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4.2 Celle
Inserire i dati
I dati, in Excel, vengono inseriti nella cella attiva, che è riconoscibile dalle altre celle per il fatto che risulta bordata con una linea più marcata e che le intestazioni della riga e della co- lonna che si intersecano nella cella in questione risultano colorate (Figura 4.11).
Le coordinate della cella sono riportate anche nella Casella Nome, presente a sinistra della Barra della formula.
Nelle celle di un foglio di lavoro possono essere inseriti dati di qualsiasi tipo, con una lun- ghezza massima di 32.000 caratteri. Il tipo di dato predefinito di una cella è Generale, a indi- care che la cella assume automaticamente il generico tipo di dato associato al valore inserito.
Se ad esempio nella cella viene digitato un numero, su questo possono essere applicate tutte le funzioni predefinite per i dati numerici, cosa che non può avvenire se nella cella è stato in- serito un testo.
È possibile impostare un tipo di dato specifico per il valore inserito nella cella mediante la fi- nestra di dialogo che si apre selezionando il comando da menu Formato | Celle oppure la voce
Formato celle… dal menu di scelta rapida associato alla cella (Figura 4.12).
Numeri e testo
L’impostazione del formato per i valori inseriti in una cella viene effettuato lavorando nella scheda Numero della finestra Formato celle. I tipi di dato Numero e Testo sono le categorie più frequentemente usate. Nel caso del formato numerico si possono impostare il numero di cifre decimali che devono essere visualizzate (casella Posizioni decimali), la visualizzazione o meno del separatore delle migliaia e la gestione dei numeri negativi.
Per approfondimenti sulla formattazione del contenuto delle celle si veda il Capitolo 4.5, pa- ragrafo Numeri e date.
La cella attiva
Figura 4.11: La cella
A1 attiva
Formattazione automatica in base al contenuto
Se in una cella si inserisce un testo composto da cifre, questo viene convertito automatica- mente in numero; ciò comporta, ad esempio, che se il testo inserito ha come prima cifra uno zero (come può accadere in una partita IVA) quest’ultimo, non essendo significativo in un numero, viene eliminato. La cella va allora formattata come testo. Per formattare una cella come testo, oltre a procedere come indicato in precedenza, si può inserire un apice ( ' ) prima di digitare tutti i caratteri e le cifre.
Data/Ora
Un altro possibile formato di cella è Data/Ora. Questo formato viene assunto automaticamen- te non appena si digitano dei caratteri che possono costituire una data, ad esempio nel forma- to gg/mm/aa, o un orario. Esistono numerose impostazioni per le date, così come per gli orari.
Premendo la combinazione di tasti CTRL+: (CTRL+;) viene inserita nella cella attiva l’ora (la data) di sistema.
Selezione delle celle
Come detto, i valori in base ai quali effettuare i calcoli in Excel, così come qualsiasi stringa testuale o numerica accessoria, vengono inseriti nella cella selezionata, che in seguito alla se- lezione diventa la cella attiva.
Figura 4.12: La finestra di dialogo Formato celle
Per selezionare una singola cella si può farvi direttamente clic sopra con il tasto sinistro del mouse, oppure ci si può portare su di essa muovendosi da una cella all’altra del foglio di lavoro facendo uso dei tasti direzionali e del tasto TAB.
Per svolgere determinati compiti, ad esempio la costruzione di un grafico sulla base di un in- sieme di dati, si può selezionare una regione o intervallo di celle, ossia una serie di celle adia- centi (disposte su una riga o su più righe), facendo uso del mouse o della tastiera.
Nel primo caso è necessario fare clic sulla prima cella da selezionare e trascinare il mouse, te- nendo il tasto sinistro premuto, fino alla cella che costituisce l’estremità opposta della regione.
Un’alternativa consiste nel fare clic sulla prima cella della selezione voluta e, tenendo premuto il tasto SHIFT, cliccare sulla cella che costituisce l’estremo inferiore destro della regione da se- lezionare.
