Del Sistema Dei controlli interni

Città di Cernobbio

REGOLAMENTO COMUNALE

Del Sistema Dei controlli interni

Art. 147 e segg. D.Lgs. 267/00, aggiornato alle disposizioni del D.L. 174/12 convertito con modificazioni dalla Legge 7.12.2012, n. 213.

Regolamento approvato con deliberazione di C.C. n. ___del ________

64 29/09/2014

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ITOLO

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INALITÀ E OGGETTO DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI

Art. 1 - Ambito di applicazione

1) Il presente regolamento disciplina il sistema dei controlli interni, ai sensi dell’art. 3, c. 2, D.L. 174/12, convertito con modificazioni dalla Legge 7 dicembre 2012, n. 213, nel rispetto dei principi e delle disposizioni dell’art. 147 del D.Lgs. 267/00, e s.m.i., e delle altre norme in materia di controlli interni degli enti locali.

2) Il sistema dei controlli interni può costituire altresì strumento di supporto nella prevenzione del fenomeno della corruzione. Le modalità sono disciplinate nel piano anticorruzione di cui alla legge n. 190/2012.

Art. 2 - Tipologie di controlli interni

1) Il sistema dei controlli interni è articolato nelle seguenti tipologie:

a) controllo di regolarità amministrativa e contabile;

b) controllo di gestione;

c) controllo strategico;

d) controllo degli equilibri finanziari..

Art. 3 - Finalità del sistema dei controlli interni

1) Il controllo di regolarità amministrativa e contabile ha lo scopo di garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa.

2) Il controllo di gestione ha lo scopo di verificare l’efficacia, l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati.

3) Il controllo strategico ha lo scopo di valutare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti.

4) Il controllo sugli equilibri finanziari ha lo scopo di garantire il costante monitoraggio degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno.

Art. 4 - Attori del sistema dei controlli interni

1) Partecipano all’organizzazione del sistema dei controlli interni il Segretario comunale, il Responsabile del area finanziaria e gli altri Responsabili di area.

2) Le modalità di partecipazione dei soggetti di cui al comma 1 all’organizzazione del sistema dei controlli interni sono definite in relazione a ciascuna tipologia di controllo, nell’ambito del presente regolamento e nel rispetto delle disposizioni della normativa in materia. Le funzioni di indirizzo e di coordinamento tra le varie attività di controllo sono svolte dal Segretario comunale.

3) I destinatari delle informazioni fornite dal sistema dei controlli interni sono individuati nei soggetti di cui al comma 1, negli organi di governo, nell’Organo di revisione, nel Nucleo di valutazione, nella Corte dei conti e negli altri organi di controllo esterno. Le modalità e i termini per il loro coinvolgimento nel sistema dei controlli interni sono definiti nel presente regolamento, nella normativa in materia e nei Regolamenti comunali.

Art. 5 - Protocolli operativi

1) Ciascuna unità preposta al controllo può disciplinare più in dettaglio il sistema di controllo interno previsto nel presente regolamento mediante uno più protocolli operativi, che sono approvati ed aggiornati con determinazione del Responsabile di area.

Art. 6 - Raccordo con altri regolamenti

1) Il presente regolamento si raccorda e si integra con il regolamento di Contabilità e quello sull’ordinamento degli uffici e dei servizi:

Art. 7 - Gestione associata del sistema di controlli interni

1) L’ente può esercitare una o più tipologie di controlli interni in forma associata, mediante una convenzione con altri enti locali che preveda l’istituzione di uffici unici e ne regoli le modalità di costituzione e di funzionamento.

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RGANIZZAZIONE DEI CONTROLLI INTERNI

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EZIONE

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ONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA E CONTABILE

Art. 8 - Oggetto

1) Il controllo di regolarità amministrativa e contabile ha per oggetto le procedure e gli atti adottati dall’ente, e può riguardare anche il monitoraggio di aspetti della gestione che assumono anche ai fini dell’eventuale attivazione dei controlli esterni di cui agli art. 148 e 148bis del D.Lgs. 267/00.

