AZIENDA OSPEDALIERA “SAN PIO” – BENEVENTO
OSPEDALE RILIEVO NAZIONALE (DPCM 23.4.1993) D.E.A. DI II LIVELLO (L.R. 11.1.94 N° 2)
Via Dell’Angelo, 1 – Tel. 0824 57111
Presidio Ospedaliero Gaetano Rummo di BENEVENTO
Presidio Ospedaliero S.Alfonso Maria de Liguori S.AGATA DEI GOTI
CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO
SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE E CUSTODIA DELLE CARTELLE CLINICHE
DI RICOVERO IN REGIME ORDINARIO E DAY HOSPITAL E DI ALTRA
DOCUMENTAZIONE SANITARIA PER IL P.O. G. RUMMO DI BENEVENTO E
IL P.O. S. ALFONSO MARIA DE LIGUORI DI S. AGATA DE GOTI
PARTE I
OGGETTO DELL’APPALTO Art. 1. - Oggetto del servizio
Il presente Capitolato disciplina l'affidamento a Ditta esterna dei servizi di seguito descritti relativi ai documenti di ricovero (Cartelle Cliniche ) e di altro materiale cartaceo relativo al trattamento dei pazienti ,da archiviare per tempo illimitato, prodotti dall’ Azienda Ospedaliera San Pio ( Presidio Ospedaliero G. Rummo di Benevento e Presidio Ospedaliero S. Alfonso Maria de Liguori di S. Agata de Goti )
In particolare
a. ritiro, archiviazione e custodia di tutte le cartelle cliniche dei due P.O ( G. Rummo e S.
Alfonso) dell’A.O. S. Pio di BN, per l'intera durata dell'appalto nonchè della documentazione prodotta dal pronto soccorso di entrambi i presidi ospedalieri
b. gestione dello sportello (front office) per la raccolta delle richieste da parte degli utenti esterni, e l relativa consegna delle copie conformi previa esazione dell’importo della copia presso gli sportelli CUP
Tutti i servizi di front-office descritti dovranno essere espletati presso locali messi a disposizione dall'Azienda aggiudicante. La Società Aggiudicataria dovrà provvedere ad accudire e mettere in sicurezza secondo le proprie necessità. I quantitativi oggetto del servizio richiesto stimati per l’anno 2019 sono di circa 40.000 Cartelle Cliniche per entrambi i Presidi e di circa 70.000 verbali di Pronto Soccorso per entrambi i presidi. Per gli anni successivi si prevedono quantitativi annuali similari. Per gli anni antecedenti si comunica che le giacenze ammontano a circa 8.000 metri lineari.
L’ indicazione in termini numerici è presuntiva e pertanto potrà subire variazioni in relazione all'andamento reale dei ricoveri, dei servizi erogati e delle politiche sanitarie.
L’A.O. S. Pio si riserva la facoltà, con obbligo senza condizioni per la Ditta, di estendere il presente appalto ad altra documentazione .
Art. 3. - Finalità dell'outsourcing
La gestione in outsourcing degli archivi e degli altri servizi descritti deve rispondere all’esigenza di miglioramento della leggibilità dei documenti con contestuale incremento dell’efficienza nella circolazione delle informazioni tecnico-sanitarie all’interno dell’ A.O. ,nonché alla eliminazione di possibili errori correlati a procedure di trascrizione e alla progressiva costituzione di una base dati che possa essere altresì funzionale alla riduzione dei tempi dedicati alle ricerche per consultazioni e rilascio copie documentali nonché alla sicurezza della archiviazione in idonei locali.
Art. 4.- Durata dell’appalto
Il contratto avrà una durata di anni 3 + uno eventuale di rinnovo . La data di inizio sarà indicata nella comunicazione di aggiudicazione.
Art. 5. - Servizi richiesti
Le disposizioni di cui al presente capitolato si applicano ai servizi base elencati nel seguito, cui il Soggetto Aggiudicatario deve provvedere a totale proprie spese per i costi di gestione (affitti, utenze, e quant’ altro), con proprio personale e propri materiali e mezzi:
A. Ritiro (presa in carico) dei documenti dalle singole UU.OO.CC. dei due Presidi Ospedalieri, che individua nei Dirigenti di struttura i propri referenti diretti, secondo un piano concordato. I Dirigenti hanno l’obbligo di chiusura della cartella clinica entro trenta giorni dalla dimissione dei pazienti. Il ritiro della documentazione sanitaria di pronto soccorso, in originale, e completa nelle sue parti avverrà direttamente con il supporto del Coordinatore di pronto soccorso.
