Condizioni Contrattuali per il servizio di Cezanne HR

(1)

Condizioni Contrattuali per il servizio di Cezanne HR

Queste Condizioni Contrattuali regolano l’utilizzo del Servizio. Prima di firmare un Ordine che fa riferimento o incorpora queste Condizioni Contrattuali è necessario leggere e accettare tutti i termini e le condizioni indicate nel seguito.

Con la firma di un Ordine che fa riferimento o incorpora queste Condizioni Contrattuali, il firmatario:

• accetta queste Condizioni Contrattuali;

•stipula un accordo con Cezanne per fornire il Servizio; e

•sarà vincolato da tutte le presenti Condizioni Contrattuali.

Se il presente Contratto sia sottoscritto per conto di una società e/o una Consociata, il firmatario garantisce di avere i poteri per rappresentare tale società e/o Consociata.

Nel caso in cui non si intenda accettare queste Condizioni Contrattuali e/o in caso di assenza dei poteri per rappresentare il Cliente, si raccomanda di non sottoscrivere un Ordine.

Queste Condizioni Contrattuali sono state pubblicate la prima volta il 28 novembre 2017, ed aggiornate il 7 marzo 2018 (solo per aggiungere SendSafely nell’elenco deiSub-Fornitori).

DEFINIZIONI

In questo Contratto i seguenti termini hanno il seguente significato:

‘Consociata’ significa, in relazione a una delle Parti, ogni entità controllante, controllata o sotto la stessa proprietà o controllo della Parte; tale entità sarà considerata una Consociata solo finché tale relazione esiste;

‘Contratto’ significa l’insieme costituito dall’Accordo di Licenza, dall’Accordo di Trattamento Dati e da tutti gli Ordini;

‘Amazon Web Services’

o ‘AWS’

significa l'infrastruttura tecnologica per il Cloud Computing fornita da Ama- zon.com Inc.;

‘Disponibilità’ significa che l'applicazione HR di Cezanne che costituisce il Servizio sarà disponibile via Internet 24 ore al giorno 7 giorni alla settimana (escluse le Fine- stre di Manutenzione Programmata) misurati per ogni mese intero di calendario del Periodo di Abbonamento;

‘Giorno Lavorativo’ significa un periodo di otto ore lavorative in un giorno di calendario;

‘Orario Lavorativo significa l’orario dalle 9 alle 17 GMT (o BST in estate) dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi ufficiali in Inghilterra;

‘Tecnologia Cezanne’ significa tutte le tecnologie proprietarie di Cezanne o delle sue Consociate (incluso software sia in forma di codice sorgente che codice compilato, documentazione, hardware, prodotti, processi, algoritmi, interfacce Utente, know-how, tecniche, disegni e altre informazioni o materiale tecnico materiale o immateria- le) reso disponibile al Cliente come Parte della, o in relazione alla, fornitura del Servizio;

‘Cezanne’ significa Cezanne HR Limited, una società a responsabilità limitata iscritta nel registro delle imprese dell’Inghilterra e del Galles con numero 08314801, con sede principale in: 46 Loman Street, London SE1 0EH;

‘Informazioni Riservate’ significa tutte le informazioni in qualsiasi forma riguardanti il Cliente, i Dati del Cliente, Cezanne o la Tecnologia Cezanne, o il business, il software, la Proprie- tà Intellettuale o i dati finanziari del Cliente o di Cezanne o delle loro Consocia- te, che vengano in possesso di una Parte in quanto contraente di questo Con- tratto o in virtù della fornitura o della disponibilità del Servizio, e che siano con- trassegnate come riservate o confidenziali, o che la Parte ricevente dovrebbe ragionevolmente trattare come riservate, nonché tutte le informazioni che sono state o potrebbero essere derivate o dedotte da tali informazioni;

‘Perdita Consequenziale’ significa perdite puramente economiche, perdite subite dai clienti o dalle Con- sociate del Cliente, o da qualsiasi terza Parte, perdite derivanti da interruzione dell'attività, da mancati ricavi, da riduzione del valore di avviamento o da mancati risparmi, che si verifichino o meno nel normale corso dell’attività, perdite per oneri di sostituzione di beni o prodotti, o per consumo di tempo del personale;

(2)

‘Contenuto’ significa informazioni audio e video, documenti, software, prodotti e servizi contenuti nel Servizio o resi disponibili agli Utenti durante l'utilizzo del Servizio;

‘Titolare del Trattamento’ ha il significato dato a questo termine nell'art. 4, paragrafo 7 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (da adesso in poi GDPR);

‘Dati del Cliente’ significa l’insieme del Database del Cliente e degli Archivi Supplementari del Cliente, ma esclude qualsiasi Feedback o Localizzazione;

‘Database del Cliente’ significa tutti i dati e le informazioni inserite, o fatte inserire, dal Cliente o dagli Utenti all’interno del Servizio, esclusi eventuali Feedback o Localizzazioni ed esclusi gli Archivi Supplementari del Cliente;

‘Archivi Supplementari del Cliente’

significa tutti i file caricati, o fatti caricare, dal Cliente o dagli Utenti dentro al Servizio sotto forma di documenti allegati;

‘Cliente’ significa la società (o altra entità), incluse le sue Consociate, che sottoscrive un Ordine per il Servizio fornito sulla base del presente Contratto;

‘Violazione di Dati’ significa un incidente verificatosi nel Servizio che causi la distruzione accidenta- le o illecita, la perdita, l’alterazione, la divulgazione o l'accesso non autorizzato a Dati Personali;

‘Accordo di Trattamento Dati’

significa i termini e le condizioni contenute nelle sezioni dalla 13 alla 39 del presente Contratto, oltre alle Definizioni;

‘Legislazione di Protezio- ne dei Dati’

fino al 24 maggio 2018 significa: la legge del Regno Unito chiamata Data Pro- tection Act 1998 e la direttiva 95/46/CE del parlamento europeo per la protezione dei dati;

dal 25 maggio 2018 significa: il GDPR e qualsiasi nuova legge emanata dal Regno Unito per sostituire il Data Protection Act 1998;

‘Interessato’ significa una persona fisica identificabile i cui dati personali sono trattati come Parte dei Dati Personali;

‘Documentazione’ significa gli articoli della ‘knowledge base’ pubblicati nel Portale di Supporto di Cezanne, i testi di formazione, i manuali di istruzioni o altri documenti scritti o registrati (inclusi video) forniti da Cezanne o delle sue Consociate relativi all'uso del Servizio;

‘Data di Decorrenza’ si intende la data in cui questo Contratto è stipulato da Cezanne e dal Cliente tramite la sottoscrizione di un Ordine;

‘Feedback’ significa suggerimenti, innovazioni o proposte creati dal Cliente, dalle sue Con- sociate o dagli Utenti riguardanti gli attributi, le prestazioni, la funzionalità o le caratteristiche della Tecnologia Cezanne o altri elementi del Servizio, forniti a Cezanne tramite il Portale di Supporto o per altra via;

‘Canoni’ significa i Canoni di Abbonamento e qualsiasi altro importo dovuto dal Cliente durante il Periodo di Abbonamento, secondo quanto concordato in un Ordine;

‘Forza Maggiore' significa qualsiasi evento fuori dal ragionevole controllo di una Parte, compreso a titolo di esempio qualsiasi atto di guerra, ostilità o sabotaggio; un atto di Dio;

l’interruzione dei servizi elettrici, Internet o di telecomunicazione al di fuori del ragionevole controllo e dell’ambiente operativo di una Parte o restrizioni governative che rendono questo Contratto illecito per una o entrambe le Parti;

‘GDPR’ significa il regolamento dell'Unione Europea 2016/679 noto come Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;

‘Proprietà Intellettuale’ significa tutti i diritti d'autore, brevetti, modelli di utilità, marchi, marchi di servizio, disegni e modelli registrati, diritti morali, diritti di design (che siano registrati o meno), informazioni tecniche, codice software, progetti di infrastruttura, know- how, diritti di database, nomi commerciali e loghi, informazioni proprietarie ed ogni altro simile diritto di proprietà (comprese le richieste di registrazione e i diritti di registrazione o di protezione dei medesimi) che possano esistere ovun- que nel mondo;

‘Accordo di Licenza’ significa i termini e le condizioni contenute nelle sezioni dalla 1 alla 12 del presente Contratto, oltre alle Definizioni;

‘Localizzazioni’ significa modifiche o traduzioni fatte agli attributi, alle prestazioni, alla funziona- lità o alle caratteristiche della Tecnologia Cezanne (compresa la Documenta- zione) o di altri elementi del Servizio realizzate dal Cliente, da sue Consociate o da Utenti al fine di adattarsi alla lingua, ad esigenze legali e/o ad altri requisiti dei territori in cui viene utilizzato il Servizio o in cui gli Utenti sono basati;

