Gestione vaccinazioni Guida per l amministratore del sistema

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Guida per l’amministratore di sistema 1/19

Gestione vaccinazioni

Guida per l’amministratore del sistema

1 INTRODUZIONE _________________________________________________________________ 2 2 SCOPO E CAMPO APPLICAZIONE ____________________________________________________ 2 3 RIFERIMENTI NORMATIVI _________________________________________________________ 2 4 TERMINI E DEFINIZIONI ___________________________________________________________ 2 5 COLLEGAMENTO AD ALTRI PRODOTTI ________________________________________________ 2 6 CONFIGURAZIONI _______________________________________________________________ 3 6.1 TABELLE DI RIFERIMENTO _____________________________________________________ 3 6.2 DEFINIZIONE SALE MEDICHE, VACCINI E PRODUTTORI _______________________________ 4 6.3 DEFINIZIONE HUB VACCINALI __________________________________________________ 5 6.4 ABILITAZIONE E REVOCA PERSONALE SANITARIO ___________________________________ 6 6.5 DEFINIZIONE DELLE CAMPAGNE VACCINALI _______________________________________ 10 6.6 DEFINIZIONE DELLE PROGRAMMAZIONI VACCINALI ________________________________ 12 6.7 CONFIGURAZIONE GADGET E NOTIFICHE _________________________________________ 14 6.8 SICUREZZE E CONI DI VISIBILITÀ ________________________________________________ 18 7 APPENDICE ____________________________________________________________________ 19 7.1 CHECK LIST DELLE CONFIGURAZIONI OBBLIGATORIE ________________________________ 19 7.2 SCHEDULATORE – PROCESSI ___________________________________________________ 19

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1 INTRODUZIONE

Safety Solution, con il prodotto ZVax HR, mette a disposizione delle organizzazioni tutti gli strumenti necessari alla gestione delle vaccinazioni nei luoghi di lavoro.

Consente infatti di raccogliere le adesioni alle campagne vaccinali, pianificare gli appuntamenti per le somministrazioni dei vaccini e gestirne le prenotazioni, il tutto in conformità con quanto stabilito dalla normativa vigente in materia di protezione e trattamento dei dati personali.

Per maggiori dettagli si veda manuale dedicato agli utilizzatori.

2 SCOPO E CAMPO APPLICAZIONE

Il presente documento è una guida operativa per la configurazione e l'utilizzo del prodotto a cura degli amministratori di sistema e dei consulenti applicativi.

Grazie all'elevato livello di configurabilità il prodotto ZVax HR è in grado di adattarsi alle specifiche esigenze delle organizzazioni nell'ambito della gestione delle vaccinazioni in azienda.

In questa guida vengono quindi illustrate le configurazioni necessarie al corretto utilizzo delle funzionalità inerenti alla gestione delle vaccinazioni in ambito aziendale: dalla definizione delle anagrafiche dei vaccini alla configurazione degli hub vaccinali e all'abilitazione delle utenze del personale sanitario; dalla definizione delle campagne e programmazioni vaccinali all'apertura delle adesioni e prenotazioni ai dipendenti.

3 RIFERIMENTI NORMATIVI

Si veda manuale dedicato agli utilizzatori.

4 TERMINI E DEFINIZIONI

5 COLLEGAMENTO AD ALTRI PRODOTTI

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6 CONFIGURAZIONI

Gli utenti aventi un profilo d’accesso riconducibile ad un amministratore di sistema possono procedere alle configurazioni necessarie al corretto utilizzo del prodotto per la gestione delle vaccinazioni:

• Definizione Sale mediche;

• Definizione Vaccini e Produttori;

• Definizione Hub vaccinali;

• Abilitazione delle utenze del personale sanitario;

• Definizione Campagne vaccinali e Programmazioni vaccinali;

• Aggiunta del gadget “Vaccini – Adesioni e Prenotazioni” a una pagina in Workspace;

• Configurazione delle notifiche;

• Verifica della corretta configurazione delle utenze e delle sicurezze.

6.1 TABELLE DI RIFERIMENTO

Le tabelle di riferimento, necessarie alla corretta gestione delle vaccinazioni in azienda, sono le seguenti:

• “Tabelle – Visite e esami – Sale mediche”;

• “Tabelle – Vaccini – Vaccino”;

• “Tabelle – Vaccini – Produttore”;

• “Tabelle – Vaccini – Hub vaccinale”.

Punti di attenzione

• Si consiglia di abilitare questi punti di menù ai soli utenti aventi un profilo d’accesso riconducibile ad un amministratore di sistema. Consultare i paragrafi successivi per le caratteristiche di queste tabelle.

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6.2 DEFINIZIONE SALE MEDICHE, VACCINI E PRODUTTORI

Definizione sale mediche (Tabelle – Visite e esami – Sale mediche)

• Definire le sale mediche che andranno poi associate agli hub vaccinali;

• Le sale mediche possono essere codificate su azienda 000000 (associabili a qualunque hub vaccinale) o azienda specifica (associabili ai soli hub vaccinali codificati su quella stessa azienda specifica).