Nel secondo caso, dopo aver selezionato la cella di partenza, e tenendo premuto il tasto SHIFT, ci si può portare sull’ultima cella della regione usando i tasti direzionali per muoversi tra le celle.
Se le celle da selezionare non sono adiacenti, è necessario fare clic singolarmente su ciascuna di esse tenendo premuto il tasto CTRL. Se la regione è costituita da più intervalli non adiacen- ti, è sufficiente combinare la tecnica vista per la selezione di celle adiacenti con quelle per le celle non adiacenti.
Se necessario, si possono selezionare in una volta sola tutte le celle del foglio di lavoro facendo clic sul pulsante di forma rettangolare (Figura 4.13) collocato nel punto di intersezione tra l’intestazione delle righe e l’intestazione delle colonne.
Nel foglio elettronico, una riga intera viene selezionata facendo clic sull’intestazione della riga stessa, identificata tramite il numero progressivo. Per selezionare più righe adiacenti è possi- bile selezionarne una e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinare il mouse verso l’alto o Selezionare una cella
Selezionare più celle adiacenti
Selezionare più celle non adiacenti
Selezionare l’intero foglio di lavoro
Figura 4.13: Selezione di tutte le celle del foglio di lavoro
Selezionare righe
verso il basso (oppure usare i tasti direzionali), mentre se le righe non sono adiacenti è neces- sario operare una selezione discreta di ciascuna di esse, tenendo premuto il tasto CTRL. La procedura per la selezione delle righe può essere applicata anche a quella delle colonne: na- turalmente è necessario fare clic sulle intestazioni di colonna, identificate da una lettera (oltre la Z, le colonne vengono individuate da una coppia di lettere).
Gestione delle righe e delle colonne
Inserire righe e colonne in un foglio di lavoro
In Excel è possibile aggiungere le righe o le colonne vuote necessarie nel punto desiderato. Per inserire una riga vuota sopra la riga selezionata è necessario scegliere la voce di menu Inserisci
| Riga. Con il comando Inserisci | Colonna viene aggiunta una colonna vuota alla sinistra della colonna attiva. Se si opta invece per l’uso del menu di scelta rapida, gli stessi risultati si otten- gono con la selezione della voce Inserisci.
Cancellare righe e colonne da un foglio di lavoro
Una colonna (una riga) selezionata può essere eliminata attivando la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato alla colonna (alla riga) da eliminare. La stessa azione può essere effet- tuata anche eseguendo il comando Modifica | Elimina.
Applicazione alla cella attiva
Tanto per la funzione di inserimento quanto per quella di cancellazione, se le funzioni de- scritte non vengono applicate a una o più righe o colonne selezionate vengono applicate alla cella attiva: si apre allora una finestra di dialogo in cui è richiesta l’operazione da svolgere sul resto delle celle della riga o della colonna.
Ridimensionare colonne e righe
Nel caso in cui la lunghezza del testo inserito superi la larghezza della cella, il contenuto può non essere completamente visualizzato perché nascosto da quello della cella adiacente. Il con- tenuto non viene alterato: se ne può prendere visione nella Barra della Formula (quando la cella è attiva).
Il caso di contenuto numerico
Se nella cella sono contenute delle cifre, la cella viene riempita da una serie di simboli #, a indicare che il numero contenuto non rientra nella cella. Tale differenza fra le visualizzazioni parziali di contenuto testuale e numerico deriva dal fatto che la parte più significativa di un numero è sicuramente il suo ordine di grandezza e non una parte delle sue cifre, iniziali o fi- nali che siano; in un testo, la parte iniziale dello stesso può essere invece sufficiente per intuire l’intero valore.
Selezionare colonne
Testi o numeri lunghi
Per ridimensionare una colonna è sufficiente fare clic nel punto di divisione tra una colonna e la successiva e trascinare il mouse verso destra o verso sinistra, tenendo premuto il tasto si- nistro.