(3)

‘Ordine’ significa un documento elettronico o cartaceo, sottoscritto (fisicamente oppure elettronicamente) da Parte del Cliente per attivare un Abbonamento al Servizio soggetto a queste Condizioni Contrattuali (comprese eventuali modifiche ed aggiunte), stipulato tra il Cliente e Cezanne o le Consociate delle Parti. In con- seguenza della sottoscrizione di un Ordine, le eventuali Consociate accettano di essere vincolate dai termini del presente Contratto come se fossero un contraente originale di questo Contratto. Gli Ordini si considerano incorporati nel presente Contratto;

‘Partner’ significa una persona o un'organizzazione che collabora con Cezanne nella commercializzazione e nella vendita di Abbonamenti, e che può anche offrire e fornire al Cliente Servizi Professionali relativamente alla implementazione e all'utilizzo del Servizio;

‘Dati Personali’ ha il significato dato a questo termine nell'art. 4, paragrafo 1 del GDPR; nel contesto del presente Contratto si riferisce a qualsiasi informazione che rientra nella definizione di Dati Personali che il Cliente o gli Utenti inseriscono nel Ser- vizio come Parte dei Dati del Cliente, o che il Cliente e Cezanne si scambiano durante la prestazione di Servizi Professionali o di attività di assistenza clienti;

‘Finestra di Manutenzione Programmata’

significa il tempo tra le 9 e le 12 GMT (o BST in estate) del sabato; ed altri periodi che Cezanne può notificare al Cliente tramite un messaggio recapitato dal Servizio al momento del login, o per e-mail, con almeno 24 ore di anticipo;

‘Manutenzione Program- mata’

significa manutenzione, aggiornamenti, installazione di nuove versioni e le ripa- razioni hardware e software che sono non critiche e non urgenti;

‘Contatto Primario’ significa una persona nominata dal Cliente, responsabile della gestione del presente Contratto per conto del Cliente;

‘Responsabile del Tratta- mento’

ha il significato dato a questo termine nell'art. 4, paragrafo 8 del GDPR;

‘Servizi Professionali’ significa qualsiasi Servizio Professionale riguardante l'implementazione e l'utilizzo del Servizio, incluso ma non limitato alla formazione, consulenza e supporto per configurare il Servizio e popolarlo con i Dati del Cliente, che il Cliente può scegliere di ordinare a Cezanne contestualmente a un Ordine o separata- mente, e che Cezanne accetta di fornire;

‘Release’ indica una versione, distinta e modificata rispetto a versioni precedenti, del software applicativo HR di Cezanne che Cezanne rende generalmente disponibili ai propri clienti;

‘Unità di Servizio’ significa un modulo dell'applicazione software Cezanne HR identificato in un Ordine, sviluppato, gestito e mantenuto da Cezanne, accessibile tramite w3.CezanneOnDemand.com o altro sito web o indirizzo IP designato, oltre ai prodotti e servizi accessori forniti on-line o off-line da Cezanne al Cliente, a cui il Cliente può accedere secondo il presente Contratto, compresi l’eventuale Tecnologia Cezanne e i Contenuti che Cezanne a sua discrezione renda disponibili come Parte del Servizio, ma escludendo qualsiasi Applicazione di Ter- ze Parti; a seconda del contesto, il termine Unità di Servizio può riferirsi ad un’Unità di Servizio di Terze Parti;

‘Regolamento del Servi- zio’

significa regolamentazioni circa l'uso del Servizio introdotte da Cezanne come specificato nella sezione 35 del presente Contratto

‘Data di Decorrenza del Servizio’

significa la data specificata in un Ordine come decorrenza dell’Abbonamento ad uno o più Unità di Servizio;

‘Servizio’ significa un insieme di una o più Unità di Servizio, incluse, quando il contesto lo permette, le Unità di Servizio di Terze Parti; oppure l’insieme di tutte le Unità di Servizio, collettivamente;

‘Misure di Sicurezza Ob- bligatorie’

significa le misure di sicurezza previste dai paragrafi 1 e 2 dell'art. 32 del GDPR;

‘Sub-Fornitore’ significa qualsiasi persona o entità incaricata da Cezanne o da una sua Conso- ciata di trattare Dati Personali nell’ambito della fornitura del Servizio al Cliente;

'Canone di Abbonamento' significa le quote pagabili periodicamente per il Servizio (o per le singole Unità di Servizio, a seconda del contesto) per la durata del Periodo di Abbonamento, calcolate, fatturate e pagabili come descritto in un Ordine, soggette a modifica secondo le disposizioni di queste Condizioni Contrattuali;

‘Periodo di Abbonamento’ significa il periodo di tempo specificato in un Ordine come durata dell'Abbona- mento, compreso il periodo di rinnovo se l'Ordine contiene una clausola di rin-

(4)

novo ed il rinnovo è attivato; se un Ordine non specifica alcun periodo di tempo, il Periodo di Abbonamento avrà inizio alla data indicata nell'Ordine come Data di Decorrenza del Servizio e continuerà a tempo indeterminato fino a quando l'Abbonamento venga cancellato da Cezanne o dal Cliente secondo quanto previsto nella sezione 3 del presente Contratto o in una clausola di cancellazione contenuta nell'Ordine;

‘Abbonamento’ significa l'accordo, stabilito attraverso un Ordine, tra Cezanne e il Cliente per cui Cezanne concede al Cliente il diritto di utilizzare uno o più Unità di Servizio in cambio del pagamento di un Canone di Abbonamento;

‘Coordinatori di Supporto’ significa fino a tre persone cui il Cliente può assegnare la responsabilità di ri- chiedere e ricevere assistenza per suo conto;

‘Portale di Supporto’ significa l'applicazione web implementata da Cezanne come piattaforma per ospitare la comunicazione tra il Cliente e Cezanne per quanto riguarda le richieste di supporto, anche utilizzata per pubblicare Parte della Documentazione e altre comunicazioni tra le Parti riguardanti l'uso del Servizio;

‘Condizioni Contrattuali’ significa l’insieme composto dall’Accordo di Licenza e dall'Accordo di Tratta- mento Dati;

‘Applicazione di Terze Parti’

significa un'applicazione on-line, web-based o un prodotto software off-line forniti o concessi in licenza da terze Parti (ad es.: applicazioni Google o Outlook), che interagisce con il Servizio;

‘Unità di Servizio di Terze Parti’

significa un'Applicazione di Terze Parti, interfacciata con uno o più Unità di Ser- vizio, che viene identificata in un Ordine come un modulo fornito da Cezanne, ma che è sviluppata, gestita e mantenuta da una terza Parte, identificata come tale nell'Ordine, cui il Cliente riceve il diritto di l'accesso secondo le condizioni del presente Contratto;

‘Tecnologia di Terze Parti’ significa tutte le tecnologie proprietarie di terzi (inclusi software in forma di codi- ce sorgente o codice compilato, documentazione, hardware, prodotti, processi, algoritmi, interfacce Utente, know-how, tecniche, disegni e altro materiale tecnico o informazioni materiali o immateriali) rese disponibile al Cliente come Parte della, o in relazione alla, fornitura di un’Unità di Servizio di Terze Parti;

‘Aggiornamento’ significa qualsiasi aggiornamento, correzione o miglioramento al Servizio che Cezanne rende disponibili ai sensi del presente Contratto, sia in caso di Relea- se sia in caso di correzioni attivate tra un Release ed il successivo (per esempio una correzione urgente di un malfunzionamento o una correzione ai file di supporto, di traduzione o di documentazione);

'Utente' o 'Utenti' significa dipendenti, amministratori, consulenti, agenti o appaltatori del Cliente e/o delle sue Consociate cui sono assegnati un account Utente e/o una pas- sword per accedere online al Servizio.

ACCORDO DI LICENZA

1. Servizio

1.1 Il Cliente richiede a Cezanne e Cezanne accetta di fornire l'accesso per utilizzare uno o più Unità di Servizio, sulla base di quanto concordato in uno o più Ordini in conformità con le Condizioni Contrattuali del presente Contratto, a Partire dalla Data di Decorrenza per la durata del Periodo di Abbonamento.

1.2 Unità di Servizio aggiuntive possono essere incluse all'interno del Servizio dopo la Data di Decorrenza con un accordo tra le Parti. Tali ulteriori Unità di Servizio saranno regolate da Ordini aggiuntivi, o da modifiche di un Ordine esistente ed entreranno a far Parte del presente Contratto, a condizione che ogni Ordine sia firmato o accettato elettronicamente dal Cliente e successivamente accettato da Cezanne.

