I n t e g r a zi o n e o r i z zo n t a l e
Atto aziendale
Integrazione orizzontale
Relazioni tra strutture
Premessa 2
Oggetto 2
ART. 1 – Collaborazione e cooperazione 3
ART. 2 – Attività e processi della struttura “cliente” 3
ART. 3 – Risorse umane della struttura “fornitore interno” 3
ART. 4 – Sistema relazionale 4
ART. 5 – Coordinamento funzionale 5
ART. 6 – Contesto negoziale e quantificazione delle risorse 5
Compiti strumentali, ausiliari e di supporto 6
Indicatori e labour drivers 7
ART. 7 – Gestione delle risorse 7
ART. 8 –Svolgimento delle attività 8
ART. 9 – Valore economico delle attività 8
ART. 10 - Norme finali e rinvii 9
Sezione 1
Premessa
L’articolo 4 comma 3 dell’Atto Aziendale (AA) della ASL6 di Sanluri, approvato con deliberazione n. 520 del 6/12/2007, disciplina con regolamenti attuativi argomenti, temi e dettagli necessari per l’attuazione dei principi definiti nell’atto medesimo. Per l’articolo 31 dell’AA, e, in particolare, per i commi 7 e 8, i dipartimenti regolano l’interscambio con altre unità operative aziendali coinvolte nei processi e nelle atti-vità di competenza, sulla base di protocolli operativi di collaborazione e linee guida, finalizzati ad assicurarne il funzionamento e l’interoperabilità.
I regolamenti dei Dipartimenti, del Distretto e delle altre strutture aziendali conten-gono principi e criteri per disciplinare le attività ed i processi che interessano rami distinti dell’organizzazione, attraverso la formazione di protocolli e linee guida co-muni che assumono valore regolamentare per le relazioni reciproche tra le strutture medesime.
In particolare, tali principi e criteri stabiliscono i percorsi necessari per formare re-golamenti attuativi comuni, nel rispetto della autonomia di ciascuna delle strutture coinvolte.
In questa prospettiva il presente regolamento si applica secondo il principio di sus-sidiarietà, in tutte le situazioni in cui non sia stato formalizzato un regolamento spe-cifico per regolare i rapporti tra le strutture. Tali regolamenti, se formalizzati, regole-ranno, nel rispetto dei principi e dei criteri di questo regolamento, tematiche di rela-zione tra le strutture che richiedono disposizioni ad hoc per l’organizzarela-zione e l’operatività dei processi trattati.
Oggetto
Il presente regolamento ha contenuto generale, disciplina i rapporti trasversali tra le strutture aziendali, generati da interazioni assimilabili a quelle relative a rapporti cosiddetti di “cliente – fornitore interno”, e si riferisce ai processi di competenza di una struttura, che implicano lo svolgimento di attività e sottoprocessi da parte di ri-sorse incardinate in altra struttura, che opera in autonomia rispetto alla prima. Costituiscono contenuti di questo regolamento:
1. la specificazione dei criteri necessari per lo sviluppo di percorsi che richie-dono la collaborazione e la cooperazione tra più strutture, e sono riconduci-bili ad una configurazione orizzontale degli assetti organizzativi, con forme di coordinamento funzionale di attività professionali e specialistiche qualifi-cate;
2. le regole per la qualificazione di processi e relative competenze, che sono oggetto di collaborazione e cooperazione tra più strutture;
3. le regole per la quantificazione delle risorse della struttura che ha il ruolo di fornitore interno, necessarie per lo sviluppo dei processi di competenza del-la struttura che ha il ruolo di cliente;
ART. 1 – Collaborazione e cooperazione
Le attività e ai processi costituenti l’oggetto e lo scopo di questo regolamento, con-seguono alle relazioni tra strutture differenti ed autonome dell’organizzazione a-ziendale, nel quadro dello svolgimento di compiti caratteristici di competenza della struttura che ha il ruolo cosiddetto di cliente, con la collaborazione e cooperazione della struttura che ha il ruolo cosiddetto di fornitore.
