7.6 USO DELLA POSTA ELETTRONICA
La principale utilità di un programma di posta elettronica consiste nel ricevere e inviare messaggi (con o senza allegati) in tempi brevissimi. Esistono vari programmi di gestione della posta elettronica che presentano caratteristiche quasi simili e offrono gli stessi servizi.
Tra i più diffusi ricordiamo: Outlook Express 6 incluso in Microsoft Windows XP, Windows Mail incluso in Microsoft Windows Vista, Eudora, Netscape Messenger.
In questa sezione ci occuperemo di Mozilla Thunderbird (che per convenienza chiameremo Thunderbird), client di posta open source, realizzato da Mozilla per i principali sistemi operativi.
La procedura di trasmissione di una e-mail, le cui fasi sono schematizzate nell’immagine, è la seguente:
- il mittente scrive nel proprio computer il messaggio che, attraverso i cavi della rete telefonica, giunge al server del suo provider, il quale provvede a inviarlo alla casella di posta del destinatario presente sul server del provider di questi;
- il destinatario, quando si collega al server del proprio provider, scarica nel proprio computer tutti i messaggi presenti nella casella di posta a lui intestata.
7.6.1 INVIO DI UN MESSAGGIO
7.6.1.1 Aprire, chiudere un programma di posta elettronica. Aprire, chiudere un messaggio Per avviare Thunderbird, procedere in uno dei seguenti modi:
- da menu Applicazioni, fare clic su Mozilla Thunderbird;
- se presente sul desktop (scrivania), fare doppio clic sull’icona di Thunderbird;
L’interfaccia di Thunderbird è semplice e molto intuitiva.
Per chiudere il programma scegliere tra uno dei seguenti percorsi:
- fare clic sul pulsante Chiudi la finestra;
- fare clic sull’icona del menu di controllo e scegliere Chiudi;
- da menu File scegliere Esci;
- premere i tasti Ctrl + Q.
Aprire un’e-mail
Dopo aver attivato la connessione e avviato Thunderbird il programma accede al server di posta elettronica del provider al quale siamo registrati e i messaggi arrivati nella nostra casella di posta elettronica presente sul server vengono scaricati nel nostro PC, nella cartella Posta in arrivo.
La presenza di nuovi messaggi viene segnalata da un messaggio che appare in basso a destra della scrivania.
Il controllo della posta in arrivo viene ripetuto a intervalli periodici. Per ricevere subito la posta senza attendere che il sistema rilevi nuovi messaggi, fare clic sul pulsante Scarica posta.
Per visualizzare l’elenco dei messaggi arrivati attivare la cartella Posta in arrivo; nella finestra di Thunderbird il numero di messaggi arrivati viene indicato sulla Barra di stato a destra.
Per aprire un messaggio e visualizzarne il contenuto nel riquadro anteprima, nell’elenco a destra fare clic sul suo nome per selezionarlo.
Per aprire un messaggio e visualizzarne il contenuto in un’altra finestra, selezionare il messaggio e operare in uno dei seguenti modi:
- da menu Messaggio scegliere Apri messaggio;
- fare doppio clic sul suo nome;
- fare clic destro e da menu rapido scegliere Apri il messaggio in una nuova finestra;
- premere Invio.
Quando si apre il messaggio in una finestra separata, nella barra del titolo compare il testo presente nella casella Oggetto.
Per aprire più messaggi insieme:
- se adiacenti, selezionare il primo e, tenendo premuto il tasto Shift, fare clic sull’ultimo, quindi procedere con uno dei modi descritti sopra;
- se non adiacenti, selezionare il primo messaggio e, tenendo premuto il tasto Ctrl, selezionare i successivi, quindi procedere con uno dei modi descritti sopra.
Per chiudere la finestra di un messaggio scegliere tra uno dei seguenti percorsi:
- fare clic sul pulsante Chiudi la finestra;
- fare clic sull’icona del menu di controllo e scegliere Chiudi;
- da menu File scegliere Chiudi;
- premere i tasti Ctrl + W.
7.6.1.2 Creare un nuovo messaggio
La creazione di un messaggio si effettua nella finestra Composizione.