2. Licenza d'uso del Servizio

2.1 Subordinatamente al pagamento dei Canoni da Parte del Cliente, al Cliente ed agli Utenti viene concessa una licenza non esclusiva e non trasferibile di utilizzare il Servizio alle condizioni stabilite nell’Accordo di Trattamento Dati esclusivamente per finalità di gestione di risorse umane interne del Cliente, dalla Data di Decorrenza del Servizio per la durata del Periodo di Abbonamento. Nessun ulteriore diritto im- plicito viene concesso oltre a quelli espressamente citati in questa sezione.

(5)

2.2 Se indicato nell'Ordine, la licenza concessa nella sezione 2.1 può essere soggetta a limiti riguardanti il numero di record di dipendenti o di Utenti e/o altre limitazioni o condizioni riferite ad ogni Unità di Servi- zio.

2.3 Il Cliente non può: (i) dare in affitto, prestare, rivendere, assegnare, concedere in licenza, distribuire né in altro modo sfruttare commercialmente o rendere disponibile a terzi il Servizio o il Contenuto in alcun modo; (ii) smontare, decompilare, o sottoporre a reverse engineering alcuna Parte del Servizio o del Contenuto al di fuori dei casi consentiti dalla legge; (iii) accedere al Servizio o al Contenuto ed utilizzarli per sviluppare o sostenere, e/o assistere terzi a sviluppare o sostenere, prodotti o servizi, che siano o meno concorrenti di Cezanne; (iv) eseguire 'framing' o 'mirroring' di qualsiasi Contenuto su qualsiasi altro server o in rete Internet tramite dispositivi wireless e non; o (v) consente l'accesso o utilizzo del Ser- vizio da o per conto di terze Parti che non siano un Utente autorizzato, salvo quanto espressamente autorizzato nel presente Contratto. Cezanne si riserva il diritto di monitorare elettronicamente l'utilizzo del Servizio.

2.4 Il Cliente non può modificare il Servizio, la Tecnologia Cezanne o il Contenuto, o creare opere derivate basate su di essi.

2.5 Tutti i Diritti di Proprietà Intellettuale e il titolo sulla Tecnologia Cezanne e su qualsiasi cosa sviluppata e messa a disposizione all’interno delle condizioni di questo Contratto rimarranno in capo a Cezanne e/o ai suoi licenziatari e subappaltatori, e con questo Contratto non viene trasferito al Cliente nessun interesse o titolo di proprietà riguardante il Servizio, la Tecnologia Cezanne, i Diritti di Proprietà Intellettuale o altro. Il Cliente cede a Cezanne tutti i diritti, titoli e interessi riguardanti qualsiasi Feedback e Localiz- zazione. Nella misura in cui tale cessione dovesse essere inefficace per qualsiasi motivo, il Cliente concede a Cezanne una licenza non-esclusiva, perpetua, irrevocabile e libera da royalty di utilizzare, ripro- durre, divulgare, cedere in sublicenza, distribuire, modificare e sfruttare tale Feedback e Localizzazione senza restrizioni in tutto il mondo.

2.6 Tutti i Diritti di Proprietà Intellettuale e il titolo di proprietà della Tecnologia di Terze Parti restano alla terza Parte identificata nell'Ordine come il fornitore di una Unità di Servizio di Terze Parti, e/o ai relativi licenziatari e subappaltatori e con il presente Contratto non viene trasferito al Cliente alcun interesse o titolo in qualsiasi Tecnologia di Terze Parti.

2.7 Il Cliente non deve rimuovere marchi di proprietà o avvisi di copyright dalla Tecnologia Cezanne o dal Servizio.

2.8 Il Cliente possiede e mantiene la proprietà esclusiva di tutti i Dati del Cliente e, nella misura in cui il Cliente ne è proprietario, di eventuali Diritti di Proprietà Intellettuale associati.

2.9 Se il Cliente sceglie di visualizzare all'interno del Servizio il proprio nome, logo e altri marchi nella crea- zione di corrispondenza, documentazione e nell’interfaccia Utente del Servizio, il Cliente concede a Ce- zanne una licenza non esclusiva, non trasferibile e revocabile ad eseguire queste operazioni.

3.Durata e cessazione

3.1 Il presente Contratto avrà inizio dalla Data di Decorrenza e, salvo risoluzione anticipata in conformità alle condizioni qui di seguito contenute, proseguirà finché tutti gli Abbonamenti siano scaduti senza essere rinnovati o siano stati portati a termine in conformità con le disposizioni contenute in ogni Ordine.

3.2 In caso di Ordini che stabiliscono un Periodo di Abbonamento a tempo indeterminato, il Periodo di Ab- bonamento cesserà quando venga portato a termine in conformità con queste Condizioni Contrattuali o con condizioni di cancellazione specifiche contenute nell'Ordine. In caso di Ordine che stabilisce un Pe- riodo di Abbonamento di durata definita, alla scadenza del Periodo di Abbonamento, l’Abbonamento non sarà automaticamente rinnovato salvo il caso in cui l’Ordine contenga una clausola di rinnovo espresso, nel qual caso si applicherà la clausola di rinnovo espresso.

3.3 Fermo restando che un Ordine può stabilire periodi di preavviso più brevi, e senza pregiudicare le disposizioni delle clausole 3.4 e 3.5, ciascuna delle Parti può risolvere il presente Contratto in qualsiasi momento comunicando all’altra Parte l'intenzione di risolvere il contratto con un anticipo un dodici mesi.

3.4 Ciascuna Parte può risolvere il presente Contratto immediatamente, per giusta causa, se l'altra Parte: (i) cessa o minaccia di cessare le attività; (ii) non è in grado di pagare i propri debiti; (iii) entra in stato di in- solvenza obbligatoria o liquidazione volontaria; (iv) è sottoposta alla nomina un amministratore straordi- nario, un curatore fallimentare o altro simile pubblico ufficiale;(v) è interessata da un evento simile ai sensi della legge di qualsiasi altra giurisdizione; o (vi) se un evento di forza maggiore si protrae per più di 30 giorni.

3.5 Ciascuna delle Parti può risolvere questo Contratto per violazione di qualsiasi condizione contrattuale dando comunicazione scritta alla Parte inadempiente. Tuttavia, qualora la violazione sia rimediabile, se viene specificata la violazione e viene richiesto di porre rimedio della violazione, l'avviso sarà efficace solo se la Parte inadempiente non pone rimedio alla violazione entro 15 giorni dal ricevimento dell'avviso. A chiarimento, il mancato pagamento da Parte del Cliente di qualsiasi Canone entro i tempi stabiliti rappresenta violazione sostanziale ai fini della presente sezione.

(6)

3.6 La risoluzione del presente Contratto per qualsiasi motivo non influenzerà i diritti maturati delle Parti derivanti dal presente Contratto e in Particolare, a titolo di esempio, il diritto di chiedere all’altra Parte il risarcimento di danni.

3.7 La sezione 8 (informazioni confidenziali) di questo Contratto rimarrà valida e in vigore per un periodo di due anni dopo la scadenza o la risoluzione del presente Contratto.

3.8 Le obbligazioni di Cezanne relative alla sicurezza dei dati stipulate alle sezioni 23 (infrastruttura e sicurezza), 24 (localizzazione fisica dei Dati del Cliente), 25 (Sub-fornitori), 27 (gestione delle Violazioni di Dati) e 34 (disponibilità di dati dopo la cessazione) resteranno valide dopo la scadenza o la risoluzione del presente Contratto e rimarranno in vigore fino a quando ogni copia, anche parziale, dei Dati del Cliente rimanga memorizzata nel Servizio o in qualsiasi copia di backup, in conformità con le clausole 34.1 e 34.2.

3.9 Alla cessazione del presente Contratto tutti i Periodi di Abbonamento termineranno automaticamente;

Cezanne chiuderà immediatamente la fornitura del Servizio al Cliente e cesseranno tutte le licenze con- ferite ai sensi del presente Contratto. Il Cliente dovrà pagare puntualmente Cezanne tutti i Canoni non pagati, se ce ne sono.

4. Canoni e fatturazione

4.1 Il Cliente pagherà a Cezanne i Canoni (eventualmente modificati come previsto nella sezione 4.5) di fornitura del Servizio per la durata del Periodo di Abbonamento come stabilito nell'Ordine applicabile.

4.2 Salvo diversa indicazione in un Ordine, i Canoni di Abbonamento definiti in un Ordine verranno fatturati mensilmente, a Partire dalla rispettiva Data di Decorrenza del Servizio, per tutta la durata dell'Abbona- mento. Altri Canoni diversi dai Canoni di Abbonamento saranno fatturati e pagabili come indicato nei rispettivi Ordini o nei moduli di prenotazione.

