ALLEGATO 2
CAPITOLATO SPECIALE
PER L’AGGIUDICAZIONE DEL SERVIZIO DI MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE MEDICHE PRESENTI NEI CENTRI MEDICO LEGALI DELL’EMILIA ROMAGNA.
ART. 1 – OGGETTO DEL CONTRATTO
Il presente Capitolato ha per oggetto il servizio di manutenzione delle apparecchiature mediche presenti nei Centri Medico Legali delle sedi INAIL dell’Emilia Romagna come dettagliatamente descritto negli Allegati 2.1, 2.2, 2.3 e 2.4 relativi ai singoli lotti.
Il servizio richiesto è stato suddiviso in:
a) Servizi base compresi nel canone che riguardano:
- Manutenzione preventiva programmata;
- Apparecchiature temporaneamente sostitutive;
- Verifica di sicurezza elettrica
- Interventi di rimozione delle non conformità;
- Controlli funzionali
- Attività di consulenza e reportistica;
- Aggiornamento elenco apparecchiature
b) Servizi a richiesta non compresi nel canone che riguardano:
- Manutenzioni correttiva;
- Fornitura dei pezzi di ricambio in caso di guasto o malfunzionamento.
c) Servizi complementari compresi nel canone che riguardano:
- Documentazione dell’attività;
- Personale Impiegato;
- Assistenza telefonica.
ART. 2 – SOGGETTI DEL CONTRATTO
Il contratto sarà sottoscritto dal Direttore regionale INAIL per l’Emilia Romagna, struttura presso la quale è incardinato il Responsabile Unico del Procedimento che, oltre a quelle previste dalla vigente normativa, svolge le funzioni di seguito indicate:
- Dirige l’esecuzione del contratto e controlla il corretto adempimento delle prestazioni;
- Provvede al controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto.
Il RUP nominerà i propri assistenti all’esecuzione del contratto presso ciascuna sede interessata i cui nominativi saranno comunicati al momento della sottoscrizione del contratto.
Durante il periodo di efficacia del contratto sono legittimati ad esprimere la volontà della Direzione Regionale il Direttore regionale e il Responsabile Unico del Procedimento.
L’INAIL non si riterrà vincolato né responsabilizzato da atti, dichiarazioni o comportamenti posti in essere nei rapporti col fornitore da soggetti diversi, anche se collaboratori o incardinati negli stessi uffici o strutture dei soggetti legittimati sopraindicati.
La Ditta aggiudicataria dovrà indicare nella propria offerta tecnica la qualifica, le caratteristiche professionali e l’esperienza maturata della figura tecnica delegata a essere il referente unico della Ditta per tutte le attività comprese nell’Contratto.
Prima della stipula del contratto, la ditta aggiudicataria dovrà nominare un Responsabile unico delle attività contrattuali (RUAC) che avrà il compito di controllare l’esatto e corretto adempimento di tutte le obbligazioni previste nel contratto.
Tale responsabile costituisce l’interfaccia unica del Fornitore.
Tutte le comunicazioni, incluse gli eventuali reclami e contestazioni di inadempienza, saranno indirizzate al Responsabile unico delle attività contrattuali e devono intendersi come presentate direttamente al Fornitore.
La Ditta aggiudicataria dovrà comunicare, entro 10 giorni lavorativi dalla sottoscrizione del contratto, il nominativo e il recapito del referente della Ditta.
Al Responsabile unico delle attività contrattuali, in particolare, potranno essere richiesti chiarimenti in merito all’andamento e all’esecuzione del servizio. In caso di sostituzione del Responsabile nel corso del contratto, il Fornitore dovrà tempestivamente darne comunicazione scritta alla Direzione Regionale, inviando congiuntamente i riferimenti del Responsabile proposto in sostituzione.
ART. 3 – IMPIANTI INSTALLATI
Gli impianti e le apparecchiature attualmente in dotazione sono indicate nell’Allegato 2A, le Sedi Inail presso le quali gli stessi sono installati e i nomi dei referenti sono indicati nell’Allegato 2B.
L’elenco Allegato 2A potrà subire modifiche nel corso della vigenza del contratto a seguito di rotture, dismissioni, sostituzioni o nuovi acquisti.
Le modifiche contrattuali che interverranno a seguito di tali variazioni verranno comunicate da questa Direzione Regionale, potranno comportare la conseguente rideterminazione del costo della manutenzione per ciascuna sede interessata e non potranno dare luogo a rivalse da parte della Ditta aggiudicataria.