Nel punto indicato il cursore assume la forma di un piccolo segmento con due frecce, e allo sposta- mento del mouse appare una finestra a comparsa che riporta la misura corrente della colonna. In Fi- gura 4.14 è mostrato il ridimensionamento della colonna E. Com’è possibile notare, man mano che la colonna viene ridimensionata, compare un’an- teprima della dimensione della colonna in versio- ne allargata.
Facendo doppio clic sul bordo destro di una colonna, la sua larghezza viene adattata automa- ticamente al contenuto: assume cioè una larghezza pari alla dimensione massima tra quelle dei valori contenuti nella colonna.
La larghezza della colonna può essere impostata con un valore numerico nella finestra di dia- logo che si apre selezionando la voce Larghezza dal menu Formato | Colonna o dal menu di scel- ta rapida associato alla colonna da ridimensionare.
Unità di misura della larghezza
L’unità di misura della larghezza di una colonna è il carattere: la larghezza indicata corrispon- de dunque al numero di caratteri standard (del tipo impostato) che possono essere contenuti con tale larghezza.
Procedure analoghe a quelle viste per il ridimensionamento di una colonna possono essere ap- plicate per aumentare o diminuire l’altezza di una riga. La sola differenza consiste nel fatto che l’unità di misura della dimensione della riga non è più il numero di caratteri che possono essere contenuti in altezza, ma la dimensione degli stessi: una riga alta 12 punti potrà quindi contenere per intero un carattere alto 12 punti.
Modificare i dati
Aggiungere dati in una cella, sostituire i dati esistenti
Se nella cella attiva è contenuto un valore di qualsiasi tipo, inserendovi un nuovo valore quello
“vecchio” viene automaticamente rimosso per essere sostituito dal valore digitato. Per modi- ficare, senza rimuoverlo per intero, il valore esistente nella cella attiva (ad esempio per aggiun- gervi dei dati) è necessario posizionare il cursore nel punto in cui va effettuata la modifica fa- cendo un clic nella Barra della formula. In alternativa, si può semplicemente fare un doppio clic nella cella in questione.
Premendo il tasto F2 il cursore viene posizionato alla fine del testo della cella attiva.
Modificare la larghezza di una colonna Figura 4.14:
Ridimensionamento di una colonna
Modificare l’altezza di una riga
Usare i comandi Annulla e Ripristina
Anche in Excel, l’ultima operazione effettuata può essere annullata utilizzando il pulsante An-
nulla della Barra degli strumenti.
Il programma, infatti, memorizza la sequenza delle opera- zioni effettuate (fino a un certo numero), in ordine dalla più recente alla meno recente. Per annullare una sequenza di operazioni è necessario scorrere la lista che viene aperta con un clic sul triangolo posto a destra del pulsante Annulla (Figura 4.15), sino a trovare la prima operazione da annul- lare (quella più vecchia). La procedura vale anche per an- nullare una singola operazione: basterà selezionare la prima voce della lista.
L’ultima operazione effettuata viene annullata anche selezionando la combinazione di tasti
CTRL+Z.
Un’operazione annullata può essere recuperata utilizzando il pulsante Ripristina della Barra de- gli Strumenti. Poiché Excel memorizza anche la sequenza di operazioni annullate, per il ripri- stino di una serie di operazioni può quindi essere usato, come per l’annullamento, il pulsante con il piccolo triangolo, presente sulla destra del pulsante Ripristina.
L’ultima operazione annullata viene recuperata anche con la combinazione di tasti CTRL+Y.
Copiare, spostare, cancellare
Copiare i dati
Il contenuto di una o più celle selezionate può essere copiato e incollato in un’altra parte dello stesso foglio di lavoro, in un foglio diverso della stessa cartella oppure in un foglio di un’altra cartella contemporaneamente aperta.
Le tecniche sono quelle comuni a tutti i programmi del pacchetto Office XP; in particolare, si può:
➣ usare la combinazione di tasti CTRL+C per copiare e CTRL+V per incollare nel punto di destinazione;
➣ selezionare i comandi da menu Modifica | Copia e Modifica | Incolla;
➣ premere successivamente i pulsanti Copia e Incolla della Barra degli strumenti Standard;
➣ selezionare i medesimi comandi nel menu di scelta rapida associato alle celle coinvolte nell’operazione.