4.3 Il Cliente prende atto che le istruzioni da Parte del Cliente che non ricadano nell'ambito di servizi di assistenza standard, anche se riguardano attività obbligatorie secondo la Legislazione sulla Protezione dei Dati, come ad esempio l’assistenza in caso di audit, ispezioni, risposte a richieste da Parte degli Inte- ressati o valutazioni di impatto di protezione dati, possono comportare costi aggiuntivi. In tal caso, Ce- zanne notificherà al Cliente in anticipo fornendo un preventivo dei Canoni per tale assistenza, se non di- versamente concordato.

4.4 Tutti Canoni quotati non includono l’Imposta sul Valore Aggiunto legalmente dovuta sull'importo della fattura, che deve essere pagata dal Cliente in aggiunta al canone, ove applicabile.

4.5 Cezanne ha il diritto di modificare i prezzi dei Canoni di Abbonamento in qualsiasi momento, fatta ecce- zione per i primi 12 mesi di un nuovo Abbonamento, o per i primi 12 mesi dopo l'entrata in vigore di un aumento di prezzo, dando al Cliente un preavviso di 6 mesi.

5.Termini di pagamento

5.1 Il Cliente dovrà pagare a Cezanne i Canoni utilizzando la forma di pagamento e i termini di pagamento stabiliti nell'Ordine in corso di validità.

5.2 Tutti i pagamenti dei Canoni devono essere per intero e senza nessuna deduzione; nel caso in cui una deduzione dovesse essere richiesta a causa di dazi doganali, di ritenute fiscali di giurisdizione non UK, o di altri oneri associati con la fornitura del Servizio o con il pagamento dei Canoni, il Cliente dovrà coprire ogni tale deduzione a proprie spese e garantire che Cezanne riceva il l'intero importo dei Canoni dovuti. Se necessario per conformarsi con quanto stabilito in questa clausola, il Cliente accetta di sottoscrivere un nuovo Ordine con Canoni più alti calcolati in modo tale da far sì che i Canoni netti ricevuti da Cezanne rimangano gli stessi concordati nell'Ordine originale.

5.3 Il pagamento dei Canoni non pregiudicherà eventuali pretese o diritti che il Cliente possa avere nei con- fronti di Cezanne.

5.4 Nel caso in cui ritenga che una fattura non sia corretta, il Cliente deve notificarlo a Cezanne per iscritto entro 60 giorni dalla data della fattura. Nonostante quanto sopra, Cezanne prenderà in considerazione fatture errate ricevute fino a dodici mesi dopo la data della fattura e provvederà a rimborsare prontamen- te eventuali pagamenti in eccesso non appena un errore sia confermato.

5.5 Se il pagamento di un Canone dovuto a Cezanne sia scaduto da più di sette giorni, Cezanne ha il diritto di sospendere la fornitura del Servizio e/o la fornitura di servizi di supporto, dandone preavviso di sette giorni via email al Contatto Primario del Cliente. La sospensione del Servizio a causa di pagamenti scaduti non sospenderà il Canone di Abbonamento, che continuerà ad essere fatturabile e pagabile durante la sospensione, come se la sospensione non fosse avvenuta.

5.6 Indipendentemente dall’attuazione o meno della sospensione del Servizio, in caso di ritardo nel pagamento Cezanne avrà il diritto di addebitare gli interessi a tasso di interesse legale per i ritardi di pagamento previsti dalla legge chiamata ‘Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act of 1998’, nonché di addebitare il compenso per ritardato pagamento stabilito dalla stessa legge, oltre a, se applicabile, il recupero delle spese di riscossione, incluse ragionevoli spese legali, entro i limiti consentiti dalla legge.

(7)

6.Garanzie

6.1 Ciascuna delle Parti garantisce che: (i) ha pieno potere e autorità per stipulare il presente Contratto ed adempiere agli obblighi previsti dallo stesso; (ii) la sottoscrizione e l'adempimento degli obblighi previsti da questo Contratto non violano né sono in conflitto con i termini di qualsiasi altro accordo di cui il contraente è Parte; (iii) il nome dell'organizzazione e i dettagli sui contatti forniti alla controparte sono veri- tieri e corretti; e (iv) rispetterà tutte le leggi e regolamenti, gli ordini governativi e ordini dell’autorità giudiziaria che si riferiscono al presente Contratto.

6.2 Cezanne garantisce che: (i) ha il diritto di concedere in licenza il software che costituisce il Servizio; (ii) il software funzionerà sostanzialmente in conformità con il contenuto degli articoli della knowledge base pubblicati nel Portale di Supporto (in caso di discrepanza la versione in lingua inglese prevarrà su altre versioni); (iii) il Servizio sarà eseguito con cura e diligenza e in modo professionale secondo la migliore prassi del settore; e (iv) il Servizio rispetterà l’Accordo di Trattamento dei Dati, incluse tutte le ragionevoli precauzioni per preservare l'integrità dei Dati del Cliente e per evitare qualsiasi danneggiamento o la perdita di tali dati.

6.3 Nonostante la garanzia previste dalla clausola 6.2(i), nel caso in cui il Servizio o una sua Parte diven- tasse, o nella ragionevole convinzione di Cezanne potesse diventare, oggetto di un contenzioso o di un’azione legale per violazione di proprietà intellettuale, Cezanne può a proprie spese e a sua esclusiva discrezione: (i) procurare al Cliente il diritto di continuare ad utilizzare il Servizio o la Parte interessata;

(ii) sostituire il Servizio o la Parte interessata con un altro Servizio adeguato e non in violazione; (iii) modificare il Servizio o la Parte interessata in modo da eliminare la violazione; o, se nessuna delle opzioni di cui sopra sia possibile, (iv) cancellare l’Abbonamento del Cliente per l’Unità di Servizio contenente la Parte interessata dando al Cliente preavviso scritto di 30 giorni e rimborsando al Cliente eventuali spese prepagate in relazione a tale Parte.

6.4 Cezanne garantisce che tutti i suoi collaboratori coinvolti nella fornitura di Servizio hanno adeguata ca- pacità ed esperienza e opereranno in modo professionale secondo la migliore prassi del settore.

6.5 Il Cliente garantisce che i Coordinatori di Supporto, o, se nessuno è stato nominato, il Contatto Primario, sono adeguatamente qualificati e preparati a svolgere efficacemente il loro compito di interfacciarsi con Cezanne per problemi di supporto.

6.6 Il Cliente garantisce che: (i) né il Cliente né alcuna delle sue Consociate è un concorrente di Cezan- ne; (ii) non fornirà le credenziali di accesso Utente ad alcuno dei suoi dipendenti, direttori, consulenti, agenti o fornitori di servizi di cui il Cliente sia consapevole che abbia un interesse personale in un concorrente di Cezanne, salvo previa autorizzazione scritta di Cezanne; (iii) fatto salvo il rispetto dei vincoli di cui ai punti 8.1 e 8.2, non divulgherà la Tecnologia Cezanne ad un concorrente di Cezanne e (iv) non utilizzerà, né consentirà ad altri di utilizzare, il Servizio per scopi di benchmarking o di analisi competiti- va.

6.7 Le garanzie contenute nella sezione 6.2 non coprono i difetti o i danni derivanti da: (i) interoperabilità con applicazioni di terze Parti o con software, servizi o contenuti non forniti da Cezanne; (ii) qualsiasi connettività fornita da terze Parti, sia che tale connettività si avvalga delle API fornite da Cezanne o meno; (iii) eventuali modifiche al Servizio non effettuate da Cezanne; o (iv) qualsiasi malfunzionamento causato dall'uso del Servizio non in conformità con il Regolamento del Servizio.

6.8 Salvo quanto espressamente dichiarato nel presente Contratto, ogni garanzia e condizione, espressa o implicita per legge, prassi o altro (comprese, a titoli di esempio, tutte le garanzie implicite di qualità sod- disfacente e di idoneità per uno scopo) sono escluse nella misura massima consentita dalla legge. Nes- suna garanzia viene fornita per quanto riguarda i risultati che il Cliente può ottenere dall'utilizzo del Ser- vizio, né che il Servizio funzioni senza interruzioni o privo di errori.

6.9 Le Parti riconoscono e accettano che nello stipulare il presente Contratto, ciascuna si è avvalsa delle proprie capacità e del proprio giudizio e non ha fatto affidamento su alcuna promessa dell’altra Parte.

7.Responsabilità

7.1 Le Parti non escludono né limitano la loro responsabilità reciproca nei casi di frode, colpa grave, dichia- razione fraudolenta, morte o lesioni personali causate da qualsiasi atto di negligenza.

