Redatta da Responsabile Risorse Umane e Organizzazione
Dott. Francesco Fasano ...
Verificata da Direttore Generale:
Ing. Giuseppe Sambo ………
Approvata da Consiglio di Amministrazione
Revisione Visto Internal
Auditing Approvazione Pubblicazione
00 Consiglio di Amministrazione 10 febbraio
2014 12 febbraio 2014
01 Consiglio di Amministrazione 22 dicembre
2015 23 dicembre 2015
02 Visto Compliance Direttore Generale 15 giugno 2018 15 giugno 2018 03 Visto Compliance Consiglio di Amministrazione 21 luglio 2021 23 luglio 2021
Indice
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ... 3
2. RIFERIMENTI NORMATIVI ... 3
3. TERMINI E DEFINIZIONI ... 4
4. RUOLI E RESPONSABILITÀ ... 4
5. MODALITÀ ESECUTIVE ... 6
5.1PIANIFICAZIONE DEL FABBISOGNO DI PERSONALE ... 6
5.2ANALISI DEL FABBISOGNO E AVVISI DI SELEZIONE ... 6
5.3RACCOLTA DELLE CANDIDATURE ... 7
5.4SELEZIONE DEL CANDIDATO ... 7
6. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ... 9
7. ALLEGATI ... 10
La presente procedura ha l’obiettivo di descrivere i ruoli, le responsabilità, le modalità operative e i principi cui il personale di Autostrada Pedemontana Lombarda (di seguito anche “APL” o la
“Società”) deve attenersi nella selezione e assunzione delle risorse umane, nonché nella selezione e contrattualizzazione dei rapporti di lavoro parasubordinati.
Possono essere escluse dalla presente procedura le selezioni che portano alla conclusione di percorsi di tirocini formativi di orientamento curriculare e extracurricurali.
2. Riferimenti normativi
Il personale di APL, a qualsiasi titolo coinvolto nelle attività in oggetto, è tenuto al rigoroso rispetto di quanto previsto nella presente procedura, dei principi richiamati dal Codice Etico della Società, del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e Programma Triennale per la Trasparenza e l’Integrità, e delle prescrizioni previste dalla legge ovvero da altri documenti aziendali, quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
- Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/01; - Codice Etico;
- L. 190/2012 (normativa anticorruzione);
- D.Lgs. 175/2016;
- D.Lgs. 33/2013 (normativa trasparenza);
- GDPR 2018 Regolamento Europeo Privacy;
- UNI EN ISO 9001;
- UNI EN ISO 14001;
- UNI ISO 45001
- Manuali dei Sistemi di Gestione Aziendali (Qualità, Ambiente, Sicurezza);
- PO 00 - Predisposizione, approvazione, aggiornamento e revoca delle procedure aziendali;
- PO-02 - Gestione Protocollo e Archivio;
- PO 08 - Sistemi Informativi.
- PO 20 Formazione e monitoraggio budget;
Il reclutamento del personale deve avvenire nel rispetto dei principi e delle norme anche di carattere comunitario di pubblicità, trasparenza ed imparzialità. Al fine di garantire la correttezza negli affari e l’indipendenza dei rappresentanti delle controparti nei confronti di APL, è proibito offrire di assumere personale per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto sia con le Pubbliche Amministrazioni sia con soggetti privati.
I soggetti valutatori sono tenuti a segnalare l’eventuale esistenza di conflitti di interesse, di rapporti di parentela, ovvero altre circostanze, che possano inficiare l’obiettività del giudizio dei candidati.
Si precisa che le modalità di reclutamento disciplinate nella presente Procedura non hanno natura di concorso pubblico e che il rapporto di lavoro del personale dipendente della Società è di tipo privatistico.
Modalità di archiviazione della documentazione: la documentazione relativa alle selezioni (fascicolo di assunzione) viene conservata in cartaceo o in formato digitale presso l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione.