PROCEDURA
1. Per attivare la finestra Composizione procedere con uno dei seguenti percorsi:
- fare clic sul pulsante Scrivi;
- da menu File scegliere Nuovo/Messaggio;
- da menu Messaggio scegliere Nuovo messaggio.
2. Nella finestra visualizzata inserire:
- nel campo A l’indirizzo del destinatario, senza spazi intermedi. Per aggiungere ulteriori destinatari nella medesima casella inserire i rispettivi indirizzi separati da un punto e virgola (;);
- nel campo Oggetto una breve descrizione dello scopo del messaggio.
3. Posizionare il cursore nel riquadro inferiore e digitare il testo del messaggio, che è possibile formattare utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti.
7.6.1.3 Inserire un indirizzo di posta elettronica nei campi “A”, “Copia conoscenza” (Cc), “Copia nascosta” (Ccn)
L’indirizzo del destinatario del messaggio può essere digitato direttamente nel campo A (per esempio, [email protected]), oppure prelevato dalla Rubrica (archivio degli indirizzi di posta elettronica, ossia elenco dei cosiddetti “contatti”). Quest’ultima opzione risulta pratica e conveniente in quanto evita la possibilità di inserire indirizzi errati. Se non presente nella finestra Composizione, attivare l’elenco dei contatti facendo clic sul pulsante Contatti.
PROCEDURA
Nella finestra Composizione, nell’elenco selezionare il nome del destinatario e fare clic sul pulsante Aggiungi a A (oppure fare clic destro sul nome del destinatario e scegliere Aggiungi al campo A, o fare doppio clic sul nome del destinatario).
Se si desidera inviare il messaggio a più persone, eseguire la stessa operazione per ogni destinatario: i diversi indirizzi saranno collocati sulle righe sottostanti, ognuno preceduto dal campo A.
Per inviare ad altri destinatari una copia per conoscenza del messaggio, nell’elenco selezionare il nome del destinatario e fare clic sul pulsante Aggiungi a Cc, oppure fare clic destro sul nome del destinatario e scegliere Aggiungi al campo Cc.
Compilando i campi con le modalità sopra indicate, tutti gli utenti che ricevono il messaggio possono visualizzare i diversi destinatari, anche quelli che hanno ricevuto il messaggio in Cc.
Per inviare una copia nascosta, o silente, fare clic destro sul nome del destinatario e scegliere Aggiungi al campo Ccn. In tal modo l’indirizzo di questo destinatario non sarà visto dagli altri destinatari inseriti nelle caselle A e/o Cc.
Se si desidera modificare il nome del campo in cui è stato inserito l’indirizzo, fare clic destro sul pulsante A e scegliere l’opzione desiderata.
Per eliminare un indirizzo erroneamente inserito, fare clic destro su di esso e scegliere Annulla, oppure selezionarlo e premere Canc.
Per eliminare un campo vuoto, posizionarsi sulla rispettiva riga e premere Backspace.
7.6.1.4Inserire un titolo nel campo “Oggetto”
Nella composizione di un messaggio è consuetudine fornire una sintesi del suo contenuto inserendola nell’apposita casella Oggetto.
Il testo, che dovrà essere breve e conciso, serve per agevolare il destinatario a individuare l’argomento trattato nel messaggio, in quanto sarà visualizzato nell’intestazione del messaggio nella cartella Posta in arrivo.
Il testo digitato nella casella Oggetto sostituisce il nome generico (nessun oggetto) sulla barra del titolo della finestra del messaggio.
Se non viene inserito alcun testo nel campo Oggetto, quando si fa clic su Invia il programma mostra un messaggio che informa della sua mancata compilazione e della possibilità di inserirlo nella finestra.
7.6.1.5 Copiare testo da un’altra fonte in un messaggio
Le funzioni Copia e Incolla possono essere utilizzate per copiare porzioni di testo contenute all’interno di un messaggio o in file creati con altri applicativi.
PROCEDURA
1. Aprire il file interessato.
2. Selezionare il testo da copiare e utilizzare il comando Copia con una delle modalità descritte al punto 3.2.2.6.
3. Nella barra delle applicazioni fare clic sul pulsante del messaggio.
4. Posizionare il cursore nel punto di inserimento e da menu Modifica scegliere Incolla (oppure fare clic destro e scegliere Incolla).