Tali relazioni, secondo quanto stabilito nell’AA, si basano su forme di collaborazio-ne e di cooperaziocollaborazio-ne, in cui ciascuna struttura si propocollaborazio-ne secondo principi di auto-nomia, in coerenza con la configurazione organizzativa orizzontale loro attribuita nel contesto aziendale, e nel rispetto dei principi di funzionamento stabiliti per que-sti assetti organizzativi.
Le interazioni e i rapporti tra le strutture, qualificabili in base alle relazioni “cliente e fornitore interno”, richiedono un sistema relazionale, in cui devono essere valoriz-zati i rapporti paritetici e multidisciplinari, non gerarchici, che si fondano sulla com-plementarietà e sulla interdipendenza professionale, in vista del perseguimento di finalità comuni collegate alla salute, e dello svolgimento di attività orientate al me-desimo scopo.
ART. 2 – Attività e processi della struttura “cliente”
La struttura cosiddetta cliente, nella logica di tali rapporti, è titolare e responsabile dei programmi relativi alle attività assistenziali o di supporto, collegate al ruolo da essa svolto nel contesto organizzativo aziendale e desumibili da norme e regola-menti; con riferimento a tali attività la struttura cliente è responsabile delle strategie, delle priorità e dei programmi, verso il perseguimento di obiettivi specifici, secondo principi di razionalità, di efficienza e di efficacia.
Per l’operatività di questo regolamento la struttura cosiddetta “cliente” predispone un elenco delle attività e dei processi di cui è responsabile, che richiedono il con-corso e la cooperazione di altra struttura aziendale che svolge, per quelle attività e per quei processi, il ruolo di “fornitore”.
La struttura cliente è tenuta ad informare la struttura che svolge il ruolo di fornitore interno in relazione alle attività ed ai processi di cui al comma precedente, a comu-nicare eventuali modifiche e/o integrazioni che riguardano gli stessi, e ad aggiorna-re l’elenco paggiorna-recedente nei suoi contenuti.
L’elenco di cui ai commi precedenti e i suoi contenuti costituiscono il quadro di rife-rimento per processi e attività che interessano entrambe le strutture.
ART. 3 – Risorse umane della struttura “fornitore interno”
La struttura che svolge il ruolo di fornitore interno partecipa alle attività e ai proces-si che proces-si collegano a quanto riportato nell’elenco, e definisce, indipendentemente dalla effettiva disponibilità, le professionalità e competenze con cui intende attuare il concorso e la cooperazione alle attività e ai processi della struttura cliente, per i quali è richiesta la propria partecipazione.
pito del fornitore interno comunicare ed aggiornare i dati e le informazioni che ri-guardano professionalità e competenze delle risorse umane afferenti, che concor-rono e cooperano nelle attività e nei processi del cliente.
Per quanto previsto al comma precedente, il fornitore interno opera in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari concernenti attitudini professionali e competenze richieste per l’impiego delle risorse umane afferenti, e fornisce il qua-dro di riferimento necessario per la qualificazione delle risorse umane con cui coo-pera alle attività e ai processi di cui all’articolo 2.
ART. 4 – Sistema relazionale
Il cliente e il fornitore interno formano, di comune accordo, una tabella che riporta, nelle righe, le attività ed i processi interessati dalla collaborazione e cooperazione, di cui all’articolo 2, e, nelle colonne, le specifiche professionalità e competenze ne-cessarie al loro svolgimento, riferite alla classe, alla categoria o al genere delle ri-sorse umane come qualificate al precedente articolo 3.
La tabella di cui al comma precedente è formata, di norma, all’inizio di ogni anno, o quando risultano modificati le attività ed i processi riportati nell’elenco di cui all’articolo 2, o la qualificazione delle risorse del fornitore interno, in relazione al precedente articolo 3.
