PROCEDURA OPERATIVA RICERCA, SELEZIONE E ASSUNZIONE. Revisione Visto Internal Auditing Approvazione Pubblicazione

Redatto da Responsabile Risorse Umane e Organizzazione Dott. Francesco Fasano ...

Verificato da Direttore Risorse Umane

Dott. Luca Urzì ...

Verificato da Direttore Generale

Ing. Giuseppe Sambo ...

Revisione Visto Internal Auditing Approvazione Pubblicazione 00 Consiglio di Amministrazione 10 febbraio 2014 12 febbraio 2014 01 Consiglio di Amministrazione 22 dicembre 2015 23 dicembre 2015 02 Visto Compliance Direttore Generale 15 giugno 2018 15 giugno 2018

Indice

1. S

... 3

2. R

P

... 3

3. D

... 4

4. R

R

... 4

5. M

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5.1 A

A

S

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5.2 R

... 6

5.3 S

... 7

6. A

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7. A

... 9

A

° 1 ... 10

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° 2 ... 11

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° 3 ... 12

A

° 4 ... 13

1.

La presente procedura ha l’obiettivo di descrivere i ruoli, le responsabilità, le modalità operative e i principi cui il personale di Autostrada Pedemontana Lombarda (di seguito anche “APL” o la “Società”) deve attenersi nella selezione e assunzione delle risorse umane, nonché nella selezione e contrattualizzazione dei rapporti di lavoro parasubordinati.

Possono essere escluse dalla presente procedura le assunzioni di risorse che

 siano state individuate nell’ambito di procedure di ricerca condotte dalla Controllante, anche nell’interesse della Società ed alle quali APL abbia partecipato;

 abbiano operato presso la Controllante o le Consociate e siano state assunte a seguito di processo di selezione formalizzato;

 siano state distaccate dalla Controllante o dalle Consociate, previa motivazione della scelta;

 intraprendano percorsi di tirocini formativi di orientamento curriculare;

 siano conseguenti a contenzioso stragiudiziale e/o contenzioso giudiziale e/o conciliazione in sede sindacale.

Il soggetto assunto, previa selezione, con contratto non a tempo indeterminato non sarà nuovamente sottoposto a selezione in caso di trasformazione del rapporto a tempo indeterminato.

2.

Il personale di APL, a qualsiasi titolo coinvolto nelle attività in oggetto, è tenuto al rigoroso rispetto di quanto previsto nella presente procedura, dei principi richiamati dal Codice Etico della Società, del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e Programma Triennale per la Trasparenza e l’Integrità, e delle prescrizioni previste dalla legge ovvero da altri documenti aziendali, quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

- D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231;

- Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/01;

- Codice Etico;

- L. 190/2012 (normativa anticorruzione);

- D.Lgs. 33/2013 (normativa trasparenza);

- GDPR 2018 Regolamento Europeo Privacy;

- UNI EN ISO 9001;

- UNI EN ISO 14001;

- BS OHSAS 180001;

- Manuali dei Sistemi di Gestione Aziendali (Qualità, Ambiente, Sicurezza);

- PO 00 - Predisposizione, approvazione, aggiornamento e revoca delle procedure aziendali;

- PO-02 - Gestione Protocollo e Archivio;

- PO 08 - Sistemi Informativi.

Il reclutamento del personale deve avvenire nel rispetto dei principi e delle norme anche di carattere comunitario di pubblicità, trasparenza ed imparzialità. Al fine di garantire la correttezza negli affari e l’indipendenza dei rappresentanti delle controparti nei confronti di APL, è proibito offrire di assumere personale per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto sia con le Pubbliche Amministrazioni sia con soggetti privati.

Modalità di archiviazione della documentazione: la documentazione relativa alle selezioni (fascicolo di assunzione) viene conservata in cartaceo o in formato digitale presso la Funzione Risorse Umane e Organizzazione.

3.

Fascicolo di assunzione: si intende il fascicolo, detenuto presso la Funzione Risorse Umane e Organizzazione, in cui sono custoditi tutti gli atti e la documentazione relativa alle assunzioni effettuate.

Questionario ai sensi del D.Lgs. 231/01: si intende il questionario, predisposto nel rispetto della normativa in materia di privacy, volto ad individuare l’esistenza di situazioni che potrebbero generare profili di rischio rispetto al D.Lgs. 231/01.