3. Termini e definizioni
Fascicolo di assunzione: si intende il fascicolo, detenuto presso l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, in cui sono custoditi tutti gli atti e la documentazione relativa alle assunzioni effettuate.
Questionario ai sensi del D.Lgs. 231/01: si intende il questionario, predisposto nel rispetto della normativa in materia di privacy, volto ad individuare l’esistenza di situazioni che potrebbero generare profili di rischio rispetto al D.Lgs. 231/01.
Richiesta di assunzione: si intende la comunicazione inviata dal Responsabile di Ufficio, previa autorizzazione del Direttore, o dal Direttore interessato, al Direttore Generale, con le caratteristiche del candidato da ricercare e la motivazione dell’assunzione.
Colloquio: si intende il colloquio di natura tecnica - contrattuale volto ad individuare le capacità tecnico – professionali del candidato e le informazioni di carattere contrattuale.
Scheda di valutazione candidato: si intende la scheda di valutazione compilata dal Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, dal Responsabile dell’Ufficio interessata e dal Direttore interessato, a seguito dei colloqui intercorsi. Nella Scheda di Valutazione Candidato sono riportati il Punteggio Tecnico, il Punteggio Attitudinale e il Punteggio Provvisorio.
Verbale Scelta Definitiva: si intende il verbale sottoscritto dal Direttore Generale in cui si da atto del Colloquio Finale, da allegarsi alla scheda di valutazione candidato (“Verbale scelta definitiva”), ove viene anche riportato il Punteggio del Colloquio Finale;
4. Ruoli e responsabilità
Il processo prevede il coinvolgimento dei seguenti soggetti / Funzioni aziendali:
- Consiglio di Amministrazione, responsabile di:
o Autorizzare le ricerche e selezione di dirigenti, individuare i dirigenti da assumere, deliberare la proposta di assunzione, nonché le relative condizioni contrattuali;
o Autorizzare l’avvio di una ricerca e selezione nell’ambito del mercato del lavoro esterno, autorizzando il Direttore Generale agli incombenti successivi e necessari, tra i quali finalizzare e formalizzare la proposta di assunzione al candidato individuato al termine della selezione;
o Approvare il budget, contenente la pianificazione del fabbisogno di personale in termini di organici e costi presunti;
o Approvare le assunzioni di personale extra-budget e approvare la previsione di costo extra-budget;
- Direttore Generale, responsabile di:
o Proporre al Consiglio di Amministrazione l’avvio di una ricerca e selezione nell’ambito del mercato del lavoro esterno;
o Partecipare al colloquio finale;
o Attribuire il Punteggio del Colloquio Finale e sottoscrivere il Verbale Scelta Definitiva;
o Predisporre e aggiornare annualmente, con la collaborazione dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, la pianificazione degli inserimenti di personale contenuta nel budget;
o Definire le condizioni contrattuali del neo-assunto, in coerenza con il CCNL, e proporre al CdA le condizioni contrattuali dei candidati da assumere;
o Sottoscrivere la proposta di assunzione e le condizioni contrattuali.