7.6.1.6 Allegare un file a un messaggio. Eliminare un allegato da un messaggio
A un messaggio di posta elettronica si possono allegare uno o più file di diversi formati. Ogni file viene inserito come parte separata del messaggio (allegato) che il destinatario può salvare e aprire in qualsiasi momento.
La dimensione totale degli allegati non deve superare i limiti fissati dal provider. A tale proposito si consiglia di predisporre file compressi, che oltre a occupare poco spazio, velocizzano i tempi di invio e ricezione (vedi punto 7.5.3.3).
PROCEDURA
1. Compilare la finestra del messaggio nelle sue varie parti.
2. Fare clic sul pulsante Allega.
3. Nella finestra Scelta allegato seguire il percorso di archiviazione del file da allegare e selezionarlo (per inviare più file, tenere premuto Ctrl e fare clic su ciascun nome), quindi fare clic su Apri. Sul lato destro della finestra Composizione compare un riquadro con l’elenco degli allegati inseriti.
Per eliminare un allegato da tale elenco, fare clic destro sul nome del file e scegliere Elimina, oppure selezionarlo e premere Canc.
Con tale operazione il file allegato viene eliminato dal messaggio, ma non dall’archivio in cui è memorizzato.
Non è possibile eliminare un allegato da un messaggio ricevuto. In tal caso, se non è stato salvato su disco, l’allegato potrà essere rimosso eliminando il messaggio che lo contiene.
Nell’elenco della posta inviata, la presenza di allegati viene segnalata nella specifica colonna da una graffetta in corrispondenza del nome del messaggio; inoltre, quando viene selezionato, nel riquadro sotto al corpo del messaggio viene visualizzato il nome del file allegato.
7.6.1.7 Salvare una bozza di un messaggio
Può accadere di non completare un messaggio di posta elettronica, oppure di voler riflettere un po’ su ciò che abbiamo scritto per apportare eventuali modifiche, e inviarlo in un momento successivo. Thunderbird dispone di un’apposita cartella in cui è possibile salvare il messaggio e riaprirlo quando decidiamo di completarlo e inviarlo al destinatario.
PROCEDURA
1. Compilare la finestra del messaggio nelle sue varie parti e digitare il testo del messaggio.
2. Fare clic sul pulsante Salva.
Nella cartella Bozze, un numero segnala la presenza del messaggio archiviato.
3. È possibile intervenire con modifiche al messaggio; al termine delle operazioni, fare clic sul pulsante Salva e poi chiudere la finestra Composizione.
PERCORSI ALTERNATIVI
È possibile salvare un messaggio nella cartella Bozze anche con uno dei seguenti percorsi:
- fare clic sul pulldown del pulsante Salva e scegliere Bozza;
- da menu File scegliere Salva;
- da menu File scegliere Salva come/Bozza.
7.6.1.8 Usare uno strumento di controllo ortografico e correggere gli errori di ortografia
Per quanto possa essere breve, è opportuno che un messaggio sia sempre scritto in forma corretta. Al riguardo può essere d’aiuto il correttore ortografico.
PROCEDURA
1. Digitato il messaggio, fare clic sul pulsante Ortografia, oppure da menu Opzioni scegliere Controllo ortografia.
2. Nel caso in cui il correttore ortografico incontri un termine non presente nel proprio dizionario, nella finestra viene indicata la parola errata e nella casella Sostituisci con una proposta di sostituzione.
3. Si possono effettuare le seguenti scelte:
- fare clic su Sostituisci se la correzione proposta appropriata;
- fare clic su Sostituisci tutti per correggere tutte le occorrenze del termine;
- se presente, selezionare il termine corretto nell’elenco Suggerimenti, poi fare clic su Sostituisci;
- se non presente, digitare il termine corretto direttamente nella casella Sostituisci con e poi fare clic su Sostituisci;
- fare clic su Aggiungi vocabolo se il termine è esatto ed è segnalato come errore perché non incluso nel dizionario. In questo modo verrà aggiunto al dizionario e nei messaggi successivi non sarà più considerato errore;
- fare clic su Ignora se non si desidera apportare alcuna correzione;
- fare clic su Ignora tutti affinché il correttore non segnali come errate eventuali altre occorrenze del termine nel messaggio.