Definizione Produttori (Tabelle – Vaccini – Produttore)

• Definire i produttori che andranno poi associati alla definizione del vaccino;

• Lo stesso produttore potrà essere associato a più vaccini.

Definizione Vaccini (Tabelle – Vaccini – Vaccino)

• Sezione “Definizione”: indicare una descrizione e le date di validità;

• Sezione “Dettagli produttore”:

o Selezionare un produttore precedentemente codificato;

o Indicare il range anagrafico per il quale è consentita la somministrazione di tale vaccino;

o Codificare le dosi previste indicandone la sequenza, la descrizione e i dati per il calcolo della somministrazione a partire dall’effettuazione della dose precedente (ad esempio se la seconda dose deve essere effettuata 21 giorni dopo la prima con una tolleranza di più 7 giorni e meno 2 giorni valorizzare sulla seconda dose “Somministrazione dalla dose precedente” con “Giorni 21”, “Giorni tolleranza – prima” con “2” e “Giorni tolleranza – dopo” con “7”.

o Il campo “Giorni per l’immunizzazione” è a solo scopo informativo (non influisce sul calcolo delle periodicità dei richiami).

• Sezione “Elenco documenti”: allegare i documenti da rendere disponibili nel gadget delle adesioni e prenotazioni agli utenti.

Punti di attenzione

• Per la definizione dei vaccini e dei produttori sono disponibili dati predefiniti identificati dal prefisso “STD” nel codice. Questi dati sono modificabili.

• I vaccini vengono salvati in automatico con periodicità pari a 1 anno. Ciò significa che al completamento della somministrazione delle dosi previste dalla definizione del vaccino, tale vaccinazione verrà proposta al lavoratore nuovamente un anno dopo (ricominciando dalla prima dose).

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6.3 DEFINIZIONE HUB VACCINALI

Al punto di menù “Tabelle – Vaccini – Hub vaccinale” è necessario procedere alla definizione degli hub vaccinali. Di seguito i dettagli.

Sezione “Dati generali”

• Indicare l’azienda di definizione dell’hub vaccinale (000000 o azienda specifica), un codice identificativo e una descrizione;

• Il campo “Azienda organizzatrice”:

o Se è stata indicata come azienda di definizione dell’hub vaccinale l’azienda 000000, consente di selezionare un’azienda specifica (in caso di hub valido per più aziende, in questo campo è possibile indicare la specifica azienda organizzatrice);

o Se è stata indicata come azienda di definizione dell’hub vaccinale un’azienda specifica, risulta già valorizzato e non modificabile con quella stessa azienda specifica.

• Associare le sale mediche.

Sezione “Personale sanitario”

• Associare i medici, paramedici o personale back office sanitario facente parte dell’hub vaccinale.

• L’elenco delle figure selezionabili è filtrato in base al codice azienda di definizione dell’hub stesso.

Sezione “Filiali”

• Associare le filiali che faranno riferimento all’hub vaccinale in gestione.

• L’elenco delle aziende per l’associazione delle filiali all’hub è filtrato in base all’azienda di definizione dell’hub stesso.

Punti di attenzione

• Prestare attenzione all’associazione delle sale mediche all’hub in quanto il legame “programmazione vaccinale – sala medica associata” consentirà di risalire all’hub vaccinale di riferimento e quindi di determinare la popolazione di utenti che potranno prenotarsi (in base alle filiali).

• Per l’associazione di medici, paramedici e personale back office all’hub vaccinale vengono resi disponibili anche i soggetti che non hanno ancora completato il processo di abilitazione.

• Prestare attenzione all’associazione delle filiali all’hub vaccinale in quanto tale associazione ha lo scopo di filtrare i dati visibili dai vari profili d’accesso in termini di:

o Campagne vaccinali, programmazioni e lavoratori che un medico, paramedico o personale back office sanitario può vedere e gestire;

o Campagne vaccinali e programmazioni a cui un utente può aderire o effettuare prenotazioni.

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6.4 ABILITAZIONE E REVOCA PERSONALE SANITARIO

Di seguito le configurazioni e le caratteristiche del processo di abilitazione/revoca delle utenze di medici amministratori, medici competenti, paramedici e personale back office.

Configurazioni iniziali:

Medico amministratore

Medico competente

Personale paramedico In “HR Anagrafici – Soggetto – Tipo soggetto” deve avere

il seguente tipo soggetto attivo alla data di consultazione:

MEDIC MEDIC PERPAR

In “HR Anagrafici – Soggetto – Safety Solution – Ruoli e incarichi” deve avere un ruolo attivo alla data di consultazione con la seguente tipologia standard:

Medico competente (MECO)

Medico competente

(MECO)

Personale paramedico

(PARM) In “Misure di sicurezza – Sorveglianza sanitaria –

Medici/Strutture sanitarie”:

Deve essere creata un’anagrafica con tipologia “Medico”

/

In “HR Anagrafici – Soggetto – Definizione – sezione Gestione contatto”:

Indipendentemente dal profilo d’accesso deve essere associata un’utenza attiva.

Personale back office sanitario In “HR Anagrafici – Soggetto – Definizione – sezione

Gestione contatto”:

Deve essere associata un’utenza attiva.