Nel caso in cui la destinazione risieda in un cartella di calcolo diversa è necessario passare al foglio di destinazione facendo uso del menu Finestra o delle icone associate a ciascuna finestra presenti nella Barra delle applicazioni. Se la cella in cui si attiva la funzione Incolla non è vuota, viene chiesta conferma della volontà di sovrascrivere il “vecchio” contenuto con quello che si sta per incollare.
Il comando Annulla
Figura 4.15: Il menu del pulsante Annulla
Il comando Ripristina
Se, invece della funzione Incolla, viene attivata la funzione Incolla speciale, è possibile scegliere la parte da incollare (solo il valore, la formula, la formattazione…) e decidere le operazioni da applicare ai dati da incollare. In particolare, nella finestra di dialogo Incolla speciale è possibile selezionare l’opzione Trasponi, che incolla in riga (colonna) una regione costituita da celle di- sposte in colonna (riga).
Una regione selezionata può essere copiata da una parte all’altra dello stesso foglio di lavoro posizionando il puntatore sul bordo della selezione (fino a che non assume la forma di freccia bianca con la punta rivolta verso l’alto) e trascinando il mouse fino al punto di destinazione con il tasto CTRL premuto.
Per effettuare la copia tra due fogli di lavoro distinti è necessario trascinare la selezione sul se- lettore del foglio in cui risiede il punto di destinazione, tenendo premuto oltre al tasto CTRL
anche il tasto ALT, e rilasciare la selezione nel punto in cui si deve posizionare la copia.
Usare lo strumento di riempimento automatico
Digitando una stringa di caratteri, se nella colonna cui appartiene la cella nella quale si sta inserendo il testo sono presenti una o più stringhe che iniziano con la stessa combinazione di caratteri digitata, Excel suggerisce automaticamente il valore contenuto nella cella che più si avvicina al testo digitato.
Nell’esempio riportato in Figura 4.16, nella colonna A è contenuta la lista di alcune città;
all’inserimento della lettera L nella cella A6 viene suggerito come possibile valore la parola Li-
vorno; tale suggerimento è prodotto in base alla lista di nomi presenti nella colonna. Con la pressione del tasto INVIO viene accettato il suggerimento, mentre proseguendo la digitazione si può impostare un valore diverso da quello proposto.
Nel caso particolare di più parole che iniziano con la stessa combinazione di lettere, il sugge- rimento non viene visualizzato fino a che non si digita la prima lettera che distingue una pa- rola dalle altre.
L’elenco delle voci presenti nella colonna è presente nella lista che viene visualizzata selezio- nando la voce Seleziona da elenco dal menu di scelta rapida associato alla cella in cui deve es- sere inserito il valore.
In basso a destra della cella, o della regione di celle, attiva è presente un piccolo quadrato, det- to strumento di riempimento automatico, avente la funzione di facilitare il riempimento delle celle in casi particolari.
Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino (il puntatore, quando è sul quadratino di riempimento, assume la forma di una crocetta nera) e trascinando con il tasto sinistro premu- to, viene applicata la funzione di riempimento automatico. Il mouse, in questa situazione, può essere spostato solo verticalmente od orizzontalmente.
Figura 4.16:
Autoriempimento del testo
Trascinamento e riempimento di più celle
La funzione svolta dallo strumento di riempimento differisce a seconda del valore contenuto nella cella; in Tabella 4.1 sono riassunte le operazioni associate a una cella in base al tipo di dato in essa contenuto.
