MIGRAZIONE A BUSINESS NEGLI SCENARI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA

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MIGRAZIONE A BUSINESS

NEGLI SCENARI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA

ntsinformatica.it

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AZIENDA SW CONCORRENTE

FE.XML

INVIO / RICEZIONE GENERAZIONE

FE.XML UPLOAD E INVIO

AUTOMATICO FE.XML

SDI

_{SISTEMA DI}

INTERSCAMBIO

SCENARIO PRE-MIGRAZIONE

HUB DIGITALE INTEGRATO

IMPRESA E PRIVATI

PA

PREMESSA

Il passaggio ad un nuovo software gestionale viene spesso accompagnato dal recupero dei dati esistenti sul vecchio sistema

informatico. Con l’avvento della fatturazione elettronica, le attività di migrazione al nuovo sistema gestionale devono prevedere anche l’analisi e la gestione dei documenti in formato .XML emessi, ricevuti e conservati fino al momento decisivo del passaggio al nuovo software gestionale.

Nello scenario pre-migrazione l’azienda utilizza un HUB DIGITALE INTEGRATO al software gestionale concorrente in uso, per lo scambio e la conservazione delle fatture elettroniche. L’azienda genera le fatture elettroniche dal proprio software gestionale e le inoltra automaticamente all’HUB DIGITALE INTEGRATO che si occupa di:

• inviare le fatture di vendita

• ricevere le fatture di acquisto

• acquisire le notifiche e gli scarti

• gestire la conservazione a norma di legge di tutte le fatture.

Nello scenario post-migrazione, ovvero una volta completato il passaggio al software gestionale ERP Business, l’azienda potrà scegliere di:

A) utilizzare l’Hub Digitale DocEasy, integrato al software ERP Business, sfruttando i numerosi automatismi disponibili

B) continuare a utilizzare il precedente Hub Digitale perdendo gli automatismi di integrazione e quindi caricando / scaricando le fatture elettroniche manualmente.

Risulta evidente che la soluzione A sia la più vantaggiosa ed efficace.

Per attivare l’Hub Digitale DocEasy in presenza di una migrazione, sarà necessario seguire i semplici passi indicati nella sezione:

“COME MIGRARE ALL’HUB DIGITALE DOCEASY”.

SCENARIO 1 - Migrazione azienda con HUB DIGITALE INTEGRATO

AZIENDA BUSINESS

FE.XML

INVIO / RICEZIONE GENERAZIONE

FE.XML

UPLOAD E INVIO AUTOMATICO FE.XML

SDI

SISTEMA DI INTERSCAMBIO

GENERAZIONE FE.XML

UPLOAD MANUALE FE.XML

HUB DIGITALE DOCEASY

HUB DIGITALE NON INTEGRATO A)

B)

IMPRESA E PRIVATI

PA

SCENARIO POST-MIGRAZIONE

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SCENARIO 2 - Migrazione azienda senza HUB DIGITALE INTEGRATO

Nello scenario pre-migrazione l’azienda utilizza un HUB DIGITALE NON INTEGRATO al software gestionale concorrente in uso, pertanto per lo scambio e la conservazione delle fatture elettroniche, può avvalersi:

A) del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate

B) di un qualsiasi HUB DIGITALE NON INTEGRATO al proprio gestionale

C) della Posta Elettronica Certificata (utilizzando per la conservazione Fatture e Corrispettivi dell’AdE oppure un HUB DIGITALE NON INTEGRATO) .

In tutti e 3 i casi l’azienda opera senza automatismi.

Nei casi A e B l’azienda:

• effettua il caricamento dei file .XML delle fatture elettroniche di vendita, prodotte dal proprio gestionale, sul sito Fatture e Corrispettivi dell’AdE o sull’Hub Digitale in uso

• riceve inoltre le fatture di acquisto passive, le notifiche e gli scarti, sul sito Fatture e Corrispettivi dell’AdE o sull’Hub Digitale dove gestisce anche la conservazione sostitutiva di tutte le fatture (attive e passive).