B. Consegna presso l’Ufficio SDO delle cartelle cliniche raccolte per la successiva e prevista contabilizzazione. L'Ufficio SDO ha l’obbligo di effettuare le dovute registrazioni nel software aziendale entro e non oltre 5 giorni dal ricevimento e di riconsegnarle, entro lo stesso termine di 5 giorni, all’aggiudicatario per l’archiviazione.
C. Trasferimento dei documenti prelevati dall’Azienda aggiudicante presso locale adeguato messo a disposizione dal Soggetto Aggiudicatario;
D. Riordino e normalizzazione dei documenti;
E. Inserimento dei documenti in contenitori e loro archiviazione;
F. Custodia, gestione e reperimento presso il proprio deposito dei documenti in formato cartaceo;
G. Trasferimento e consegna presso l'Azienda aggiudicante dei documenti in originale, qualora richiesti dalle Direzioni Sanitarie dei due Presidi ;
H. Produzione di copie conformi all'originale richieste dalle Direzioni Sanitarie dei due P.O. o dal paziente ( cartelle cliniche e/o documentazione sanitaria di PS );
I. Servizio giornaliero di front office rivolto agli utenti che richiedono copia conforme all'originale della documentazione.
Tutti i servizi dovranno essere garantiti anche in caso di sciopero; inoltre, il Soggetto Aggiudicatario dovrà provvedere a forme adeguate di pronta reperibilità per i casi di massima urgenza, con tempi e modalità indicati negli articoli seguenti.
Art. 6. - Sicurezza e controlli, responsabilità
Il sistema proposto per lo svolgimento del servizio, oltre a garantire la massima sicurezza, deve essere tale da consentire in qualsiasi momento all’Azienda Ospedaliera controlli anche sulla giacenza e sulla movimentazione, sia in termini temporali che di quantità delle varie operazioni.
In quanto consegnatario, il Soggetto Aggiudicatario è l'unico responsabile, sia civilmente che penalmente, della buona tenuta della documentazione in archivio.
Il Soggetto Aggiudicatario deve provvedere ad identificare i responsabili dei procedimenti amministrativi che il medesimo soggetto gestirà in forma diretta con particolare riferimento all'accesso alla documentazione sanitaria da parte degli aventi diritto. I Responsabili di procedimento devono rispettare le direttive impartite in tal senso da parte dell’ Azienda Ospedaliera che a sua volta provvederà a fornire con tempestività tutte le indicazioni necessarie allo scopo di cui sopra. La Ditta aggiudicataria è tenuta al rispetto dei requisiti di sicurezza previsti dalla normativa vigente,nonché al rispetto della normativa sulla privacy.
Art. 7. - Personale coordinatore e verificatore
La Direzione dell’ Azienda nominerà propri incaricati con attività di:
- referenza operativa/gestionale con il Soggetto Aggiudicatario,
- controllo e verifica dell'applicazione delle specifiche e dei regolamenti, così come stabilito nel presente Capitolato.
Art. 8. - Requisiti minimi risorse umane
Il Soggetto Aggiudicatario deve utilizzare personale adeguatamente formato (anche in relazione alla normativa sulla privacy) alle specifiche attività di competenza ed in numero sufficiente all'esecuzione di tutti i servizi previsti dal presente Capitolato. Di tale personale il Soggetto Aggiudicatario dovrà fornire elenco nominativo.
Art. 9. - Recapito documenti e tempi di consegna
Il Soggetto Aggiudicatario deve scrupolosamente ed inderogabilmente attenersi per il rilascio delle Cartelle Cliniche e della documentazione sanitaria, alla normativa vigente e alle disposizioni impartite dalle Direzioni Sanitarie di entrambi i P.O. ed alle medesime farà capo l'attestazione della conformità all'originale del documento rilasciato in copia, con assunzione diretta delle relative responsabilità civili e penali. Il Soggetto Aggiudicatario è tenuto a consegnare i documenti, secondo la richiesta, almeno nei seguenti formati:
• in originale (solo alle Direzioni Sanitarie dei due P.O.),
• su supporto cartaceo conforme all'originale,
• su supporto digitale (CD, DVD, ...).