- Tutti i Direttori: responsabili di:
ulteriori risorse;
o richiedere al Direttore Generale, l’inserimento di una risorsa, motivandone l’assunzione;
o supportare l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione nella definizione delle caratteristiche del candidato da ricercare;
o supportare l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione nella pre-selezione delle candidature ricevute al fine di individuare i candidati a cui effettuare il colloquio;
o partecipare, assieme al Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione e/o al competente Responsabile dell’Ufficio Aziendale, ai colloqui tecnico – contrattuali;
o attribuire il Punteggio Tecnico e sottoscrivere la scheda di valutazione del candidato;
- Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione responsabile di:
o definire, con il supporto dei Direttori/Responsabili di Ufficio, le caratteristiche del candidato;
o effettuare, in collaborazione con il Direttore/Responsabile dell’Ufficio interessato, una pre-selezione delle candidature ricevute e individuare i candidati da invitare al colloquio;
o partecipare, assieme al Direttore/Responsabile dell’Ufficio interessata e/o al rispettivo Direttore, ai colloqui tecnico - contrattuali;
o attribuire il Punteggio Attitudinale e sottoscrivere la scheda di valutazione del candidato;
o partecipare, insieme al Direttore Generale, al Colloquio Finale;
o verificare, in caso di assunzioni di lavoratori stranieri, la presenza di validi documenti di soggiorno in capo al candidato e monitorare la regolarità / scadenza degli stessi;
o definire tutti gli adempimenti amministrativi preliminari all’assunzione e delle notifiche agli enti competenti come l’INPS e INAIL, ecc;
o archiviare tutti i documenti raccolti nel corso dell’iter di selezione;
- Addetto dell’Ufficio Risorse Umane responsabile di:
o curare la raccolta e archiviare digitalmente tutte le candidature pervenute, registrando il canale di ricezione e la data di ricezione;
- Responsabili delle Funzioni aziendali responsabili di:
o Richiedere al Direttore Generale l’inserimento di una risorsa, motivandone l’assunzione;
o supportare l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione nella definizione delle caratteristiche del candidato da ricercare;
o supportare l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione nella pre-selezione delle candidature ricevute al fine di individuare i candidati a cui effettuare il colloquio;
o partecipare, assieme al Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione e/o al rispettivo Direttore, ai colloqui tecnico – contrattuali;
o attribuire il Punteggio Tecnico e sottoscrivere la scheda di valutazione del candidato;
- Commissione interna di selezione:
o È composta dal Direttore Generale, dal Responsabile Risorse Umane e Organizzazione e dal Direttore e/o Responsabile di Ufficio competente per la selezione. In caso di selezioni che riguardino la Direzione Generale, la commissione sarà formata dal Direttore Generale, dal Responsabile Risorse Umane e Organizzazione e da un altro soggetto che sarà individuato di volta in volta tra i Responsabili/Direttori/dipendenti competenti sulle materie oggetto di selezione;
o La commissione interna ha il compito di valutare, ognuno per la parte di propria competenza, le caratteristiche possedute da parte del candidato rispetto ai criteri di valutazione definiti.
5. Modalità esecutive
5.1 Pianificazione del fabbisogno di personale
Annualmente il Consiglio di Amministrazione, sulla base delle proposte presentate dal Direttore Generale in fase di approvazione del budget, definisce la pianificazione del fabbisogno di personale della Società, promuovendo l’adeguata copertura degli organici, in funzione delle eventuali esigenze di inserimento di nuove risorse.
Non sono considerate modifiche alla pianificazione del fabbisogno, le assunzioni relative a sostituzione di personale assente per maternità, lunghi periodi di malattia, infortuni, dimissioni, ecc. per le quali è necessaria l’immediata attivazione delle procedure di selezione.
5.2 Analisi del fabbisogno e Avvisi di Selezione
L’attività relativa alla ricerca, selezione e assunzione ed inserimento di nuove risorse è a cura dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, che attiva il processo sulla base delle richieste pervenute e della pianificazione di fabbisogno di personale effettuata tramite l’indicazione dell’organico nel budget.
I Responsabili di Ufficio, ovvero i Direttori interessati, inviano una richiesta al Direttore Generale, in cui richiedono l’inserimento di una risorsa. I Responsabili di Ufficio, ovvero i Direttori interessati, supportano il Direttore Generale e l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione nella definizione preliminare delle caratteristiche del profilo ricercato.
Il Direttore Generale, con il supporto dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, propone al Consiglio di Amministrazione, per autorizzazione, l’avvio di una ricerca e selezione nell’ambito del mercato del lavoro esterno, definendo la motivazione della selezione rispetto alle esigenze della Società ed ai vincoli del budget, nonché le condizioni contrattuali (anche tramite un range).