Nel caso C di utilizzo della Posta Elettronica Certificata per lo scambio delle fatture elettroniche con lo SDI, è possibile che l’azienda abbia aderito all’Accordo di Conservazione disponibile gratuitamente sul portale Fatture e Corrispettivi dell’AdE oppure che utilizzi un qualsiasi Hub Digitale al solo fine della conservazione a norma di legge.

SCENARIO PRE-MIGRAZIONE

AZIENDA SW CONCORRENTE

FE.XML

INVIO / RICEZIONE

SDI

GENERAZIONE

FE.XML UPLOAD MANUALE

FE.XML

GENERAZIONE

FE.XML

GENERAZIONE

FE.XML

IMPRESA E PRIVATI

PA HUB DIGITALE

NON INTEGRATO

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

FATTURE E CORRISPETTIVI A)

B)

C)

SCENARIO POST-MIGRAZIONE

AZIENDA BUSINESS

FE.XML

INVIO / RICEZIONE

IMPRESA E PRIVATI

SDI

GENERAZIONE

FE.XML

GENERAZIONE

FE.XML

GENERAZIONE

FE.XML

PA HUB DIGITALE

NON INTEGRATO

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

FATTURE E CORRISPETTIVI A)

B)

C)

GENERAZIONE FE.XML

UPLOAD E INVIO AUTOMATICO

FE.XML HUB DIGITALE

DOCEASY D)

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COME MIGRARE ALL’ HUB DIGITALE DOCEASY

Per effettuare la migrazione al software gestionale ERP Business e iniziare a utilizzare l’Hub Digitale DocEasy, l’azienda dovrà seguire i passi di seguito indicati:

1) ATTIVARE L'AZIENDA SULL'HUB DIGITALE DOCEASY

È necessario caricare l'anagrafica, sottoscrivere il contratto d'uso della piattaforma ed effettuare il primo ordine di kit fatture.

DocEasy assume il ruolo di responsabile della conservazione liberando l'azienda dagli impegni normativi di archiviazione.

2) VARIARE IL CODICE DESTINATARIO SU FATTURE E CORRISPETTIVI

Sul portale Fatture e Corrispettivi è presente l’apposita sezione "Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche". Per iniziare a ricevere le fatture sul nuovo Hub Digitale è sufficiente variare il codice destinatario inserendo quello di DOCEASY: J6URRTW

3) RECUPERARE LE FATTURE NON ANCORA CONSERVATE A NORMA E CARICARLE SULL'HUB DIGITALE DOCEASY

Solitamente, gli Hub Digitali consentono di scaricare con facilità i file .XML delle fatture elettroniche (attive e passive) per le quali non sono scaduti i termini di conservazione. Diversamente, l’azienda potrà scaricare le fatture direttamente dal portale Fatture e Corrispettivi. Una volta in possesso dei file .XML dovrà ricaricarli nell’Hub Digitale DocEasy. È necessario acquistare un kit iniziale di fatture (una tantum) pari al numero di fatture attive e passive da trasferire.

4) RECUPERARE LE FATTURE GIÀ CONSERVATE E CARICARLE SULL'HUB DIGITALE DOCEASY

Per trasferire le fatture già portate in conservazione, l’azienda dovrà richiedere al proprio Hub Digitale i Pacchetti di Distribuzione (PdD) che vanno poi riversati e inviati in conservazione nell'Hub Digitale DocEasy. Anche in questo caso è necessario acquistare un kit iniziale di fatture (una tantum) pari al numero di fatture attive e passive da trasferire.

5) DARE DISDETTA AL CONTRATTO CON L'HUB DIGITALE PRECEDENTE

Completate le operazioni sopra indicate, l'azienda può procedere con la disdetta del contratto con l’Hub Digitale di provenienza.

Questa operazione è consigliabile per ragioni economiche solo se l’Hub Digitale concorrente richiede il pagamento di un canone annuale per la conservazione nel tempo delle fatture; invece, qualora la conservazione non sia a pagamento (perché, per esempio, compresa nel costo iniziale delle fatture), l’azienda potrà valutare di saltare il passo 4 (e 5) in quanto:

• le “nuove” fatture verranno recapitate dallo SDI all’Hub Digitale DocEasy che si occuperà della loro conservazione

• le “vecchie” fatture, già portate in conservazione, continueranno ad essere presenti sul precedente Hub Digitale.