Il Soggetto Aggiudicatario è tenuto a consegnare i documenti recapitati per consultazione in originale, presso l'ufficio indicato dalle Direzioni Sanitarie richiedenti assumendosi, all'atto della restituzione, la loro ripresa in carico e ri-archiviazione. Sono da prevedere le seguenti modalità e tempi di consegna, sia in originale sia in copia conforme agli Uffici dell’A.O. e agli utenti:
1. modalità ordinaria: consegna di documento su supporto informatico e/o cartaceo conforme all'originale almeno entro 15 (quindici) giorni feriali dalla data della richiesta fatta dagli interessati aventi diritto e successivi alla presa in carico del soggetto aggiudicatario;
2. modalità in urgenza: consegna del documento almeno entro 5 (cinque) giorni dalla richiesta e comunque successivi alla presa in carico della cartella clinica da parte del soggetto aggiudicatario.
3. Nella modalità ordinaria, la consegna può essere diretta (front office), previo esazione dell’importo dovuto agli sportelli CUP, o tramite spedizione al recapito indicato dall'utente,con ricarica dei costi previsti per il recapito tramite poste italiane . Nella modalità in urgenza, la consegna del documento deve essere garantita anche nella mattinata dei giorni prefestivi, con ricarica dei costi predeterminati.
Art. 10. - Front office
Il Soggetto Aggiudicatario deve provvedere, a proprie spese entro e non oltre 60 giorni dalla data di aggiudicazione, a fornire personale idoneo per allestire un adeguato ufficio per il servizio di sportello per l'utenza, in cui raccogliere le richieste di copia dei documenti, a produrre copia conforme all’originale della documentazione richiesta e quant’altro previsto, a verificare l’avvenuto pagamento e ad effettuare la consegna di quanto richiesto
L'ufficio preposto deve rispettare le normative vigenti sia per quanto attiene l'igiene e la sicurezza, sia per la accessibilità da parte degli utenti portatori di handicap o con difficoltà alla deambulazione, sia per la tutela dei dati personali e sensibili. Tale ufficio sarà individuato tra i locali disponibili presso l’Azienda aggiudicante e messo a disposizione del soggetto aggiudicatario entro 15 giorni dall’aggiudica della gara.
Il Soggetto Aggiudicatario deve provvedere con proprio personale ed a proprie spese, a garantire almeno il seguente orario di apertura sportello: 9.30-12.30 ; 14.00 -16,00 dal Lunedi al Venerdi ; Sabato e prefestivi 9-30-12.30. Il ritiro della documentazione sanitaria ( cartelle cliniche e documentazione di PS ) avverrà dal lunedì a venerdì dalle ore 08.30 alle 09.30 secondo calendario stabilito e concordato con le singole UU.OO.
Art. 11. - Magazzino per archiviazione cartacea
La custodia dei documenti cartacei deve avvenire in ambienti idonei che garantiscano la perfetta conservazione del materiale. Il Soggetto Aggiudicatario deve inoltre assicurare la conservazione dei documenti nello stato di fatto in cui si trovano al momento del ritiro. A garanzia del materiale preso in consegna, il magazzino del Soggetto Aggiudicatario, adeguatamente sorvegliato, deve essere munito di sistemi di sicurezza idonei ai sensi di legge.
La struttura ospitante il magazzino dovrà essere:
• dotata di apparecchiatura per la rilevazione fumi collegata con il centro operativo dei Vigili del Fuoco o, quantomeno, con chi si occupa della sorveglianza;
• dotata di impianto antifurto collegato con combinatore elettronico con chi si occupa della sorveglianza conforme alle normative vigenti per tutti i tipi di impianti in esso installati.
• Il personale di custodia che a qualsiasi titolo entra in contatto con la documentazione, deve essere informato dal Soggetto Aggiudicatario che quanto in essa contenuto ha carattere di massima riservatezza investendo aspetti coperti dalla normativa per la tutela della Privacy.
• L'accesso ai locali d'archivio deve essere sempre monitorato almeno attraverso la tenuta di un registro in cui devono essere riportati i dati relativi al giorno d'accesso, al soggetto che accede, ai documenti consegnati e/o prelevati e/o inseriti dopo la consultazione ed ogni altra utile informazione.