6.4.1 Abilitazione medici amministratori, medici competenti e paramedici

Di seguito le operazioni previste per l’inserimento di una nuova abilitazione per medici e paramedici:

Medico amministratore Medico competente Personale paramedico Chi può effettuare

l’abilitazione delle utenze?

L’amministratore di sistema tramite il punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medico amministratore”.

Gli utenti di tipo “Medico amministratore” tramite il punto di menù

“Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici”.

Gli utenti di tipo “Medico amministratore” tramite il punto di menù

“Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici”.

1: procedere

all’inserimento della nuova abilitazione cliccando sull’opzione “Inserisci nuova abilitazione”

Selezionare nel campo

“Medico” il medico che si intende abilitare come Medico amministratore.

“Ruolo/incarico” l’opzione

“Medico competente”.

“Medico” il medico che si intende abilitare come Medico competente.

“Ruolo/incarico” l’opzione

“Personale paramedico”.

“Paramedico” il soggetto che si intende abilitare come Personale paramedico.

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Compilare i campi richiesti prestando particolare attenzione all’indirizzo mail che dovrà essere usato per confermare l’abilitazione.

2: conferma

dell’inserimento di una nuova abilitazione

Per completare l’inserimento di una nuova abilitazione, cliccare “Conferma”.

Verrà inviata una mail all’utente interessato per confermarne l’abilitazione.

3: dopo la conferma dell’inserimento di una nuova abilitazione

Il nominativo del medico è disponibile nella griglia

“Medici amministratori abilitati” con status “In attesa di conferma”.

Il nominativo del medico competente è disponibile nella griglia “Medici e paramedici abilitati” con status “In attesa di conferma”.

Il nominativo del

paramedico è disponibile nella griglia “Medici e paramedici abilitati” con status “In attesa di conferma”.

L’icona consente di visionare i dati precedentemente inseriti.

L’icona consente di modificare alcune delle informazioni indicate in fase di inserimento della nuova abilitazione; modificando l’indirizzo e-mail verrà inviata nuovamente la mail di conferma dell’abilitazione all’utente interessato.

L’icona consente di procedere all’eliminazione della richiesta di abilitazione.

Dopo aver inserito una nuova richiesta di abilitazione, l’utente interessato riceve una mail per la conferma del processo di abilitazione:

Medico amministratore Medico competente Personale paramedico 1: L’utente interessato

riceve una mail ed accede a Safety Solution con la propria utenza

l’utente medico amministratore ha a disposizione il punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medico amministratore”.

L’utente medico competente ha a disposizione il punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici”.

L’utente paramedico ha a disposizione il punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici”.

2: L’utente conferma i dati inseriti per l’abilitazione

Compilare i campi proposti e cliccare su “Conferma”.

L’utente visiona i dati precedentemente inseriti

dall’utente preposto e, se corretti, clicca su “Conferma”.

3: solo per l’abilitazione del Medico amministratore, il sistema verifica i dati inseriti dall’utente in fase di conferma dell’abilitazione con quelli inseriti in fase di inserimento della richiesta di abilitazione da parte dell’utente preposto.

4: step sempre valido per l’abilitazione del Medico competente e del Personale paramedico;

step valido per

l’abilitazione del Medico amministratore solo se i dati forniti coincidono

Per l’utente NON è già previsto l’accesso con username, password e OTP: viene mostrata la maschera dedicata all’attivazione dell’OTP. È necessario che l’utente esegua l’attivazione inquadrando il QRCode (dall’app utilizzata per la gestione

dell’OTP); il codice generato deve essere inserito nel campo per essere verificato e poi selezionare il pulsante “Attiva”. Se la procedura viene effettuata correttamente, il sistema rilascia il messaggio “Procedura terminata con successo. Effettuare il logout e nuovamente il login all’applicazione per visualizzare correttamente i dati”.

Per l’utente è già previsto, per altri motivi, l’accesso con utente, password e OTP: il sistema rilascia direttamente il messaggio “Procedura terminata con successo.

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Effettuare il logout e nuovamente il login all’applicazione per visualizzare correttamente i dati”.

Effettuare logout.

Accedendo al portale tramite username, password ed OTP:

• Gli utenti abilitati positivamente hanno a disposizione i punti di menù

“Gestione vaccinazioni – Gestione raccolta adesioni” e “Gestione vaccinazioni – Disponibilità e prenotazione vaccinazioni”;

• Il medico amministratore ha inoltre a disposizione il punto di menù

“Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici”;

Gli utenti che hanno completato con successo il processo di abilitazione presentano status “Abilitato” (indicatore ) in “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici” (per i medici amministratori) e in “Abilitazione medici e paramedici” (per medici competenti e paramedici).

5: step valido solo per l’abilitazione del Medico amministratore nel caso in cui i dati forniti non coincidono

Se i dati inseriti dal Medico amministratore NON coincidono con quelli inseriti dall’amministratore di sistema, il sistema rilascia il messaggio “Impossibile procedere con la conferma dell'abilitazione, i dati inseriti non sono corretti” e viene reso

disponibile il nuovo pulsante “Richiedi supporto”. Premendolo è possibile inserire una richiesta di supporto e inviarla tramite il pulsante “Invia”.