Nel caso di sostituzione delle apparecchiature in dotazione o di nuovi acquisti si chiederà l’emissione di specifico preventivo il cui importo determinerà la modifica della base contrattuale, a seguito di apposita valutazione da parte di questa Direzione Regionale.
ART. 4 – DURATA
Il contratto in oggetto avrà durata di due anni decorrenti dalla sottoscrizione dello stesso.
L’istituto si riserva la facoltà di rinnovare il contratto per ulteriori 12 mesi alle medesime condizioni contrattuali ed economiche definite a seguito della procedura in oggetto.
Si riserva inoltre la facoltà di attivare proroga tecnica, limitata al tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure per l’individuazione di un nuovo contraente, secondo le disposizioni di cui all’art. 106 comma 11 del D. Lgs. 50/2016.
ART. 5 – DESCRIZIONE DEI SERVIZI BASE 5.1 – Manutenzione preventiva programmata
La manutenzione preventiva è la manutenzione eseguita a intervalli predeterminati e volta a ridurre la probabilità di guasto o la degradazione del funzionamento di un’apparecchiatura medica.
Gli interventi di manutenzione preventiva oggetto del contratto hanno quindi lo scopo di:
- prevenire il verificarsi dei guasti connessi all’utilizzo delle apparecchiature e all’usura delle parti componenti;
- mantenere le apparecchiature in condizioni di corretto funzionamento;
- garantire la qualità e l’affidabilità delle prestazioni di ciascuna apparecchiatura;
- garantire il mantenimento delle condizioni e dei parametri di sicurezza operativa;
- verificare la corretta installazione di ciascuna apparecchiatura (riguardo alle alimentazioni e alla idoneità dei locali dove è impiegata);
- garantire la sicurezza elettrica delle apparecchiature;
- evidenziare particolari situazioni di obsolescenza e degrado delle prestazioni.
Entro 30 giorni naturali consecutivi, a partire dalla data di sottoscrizione del contratto, la Ditta aggiudicataria dovrà redigere ed inviare il calendario degli interventi di manutenzione preventiva (parte integrante del programma di manutenzione), suddiviso per sede e dettagliato per ogni apparecchiatura.
In tale calendario gli interventi di manutenzione programmata dovranno essere pianificati nel tempo secondo le periodicità indicate. In fase di esecuzione le date previste dovranno essere rispettate con una tolleranza di 10 giorni lavorativi su quanto programmato; trascorsi i 10 giorni suddetti si applicheranno le penali di cui allo schema di contratto.
Non dovranno essere svolti interventi di manutenzione programmata con scostamenti maggiori di quanto precedentemente indicato, se non preventivamente concordati e giustificati da specifiche esigenze tecniche e/o cliniche. In occasione di ogni intervento di manutenzione preventiva la Ditta aggiudicataria dovrà redigere il rapporto di lavoro.
Se in sede di manutenzione preventiva programmata si rilevi un malfunzionamento o un guasto, la ditta aggiudicataria dovrà individuare le cause che lo hanno determinato, rimuovere tali cause ed eseguire tutte le operazioni necessarie a garantire il ripristino delle normali condizioni di funzionamento con verifica dell’integrità e delle prestazioni dell'apparecchiatura, senza alcun addebito per la Direzione Regionale.
Nel caso in cui la ditta aggiudicataria non possa ripristinare il normale funzionamento dell’apparecchiatura o debba provvedere alla sostituzione di un pezzo di ricambio, entro cinque giorni lavorativi dall’effettuazione dell’intervento, dovrà inviare a questa Direzione regionale una relazione tecnica nella quale vengano indicati i difetti riscontrati, le operazioni necessarie per la rimessa in opera, il numero di ore previste per la riparazione, i tempi di esecuzione dell’intervento e la descrizione dei pezzi di ricambio necessari con l’indicazione del listino prezzi del fornitore e del prezzo praticato alla Direzione regionale.
La riparazione potrà essere effettuata solo previa autorizzazione da parte della Direzione Regionale.
5.2 – Apparecchiature temporaneamente sostitutive.
