Procedure d’inventario
Nome del cliente: Lombardini
Numero del cliente: 751031
Versione: 10/06/09
Tipo d’inventario: Portable
Contatti: Giovanni Grimaldi
Country Manager Italy (+39) 346 6833042 ggrimaldi@rgis.com
Luca Bognolo
District Manager
(+39) 346 6833042
lbognolo@rgis.com
Indice
Documenti e materiale necessari... 3
Documenti ...3
Materiale ...3
Informazioni generali ... 4
Il cliente ...4
Aspettative del cliente ...4
Orari e durata degli inventari ...4
La visita pre-inventario (PIV)... 5
Responsabilità del punto vendita... 6
Preparazione pre-inventario ...6
Mappatura ... 8
Convalida della mappatura e pre-selected Areas ...8
Istruzioni per il supervisore ... 9
Il briefing pre-inventario ...9
Metodologia di conteggio ...9
Gestione dei controlli ...10
Controlli quantitativi ...10
Controlli qualitativi ...10
Chiusura dell’inventario ...11
Aspetti tecnici ... 11
Specifiche del programma ...11
Procedure d’ufficio... 12
Allegati ... 13
Allegato 1 – Tag giallo...13
Allegato 2 – Modulo visita pre-inventario (PIV)...14
Allegato 3 – Modulo di convalida della mappatura...15
Allegato 4 – Report di chiusura dell’inventario...16
Allegato 5 - Esempio Controllo Qualitativo ...17
Allegato 6 – Zona DNI ...18
Documenti e materiale necessari
Documenti
Area Ticket RGIS (4900.99) con codice a barre 3000-9999.
Carta
Nastro adesivo
Tag gialli (4090)
Materiale
Access Point
Chiavette USB
Lettori di codici a barre RM-1®
PC portatile
Scale
Stampante
Informazioni generali
Il cliente
Il Gruppo Lombardini è uno dei più importanti e storici gruppi della distribuzione italiana. Il gruppo è presente in Italia con oltre 650 punti vendita e opera prevalentemente con le insegne Pellicano, Gros Market, LD Market
Aspettative del cliente
Le presenti procedure d’inventario si applicano all’inventario degli Iper Il Pellicano di Treviglio e Camposampiero.
L’inventario sarà svolto in collaborazione tra Lombardini e RGIS.
RGIS si occuperà del conteggio della superficie di vendita.
Lombardini comunicherà la stima dei pezzi 2 settimane prima della data stabilita per l’inventario.
Ogni nuova variazione superiore al 10% sarà comunicata da Lombardini: ciò permetterà a RGIS di predisporre un numero sufficiente di addetti alla conta (Auditor) per completare l’inventario nei tempi stabiliti.
Orari e durata degli inventari
Il supervisore RGIS, responsabile dell’inventario, arriverà in negozio almeno tre ore prima dell’inizio del conteggio.
L’inizio del conteggio sarà concordato durante la visita pre-inventario (PIV).
L’inventario dell’iper di Treviglio sarà fatto la notte tra il 29 e 20 giugno con inizio alla chiusura dell’iper.
L’inventario dell’iper di Camposampiero sarà fatto il 28 giugno durante il giorno a negozio chiuso.
La conta sarà completata entro 6 ore per l’iper di Treviglio e entro 8 ore per l’iper di Camposampiero; le operazioni di chiusura saranno portate a termine entro un’ora dalla fine del conteggio. Il rispetto di queste tempistiche è legato alla preparazione pre-inventario e al fatto che la quantità contata non superi di più del 10% la quantità stimata e comunicata a RGIS prima dell’inventario.
La visita pre-inventario (PIV)
La visita pre-inventario (PIV) sarà svolta 1 mese prima dell’inventario.
Un responsabile del negozio Il Pellicano dovrà essere coinvolto nell’incontro in modo da assicurare che tutti i possibili problemi siano identificati e risolti prima dell’inventario e che le informazioni relative alla preparazione del negozio e alla procedure vengano comunicate efficacemente.