All’invio della richiesta viene mostrato il messaggio “La richiesta di supporto è stata inviata all’amministratore di sistema” e inoltra una notifica automatica

all’amministratore di sistema che ha inserito la richiesta di abilitazione per il medico.

Punti di attenzione

• Per l’utilizzo dell’OTP si consiglia di scaricare l’app gratuita Google autenticator o Microsoft Autenticator.

• Il punto di menù “Abilitazione medico amministratore” viene reso disponibile soltanto agli utenti appartenenti al gruppo 1 (Amministratore Zucchetti).

• Il punto di menù “Abilitazione medici e paramedici” viene quindi reso disponibile ad ogni Medico amministratore che ha completato il processo di abilitazione.

• Ogni soggetto può avere una sola abilitazione attiva.

• Se sull’impianto non è presente il modulo SICCAR sono previsti i seguenti automatismi:

o Ad avvenuto inserimento di una richiesta di abilitazione per medico amministratore, medico competente o paramedico, viene automaticamente associato all’utenza di tale soggetto il gruppo 500804

"Abilitazione medici".

o Al termine del processo di abilitazione, ossia quando il medico amministratore, medico competente o paramedico conferma con successo l’abilitazione, viene automaticamente associato all’utenza di tale soggetto il gruppo 500803 "Personale medico addetto ai vaccini".

• Se sull’impianto è presente il modulo SICCAR i gruppi 500803 e 500804 devono essere associati manualmente alle utenze di medici amministratori, medici competenti e paramedici.

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Guida per l’amministratore di sistema 9/19 6.4.2 Abilitazione personale back office sanitario

L’inserimento di una richiesta di abilitazione per personale back office sanitario può essere effettuata dall’amministratore di sistema al punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione personale back office”.

Il procedimento è analogo a quanto descritto nel paragrafo precedente per l’abilitazione dei medici amministratori (in questo caso sia l’inserimento che la conferma dell’abilitazione avvengono dal punto di menù sopra citato). Consultare il paragrafo “6.4.1 Abilitazione medici amministratori, medici competenti e paramedici” per i dettagli.

Punti di attenzione

• Se sull’impianto non è presente il modulo SICCAR sono previsti i seguenti automatismi:

o Ad avvenuto inserimento di una richiesta di abilitazione per personale back office sanitario, viene automaticamente associato all’utenza di tale soggetto il gruppo 500805 "Abilitazione personale back office".

o Al termine del processo di abilitazione, ossia quando l’utente conferma con successo la propria abilitazione, viene automaticamente associato all’utenza di tale soggetto il gruppo 500803 "Personale medico addetto ai vaccini".

• Se sull’impianto è presente il modulo SICCAR i gruppi 500803 e 500805 devono essere associati manualmente alle utenze del personale back office sanitario.

6.4.3 Revoca delle abilitazioni

Di seguito i dettagli inerenti alla revoca delle abilitazioni per il personale sanitario precedentemente abilitato:

• La revoca delle abilitazioni dei medici amministratori può essere effettuata dagli amministratori di sistema al punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medico amministratore”.

• La revoca delle abilitazioni dei medici competenti e paramedici può essere effettuata dai medici amministratori al punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione medici e paramedici”.

• La revoca delle abilitazioni del personale back office può essere effettuata dagli amministratori di sistema al punto di menù “Abilitazione dati sanitari – Abilitazione personale back office”.

• Per l’utente da revocare, cliccare sull’indicatore dello status e selezionare “Revoca abilitazione”;

• Per i medici amministratori, medici competenti e paramedici indicare la data di revoca in “Revoca abilitazione dal” e cliccare “Revoca”. A partire da tale data, l’utente revocato non avrà più accesso ai dati inerenti alla gestione delle vaccinazioni (come se non fosse associato ad alcun hub vaccinale);

• Per il personale back office non è previsto l’inserimento di una data. Cliccando “Revoca”, la revoca è immediata (l’utente revocato non ha più accesso ai dati inerenti alla gestione delle vaccinazioni);

• L’utente revocato viene ora contrassegnato dall’indicatore “Revocato”.

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6.5 DEFINIZIONE DELLE CAMPAGNE VACCINALI

Le campagne vaccinali possono essere definite dagli utenti aventi profilo d’accesso riconducibile ad un amministratore di sistema al punto di menù “Gestione vaccinazioni – Gestione raccolta adesioni”.

DI seguito le caratteristiche inerenti alla maschera di definizione di una nuova campagna vaccinale:

Campagna vaccinale

• Indicare l’azienda di definizione (000000 o specifica) della campagna e un codice identificativo.

Definizione

• Indicare una descrizione per la campagna vaccinale (verrà mostrata ai lavoratori nel gadget);

• Associare l’hub vaccinale di riferimento (potranno aderire alla campagna vaccinale i soli lavoratori la cui filiale corrisponde ad una delle filiali indicate nell’hub associato; potranno gestire tale campagna i soli medici appartenenti all’hub vaccinale);

• Indicare le date di validità “Dal” e “Al”.