7.2 Le Parti non escludono né limitano la loro responsabilità reciproca in caso di uso non autorizzato di informazioni riservate, di violazione dei diritti di proprietà intellettuale o di inadempimento della Legislazio- ne di Protezione dei Dati, quando tale uso non autorizzato o violazione o inadempimento sia stato inten- zionale o sia il risultato di un atto di negligenza o omissione.

7.3 Le Parti non saranno responsabili di eventuali Perdite Consequenziali derivanti da o correlate al presente Contratto, conseguenti a violazione contrattuale, illecito civile (inclusa negligenza o violazione di obblighi di legge), false dichiarazioni od altra causa, anche se la Parte era stata avvisata della possibilità di tali danni.

7.4 Le Parti non saranno responsabili per qualsiasi perdita di profitti (diretti o indiretti) derivanti da o correlate al presente Contratto, conseguenti a violazione contrattuale, illecito civile (inclusa negligenza o viola-

(8)

zione di obblighi di legge), false dichiarazioni od altra causa, anche se la Parte era stata avvisata della possibilità di tali danni.

7.5 Fermo restando quanto stabilito nelle clausole da 7.1 a 7.4 comprese, la responsabilità totale di una Parte verso l’altra (derivante da violazione contrattuale, irregolarità civile o altra origine) per qualsiasi richiesta di risarcimento relativa a o derivante dal presente Contratto, comprese eventuali indennità o contributi sarà limitata al 200% dei Canoni di Abbonamento pagati (tasse escluse) negli ultimi 12 mesi per il complesso di tutte le contestazioni durante il Periodo di Abbonamento.

7.6 Il Cliente sarà responsabile per eventuali violazioni del presente Contratto dovute agli atti, omissioni o negligenza di qualsiasi Consociata del Cliente, degli Utenti, o di altre persone che accedono al Servizio con le credenziali del Cliente come se tali atti, omissioni o negligenza fossero commessi dal Cliente stesso.

7.7 Se una Parte riceve una contestazione da un terzo che è o potrebbe diventare, un onere che riguarda l'altra Parte, la Parte contro la quale la contestazione è presentata dovrà (se legalmente libero di farlo) informare tempestivamente l'altra Parte di tale contestazione, consultare l'altra Parte e prenderne in considerazione eventuali osservazioni prima di prendere una decisione su come gestire la contestazione, e le Parti collaboreranno prestandosi reciproca ragionevole assistenza nella difesa o nel patteggia- mento del caso.

7.8 Nessuna delle Parti potrà sollevare alcun reclamo sulla base di questo Contratto dopo che siano tra- scorsi 12 mesi: (i) dalla scoperta delle circostanze che danno luogo a un reclamo; o (ii) dalla data effetti- va di risoluzione o scadenza del presente Contratto.

8. Informazioni Riservate

8.1 Ciascuna Parte può utilizzare le Informazioni Riservate dell’altra Parte solo ai fini del presente Contratto.

Fatte salve le disposizioni della sezione 8.5, ciascuna Parte deve mantenere riservate tutte le Informa- zioni Riservate dell’altra Parte, tranne nella misura in cui (se del caso) il destinatario di Informazioni Ri- servate sia tenuto a divulgare le Informazioni Riservate per legge o su richiesta delle autorità di controllo, governative o di altro tipo con i necessari poteri a cui una delle Parti è soggetta.

8.2 La Parte che riceve Informazioni Riservate dell’altra Parte può rivelarle ai suoi dipendenti ed agenti che abbiano necessità di conoscere le Informazioni Riservate ai fini del presente Contratto.

8.3 Entrambe le Parti concordano di restituire alla Parte che le ha fornite, o di distruggere, tutti i documenti, materiali o dati contenenti Informazioni Riservate senza ritardo alla risoluzione o scadenza del presente Contratto. Le Parti non saranno obbligate a restituire o eliminare le copie di backup di routine dei dati tenuti elettronicamente, ma provvederanno a che tali copie siano conservate in modo sicuro.

8.4 L'obbligo di riservatezza ai sensi del presente Contratto non si estende alle informazioni che: (i) erano legittimamente in possesso della Parte ricevente prima della trattativa che portò alla firma del presente Contratto; (ii) sono, o diventano dopo la Data di Decorrenza, di pubblica conoscenza (sempreché ciò non avvenga in violazione del presente Contratto); o (iii) devono essere rese note per legge.

8.5 Se una delle Parti riceve una richiesta di divulgare Informazioni Riservate ai sensi di qualsiasi legge o regolamento, compreso a titolo di esempio una richiesta relativa all'ambiente, alla protezione dei dati o da Parte delle autorità pubbliche e compresa anche, per chiarimento, un’eventuale richiesta di rivelare se certe informazioni siano effettivamente detenute o meno da una Parte, tale Parte deve: (i) pronta- mente consultare l'altra Parte (se legalmente libero di farlo) e tener conto di sue eventuali osservazioni prima di effettuare qualsiasi divulgazione; e (ii) collaborare con l'altra Parte per garantire che vengano utilizzate nella misura massima possibile eventuali esenzioni o altri mezzi legittimi atti a prevenire o limi- tare la divulgazione.

8.6 Le Parti convengono che, fermo restando quanto stipulato nelle precedenti clausole da 8.1 a 8.5, (i) la divulgazione di Informazioni Riservate da parte di chi le ha ricevute sarebbe una violazione di fiducia perseguibile; (ii) le Informazioni Riservate sono un segreto commerciale della Parte che le ha fornite; e (iii) la divulgazione di Informazioni Riservate rischierebbe di pregiudicare gli interessi commerciali della Parte che le ha fornite.

9. Trasferibilità e relazione tra le Parti

9.1 Nessuna delle Parti può cedere o trasferire i propri diritti derivanti dal presente Contratto, eccetto nel caso di trasferimento a una Consociata, senza il previo consenso scritto di altra Parte; consenso che non dovrà essere irragionevolmente negato.

9.2 Cezanne e il Cliente sono contraenti indipendenti e il loro rapporto è regolato solo dai termini del presente Contratto.

9.3 Le Parti convengono che il presente Contratto non concede a terze Parti alcun diritto di chiedere alcun risarcimento per inadempimento del Contratto, a meno che tale diritto non possa essere escluso per legge.

(9)

10. Contatti e comunicazioni

10.1 Il Cliente dovrà fornire a Cezanne i recapiti, compreso l'indirizzo di posta elettronica, di: (i) una singola persona che rappresenta il Contatto Primario responsabile della gestione del presente Contratto; (ii) un contatto di fatturazione; e (iii) un massimo di tre Coordinatori di Supporto abilitati a richiedere e ricevere tutti i servizi di supporto per conto del Cliente, e dovrà fare in modo che tutte le informazioni di contatto siano corrette e aggiornate entro 30 giorni da qualsiasi variazione intervenuta.

10.2 Cezanne può comunicare mediante un avviso generale tramite il Servizio, via e-mail all'indirizzo di posta elettronica del Contatto Primario presente nell’archivio clienti di Cezanne, oppure mediante lettera inviata per posta prioritaria registrata e prepagata o usando servizi di corriere di uso comune (ad esempio DHL), spedita all'indirizzo del Cliente presente nell’archivio clienti di Cezanne. Tale comunicazione si considera effettuata dopo il termine di 72 ore dall'invio (se inviate per posta) o 12 ore dall'invio (se inviata per posta elettronica) o al ricevimento (se inviata per corriere). Cezanne non sarà responsabile per le conseguenze del mancato recapito di un avviso quando l'avviso è stato inviato all'indirizzo (fisico o e- mail a seconda del caso) presente nell’archivio clienti di Cezanne e il recapito non è avvenuto a causa del mancato aggiornamento dei dati di contatto da Parte del Cliente.

10.3 Il Cliente può comunicare a Cezanne (e tale comunicazione sarà considerata effettuata quando ricevuta da Cezanne) in qualsiasi momento via email a [email protected] o con lettera inviata per posta prioritaria registrata o tramite corriere di uso comune (ad esempio DHL) a Cezanne HR Limited, 3^rdFloor, 46 Loman Street, London SE1 0EH all'attenzione del segretario della società, o ad altro indirizzo che Cezanne abbia notificato al Cliente in forma scritta come nuovo indirizzo per le comunicazioni.

11. Varie

11.1 L’invalidità di una o più clausole del presente Contratto non pregiudica la validità delle altre disposizioni.

Nel caso, si considera come se una clausola valida tale da avvicinarsi a ciò che le Parti avevano commercialmente inteso sia stata concordata per sostituire la disposizione invalidata. Lo stesso vale per eventuali omissioni.