Gli obiettivi della visita sono:
Presentare ai responsabili del negozio lo staff RGIS e confermare le procedure d’inventario, con particolare attenzione alle responsabilità del punto vendita.
Stabilire i processi di comunicazione ed assicurarsi che essi siano applicati durante tutte le fasi dell’inventario.
Stabilire come lo staff RGIS accederà al punto vendita, come verrà controllato l’ingresso e quali controlli verranno effettuati all’uscita.
Stabilire dove lo staff RGIS potrà depositare i propri effetti personali durante lo svolgimento delle operazioni inventariali.
Stabilire dove lo staff RGIS posizionerà i propri strumenti di lavoro (PC portatile, stampante, ecc...) e assicurarsi che tale luogo sia vicino ad una presa di corrente elettrica.
Assicurarsi che tutta la merce da inventariare sia fisicamente presente all’interno del negozio (superficie di vendita e magazzino) il giorno dell’inventario.
Il Modulo Visita Pre-Inventario (PIV) deve essere compilato in ogni sua parte e firmato dal responsabile Il Pellicano e dal supervisore RGIS (Allegato 2).
Tutte le informazioni importanti emerse dalla PIV devono essere registrate in Oracle.
Responsabilità del punto vendita
Preparazione pre-inventario
La preparazione pre-inventario non deve essere sottovalutata, poiché il primo indispensabile passo verso un inventario di successo. Deve iniziare non appena possibile e ben prima dell’inizio del conteggio. Il tempo impiegato nella preparazione è essenziale per un inventario accurato ed efficiente. I principali compiti di preparazione in carico al negozio sono i seguenti.
Nominare un responsabile del controllo degli inventari per ogni IPER IL PELLICANO, che assegnerà al personale Il Pellicano il compito di verificare la merce conteggiata dal personale RGIS. Tutti i dipendenti Il Pellicano coinvolti devono conoscere lo svolgimento dell’intero processo di inventario, con particolare attenzione alle modalità di preparazione del negozio e di controllo delle referenze e delle quantità.
Verificare che tutta la merce sia provvista di codice a barre e – se necessario – provvedere a ristamparli e applicarli all’articolo.
L’inventario sarà con conteggio in quantità per i reparti PGC, FRESCHI, BAZAR, CINE-FOTO solo accessori, TESSILE CASA. I prodotti a peso variabile saranno contati dal personale Il Pellicano Tutti i prodotti con lo stesso codice a barre devono essere ordinati per linea o raggruppati.
Raggruppare i prodotti in modo da avere un solo prodotto su una linea.
L'inventario sarà effettuato utilizzando il codice a barre. È importante avere un solo codice a barre per linea o broche.
Il contatore RGIS leggerà il codice a barre del primo prodotto e inserirà la quantità dei prodotti dietro al primo. E’ responsabilità del personale Il Pellicano assicurare il perfetto ordine della merce.
Eccezioni: nel reparto tessile/abbigliamento, potranno essere raggruppati più codici per ogni broche.
Tutta la merce deve essere posta sullo scaffale in modo da renderla visibile e così favorire il conteggio.
TESTATE e aree promo: Testate e aree promo devono essere monocodice o, se presenti più codici a barre, devono essere chiaramente identificabili e divisi, il personale Il Pellicano deve separare i diversi codici. Le aree promo devono essere preparate al conteggio: i prodotti devono essere separati per codice ean.
Ristampare i codici a barre dei prodotti in vetrina o esposti se non presente.
Ristampare e applicare i codici a barre a tutti quei prodotti la cui lettura a scanner potrebbe risultare difficoltosa (pezzi con codici a berre troppo piccoli o logorati, ecc...).
Assicurarsi che i prodotti da non inventariare siano tolti dal negozio prima del giorno del conteggio o messi chiaramente da parte.
L’etichetta che riporta il codice a barre deve trovarsi all’esterno del capo/accessorio al fine di garantire una migliore affidabilità ed efficienza dell’inventario.