Pubblicazione campagna vaccinale

• Attivare il flag “Pubblica campagna vaccinale” per effettuarne la pubblicazione ai dipendenti nell’apposito gadget. Vengono resi disponibili i campi “Data/ora inizio” e “Data/ora fine” in cui è necessario indicare da quando / fino a quando rendere disponibile la campagna vaccinale nel gadget dei lavoratori;

• In “Informazioni importanti (visibili da gadget)” è possibile indicare informazioni utili in merito alla campagna vaccinale al fine di mostrarle nel gadget ai dipendenti;

• Attivare il flag “Consenti annullamento adesione” se si intende dare ai lavoratori la possibilità di annullare da gadget l’adesione precedentemente effettuata.

Parametri di pubblicazione

• I campi relativi al range anagrafico “Da” e “A” consentono di indicare la fascia d’età a cui rendere disponibile la campagna vaccinale nell’apposito gadget (se un dipendente non rientra in tale fascia anagrafica non vedrà la campagna e non potrà aderirvi).

Configurazione notifica

• In questa sezione è possibile configurare la notifica HSP_VAX_CAMP “Notifica apertura campagna vaccinale” in termini di oggetto e testo. La notifica verrà inviata all’apertura della campagna vaccinale. Consultare il paragrafo relativo alle notifiche per maggiori dettagli.

Checklist per adesione

• Se non è necessario proporre ai lavoratori un questionario in fase di adesione alla campagna vaccinale, ignorare questa sezione.

• Per proporre un questionario ai lavoratori che intendono aderire alla campagna è necessario compilare i campi proposti oppure caricare uno dei modelli predefiniti tramite i due link.

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Guida per l’amministratore di sistema 11/19 Messaggio valutazione stato di salute

• Se alla campagna non è stato associato un questionario (non è stata compilata la sezione “Checklist per adesione” viene proposto solo il campo “Somministrazione consentita”. È possibile indicare un messaggio da mostrare nel gadget a seguito dell’adesione alla campagna da parte del dipendente (in assenza di questionario la prenotazione all’utente risulta subito consentita).

• Se alla campagna è stato associato un questionario vengono proposti i campi:

o “Somministrazione consentita” – il messaggio qui indicato verrà mostrato nel gadget al lavoratore solo dopo la validazione da parte del medico con consenso alla prenotazione;

o “Somministrazione non consentita” – il messaggio qui indicato verrà mostrato nel gadget al lavoratore quando il medico che valida il questionario nega la prenotazione;

o “Somministrazione in attesa di valutazione” – il messaggio qui indicato verrà mostrato nel gadget al lavoratore fintanto che il questionario compilato non è ancora stato validato dal medico (che non ha ancora consentito o negato la prenotazione).

Allegati

• È possibile allegare uno o più documenti che verranno mostrati al lavoratore nel gadget contestualmente alla specifica campagna in gestione.

Punti di attenzione

• L’amministratore di sistema, oltre alla possibilità di inserire nuove campagne vaccinali, ha la possibilità di modificare o eliminare campagne precedentemente codificate. Queste operazioni non sono consentite ad altri profili d’accesso (neppure a medici, paramedici, personale back office).

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6.6 DEFINIZIONE DELLE PROGRAMMAZIONI VACCINALI

Le programmazioni vaccinali possono essere definite dagli utenti aventi profilo d’accesso riconducibile ad un amministratore di sistema al punto di menù “Gestione vaccinazioni – Gestione vaccinazioni”.

DI seguito le caratteristiche inerenti alla maschera di definizione di una nuova programmazione vaccinale:

Programmazione vaccinazioni

• Indicare l’azienda di definizione (000000 o specifica) e un codice identificativo.

Definizione

• Indicare le date di inizio/fine programmazione (gli slot verranno calcolati entro questo range).

• Associare la sala medica ossia il luogo in cui si effettueranno le somministrazioni dei vaccini.

Parametri e regole di filtro per la convocazione

• L’opzione “Collega campagne” rende disponibile la sezione “Campagne”. Da attivare per collegare la campagna vaccinale per la quale, dopo l’adesione, si apriranno le prenotazioni ai dipendenti.

• L’opzione “Pubblica” consente di pubblicare la programmazione vaccinale nel gadget ai dipendenti, consentendo quindi le prenotazioni. Rende disponibile il campo “Data chiusura raccolta prenotazioni” in cui è necessario indicare la data limite per le prenotazioni dei dipendenti da gadget.

• Nel campo “informazioni importanti (visibili da gadget)” è possibile inserire informazioni utili al dipendente che si prenoterà sulla programmazione vaccinale in gestione.

• Nel campo “Consenti annullamento ... giorni prima” è possibile indicare entro quanti giorni dalla data di somministrazione prenotata il dipendente può annullare la prenotazione. Indicando ad esempio “2 giorni” il dipendente potrà annullare la prenotazione entro 48 ore dall’appuntamento.

