Allegato A) al Verbale dell’O.V.C. n. 07/2020
RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE, TRASPARENZA
E INTEGRITA' DEI CONTROLLI INTERNI E SULL'ATTESTAZIONE DEGLI OBBLIGHI RELATIVI
ALLA TRASPARENZA ED ALL'INTEGRITA' 2018
(art.14, c. 4, lett. a) e g) – d.lgs.150/09)
Organismo di Valutazione e Controllo:
dott. Giovanni Carnevale
dott.ssa Michelina Leone
dott.ssa Anna Carmen Picoco
PREMESSA
L’Organismo di Valutazione e Controllo (O.V.C.) del Comune di Fasano (BR), in composizione collegiale, è stato nominato con Decreto Sindacale n. 3 dell’11.01.2017 e si è insediato in data 16.02.2017 per una durata pari ad un triennio, giusta nota prot. n. 0004547 del 03.02.2017 a firma congiunta del Sindaco e del Segretario Generale.
FINALITÀ E PRINCIPI GENERALI
La relazione che segue, relativa all’anno 2018, è stata elaborata assicurando coerenza ai contenuti contemplati sia nella delibera CIVIT n.
4/2012 rubricata “Linee-guida relative alla redazione della relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni e sull’Attestazione degli obblighi relativi alla trasparenza e integrità” (art. 14, lett. a) e g) del D.Lgs. n. 150/2009) sia ai contenuti enucleati nella delibera CIVIT n. 23/2013 dal titolo “Linee guida relative agli adempimenti di monitoraggio degli OIV ed alla Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni”.
La relazione rispetta lo scopo di “dar conto” del funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni, evidenziando sia gli aspetti positivi che le criticità riscontrate, onde fornire, all’organo di governance decisionale dell’Ente, elementi di riflessione e proposte.
L'Organismo di valutazione e controllo, ha svolto un ruolo di supporto concreto nei confronti dell'Amministrazione comunale, nell'affrontare al meglio gli adempimenti normativi, sempre in continua evoluzione, afferenti la valutazione dei dirigenti e più in generale la complessiva gestione del ciclo della performance dell’Ente.
Il Comune di Fasano è dotato di:
sistema di misurazione e valutazione delle performance, approvato con atto di Giunta Comunale n. 142 del 02.07.2010, modificato da ultimo con deliberazione di Giunta Comunale n. 184 dell’08.08.2017.
piano triennale di Prevenzione della Corruzione, valevole per il triennio 2018 – 2020, approvato con deliberazione di giunta Comunale n. 25 del 31.01.2018;
regolamento sul sistema dei controlli interni e della valutazione della performance, approvato con atto del Commissario Straordinario con i poteri del Consiglio Comunale, n. 01 del 28.01.2016 e successivamente modificato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 46 del 31.07.2017.
Il Regolamento di disciplina dei Controlli Interni ha istituito le diverse funzioni di controllo strategico, del controllo di gestione, del controllo di regolarità amministrativa e contabile, del controllo sugli equilibri finanziari, dei controlli sugli organismi gestionali esterni e della qualità dei servizi.
L’attività di Controllo Strategico per il Comune di Fasano è svolta dall’O.V.C. ai sensi dell’ art. 28 comma 4 del già citato Regolamento dei Controlli Interni, mentre, l’attività di Controllo di Gestione è effettuata, ai sensi dell’art. 22, comma 2 dello stesso Regolamento, dai Dirigenti con il supporto dell’ O.V.C..
L’attività di controllo preventivo di regolarità amministrativa contabile è svolta dal dirigente del Servizio Finanziario, mentre, il controllo successivo è di competenza del Segretario Generale.
L’attività di controllo, sugli organismi gestionali esterni, è effettuata dall’O.V.C. ai sensi dell’ art. 30 del, già più volte citato, Regolamento.
