A A r r c c h h i i f f l l o o w w 2 2 0 0 1 1 2 2 – – n n o o v v i i t t à à
Interfaccia a ribbon Nuove etichette
Cassette postali esterne ed interne condivise o private PEC ed interoperabilità – gestione unificata
Fascicolazione archivistica e titolario Nuovo motore di reportistica
In questo documento vengono presentate alcune delle novità principali del nuovo Archiflow 2012.
Per ulteriori informazioni si raccomanda la consultazione della guida del prodotto.
Ribbon – Barra multifunzione
Archiflow presenta un’interfaccia a ribbon (Barra Multifunzione); tali ribbon sono organizzati in schede che a loro volta contengono i comandi inclusi in gruppi.
Non viene più mostrata la barra dei menù (Fascicoli, Documenti, Strumenti, Utilità, Finestra, Esci) ma tutti i comandi sono richiamabili da un click sull’icona corrispondente.
Le schede del ribbon sono così organizzate:
Home Comandi di utilizzo frequente che riguardano prettamente la gestione documentale: da qui si possono avviare la ricerca o gli inserimenti delle schede, le fascicolazioni standard o archivistica, la consultazione della cassetta postale e della lista delle attività. In più qui si trovano i comandi per il cambio della propria parola chiave e della lingua dell’interfaccia.
Strumenti Molti comandi di questa scheda sono disponibili solo al supervisore che può gestire gli accessi, la visibilità o i processi in stato anomalo. Strumenti disponibili anche agli utenti provvisti dei diritti necessari riguardano le azioni sui documenti, quali l’import (generico, da spool, da scanner con l’acquisizione libera o con la scansione batch) e l’export.
Configurazione Scheda con i comandi per la configurazione del sistema: vanno qui impostati i volumi, gli archivi ed i tipi documento per quanto riguarda la gestione documentale, l’organigramma degli utenti, l’anagrafica ed i modelli di stampa, segnatura e
Schede del ribbon.
Gruppi del ribbon Home: Documenti, Fascicoli, Posta, Struttura ed Impostazioni.
Bottone principale di Archiflow
Barra di accesso rapido.
protocollo automatico, fascicolazione archivistica e titolario, server di posta per la posta esterna e cassette condivise esterne (solo supervisore), impostazioni client (locali) .
Finestra Comandi per gestire la visualizzazione della “finestra” Archiflow, da eseguire nell’area di sistema o da visualizzare solo come barra di comandi, e per visualizzare le schede aperte in cascata o ridotte ad icone; qui si possono vedere anche gli elenchi di schede recenti e di schede impostate come preferite.
La parte superiore del ribbon mostra la Barra di accesso rapido con i comandi per accedere alle informazioni ed alle guide di Archiflow.
Le guide e le informazioni sul prodotto sono disponibili anche dal menù aperto cliccando il bottone principale di Archiflow.
Nuove etichette
In Archiflow 2012 sono state riviste e razionalizzate alcune diciture di alcuni comandi.
Spedisci Procedi/Condividi
All’inserimento di una scheda è stato sostituito Spedisci con il più corretto Procedi: tale comando apre la finestra Definizione visibilità dove salvare i destinatari della scheda (click su Salva) o tornare inditero alla scheda senza definire alcun destinatario (Indietro).
In fase di modifica di una scheda già archiviata il bottone Spedisci è stato invece rinominato in Condividi: il comando aprirà sempre la finestra Definizione visibilità per impostare i destinatari della condivisione.
Da notare come viene mostrato il bottone nelle schede aperte dalla cassetta postale:
Inserisci Crea scheda
Il vecchio menù Documento Inserisci è stato sostituito dal comando Crea scheda nel ribbon Home.
Impostazioni client Impostazioni locali
Configurazione sistema Impostazioni di sistema
Per coerenza, le vecchie finestre Impostazioni client e Configurazione sistema ed i comandi che le visualizzavano sono stati rinominati in Impostazioni locali ed Impostazioni di sistema.
Le schede aperte dalla cassetta postale possono essere condivise ad altri utenti o possono essere rispedite al mittente.