11.2 In caso di discordanza tra il contenuto dell’Accordo di Licenza, dell'Accordo di Trattamento Dati, dell'Or- dine (o degli Ordini) e dei loro allegati, e di eventuali emendamenti o addendum, il contenuto degli Ordini prevarrà sul contenuto del dell'Accordo di Trattamento Dati, che a sua volta prevarrà sul contenuto dell’Accordo di Licenza, ma il contenuto di un emendamento o un addendum prevarrà sul contenuto dei documenti cui tale emendamento o addendum si riferisce, ed il contenuto di un documento sottoscritto più recentemente prevarrà su quello di documenti anteriori.

11.3 Tranne per quanto riguarda l'obbligo del Cliente di pagare i Canoni, se una Parte sia interamente o par- zialmente incapace di adempiere ai propri obblighi ai sensi del presente Contratto a causa di un evento di Forza Maggiore, l’obbligo di quella Parte verrà sospeso per tutta la durata della forza maggiore. Ap- pena possibile dopo il verificarsi di un evento di Forza Maggiore, la Parte colpita da cause di Forza Maggiore deve informare l’altra Parte in che misura essa non sia più in grado di rispettare i propri obblighi ai sensi di questo Contratto. Se tale evento persiste per più di 30 giorni, ciascuna delle Parti può cancellare le Unità di Servizio non funzionanti con comunicazione scritta. Questa disposizione non limita l’obbligo delle Parti di adottare misure ragionevoli per seguire le proprie normali procedure di ripristino d’emergenza (‘disaster recovery’).

11.4 Il presente Contratto, inclusi tutti gli Ordini e gli addendum firmati applicabili a questo Contratto costitui- scono l'intero accordo tra le Parti e sostituiscono tutti i precedenti accordi, dichiarazioni, trattative e di- scussioni tra le Parti in relazione al suo oggetto. Nessuna variazione di qualsiasi disposizione del presente Contratto sarà efficace se non sia per iscritto e firmata o accettata elettronicamente dalla Parte interessata dalla variazione. Si conviene espressamente, nonostante qualsiasi disposizione contraria contenuta altrove, che i termini del presente Contratto, compresi quelli negli Ordini, sostituiscono i termini in qualsiasi ordine di acquisto o altro documento non-Cezanne e nessun termine incluso in eventuali ordini di acquisto o altro documento non-Cezanne si applicherà ai servizi ordinati.

11.5 Nessuna delle due Parti può fare dichiarazioni pubbliche, comunicati stampa o altri annunci concernenti l'esistenza del presente Contratto, o il rapporto di affari delle Parti, senza il previo consenso scritto dell’altra Parte. Cezanne può utilizzare nome e marchi (con il solo logo) del Cliente per elencare il Clien- te come un cliente di Cezanne sul suo sito Web e in altri materiali e informative di marketing.

12. Legge applicabile, giurisdizione e lingua

12.1 Il presente Contratto è disciplinato dalle leggi dell’Inghilterra e del Galles. L’autorità giudiziaria del Re- gno Unito ha competenza esclusiva per tutte le controversie derivanti dal presente Contratto.

12.2 Qualora Cezanne abbia fornito al Cliente una traduzione della versione in lingua inglese delle Condizioni Contrattuali, il Cliente accetta che la traduzione è stata fornita solo per sua comodità e che il rapporto del Cliente con Cezanne è disciplinato dalla versione in lingua inglese delle Condizioni Contrattuali. In caso di contraddizione tra ciò che è scritto nella versione in inglese e in una versione tradotta delle Con-

(10)

dizioni Contrattuali, la versione in inglese prevarrà. Questa clausola si applica anche nel caso in cui Condizioni Contrattuali, Ordini o altri documenti siano stati firmati da Cezanne in una lingua diversa.

ACCORDO DI TRATTAMENTO DATI

13. Oggetto del trattamento

13.1 Lo scopo del servizio previsto dal presente Contratto è il trattamento della gestione delle risorse umane del Cliente attraverso l'uso di software basato su cloud e l’infrastruttura di gestione dei dati forniti dal Responsabile del Trattamento, commercialmente noto come Cezanne HR, cui il Titolare del Trattamento può accedere via Internet.

13.2 Il Cliente può utilizzare il Servizio solo per scopi di gestione delle risorse umane interni al Cliente. La fornitura di servizi di gestione delle risorse umane alle Consociate del Cliente è considerata parte degli scopi di gestione di risorse umane interni del Cliente. La fornitura di servizi a terzi, diversi dalle Conso- ciate del Cliente, se eseguita come iniziativa commerciale o no, non è consentita dal presente Contratto, a meno che non sia stata espressamente autorizzata per iscritto da Cezanne.

14. Ruoli delle Parti

14.1 Nella misura in cui il Cliente mantiene Dati Personali all'interno dei Dati del Cliente che vengono trattati utilizzando il Servizio, le Parti riconoscono che Cezanne è un Responsabile del Trattamento e il Cliente è il Titolare del Trattamento e le Parti si impegnano a rispettare i loro rispettivi obblighi di protezione dei dati secondo la Legislazione di Protezione dei Dati applicabile e accettano di essere vincolate dalle disposizioni del presente Accordo di Trattamento Dati.

14.2 Il Cliente deve assicurarsi e garantisce che tutti i dati che esso (o sue Consociate o Utenti) inserisce nel Servizio o rende noto a Cezanne sono stati ottenuti correttamente e legalmente e, se richiesto dalla legge, con l’assenso delle persone i cui Dati Personali vengono trattati e con le registrazioni presso le auto- rità in modo da consentire a Cezanne, alle sue Consociate e ai suoi Sub-Fornitori di elaborare i Dati Personali ai sensi degli obblighi di Cezanne in virtù di questo Contratto.

15. Durata del trattamento

15.1 In generale, la data iniziale e finale del trattamento ai sensi del presente Contratto coincideranno, per ogni Unità di Servizio, con le date di inizio e di fine del Periodo di Abbonamento per ciascuna Unità di Servizio.

15.2 Se la Data di Decorrenza (del Contratto) dovesse essere anteriore alla Data di Decorrenza del Servizio (dell’Abbonamento), le Parti possono convenire che il trattamento inizi prima della Data di Decorrenza del Servizio, ma in nessun caso prima della Data di Decorrenza. Motivi per questo inizio anticipato di trattamento possono essere un accordo di prova o una richiesta da Parte del Cliente che Cezanne inizi a fornire alcuni Servizi Professionali in preparazione dell'inizio del Periodo di Abbonamento.

15,3 Durante il tempo successivo alla fine del Periodo di Abbonamento, e prima che tutti i Dati del Cliente vengono eliminati definitivamente, come disposto nell'articolo 34.1, il trattamento continua limitatamente agli obblighi di Cezanne riguardanti la conservazione e la protezione dei dati e la restituzione dei dati al Cliente come regolamentato dalla clausola 34.3, ma nessun’altra funzionalità di trattamento sarà disponibili per il Titolare del Trattamento.

15.4 Dopo la cancellazione di tutti i Dati del Cliente non avrà più luogo alcun trattamento, salvo la conservazione, senza accesso, delle copie di backup per il tempo stabilito nella politica di backup di Cezanne.

16. Interessati

16.1 Il Cliente introdurrà per il trattamento da Parte del Servizio solo dati relativi ai propri dipendenti e ai dipendenti di proprie Consociate. Il termine dipendenti in questa clausola include funzionari, direttori, dipendenti sotto qualsiasi tipo di contratto di lavoro ammesso dalla legge, volontari, lavoratori temporanei, lavoratori autonomi ingaggiati dal Cliente o consulenti distaccati presso il Cliente da Parte dei fornitori di servizi. Il termine dipendenti inoltre include i dipendenti attuali, gli ex dipendenti ed i potenziali futuri dipendenti che hanno fatto domanda per un lavoro.

16.2 Il Cliente non introdurrà per il trattamento da Parte del Servizio dati relativi a soggetti che non sono dipendenti nel senso spiegato nella precedente clausola 16.1 senza l'espresso consenso scritto di Ce- zanne.

17. Categorie di Dati Personali

(11)

17.1 Il Servizio è organizzato per coprire le seguenti categorie di dati: dati anagrafici (ad es. nome, età, dati famigliari); identificazione e informazioni sul diritto al lavoro; recapiti (ad es. telefono, indirizzo, e-mail);

informazioni mediche, per ciò che si riferisce al lavoro o al rapporto lavorativo (ad es. dati del rapporto di lavoro, dati retributivi, ruolo e posizione, benefits); informazioni sull’orario di lavoro e sulle assenze; dati di valutazione delle prestazioni; competenze, istruzione, formazione e aggiornamento professionale; informazioni di controllo (ad es., curriculum vitae, referenze); piani di carriera; e altre simili informazioni utili o necessarie per la gestione del rapporto di lavoro e del lavoro dei dipendenti del Cliente.