4. Quando il programma comunica che il controllo ortografico è concluso, fare clic su Chiudi.
7.6.1.9 Inviare un messaggio, inviare un messaggio con alta/bassa priorità
Dopo aver composto messaggio, fare clic sul pulsante Invia, oppure da menu File scegliere Invia subito.
Confermando l’invio del messaggio si possono verificare due situazioni:
- se il computer è connesso, il programma mostra la finestra Spedizione messaggi. A operazione avvenuta il messaggio viene archiviato nella cartella Posta inviata;
- se la connessione a Internet non è attiva compare un avviso che comunica del fallito invio.
Attivare la connessione e ripetere l’operazione.
Se si desidera trasmettere il messaggio in un secondo tempo, da menu File scegliere Invia dopo (il programma sposta il messaggio nella cartella Posta in uscita, da cui sarà possibile inviarlo scegliendo da menu File l’opzione Invia posta in uscita).
Quando si compone un messaggio si possono impostare delle opzioni per segnalarne al destinatario il livello di priorità (urgente, non urgente).
Per impostazione predefinita i messaggi vengono inviati con priorità Normale.
Per specificare un diverso livello di priorità, da menu Opzioni scegliere Priorità e nel sottomenu fare clic su quello desiderato.
La priorità del messaggio non è un semplice marcatore visivo utile ad attirare l’attenzione del destinatario, e può di fatto influire sulla rapidità di spedizione, in quanto alcuni server di posta procedono agli invii dei messaggi controllandone la priorità, che può tradursi in arrivi più rapidi.
Nell’elenco della posta in arrivo, il destinatario vedrà il messaggio preceduto dal simbolo che ne identifica la relativa priorità.
7.6.2 RICEVERE UN MESSAGGIO
7.6.2.1 Usare le funzioni “Rispondi” e “Rispondi a tutti”
Un messaggio di posta elettronica può essere inviato a uno o a più destinatari. Il ricevente del messaggio può rispondere solo al mittente oppure contemporaneamente anche agli altri destinatari.
PROCEDURA
1. Selezionare il messaggio.
2. Fare clic sul pulsante:
- Rispondi, per rispondere solo al mittente del messaggio;
- Rispondi a tutti, per inviare la risposta al mittente e a tutte le persone elencate nel campo A (e, se utilizzato dal mittente, anche a quelle in Cc) del messaggio originale.
- In alternativa, da menu Messaggio scegliere le stesse opzioni.
3. Si attiva la finestra Composizione, in cui la casella A (e, se utilizzata dal mittente, anche Cc) risulta già compilata con i rispettivi indirizzi; inoltre, la casella Oggetto e la barra del titolo riportano I’oggetto del messaggio ricevuto, preceduto dalla sigla Re (abbreviazione di reply,
“rispondi”). Nel riquadro principale appare il testo del messaggio a cui stiamo rispondendo, preceduto dalla frase “nome del mittente” ha scritto. Ove è posizionato il cursore digitare il testo della risposta.
4. Fare clic sul pulsante Invia. Nell’elenco dei messaggi ricevuti, una specifica icona affianca il messaggio originale a cui è stata inviata una risposta.
Le stesse operazioni possono essere eseguite dopo aver aperto il messaggio in una finestra separata.
Quando si risponde a un messaggio con allegato, questo non viene incluso nella risposta.
7.6.2.2. Inoltrare un messaggio
Inoltrare un messaggio ricevuto significa spedirlo (ossia “girarlo”) a un destinatario diverso dal mittente originale.
PROCEDURA
- Selezionare il messaggio che si desidera inviare e fare clic sul pulsante Inoltra (oppure scegliere lo stesso comando da menu Messaggio).
- Si attiva la finestra Composizione: la casella Oggetto e la barra del titolo riportano I’oggetto del messaggio preceduto da una sigla Fwd (abbreviazione di forward, “inoltra”). Nella casella A inserire l’indirizzo del destinatario e, se necessario, integrare con aggiunte il testo originale del messaggio.
- Fare clic sul pulsante Invia.
Le stesse operazioni possono essere eseguite dopo aver aperto il messaggio in una finestra separata. Nell’elenco, una specifica icona affianca il messaggio originale che è stato inoltrato.
