utilizzare al meglio i graficispeciali per realizzarepresentazioni efficaci PowerPoint:

S

e un disegno vale più di mille parole, un grafico è decisamente più elo- quente di altrettante cifre. E c’è di più. Anche se da una analisi superficiale si potreb- be pensare che una rappre- sentazione grafica valga l’al- tra, c’è sempre, fra le tante possibili, quella che meglio di tutte si presta a rappresenta- re una determinata situazio- ne. Questa considerazione è particolarmente vera quando si tratta di presentare dati particolari, che richiedono l’utilizzo di diagrammi dalla struttura decisamente inedi-

ta. Stiamo parlando, per fare solo qualche esempio, dei grafici Xy (detti anche a di- spersione), di quelli a bolle, o degli anelli: i primi si utilizza- no per eseguire analisi di cor- relazione, e i secondi per au- mentare la capacità rappre- sentativa di un diagramma a due dimensioni, mentre gli ul- timi sono particolarmente in- dicati per estendere le poten- zialità dei tradizionali grafici a settori (le torte, tanto per in- tenderci).

E poi, tanto per continuare, ci sono i grafici borsistici, per seguire l’andamento delle

quotazioni azionarie, e quelli ad area, che permettono di mettere in evidenza la dina- mica dei valori che concorro- no a formare un certo dato: ci riferiamo, per fare un esem- pio classico, all’andamento dei costi di un prodotto e dei corrispondenti fatturati, la cui differenza evidenzia i profitti realizzati. In questa dispensa vedremo come utilizzare que- sti grafici speciali per risolve- re alcuni problemi specifici:

una analisi di correlazione, una analisi costi-profitti, e il monitoraggio di un pacchetto azionario.

PowerPoint:

utilizzare al meglio i grafici speciali per realizzare

presentazioni efficaci

Vi spieghiamo come utilizzare questi potenti strumenti di comunicazione per presentare analisi particolari

o descrivere situazioni della più disparata natura

di Alberto Nosotti

I grafici a dispersione

- Come realizzarli p. 130 - Analisi di correlazione p. 130

Diagrammi speciali

- Grafici ad area

e ad anello p. 132

- Analisi borsistiche p. 132

Grafici fai da te

- Grafici ad emiciclo p. 135 - Diagrammi di flusso p. 135

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Realizzare un grafico a dispersione

I grafici a dispersione consentono di rappresentare nel piano cartesiano le relazioni

intercorrenti fra due variabili

Q

uesto particolare tipo di grafici, di stretta deriva- zione scientifica, è noto anche con altre denominazio- ni: a nuvola di punti, Xy, o di correlazione. A nostro avviso, quest’ultima definizione si pre- sta meglio delle altre ad identi- ficarne le caratteristiche. Infat- ti, analizzando la disposizione dei punti in cui si articolano, è possibile stabilire se esistono correlazioni fra le corrispon- denti variabili. Immaginiamo di aver valuto le caratteristi- che prezzo e qualità di prodot- ti di marche diverse, e di voler stabilire se esiste correlazione fra questi elementi, vale a dire se a un prezzo maggiore corri- sponde proporzionalmente una più alta qualità, o vicever- sa. Questo problema si risolve utilizzando un grafico a di- spersione.

Caricare una diapositiva e optare per la struttura Grafico.

Viene così visualizzato il dia- gramma campione che si arti- cola in un istogramma e nella corrispondente tabella dati.

Quello che dobbiamo fare è modificare il tipo di grafico e cambiare i dati. Fare clic de- stro nell’area del grafico, e nel menu contestuale al clic opta- re per Tipo di grafico. Nel box che si apre selezionare il tipo Xy determinando la corrispon- dente trasformazione del grafi- co campione. A questo punto, nella prima colonna della gri- glia, al posto delle etichette presenti inserire il riferimento ai prodotti analizzati e i loro prezzi. I relativi valori si inseri- scono rispettivamente nella seconda cella della colonna A, nella terza cella della colona B, nella quarta della C e così via.

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 Scegliere il tipo di grafico

Fare clic destro sull’area del grafico, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Tipo di grafico. Così facendo si accede alla galleria dei modelli disponibili a libreria. Nella finestra Tipo di grafico optare per la categoria Xy. Vengono visualizzate sulla destra del box le varianti possibili. Per quanto ci riguarda accettare quella proposta. Fare clic sul pulsante Ok per rendere operativa la scelta.