Richiesta di assunzione: si intende la comunicazione inviata dal Responsabile di Funzione, previa autorizzazione del Direttore, o dal Direttore interessato, al Direttore Risorse Umane, con le caratteristiche del candidato da ricercare e la motivazione dell’assunzione.

Colloquio: si intende il colloquio di natura tecnica - contrattuale volto ad individuare le capacità tecnico – professionali del candidato e le informazioni di carattere contrattuale.

Scheda di valutazione candidato: si intende la scheda di valutazione compilata dal Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione, dal Responsabile della Funzione interessata e dal Direttore interessato, a seguito dei colloqui intercorsi.

4.

Il processo prevede il coinvolgimento dei seguenti soggetti / Funzioni aziendali:

- Consiglio di Amministrazione, responsabile di:

o Autorizzare le ricerche e selezione di dirigenti, individuare i dirigenti da assumere, deliberare la proposta di assunzione, nonché le relative condizioni contrattuali con le modalità descritte al paragrafo

- Amministratore Delegato e/o Direttore Generale, responsabile di:

o Autorizzare l’avvio di una ricerca e selezione nell’ambito del mercato del lavoro esterno;

o partecipare ai colloqui dei candidati individuati per la scelta definitiva e indicare il nominativo del candidato da assumere;

- Direttore Risorse Umane, responsabile di:

o Predisporre e aggiornare annualmente il piano degli organici di ogni Direzione/funzione per l’inserimento a budget delle relativi voci;

o Effettuare le attività di selezione nella ricerca di personale esterno e interno;

o Effettuare i colloqui (direttamente o indirettamente tramite un collaboratore) dei candidati e delle relative schede;

o partecipare ai colloqui dei candidati individuati per la scelta definitiva e indicare il nominativo del candidato da assumere;

o definire le condizioni contrattuali del neo-assunto, in coerenza con il CCNL;

o definire e sottoscrivere le proposte di assunzione.

- Tutti i Direttori: responsabili di:

o Supportare nella redazione del piano degli organici della propria Direzione, secondo le indicazioni del Direttore Risorse Umane;

o richiedere al Direttore Risorse Umane, l’inserimento di una risorsa in collaborazione con la Funzione Risorse Umane e Organizzazione, motivandone l’assunzione;

o supportare la Funzione Risorse Umane e Organizzazione nella definizione delle caratteristiche del candidato da ricercare;

o supportare la Funzione Risorse Umane e Organizzazione nella pre-selezione delle candidature ricevute al fine di individuare i candidati a cui effettuare il colloquio, in misura non inferiore a 3 per ogni posizione da ricoprire;

o effettuare i colloqui.

- Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione responsabile di:

o definire, con il supporto dei Responsabili di Funzione, le caratteristiche del candidato in funzione della mansione;

o effettuare, in collaborazione con il Responsabile della Funzione interessata, una pre-selezione delle candidature ricevute e individuare i candidati da invitare al colloquio;

o partecipare, assieme al Responsabile della Funzione interessata e/o al rispettivo Direttore, ai colloqui tecnico - contrattuali e predisporre la scheda di valutazione del candidato con memoria scritta che attesti le motivazioni delle scelte proposte al Direttore Risorse Umane;

o verificare, in caso di assunzioni di lavoratori stranieri, la presenza di validi documenti di soggiorno in capo al candidato e monitorare la regolarità / scadenza degli stessi;

o definire tutti gli adempimenti amministrativi preliminari all’assunzione e delle notifiche agli enti competenti come l’INPS e INAIL, ecc;

o archiviare tutti i documenti raccolti nel corso dell’iter di selezione;

- Responsabili delle Funzioni aziendali responsabili di:

o richiedere alla Funzione Risorse Umane e Organizzazione l’inserimento di una risorsa, motivandone l’assunzione;

o supportare la Funzione Risorse Umane e Organizzazione nella definizione delle caratteristiche del candidato da ricercare;

o supportare la Funzione Risorse Umane e Organizzazione nella pre-selezione delle candidature ricevute al fine di individuare i candidati a cui effettuare il colloquio, in misura non inferiore a 3 per ogni posizione da ricoprire;

o effettuare i colloqui.

5.

5.1 Analisi del fabbisogno e Avvisi di Selezione

L’attività relativa alla ricerca, selezione e assunzione ed inserimento di nuove risorse è a cura della Funzione Risorse Umane e Organizzazione che attiva il processo sulla base delle richieste pervenute e della pianificazione di fabbisogno effettuata annualmente e approvata nel budget.