I prodotti posizionati in alto (TOP) saranno contati dal personale Il Pellicano. In alternativa il personale Il Pellicano produrrà una lista dei barcode presenti nei prodotti in alto con relativa quantità e la metterà a disposizione del personale RGIS che bipperà i barcode dal foglio.
I prodotti esposti senza codice a barre NON SARANNO CONTATI, verificare con il personale Il Pellicano quali prodotti saranno oggetto di inventario e quali no. In ogni caso devono essere messi a disposizione di RGIS i bar code dei prodotti da inventariare.
Le scatole vuote devono essere tolte dalla vendita.
lo sviluppo foto, l’edicola, i prodotti freschi a peso variabile, i prodotti a peso o a metro e la Boutique Oro saranno inventariati da Il Pellicano
Mappatura
La mappatura del negozio sarà eseguita dallo staff RGIS il giorno stesso dell’inventario 3 ore prima dell’inizio della conta.
Il punto vendita sarà suddiviso in aree mediante la posa di Area Ticket.
Ogni Area Ticket sarà posto nell’angolo in alto a sinistra e identificherà un’area tramite un numero univoco di 4 cifre.
L’ordine di posa degli Area Ticket deve seguire un criterio chiaro e inequivocabile.
Tutte le zone da non inventariare saranno chiaramente identificate tramite un foglio DNI - Da Non Inventariare (Allegato 6)
Il responsabile del negozio Il Pellicano, o una persona delegata a ciò, seguirà lo staff RGIS durante l’intero processo di mappatura. Il responsabile Il Pellicano deve assicurarsi che tutta la merce da contare sia inserita in un’area contraddistinta da un Area Ticket RGIS.
Le aree devono essere chiaramente identificabili in modo da facilitare sia la conta, sia il controllo.
Convalida della mappatura e pre-selected Areas
La mappatura deve essere completata da RGIS almeno 30 minuti prima dell’inizio della conta.
Prima dell’inizio della conta si deve, infatti, procedere a completare altre due operazioni.
Convalidare la mappatura, compilando il Modulo di convalida della mappatura (Allegato 3). Il responsabile del negozio Il Pellicano insieme al supervisore RGIS compiranno un’ispezione del negozio e verificheranno che tutta la merce da inventariare possegga un Area Ticket.
Pre-selezione delle aree di controllo. Il supervisore RGIS comunicherà al responsabile Il Pellicano il numero totale aree posate, in modo da poter pre-selezionare prima dell’inizio della conta o, al massimo, entro 30 minuti dall’inizio del conteggio almeno il 10% delle aree che saranno sottoposte ad un controllo dettagliato. In ogni momento dell’inventario, è possibile per il responsabile Il Pellicano richiedere una stampa dettagliata di una qualsiasi area. È tuttavia indispensabile, per non rallentare il processo di controllo, che almeno la percentuale minima di Aree sottoposte a controlli qualititativi sia pre-selezionata; questo permetterà che le stampe siano generate automaticamente appena il dato viene trasmesso al computer e consentirà a RGIS di fornire le prime stampe di controllo dopo 1 ora dall’inizio del conteggio.
Istruzioni per il supervisore
Il briefing pre-inventario
Prima dell’inizio del conteggio il supervisore dell’inventario RGIS raggrupperà tutto il personale addetto alla conta per informarlo sulle istruzioni di conteggio finali. Il responsabile del negozio Il Pellicano sarà invitato ad assistere a tale briefing e interverrà per fornire tutte le informazioni che riterrà necessarie (procedure di sicurezza, ubicazione delle toilette all’interno del negozio, procedure di controllo sul personale RGIS all’interno del negozio, ecc...).
Metodologia di conteggio
Le informazioni rilevate sono il numero dell’area, il codice a barre e la quantità.
La conta sarà da sinistra a destra e dall’alto al basso; Il conteggiò sarà fatto per facing, per le broche, si partirà dal fondo.
Al termine di ogni scaffale o broche, l’Auditor RGIS posizionerà un Tag giallo (Allegato 1) per indicare che tale zona è già stata inventariata.