In relazione al parco installato oggetto della gara, ai fini del miglioramento del livello qualitativo del servizio e per garantirne la continuità, la Ditta concorrente dovrà
indicare nel Progetto Offerta l’elenco e la tipologia delle apparecchiature sostitutive relativamente agli impianti afferenti ai seguenti Lotti 3 e 4 che intende “mettere a disposizione” del Committente secondo le norme di seguito specificate. È comunque facoltà dell’impresa partecipante prevedere delle apparecchiature temporaneamente sostitutive anche per i lotti precedentemente non indicati.
Le apparecchiature sostitutive dovranno essere consegnate, entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento di esplicita richiesta, per permettere l’erogazione dei servizi sanitari senza interruzioni.
A partire dal momento di installazione e messa in esercizio dell’apparecchiatura sostitutiva, il guasto dell’analoga apparecchiatura in riparazione sarà considerato risolto, fermo restando l’obbligo per la Ditta aggiudicataria di riparare l’apparecchiatura guasta e riconsegnarla presso la Sede entro 15 giorni lavorativi dal ritiro salvo diversi accordi con la scrivente Direzione Regionale. Per garantire l’uso corretto delle apparecchiature sostitutive da parte del personale sanitario, la Ditta aggiudicataria dovrà provvedere alla preventiva formazione dell’utilizzatore e alla formale consegna del manuale d’uso.
5.3 – Verifiche periodiche di sicurezza elettrica.
Le operazioni di verifica periodica delle condizioni di sicurezza delle apparecchiature mediche rappresentano un’attività essenziale per la gestione della tecnologia in ambito sanitario.
L’obiettivo finale della verifica periodica di sicurezza è quello di valutare se l’apparecchiatura garantisce un livello di sicurezza accettabile e quindi se può continuare ad essere utilizzata o se invece richiede un intervento di adeguamento (o rimozione delle non conformità) per continuare ad essere utilizzata.
La Ditta concorrente, nel Progetto Tecnico, dovrà specificare per ogni classe di apparecchiature il Piano Operativo delle verifiche predisposto nel pieno rispetto delle modalità di esecuzione e delle periodicità previste dalla normativa tecnica e giuridica vigente.
Ciascuna apparecchiatura oggetto del contratto dovrà essere sottoposta dalla Ditta aggiudicataria alle verifiche di sicurezza.
Si precisa che per gli impianti elettrici la competenza arriva fino alla presa o interruttore (da considerarsi escluso) o al quadro di sala ed include anche gli eventuali quadri propri di controllo.
È fatto obbligo alla Ditta aggiudicataria, entro 30 giorni naturali consecutivi dalla data di sottoscrizione del contratto, di rendere noto al Committente il calendario delle verifiche di sicurezza (Programma delle verifiche di sicurezza) redatto per ciascuna apparecchiatura nel rispetto del Piano Operativo.
In fase di esecuzione le date previste dovranno essere rispettate con una tolleranza di 10 giorni lavorativi su quanto programmato.
In ogni caso ogni apparecchiatura oggetto del presente Contratto dovrà risultare verificata entro i primi 12 mesi dalla data di attivazione del servizio.
Oltre alle scadenze previste dal Calendario di verifica periodica, il servizio di verifica di sicurezza di cui al presente paragrafo dovrà essere previsto anche nei seguenti casi:
• a seguito di interventi di manutenzione correttiva;
• a seguito di interventi di rimozione delle non conformità;
• in caso di trasporto e/o reinstallazione dell’apparecchiatura.
In occasione della verifica di sicurezza la Ditta aggiudicataria dovrà redigere il rapporto di lavoro ed il verbale di verifica. Dovrà trasmettere, entro 10 giorni naturali consecutivi dall’intervento, i dati, i risultati e gli esiti delle verifiche di sicurezza ai referenti di sede, come indicati nell’Allegato 2B.
Al fine di assicurare il raggiungimento dell’obiettivo finale della verifica, precedentemente indicato, è necessario che il verbale di verifica riporti l’esito della verifica. In particolare la Ditta aggiudicataria dovrà indicare i seguenti due tipi di esito:
- conforme: se l’apparecchiatura soddisfa i requisiti e/o limiti definiti dalla norma e quindi può continuare a essere utilizzata;
- non conforme: se l’apparecchiatura non soddisfa i requisiti e/o limiti definiti dalla norma.
