produzione scientifica d’Istituto la Biblioteca intende ampliare le funzioni di archiviazione, disseminazione ed indicizzazione pertanto ha iniziato le seguenti attività:
1. Procedure di spoglio per gli articoli usciti nelle riviste istituzionali (Osservatorio Isfol e SINAPPSI poi) 2. Procedure di spoglio per gli articoli di ricercatori INAPP usciti presso altre riviste specialistiche di settore 3. Digitalizzazione delle pubblicazioni Isfol uscite prima del 2008
4. Indicizzazione approfondita - qualora le responsabilità autoriali siano chiaramente attribuibili - di secondo livello (capitolo) per le pubblicazioni a carattere monografico INAPP.
