Gestire Processi, Documenti e Conoscenza nelle
Pubbliche Amministrazioni
Roberto Guarasci Università della Calabria
Gli obblighi
Entro il 31 dicembre 2003 tutte le
Pubbliche Amministrazioni di cui all’art.1 del Decreto Legislativo 30.03.2001 n.
165 avevano l’obbligo di provvedere alla revisione o realizzazione dei sistemi informativi per la gestione del protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi.
Gestione documentale e KM nelle P.A.
Gli obblighi
Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Art. 4, comma 1:
Le Pubbliche amministrazioni
gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie
dell’informazione e della comunicazione;
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I dati ad oggi
(indagine su 111 amministrazioni centrali)
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I dati al 2004
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I dati ad oggi
9Non esistono dati certi sulle PA locali 9Normativa generale non diversificata per la pluralità delle situazioni di
utilizzazione;
9Scarsa volontà politica di dare attuazione alla normativa;
9Approccio esclusivamente informatico al problema della gestione documentale;
9Rifiuto dell’innovazione come reazione all’espropriazione del ruolo.
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L’Analisi ASSINFORM
L'Italia non crede e non investe in innovazione per:
9 Mancanza di un ruolo di spinta delle Istituzioni;
9 Supporto debole del sistema del credito;
9 Diffidenza della domanda (problema culturale/formativo);
9 Frammentazione/localismo dell'offerta.
(rapporto 2005)
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Divaricazione Privato/Pubblico
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Quote % sul totale (2003) N° imprese: 4.146.000
60,3%
2,15 2,3
2,5
2001 2002 2003
N° imprese informatizzate (valori in Mln)
200.000 nuove imprese Informatizzate nel 2003
Dinamica del mercato IT per settori
Fonte: AITech - Assinform / NetConsulting -4%
-3%
-2%
-1%
0%
1%
2%
3%
4%
5%
6%
7%
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500
Sanità Difesa e Spazio
Utilities
Enti Locali Consumer
Ass.ni e Finanziari
e
Travel &
Trasportati on
PAC
Distribuzio ne e Servizi
TLC e Media
Industria Banche Valori in Mln € (2005)
∆2005/2004
Si aggrava il doppio ritardo dell’Italia
nel 2005
0%
1%
2%
3%
4%
5%
-0,5% 0,5% 1,5% 2,5% 3,5% 4,5% 5,5% 6,5%
Italia
Fonte: Assinform / NetConsulting su dati OECD, FMI
∆%PIL (2005/2004)
∆% Mercato IT (2005/2004) Germania
Giappone
Regno Unito
Francia USA
Mondo
Spagna
2004
2005
Un problema sottostimato
Secondo una indagine Gartner Group del marzo 2003 le pubbliche amministrazioni ed, in misura minore, i privati hanno sottostimato le problematiche del document management .
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Perchè?
La gestione documentale e, ancor più, la gestione della conoscenza, necessitano di una forte volontà politica e di un ampio coinvolgimento degli operatori che devono partecipare – a diverso titolo - alla
progettazione ed implementazione del sistema.
L’intensa interazione umana è il segreto del successo del modello giapponese e la criticità di quello europeo e
nordamericano ;
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I problemi non risolti
9Nel pubblico come nel privato esiste una considerevole quantità di tipologie documentarie delle quali oggi non si conserva traccia: E-Mail, SMS, ecc.
9La conservazione del cartaceo non è, quindi, più esaustiva della memoria dell’organizzazione.
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I problemi non risolti
9 Pur in presenza di un quadro normativo esaustivo si sta passando da un sistema cartaceo fortemente controllato e
regolamentato ad uno quasi totalmente destrutturato nel quale ogni soggetto e’
produttore e gestore delle regole e dei prodotti.
9 Manca, quasi totalmente, il controllo e la regolamentazione per l’applicazione delle norme esistenti se si escludono le grandi amministrazioni centrali.
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Dal DM al KM
Il passaggio dal document management al Knowledge
management potrebbe essere una soluzione se:
9 Non è una moda;
9 Non è un software;
9 Include ed ottimizza il DM, la gestione dell’archivio, l’audit, ecc…
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Dal DM al KM
La Gestione dei Contenuti è uno step importante e non
eliminabile…
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Una soluzione
9Una possibile soluzione è un approccio di KM integrato nel quale la gestione passa da un coordinamento di individualità ad un lavoro d’equipe.
9Nessuna soluzione è possibile senza il
“fattore umano”.
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Una soluzione
“…
il successo di ogni iniziativa di creazione diconoscenza organizzativa dipende dalla presenza di tre condizioni.
La prima è il forte coinvolgimento nel progetto del top management delle organizzazioni partecipanti. Questo sostegno visibile è un primo passo in grado di persuadere i membri del progetto a impegnarsi in esso.
La seconda condizione è l’assegnazione al progetto di manager intermedi di valore con funzione di “ingegneri globali di conoscenza”.
La terza condizione è lo sviluppo fra i partecipanti al progetto di un livello sufficiente di fiducia reciproca.”
(I. Nonaka – H. Takeuchi)
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