Nei casi in cui esistono elementi di disaccordo per la formazione della tabella di cui al punto precedente, il cliente o il fornitore interno sono obbligati a richiedere l’intervento della direzione generale, indicando le ragioni del disaccordo e le even-tuali fonti normative e regolamentari da applicarsi.
Il fornitore interno, sulla base della propria organizzazione, svolge autonomamente i servizi e le prestazioni di competenza, collegate alle attività ed ai processi riportati nell’elenco di cui all’articolo 2, in modo da garantire che i clienti interni e quelli e-sterni traggano le utilità corrispondenti a quanto concordato, o a quanto rappresen-ta una giustificarappresen-ta aspetrappresen-tativa nella prospettiva del cliente/utente e del corretto svolgimento delle attività aziendali.
In particolare, il fornitore interno opera:
A. in piena autonomia quando le attività e/o i risultati delle medesime sono riconducibili ad obiettivi che sono propri del servizio e, ancor-ché di rilievo per il cliente, non sono direttamente collegati ad attività ed obiettivi di questo;
B. con il coordinamento funzionale da parte della struttura cliente, quando le attività, o i loro risultati, sono strumentali al conseguimen-to di obiettivi, o allo sviluppo di processi, o di programmi di attività che ricadono sotto la responsabilità del cliente.
In particolare, il fornitore interno svolge all’interno della struttura cliente i compiti di competenza attraverso unità operative e/o articolazioni organizzative, come previ-ste dal proprio regolamento, cui si rinvia.
Il fornitore interno e il cliente garantiscono che il proprio sistema organizzativo e gerarchico si propone, l’uno verso l’altro, con linee chiare e definite, quanto alle re-sponsabilità e alle competenze che hanno rilievo nella gestione e nel funzionamen-to di attività collegate e/o comuni.
Il fornitore interno e il cliente assicurano il funzionamento e l’operatività del sistema delle relazioni reciproche esclusivamente per il tramite dei direttori di ciascuna delle due strutture; questi potranno esercitare tali competenze direttamente, oppure at-traverso l’intervento di unità della propria struttura, specificamente incaricati.
ART. 5 – Coordinamento funzionale
Il coordinamento funzionale, di cui alla lettera B dell’articolo precedente, è elemen-to fondante di una configurazione organizzativa della azienda in cui sono presenti assetti differenti che comprendono forme di decentramento orizzontale caratteriz-zate, nello specifico, da:
una componente professionale, costituita dagli operatori della struttura co-siddetta “fornitore” impiegati nelle attività della struttura coco-siddetta “cliente”, con un grado evidente di autonomia in relazione alle proprie competenze e specializzazioni,
una struttura “cliente” responsabile dei risultati dei processi in cui la compo-nente professionale è coinvolta,
un potere conseguente della struttura “cliente”, rivolto a stabilire regole e criteri collegati ai risultati di competenza, e, di conseguenza, ad assicurare il coordinamento di tutte le risorse coinvolte;
una qualificazione di tale coordinamento, in cui, per il concorso della struttu-ra “fornitore”, prevale l’attenzione e la disciplina collegate ai risultati del la-voro, in quanto strumentali allo sviluppo dei processi di competenza della struttura “cliente”, mentre l’attenzione e la disciplina collegate allo svolgi-mento delle attività competono alla struttura “fornitore”.
Il coordinamento funzionale ha per presupposto il dialogo, la comunicazione, e la interazione negoziale tra le unità operative e le strutture aziendali, come elementi necessari per assicurare l’operatività e il funzionamento delle strutture coinvolte e della azienda.
ART. 6 – Contesto negoziale e quantificazione delle risorse
Il contesto negoziale si base sulla identificazione dei ruoli di cliente e di fornitore nel sistema delle relazioni tra unità operative e strutture; tali ruoli sono definiti con riferimento ad uno specifico processo, o a gruppi omogenei di processi.