 Inserire i dati

I dati vanno inseriti nella tabella in un certo modo.

Innanzitutto, nelle celle della prima colonna, sostituire i riferimenti alle aree di vendita con quelli ai prodotti esaminati e ai loro prezzi: Marca 1 – 650 euro, Marca 2 – 780 euro, e così via. Gli inserimenti vanno fatti in ordine di prezzo. A questo punto, inserire il punteggio assegnato alla qualità del primo prodotto nella seconda cella della colonna A, quello relativo alla qualità del secondo nella terza cella della colona B, e così via.

 Il risultato finale

Ecco come si presenta il grafico a dispersione che abbiamo realizzato per eseguire l’analisi di correlazione. In questo caso specifico, si può notare che i dati sono abbastanza allineati e non presentano una marcata tendenza. Ciò significa che non esiste correlazione fra prezzi e qualità (o perlomeno, piuttosto poca), vale a dire che l’elemento prezzo non è vincolante agli effetti della scelta. Se i dati, invece, si fossero disposti, per esempio, lungo una retta con tendenza a salire, esisterebbe una correlazione fra qualità e prezzo.

 Il grafico campione

Creare una nuova diapositiva, e nel riquadro delle attività che si trova sulla destra dell’area di lavoro fare clic sulla struttura che prevede una pagina con un grafico. Caricata la diapositiva, fare doppio clic sull’area centrale per visualizzare il grafico campione e la corrispondente tabella dati.

A questo punto, per realizzare il diagramma di correlazione basta modificare il tipo di grafico e inserire i nuovi dati nella tabella.

Eseguire un’analisi grafica di correlazione

 Visualizzare il trend

La disposizione dei marcatori evidenzia un trend del rapporto prezzo e qualità. Per evidenziarlo opportunamente agli occhi dei partecipanti alla presentazione si può disegnare manualmente una linea che lo rappresenti.

 Stile dei marcatori

Nella sezione destra del box spuntare il bottone Personalizzato, quindi, nelle palette associate ai sottostanti elenchi a discesa, impostare la forma, e i colori del bordo e di riempimento del marcatore.

 Ingrandire i marcatori

Ecco come ingrandire le dimensioni dei marcatori. Farvi sopra clic destro, e nel box che si apre selezionare Formato serie dati.

Nella sezione destra del box cui si accede aumentare il valore contenuto nella casella Dimensioni.

 Inserire i dati

Nella seconda cella della colonna A si inserisce il primo valore da associare alla prima bolla, nella terza quello per assegnare le dimensioni della bolla. I dati della seconda bolla si inseriscono nella seconda e terza cella della colonna B, e così via.

 Creare il grafico

La procedura per realizzare un diagramma a bolle è analoga a quella descritta per creare un grafico Xy. Si comincia sempre con la creazione del grafico standard, ma questa volta nell’elenco della galleria si opta per la voce Bolle.

Le bolle: dispersione potenziata

 I grafici a bolle

Sono una alternativa ai grafici Xy. Infatti, sono ad essi analoghi, ma i punti sono rappresentati da circonferenze le cui dimensioni sono proporzionali ad un terzo dato. Si può così utilizzare, per realizzarli, un normale piano cartesiano.

 Intervenire su una bolla

Le personalizzazioni appena descritte coinvolgono tutte le bolle di una serie. Per operare su una singola bolla la procedura è sempre la medesima, ma in questo caso.

Ovviamente, si deve selezionare una sola bolla.

 Personalizzare le bolle

Per modificare le caratteristiche di una serie di bolle fare clic destro su una di esse, e nel menu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Nella scheda Motivo del box che si apre si possono operare varie

personalizzazioni.

 Operare con più insiemi

Nel diagramma si possono analizzare più serie numeriche, ad ognuna delle quali corrispondono bolle di colore diverso. Per aggiungere una nuova serie si utilizzano la quarta e quinta riga della tabella.

I grafici ad area, ad anello e borsistici

Questi diagrammi consentono, con modalità diverse, di analizzare la composizione di un dato globale

I

grafici ad area (aerogrammi, nel gergo degli addetti ai la- vori) possono essere consi- derati una derivazione di quel- li lineari o a barre sovrapposte.