Nel caso in cui le non conformità riscontrate siano tali da rappresentare un pericolo per la sicurezza dell’utilizzatore, del paziente e dell’ambiente, la Ditta aggiudicataria dovrà segnalare al Committente, tramite il rapporto di lavoro, la necessità di mettere immediatamente fuori uso in via temporanea l’apparecchiatura.
In caso di apparecchiatura non conforme, la Ditta aggiudicataria dovrà provvedere, ove possibile, al ripristino delle condizioni di sicurezza mediante la tempestiva effettuazione dell’intervento di rimozione delle non conformità riscontrate, che dovrà avvenire entro 5 giorni lavorativi dal riscontro del difetto, in maniera da ridurre il tempo di fermo macchina, fatto salvo che l’intervento di rimessa a norma non si configuri come modifica e/o ricondizionamento dell’apparecchiatura stessa.
Al termine di ogni verifica di sicurezza dovrà essere posta sull’apparecchiatura apposita etichetta adesiva, con indicazione indelebile, della data di esecuzione e della data prevista della successiva verifica.
5.4 – Interventi di rimozione delle non conformità
Per interventi di rimozione delle non conformità si intendono gli interventi di manutenzione finalizzati all’adeguamento normativo delle apparecchiature ed effettuati, di norma, a seguito dell’esecuzione delle verifiche periodiche di sicurezza.
La Ditta aggiudicataria è tenuta a effettuare, in quanto compresi nel canone, tutti gli interventi di rimozione delle non conformità riconducibili a guasto dell’apparecchiatura (tipicamente interruzione del conduttore di protezione, danneggiamento degli isolamenti e delle protezioni…) e quindi non legati a difformità di progettazione dell’apparecchiatura rispetto alle vigenti norme.
Sono esclusi da tali interventi quelli di adeguamento a prescrizioni specifiche rese obbligatorie da normative di nuova emanazione in quanto assimilati ad interventi di manutenzione straordinaria descritti al successivo art. 5.1.
5.5 - Controlli funzionali
Il servizio ha per oggetto l’esecuzione delle attività di controllo di qualità delle prestazioni funzionali e tecniche relative alle apparecchiature mediche oggetto del contratto.
Il controllo qualità o controllo funzionale è definito come confronto fra le grandezze rese dall’apparecchiatura in esame (parametri rilevati dall’apparecchiatura quali temperature, lunghezze, pesi…) e le misure fornite da strumentazione campione di riferimento. L’esito di tali confronti definisce, in relazione a standard definiti da norme, specifiche tecniche, linee guida o procedure ISO aziendali, lo stato di conformità metrologica di una apparecchiatura.
L’individuazione dei protocolli e delle procedure tecniche da utilizzare per l’effettuazione dei controlli funzionali deve far riferimento alla normativa tecnica (CEI, UNI ecc.) disponibile e vigente in materia o a standard di riferimento nazionali o internazionali. Laddove non esistano riferimenti specifici nelle norme tecniche, la Ditta aggiudicataria dovrà proporre al Committente opportuni protocolli relativi ai controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature, in particolare nel caso di apparecchiature classificate dal Committente come critiche o di particolare interesse.
Le prestazioni di controllo funzionale dovranno essere eseguite da personale tecnico con specifica e documentata esperienza nell’esecuzione delle relative prove e misure e con l’impiego di adeguata strumentazione sottoposta a taratura periodica e dotata di certificazione riferibile a campioni primari.
Nel Progetto Offerta la Ditta concorrente dovrà indicare il programma dei controlli funzionali che intende adottare.
È fatto obbligo alla Ditta aggiudicataria, entro 30 giorni naturali consecutivi dalla data di attivazione del servizio, di rendere noto al Committente il calendario dei controlli funzionali (Programma dei controlli funzionali) redatto per ciascuna apparecchiatura nel rispetto delle periodicità proposte nel Progetto Offerta. Le scadenze indicate nel programma dovranno essere rispettate con una tolleranza di 10 giorni lavorativi su quanto programmato.
In occasione del controllo funzionale la Ditta aggiudicataria dovrà redigere il rapporto di lavoro ed il verbale di controllo funzionale. Dovrà trasmettere, entro 10 giorni naturali consecutivi dall’intervento, i dati, i risultati e gli esiti delle verifiche di sicurezza ai referenti di sede, come indicati nell’Allegato 2B.