A ) r a p p r e s e n t a r e i p r o p r i f a b b i s o g n i c o n r i f e r i m e n t o a l l a p r o g r a m m a z i o n e a n n u a l e , e a d e v e n t u a l i m o d i f i c h e d e l l a s t e s s a c h e s i r e n d o -n o -n e c e s s a r i e i -n c o r s o d ’ a -n -n o ; B ) q u a l i f i c a r e e q u a n t i f i c a r e t a l i f a b b i s o g n i , p o s s i b i l m e n t e u t i l i z z a n d o s t r u m e n t i d i m i s u r a c h e p o s s o n o f a c i l i t a r e i c o m p i t i d e l l a s t r u t t u r a f o r n i t r i c e , r i c h i e d e n d o , s e n e c e s s a r i o , l a c o n s u l e n z a d i a l t r i s e r v i z i a z i e n d a l i , t r a c u i i l s e r v i z i o d i P r o g r a m m a z i o n e e c o n t r o l l o ; C ) m o t i v a r e l e v a r i a z i o n i s i g n i f i c a t i v e n e i f a b b i s o g n i r i s p e t t o a l l ’ e s e r -c i z i o p r e -c e d e n t e ; D ) u t i l i z z a r e l a d i s p o n i b i l i t à q u a l i t a t i v a e q u a n t i t a t i v a d e l l e r i s o r s e , a c c e r t a t a a l 3 1 / 1 2 d e l l ’ a n n o p r e c e d e n t e ( o r g a n i c i , f i n a n z i a m e n t i , e c c . ) , c o m e r i f e r i m e n t o p e r l a p r o g r a m m a z i o n e e l a r a p p r e s e n t a -z i o n e d e l l e n e c e s s i t à c o l l e g a t e a i f a b b i s o g n i ; E ) a d e g u a r e e r i m o d u l a r e i p r o p r i p r o g r a m m i e l e p r i o r i t à s u l l a b a s e d e l l e i n t e r a z i o n i c h e s i s t a b i l i s c o n o c o n i s e r v i z i o r i z z o n t a l i c o n r i -f e r i m e n t o a l l a d i s p o n i b i l i t à e -f -f e t t i v a d e l l e r i s o r s e e a l l e m o d a l i t à d i i m p i e g o ;
mentre, è compito di chi svolge il ruolo di fornitore interno:
F ) a s s u m e r e l a r a p p r e s e n t a z i o n e q u a n t i t a t i v a e q u a l i t a t i v a d e i f a b b i -s o g n i c o m e u n a p r o p o -s t a n e g o z i a l e ; G ) f o r m u l a r e , s e n e c e s s a r i o , u n a c o n t r o p r o p o s t a c h e p r e v e d e s o l u z i o n i d i f f e r e n t i d i d i s p o n i b i l i t à e d i e f f e t t i v o i m p i e g o d i r i s o r s e , a s s u -m e n d o e s p l i c i t a -m e n t e l a r e s p o n s a b i l i t à d e l s o d d i s f a c i -m e n t o d e l l e e s i g e n z e e s p l i c i t a t e d a l l a s t r u t t u r a c l i e n t e ; H ) r i m e t t e r e a l s e r v i z i o P r o g r a m m a z i o n e e c o n t r o l l o l ’ e v i d e n z a e l e m o t i v a z i o n i c h e i m p e d i s c o n o d i s o d d i s f a r e l e e s i g e n z e e s p l i c i t a t e d a l l a s t r u t t u r a c l i e n t e .
Il procedimento di cui si sono descritte le fasi essenziali ha natura circolare e deve concludersi, tempestivamente, con un accordo negoziale, o con l’intervento del servizio Programmazione e controllo per i provvedimenti del caso.
Compiti strumentali, ausiliari e di supporto
Oltre alla qualificazione e quantificazione delle risorse in quanto collegate ai pro-grammi del cliente, il fornitore interno ed il cliente, di comune accordo, valutano le necessità collegate a compiti strumentali, ausiliari e di supporto che implicano quantificazioni di risorse rese complesse dalla difficoltà di disporre di idonei indica-tori e strumenti di misura, e determinano, per tali necessità, condizioni e modalità di impiego degli operatori del fornitore interno.