STRUTTURA ORGANIZZATIVA DELL’ENTE
Il Comune di Fasano nel corso dell’esercizio 2018 si é dotato di una struttura organizzativa composta da 06 settori, retti da 06 dirigenti di ruolo, cosi come approvata con deliberazione di G. C. n. 169 del 20.07.2017:
1. SETTORE SERVIZI 2. SETTORE RISORSE
3. SETTORE TECNICO – GOVERNO DEL TERRITORIO 4. SETTORE SUPPORTO TECNICO
5. SETTORE AVVOCATURA
6. SETTORE POLIZIA MUNICIPALE
A seguito della modifica apportata con deliberazione di G. C. n. 126 del 11.06.2018 la struttura è risultata la seguente:
1. SETTORE SERVIZI 2. SETTORE RISORSE
3. SETTORE DI SUPPORTO TECNICO 4. SETTORE LAVORI PUBBLICI
5. SETTORE URBANISTICA 6. SETTORE AVVOCATURA
A seguito dell’ulteriore modifica apportata con deliberazione di G. C, n. 288 del 25.09.2019 la struttura ad oggi risultata la seguente:
1. SETTORE SERVIZI 2. SETTORE RISORSE
3. SETTORE DI SUPPORTO TECNICO 4. SETTORE LAVORI PUBBLICI
5. SETTORE URBANISTICA
6. SETTORE ASSISTENZA ORGANI ISTITUZIONALI 7. SETTORE AVVOCATURA
L'attività dello scrivente Organismo, si è articolata principalmente secondo le seguenti linee di azione:
elaborazione di strumenti di programmazione e pianificazione: Piano Esecutivo di Gestione e Piano Dettagliato degli Obiettivi;
adozione del Piano della Performance e della Relazione sulla Performance;
funzionamento del sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa e della performance individuale;
implementazione delle iniziative finalizzate al miglioramento della trasparenza e del grado di integrità, delle pari opportunità e del benessere organizzativo.
1. Elaborazione di strumenti di programmazione e pianificazione: Piano Esecutivo di Gestione e Piano Dettagliato degli Obiettivi.
L'Organismo Valutazione e Controllo ha supportato, nel corso dell’esercizio finanziario 2018, l'Amministrazione Comunale nell'elaborazione degli atti di pianificazione e programmazione, quali, il Piano della Performance ed il relativo Piano Dettagliato degli Obiettivi.
La messa a punto di tali strumenti, è funzionale allo sviluppo di un efficace ciclo di programmazione e controllo che, una volta definite, condivise e comunicate le linee guida dell'Amministrazione, consente di monitorare nel tempo la distanza tra i livelli di risultati attesi e gli obiettivi concretamente conseguiti.
2. Adozione del piano della performance e della relazione sulla performance
I. Piano della performance
Nel corso dell'esercizio finanziario 2018, in ossequio a quanto previsto dall'art. 3 del Decreto Legislativo 27 ottobre 2009, n. 150, è stata supportata la determinazione dei Piano triennale della performance, contestualmente al ciclo finanziario del bilancio preventivo triennale ed annuale. Il Piano è stato approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 208 del 14.09.2018, successivamente modificato, con deliberazione di Giunta Comunale n. 276 del 22.11.2018 e da ultimo nuovamente modificato, con deliberazione di Giunta Comunale n. 317 del 13.12.2019.
L'O.V.C. ha seguito tale processo, non solo attraverso il supporto metodologico alla definizione degli obiettivi e degli indicatori di risultato, ma anche costruendo la base metodologica dell'intero piano, inteso quale documento programmatico triennale che individua gli indirizzi, gli obiettivi strategici ed operativi, nonché definisce, con riferimento agli obiettivi finali, intermedi ed alle risorse, gli indicatori per la misurazione e la valutazione delle prestazioni dell'Amministrazione, dei dirigenti e dei dipendenti non dirigenti.
Gli obiettivi assegnati al personale dirigenziale ed i relativi indicatori, sono individuati annualmente e raccordati con gli obiettivi strategici e la pianificazione strategica pluriennale del Comune nonché collegati ai centri di responsabilità dell'Ente.
Al fine del miglioramento del processo di definizione degli obiettivi, è stato supportato lo sviluppo di un processo di analisi del contesto esterno, con l'obiettivo di favorire il miglioramento del grado di individuazione dei bisogni e delle attese dei cittadini. Ciò al fine di favorire un continuo miglioramento dei processi di definizione dei piani triennali ed annuali della performance.
II. Relazione sulla performance
Essendo stato predisposto uno schema di definizione delle fasi, modalità, tempi e soggetti responsabili dell'attuazione del ciclo della performance, in coerenza con il Sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale, l'Organismo di Valutazione e Controllo, attualmente in carica, ha validato ai sensi dell’art. 14 comma 4 lettera c) della legge 150/2009, così come modificato dal D. Lgs n. 75 del 25.05.2017, la relazione sulla performance, riferita ai risultati consuntivi dell'esercizio finanziario 2018, approvata dall’ Ente con deliberazione di Giunta Comunale n. 325 del 31.10.2019, in data 12.11.2019 giusta documento accluso quale allegato A) al verbale n. 20/2019.
La Relazione sulla performance, relativa all'esercizio finanziario 2018 si è focalizzata sui risultati economico-finanziari, quantitativi, qualitativi e sulla base dei dati e delle informazioni raccolte dall'Ente, in tale arco temporale.