• Qualora si rendesse necessario, durante il periodo contrattuale, il trasferimento presso altro magazzino di tutto o di parte del materiale archiviato, tale trasferimento dovrà essere comunicato all’Azienda Ospedaliera previa certificazione dell'idoneità del nuovo locale. Le spese di eventuali spostamenti saranno a carico del Soggetto Aggiudicatario.
Art. 12. - Attrezzature logistiche e informatiche
Sono a carico del Soggetto Aggiudicatario: tutte le attrezzature logistiche necessarie allo stoccaggio e movimentazione dei documenti, tutte le attrezzature hardware e software (personal computer, server, scanner, stampanti, fotocopiatrici, ecc.), la carta e il materiale di consumo, ed ogni altra attrezzatura e quant’altro non espressamente indicato, ma necessario all'espletamento del servizio. Sono, invece, messi a disposizione dal soggetto Aggiudicante un ufficio dotato delle utenze e servizi necessari all'espletamento del servizio.
Art.13. Modalità di archiviazione dei contenitori dei documenti cartacei
Il singolo documento deve essere contenuto in apposite buste idonee a contenere la cartella clinica; i documenti devono essere raggruppati in contenitori chiusi idonei alla conservazione illimitata, tutti della stessa dimensione - indicativamente di cm. 30 x 40 x 10 (profondità x altezza x larghezza) e portanti ciascuno un peso non superiore a kg. 20.
La fornitura delle suddette buste idonee a contenere la cartella clinica è a carico del soggetto aggiudicante, così come la fornitura dei contenitori chiusi. In caso di buste o contenitori non in perfetto stato e/o deteriorati, la sostituzione è a carico del Soggetto Aggiudicante. Ogni contenitore deve essere facilmente riconoscibile tramite un'etichetta riportante l'identificativo dell'Azienda Ospedaliera ed almeno un codice numerico che identifica in modo univoco il contenitore stesso.
Art. 14. - Modalità di catalogazione informatizzata dei documenti
La catalogazione dei documenti intesa come complesso di operazioni rivolte al loro ordinamento e classificazione che consentono l'individuazione e la ricerca delle stesse potrà essere inserita in una base dati, strutturata ed indicizzata, riportante per ciascun documento almeno i seguenti campi descrittivi, ricavati dalla base dati dell ’A.O. S .Pio
1. codice identificativo dell'Azienda Ospedaliera;
2. numerazione identificativa del documento/S.D.O. definito dalla singola Azienda Ospedaliera;
3. cognome del paziente;
4. nome del paziente;
5. data di nascita del paziente;
6. comune di nascita del paziente;
7. provincia di nascita del paziente;
8. codice identificativo del reparto di ricovero;
9. data ricovero;
10. data dimissione;
I campi di seguito riportati saranno invece inseriti dagli addetti all’archiviazione:
11. il numero di pagine totali di cui è composto il documento, 12. la data di creazione dell'immagine del documento;
13. l'ultima data di modifica/aggiunta;
14. il codice del contenitore nel quale la copia originale del documento è riposto. Almeno i primi dieci campi descrittivi devono poter costituire un indice di ricerca (da soli o in associazione con altri indici) da utilizzare nell'applicativo web.
Art. 15. - Sistema di verifica di consegna delle copie conformi
Deve essere previsto un adeguato sistema per la rilevazione informatica delle richieste, da parte dell'utenza, e della consegna di copie conformi.
Art. 16. - Consegna della base di dati per la ricerca del documento
A cadenza annuale dovrà essere consegnato il database di cui al precedente art. 14, memorizzato su supporto informatico ottico, riportante la distribuzione dei documenti archiviati nei contenitori, nella quantità di tre copie.
Art. 17. - Condizioni fine servizio
Tutta la documentazione cartacea, dovrà essere consegnata e archiviata, con costi a carico del nuovo soggetto Aggiudicatario presso il luogo messo a disposizione del nuovo soggetto aggiudicatario
Tutti i contenitori porta documenti dovranno essere integri, in caso contrario, dovranno essere sostituiti e nuovamente etichettati.
Entro tre mesi antecedenti la scadenza del contratto, la Ditta che già espleta il servizio predisporrà la catalogazione di tutto il materiale archiviato per entrambi i presidi, che all’atto della prossima aggiudica, consegnerà al nuovo soggetto aggiudicatario.