Nel caso in cui il personale da inserire non fosse stato inserito nella pianificazione del fabbisogno all’interno del budget, ovverosia in caso in cui l’inserimento di risorse comportasse la previsione di un costo extra budget, il ricorso all’extra budget dovrà essere preventivamente autorizzato dal Consiglio di Amministrazione della Società.
Il Direttore Generale, di concerto con il Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione e con il supporto del Direttore richiedente, definisce:
o l’attività che sarà svolta dal candidato, la categoria legale del contratto e il livello di inquadramento ipotizzato, anche tramite un range;
o la formazione richiesta, l’esperienza professionale maturata, le competenze e le capacità necessarie;
o la tipologia del contratto ipotizzato (stage, contratto a tempo determinato, indeterminato ed eventualmente altre tipologie previste dalla normativa sul lavoro).
Ai fini di quanto prescritto dalla normativa sulla Trasparenza, ogni avviso di selezione del personale, anche in caso di posizioni di stage extracurriculari, deve essere pubblicato sul sito istituzionale di APL nelle sezioni “Lavora con Noi” e nella sezione “Società Trasparente” sotto- sezione “Procedure Selettive”. Al fine di dare adeguata pubblicità alla ricerca di personale, oltre alla pubblicazione sul sito istituzionale della Società, dovrà essere utilizzato almeno n. 1 ulteriore canale di pubblicazione dell’avviso di selezione del personale (ad esempio tramite pubblicazione su quotidiani, su siti specializzati in ricerca e selezione del personale, o su altri canali ritenuti idonei).
procedura (Ruolo oggetto della ricerca, Attività e compiti, Principali Conoscenze, Requisiti professionali, Altri requisiti graditi, Contratto previsto, Sede di lavoro, Termine per la ricezione delle candidature).
Il termine per la ricezione delle candidature dovrà avere una durata minima di 15 giorni di calendario.
Successivamente alla conclusione della procedura selettiva, ovverosia successivamente alla data di decorrenza del contratto stipulato o alla data in cui la Società ha determinato di chiudere la ricerca senza dar luogo ad alcuna assunzione, deve essere pubblicata sul sito, nella sola sezione “Società Trasparente” sotto-sezione “Procedure Selettive”, una Tabella riepilogativa che contenga i dati essenziali della selezione (numero CV pervenuti; numero CV selezionati; numero candidati sottoposti a colloquio; esito selezione). Qualora la selezione si concluda con la stipula del contratto occorre indicare la tipologia di contratto stipulato; in caso di esito negativo della selezione occorre pubblicare la dicitura “nessuna assunzione”.
5.3 Raccolta Delle Candidature
La Società può ricevere le informazioni relative ai potenziali candidati, mediante i seguenti canali:
o risposta all’annuncio del profilo richiesto, pubblicato sul sito web della Società;
o presentazione di candidature da parte di società di ricerca e selezione del personale;
La società si riserva altresì di:
o informare delle selezioni in corso i nominativi presenti nella banca dati unica di gruppo da non oltre 12 mesi dalla data di ricevimento;
o attivare metodologie di “ricerca attiva” di candidati tramite canali social
L’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione cura la raccolta e la conservazione dei curriculum in conformità alla normativa vigente in materia di privacy. L’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione conserva i curriculum per un periodo di 12 mesi, dopodiché procede alla cancellazione dei dati. I Dati dei candidati che hanno preso parte ad un processo selettivo, vengono conservati, con la relativa documentazione, per un periodo di 5 anni.
5.4 Selezione del candidato
L’Addetto all’Ufficio Risorse Umane cura la raccolta e archivia digitalmente tutte le candidature pervenute, registrando il canale di ricezione e la data di ricezione.
La Società si riserva di effettuare una pre-selezione qualora le candidature pervenute, che presentano i requisiti professionali minimi richiesti dalla selezione, fossero in numero pari o superiore a 12.
Sempre in fase di pre-selezione, non sono ammessi alla selezione i candidati che, da curriculum, non presentano i requisiti professionali richiesti riscontrabili da curriculum (es. laurea, se richiesta).