Durante lo spostamento del mouse una finestra a comparsa indica il valore che verrà inserito nella/e cella/e di destinazione. L’esempio di Figura 4.17 rappresenta il trascinamento del qua- dratino di riempimento di una cella contenente un numero, tenendo premuto il tasto CTRL. Agendo sul quadratino di riempimento con il tasto destro del mouse, al rilascio del tasto viene visualizzato un menu contenente le operazioni che possono essere svolte. In particolare, se la cella contiene una data, una delle voci del menu è Ricopia giorni feriali, che inserisce nelle celle le date dei giorni feriali a partire dalla data inserita nella cella. In generale le voci contenute in tale menu dipendono dal tipo di dato contenuto.
Spostare i dati
I dati possono anche essere spostati tra due punti dello stesso foglio di lavoro, di due fogli di lavoro distinti o di due cartelle di lavoro aperte, facendo uso delle funzioni Taglia e Incolla. Nel dettaglio, si può procedere:
➣ usando la combinazione di tasti CTRL+X per tagliare e CTRL+V per incollare nel punto di destinazione;
➣ utilizzando i pulsanti Taglia e Incolla della Barra degli strumenti Standard;
➣ selezionando la combinazione di comandi da menu Modifica | Taglia e Modifica | Incolla;
➣ selezionando la stessa combinazione dal menu di scelta rapida associato alle celle coinvolte nell’operazione.
Tabella 4.1
Tipo di dato Azione
Testo Viene effettuata la copia del valore inserito nella cella in tutta la regione su cui si trascina il mouse.
Numero Viene copiato il valore inserito nella cella in tutta la regione su cui si trasci- na il mouse; tenendo premuto il tasto CTRL viene creata una progressione numerica.
Voce di elenco Vengono inseriti tutti i valori rimanenti che appartengono all’elenco (ad esempio l’elenco dei mesi dell’anno). L’insieme di tutte le liste predefinite è presente nella scheda Elenchi della finestra che viene aperta selezionando la voce Strumenti | Opzioni. Si possono creare nuovi elenchi oppure li si può importare da una regione di celle.
Data Viene creato il calendario.
Funzione Viene applicata la funzione alle celle adiacenti mantenendo la distanza tra le celle coinvolte nella funzione. Ad esempio: si supponga che la cella A3 contenga la formula =A1+A2. Se il quadratino di riempimento della cella A3 viene trascinato sulla cella B3, quest’ultima conterrà la formula =B1+B2.
Figura 4.17:
Riempimento automatico nel caso di una cella contenente un numero
Per spostare una selezione all’interno dello stesso foglio di lavoro si può usare la tecnica del trascinamento; posizionato il puntatore in un punto qualsiasi del bordo della selezione (dove assume la forma di una freccia bianca rivolta verso l’alto), basta spostare il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, fino al punto di destinazione, quindi rilasciare.
Se la cella di destinazione contiene già dei dati, viene chiesta la conferma della sostituzione del contenuto con il nuovo, come avviene per la copia. Tenendo premuto il tasto SHIFT, la regione in questione viene incollata tra due celle, anche se queste contengono già dei dati. Du- rante il trascinamento il cursore risulta accompagnato da una barra tratteggiata (verticale od orizzontale a indicare che la selezione viene inserita per riga o per colonna). Nell’esempio ri- portato a margine viene inserita la cella contenente il dato maggio tra le celle aprile e giugno. Effettuando la stessa sequenza di operazioni tenendo premuto il tasto CTRL, la cella originale non viene eliminata.
Cancellare il contenuto di una cella
Il contenuto della cella attiva viene eliminato semplicemente premendo il tasto CANC. Lo stes- so risultato si ottiene selezionando la voce Cancella contenuto dal menu di scelta rapida asso- ciato alla cella in questione, oppure selezionando le opzioni di eliminazione Tutto o Sommario dal menu Modifica | Cancella.
Il contenuto di una riga o di una colonna selezionata viene cancellato seguendo il procedi- mento appena descritto per eliminare il contenuto di una cella.
Trovare e sostituire
Il comando Trova
La ricerca di un valore all’interno delle celle di un foglio di calcolo può essere effettuata me- diante lo strumento Trova, attivabile dal menu Modifica | Trova. Nella successiva finestra di dia- logo Trova e sostituisci è presente una casella di testo in cui va inserita la stringa da cercare.