Cassette postali esterne ed interne condivise o private
La cassetta postale degli utenti di Archiflow 2012 può visualizzare:
Private Cassetta postale “classica” di Archiflow, con i documenti, i fascicoli ed i messaggi inviati all’utente.
Cassette interne
Condivise Cassette postali con i documenti di Archiflow (le schede) inviati agli uffici, appositamente impostati, di cui fa parte l’utente.
Private
Schede contenenti i messaggi inviati ad un indirizzo di posta definito dall’utente sui server di posta esterni impostati dal supervisore.
I messaggi possono essere di Posta Elettronica Ordinaria (PEO) o di Posta Elettronica Certificata (PEC), in base alle opzioni del server scelto per la configurazione.
Cassette esterne
Condivise
Cassette postali create dal supervisore sui server definiti ed associate a degli uffici: gli utenti vedranno tutti i messaggi ricevuti alle cassette degli uffici di appartenenza.
I messaggi possono essere di Posta Elettronica Ordinaria (PEO) o di Posta Elettronica Certificata (PEC), in base alle opzioni del server scelto per la configurazione.
Nella barra laterale a sinistra sono disponibili le sezioni delle varie tipologie di cassette. Espandere la sezione di interesse per visualizzare la lista dei documenti contenuti:
Cliccare l’etichetta di interesse per visualizzare la lista dei documenti contenuti nella cassetta relativa.
L’utente fa parte di questi uffici con cassetta condivisa: cliccare l’ufficio di interesse per visualizzare la lista dei documenti ricevuti.
Scegliere la cassetta postale esterna, privata o condivisa, da visualizzare.
PEC ed interoperabilità
La gestione della posta elettronica certificata può includere in Archiflow 2012 la gestione delle procedure di interoperabilità.
I messaggi PEC delle cassette postali esterne, tipicamente condivise, possono essere messaggi di interoperabilità, contrassegnati da ; alla loro archiviazione verrà chiesto se archiviarli come messaggi semplici o di interoperabilità, con il possibile invio di un messaggio al mittente per confermare la nuova protocollazione.
Inviando via PEC una scheda appartenente ad un archivio di tipo Protocollo informatico, per il quale è stata abilitata l’interoperabilità di protocollo, verrà chiesto se utilizzare le procedure di interoperabilità.
Fascicolazione archivistica e titolario
La classificazione e la fascicolazione rappresentano due attività sequenziali strategiche e irrinunciabili, legate ad adempimenti normativi obbligatori per tutte le amministrazioni pubbliche.
Oltre all'uso del Titolario, o Piano di Classificazione, la gestione dei documenti delle amministrazioni pubbliche richiede l'impiego dei Fascicoli archivistici, ancorati alle voci definite nel piano di classificazione.
I fascicoli possono essere creati seguendo dei modelli predefiniti: i Tipi fascicolo.
Il supervisore può definire:
Titolario
Legislatura
Tipi Fascicolo
Fascicoli archivistici
Gli utenti abilitati potranno creare i fascicoli archivistici necessari anche al momento di fascicolare le schede dei documenti.
Le schede degli archivi appositamente impostati possono essere classificate e fascicolate usando i comandi opportuni del menù contestuale visualizzato nella parte superiore:
Nuovo motore di reportistica
Archiflow 2012 introduce un nuovo sistema di stampe, basato su un nuovo motore di reportistica.
Con questo nuovo modulo è possibile generare dei report a partire da file denominati modelli di stampa, con estensione MRT, i quali contengono il layout finale del report e permettono all’utente di “disegnare” il proprio report scegliendo quali dati visualizzare.
Il Designer del nuovo motore di reportistica consente di disegnare la struttura del report semplicemente selezionando una serie di componenti grafici e trascinandoli all’interno dell’area di stampa del modello.
Una volta definiti i modelli necessari, sarà possibile selezionarli per stampare i dati di interesse secondo il layout predefinito.
Avviando la Stampa globale delle schede del tipo documento Protocollo ENTRATA verranno proposti tutti i modelli di stampa associati al tipo documento:
scegliere il modello di interesse ed avviare la stampa.
