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VADEMECUM RIAPERTURA STUDI LEGALI AL TEMPO DEL COVID-19
1. Sanificazione e pulizia dello studio legale.
a) Alla riapertura degli studi legali, sanificare tutti gli oggetti e gli ambienti dello studio:
- pulizia degli oggetti con vapore a secco ad almeno 100 gradi ovvero alcol;
- lavaggio pavimento con ipoclorito di sodio;
- ozonizzazione o altro sistema di purificazione degli ambienti (consigliato);
Se nello studio è presente un impianto di aria condizionata, questo deve essere sanificato attraverso la pulizia dei filtri ovvero una pulizia approfondita per impianti più vecchi.
b) Ogni giorno, è necessario pulire gli oggetti dello studio, nelle singole postazioni e nelle sale d’attesa e di ricevimento con alcol/disinfettante (a mero titolo esemplificativo ma non esaustivo: mouse, tastiera, citofono, maniglie, scrivanie, sedie, servizi igienici).
2. Materiale e Informativa
a) Lo studio legale deve essere sempre munito dei seguenti materiali:
- guanti monouso;
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- mascherine;
- disinfettante (spray, salviette monouso, erogatore di gel disinfettante);
- termoscanner (consigliato) o, in alternativa, dichiarazione1 in entrata da parte di terzi, dipendenti e collaboratori, attestante:
• DI NON AVERE SINTOMI INFLUENZALI IN CORSO
• DI NON AVERE UNA TEMPERATURA CORPOREA OLTRE I 37,5°
• DI NON PROVENIRE DA ZONE A RISCHIO
• DI NON AVERE AVUTO CONTATTO CON PERSONE POSITIVE AL COVID19 NEI 14 GIORNI PRECEDENTI
Sia il controllo con termoscanner che la raccolta di dichiarazioni costituiscono un trattamento dati ai fini privacy, sicché si consiglia di utilizzare il modello d’informativa allegata al presente vademecum e di attenersi alle prescrizioni ivi dettagliate.
I materiali di protezione e di igiene (guanti monouso, mascherine e detergente mani) devono essere tenuti a disposizione per l’eventuale ipotesi di supplire a carenze dei singoli, al fine di garantire l’accesso in studio con gli adeguati presidi di sicurezza.
1 Tanto la rilevazione in tempo reale della temperatura che la succitata dichiarazione costituiscono un trattamento di dati personali e pertanto deve avvenire ai sensi della
disciplina privacy vigente, Si rimanda alle note di cui all’allegato 6, punto 2) del DPCM del 26.04.2020, pubblicato in G.U. n.108 parte prima del 27 aprile 2020
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b) Va affissa breve nota informativa, in ingresso e su pareti nonché, ove ritenuto, consegnata a dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori relativa alle modalità di ingresso nello studio, alle precauzioni igieniche personali e all’utilizzo di dispositivi di protezione individuale nonché all’utilizzo di spazi comuni
c) È preferibile dotare di una barriera protettiva (plexiglass) la stanza di ricezione dei clienti ed il bancone di segreteria.
d) E ‘opportuno redigere un protocollo di sicurezza anti- contagio prendendo come riferimento il DPCM 8 marzo 2020, DPCM 10 marzo 2020, D.L. 09 marzo 2020 n.14, DPCM 10 aprile 2020 e il Protocollo condiviso firmato da Governo e parti sociali in data 14.04.2020.
Il piano d’intervento può coincidere con le procedure o istruzioni operative già adottate così come può costituire un addendum connesso al contesto emergenziale del documento di valutazione dei rischi redatto ai sensi del decreto legislativo 9 aprile 2008 n.81.
3. Areazione degli ambienti
Gli ambienti devono sempre essere areati: aprire le finestre all’inizio e alla fine dell’attività quotidiana. Qualora nello studio acceda un soggetto esterno, areare sempre l’ambiente (prima e dopo l’accesso).
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4. Svolgimento dell’attività
a) Durante lo svolgimento dell’attività devono essere sempre rispettate le distanze minime di sicurezza tra colleghi e collaboratori che, in ogni caso, devono sempre essere muniti di mascherine e guanti (ovvero frequente igienizzazione delle mani).
b) Vanno evitate situazioni di assembramento, specialmente durante i momenti di pausa, e limitati gli spostamenti all’interno dei locali e i contatti con i componenti dello studio, favorendo e promuovendo lo smart working di dipendenti e collaboratori.
5. Ricezione dei clienti.
a) Va limitata il più possibile la ricezione degli assistiti e la loro permanenza in studio, favorendo – ove possibile – gli appuntamenti telefonici o in videoconferenza.
b) I clienti devono essere ricevuti scaglionati in fasce orarie e, per quanto possibile, uno alla volta.
Vanno evitati assembramenti in qualsiasi stanza, ivi compreso in ingresso e nella sala d’attesa.
c) All’entrata del cliente in studio, invitare l’assistito a:
- indossare i guanti monouso o/e igienizzare le mani;
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- se presente, sottoporsi al controllo tramite termoscanner (temperatura massima consentita 37,5°C);
- tenere la mascherina per tutta la durata della permanenza in studio;
- mantenere le distanze minime di sicurezza.
d) È consigliabile che lo studio adibisca una sola stanza per la ricezione dei clienti e, al momento dell’appuntamento limitare la presenza nella stanza a un solo avvocato e un solo assistito.
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Ogni studio potrà valutare di rivolgersi al proprio consulente di riferimento per maggiori dettagli e per un’ adeguata e personalizzata pianificazione, in considerazione delle dimensioni e del numero di soggetti facenti parte della struttura.
Infine si segnala che sul sito dell’Ordine degli Avvocati di Verona - nella sezione relativa alle agevolazioni a carattere professionale per gli iscritti – sono consultabili le proposte commerciali pervenute, con sconti e promozioni per gli avvocati, relative a dispositivi di protezione e prodotti di prevenzione (mascherine, gel, dispenser, divisori in plexiglass, cestini di raccolta per smaltimento protezioni individuali monouso, adesivi calpestabili per delimitare le
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distanze, cartelli e/o totem dei comportamenti da osservare ecc.) nonché a interventi di sanificazione per gli studi legali.
Si allegano:
1) modello d’informativa da sottoporre ai clienti, collaboratori e dipendenti in caso di rilevazione con termoscanner
2) modello d’informativa da sottoporre ai clienti, collaboratori e dipendenti in caso di richiesta dichiarazione di assenza di sintomi o contatti con soggetti positivi
3) Indicazioni operative per la tutela della salute negli ambienti di lavoro non sanitari della Regione Veneto del 29.04.2020