Art. 9 - Forme di controllo

1) Il controllo di regolarità amministrativa e contabile prevede le seguenti forme di controllo:

a) Controllo preventivo di regolarità amministrativa e contabile;

b) Controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile;

2) Il controllo è preventivo quando si svolge nelle fasi di formazione dell’atto che vanno dall’iniziativa all’integrativa dell’efficacia che si conclude, di norma, con la pubblicazione.

3) Il controllo è successivo quando si svolge dopo che si è conclusa anche l’ultima parte dell’integrazione dell’efficacia, di norma, la pubblicazione.

Art. 10 - Controllo preventivo di regolarità amministrativa

1) Nella fase preventiva di formazione delle proposte di deliberazione giuntali e consiliari, che non siano mero atto di indirizzo, il responsabile del area competente per materia, avuto riguardo all’iniziativa o all’oggetto della proposta, esercita il controllo di regolarità amministrativa con il rilascio del parere di regolarità previsto dall’art. 49 del TUEL, con il quale sono attestate la regolarità e la correttezza della deliberazione e del procedimento amministrativo che ne costituisce il presupposto.

2) Il parere di regolarità tecnica è richiamato nel testo delle deliberazione ed allegato, quale parte integrante e sostanziale, al verbale della stessa.

3) Per ogni altro atto amministrativo, il responsabile dell’area procedente esercita il controllo di regolarità amministrativa attraverso la stessa sottoscrizione con la quale perfeziona il provvedimento. Tale sottoscrizione, per gli atti che comportano impegni di spesa, nel titolo II della spesa, comporta anche l’obbligo della preventiva verifica che il programma dei conseguenti pagamenti sia compatibile con i relativi stanziamenti di bilancio e con le regole di finanza pubblica, ai sensi dell’art. 9 comma 2 D.L.

78/2009.

Art. 11 - Controllo preventivo di regolarità contabile

1) Il controllo sulla regolarità contabile, finanziaria ed economica della gestione è finalizzato a prevenire il sorgere di situazioni di irregolarità o di criticità suscettibili di pregiudicare, anche in prospettiva, gli equilibri economici, finanziari e patrimoniali dell’ente, nonché il rispetto delle regole del patto di stabilità interno.

2) Nella fase preventiva di formazione delle proposte di deliberazione giuntali e consiliari, il responsabile dell’area finanziaria esercita il controllo di regolarità contabile con il relativo parere previsto dall’articolo 49 del TUEL.

3) Su ogni proposta di deliberazione giuntale e consiliare, che non sia mero atto di indirizzo e che comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell'ente, deve sempre essere richiesto il parere del responsabile dell’area finanziaria in ordine alla regolarità contabile.

4) Il parere di regolarità contabile è richiamato nel testo della deliberazione ed allegato, quale parte integrante e sostanziale, al verbale della stessa.

5) Nella formazione delle determinazioni, e di ogni altro atto che comporti impegno contabile di spesa ai sensi degli articoli 151 comma 4 e 183 comma 9 del TUEL, il responsabile dell’area finanziaria esercita il controllo di regolarità contabile attraverso l’apposizione del visto attestante la copertura finanziaria.

6) Il visto attestante la copertura finanziaria è allegato, quale parte integrante e sostanziale, al provvedimento cui si riferisce.

7) .Il controllo sulla regolarità contabile, finanziaria ed economica della gestione si esercita pure mediante il monitoraggio periodico di alcune voci di bilancio che possono essere oggetto di attenzione dei controlli esterni di cui agli artt. 148 e 148bis del D.Lgs. 267/00:

a) utilizzo dell’anticipazione di tesoreria;

b) modalità di gestione dei servizi c/terzi;

c) spese per organi istituzionali;

d) spese per il personale;

e) tipologie di spese soggette a vincoli, riduzioni e limiti ai sensi del D.L. 78/10 e delle altre disposizioni normative in materia.