Nell’ambito della pianificazione annuale del fabbisogno APL, tramite il budget, definisce preliminarmente i criteri e gli obiettivi ai fini dell’individuazione delle risorse necessarie.

I Responsabili di Funzione, ovvero i Direttori interessati, inviano una richiesta al Direttore Risorse Umane, in cui richiedono l’inserimento di una risorsa; definiscono congiuntamente al Direttore Risorse Umane ed alla Funzione Risorse Umane e Organizzazione le caratteristiche del candidato che deve ricoprire la posizione vacante.

Il Direttore Risorse Umane, di concerto con il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione e con il supporto del Direttore richiedente, definisce:

 la motivazione della selezione, rispetto alle esigenze della Società, ai vincoli del piano economico finanziario (PEF) e del budget;

 nel caso in cui il costo dell’assunzione non sia previsto all’interno del budget del Personale, il ricorso all’extra budget dovrà essere preventivamente autorizzato dal Consiglio di Amministrazione della Società;

 l’attività che sarà svolta dal candidato (mansione), il livello di inquadramento e il livello della retribuzione lorda annua;

 la formazione richiesta, l’esperienza professionale maturata, le competenze e le capacità necessarie;

 i criteri per la selezione del candidato, a seconda della tipologia della soluzione normativa individuata (stage, contratto a tempo determinato, indeterminato ed eventualmente altre tipologie previste dalla normativa sul lavoro).

Ai fini di quanto prescritto dalla normativa sulla Trasparenza, ogni avviso di selezione del personale, anche in caso di posizioni di stage extracurriculari, deve essere pubblicato sul sito istituzionale di APL nelle sezioni “Lavora con Noi” e nella sezione “Società Trasparente” sotto-sezione “Procedure Selettive”.

Successivamente alla data di scadenza dell’avviso deve essere pubblicata sul sito, nella sola sezione

“Società Trasparente” sotto-sezione “Procedure Selettive”, una Tabella riepilogativa che contenga i dati essenziali della selezione (numero CV pervenuti; numero CV selezionati; numero candidati sottoposti a colloquio; eventuale prova scritta sostenuta; esito selezione). Qualora la selezione si concluda con la stipula del contratto occorre indicare la tipologia di contratto stipulato; in caso di esito negativo della selezione occorre pubblicare la dicitura “nessuna assunzione”.

5.2 Raccolta e valutazione delle candidature

La Società può ricevere le informazioni relative ai potenziali candidati, mediante i seguenti canali:

 candidatura spontanea a mezzo trasmissione del curriculum vitae in formato elettronico o cartaceo;

 risposta all’annuncio del profilo richiesto, pubblicato sul sito web della Società;

 presentazione di candidature da parte di società di ricerca e selezione del personale.

La Funzione Risorse Umane e Organizzazione cura la raccolta e la conservazione dei curriculum in conformità alla normativa vigente in materia di privacy.

Il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione, in collaborazione con il Responsabile della Funzione/Direttore interessati, effettua una pre-selezione delle candidature ricevute e, sulla base dei criteri stabiliti, individua almeno tre (3) candidati da sottoporre alla verifica del Direttore Risorse Umane per il colloquio di approfondimento.

Sarà redatta apposita memoria scritta dei colloqui, vistata anche dal Responsabile della Funzione e dal Direttore interessati, da custodire nel fascicolo di assunzione.

In caso di indisponibilità di 3 candidature, il numero dei candidati può essere ridotto dandone riscontro con relazione motivata da custodire nel fascicolo di assunzione.

5.3 Selezione del candidato

Tutte le informazioni raccolte nel corso dei colloqui sono formalizzate, a cura del Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione, nella c.d. “scheda di valutazione candidato”, in cui è indicato anche un giudizio in forma sintetica.

Nella fase di selezione il candidato è sottoposto a ad almeno due colloqui tecnico - contrattuali e in tutti gli incontri sono presenti almeno due rappresentanti aziendali come di seguito specificato.

Il primo colloquio viene effettuato dal Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione, affiancato dal Responsabile della Funzione interessata e/o dal Direttore competente, se ritenuto da questo necessario. Tale colloquio è volto ad individuare le capacità professionali del candidato, in riferimento alle attività da svolgere e alle responsabilità che gli saranno attribuite. Il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione, di concerto con il Responsabile della Funzione/Direttore interessati, possono effettuare ulteriori colloqui tecnico - contrattuali successivi al primo qualora ritengano opportuno procedere con un’indagine conoscitiva ulteriore tra i candidati valutati positivamente.