Quando si inoltra un messaggio con allegato, questo rimane incluso nel messaggio inoltrato.
MODIFICARE LE OPZIONI PER L’INOLTRO DI UN MESSAGGIO
Se nella finestra Composizione non è mostrato il testo del messaggio che si desidera inoltrare, da menu Strumenti scegliere Opzioni, nella scheda Composizione operare sul pulsante a fianco di Inoltra i messaggi, scegliere nel corpo del messaggio e fare clic su Chiudi.
7.6.2.3 Salvare un allegato su un’unità disco e aprire il file
L’icona di una graffetta accanto al nome del messaggio indica che assieme a esso è stato spedito un allegato, ossia uno o più file di qualsiasi tipo.
Si può decidere di salvare l’allegato su un’unità disco e poi visualizzarlo, oppure aprirlo direttamente.
PROCEDURA
1. Selezionare il messaggio.
2. Da menu File scegliere Allegati:
- per archiviare su disco il file allegato, selezionarlo e nel sottomenu fare clic su Salva come, nella finestra verificare il percorso di archiviazione (se necessario modificarlo), quindi fare clic su Salva.
Per salvare pia allegati con un’unica operazione, scegliere Salva tutti;
- per aprire il file allegato, selezionarlo e nel sottomenu scegliere Apri. Nella finestra che si attiva, fare clic su Aprirlo con e poi su OK.
Le stesse operazioni possono essere eseguite nel riquadro dell’anteprima facendo clic destro sul nome dell’allegato, oppure dopo aver aperto il messaggio in una finestra separata.
È possibile aprire o salvare allegati anche facendo doppio clic sul nome dell’allegato, indicando poi l’opzione desiderata.
7.6.2.4 Visualizzare l’anteprima di stampa di un messaggio, stamparlo usando le opzioni di stampa disponibili
Nella cartella Posta in arrivo, facendo clic sull’intestazione di un messaggio è possibile, senza aprirlo in un’altra finestra, visualizzarne rapidamente il contenuto nel riquadro anteprima; la disposizione del testo nella finestra però è condizionata dalle sue dimensioni e purtroppo non fornisce una fedele rappresentazione di come sarà una volta stampato su carta.
Per visualizzare l’anteprima del messaggio, selezionarlo e, da menu File, scegliere Anteprima di stampa, poi fare clic su Chiudi.
Per stampare un messaggio, selezionarlo nell’elenco (oppure aprirlo) e poi procedere come di seguito descritto.
PROCEDURA
1. Fare clic sul pulsante Stampa (oppure scegliere la stessa opzione da menu File).
2. Per stampare l’intero messaggio, mantenere l’opzione Tutte le pagine e fare clic su Stampa per confermare I’esecuzione.
Per specificare impostazioni diverse da quelle predefinite, nella finestra Stampa:
- operare sul pulsante Stampante per sceglierne una diversa da quella proposta;
- nella zona Intervallo di stampa specificare:
▫ Selezione, per stampare la porzione di testo selezionata prima di attivare la finestra;
▫ Pagine, per specificare quali pagine stampare se trattasi di messaggi molto lunghi;
- nella casella Numero di copie specificare quante copie stampare del messaggio o di ogni pagina indicata.
Eseguite le scelte fare clic su Stampa per avviare la procedura.
7.6.3 MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ
7.6.3.1 Inserire, eliminare intestazioni visualizzate dalla posta in entrata, quali: mittente, oggetto, data
La finestra di Thunderbird nel riquadro a destra mostra il contenuto della cartella attivata, strutturato in righe e colonne. È possibile personalizzare tale visualizzazione, aggiungendo o eliminando le intestazioni dei messaggi e anche cambiarne l’ordine.
PROCEDURA
Operare sul pulsante localizzato a destra dell’intestazione delle colonne Scegli le colonne da visualizzare:
- per aggiungere una colonna, spuntare la casella di controllo vicino al rispettivo nome;
- per non visualizzare una colonna, disattivare la spunta dalla rispettiva casella di controllo;
- per cambiare l’ordine di visualizzazione, fare clic sull’intestazione della colonna e trascinare nella posizione desiderata.
