DETERMINAZIONE
NUMERO DATA
50 06/02/2019
OGGETTO: ADESIONE ALLA CONVENZIONE CONSIP “APPARECCHIATURE MULTIFUNZIONE 28”
PER IL NOLEGGIO DI 33 FOTOCOPIATRICI
IL DIRETTORE REGIONALE
VISTE le “Norme sull’Ordinamento amministrativo/contabile in attuazione dell’articolo 43 del Regolamento di Organizzazione”, di cui alla determinazione presidenziale del 16 gennaio 2013, n. 10;
VISTA la determinazione del 12 dicembre 2018, n. 521 con la quale il Presidente ha predisposto il bilancio di previsione per l’esercizio finanziario 2019, approvato dal Consiglio di indirizzo e vigilanza con delibera del 9 gennaio 2019, n. 1;
VISTA la determinazione del 12 dicembre 2018, n. 522 con la quale il Presidente ha proposto l’adozione dell’esercizio provvisorio per l’anno 2019 - ai sensi e per gli effetti dell’art. 27, c. 1, delle vigenti “Norme sull’Ordinamento amministrativo-contabile in attuazione dell’art. 43 del Regolamento di Organizzazione” – per un periodo di due mesi a decorrere dalla data di approvazione del bilancio di previsione 2019, ovvero per un periodo più limitato qualora i Ministeri vigilanti dovessero esprimersi sul bilancio medesimo prima della scadenza dei sessanta giorni, successivamente autorizzato dal Consiglio di indirizzo e vigilanza con delibera del 9 gennaio 2019, n. 2;
VISTA la nota della Direzione Centrale Programmazione Bilancio e Controllo del 10 gennaio 2019, prot. n. 233, nella quale si rappresenta che gli impegni per le spese “non obbligatorie” potranno essere assunti solo se urgenti, indifferibili e indilazionabili, la cui mancata esecuzione potrebbe comportare danno per l’Istituto, ovvero gravi situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali ed operative, limitatamente, per ogni mese, ad un dodicesimo degli stanziamenti iniziali iscritti nel bilancio di previsione 2019, ovvero nei limiti della maggiore spesa necessaria, ove si tratti di spese non frazionabili e non differibili;
VISTA la relazione dell’ufficio POAS/Approvvigionamenti allegata alla presente determina e che ne forma parte integrante;
CONSIDERATO che il valore della fornitura per 48 mesi di noleggio ammonta ad € 61.361,92 iva esclusa;
CONSIDERATO che il valore annuale della fornitura ammonta ad € 15.340,48 iva esclusa e che il relativo impegno di spesa sarà proporzionato ai mesi di effettiva attivazione del servizio;
CONSIDERATO che tale spesa, pur rientrando nella fattispecie delle spese
"non obbligatorie", riveste carattere di indifferibilità ed urgenza la cui mancata esecuzione potrebbe comportare danno per l'Istituto, ovvero gravi situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali e operative per le sedi interessate;
VERIFICATO che la spesa medesima rientra, per la Direzione Regionale Lombardia nei limiti degli importi previsionali negoziati sulla voce contabile U.1.03.02.07.008 per il 2019;
DETERMINA
Di autorizzare l’attivazione della convenzione “Apparecchiature multifunzione 28” sul portale “acquistiinretepa” di Consip per il noleggio di 33 apparati, mediante Ordine Diretto di Acquisto in favore della ditta Kyocera Document Solutions Italia SPA;
Di nominare RUP la dott.ssa Liviana Ferrario, vista ed acquisita agli atti la dichiarazione insussistenza di cause di incompatibilità e di conflitti di interesse per la presente procedura.
IL DIRETTORE REGIONALE
DIREZIONE REGIONALE PER LA LOMBARDIA
Ufficio P.O.A.S.
Processo Approvvigionamenti Referente: Norma Brancaccio
RELAZIONE
Oggetto: noleggio di apparecchiature multifunzione di fascia media a ridotto impatto ambientale destinate a scansione, copia e stampa mediante ordine diretto in Consip. Adesione a convenzione
“Apparecchiature multifunzione 28 – noleggio”.
Premessa
La Direzione Regionale Lombardia ha sottoscritto negli anni diversi contratti per il noleggio di fotocopiatori multifunzione per scansione, copia e stampa avviando un processo di graduale dismissione delle vecchie macchine di proprietà dell’Istituto, obsolete o non più funzionanti.