Il colloquio finale, finalizzato all’assunzione, viene sostenuto dai candidati che hanno superato la selezione come riportato nella scheda di valutazione del candidato, con memoria scritta che attesta le motivazioni delle scelte proposte al Direttore Risorse Umane. Tale colloquio viene effettuato dal Direttore Risorse Umane, assistito dal Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione; di tale colloquio verrà dato atto in allegato alla scheda di valutazione.

Il candidato da assumere viene scelto dal Direttore Risorse Umane sulla base dell’esito dei colloqui e sulla base della corrispondenza dei requisiti necessari allo svolgimento delle mansioni richieste.

Inoltre, in relazione alle mansioni che dovranno essere affidate al candidato, tenuta conto della mappatura delle aree sensibili, viene richiesto al candidato da assumere il certificato di carichi pendenti e/o il casellario giudiziale. In ogni caso sono richiesti: i titoli di studio (o altra certificazione attestante l’iter accademico) e la compilazione del questionario ai sensi del D.Lgs. 231/01 e della Legge 190/2012. Il casellario giudiziale verrà richiesto esclusivamente per la qualifica di Dirigente e Quadro (e soltanto per le nuove assunzioni e non in caso di nuova attribuzione di qualifica di Dirigente/Quadro al dipendente già in forza), dietro autorizzazione espressa del candidato conferita alla Società per iscritto.

Nel caso di assunzione di lavoratori stranieri, il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione richiede al candidato di presentare in originale validi documenti di soggiorno previsti dalla normativa vigente, al fine di effettuare le verifiche corrispondenti. In caso contrario, il processo di

assunzione non sarà avviato.

Il personale della Funzione Risorse Umane e Organizzazione monitora mensilmente la regolarità dei permessi di soggiorno / carte di soggiorno dei lavoratori stranieri in forza presso la Società. In caso di scadenza, viene richiesto alla risorsa, di provvedere al rinnovo del permesso, salvo l’impossibilità a proseguire nel rapporto di lavoro.

Nel caso di assunzioni di categorie protette, il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione richiede al candidato di presentare i documenti necessari per procedere alla richiesta del Nulla Osta preventivo al Centro per l’Impiego competente.

Il Direttore Risorse Umane definisce le condizioni contrattuali (inquadramento, retribuzione, ruolo, periodo di prova e benefits) del neo-assunto, con riferimento al CCNL e formalizza la proposta di assunzione e firmata dal dipendente per accettazione.

Si dà per inteso che, laddove la selezione abbia dato luogo ad uno stage o ad un contratto a tempo determinato, non si debba dar necessariamente seguito ad altra selezione in occasione della eventuale stabilizzazione relativa alla posizione interessata. Tuttavia sarà necessario formalizzare le motivazioni di tale scelta.

La necessità di assumere nuovi Dirigenti può essere sottoposta anche dal Direttore Risorse Umane e/o dal Direttore Generale al Consiglio di Amministrazione, che ha il compito di autorizzare tale selezione.

Successivamente, il Direttore Risorse Umane, se richiesto il supporto del Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione, individua i potenziali candidati da sottoporre ai colloqui.

Tali colloqui sono effettuati direttamente dal Direttore Risorse Umane assistito dal Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione.

La scheda di valutazione dei candidati che avranno ottenuto la valutazione migliore viene sottoposta, insieme alla proposta di assunzione definita dal Direttore Risorse Umane, al Consiglio di Amministrazione, che provvede a deliberare e a definire le relative condizioni contrattuali.

La proposta di assunzione approvata viene sottoscritta dal Consiglio di Amministrazione e firmata dal nuovo dipendente per accettazione. Nel contratto di assunzione del Dirigente sarà inserita una clausola circa l'inesistenza di incompatibilità - inconferibilità di incarichi (D.Lgs. 39/13) alla data di decorrenza dell'assunzione, a pena di nullità del contratto.

Il Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza effettua una verifica circa l'inesistenza di incompatibilità - inconferibilità di incarichi (D.Lgs. 39/13) alla data di decorrenza dell'assunzione.

Il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione consegna al neo assunto (ovvero lo rende edotto della loro disponibilità sulla intranet aziendale) la seguente documentazione:

 Codice Etico;

 Modello di organizzazione, gestione e controllo;

 Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione;

 Programma Triennale per la Trasparenza e l’Integrità;

 Informativa sulla Privacy;

 Altra documentazione necessaria per legge (moduli detrazioni, modulo scelta destinazione TFR, copia della comunicazione di assunzione al centro per l’impiego).