Nella fase di selezione il candidato selezionato è sottoposto ad un colloquio tecnico - contrattuale e in tutti gli incontri sono presenti almeno due rappresentanti aziendali come di seguito specificato. In tale occasione, al candidato viene richiesto di compilate la Scheda del Candidato, che sarà allegata alla Scheda di Valutazione del Candidato.
Le informazioni raccolte nel corso dei colloqui sono formalizzate, a cura del Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, nella c.d. “scheda di valutazione candidato”, in cui è indicata anche la valutazione del candidato, come sotto riportato. La “scheda di valutazione del candidato” è vistata anche dal Responsabile dell’Ufficio e dal Responsabile dell’Ufficio/Direttore interessati, da custodire nel fascicolo di assunzione.
Il colloquio viene effettuato dal Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione, affiancato dal Responsabile dell’Ufficio interessata e/o dal Direttore competente, se ritenuto da questo necessario. Tale colloquio è volto ad individuare le capacità professionali del candidato, in riferimento alle attività da svolgere e alle responsabilità che gli saranno attribuite.
La valutazione del candidato, espressa a seguito dei colloqui, verrà espressa tramite l’attribuzione di due punteggi:
− il primo punteggio (“punteggio tecnico” da 1 a 30) esprime la valutazione delle competenze e conoscenze tecniche/professionali e dell’esperienza maturata, e viene assegnato a cura del Responsabile dell’Ufficio/Direttore interessato;
− il secondo punteggio (“punteggio attitudinale” da 1 a 30) esprime la valutazione delle attitudini, delle capacità comunicative e relazionali, della motivazione dimostrate in fase di colloquio, e viene assegnato a cura del Responsabile Risorse Umane e Organizzazione, con il supporto del Responsabile dell’Ufficio/Direttore interessato.
Il Punteggio Provvisorio è dato dalla somma del Punteggio Tecnico e del Punteggio Attitudinale e darà luogo ad un ad una graduatoria per l’accesso al colloquio finale. I candidati che hanno totalizzato un Punteggio Provvisorio pari o superiore a 46 punti, accederanno al colloquio finale, per essere sottoposti alla verifica del Direttore Generale.
ll Colloquio Finale viene effettuato dal Direttore Generale, assistito dal Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione; di tale colloquio verrà dato atto in allegato alla scheda di valutazione (“Verbale scelta definitiva”), ove verrà anche riportato il Punteggio del Colloquio Finale.
Il Direttore Generale, sulla base delle valutazioni emerse durante il Colloquio Finale e della corrispondenza dei requisiti richiesti per lo svolgimento delle mansioni, attribuisce un Punteggio del Colloquio Finale, compreso tra 1 e 40. Il Punteggio Generale è dato dalla somma del Punteggio Tecnico, del Punteggio Attitudinale e del Punteggio del Colloquio Finale ed è pari ad un punteggio massimo di 100 (30+30+40).
Il Punteggio Generale darà luogo ad una Graduatoria Generale. Il Direttore Generale, sulla base della Graduatoria, sottoscriverà la proposta di assunzione da proporre la nominativo del candidato primo in graduatoria. Il Direttore Generale definisce le condizioni contrattuali (inquadramento, retribuzione, ruolo, periodo di prova e benefits) del neo-assunto, con riferimento al CCNL. La proposta di assunzione deve essere firmata dal candidato per accettazione.
Inoltre, in relazione alle mansioni che dovranno essere affidate al candidato, tenuta conto della mappatura delle aree sensibili, viene richiesto al candidato da assumere il certificato di carichi pendenti e/o il casellario giudiziale. In ogni caso sono richiesti: i titoli di studio (o altra certificazione attestante l’iter accademico) e la compilazione del questionario ai sensi del D.Lgs.