In caso di esito non favorevole del controllo la Ditta aggiudicataria dovrà provvedere, ove possibile, al ripristino delle condizioni funzionali mediante la tempestiva effettuazione dell’intervento di rimozione delle non conformità riscontrate, che dovrà avvenire entro 5 giorni lavorativi dal riscontro del difetto, in maniera da ridurre il tempo di fermo macchina.
Sono escluse da tale attività le apparecchiature radiologiche, soggette ai controlli secondo la Legislazione vigente.
5.6 Attività di consulenza e reportistica
La ditta aggiudicataria, per l’intera durata del contratto, deve fornire supporto tecnico- consulenziale ingegneristico. Più in particolare dovrà presentare, con cadenza annuale a decorrere dalla data di sottoscrizione del contratto, una relazione sullo stato delle apparecchiature, evidenziandone la funzionalità e la “storia manutentiva”.
Particolare rilievo dovrà essere accordato all’eventuale sostituzione di apparecchiature non più rispondenti alle norme di sicurezza, non aggiornabili e non riparabili.
L’aggiudicataria dovrà fornire, per ogni apparecchiatura di cui propone la dismissione, una relazione dettagliata che ne illustri i motivi, anche ai fini della gestione dell’inventario.
5.7 Aggiornamento elenco apparecchiature.
La Ditta appaltatrice dovrà, durante il periodo di svolgimento del servizio, provvedere all’aggiornamento e revisione dell’inventario esistente sulla base delle informazioni raccolte durante le attività di verifica di sicurezza elettrica e di manutenzione, fornendo ogni sei mesi all’Istituto tutte le informazioni relative a dismissioni, acquisizioni etc.
ART. 6 – DESCRIZIONE DEI SERVIZI A RICHIESTA 6.1 - Manutenzione correttiva
La manutenzione correttiva è la “La manutenzione eseguita a seguito della rilevazione di un’avaria e volta a riportare un’entità nello stato in cui essa possa eseguire una funzione richiesta “.
Per manutenzione correttiva si intendono quindi tutte quelle procedure finalizzate a:
- accertare la presenza di guasto o malfunzionamento di un’apparecchiatura medica;
- individuare la/e causa/e che hanno determinato il guasto;
- adottare tutte le misure per garantire il ripristino delle condizioni normali di funzionamento;
- eseguire una verifica finale, ove necessario, della funzionalità e della sicurezza dell’apparecchiatura.
In tali casi il Committente provvederà ad inviare apposita richiesta a seguito della quale la ditta aggiudicataria dovrà effettuare un sopralluogo entro tre giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.
Nel caso in cui il guasto possa essere immediatamente risolto senza la sostituzione di pezzi di ricambio, la ditta aggiudicatrice dovrà intervenire direttamente addebitando unicamente l’importo relativo a diritto di chiamata, spese di viaggio e trasferta e l’importo relativo alle ore di manodopera.
A tal fine la ditta aggiudicataria dovrà redigere un report di avvenuto sopralluogo, verifica e riparazione (contenente dettagliata relazione del guasto verificatosi e delle procedure eseguite per il ripristino e le ore di manodopera effettuate). Tale report deve essere trasmesso al RUP e al Referente di sede entro il termine di 5 giorni dal primo accesso.
I costi che la Direzione Regionale dovrà corrispondere saranno quelli indicati dalla ditta aggiudicataria in sede di offerta nell’Allegato 3 “Modulo Offerta Economica”.
Nel caso in cui la ditta aggiudicataria non possa ripristinare il normale funzionamento dell’apparecchiatura o debba provvedere alla sostituzione di un pezzo di ricambio, entro cinque giorni lavorativi dall’effettuazione dell’intervento, dovrà inviare a questa Direzione regionale una relazione tecnica nella quale vengano indicati i difetti riscontrati, le ore di manodopera effettuate in occasione del sopralluogo, le operazioni necessarie per la rimessa in opera, il numero di ore previste per la riparazione, i tempi di esecuzione dell’intervento necessari per il completo ripristino della funzionalità dell’apparecchiatura, la descrizione dei pezzi di ricambio necessari con l’indicazione del listino prezzi del fornitore e del prezzo praticato alla Direzione regionale.
Per assicurare la continuità del servizio in caso di manutenzione correttiva, qualora si verifichi un caso di fermo-macchina, la ditta aggiudicataria dovrà mettere a disposizione appropriate apparecchiature temporaneamente sostitutive, con le modalità e alle condizioni indicate al successivo punto 5.2.