Infatti, dei primi hanno l’aspet- to, mentre presentano degli al- tri la caratteristica sovrappo- sizione delle aree. Da un aero- gramma è possibile estrapola- re visivamente un maggior nu- mero di informazioni. Per esempio, se le linee spezzate che individuano le varie su- perfici prendono come riferi- mento l’origine degli assi, allo- ra, le aree staccate da due cur- ve adiacenti esprimono la dif- ferenza fra i valori omologhi delle due serie numeriche. Se, invece, si prende come riferi- mento la curva sottostante le curve posizionate più in alto sono cumulative dei valori espressi da quelle che stanno sotto. Quest’ultimo tipo di ae- rogramma è quello di default, e si presta particolarmente bene ad evidenziare gli andamenti di variabili che concorrano a formare un dato più significati- vo. Per esempio, la curva rela- tiva ai fatturati globali, se con- frontata con quella che espri- me i corrispondenti costi indu- striali, consente di evidenziare i profitti realizzati.

Grafici ad anello

Sono una variante delle tra- dizionali torte, e consentono di sopperire ad una lacuna della li- breria di PowerPoint. Ci riferia- mo all’impossibilità di rappre- sentare più torte su uno stesso foglio. Nei grafici ad anello, in- vece, si possono accostare più corone circolari, i cui segmenti rappresentano gli spicchi delle equivalenti torte. Ovviamente per ragioni di visibilità non si può abbondare con le corone:

tre o quattro sono un limite che non conviene superare.

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 Inserire i dati

La prima colonna della tabella ospita le etichette delle serie di valori. I testi default possono essere modificati sovrascrivendoli con quelli

personalizzati. Ad ogni serie numerica è riservata una riga, a partire dalla seconda. La prima riga è riservata alle etichette dell’asse delle X. È possibile utilizzare un numero indefinito di serie dati, ma per ragioni di leggibilità del diagramma finale non conviene analizzare più di quattro o cinque serie di valori.

 Il risultato finale

Nel nostro caso, dal momento che si analizzano gli andamenti dei costi industriali di produzione, di quelli fissi, e i corrispondenti fatturati di vendita, l’area compresa fra le due curve in alto evidenzia i profitti realizzati durante i trimestri presi in considerazione, mentre la linea retta che corre lungo l’asse delle X rappresenta l’andamento dei costi fissi che, ovviamente, è per definizione costante.

 Personalizzare il grafico

Il grafico può essere opportunamente personalizzato, anche per metterne in evidenza alcuni aspetti significativi. Ecco come procedere.

Per modificare il colore di riempimento di un’area fare clic destro al suo interno, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Formato serie dati. Nella sezione di destra del box che si apre fare clic sul pulsante Riempimento. Si accede ad un nuovo box che consente di impostare le più disparate sfumature dei colori di base.

 Creare il grafico

Come sempre si parte dal grafico standard, che viene visualizzato facendo clic sul riquadro dedicato che si trova all’interno della diapositiva.

Si noti che per default il diagramma viene realizzato prendendo come riferimento i dati della curva sottostante. Vale a dire che ogni curva rappresenta la somma dei valori via via rappresentati. Dovranno pertanto essere inseriti nella tabella i valori assoluti dei vari elementi in cui si articola l’analisi.

Analisi dei costi e dei profitti

 Il risultato finale

Il grafico con la sola visualizzazione dei valori numerici. Considerando l’impostazione dell’areogramma, ogni valore è assoluto. In pratica le etichette dell’area superiore esprimono i profitti.

 Definire le etichette

Si può richiedere la visualizzazione contemporanea di tre elementi. Ci riferiamo al valore numerico dei dati, al nome della serie cui appartengono, e al marcatore che vi è associato.

 Attivare la procedura

Fare clic destro nell’area del grafico, e nel menu contestuale scegliere Opzioni del grafico. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Etichette, che gestisce

l’impostazione di questi elementi.

I grafici ad anello

 Il diagramma finale

Ecco come si presenta il diagramma una volta realizzato. In pratica, è come aver creato contemporaneamente più di una torta.