3. Funzionamento del sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa e della performance individuale
La valutazione delle prestazioni individuali dei dirigenti di settore e, in ultima analisi, del personale tutto, dell'Ente, è divenuta un'attività a ciclo continuo che richiede un controllo costante delle attività oggetto di rilevazione, nonché, un assiduo approfondimento dell'evoluzione normativa in
atto e, conseguentemente, un continuo adeguamento e aggiornamento degli strumenti propri dell'O.V.C..
La messa in atto della metodologia di valutazione, sulla scorta degli strumenti di pianificazione definiti, attraverso un periodico, positivo, relazionarsi con i dirigenti di settore, rappresenta il corretto espletamento del ciclo continuo di programmazione e controllo oltre che la corretta valutazione delle prestazioni del personale.
Le determinazioni finali di tale ciclo di valutazione sono il risultato di:
un processo di raccolta ed elaborazione di dati contabili ed extracontabili;
una raccolta ed elaborazione periodica di report sul grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati.
Tutto ciò con l'obiettivo, sia di determinare i livelli di premialità da corrispondere a ciascuno, sia di misurare, in un arco temporale più ampio, l'appropriatezza ed adeguatezza del soggetto valutato, rispetto all'incarico conferito.
Nell’adozione e nell'adeguamento dei sistemi di misurazione e valutazion, si è tenuto conto, per quanto ritenuto applicabile, delle linee guida ANAC.
Per quanto riguarda il sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa, conformemente con quanto richiesto dall'art. 8 del decreto legislativo n.150/2009, gli ambiti da sottoporre ad osservazione da parte dell'OVC sono i seguenti:
l'attuazione delle politiche attivate sulla soddisfazione finale dei bisogni della collettività;
l'attuazione di piani e programmi, ovvero la misurazione dell'effettivo grado di attuazione dei medesimi, nel rispetto delle fasi e dei tempi previsti, degli standard qualitativi e quantitativi definiti, del livello previsto di assorbimento delle risorse;
la rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari delle attività e dei servizi, anche attraverso modalità interattive;
la modernizzazione ed il miglioramento qualitativo dell'organizzazione e delle competenze professionali nonchè la capacità di attuazione di piani e programmi;
lo sviluppo qualitativo e quantitativo delle relazioni con i cittadini, i soggetti interessati, gli utenti ed i destinatari dei servizi, anche attraverso lo sviluppo di forme di partecipazione e collaborazione;
l'efficienza nell'impiego delle risorse, con particolare riferimento al contenimento ed alla riduzione dei costi, nonché all'ottimizzazione dei tempi dei procedimenti amministrativi;
la qualità e la quantità delle prestazioni e dei servizi erogati.
A tal proposito, l’O.V.C., invita i Dirigenti ad attenersi a quanto previsto nel Sistema integrato di misurazione e valutazione della performance e, nella fattispecie, alla somministrazione del questionario di cui all’allegato n. 03 del già richiamato Sistema.
Per quanto riguarda il sistema di misurazione e valutazione della performance individuale, conformemente a quanto disposto dall'art. 9 del decreto legislativo n.150/2009, gli ambiti sottoposti ad osservazione da parte dell'O.I.V. o strutture analoghe, sono stati i seguenti:
gli indicatori di performance relativi all'ambito organizzativo di diretta responsabilità;
il raggiungimento di specifici obiettivi individuali;
la qualità del contributo assicurato alla performance generale della struttura, alle competenze professionali e manageriali dimostrate;
la capacità di valutazione dei propri collaboratori, dimostrata attraverso una significativa differenziazione dei giudizi.
In ossequio al principio di trasparenza della P.A., anche il Regolamento
"Sistema Integrato di Misurazione e di Valutazione della Performance" è integralmente consultabile on-line sul sito istituzionale dell'Ente.
4. Implementazione delle iniziative finalizzate al miglioramento della trasparenza e del grado di integrità, delle pari opportunità e del benessere organizzativo
I. Trasparenza e integrità
L'O.V.C., ha verificato la presenza, sul sito istituzionale del Comune di Fasano, di un’apposita sotto sezione, di facile accesso e consultazione, denominata “Performance”, nell’ambito della sezione "Amministrazione trasparente". In tale sotto sezione sono pubblicati gli atti relativi al sistema di misurazione e valutazione della performance ed al ciclo della performance organizzativa ed individuale.
L'O.V.C., ha verificato l’attuazione di quanto previsto dalla delibera ANAC n. 141/2019, in ordine agli obblighi di pubblicazione ai sensi del D. Lgs. n.
33/2013, ed in particolare ha verificato che la Sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale del Comune di Fasano (BR), sia di facile accesso e consultazione, e contenga tutte le informazioni prescritte, nella forma richiesta ed aggiornata al 31/03/2019, cosi come da poprio verbale n.
05 del 19/04/2019.