I suddetti contratti sono stati attivati mediante adesione alle convenzioni Consip di volta in volta attive sul portale Acquisti in Rete PA, in attuazione delle disposizioni di cui all’art. 1 co. 449 della L. 296/06, che sancisce l’obbligo per le amministrazioni statali centrali e periferiche di cui al D. Lgs. 300/99, tra cui figurano gli enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale pubblici, di approvvigionarsi mediante le convenzioni- quadro attivate nel rispetto degli artt. 26 della L. 488/99 e 58 della L. 388/2000.
Stato di fatto
Ad oggi, esistono tre contratti in adesione alle convenzioni Consip, tutti stipulati con la ditta Kyocera Document Solutions Italia spa, aggiudicataria delle convenzioni stesse:
1) “fotocopiatrici 23” per il noleggio di 32 macchine, attivo dal 01.02.15 al 31.01.19 – CIG 59863582E6 – autorizzazione dirigenziale n. 129 del 30.01.15
2) “apparecchiature multifunzione 26” per il noleggio di 38 macchine, attivo dal 19.01.17 al 18.01.2020 – CIG 68601159FA – autorizzazione dirigenziale n. 1647 del 08.11.2016
3) “apparecchiature multifunzione 26” per il noleggio di 27 macchine, attivo dal 01.08.17 al 31.07.2021 – CIG 71188336D4 – autorizzazione dirigenziale n. 749 del 22.06.17
Essendo in scadenza, si rende necessario procedere alla attivazione di una nuova convenzione Consip in sostituzione di quella identificata col n. 23, per la sostituzione delle 32 macchine a noleggio, cui si aggiunge il noleggio di una nuova macchina per la sede di Cremona, che ne ha fatto richiesta in data 23 Ott 2018, al fine di sostituire l’obsoleta Olivetti, il cui acquisto risale al 2005 ed attualmente in dotazione all’AML di sede.
Si propone quindi l’attivazione della convenzione “Apparecchiature multifunzione 28”, in particolare l’adesione al LOTTO 2 per il noleggio di apparecchiature multifunzione A3 monocromatiche per gruppi di medie dimensioni a ridotto impatto ambientale, il cui fornitore aggiudicatario è KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA S.P.A.
Di seguito si declina la dislocazione delle macchine da sostituire:
Convenzione Data scadenza Sede Dotazione Produttività
Fotocopiatrici 23 (32 macchine)
31 gennaio 2019 Direzione Regionale 2 Media
Direzione Regionale 5 Bassa
Busto Arsizio 1
Como 1
Sesto San Giovanni 3
Gallarate 1
Sondrio 1
Bergamo 3
Milano Mazzini 1
Treviglio 1
Milano Boncompagni 1
Monza 2
Lecco 2
Varese 1
Mantova 4
Rho 3
Apparecchiatura in aggiunta
Cremona 1 Bassa
Per fornire un quadro di insieme del parco macchine complessivamente a noleggio per la Lombardia, si indica di seguito anche la dislocazione delle macchine afferenti alle altre due convenzioni CONSIP attualmente attive:
apparecchiature multif. 26 (tot. 38 macchine)
18 gennaio 2020 Bergamo 4 Media
Bergamo 1 Bassa
Treviglio 1
Brescia 3
Brescia 1 Media
Brescia 1 Alta
Manerbio 1 Bassa
Como 3
Milano Mazzini 1
Legnano 3
Milano Sabaudia 3
Palazzolo 1
Monza 2
Pavia 3
Pavia 2 Media
Lodi 1 Bassa
Direzione Reginale 3 Milano Porta Nuova 1
Milano Boncompagni 1 Sesto San Giovanni 2 apparecchiature multif. 26
(tot. 27 macchine)
31 luglio 2021 Breno 2 Media
Brescia 4
Como 2
Cremona 2
Crema 1
Lecco 1
Lodi 1
Mi Boncompagni 1
Mi Mazzini 1
Mi Porta Nuova 6
Monza 1
Palazzolo 1
Saronno 1
Sesto San Giovanni 1
Sondrio 1
Varese 1
Aggregando i dati per Sede di distribuzione:
Sede N totale macchine
Bergamo 8
Treviglio 2
Brescia 9
Palazzolo 2
Manerbio 1
Breno 2
Como 6
Cremona 3
Crema 1
Gallarate 1
Busto 1
Lecco 3
Sondrio 2
Mantova 4
Milano B. 3
Milano M. 3
Milano PN 4
Milano DR 13
Milano S. 3
Legnano 3
Rho 3
Monza 5
Pavia 5
Lodi 2
Sesto S.G. 6
Varese 2
Saronno 1
Costo del servizio di noleggio 33 macchine in adesione a convenzione Consip 28