Art. 18, - Assistenza tecnica
Il Soggetto Aggiudicatario deve garantire l'assistenza tecnica sulle attrezzature utilizzate individuandone preventivamente le modalità, i tempi di intervento e di ripristino delle stesse.
Art. 19. - Altri oneri del Soggetto Aggiudicatario
Tutti gli obblighi e gli oneri assicurativi antinfortunistici, assistenziali e previdenziali delle persone e dei mezzi utilizzati dal Soggetto Aggiudicatario sono a carico dello stesso, in qualità di unico responsabile.
Art. 20.- Tempi per l’esecuzione del servizio — certificazioni
Il Soggetto Aggiudicatario dovrà avviare il servizio di archiviazione — gestione dei documenti sanitari almeno entro 60 giorni dalla comunicazione dell’avvenuta aggiudicazione. A tale scopo, entro tale data, dovrà aver presentato:
• copia della avvenuta presentazione del progetto, per quanto riguarda l’impianto antincendio, con particolare riguardo alla conservazione del materiale cartaceo;
• copia della certificazione di idoneità sanitaria, o di avvenuta richiesta, dei locali, rilasciata dalla ASL di competenza
• certificazione di messa a norma di tutti gli impianti;
• polizza assicurativa con massimale non inferiore a Euro 100.000,00 per evento a copertura di smarrimento, danneggiamento o distruzione dei documenti presi in consegna;
• polizza assicurativa con massimale non inferiore a Euro 500.000,00 per responsabilità civile.
Art. 21, - Servizi complementari aggiuntivi
Oltre ai servizi espressamente indicati nel capitolato, i Soggetti Candidati possono offrire, quali elementi migliorativi, servizi complementari aggiuntivi, il cui onere deve essere ricompreso nei corrispettivi per i servizi indicati nel presente Capitolato, e che comunque saranno discrezionalmente valutati dall’ Azienda Ospedaliera.
Art. 22. - Condizioni economiche
In considerazione del fatto che il servizio di archiviazione e rilascio copia dei documenti è caratterizzato da una richiesta da parte degli utenti attualmente individuabile nella percentuale di circa il 40% dei documenti prodotti, la riscossione di quanto dovuto per il rilascio di copia della documentazione sanitaria previsto a base di gara sarà effettuato ed incassato presso gli sportelli CUP di entrambi i P.O dell’A.O “S.Pio” .
A. Ritiro B. Consegna C. Trasferimento D. Riordino
E. Scannerizzazione F. Custodia
G. Trasferimento del formato pdf nel software per la visualizzazione H. Produzione
I. Servizio ( personale front-office e ritiro documentazione sanitaria ) L-Noleggio capannone per l’archiviazione
Art. 23. - Verifiche e fatturazioni
Il soggetto Aggiudicatario si impegna con periodicità mensile a trasmettere all'Azienda Ospedaliera i dati relativi alla consegna delle copie conformi all'utenza e con periodicità annuale a trasmettere una relazione sull'andamento tecnico della gestione.
Art, 24. - Rapporti con l’azienda
Il Soggetto Aggiudicatario deve comunicare il nominativo di un suo rappresentante o incaricato per tutti gli adempimenti previsti dal presente Capitolato. Il Soggetto Aggiudicatario deve inoltre comunicare il proprio domicilio ed indirizzo per ogni comunicazione urgente che dovesse rendersi necessaria al di fuori delle ore di servizio. In caso di assenza o impedimento dell’incaricato, il Soggetto Aggiudicatario deve comunicare il nominativo e l’indirizzo di un sostituto.
Art. 25 - Gestione documenti antecedenti all’avvio del contratto
L'Azienda Ospedaliera, affida alla ditta aggiudicataria tutta la documentazione sanitaria antecedentemente prodotta e archiviata per entrambi i Presidi Ospedalieri.