Le modalità seguite per condurre la rilevazione sono state le seguenti:
verifica dell'attività svolta dal Responsabile della trasparenza per riscontrare l'adempimento degli obblighi di pubblicazione;
esame della documentazione e delle banche dati relative ai dati oggetto di attestazione;
verifica sul sito istituzionale, anche attraverso l'utilizzo di supporti informatici.
In termini generali, tutte le sezioni del portale “Amministrazione Trasparente” sono correttamente presenti, purtuttavia, non tutte le sezioni sono correttamente alimentate e/o i dati non sempre risultano aggiornati o pubblicati nel formato “aperto” richiesto dalla vigente normativa.
Si ritiene quindi opportuno che l’Ente proceda, ad un costante monitoraggio e che persegua il completamento delle informazioni richieste, prestando particolare attenzione alle seguenti criticità indicate nella colonna
“Note” della apposita griglia di rilevazione:
per la Pianificazione e governo del territorio, trattandosi di dati già oggetto di rilevazione nell’anno 2018, si sottolinea che non è intervenuta alcuna correzione rispetto alle criticità già rilevate. Pertanto, l’ O.V.C. ha assegnato una valutazione inferiore rispetto all’anno precedente;
per le Opere Pubbliche, i dati da pubblicare risultano approvati, pertanto si invitano gli uffici competenti ad aggiornare le pubblicazioni relative alle annualità mancanti;
per le Informazioni ambientali si invitano gli uffici competenti a completare le pubblicazioni mancanti.
Il responsabile della pubblicazione deve verificare che tutti i documenti siano pubblicati in formato aperto o elaborabile, considerato che ad oggi ve ne sono alcuni non rispondenti a tale formato.
II. Pari opportunità
L’Ente si è dotato del Piano delle Azioni Positive già dal triennio 2017 – 2019 in quanto risulta essere stato approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 36 del 02.03.2017. Di seguito, lo stesso Piano è stato aggiornato per il triennio 2018 – 2020, con deliberazione di Giunta Comunale n. 41 del 26.02.2018. Da ultimo, con deliberazione di Giunta Comunale n. 153 del 30.05.2019, il Comune di Fasano ha aggiornato il Piano per il Triennio 2019 – 2021 e contestualmente ha proceduto all’approvazione del Codice delle pari opportunità tra uomo e donna, in base al D. Lgs. 198/2006 a norma dell'articolo 6 della legge 28 novembre 2005, n. 246. Si sollecita nuovamente la conclusione dell’iter per la nomina del Comitato Unico di Garanzia (C.U.G.).
III. Benessere organizzativo
In relazione al benessere organizzativo, lo scrivente O.V.C. invita l’Amministrazione dell’Ente a procedere ad un “Analisi del clima aziendale distinto per settore” al fine di monitorare il benessere aziendale sulla base del questionario di cui all’allegato 2 del vigente “Sistema integrato di misurazione e valutazione della performance”. L’ultima indagine svolta in merito risale all’anno 2016.
IV. Funzionalità ed integrità del sistema dei controlli interni
Si sottolinea che lo scrivente O.V.C., è informato in merito ai controlli di regolarità amministrativa successivi, afferenti l’anno 2018, i cui esiti sono stati debitamente resi noti dal Segretario Generale, con relazione annuale resa ai sensi dell’art. 20 del vigente Regolamento approvato con atto del Commissario Straordinario, con i poteri del Consiglio Comunale, n. 01 del 28.01.2016.
La relazione, unitamente ai verbali delle verifiche periodiche, è stata trasmessa a mezzo posta elettronica ordinaria in data 11/03/2020.
Dall’esame della predetta relazione, nonché, dai verbali di controllo, trimestrali sulle determinazioni dirigenziali e quadrimestrali sugli atti vari, non sono emerse irregolarità o illegittimità tali, da richiedere provvedimenti in autotutela, anche se sono state effettuate delle raccomandazioni ai dirigenti interessati.
Con riferimento :
ai permessi per costruire, il suggerimento al dirigente, è stato l’invito a porre particolare attenzione al rispetto della tempistica, ed in caso di rateizzazione del pagamento degli oneri concessori, di vigilare sul corretto pagamento degli stessi;
alle ordinanze di demolizione è stata raccomandata, sempre al Dirigente, la necessità di un attento controllo in merito all’avvenuta esecuzione;
alle autorizzazioni, per manomissioni stradali, è stata suggerita, nuovamente al Dirigente, la necessità di un attento controllo in merito all’avvenuta esecuzione;
Fasano, 13/03/2020
f.to Dott. Giovanni Carnevale f.to Dott.ssa Michelina Leone f.to Dott.ssa Anna Carmen Picoco