Qualora il guasto possa incidere sulle condizioni di sicurezza dell’apparecchiatura, dovrà essere effettuata la verifica di sicurezza elettrica e il controllo di funzionalità, conformemente a quanto previsto ai punti 5.3 e 5.5.
La Ditta aggiudicataria potrà inoltre ricorrere, qualora lo ritenga opportuno al fine del rispetto delle prescrizioni del presente Capitolato, a Ditte esterne all’assistenza tecnica autorizzata dell’apparecchiatura. Tutti gli oneri di manodopera, trasferta, parti di ricambio, diritto di chiamata, costi di viaggio ecc., derivanti dalla chiamata a Ditte terze e ogni altro onere relativo all’intervento saranno a totale carico della Ditta aggiudicataria. Unico responsabile del servizio è in ogni caso la Ditta aggiudicataria. In tutti i casi in cui un’apparecchiatura in avaria non sia riparabile nei tempi richiesti ad assicurare la continuità d’esercizio del servizio con essa svolto, dovrà essere informato il Direttore dell’Esecuzione della sede interessata e il Responsabile del Procedimento per concordare modalità operative transitorie ed eventuali azioni congiunte per la risoluzione del guasto.
La Ditta avrà facoltà di presentare una proposta di dismissione per una data apparecchiatura qualora, durante le normali attività manutentive, si presenti una delle seguenti evenienze:
Documentata irriparabilità dell’apparecchio;
Grave non rispondenza alle norme di sicurezza vigenti;
Impossibilità di reperimento di parti di ricambio;
Costo del singolo intervento di riparazione superiore al 50% del valore di riacquisto dell’apparecchiatura, quando questa non abbia superato la vita tecnica fissata in 7 anni. Detta percentuale si riduce al 30% se l’apparecchiatura ha già superato la vita tecnica.
Si specifica, altresì, che:
- Gli interventi di manutenzione correttiva devono comunque essere effettuati solo a seguito di previa autorizzazione da parte della Direzione Regionale;
- In assenza di preventiva approvazione nulla sarà dovuto dall’Ente alla Ditta Aggiudicataria;
- Tutti gli oneri di manodopera, trasferta, parti di ricambio, diritto di chiamata, costi di viaggio ecc., sono esclusi dall’importo a base di gara. L’indicazione di tali oneri (nell’Allegato 3 “Modulo Offerta Economica a prezzi unitari”) costituirà oggetto di assegnazione di punteggio come dettagliatamente indicato nel disciplinare di gara al punto 18.3.
6.2 - Fornitura dei pezzi di ricambio in caso di guasto o malfunzionamento
In caso di intervento di manutenzione correttiva che preveda la sostituzione di uno o più pezzi di ricambio, l’affidatario dovrà obbligatoriamente presentare unitamente al report tecnico successivo al sopralluogo (indicato al precedente punto 5.1), resosi necessario ai fini dell’intervento medesimo, il listino prezzi corrispondente al pezzo da sostituire. In mancanza di quanto sopra non potrà essere autorizzato l’intervento.
ART. 7 - SERVIZI COMPLEMENTARI 7.1 - Documentazione dell’attività
La Ditta aggiudicataria, durante tutto il periodo di espletamento del contratto, dovrà fornire una idonea ed adeguata documentazione di ogni singola attività svolta al fine di consentire all’Istituto il controllo del rispetto degli impegni contrattuali e la rintracciabilità di ogni operazione tecnica svolta.
Nello specifico ogni singola attività di:
verifica della sicurezza elettrica;
controllo funzionale;
manutenzione preventiva;
rimozione delle non conformità;
manutenzione correttiva;
dovrà essere documentata da un rapporto di lavoro specificamente compilato dal tecnico esecutore e riportante almeno i seguenti dati essenziali:
dati identificativi dell’apparecchiatura oggetto dell’intervento (matricola, modello tipo e costruttore dell’apparecchiatura);
ubicazione dell’apparecchiatura;
data ed ora di esecuzione dell’intervento;
tempo complessivo di svolgimento dell’intervento (ore lavoro, ore viaggio, ecc..);
tecnico esecutore;
Il rapporto di lavoro redatto almeno in duplice copia dovrà essere firmato in originale oltre che dal tecnico esecutore anche dal direttore dell’esecuzione assegnatario dell’apparecchiatura (Responsabile o suo delegato).