17.2 Il Servizio può anche fornire la capacità di trattare alcune categorie speciali di Dati Personali indicate all'Art.9.1 del GDPR, come origine etnica, religione o orientamento sessuale. Salvo nel caso che il Cliente, comprese le Consociate che utilizzano il Servizio, non rientri nell’ambito di applicazione della Legislazione di Protezione dei Dati, il Cliente si impegna a non inserire ed elaborare tali categorie speciali di Dati Personali a meno che non soddisfi le condizioni imposte dalla vigente Legislazione di Prote- zione dei Dati per la raccolta ed il trattamento di tali categorie di dati.

18. Obblighi del Cliente

18.1 A meno che il Cliente, comprese le Consociate che utilizzano il Servizio, non rientri nell’ambito di applicazione della Legislazione di Protezione dei Dati, il Cliente dovrà implementare Misure di Sicurezza Ob- bligatorie per la protezione dei Dati Personali, in quanto applicabili.

18.2 Il Cliente deve assicurarsi che qualsiasi persona fisica che agisce sotto l'autorità del Cliente che abbia accesso ai Dati Personali tratti i Dati Personali solo secondo le istruzioni del Cliente.

19. Obblighi di Cezanne

19.1 Cezanne può trattare i Dati Personali solo nell'ambito del presente Accordo di Trattamento Dati.

19.2 Nell'erogazione del Servizio al Cliente, Cezanne tratterà i Dati Personali solo nella misura necessaria per fornire il Servizio in conformità alle istruzioni documentate del Cliente contenute nell’Accordo di Li- cenza, in un Ordine, nell’Accordo di Trattamento Dati, o in corrispondenza scritta, tra cui e-mail o ticket immessi tramite il Portale di Supporto.

19.3 Cezanne conferma che tratterà i Dati Personali per conto del Cliente e adotterà misure per garantire che qualsiasi persona fisica che agisce sotto l'autorità di Cezanne e che abbia accesso ai Dati Personali tratterà i Dati Personali sulla base di istruzioni documentate del Cliente.

19.4 Cezanne informerà tempestivamente il Cliente se istruzioni fornite dal Cliente riguardanti il trattamento dei Dati Personali, a parere di Cezanne, violano la vigente Legislazione di Protezione dei Dati.

19.5 Cezanne dovrà implementare Misure di Sicurezza Obbligatorie per la protezione dei Dati Personali, in quanto applicabili.

19.6 Ferma restando la clausola 19.5, il Cliente accetta e concorda sul fatto che le misure tecniche e organizzative dettagliate nel presente Accordo di Trattamento Dati sono soggette a sviluppo e revisione e che Cezanne può utilizzare adeguate misure alternative a quelle dettagliate nel presente Accordo di Trattamento Dati, a condizione che in nessun caso tali misure alternative siano intenzionalmente meno efficaci rispetto a quelle descritte nel presente Accordo di Trattamento Dati.

20. Struttura del Servizio e modello di elaborazione

20.1 La fornitura del Servizio è costituita da: (i) predisposizione e messa a disposizione del Cliente all'interno dell’ambiente ‘multi-tenant’ di Cezanne di un ambiente dedicato (chiamato ‘tenancy’ e illustrato nella clausola 23.1) della Release corrente per ognuna delle Unità di Servizio e delle Unità di Servizio di Ter- ze Parti incluse nell'Abbonamento; (ii) fornitura del sottostante ambiente tecnico, del relativo software e delle componenti di infrastruttura; (iii) messa a disposizione del Servizio agli Utenti esclusivamente come un servizio cloud accessibile via Internet; (iv) disponibilità continuativa del servizio di supporto per gestire domande o problemi riscontrati nell'utilizzo del Servizio; (v) manutenzione delle Unità di Servizio e delle Unità di Servizio di Terze Parti ordinate, della relativa Documentazione e della sottostante infrastruttura tecnica, costituita da di manutenzione correttiva e da Aggiornamenti periodici.

20.2 Il Servizio è progettato per dare al Cliente e agli Utenti la possibilità di manipolare i dati direttamente tramite transazioni effettuate on-line, senza intermediazione alcuna da Parte di personale di Cezanne; il Cliente riconosce di avere la responsabilità diretta della raccolta, inserimento, modifica, ricerca, estra- zione, consultazione, utilizzo e cancellazione dei Dati del Cliente, mentre Cezanne è responsabile della conservazione dei Dati del Cliente, assicurando che questi rimangano sicuri, organizzati ed accessibili agli Utenti attraverso il software sottostante al Servizio, mantenendo i dati aggiornati sulla base delle transazioni e delle richieste disposte da Cliente e assicurando la sicurezza dei dati in termini di controllo dell’autorizzazione all’accesso e di prevenzione di perdita o danneggiamento di dati.

20.3 In generale, il personale di Cezanne non avrà accesso ai Dati del Cliente in modo leggibile se non sulla base di disposizioni e di autorizzazione a farlo da Parte del Cliente fornite attraverso istruzioni documentate. Esempi di tali istruzioni potrebbero essere ordini per servizi come il caricamento iniziale dei dati, la

(12)

configurazione della sicurezza degli Utenti o aggiornamenti ai Dati del Cliente specificamente commis- sionati. Il personale di Cezanne può anche accedere ai Dati del Cliente nel fornire supporto al Cliente: in tal caso l'apertura di un ticket nel Portale di Supporto, oppure una email di richiesta di assistenza ad un agente di assistenza clienti di Cezanne, a meno che il ticket o l'email escludano espressamente l’accesso ai Dati del Cliente, saranno considerate autorizzazione per accedere ai dati, se necessario, limitatamente al tempo e all’ambito richiesti allo scopo di rispondere al ticket in questione.

20.4 Nonostante quanto sopra, Cezanne può occasionalmente avere l’esigenza di accedere ai Dati del Cliente allo scopo di verificare il risultato di manutenzione, di diagnosticare malfunzionamenti, di correggere errori di sistema o di eseguire un ripristino di dati. In questi casi, qualsiasi accesso sarà limitato ad un numero ristretto di tecnici altamente qualificati e perfettamente addestrati sulla sicurezza dei dati e tenuti alla riservatezza, e sarà limitato ai dati specifici che devono essere controllati e per il tempo necessario per completare il lavoro che ha dato origine alla necessità di accedere ai dati.

21. Diritti degli Interessati

21.1 Cezanne, nei limiti di quanto legalmente consentito, informerà tempestivamente il Cliente se Cezanne dovesse ricevere una richiesta da un Interessato di esercitare il diritto di accesso, il diritto di rettifica, la restrizione del trattamento, la cancellazione dei dati dell’Interessato (“diritto all’oblio”), la portabilità dei dati, il diritto di opporsi al trattamento o il diritto di non essere soggetto a una logica decisionale automa- tica (‘Richiesta dell’Interessato’). Su ragionevole richiesta, Cezanne assisterà il Cliente applicando adeguate misure tecniche ed organizzative per l'adempimento del Cliente all'obbligo di rispondere a una Ri- chiesta dell’Interessato e per consentire agli Interessati di esercitare i loro diritti ai sensi della Legisla- zione di Protezione dei Dati. Nel caso in cui Cezanne sia legalmente tenuta a rispondere all’Interessato, il Cliente collaborerà pienamente con Cezanne dove occorra.

22. Disponibilità

22.1 Cezanne prenderà misure adeguate in termini di ridondanza, di monitoraggio e di gestione della piattaforma con l'obiettivo di fornire 100% di disponibilità del Servizio. Gli eventi stabiliti nella sezione 39 e la Manutenzione Programmata sono esclusi dal calcolo della disponibilità.

22.2 Il Cliente riconosce ed accetta che, nonostante l’obiettivo dichiarato del 100% di disponibilità, il Servizio è potenzialmente soggetto a interruzioni inaspettate che possono dar luogo a periodi di indisponibilità. In caso di interruzione, Cezanne intraprenderà immediatamente tutte le azioni appropriate per risolvere il problema e garantire che il Servizio sia disponibile nel più breve tempo possibile.