Art. 26 — Servizi connessi alla gestione di documenti antecedenti al contratto
Il Soggetto Aggiudicatario deve provvedere a proprie spese ai costi di gestione (presa in carico, trasferimento e quant’altro), con proprio personale e propri materiali e mezzi al:
• ritiro (presa in carico) dei documenti dalla attuale sistemazione per i documenti custoditi presso l'archivio di entrambi i Presidi. Il tempo massimo di presa in carico non dovrà comunque superare i 60 giorni dall'inizio del servizio;
• trasferimento dei documenti prelevati presso locale adeguato messo a disposizione dal Soggetto Aggiudicatario;
• Servizio di catalogazione (indicizzazione) delle cartelle cliniche;
• Servizio di archiviazione e custodia;
• Servizio di ricerca, trasmissione e riarchiviazione della cartelle cliniche;
• trasferimento e consegna presso i due Presidi Ospedalieri dei documenti in originale, qualora richiesti dalle Direzioni Sanitarie;
• produzione di copie conformi all'originale richieste dalle Direzioni Sanitarie e/o dal paziente.
Art. 27 — Offerta economica connessa alla gestione di documenti antecedenti al 1° gennaio 2008
I servizi di cui agli art. 25 e 26, sono compresi nell’appalto, anche per la documentazione antecedente al 1° gennaio 2008 e senza alcun costo aggiuntivo a carico dell’A.O.
PARTE II
DISCIPLINARE DI GARA
Art. 28. - Procedura e criterio di aggiudicazione
Il criterio di aggiudicazione è quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Si procederà all’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta purché valida ai sensi del presente capitolato. L'aggiudicazione sarà effettuata ad unico lotto, non sono pertanto ammesse offerte per parte di servizio.
Art. 29. - Elementi di valutazione e fattori ponderali
La gara verrà aggiudicata alla Ditta che avrà presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa la cui valutazione sarà effettuata sulla base dei seguenti elementi
OFFERTA TECNICA E DI QUALITA’ DEI SERVIZI: PUNTEGGIO MASSIMO 70 PUNTI Per qualità del sevizio s’intendono tutte quelle informazioni e descrizioni fornite dai concorrenti attraverso un dettagliato PROGETTO TECNICO - ESECUTIVO.
Da tale Progetto tecnico-esecutivo, redatto in lingua italiana, si devono evincere chiaramente gli elementi che permetteranno la valutazione della completezza e della garanzia di efficienza ed efficacia della gestione in outsourcing del servizio:
• progetto organizzativo relativo all’espletamento del servizio max punti 10
• beni e mezzi strumentali che saranno utilizzati per la fornitura dei servizi; max punti 5
• ubicazione e indicazione delle caratteristiche strutturali dell’archivio cartaceo; max punti 5
• ubicazione dei punti front office con indicazione delle caratteristiche strutturali e modalità del servizio ,qualità del personale punti 5
modalità tecnico-operative, metodologia e tempi di ritiro, catalogazione, scansione ottica e archiviazione dei documenti emessi ante data inizio servizio; max punti 10
modalità tecnico-operative, metodologia e tempi di ritiro, catalogazione, normalizzazione, scansione ottica e archiviazione dei documenti emessi dalla data di inizio servizio; max punti 10
sistema informatico - caratteristiche hardware/software e funzionalità utente, caratteristiche di sicurezza e di ripristino da disaster recovery; , applicativo web - caratteristiche hardware/software, funzionalità utente e performance, caratteristiche di sicurezza; max punti 15
misure di sicurezza e prevenzione incendi adottate per l’archivio; max punti 5
quant'altro la Ditta riterrà utile per la migliore valutazione del proprio progetto, compresi eventuali servizi non espressamente indicati nel capitolato; max punti 5
PREZZO: Punteggio massimo attribuito Punti 30
CRITERI DI VALUTAZIONE
Il progetto verrà altresì valutato per le sue caratteristiche di flessibilità ed adattabilità alle specifiche esigenze dei due Presidi Ospedalieri. I 70 punti disponibili per l’area qualità (di seguito definito PUNTEGGIO QUALITA') del servizio, saranno distribuiti a ciascuna Ditta secondo i parametri di seguito elencati
1) Progetto organizzativo relativo all’espletamento del servizio max 10 punti
2) Beni e mezzi strumentali che saranno utilizzati per la fornitura dei servizi max punti 5 3) Ubicazione e indicazione delle caratteristiche strutturali dell’archivio cartaceo max punti 5 4) Ubicazione dei punti front office con indicazione delle caratteristiche strutturali e modalità