A titolo esemplificativo tali compiti possono riguardare:
s u p p o r t o a l l a o r g a n i z z a z i o n e e a l l a f o r m a l i z z a z i o n e d e l l e r e l a z i o n i c o n l e a l t r e s t r u t t u r e a z i e n d a l i , s u p p o r t o n e l l e a t t i v i t à d i c o m u n i c a z i o n e r i v o l t e a g l i u t e n t i d e l s e r v i z i o o a l p u b b l i c o , s u p p o r t o a l l o s v i l u p p o d i c o n t e n u t i r e l a t i v i a l l a a s s i s t e n z a , a l l a c o m u n i c a z i o -n e , e a l l a i -n t e r a z i o -n e c o -n g l i u t e -n t i c o -n r i f e r i m e -n t o a i s i t i a z i e -n d a l i e a q u e l l i i s t i t u z i o n a l i , r a c c o r d o c o n g l i e n t i t i t o l a r i d i c o m p e t e n z e c o l l e g a t e e i n t e r a g e n t i c o n l e a t t i -v i t à d e l c l i e n t e , s u p p o r t o p e r l a p r e d i s p o s i z i o n e e g e s t i o n e d i p r o g e t t i s p e c i f i c i , i n a m b i t o r e -g i o n a l e , n a z i o n a l e e d e u r o p e o ; a t t i v i t à d i s u p p o r t o i n r e l a z i o n e a l l a f o r m a z i o n e d i u t e n t i , f a m i l i a r i , g r u p p i , a s s o c i a z i o n i , a z i e n d e , e c c . s u i t e m i l e g a t i a l l a e d u c a z i o n e a l l a s a l u t e , a l l a p r e -v e n z i o n e , a l l a p r o m o z i o n e d i s a n i s t i l i d i -v i t a e a l l a s i c u r e z z a s u l l a -v o r o , p e r q u a n t o c o n c e r n e a t t i v i t à e p r o c e s s i d i c o m p e t e n z a d e l l a s t r u t t u r a c l i e n t e .
Indicatori e labour drivers
Il fornitore interno nell’ambito delle proprie competenze e responsabilità è tenuto a costruire, e a tenere aggiornato, un sistema idoneo di indicatori e di labour drivers, e a comunicare al cliente gli elementi su cui gli stessi si basano; inoltre, al fine di favorire una più puntuale valutazione concernente il costo dei servizi e delle prstazioni, nonché l’appropriatezza nell’impiego delle risorse, con la valutazione e-ventuale di soluzioni alternative, il fornitore interno è tenuto a fornire indicazioni concernenti i costi per l’impiego dei propri operatori e i parametri idonei a determi-narli.
Il fornitore interno e il cliente si danno reciprocamente atto che in mancanza di rife-rimenti più puntuali concernenti indicatori, labour drivers, parametri di costo, co-struiti secondo le indicazioni del comma precedente, i rapporti reciproci saranno regolati utilizzando come parametro di misura le ore, i giorni, la settimana, il mese e relativi multipli e sottomultipli.
Il fornitore interno è, in ogni caso, tenuto a fornire evidenza alla direzione generale e al cliente dell’impiego analitico, per ogni centro di responsabilità della struttura cliente, e, dove richiesto, per codice LEA, per specifica attività o processo, delle ri-sorse impiegate con l’indicazione dei parametri temporali e di costo.
ART. 7 – Gestione delle risorse
La gestione delle risorse del fornitore interno che collaborano e cooperano nelle at-tività e nei processi della struttura cliente si basa su due riferimenti organizzativi, costituiti dall’articolazione verticale dell’assetto della struttura del fornitore interno, comprendente le UO e le aree di coordinamento e di responsabilità, e dal sistema di coordinamento orizzontale e funzionale in capo alla struttura cliente.