22.3 In caso di interruzione del Servizio, escluse le Finestre di Manutenzione Programmata, le interruzioni a causa di eventi di cui alla sezione 39 e le interruzioni che interessano solo alcune funzionalità e non l'intero Servizio, Cezanne pagherà al Cliente una penalità in forma di uno sconto sul canone dovuto per il mese in cui si sia verificata l'interruzione. Lo sconto verrà calcolato come l’1% per ogni giorno di calendario in cui il Servizio è stato non disponibile per più di 60 minuti, oltre a un ulteriore 5% se il totale com- plessivo del tempo non disponibile nel mese abbia superato l’1%. L’eventuale penalità così calcolata sa- rà detratta dalla prima fattura di Abbonamento emessa per il Cliente successiva al mese a cui la penale si riferisce.

22.4 Nel caso in cui la penale ai sensi della clausola di cui sopra non sia detratta automaticamente da Ce- zanne, il Cliente avrà il diritto di farne richiesta, ma il diritto alla penale decadrà se non sia richiesta entro due mesi dopo l'ultimo giorno del mese cui la penale si riferisce.

23. Infrastruttura e sicurezza

23.1 Il Servizio si basa su un'infrastruttura, che comprende tra l’altro i web server, gli application server, i database server ed il software sottostante, che è comune e condivisa da tutti i clienti di Cezanne che utilizzano il Servizio, e nessun componente dell'infrastruttura è individualmente assegnato al Cliente. Questo modello è conosciuto commercialmente come modello Software-as-a-Service (SaaS). All'interno del Servizio ad ogni Cliente viene assegnato un ambiente, chiamato ‘tenancy’, rappresentato da una quota Parte del sistema, che comprende i dati, la configurazione, la gestione degli accessi, le funzionalità ed altre proprietà. Cezanne garantisce che gli aspetti tecnici fondamentali del software e dell'architettura assicurano che ogni tenancy è isolata e segregata da tutte le altre tenancy, fornendo piena certezza di separazione dei dati e degli accessi come se la tenancy fosse configurata con un'infrastruttura dedicata.

23.2 Cézanne utilizza AWS come fornitore di hosting per i web server, gli application server, i database server, i supporti di memorizzazione dei dati, i bilanciatori di carico ed il software e le altre componenti tec- nologiche necessarie per ospitare il Servizio utilizzabile in combinazione con i Dati del Cliente. Il Servi- zio è implementato in due ‘data center’ situati nella Repubblica d'Irlanda, con versioni speculari (‘mirroring’) on-line per assicurare la tolleranza contro la perdita di un data center o di una macchina virtuale o fisica.

23.3 Cezanne e suoi Sub-Fornitori adottano misure adeguate per garantire la sicurezza del trattamento dei Dati Personali. Il Servizio fa ampio uso delle funzionalità di sicurezza che sono Parte integrante dell'in-

(13)

frastruttura AWS, che è costruita secondo lo stato dell’arte delle procedure di sicurezza e continuamente migliorata. Le funzionalità di sicurezza fornite da AWS includono, a titolo di esempio, la protezione dei data center fisici, il controllo degli accessi fisici, la sicurezza informatica contro virus, attacchi di tipo de- nial-of-service e malware, la crittografia dei dati, l'autenticazione multi-livello e procedure di ripristino di emergenza. Oltre alla sicurezza dell'infrastruttura, Cezanne implementa anche misure di sicurezza relative al software e all’applicazione: queste includono, a titolo di esempio, resilienza attraverso la ridondanza, le procedure di backup (come meglio descritto nella clausola 23.4), lo stato di preparazione continuo per procedure di ripristino (come meglio descritto nella clausola 23.6), il monitoraggio continuo del sistema (come meglio descritto nella clausola 23.5) e l'autenticazione dell'Utente (come meglio specificato nella clausola 29).

23.4 Cezanne eseguirà il backup del Database del Cliente (‘Data Backup’) ogni giorno. Copie di backup gior- naliere verranno mantenute per trentadue giorni. La protezione contro la perdita di dati per gli Archivi Supplementari del Cliente, che non sono Parte del processo di backup, è fornito dalla memorizzazione ridondante dei dati in più data center e su più dispositivi all'interno di ogni data center di AWS. Tutte le copie di backup vengono memorizzate nell'infrastruttura cloud di AWS e Cezanne non tiene mai una copia di backup in un luogo fuori dello Spazio Economico Europeo. Cezanne può modificare la politica di backup a sua ragionevole discrezione previo preavviso di 30 giorni al Cliente via e-mail, ma nessuna modifica si tradurrà in deterioramento materiale del servizio di backup.

23.5 Cezanne si avvale di servizi di monitoraggio per monitorare e rilevare interruzioni del Servizio tenendo sotto controllo 24x7, tra le altre cose: la disponibilità del server; la disponibilità del software;

l’infrastruttura di rete; i servizi di sistemi operativi (WWW, SQL) e i tempi di risposta generale.

23.6 In caso di caduta generale del Servizio ('disastro'), se nel giudizio di Cezanne non sia ragionevolmente disponibile un metodo più rapido per riprendere il Servizio in modo sicuro e senza perdita o danneggiamento di dati, Cezanne ripristinerà il Database del Cliente dal Data Backup. Cezanne farà il possibile per evitare qualsiasi perdita di dati in tali casi, ma il Cliente prende atto ed accetta che in caso di un ripristino di emergenza è possibile che alcune transazioni elaborate prima della caduta del sistema possano essere andate perse nei dati recuperati e potrebbe essere necessario reintrodurle.

23.7 Il ripristino del Database del Cliente dal Data Backup può essere effettuato su richiesta copiando i dati archiviati nell'ultimo backup disponibile (o, a scelta del Cliente, in qualsiasi altro backup disponibile) dei Dati del Cliente nella copia di database attivo utilizzato dal Servizio. A meno che l’esigenza di ripristinare i dati sia causata principalmente da un errore o un’omissione di Cezanne o dei suoi Sub-Fornitori, questo servizio sarà a pagamento al prezzo standard per i Servizi Professionali, per il tempo dedicato da Cezanne all’esecuzione di tali servizi su richiesta del Cliente.

23.8 Cezanne può sospendere l'accesso a tutto o Parte del Servizio in qualsiasi momento se, a ragionevole discrezione di Cezanne, l'integrità o la sicurezza del Servizio sia a rischio di essere compromessa da atti del Cliente o di qualsiasi Utente.

23.9 Le misure di sicurezza implementate da Cezanne non si applicano a copie di dati che il Cliente potrebbe tenere, archiviare o elaborare all'esterno del Servizio. Cezanne non sarà responsabile di errori, perdita o danneggiamento dei Dati del Cliente quando tali errori o perdite di dati o danneggiamento si verificano quando i dati sono gestiti dal Cliente o da un Utente al di fuori del Servizio. Questo include, ad esempio, errori dovuti a difetti nei processi di caricamento dati batch, quando l'errore sia stato generato fuori del Servizio, anche se il caricamento dei dati nel Database del Cliente sia stato eseguito utilizzando stru- menti di interoperabilità, ad esempio le ‘application programming interfaces’ (API), o altri tipi di software di utilità o supporto forniti da Cezanne.

24. Localizzazione fisica dei Dati del Cliente

24.1 Cezanne garantisce che tutte le copie dei Dati del Cliente tenute da Cezanne o di suoi Sub-Fornitori, compresa le copie di backup e qualsiasi copia temporanea creata per scopi di resilienza del sistema o per migliorare le prestazioni, saranno conservate solo nello Spazio Economico Europeo.

24.2 Al momento della sottoscrizione del presente Contratto, i Dati del Cliente vengono memorizzati nella regione AWS denominata 'EU (Irlanda)", che garantisce che tutte le copie dei Dati del Cliente sono fisicamente memorizzate in data center situati nella Repubblica d’Irlanda.

24.3 Cezanne ha il diritto di cambiare la regione AWS con un'altra regione all’interno dell’Unione Europea, o nel rispetto delle disposizioni della clausola 25.5, di cambiare il fornitore di hosting da AWS a un fornitore diverso, ma tale cambiamento non violerà la garanzia data nella clausola 24.1.

24.4 Nella fornitura di servizi di supporto o di Servizi Professionali, Cezanne può, previa autorizzazione del Cliente, dover scaricare Parti dei Dati del Cliente in un computer locale usato da personale Cezanne coinvolto nella fornitura di servizi di supporto o di Servizi Professionali. Qualsiasi computer usato per questo scopo si trova presso gli uffici di Cezanne nel Regno Unito o è tenuto personalmente da un di- pendente di Cezanne quando lavora da casa o è in viaggio, ma solo se il viaggio è interamente all'interno del Regno Unito o dello Spazio Economico Europeo. Qualsiasi computer usato per questo scopo sa- rà gestito secondo regole di sicurezza rigorose, tra cui il monitoraggio da Parte del personale di sicurez-