231/01 e della Legge 190/2012. Il casellario giudiziale verrà richiesto in ogni caso per la qualifica di Dirigente e Quadro (e soltanto per le nuove assunzioni e non in caso di nuova attribuzione di qualifica di Dirigente/Quadro al dipendente già in forza), dietro autorizzazione espressa del candidato conferita alla Società per iscritto.
Organizzazione richiede al candidato di presentare in originale validi documenti di soggiorno previsti dalla normativa vigente, al fine di effettuare le verifiche corrispondenti. In caso contrario, il processo di assunzione non sarà avviato.
Il personale dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione monitora mensilmente la regolarità dei permessi di soggiorno / carte di soggiorno dei lavoratori stranieri in forza presso la Società. In caso di scadenza, viene richiesto alla risorsa, di provvedere al rinnovo del permesso, salvo l’impossibilità a proseguire nel rapporto di lavoro.
Nel caso di assunzioni di categorie protette, il Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione richiede al candidato di presentare i documenti necessari per procedere alla richiesta del Nulla Osta preventivo al Centro per l’Impiego competente.
Quanto sopra esposto si applica anche in caso di assunzione di Dirigenti con le seguenti modifiche/specifiche:
− Sarà effettuato un unico Colloquio con i candidati, che viene svolto dal Responsabile Risorse Umane e dal Direttore Generale. Il Direttore Generale potrà farsi assistere, in tutte le fasi del colloquio, da un dipendente, che sarà nominato nella Commissione di Valutazione e attribuirà il punteggio tecnico, unitamente al Direttore Generale;
− La decisione finale sul candidato da assumere è in capo al Consiglio di Amministrazione, sulla base della rosa di candidature che abbiano ottenuto un Punteggio Parziale pari o superiore a 46. Il Consiglio di Amministrazione provvede a deliberare e a definire le relative condizioni economiche e contrattuali. Nel contratto di assunzione del Dirigente sarà inserita una clausola circa l'inesistenza di incompatibilità - inconferibilità di incarichi (D.Lgs. 39/13) alla data di decorrenza dell'assunzione, a pena di nullità del contratto.
− Il Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza effettua una verifica preliminare circa l'inesistenza di incompatibilità - inconferibilità di incarichi (D.Lgs. 39/13) alla data di decorrenza dell'assunzione.
Il Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione consegna al neo assunto (ovvero lo rende edotto della loro disponibilità sulla intranet aziendale) la seguente documentazione:
− Codice Etico;
− Modello di organizzazione, gestione e controllo;
− Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione;
− Informativa sulla Privacy;
− Altra documentazione necessaria per legge (moduli detrazioni, modulo scelta destinazione TFR, copia della comunicazione di assunzione al centro per l’impiego).
Tutti gli atti e la documentazione relativa alle assunzioni effettuate (es: CV, richiesta di assunzione, scheda di valutazione candidato, questionario ai sensi del D. Lgs. 231/01, ecc.) sono custoditi nel fascicolo di assunzione, conservato presso l’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione.
Il Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione richiede ai candidati ed ai neo assunti i documenti e le dichiarazioni indicati nell’elenco Allegato n. 4.
Per la gestione del personale si rinvia a quanto disciplinato nel CCNL applicabile.
6. Archiviazione Della Documentazione
La presente procedura è conservata in originale a cura del Servizio Qualità.
Tutta la documentazione prodotta nell’ambito delle attività disciplinate nella presente procedura è conservata in originale a cura dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione per un periodo di almeno 5 anni (salvi obblighi di legge che richiedano periodi di conservazione più lunghi).
7. Allegati
1) Scheda di valutazione candidato
2) Questionario ai sensi del D. Lgs. 231/01 3) Modulo per richiesta casellario giudiziale
4) Documenti e dichiarazioni da richiedere e far sottoscrivere a candidati/assunti ai sensi della normativa anticorruzione e trasparenza (Legge 190/2012; D.Lgs. 33/2013; D.Lgs. 39/2013).
5) Annunci di ricerca e selezione.
6) Scheda del candidato.