Il secondo presuppone un sistema continuo di governo, finalizzato al corretto im-piego delle risorse, da attuarsi con lo strumento delle agende preventive e consun-tive, o con strumenti equivalenti, idonei a perseguire lo scopo, purché concordati. Le agende preventive, alla cui formazione collabora la struttura cliente, devono es-sere comunicate dal fornitore interno con cadenza settimanale, in ogni caso in tem-po utile per consentire di organizzare tempestivamente le attività di competenza del cliente; le agende consuntive definiscono le attività effettive svolte, sono vistate dal direttore della struttura cliente, o da persona da lui delegata, sono la base per la rendicontazione di cui all’ultimo comma dell’articolo precedente, e per fungere da riferimento nella programmazione delle attività per l’anno successivo.
Le agende preventive riportano, tra l’altro, dati utili ad informare il direttore della struttura cliente, o la persona da lui delegata, in merito alla disponibilità residua del-le risorse rispetto ai volumi annuali programmati; il fornitore interno ha, al riguardo, la responsabilità di fornire tutte le necessarie informazioni concernenti le residue possibilità di impiego delle risorse in rapporto a quanto concordato.
ART. 8 –Svolgimento delle attività
Le sedi per lo svolgimento delle attività interessate dal regolamento sono quelle in cui è prassi svolgere i processi di riferimento di cui all’articolo 2; la struttura cliente è responsabile, in ogni caso, della individuazione delle sedi più idonee per lo svol-gimento delle attività assistenziale e/o di supporto.
Responsabili ed operatori del fornitore interno, impegnati nella struttura cliente, fanno riferimento alle UO e alle aree tematiche della struttura cliente:
p e r l e e s i g e n z e d i i n f o r m a z i o n e e d i c o m u n i c a z i o n e c o l l e g a t e a l l o s v o l g i m e n t o d e l l e a t t i v i t à ; p e r i l c o i n v o l g i m e n t o d i a l t r i s e r v i z i a z i e n d a l i n e l l e a t t i v i t à d i c o m p e t e n z a ; p e r l e i n t e r a z i o n i n e c e s s a r i e a l l a f o r m a z i o n e d e l l e a g e n d e p r e v e n t i v e d i c u i a l p r e c e d e n t e a r t i c o l o 7 ; p e r l e m o d i f i c h e n e l l e a g e n d e d e t e r m i n a t e s i a s e g u i t o d i f a t t i e d e v e n t i n o n p r e v e d i b i l i .
ART. 9 – Valore economico delle attività
Le attività oggetto del presente regolamento sono regolate dalla struttura cliente a mezzo del proprio budget, sulla base di prezzi interni proposti dal fornitore interno, e formalizzati dalla direzione generale con l’intervento dei propri servizi di staff. Tenuto conto che le modalità e i criteri per il budget sono definiti in relazione agli atti e documenti aziendali di programmazione cui si rinvia, il fornitore interno, in o-gni caso, avrà cura di formare i prezzi interni per l’impiego dei propri operatori con modalità che tengono conto dei costi delle risorse, delle specializzazioni e delle competenze, e delle modalità di impegno lavorativo.
ART. 10 - Norme finali e rinvii
Il regolamento entra in vigore con la delibera del direttore generale di approvazio-ne. Con l’approvazione del regolamento il comma 2 dell’articolo 65 dell’atto azien-dale si applica solo per le aree non ancora regolamentate.
Il regolamento deve essere aggiornato in caso di nuove esigenze, quando se ne ravvisi la necessità, e/o in presenza di disposizioni normative di contenuto innovati-vo con riferimento alla forma e ai contenuti disciplinati.
Non sono in ogni caso applicabili le disposizioni del regolamento che risultano in contrasto con disposizioni riconosciute nel nostro ordinamento giuridico come so-vraordinate.
Per tutto quanto non previsto nel regolamento si applicano, per analogia e se coe-renti con le disposizioni e i criteri generali che regolano l’organizzazione e il funzio-namento della azienda, istituti e profili applicati con successo in altre aziende del sistema sanitario, o, se compatibili, nella PA, purché in armonia con le disposizioni del SSR e con i contratti collettivi di lavoro vigenti.