Il grafico può essere convenientemente personalizzato con le procedure già descritte.

 Il grafico di base

Visualizzare il grafico standard, quindi modificarlo nella tipologia ad anello con la solita procedura. Ad ogni riga corrisponde un anello, e ad ogni elemento di questo una cella della riga stessa.

 Analisi delle quotazioni

Questi grafici consentono di tenere sotto controllo le quotazioni toccate da una azione nel corso di una seduta borsistica. Sono disponibili quattro varianti. Le più sofisticate eseguono il monitoraggio anche di cinque dati contemporaneamente.

Grafici borsistici

 Massimi, minimi, chiusura

Si controllano tre variabili fondamentali: il massimo, il minimo, e la quotazione di chiusura dell’azione. Ad ogni azione

corrispondono le prime quattro celle di ogni colonna.

Grafici fai da te

Ecco come realizzare

due tipi di grafici per i quali

non è prevista la corrispondente procedura guidata

P

uò accadere che il grafico da realizzare non sia previ- sto a libreria. Questo non significa necessariamente che si debba lasciar perdere. Infat- ti, in molti casi, utilizzando le opzioni disponibili, o escogi- tando qualche artificio, è pos- sibile trovare la soluzione del problema. Ecco, per esempio, come realizzare un diagramma ad emiciclo per rappresentare opportunamente la composi- zione di una assemblea, del se- nato, o della camera dei depu- tati. Nella fattispecie, quello che ci serve è…una mezza tor- ta, ma questa variante latita nella libreria di PowerPoint. La soluzione del problema preve- de che si realizzi un tradiziona- le grafico a settori dove i dati vengono raddoppiati rispetto a quelli che si dovrebbero inseri- re. Trasformare il grafico stan- dard in una torta, e al momen- to di inserire i dati utilizzare so- lo le prime due righe della ta- bella. Nella prima inserire le etichette dei dati. Nella secon- da riga inserire i valori, ma in questo caso ripeterli una se- conda volta nelle celle a fianco.

Per esempio, se i dati sono quattro, si utilizzano altrettan- te celle della riga per le eti- chette, e otto della riga valori.

La parte superiore è il grafico ad emiciclo che ci interessa, ammesso naturalmente di eli- minare la parte sottostante.

Per eliminare i settori inde- siderati farvi sopra clic destro e selezionare nel menu conte- stuale al clic la voce Formato serie dati. Nel box che si apre accedere alla scheda Motivo e spuntare il bottone Assente nel- le sezioni Bordi e Area. Nella scheda Opzioni, invece, si può aggiustare l’orientamento della

torta. 

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 Eliminare i settori in eccesso

Per realizzare il grafico che ci interessa bisogna eliminare la parte speculare sottostante della torta. Fare clic destro sui settori da eliminare, selezionare nel menu contestuale la voce Formato dati, e nella scheda Motivo della maschera che si apre mettere la spunta ai bottoni Assente delle sezioni Bordi e Area. Se fosse necessario ruotare la torta utilizzare la casella dedicata nella scheda Opzioni.

 Il grafico di base

Impostare un grafico a torta, e nella tabella dati ad esso accoppiata utilizzare le prime due righe per le etichette dei dati e i valori da

rappresentare. In particolare, i valori numerici devono essere ripetuti due volte nelle stesse righe. Per esempio se i valori fossero quattro, nella celle della seconda riga si digitano i valori 12, 34, 56, 27, 12, 34, 56, 27.

I grafici ad emiciclo

 Creare il diagramma

Dopo aver inserito le forme nell’area di lavoro bisogna connetterle fra di loro. Gli speciali connettori si prelevano dal pannello associato alla omonima voce del menu Forme. Fare clic sul connettore da utilizzare, trascinarlo nell’area di lavoro, fare clic sul primo simbolo, poi sul secondo per realizzare il collegamento.

 Gli strumenti

PowerPoint non prevede questo tipo di diagrammi, ma è possibile crearli comunque assemblando opportunamente i simboli speciali proposti dalla funzione Disegno. Visualizzare la barra degli strumenti disegno, fare clic sul pulsante Forme, e nel menu che si apre selezionare la voce Diagrammi di flusso. Fare clic sul simbolo da utilizzare, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare la forma.

I diagrammi di flusso