Oltre alle informazioni di tipo generale sopra specificate, per ogni attività andranno riportati nei singoli rapporti di lavoro gli ulteriori dati caratteristici della stessa:
“Manutenzione preventiva” - Ogni rapporto di lavoro riferito ad un intervento di manutenzione preventiva dovrà riportare l’indicazione delle operazioni svolte o il riferimento al protocollo manutentivo seguito, la periodicità annua degli interventi per la specifica apparecchiatura, il numero progressivo dell’intervento, gli eventuali ricambi sostituiti ed eventualmente l’ulteriore previsione di utilizzo di macchina sostitutiva.
“Manutenzione correttiva” – Ogni rapporto di lavoro riferito ad un intervento di manutenzione correttiva dovrà riportare l’indicazione della data e ora della richiesta di intervento, l’indicazione delle operazioni tecniche svolte, i materiali eventualmente sostituiti, l’esito conclusivo dello stesso. Nel caso di sospensione dell’attività per attesa materiali e/o intervento specialistico, dovrà essere redatto un rapporto di lavoro aggiuntivo che specifichi e documenti la specifica situazione con previsione dei tempi di risoluzione ed eventualmente l’ulteriore previsione di utilizzo di macchina sostitutiva.
“Verifiche di sicurezza” – Ogni rapporto di lavoro riferito ad un intervento di verifica della sicurezza elettrica dovrà riportare eventuali situazioni di pericolo presentate dall’apparecchiatura che ne determinino la sospensione dall’uso.
La suddetta documentazione dovrà essere consegnata ai Direttori dell’esecuzione del contratto, entro il termine massimo di 5 giorni naturali consecutivi dall’intervento.
7.2 - Personale impiegato
La Ditta aggiudicataria, nell’esecuzione degli interventi tecnici oggetto del presente Capitolato, è obbligata ad impiegare personale con adeguata esperienza ed idonea qualifica.
Le Ditte Concorrenti dovranno pertanto specificare quale personale intendono impiegare per l’esecuzione delle attività manutentive (sia programmate che su guasto) e l’esperienza tecnica del personale proposto.
Ogni Ditta avrà l’impegno, in caso di aggiudicazione, di far conoscere all’Inail i nominativi del personale tecnico impiegato che dovrà tassativamente corrispondere per quantità ed esperienza maturata al personale dichiarato negli atti di gara;
diversamente dovrà essere sostituito con personale avente le caratteristiche tecniche e professionali già dichiarate.
Successivamente, nel caso di variazione a qualsiasi titolo del personale dichiarato nel contratto, l’aggiudicataria è obbligata a darne comunicazione all’Inail.
Il personale utilizzato dalla Ditta aggiudicataria dovrà osservare durante lo svolgimento dell’attività le norme comportamentali e le disposizioni operative in vigore presso il Committente. Il suddetto personale dovrà essere sempre munito di cartellino di riconoscimento (nominativo ditta e personale) ai sensi della Legge 123/2007.
7.3 – Assistenza telefonica
La ditta aggiudicataria dovrà assicurare l’attivazione, entro 10 giorni lavorativi dalla sottoscrizione del contratto, di un servizio di call center e tramite e mail al quale gli operatori dei centri medico legali delle sedi INAIL possano rivolgersi per qualsiasi necessità in merito alle problematiche delle apparecchiature in dotazione.
L’assistenza tecnica telefonica e via email dovrà essere garantita dal lunedì al venerdì dalle ore 8,30 alle ore 17,00 (numero verde o chiamata urbana o interurbana, esclusi numeri a tariffazione speciale).
ART. 8 - ORARI DI SVOLGIMENTO DEI SERVIZI
Il personale tecnico della Ditta svolgerà la propria attività, sia essa di tipo programmato che su guasto, durante l’orario di apertura delle Sedi dell’Istituto.
In caso di necessità, ai fini di garantire la continuità di servizio per le attività dell’Istituto, potrà essere richiesto alla Ditta aggiudicataria di effettuare interventi anche al di fuori dei normali orari di apertura delle Strutture.
In questi casi la Ditta aggiudicataria non potrà rifiutarsi e non le verrà riconosciuto da parte dell’Istituto alcun compenso aggiuntivo.