Art. 12 - Sostituzioni

1) Nel caso in cui il responsabile dell’area sia assente, il parere di regolarità tecnica, o di regolarità contabile, è rilasciato da colui che è designato a sostituirlo.

2) Qualora l'ente sia temporaneamente privo di responsabili di area, il parere di regolarità tecnica, o di regolarità contabile, è espresso dal segretario comunale.

3) Nel caso in cui il responsabile dell’area finanziaria sia assente, il visto attestante la copertura finanziaria è rilasciato da colui che è designato a sostituirlo.

Art. 13 - Responsabilità

1) I soggetti di cui agli articoli precedenti rispondono in via amministrativa e contabile dei pareri espressi.

2) Ove la giunta o il consiglio comunale non intendano conformarsi ai pareri di regolarità tecnica o di regolarità contabile devono darne adeguata motivazione nel testo della deliberazione.

Art. 14 - Controllo successivo

1) Il segretario comunale organizza, svolge e dirige il controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile, con cadenza annuale.

2) Il controllo successivo di regolarità amministrativa ha per oggetto le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e gli altri atti amministrativi, selezionati annualmente secondo tecniche motivate di campionamento. Il controllo viene esercitato con riferimento ai seguenti aspetti:

a) conformità degli atti adottati agli indirizzi definiti negli strumenti di programmazione e di indirizzo dell’azione amministrativa: linee programmatiche per azioni e progetti, relazione previsionale e programmatica, PEG, altri atti di indirizzo e direttive interne.

b) regolarità delle procedure adottate e rispetto delle tempistiche e delle disposizioni previste dalla normativa e dai regolamenti interni;

c) correttezza formale e completezza dei provvedimenti adottati;

d) attendibilità delle informazioni riportate negli atti.

3) Nella fase di controllo il Segretario può avvalersi del supporto di unità organizzative o di figure professionali individuate nel rispetto dei principi di indipendenza e neutralità rispetto alle procedure ed agli atti da esaminare. L’unità organizzativa o la figura professionale non può essere individuata tra chi assume il ruolo di responsabile di procedimento o partecipa materialmente all’istruttoria e alla formazione degli atti oggetto del controllo.

4) Il processo di controllo viene definito mediante una programmazione annuale, in capo al Segretario comunale, entro il 31 dicembre precedente a quello dell’anno di riferimento, nell’ambito della quale sono individuati le procedure e gli atti oggetto di monitoraggio e sono definite le tecniche di campionamento adottate per la selezione casuale degli atti.

5) La programmazione annuale dell’attività di controllo deve garantire, in ogni caso, che in ogni esercizio vengano sottoposti a controllo atti amministrativi relativi a tutte le unità organizzative apicali dell’ente.

6) Gli esiti del controllo successivo di regolarità amministrativa sono riportati in un report annuale di dettaglio trasmesso, a cura del Segretario, all’Organo di revisione, al Nucleo di valutazione, al Sindaco e al Consiglio ed a ciascun responsabile di Area, contenente le risultanze di sintesi del monitoraggio delle procedure e degli atti di propria competenza, nonché le eventuali direttive impartite ai fini della risoluzione delle irregolarità riscontrate o del miglioramento della qualità delle procedure e degli atti 7) Nel caso che il Segretario comunale esprima un giudizio con rilievi, un giudizio negativo o rilasci una

dichiarazione di impossibilità ad esprimere un giudizio, deve motivare analiticamente la decisione.

8) Nella prima seduta utile successiva, il presidente del consiglio comunale ha facoltà di iscrivere la relazione all’ordine del giorno affinché l’assemblea prenda atto della stessa.