• Nella tabella “Dettaglio giornaliero” è necessario indicare in che modo generare gli slot disponibili per le prenotazioni:

o Indicare l’orario di inizio e l’orario di fine (ora/minuti). Per ogni giornata verranno resi disponibili slot entro questa fascia oraria.

o Indicare ogni quanti minuti programmare gli slot. Indicando ad esempio 10 minuti, per ogni giornata verranno resi disponibili slot della durata di 10 minuti ciascuno entro la fascia oraria precedentemente indicata.

o Indicare i giorni settimanali per la programmazione degli slot. È necessario indicare in quali giornate saranno somministrati i vaccini (ad esempio se la somministrazione avviene solo da mercoledì a venerdì è necessario attivare solo i flag dei giorni “Gio”, “Ven”, “Sab”).

Campagne

• Disponibile se è stata attivata l’opzione “Collega campagne”. Selezionare la specifica campagna vaccinale cui la programmazione fa riferimento. In questo modo, prima di poter prenotare, il dipendente dovrà aderire alla campagna vaccinale indicata.

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Guida per l’amministratore di sistema 13/19 Dettaglio vaccini

• È necessario indicare il vaccino, il produttore e la dose somministrata nel corso della programmazione vaccinale in gestione.

• Alla stessa programmazione non possono essere collegati vaccini differenti. Possono essere invece indicate più dosi dello stesso vaccino.

Dopo il salvataggio dei dati la programmazione risulta visibile nel cruscotto “Gestione vaccinazioni”, che presenta le seguenti caratteristiche:

Azioni disponibili

• Visualizzare, modificare, eliminare programmazioni vaccinali già codificate;

• Inserire una nuova programmazione;

• Accedere al calendario “Disponibilità e prenotazione vaccinazioni”;

• Stampare in formato CSV il riepilogo dei lavoratori vaccinati (stampe “Riepilogo lavoratori vaccinati”

e “Riepilogo lavoratori vaccinati per data”

Filtri disponibili

• Filtri per periodo temporale della programmazione (campi data “Periodo dal”, “Periodo al”);

• Filtri sullo stato delle programmazioni: “Programmate”, “In corso”, “Concluse”;

• Filtri sui campi disponibili in griglia e nel row layer . Informazioni in colonna e nel box Informazioni aggiuntive

• Indicatore dello status ossia Programmazione programmata, Programmazione conclusa, Programmazione in corso;

• Azienda, sede, indirizzo e città, date di inizio e fine programmazione;

• Convocazioni , apre il calendario “Disponibilità e prenotazione vaccinazioni” filtrato per la specifica programmazione vaccinale della riga selezionata;

• Ulteriori informazioni sulla programmazione selezionata.

Punti di attenzione

• Per gli utenti aventi profilo d’accesso riconducibile a un amministratore di sistema, il calendario “Disponibilità e prenotazione vaccinazioni” fornisce solamente una visione generale dell’andamento vaccinale in termini di slot prenotati e disponibili. Non vengono mostrati nominativi o dati quali tessera sanitaria e recapiti telefonici, non è possibili convocare, registrare o annullare prenotazioni. Tutte queste funzionalità/informazioni sono a sola disposizione degli utenti con profilo d’accesso riconducibile a personale sanitario abilitato.

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6.7 CONFIGURAZIONE GADGET E NOTIFICHE

Nei paragrafi successivi vengono illustrate le operazioni necessarie per la configurazione del gadget “Vaccini – Adesione e prenotazioni” e per il corretto funzionamento delle notifiche disponibili nel prodotto.

6.7.1 Gadget “Vaccini – Adesioni e prenotazioni”

Al fine di dare la possibilità ai dipendenti di aderire alle campagne vaccinali e prenotarsi in autonomina sulle programmazioni vaccinali disponibili è necessario rendergli disponibile il gadget “Vaccini – Adesioni e prenotazioni”. Di seguito le operazioni necessarie:

• Dal portale, accedere a Workspace;

• Cliccare e selezionare “Configura”;

• Cliccare e selezionare “Crea pagina” (se si intende creare una nuova pagina per l’aggiunta del gadget). Compilare le informazioni richieste e salvare.

• Cliccare e selezionare “Aggiungi gadget”. Selezionare “Safety Solution” e successivamente “Vaccini – Adesioni e prenotazioni”. Confermare cliccando “Aggiungi”.

• Il gadget è ore visibile nella pagina;

• Cliccare e selezionare “Proprietà pagina”. Nella maschera di configurazione:

o Valorizzare “Tipo pagina” con “Condivisa”;

o Nelle tab “Permessi” e “Pubblica” aggiungere i gruppi e/o singoli utenti che dovranno utilizzare il gadget e salvare.

• Cliccare e selezionare “Chiudi configurazione”;

• La pagina e il gadget sono ora disponibili agli utenti abilitati.

Punti di attenzione

• In caso di problemi con la visibilità del gadget/pagina, verificare i permessi eventualmente già impostati sulla procedura ps/ushp_wgadgetbridge_hsp in “Safety Solution – Sistema – Sicurezza – Tabelle – Gestione sicurezza”.