7.6.3.2 Impostare una opzione per rispondere con, senza l’inserimento del messaggio originale Quando si risponde al mittente o ai diversi destinatari, la nuova finestra include il messaggio originale.
Thunderbird permette di abilitare/disabilitare l’opzione per rispondere con o senza il testo del messaggio originale.
PROCEDURA
1. Da menu Strumenti scegliere Impostazioni account.
2. Fare clic sull’opzione Composizione ed indirizzi e nella sezione a destra attivare/disattivare la spunta su Inserisci automaticamente il messaggio originale nella risposta.
Se la spunta è attiva, operando sul pulsante a destra di dopodiché è possibile scegliere ulteriori opzioni di composizione.
3. Al termine, fare clic su OK.
Per rispondere senza includere il messaggio originale è possibile anche selezionare il testo presente nella finestra (da menu Modifica scegliere Seleziona tutto), premere Canc e poi digitare il messaggio di risposta.
7.6.3.3 Marcare un messaggio di posta elettronica. Smarcare un messaggio di posta elettronica Quando una cartella contiene diversi messaggi, può risultare difficoltoso distinguerli tutti a prima vista, oppure si può avere la necessità di individuare nell’elenco messaggi importanti o di particolare interesse. A tale proposito, è possibile contrassegnare uno o più messaggi con una delle seguenti modalità.
PROCEDURA
- Nella colonna Speciale fare clic in corrispondenza della riga del messaggio da marcare.
- Selezionare il messaggio, da menu Messaggio scegliere Marca e nel sottomenu applicare la spunta nella casella Aggiungi a Speciali.
- Se presente sulla barra degli strumenti, operare sul pulsante Marca e attivare la spunta nella casella Aggiungi a Speciali.
Per eliminare la marcatura al messaggio, fare clic sul simbolo accanto al rispettivo nome, oppure selezionarlo e disattivare la spunta nella casella Aggiungi a Speciali operando, come già descritto, da menu Messaggio o da pulsante Marca.
ASSEGNARE ETICHETTE Al MESSAGGI
È possibile distinguere i messaggi in base a propri criteri di organizzazione; per ottenere ciò, selezionare il messaggio, fare clic sul pulsante Etichetta e applicare la spunta alla voce desiderata (oppure scegliere le stesse opzioni da menu Messaggio).
Nell’elenco il messaggio viene distinto con un colore diverso in base al tipo di etichetta applicata.
Per eliminare un’etichetta, selezionare il messaggio, operare sul pulsante Etichetta e disattivare la spunta dalla rispettiva casella (oppure eseguire le stesse scelte da menu Messaggio). Per eliminare tutte le evidenziazioni, scegliere Rimuovi tutte le etichette.
7.6.3.4 Identificare un messaggio come letto, non letto. Marcare un messaggio come non letto, già letto
Thunderbird usa distinguere i messaggi già aperti da quelli ancora da aprire visualizzando quest’ultimi con il grassetto.
È possibile tuttavia modificare lo stato di un messaggio (già letto/da leggere) procedendo con uno dei percorsi di seguito descritti.
PROCEDURA
- Nella colonna Letta fare clic in corrispondenza della riga del messaggio da segnare come letto/non letto.
- Selezionare il messaggio, da menu Messaggio scegliere Marca e attivare/disattivare la spunta nella casella Letto.
- Fare clic destro sul nome del messaggio, da menu rapido scegliere e attivare/disattivare la spunta nella casella Letto.
- Se presente sulla barra degli strumenti, operare sul pulsante Marca e attivare/ disattivare la spunta nella casella Letto.
7.6.3.5 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti
La visualizzazione della finestra di Thunderbird può essere personalizzata mostrando o nascondendo le barre o altri elementi.
PROCEDURA
Da menu Visualizza scegliere Barre degli strumenti e attivare/ disattivare la spunta alle caselle interessate.
7.6.3.6 Usare le funzioni di Guida in linea (help) del programma
Se sorgono dubbi sull’utilizzo di Thunderbird si può ottenere aiuto selezionando da menu Guida l’opzione Aiuto per Mozilla Thunderbird.
In questo modo ci si collega alla guida pubblicata sul sito; tramite i link del Menu principale sarà possibile reperire le informazioni di cui si ha bisogno.