Effettuata tale verfica, l’Auditor RGIS riporterà sull’Area Ticket il totale dei pezzi contati e la propria firma e si sposterà all’area non ancora inventariata più vicina.
I prodotti privi di codice a barre e quelli sconosciuti saranno depositati all’interno di due apposite ceste predisposte dal personale Il Pellicano che provvederà a rietichettarli o a fornire un codice alternativo. I prodotti con codice sconosciuto sarà poi inserito dal personale Il Pellicano. Per i prodotti senza codice verrà chiesto al personale Il Pellicano di fornire un codice valido.
Nessun codice a barre sconosciuto sarà forzato.
Nessun articolo va spostato da un’area all’altra fintanto che l’inventario non è completamente terminato (compresi i controlli).
L’RM-1 deve essere usato esclusivamente – salvo diversa e straordinaria necessità – dall’Auditor a cui è stato inizialmente assegnato.
La gestione dei flussi sarà concordata tra il responsabile Il Pellicano e il supervisore RGIS durante la PIV e gestita dal responsabile dell’inventario RGIS con l’aiuto dei Capi Squadra RGIS (Team Leaders). Non sarà possibile durante l’inventario modificare il flusso di conta.
Il primo scarico dei dati avverrà dopo un’ora dall’inizio della conta.
Gestione dei controll
iNon effettuare controlli eccessivi per compensare una scarsa preparazione. Tempo e sforzi impiegati nella preparazione sono molto più efficaci di un controllo eccessivo.
Tutti i controlli devono finire entro 1 ora dalla fine del conteggio.
Ci sono due metodi utilizzati per controllare la precisione dell’inventario.
Controlli quantitativi
Si tratta di un conteggio manuale dei pezzi presenti in un’area da confrontare con il totale riportato dall’Auditor RGIS sull’Area Ticket dopo il conteggio.
Se i conteggi corrispondono, il personale Il Pellicano apporrà una © o sigla sull’Area Ticket.
Qualora, invece, il conteggio manuale non corrisponda al totale rilevato da RGIS, il personale Il Pellicano deve procedere ad un secondo conteggio. Una volta appurata la presenza di un errore, il personale Il Pellicano richiederà al supervisore RGIS una stampa dettagliata dell’Area e procederà ad un controllo qualitativo.
Controlli qualitativi
Si tratta di un controllo manuale delle referenze e delle quantità riportate su una stampa fornita dal personale RGIS da confrontare con la merce effettivamente presente in un’area (Allegato 5).
Il Pellicano preselezionerà almeno il 10% delle aree che saranno sottoposte ad un controllo in dettaglio.
Inoltre, saranno ri-stampate tutte le aree in cui i controlli quantitativi hanno evidenziato degli errori.
Infine, in ogni momento dell’inventario, può essere richiesta la stampa di una qualsiasi area.
Le differenze riscontrate vanno riportate sulla stampa stessa, cancellando la quantità errata e riscrivendo accanto quella corretta. Le referenze saltate vanno aggiunte in calce, riportando per esteso il codice EAN e la quantità.
Per favore, non riportare le correzioni sul retro del foglio.
Ogni stampa, sia che sia corretta, sia che presenti errori, va siglata dal personale Il Pellicano e consegnata al supervisore RGIS, che provvederà ad effettuare subito le correzioni necessarie.
Il supervisore RGIS verificherà fisicamente tutte le aree in cui sono stati riscontrati degli errori gravi o sistematici.
Al termine dell’inventario, tutte le stampe di controllo saranno ri-consegnate al responsabile Il Pellicano.
Il personale Il Pellicano dovrà controllare almeno il 20% delle aree in quantità e il 10% delle aree in dettaglio. NON RIMUOVERE GLI AREA TICKET.