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6.7.2 Configurazione notifiche campagne e prenotazioni vaccinali

Le notifiche disponibili nell’ambito della gestione delle vaccinazioni sono le seguenti:

• Informazioni campagna vaccinale – informa l’utente interessato in merito alla presenza di avvisi da consultare nell’apposita sezione del gadget;

• Annullamento prenotazione vaccinazione – informa l’utente che il medico ha annullato una sua prenotazione vaccinale;

• Convocazione vaccinazione – informa l’utente che il medico l’ha convocato per una vaccinazione;

• Apertura prenotazione vaccinazioni – informa l’utente in merito al fatto che è possibile prenotarsi per le vaccinazioni in azienda;

• Notifica apertura campagna vaccinale – informa l’utente in merito alla pubblicazione di una campagna vaccinale a cui può aderire.

Dal portale, “Impostazioni – Notifiche – Publisher”, modulo “HSP” verificare l’attivazione dei seguenti topic:

Codice Descrizione Modalità di invio

HSP_VAX_CAMP Notifica apertura campagna vaccinale Email – Applicazione HSP_VAX_NOTICES Notifica avvisi campagna vaccinale Email

Da Safety Solution, “Sistema – E-Mail – Messaggio mail” verificare la presenza e la corretta configurazione dei seguenti messaggi mail:

VAXNOTICES Informazioni campagna

vaccinale Viene inviata un’e-mail all’utente interessato al verificarsi di un evento riconducibile alle tre notifiche sotto riportate (la mail avvisa l’utente che ci sono informazioni che può consultare dal gadget, sezione “Avvisi”).

VAXAVBOOK Apertura prenotazioni

vaccinazioni Viene pubblicata nel gadget, nella sezione “Avvisi”.

Necessita di schedulazione dell’apposito processo.

VAXCONVMA Convocazione vaccinazione Viene pubblicata nel gadget, nella sezione “Avvisi”.

Invio immediato all’atto della convocazione.

VAXDELCON Annullamento prenotazione

vaccinazione Viene pubblicata nel gadget, nella sezione “Avvisi”.

Invio immediato all’atto dell’annullamento.

Per la notifica di apertura della campagna vaccinale, la configurazione della notifica avviene direttamente a livello di definizione della campagna in “Gestione vaccinazioni – Gestione raccolta adesioni”:

HSP_VAX_CAMP Notifica apertura campagna vaccinale

Compilare testo e oggetto nella sezione “Configurazione notifica” della campagna vaccinale.

Necessita di schedulazione dell’apposito processo.

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È necessario schedulare i seguenti processi al punto di menù “Sistema – Schedulatore – Attivazione”:

Programma Descrizione Notifica interessata

hsvx_fvacplannotices Processo invio notifiche

programmazione pubblicata Apertura prenotazioni vaccinazioni hsvx_fnotifyvaxcamp Processo invio notifiche

campagna di vaccinazione Notifica apertura campagna vaccinale Punti di attenzione

• Al fine della corretta ricezione delle notifiche/mail i soggetti interessati devono aver associato un’utenza attiva e un indirizzo e-mail.

• La notifica “Apertura prenotazioni vaccinazioni”:

o Considera le programmazioni non concluse (in corso o programmate) e pubblicate ai dipendenti con data chiusura raccolta prenotazioni maggiore o uguale alla data corrente;

o Per le programmazioni che presentano le caratteristiche descritte al punto precedente vengono inviate le notifiche ai soggetti che possono effettivamente prenotarsi (e che hanno quindi un’utenza) su tale programmazione (ossia che ricadono nell’hub vaccinale di pertinenza della programmazione);

o Una volta effettuato l’invio per una determinata programmazione, non verrà rieffettuato l’invio delle notifiche alla prossima esecuzione del processo per quella stessa programmazione;

o Anche in presenza di più programmazioni prenotabili (ad esempio, un soggetto può prenotarsi per due vaccinazioni nel momento in cui viene eseguito il processo), la notifica rimane singola.

• Notifica “Notifica apertura campagna vaccinale”:

o Considera le campagne vaccinali in corso e pubblicate alla data di esecuzione del processo;

o Fintanto che una campagna vaccinale risulta essere pubblicate e in corso di validità, ad ogni esecuzione del processo il sistema identifica eventuali utenti che possono aderirvi e che non hanno ancora ricevuto la notifica provvedendo all’invio della comunicazione solo a tali utenti.

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6.7.3 Configurazione notifiche abilitazione personale sanitario

Le notifiche sotto riportate sono inviate automaticamente dal sistema a seguito di operazioni di abilitazione, riabilitazione e richiesta di supporto del personale sanitario.

Dal portale, “Impostazioni – Notifiche – Publisher”, modulo “HSP” verificare che i topic siano configurati come di seguito indicato:

Descrizione notifica (topic) Tipo notifica Chi riceve la notifica?

Abilitazione medico amministratore (HSP_MEDICAMM) Email Utente che è stato abilitato.

Riabilitazione medico amministratore (HSP_MEDICAMM_R) Email Utente che è stato riabilitato.

Abilitazione medico competente (HSP_MEDICCOM) Email Utente che è stato abilitato.

Riabilitazione medico competente (HSP_MEDICCOM_R) Email Utente che è stato riabilitato.

Abilitazione personale paramedico (HSP_PERSPARM) Email Utente che è stato abilitato.