Tutti gli atti e la documentazione relativa alle assunzioni effettuate (es: CV, richiesta di assunzione, scheda di valutazione candidato, questionario ai sensi del D. Lgs. 231/01, ecc.) è custodita nel fascicolo di assunzione, conservato presso la Funzione Risorse Umane e Organizzazione.

Il Responsabile della Funzione Risorse Umane e Organizzazione richiede ai candidati ed ai neo assunti i documenti e le dichiarazioni indicati nell’elenco Allegato sub 3.

Per la gestione del personale si rinvia a quanto disciplinato nel CCNL applicabile.

6.

La presente procedura è conservata in originale a cura del Servizio Qualità.

Tutta la documentazione prodotta nell’ambito delle attività disciplinate nella presente procedura è conservata in originale a cura della Funzione Risorse Umane e Organizzazione per un periodo di almeno 5 anni (salvi obblighi di legge che richiedano periodi di conservazione più lunghi).

7.

1) Scheda di valutazione candidato 2) Questionario ai sensi del D. Lgs. 231/01 3) Modulo per richiesta casellario giudiziale

4) Documenti e dichiarazioni da richiedere e far sottoscrivere a candidati/assunti ai sensi della normativa anticorruzione e trasparenza (Legge 190/2012; D.Lgs. 33/2013; D.Lgs. 39/2013).

Allegato n° 1 Scheda di valutazione candidato

NOMINATIVO BREVE CV. RETRIBUZIONE ANNUA

LORDA DISPONIBILITA’

€

€

N O T E Attività:

Inquadramento:

Criteri di valutazione:

Allegato n° 2 Questionario ai sensi del D. Lgs.231/01

1. La persona proposta è o è stata pubblico ufficiale ovvero dipendente della Pubblica Amministrazione o ricopre o ha ricoperto pubblici uffici?

_________________________________________________________________________

2. La persona proposta è o è stata candidata alle elezioni politiche o amministrative?

_________________________________________________________________________

3. La persona proposta è parente di pubblici ufficiali ovvero è parente di dipendente della P.A- o è parente di soggetti che ricoprono pubblici uffici o che sono incaricati di pubblico servizio?

_________________________________________________________________________

4. La persona proposta è parente di soggetti candidati ad elezioni politiche o amministrative?

_________________________________________________________________________

5. La persona proposta presenta altri profili che possono esporla a potenziali conflitti di interesse rispetto al ruolo aziendale per cui è candidata?

_________________________________________________________________________

Assago, ____/_____/______ Firma

Allegato n° 3

AUTORIZZAZIONE

Cognome________________________________________________________________________

Nome___________________________________________________________________________

Luogo di nascita___________________________________________________________________

Data di nascita____________________________________________________________________

AUTORIZZO

ai sensi del d.lgs. 196/2003 Autostrada Pedemontana Lombarda SpA a procedere alla richiesta ed all’acquisizione del mio certificato del casellario giudiziale.

DATA FIRMA DEL DICHIARANTE ___________________ _____________________

Allegato n° 4

DOCUMENTI E DICHIARAZIONI DA FAR SOTTOSCRIVERE AI CANDIDATI/ASSUNTI:

A. CANDIDATI PER DIPENDENTI COMPRESI STAGE (ESCLUSI DIRIGENTI in aggiunta alla documentazione che già per legge o per prassi ciascuna DRUS sottopone al candidato) - Dichiarazione “pantouflage”

- Dichiarazione assenza conflitto interesse

- Dichiarazione assenza sottoposizione indagini preliminari, procedimenti penali, condanne, misure prevenzione e sicurezza etc.

B. CANDIDATI DIRIGENTI

- Dichiarazione ex art. 20 d.lgs. 39/2013 su inconferibilità e incompatibilità - Dichiarazione “pantouflage”

- Dichiarazione assenza conflitto interesse

- Dichiarazione assenza sottoposizione indagini preliminari, procedimenti penali, condanne, misure prevenzione e sicurezza etc.

C. ASSUNTI DIPENDENTI

- Dichiarazione presa d’atto dei contenuti Piano Anticorruzione e Programma Trasparenza

D. ASSUNTI DIRIGENTI

- Dichiarazione presa d’atto dei contenuti Piano Anticorruzione e Programma Trasparenza

- Dichiarazione ex art. 15 d.lgs. 33/2013.