Ipotizzando che la durata del noleggio sia di 48 mesi e mantenendo la produttività attuale delle macchine, ovvero il numero di copie incluse nel canone, che si traduce in 2 macchine in produttività media per la DR (12.000 copie b/n) e 31 macchine in produttività bassa per le restanti Sedi (3.000 copie in b/n), i costi di noleggio si traducono come di seguito meglio specificato:
Produttività media – 2 macchine
Canone trimestrale p/macchina € 150,25 Canone trimestrale 2 macchine € 300,50
Canone annuale 2 macchine € 1.202,00
Produttività bassa – 31 macchine
Canone trimestrale p/macchina € 114,02 Canone trimestrale 31 macchine € 3.534,62
Canone annuale 31 macchine € 14.138,48
Totale canone trimestre 33 macchine: € 3.835,12, iva esclusa Totale canone annuo 33 macchine: € 15.340,48, iva esclusa Totale ordine per 48 mesi: € 61.361,92, iva esclusa
Spesa complessiva annua per il parco macchine complessivo:
Ove si concordi con la spesa di cui sopra, considerato il valore delle altre due convenzioni attive per il noleggio di ulteriori 65 macchine, ovvero:
- € 22.066,44 , iva esclusa, per noleggio 38 macchine;
- € 16.515,36, iva esclusa, per noleggio 27 macchine;
la spesa ANNUA da sostenere per il noleggio del parco macchine completo, pari a 98 macchine, ammonterebbe ad € 53.922,28/anno, iva esclusa (€ 65.785,18 con iva), importo che rientra nel budget assegnato per il 2019.
Conclusioni Considerato che:
- La convenzione consip 23 è in scadenza alla data del 31/01/19;
- Il fornitore aggiudicatario della convenzione Consip 28 è KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA S.P.A., già fornitore degli apparati attualmente in dotazione;
- la convenzione prevede che il fornitore possa consegnare le fotocopiatrici entro 20 gg lavorativi decorrenti dal primo giorno del mese successivo a quello di ordine e che, pertanto, se attivata entro fine mese, la consegna potrebbe essere effettuata per fine febbraio/inizio marzo;
- vi sarebbe un periodo di scopertura per le sedi interessate e che, per evitare disagi, contattato per le vie brevi il fornitore, lo stesso garantisce il mantenimento dell’attuale dotazione fino alla progressiva sostituzione di tutte le macchine, specificando però che non vi sarà copertura né per la manutenzione né per la fornitura di consumabili per il periodo compreso tra la scadenza della vecchia convenzione e la consegna dei nuovi apparati;
- la fornitura, pur rientrando nella fattispecie delle spese "non obbligatorie", riveste carattere di indifferibilità ed urgenza la cui mancata esecuzione potrebbe comportare danno per l'Istituto, ovvero gravi situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali e operative per le sedi interessate;
- Se stipulato per 48 mesi, visto il costo annuale di € 15.340,48 iva esclusa, il valore del contratto ammonta ad € 61.361,92 iva esclusa;
- per il 2019 l’impegno economico scaturente, proporzionato ai mesi di effettiva esecuzione del servizio, stimati in mesi 9, ipotizzando l’avvio per il 1° di Marzo, sarebbe pari ad € 11.505,36 oltre iva;
- il futuro impegno di spesa graverà sul livello di bilancio U.1.03.02.07.008;
- l’assegnazione budgettaria pianificata per il suddetto livello di bilancio per il 2019 è pari ad € 70.000,00;
- la somma di tutti gli impegni scaturenti dalle convenzioni già attive e da quella da attivare non supera l’importo assegnato;
viste tutte le premesse e considerato quanto sopra, si chiede di:
- autorizzare l’adesione alla convenzione “Apparecchiature multifunzione 28” sul portale
“acquistiinretepa” di Consip per il noleggio di 33 apparati, alle condizioni e nei termini sopra esposti;
- nominare RUP la dott.ssa Liviana Ferrario, responsabile del processo Approvvigionamenti dell’Ufficio POAS.