Riabilitazione personale paramedico (HSP_PERSPARM_R) Email Utente che è stato riabilitato.

Richiesta di supporto medico amministratore (HSP_SUPPMEDIC) Applicazione Amministratore di sistema.

Abilitazione utente back office sanitario (HSP_BACKSAN) Email Utente che è stato abilitato.

Riabilitazione utente back office sanitario (HSP_BACKSAN_R) Email Utente che è stato riabilitato.

Richiesta di supporto back office (HSP_SUPPUSER) Applicazione Amministratore di sistema.

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6.8 SICUREZZE E CONI DI VISIBILITÀ

Per la gestione delle vaccinazioni vengono inizializzate automaticamente le sicurezze in modo tale da garantire la corretta visibilità dei punti di menù previsti per i diversi profili d’accesso.

In generale:

• Le sicurezze vengono inizializzate aggiungendo i permessi per i gruppi 500803, 500804, 500805 senza agire su procedure prive di permessi (in modo tale da non inibire la disponibilità di punti di menù ad altri utenti/gruppi che ne hanno diritto);

• L’inizializzazione fa sì:

o I medici amministratori vedano i punti di menù “Gestione vaccinazioni – Gestione raccolta adesioni”, “Gestione vaccinazioni – Disponibilità e prenotazione vaccinazioni”, “Abilitazione medici e paramedici” e in sola fase di abilitazione il punto di menù “Abilitazione medico amministratore”;

o I medici competenti e i paramedici vedano i punti di menù “Gestione vaccinazioni – Gestione raccolta adesioni”, “Gestione vaccinazioni – Disponibilità e prenotazione vaccinazioni” e in sola fase di abilitazione il punto di menù “Abilitazione medici e paramedici”;

o Gli utenti personale back office vedano i punti di menù “Gestione vaccinazioni – Gestione raccolta adesioni”, “Gestione vaccinazioni – Disponibilità e prenotazione vaccinazioni” e in sola fase di abilitazione il punto di menù “Abilitazione personale back office”;

o Gli amministratori di sistema vedano tutti i punti di menù previsti per la gestione delle vaccinazioni (ad eccezione di “Abilitazione medici e paramedici”);

o Gli utenti con diverso profilo d’accesso non vedano alcun punto di menù inerente alla gestione delle vaccinazioni (ad eccezione del gadget “Vaccini – Adesioni e prenotazioni” se previsto dalla configurazione del gadget).

Le sicurezze inerenti alla gestione delle vaccinazioni sono configurabili al punto di menù “Sistema – Sicurezza – Configurazione menù” alle seguenti voci:

• “Tabelle – Visite e esami”, per la gestione delle sicurezze relative alla tabella “Sale mediche”;

• “Tabelle – Vaccini”, per la gestione delle sicurezze relative alle tabelle di definizione dei vaccini, dei produttori e degli hub vaccinali;

• “Gestione vaccinazioni”, per la gestione delle sicurezze relative ai punti di menù “Gestione raccolta adesioni”, “Gestione vaccinazioni”, “Disponibilità e prenotazione vaccinazioni”;

• “Abilitazione dati sanitari” per la gestione delle sicurezze relative ai punti di menù necessari all’abilitazione dei medici, paramedici e personale back office.

I filtri di popolazione eventualmente necessari possono essere definiti al punto di menù “Sistema – Filtri di popolazione – Attiva filtro di popolazione” per gli utenti e/o gruppi che necessitano di limitazione sui dati resi disponibili (ad esempio: in termini di aziende che uno specifico utente può vedere e gestire).

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7 APPENDICE

7.1 CHECK LIST DELLE CONFIGURAZIONI OBBLIGATORIE

Al fine di garantire la corretta configurazione è riportata di seguito una check list per i passaggi essenziali. La mancata implementazione di un punto obbligatorio potrebbe compromettere la correttezza gestionale dell’applicativo.

Funzionalità relative alla gestione dei vaccini in Safety Solution

√ Profilazione degli utenti con contestuale gestione delle sicurezze e filtri di popolazione

√ Abilitazione degli utenti relativi al personale sanitario e back office

√ Definizione degli elementi di base (vaccini, produttori, sale mediche, hub vaccinali, campagne vaccinali e programmazioni)

√ Configurazioni delle notifiche di interesse

√ Schedulazione dei processi per l’invio delle notifiche

√ Configurazione del gadget “Vaccini – Adesioni e prenotazioni”

7.2 SCHEDULATORE – PROCESSI

Di seguito l’elenco dei processi che è necessario schedulare al fine del corretto utilizzo delle funzionalità indicate nella colonna “Note”. Particolare attenzione deve essere prestata alla modalità di schedulazione, indicata nella colonna “Schedulazione tipica”.

NOME DESCRIZIONE NOTE SCHEDULAZIONE TIPICA

hsvx_fvacplannotices Processo invio notifiche programmazione pubblicata

Necessario per l’invio delle notifiche in merito all’apertura delle programmazioni

Una volta al giorno

hsvx_fnotifyvaxcamp Processo invio notifiche campagna di

vaccinazione

Necessario per l’invio delle notifiche in merito all’apertura delle campagne vaccinali

Una volta al giorno