9) Qualora, a seguito dell’attività di controllo effettuata il Segretario rilevi gravi irregolarità nelle procedure o negli atti esaminati:

a) sollecita l’esercizio del potere di autotutela del Responsabile di Area, ed effettua apposita segnalazione all’Organo di revisione, al Nucleo di valutazione, al Sindaco e al Consiglio;

b) nel caso in cui le irregolarità rilevate siano tali da perfezionare fattispecie penalmente sanzionate, trasmette apposita relazione all’ufficio competente per i procedimenti disciplinari, alla Procura presso la Sezione Regionale della Corte dei Conti ed alla Procura presso il Tribunale.

Art. 15 - Principi etici generali della revisione aziendale applicabili

1) Il segretario comunale organizza, svolge e dirige il controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile con la competenza, la capacità e l’esperienza proprie dell’ufficio che ricopre.

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EZIONE

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ONTROLLO DI GESTIONE

Art. 16 - Oggetto

1) Il controllo di gestione è la procedura diretta a monitorare la gestione operativa dell’ente, verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmati e, attraverso l'analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la quantità e qualità dei servizi offerti, la funzionalità dell'organizzazione dell'ente, l'efficacia, l'efficienza ed il livello di economicità nell'attività di realizzazione dei predetti obiettivi.

Art. 17 – Ambito di applicazione

1) Il controllo di gestione ha per oggetto l'intera attività amministrativa e gestionale.

2) Il controllo di gestione viene presidiato mediante:

a) la verifica dello stato di attuazione degli obiettivi definiti nel piano esecutivo di gestione (PEG), o in analogo documento di programmazione;

b) l’analisi del rapporto tra le risorse impiegate e i livelli qualitativi e quantitativi dei servizi ritenuti più rilevanti;

c) il monitoraggio dei budget di entrata e di spesa assegnati ai Responsabili di Area;

d) incontri del Comitato di direzione

3) Nell’ambito del controllo di gestione è possibile attivare il monitoraggio sistematico di tipologie di spesa o entrata specifiche, finalizzato ad ottimizzarne le modalità di gestione.

4) Gli strumenti del controllo di gestione sono il PEG, o analogo documento di programmazione, i relativi report intermedi e il referto del controllo di gestione. Tali strumenti possono essere integrati da ulteriori report specifici, periodici o non programmati, che arricchiscono la base informativa a supporto del controllo di gestione.

Art. 18 – Struttura operativa

1) L’unità preposta al controllo di gestione è il Responsabile dell’Area finanziaria.

2) Il Segretario e i Responsabili di Area:

a) utilizzano le risultanze intermedie e finali del controllo di gestione per valutare l’andamento dei servizi e, più in generale, per l’assunzione delle decisioni ritenute più funzionali a garantire l’attuazione degli obiettivi e il perseguimento delle finalità dell’ente;

b) partecipano attivamente alla definizione dei documenti di programmazione e reporting a supporto del controllo di gestione fornendo tutte le informazioni extracontabili necessarie e in loro possesso;

c) gestiscono direttamente le banche dati e i sistemi informativi a supporto del monitoraggio dei servizi e dei processi di cui sono responsabili.

3) Gli amministratori e il Nucleo di valutazione utilizzano le risultanze intermedie e finali del controllo di gestione al fine di verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmati e, nonché per la valutazione della performance organizzativa ed individuale.

Art. 19 – Caratteristiche del controllo di gestione

1) La verifica sull’andamento della gestione operativa attraverso il controllo di gestione, si svolge con cadenza annuale.