Nell’esempio riportato in Figura 4.18 viene effettuata la ricerca della parola “Funzione”.
Figura 4.18: Ricerca della parola “Funzione”
Le varie opzioni presenti nella finestra servono per affinare la ricerca. Le occorrenze trovate con il criterio di ricerca impostato possono essere evidenziate in due modi:
➣ il pulsante Trova tutti riporta in una sezione aggiuntiva della finestra le coordinate di tutte le occorrenze della parola cercata;
➣ il pulsante Trova successivo, invece, evidenzia la cella in cui viene trovata la successiva oc- correnza della parola cercata.
Il comando Sostituisci
La funzione Sostituisci permette di sostituire una determinata stringa con un’altra all’interno di un foglio di lavoro, e viene attivata selezionando il menu Modifica | Sostituisci. Si apre così la scheda Sostituisci della finestra Trova e sostituisci: la stringa da cercare va inserita nella casella di testo Trova, quella con cui deve essere sostituita va invece nella casella Sostituisci con. Nel caso specifico della Figura 4.19 è stata impostata la sostituzione della parola Formula con
Operazione.
La sostituzione di una stringa viene preceduta dalla funzione di ricerca; nella finestra per la sostituzione sono infatti presenti anche i due pulsanti Trova tutti e Trova successivo. Trovata un’occorrenza della parola ricercata, un clic sul pulsante Sostituisci ne provoca la sostituzione con la stringa impostata. Con il pulsante Sostituisci tutto vengono invece sostituite tutte le oc- correnze della stringa cercata con quella nuova, senza alcuna richiesta di conferma.
La stringa può essere ricercata anche all’interno dell’intera cartella di lavoro, selezionando la voce Cartella di lavoro nella casella di testo In.
Ordinare i dati
I dati inseriti nelle celle di un foglio di lavoro possono essere disposti in ordine (crescente o decrescente) numerico, di data o alfabetico.
Figura 4.19: Sostituzione di una parola con un’altra
I dati di una regione di celle vengono ordinati in base alla colonna della cella attiva. Se la cella attiva è, ad esempio, la B3, vengono ordinati i valori della regione in base alla seconda colonna.
L’ordinamento in base a una colonna può essere effettuato in senso crescente o decrescente facendo clic sui relativi pulsanti della Barra degli strumenti, dopo aver attivato una cella ap- partenente alla colonna in base alla quale effettuare l’ordinamento.
Ordinamenti e selezioni
Se una regione di celle deve essere ordinata in base a una colonna, e si seleziona solo quest’ul- tima, viene aperta una finestra di dialogo in cui viene data la possibilità di estendere la sele- zione a tutta la tabella. Se questa possibilità viene rifiutata, l’ordinamento viene effettuato solo sulla colonna selezionata, causando una potenziale inevitabile inconsistenza dei dati dovuta a uno sfasamento delle corrispondenze dei valori nelle righe.
Un modo alternativo per effettuare l’ordinamento in base a una delle colonne della regione selezionata prevede la scelta del menu Dati | Ordina. Nella finestra così ottenuta (Figura 4.20) va selezionata la voce corrispondente all’intestazione della colonna in base alla quale deve es- sere effettuato l’ordinamento.
Sono tre le possibili colonne in base alle quali ordinare la selezione; l’ordinamento nella se- conda e nella terza colonna divengono effettivi solo nel caso in cui nella colonna impostata come principale ci siano più celle con lo stesso valore. L’impostazione delle colonne successi- ve, quindi, affina ulteriormente l’ordinamento. Se, ad esempio, deve essere ordinata una re- gione in cui sono contenuti dati anagrafici e viene scelta la colonna Cognome come primo cam- po per l’ordinamento e Nome come seconda colonna, le informazioni relative a Rossi Augusto
precedono quelle di Rossi Valerio. Figura 4.20: Selezione
del campo per l’ordinamento