Chiusura dell’inventario
Prima di chiudere l’inventario il supervisore RGIS:
Verificherà le aree contenute all’interno dell’Area Duplicate Report,
Si assicurerà che tutte le correzioni siano state fatte,
Verificherà che tutte le aree siano state contate e trasmesse al computer,
Verificherà che tutti gli RM-1 siano stati scaricati e disconnessi correttamente,
Verificherà che tutte le chiavette USB RM-1 Collector siano state scaricate e disconnesse correttamente,
Fornirà al responsabile Il Pellicano una spiegazione per tutte le aree VOID.
Al termine dell’inventario, il supervisore RGIS fornirà al responsabile Il Pellicano il file dell’inventario su chiavetta USB e i seguenti documenti, provvedendo a fornire una spiegazione degli stessi.
Completion Report
F1 Summary Report
Alteration Report
Dopodiché, verrà compilato il Report di chiusura dell’inventario (Allegato 4) e il responsabile Il Pellicano sarà invitato a completare il questionario PIQA (Post Inventoty Quality Audit) per raccogliere le valutazioni sulla performance della squadra RGIS. Tale giudizio si articolerà in sette aspetti e per ciascuno di essi sarà possibile attribuire un punteggio da 1 (più basso) a 5 (più alto).
Nel frattempo, RGIS provvederà alla rimozione degli Area Ticket e dei Tag gialli.
Aspetti tecnici
Il personale RGIS rileverà i codici a barre e le quantità.
Il Pellicano invierà un file di validazione generale.
Il PC può essere aggiornato 2 giorni prima dell’inventario.
Trasmettere i dati al Head Quarter RGIS dopo la fine dell’inventario.
Specifiche del programma
TBD
Procedure d’ufficio
Il supervisore RGIS provvederà a trasmettere i dati al Head Quarter entro le 7.00 della mattina e archivierà una copia della cartella dell’inventario.
Tali dati saranno messi a disposizione della sede Il Pellicano sul sito www.rgis.com e una copia sarà inviata via email.
Qualora sia stato registrato un PIQA sub standard, il supervisore RGIS provvederà a contattare telefonicamente entro 12 giorni il responsabile Il Pellicano per un follow up.
Allegati
Allegato 1 – Tag giallo
Indica le aree già contate
Allegato 2 – Modulo visita pre-inventario (PIV)
Nome e numero del negozio: _____________________________________________________
Città, data della visita:___________________________________________________________
Nome e cognome del Responsabile Il Pellicano: ______________________________________
Numero di pezzi previsti per l’inventario: ____________________________________________
Numero minimo di rilevatori d’inventario: ____________________________________________
Data dell’inventario: ____________________________________________________________
Ora d’inizio del conteggio: _______________________________________________________
Ora d’ingresso per la mappatura: __________________________________________________
Commenti:____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Firma Responsabile Il Pellicano: __________________________________________________
Firma Responsabile RGIS: _______________________________________________________
Allegato 3 – Modulo di convalida della mappatura
Data: ________________________________________________________________________
Cliente e Negozio: _____________________________________________________________
Responsabile Il Pellicano:________________________________________________________
Supervisore RGIS: _____________________________________________________________
Stato dell’ordine nellla superficie di vendita:
Soddisfacente
Si può migliorare
Non preparato
Firma Responsabile Il Pellicano: __________________________________________________
Firma Supervisore RGIS: ________________________________________________________
Allegato 4 – Report di chiusura dell’inventario
Data: ________________________________________________________________________
Cliente e negozio: ______________________________________________________________
Responsabile Il Pellicano:________________________________________________________
Supervisore RGIS: _____________________________________________________________
Ora inizio conta: _______________________________________________________________
Ora fine conta: ________________________________________________________________
Numero contatori: ______________________________________________________________
Pezzi totali contati: _____________________________________________________________
Sono stati effettuati tutti i controlli previsti:
Sì
No
Se no, perché? ________________________________________________________________
Commenti:____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Firma Responsabile Il Pellicano: __________________________________________________
Firma Supervisore RGIS: ________________________________________________________
Allegato 5 - Esempio Controllo Qualitativo
Esempio di stampa per controllo qualitativo.