2)Il controllo di gestione è strutturato in modo da garantire piena integrazione con il controllo strategico e con il sistema di misurazione e valutazione della performance. A tal fine:

• ai sensi dell’art. 169 c. 3bis del D.Lgs. 267/00, le funzioni che la normativa attribuisce al PEG, al piano dettagliato degli obiettivi e al piano della performance sono raggruppate organicamente in un unico documento programmatorio, il quale rispetta i requisiti di struttura e di contenuto che la normativa e il sistema di misurazione e valutazione dell’ente richiedono per il piano della performance;

• tale strumento programmatorio viene definito in coerenza con la relazione previsionale e programmatica. In particolare, gli obiettivi strategici contenuti in esso devono trovare un chiaro

collegamento con le finalità della relazione previsionale e programmatica, di cui costituiscono l’attuazione;

• il referto del controllo di gestione di cui all’art. 198 del D.Lgs. 267/00 presenta le risultanze finali del controllo di gestione, permettendo la comparazione tra la performance realizzata e la performance attesa, così come definita nello strumento programmatorio. Il referto sul controllo di gestione svolge le funzioni che la normativa attribuisce alla relazione sulla performance, rispettandone i requisiti di struttura e di contenuto.

3) Il controllo di gestione si articola almeno nelle seguenti fasi:

• definizione degli obiettivi nello strumento programmatorio. Gli obiettivi vanno definiti nel rispetto dei requisiti di cui all’art. 5, c. 2 del D.Lgs. 150/09, prevedendo anche l’individuazione di appositi indicatori e dei relativi valori attesi (target), per lo meno per gli obiettivi di particolare rilevanza;

• monitoraggio intermedio, almeno una volta l’anno in occasione della ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi ai sensi dell’art. 193 del D.Lgs. 267/00, anche sulla base delle risultanze dei report prodotti, ed eventuale definizione di azioni correttive ed aggiornamento degli obiettivi e dei target associati agli indicatori;

• valutazione finale dei risultati ottenuti, mediante la definizione e l’analisi delle risultanze contenute nel referto del controllo di gestione.

4) Il Comitato di direzione, nell’ambito delle proprie competenze e modalità di funzionamento, così come definite nel Regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi, monitora il grado di attuazione dello strumento programmatorioe le altre informazioni fornite dal controllo di gestione, mediante appositi incontri anche al di fuori delle scadenze relative alla definizione ed all’esame dei documenti di cui al comma precedente.

Art. 20 Esiti del controllo

1) Gli esiti del controllo di gestione sono riportati nei report intermedi sull’attuazione dello strumento programmatorio e nel referto del controllo di gestione. Il referto è soggetto agli obblighi di pubblicazione sul sito dell’ente, dopo l’approvazione da parte del consiglio, unitamente al Rendiconto di gestione.

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ONTROLLO STRATEGICO

Art. 21 - Oggetto

1) Il controllo strategico ha per oggetto la verifica del grado di attuazione delle finalità strategiche di mandato definite nelle linee programmatiche e nella Relazione previsionale e programmatica.

2) Il controllo strategico del comune di Cernobbio viene strutturato tenendo conto delle dimensioni dell’ente, inferiore ai 15.000 abitanti.

3) Il responsabile del controllo strategico è il Segretario comunale, il quale si avvale della struttura organizzativa dell’ente.

Art. 22 – Verifica e forme di controllo sullo stato di attuazione dei programmi

1) Il controllo strategico è presidiato, almeno una volta all’anno, e comunque entro il 30 settembre,

mediante la ricognizione sullo stato di attuazione di obiettivi e programmi previsti nella RPP.

2) In tale sede il consiglio comunale svolge una prima valutazione circa l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti.

3) In caso di scostamento rispetto a quanto programmato, il consiglio comunale detta all’esecutivo eventuali interventi correttivi o indirizzi integrativi o sostitutivi.

Art. 23 – Verifica finale

1) La verifica conclusiva della realizzazione di obiettivi e programmi è effettuata in sede di approvazione del rendiconto della gestione.

2) La giunta comunale, attraverso la relazione prescritta dagli articoli 151 comma 6 e 231 del TUEL, esprime valutazioni dell’efficacia dell’azione condotta sulla base dei risultati conseguiti in rapporto ai programmi ed ai costi sostenuti.