Nello scenario post-migrazione, ovvero una volta completato il passaggio al software gestionale ERP Business, l’azienda potrà scegliere di:

A) e B) mantenere le stesse modalità manuali di scambio tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate oppure tramite un HUB DIGITALE NON INTEGRATO

C) attivare il modulo aggiuntivo “Fattura Elettronica PEC” del software ERP Business per scambiare i documenti direttamente con lo SDI tramite Posta Elettronica Certificata (utilizzando per la conservazione a norma: Fatture e Corrispettivi dell’AdE, un HUB DIGITALE NON INTEGRATO oppure avvalendosi del software di archiviazione Business File di NTS Project - Gruppo NTS)

D) utilizzare l’integrazione nativa del software Business con l’Hub Digitale DocEasy che provvede, in modo perfettamente integrato, allo scambio delle fatture, gestione degli esiti, conservazione dei documenti.

Per attivare l’Hub Digitale DocEasy in presenza di una migrazione, sarà necessario seguire i semplici passi indicati nella sezione:

“COME MIGRARE ALL’HUB DIGITALE DOCEASY”.

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Se l’azienda utilizza un Hub Digitale ma ha aderito all’Accordo di Conservazione su Fatture e Corrispettivi, occorre seguire tutta la procedura di migrazione?

Se l’azienda ha aderito allo specifico “Accordo di Conservazione” presente sul portale “Fatture e Corrispettivi”, vedrà le proprie fatture elettroniche, sia inviate che ricevute, dal 1 gennaio dell’anno in cui ha sottoscritto il contratto di conservazione, archiviate a norma di legge per i successivi 15 anni (estendibili per casi speciali). Se il cliente ha aderito all’Accordo di Conservazione e tutte le fatture emesse e ricevute sin dall’inizio dell’adempimento di fatturazione elettronica sono state portate in conservazione, è possibile saltare i passi 4) e 5).

Perchè le mie fatture non sono disponibili su Fatture e Corrispettivi?

L’Agenzia delle Entrate ha introdotto nel 2019 un “Servizio di Consultazione” a cui il contribuente deve espressamente aderire per poter consultare e scaricare i file integrali delle fatture elettroniche. L’adesione deve essere eseguita accettando lo specifico accordo disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi”:

• in caso di adesione al “Servizio di Consultazione”, le fatture elettroniche integrali rimangono consultabili, visibili e scaricabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte di SdI; dopo tale termine, continueranno a essere consultabili solo i «dati fattura»

• in caso di NON adesione al “Servizio di Consultazione”, le fatture elettroniche restano memorizzate solo fino all’avvenuto recapito delle stesse alla PEC o all’ Hub di destinazione. Una volta consegnata la fattura, restano memorizzati esclusivamente i

«dati fattura», ossia i dati fiscalmente definiti all’articolo 21 del DPR 633/1972, a eccezione dei dati indicati nel comma 2, lettera g). Ciò significa che la fattura elettronica integrale resta consultabile solo ed esclusivamente nei casi di “impossibilità di recapito”.

Ti ricordiamo che dal 01 luglio al 31 ottobre 2019 è possibile confermare l’adesione al servizio di consultazione da parte dei contribuenti titolari di partita Iva, nonché dei condomini e degli enti non commerciali.

È possibile importare nell’ERP Business tutte le fatture, attive e passive, emesse e ricevute con il precedente software gestionale?

Si, con la funzione “Importa .XML fatture RICEVUTE/EMESSE”, il modulo base Fattura Elettronica permette di importare, anche in modo massivo, tutte le fatture elettroniche in formato .XML e .P7M. La funzionalità “Importa fatture solo per la conservazione”

permette inoltre di inviare tutte le fatture importate in Business all’Hub Digitale DocEasy per la sola archiviazione (ovvero senza invio allo SDI).

DOMANDE FREQUENTI

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INFORMATICA

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