Il servizio di ricezione delle chiamate, per quanto attiene alla manutenzione su guasto, dovrà essere attivo per 52 settimane all’anno con il seguente orario: dal lunedì al venerdì (esclusi festivi): dalle 8:30 alle 17:00. Non è previsto il servizio di reperibilità oltre tali fasce orarie.
Non saranno considerate come migliorative estensioni del suddetto orario.
Eventuali variazioni a carattere transitorio o permanente dovranno essere concordate ed autorizzate dal Responsabile del Procedimento.
In caso di sciopero la Ditta dovrà darne tempestiva comunicazione al Responsabile del Procedimento.
Il Referente della Ditta dovrà essere raggiungibile durante i suddetti orari. In caso di ferie o malattia del Referente della Ditta lo stesso dovrà comunicare il proprio sostituto all’ Istituto.
ART. 9 - OBBLIGHI DELL’ISTITUTO
L’ Istituto si obbliga a:
fornire la documentazione tecnica relativa alle apparecchiature oggetto del servizio e a richiedere tale documentazione ai produttori e/o distributori delle apparecchiature in sede di collaudo per le nuove acquisizioni.
Nel caso in cui le apparecchiature in dotazione siano state acquistate o comunque messe in uso prima dell’entrata in vigore delle direttive CEE di riferimento e per le quali non sia possibile reperire la documentazione tecnica, la ditta aggiudicataria dovrà eseguire la manutenzione seguendo le indicazioni fornite da manuali di apparecchiature analoghe marcate CE, da costruttori o da associazioni riconosciute a livello internazionale.
Qualora la ditta aggiudicataria non sia in grado di individuare le modalità di manutenzione nel rispetto dei criteri di cui sopra, dovrà esplicitamente dichiararlo in sede di offerta tecnica, indicando, per ciascuna apparecchiatura interessata, le problematiche riscontrate e le modalità di svolgimento delle attività manutentive che si intende comunque adottare.
fornire al Referente della Ditta aggiudicataria tutte le informazioni inerenti la valutazione dei rischi e la sicurezza delle singole Strutture nel rispetto degli adempimenti previsti dal D. Lgs.vo 81/2008.
ART. 10 - OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DELLA DITTA AGGIUDICATARIA
La Ditta aggiudicataria è obbligata a:
acquisire tutte le strumentazioni e i materiali per lo svolgimento a regola d’arte e nel rispetto delle vigenti normative di sicurezza di tutti i servizi oggetto del contratto;
adottare tutte le cautele atte ad evitare danni a persone o cose in dipendenza del contratto, esonerando il Committente da ogni responsabilità al riguardo.
provvedere alle assicurazioni obbligatorie per legge di tutto il personale tecnico impiegato nell’esecuzione del contratto;
garantire il corretto svolgimento del servizio promuovendo tutte le iniziative atte ad evitarne l’interruzione;
rispettare gli ordini di servizio ed i regolamenti del Committente relativamente all’accesso alle Strutture operative della stessa;
nel caso di cui sopra segnalare obbligatoriamente e preventivamente al Direttore dell’esecuzione della sede interessata le ditte produttrici e/o specialistiche, che accederanno con il loro personale tecnico nei Centri-medico legali dell’Istituto per l’esecuzione degli interventi. L’Aggiudicatario avrà l’obbligo di informare la ditta a cui farà eventualmente ricorso dei rischi in ambito lavorativo connessi all’espletamento delle attività oggetto del contratto ed evidenziati nel Duvri;
segnalare danni riscontrati alle apparecchiature affidate a seguito di furti, incendi, atti vandalici o accidentali.
La Ditta aggiudicataria è responsabile:
dei danni causati a persone o cose interne ed esterne al Committente derivanti dal comportamento scorretto e dall’attività diretta o indiretta del proprio personale;
del corretto e sicuro funzionamento di tutte le apparecchiature ad essa affidate, ovvero della segnalazione all’Amministrazione di tutte le situazioni di potenziale pericolo o non affidabilità funzionale delle stesse.
ART. 11 - OBBLIGO DI INFORMAZIONE
L’Istituto provvederà a fornire alla Ditta aggiudicataria ogni informazione, necessaria o utile, nonché la documentazione in suo possesso relativa agli impianti ed alle apparecchiature oggetto dei servizi.
La Ditta aggiudicataria si obbliga a conservare con l'ordinaria diligenza la suddetta documentazione e a restituirla alla scadenza del contratto.