del servizio,qualità del personale max punti 5
5) Modalità tecnico operative ,metodologia ,tempi di ritiro,catalogazione ,scansione ottica e archiviazione dei documenti emessi ante data inizio servizio max punti 10
6) Modalità tecnico operative ,metodologia ,tempi di ritiro ,catalogazione,normalizzazione ,scansione ottica e archiviazione dei documenti emessi dalla data di inizio del servizio max punti 10
7) Efficienza ed efficacia del sistema informatico offerto max punti 15
8) Misure di sicurezza e prevenzione incendi adottate per l’archivio max punti 5
9) Tutto quanto la Ditta riterrà utile per la valutazione del proprio progetto ,ivi compreso eventuali servizi non espressamente indicati nel capitolato max punti 5
La Commissione procederà ad attribuire i punteggi con il seguente criterio : Per ognuno dei punti di cui sopra si attribuirà un giudizio come da tabella:
livelli prestazionali: Giudizio Coefficiente di attribuzione Livello di definizione: Ottimo
Proposta completa, rispondente in maniera ottimale alla richiesta
1,00
Livello di definizione: Buono
Proposta ampia e corretta 0,80
Livello di definizione: Sufficiente
Proposta adeguata e significativa 0,60
Livello di definizione: Insufficiente Proposta essenziale e semplice
0,30 Proposta inadeguata rispetto alla richiesta/
assenza di risposta 0,00
PARTE III Art. 30, - Inadempienze e penalità
In caso di inosservanza delle obbligazioni contrattuali o di non puntuale adempimento delle stesse che non comporti per la sua gravità l’immediata risoluzione del contratto, l'Azienda Ospedaliera contesterà formalmente mediante lettera raccomandata A/R le inadempienze riscontrate assegnando un termine non inferiore a 10 giorni e non maggiore a 30 giorni per la presentazione di contro deduzioni e /o memorie scritte. Trascorso tale termine l’eventuale penale sarà applicata, previa adeguata istruttoria, con provvedimento formale. In tale provvedimento si darà riscontro alle eventuali giustificazioni prodotte dal soggetto aggiudicatario e delle ragioni per le quali l’A.O ritiene di disattenderle.
Il Soggetto Aggiudicatario è responsabile dell’esatto adempimento delle condizioni contrattuali e della perfetta riuscita del servizio.
Ove si dovessero constatare ritardi o deficienze di servizio, imputabili a negligenza o colpa della Ditta aggiudicataria, verrà addebitata a questa una penale da un minimo di Euro 100,00 ad un massimo di Euro 1.000,00.
In caso di recesso anticipato del contratto, la penale sarà pari al 10% del valore dell’appalto.
A seguito di gravi e reiterate inadempienze contrattuali da parte del Soggetto Aggiudicatario, l'Azienda Ospedaliera si riserva la facoltà di dichiarare risolto il contratto con sua deliberazione; il Soggetto Aggiudicatario decaduto sarà tenuto a risarcire ogni conseguente spesa o danno.
Per quanto non previsto e pattuito, le parti fanno riferimento agli art. 1453 e segg. Codice Civile
“Della risoluzione del contratto”.
Art. 31 — Obblighi aggiuntivi
Il Soggetto Aggiudicatario dovrà osservare i principi generali di prevenzione al momento delle scelte organizzative ed applicative circa l'utilizzo di macchine e dispositivi di protezione che rispondano ai requisiti essenziali di sicurezza e di igiene del lavoro.
Al Fornitore che opera con presenza continuativa presso le aree ospedaliere di entrambi i Presidi l’ Area Provveditorato, contestualmente al ritiro del materiale informativo, richiederà i seguenti ulteriori dati, in assenza dei quali il Fornitore sarà perseguibile di inadempienza contrattuale:
• nome del responsabile del Servizio di Prevenzione e protezione/Sicurezza;
• documento di analisi e valutazione dei rischi per le attività che dovrà svolgere e indicazione degli interventi adottati per la riduzione dei rischi;
• numero dei lavoratori necessari e numero dei lavoratori in media presenti presso l'A.O.;
• mezzi e attrezzature antinfortunistiche in dotazione;
• dichiarazione sottoscritta di avere informato gli addetti in merito ai rischi sull'attività da svolgere e ai D.P.I. da adottare;
• organigramma gerarchico.
Il presente capitolato consta di 13 pagine Benevento 20/9/2019
Il Direttore medico di presidio Dott Pasquale Di Guida