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ONTROLLO DEGLI EQUILIBRI FINANZIARI

Art. 24 Oggetto

1) Il controllo degli equilibri finanziari è finalizzato a garantire il costante monitoraggio degli equilibri della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno, nonché del rispetto delle norme di attuazione dell'art. 81 della Costituzione.

Art. 25 - Fasi del controllo e responsabilità collegate

1) Il responsabile dell’area finanziaria dirige e coordina il controllo sugli equilibri finanziari.

Il monitoraggio sul permanere degli equilibri finanziari è svolto costantemente dal responsabile dell’area finanziaria. Il responsabile dell’area finanziaria formalizza l’attività di controllo attraverso un breve verbale che attesta il permanere degli equilibri .

2) Nell’esercizio del controllo sugli equilibri finanziari il responsabile dell’area finanziaria rispetta i principi contabili approvati dall’Osservatorio per la Finanza e la Contabilità degli enti locali istituito presso il Ministero dell’Interno.

3) Partecipano all’attività di controllo l’organo di revisione, il segretario comunale, la giunta e i responsabili di area, ciascuno secondo le rispettive responsabilità.

Art. 26 - Ambito di applicazione

1) Il controllo sugli equilibri finanziari si estende a tutti gli equilibri previsti dalla Parte II del TUEL. In particolare, è volto a monitorare il permanere degli equilibri seguenti, sia della gestione di competenza, che della gestione dei residui:

a. equilibrio tra entrate e spese complessive;

b. equilibrio tra entrate afferenti ai titoli I, II e III e spese correnti aumentate delle spese relative alle quote di capitale di ammortamento dei debiti;

c. equilibrio tra entrate straordinarie, afferenti ai titoli IV e V, e spese in conto capitale;

d. equilibrio nella gestione delle spese per i servizi per conto di terzi;

e. equilibrio tra entrata a destinazione vincolata e correlate spese;

f. equilibrio nella gestione di cassa, tra riscossioni e pagamenti;

g. equilibrio per il rispetto dell'obiettivo del patto di stabilità interno.

Art. 27 – Esiti del controllo

1) Il responsabile dell’area finanziaria formalizza l’attività di controllo attraverso un breve verbale che attesta il permanere degli equilibri. Tale verbale viene allegato alla delibera da assumere entro il 30 settembre e relativa al permanere degli equilibri di bilancio.

2) Qualora la gestione di competenze o dei residui, delle entrate o delle spese, evidenzi il costituirsi di situazioni tali da pregiudicare gli equilibri finanziari o gli equilibri obiettivo del patto di stabilità, il responsabile del area finanziario procede, senza indugio, alle segnalazioni obbligatorie normate dall’articolo 153 comma 6 del TUEL.

TITOLOIII–DISPOSIZIONIFINALI

Art. 28 – Comunicazioni

1) Ai sensi dell’articolo 3 comma 2 del decreto legge 174/2012, a cura del Segretario comunale copia del presente, divenuto esecutivo, sarà inviata alla Prefettura ed alla Sezione Regionale di Controllo della Corte dei Conti.

Art. 29 - Entrata in vigore, abrogazioni e modifiche e pubblicità

1) Il presente regolamento entrerà in vigore lo stesso giorno in cui diverrà esecutiva la deliberazione consiliare di approvazione. In sede di prima applicazione il programma annuale di controllo da parte del Segretario comunale dovrà essere stilato entro un mese dall’approvazione del presente Regolamento.

2) L'entrata in vigore del regolamento determinerà l’abrogazione di tutte le altre norme regolamentari in contrasto con lo stesso ed i particolare del previgente Regolamento sui controlli interni, approvato con delibera consigliare n…..del……….

3) Ai fini dell’accessibilità totale di cui all’articolo 11 del decreto legislativo 150/2009, il presente regolamento viene pubblicato sul sito web del Comune dove resterà sino a quando non sarà revocato o modificato. In tal caso sarà sostituito dalla versione rinnovata e aggiornata.