All’interno del punto di menu HR Anagrafici - Soggetto - Safety Solution – Inf/For/Add è possibile visualizzare lo stato complessivo degli adempimenti obbligatori relativi a formazione, informazione ed addestramento del soggetto e le attività formative a cui quest’ultimo ha partecipato; è inoltre possibile registrare i documenti informativi che gli sono stati consegnati e le attività di addestramento che egli ha svolto.
Tale punto di menu è suddiviso in quattro schede differenti: “Storico adempimenti”, “Storico formazione”,
“Storico informazione” e “Storico addestramento”.
ATTENZIONE: Nel presente manuale sono approfondite le sezioni “Storico adempimenti”, “Storico formazione”
e “Storico informazione”.
Per maggiori informazioni riguardo il funzionamento della sezione “Storico addestramento”, consultare il manuale “Gestione dell’addestramento”.
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◊ Sezione 3.1 STORICO ADEMPIMENTI
All’interno della scheda “Storico adempimenti” è possibile visualizzare lo stato complessivo degli adempimenti obbligatori (suddivisi in base alla loro tipologia nelle sezioni “Formazione”, “Informazione” e “Addestramento”) del soggetto selezionato.
Gli status previsti nello storico adempimenti sono:
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• Non conforme – indica che sono scaduti i giorni a disposizione dell’azienda per formare il lavoratore per la fase/modulo dell’adempimento selezionato;
• In scadenza a breve – indica lo status di una fase dell’adempimento già iniziata ma non ancora conclusa e vicina alla scadenza (il cambiamento di status da blu a giallo avviene in base alla valorizzazione del parametro di controllo in fase di configurazione);
• Scadenza successiva – indica che il lavoratore è nei tempi corretti per poter svolgere tale fase/modulo, avendo svolto almeno un’ora di formazione o nessuna ora di quelle previste dall’adempimento;
• Conforme – indica che il lavoratore ha svolto tutte le ore previste dall’adempimento per tale fase/modulo (es: 4.00/4.00);
• Annullato – indica l’annullamento forzato di una fase/modulo dell’adempimento previsto per il dipendente.
Per annullare una fase/modulo, è necessario premere il quadratino relativo allo status dello stesso e selezionare “Annulla fase” o “Annulla modulo/livello”:
• annullando un modulo/livello, le relative ore sono scalate dal totale delle ore della fase e non devono essere svolte dal soggetto;
• annullando l’intera fase, il soggetto non deve svolgere alcun modulo in cui essa è suddivisa.
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Pag. 171/203 Per ogni adempimento sono indicati, oltre allo status, la macroattività, la fase, il/i moduli, le ore di assolvimento rispetto al totale previsto, i giorni a scadenza e la % di frequentazione raggiunta.
Premendo l’icona :
• per gli adempimenti con tipologia “Formazione” il sistema mostra lo storico delle edizioni o dei riconoscimenti pregressi associati a tale adempimento alle quali il soggetto ha partecipato. In caso di edizioni e-learning, ovvero aventi tipo formazione con flag “Attiva gestione edizioni e calcolo adempimenti in modalità e-learning” attivo, il sistema effettua i seguenti controlli:
o se un soggetto viene invitato, in questa sezione viene vista l’edizione alla quale il soggetto è stato invitato senza alcuna informazione riguardo alle date di validità dell’edizione; vengono mostrate 0 ore. Viene mostrata, inoltre, la dicitura “Invitato”. In questo caso, come data di validazione, viene mostrato il giorno successivo rispetto alla data di fine dell’edizione al quale il soggetto è stato invitato.
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Pag. 172/203 o se un soggetto viene iscritto ad un corso e-learning, nel campo “data inizio” non viene mostrata alcuna informazione; nel campo “data fine” viene riportata la data fine indicata per il soggetto nella tab “soggetti iscritti” dell’iscrizione partecipanti. In questo caso, come data di validazione, il sistema segue le logiche presenti per gli iscritti ad un’edizione non e-learning.
• per gli adempimenti con tipologia “Informazione” il sistema mostra i documenti effettivamente consegnati al soggetto con l’indicazione della relativa data di consegna.
Al di sopra della griglia sono presenti i seguenti switch:
Lo switch “Includi adempimenti non attivi” consente di visualizzare, oltre agli adempimenti attivi alla data di consultazione, anche quelli chiusi (in colore grigio chiaro).
Lo switch “Includi moduli successivi” consente di visualizzare per ogni adempimento eventuali fasi e moduli successivi a quelli previsti alla data di consultazione per il soggetto. Tali fasi/moduli vengono mostrati senza status.
Premendo l’icona è possibile assegnare al soggetto un nuovo adempimento non previsto da procedura.
NOTA BENE: la data di validità è la data dalla quale il sistema inizia a calcolare le scadenze delle fasi/moduli dell’adempimento (per gli adempimenti con tipologia “Formazione” o “Addestramento”.
Per gli adempimenti con tipologia “Informazione”, invece, la data di validità corrisponde alla data di consegna del documento.
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Pag. 173/203 E’ possibile inserire il riconoscimento del pregresso per gli adempimenti associati al soggetto: per farlo, è necessario premere il quadratino dello status della fase o del modulo/livello.
Selezionando “Riconoscimento pregresso” sull’intera fase dell’adempimento, il sistema mostra tutti i moduli associati all’adempimento, mentre selezionando un modulo o un livello, viene semplicemente richiesta la data di validazione e la motivazione. È possibile sfruttare il link “Seleziona data da adempimento” per agevolare l’inserimento della data, selezionandola fra quelle degli adempimenti già completati dal soggetto.
Nel caso sia stata selezionata una fase, è possibile riconoscere tutti o solo determinati moduli, indicando per ciascuno la data di validazione:
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• selezionando tutti i moduli, il sistema considera l’intera fase “Conforme” e calcola le scadenze relative ad un’eventuale fase di aggiornamento;
• selezionando solo determinati moduli, il sistema considera “Conformi” soltanto questi ultimi, non mostrando gli altri.
Per finire, è possibile anche riconoscere il pregresso di fasi periodiche, selezionando il modulo desiderato.
Cliccando sulla informativa è possibile visualizzare, oltre alle edizioni, anche i riconoscimenti del pregresso.
ATTENZIONE! Per garantire la corretta esecuzione del calcolo adempimenti sul soggetto, non è possibile effettuare operazioni simultanee sul pregresso di uno stesso lavoratore.
E’, inoltre, possibile allegare un documento ad ogni fase per cui è stato inserito il riconoscimento del pregresso (es. attestato formazione lavoratori, attestato formazione preposto,…) premendo l’icona . Premendo il pulsante è possibile visualizzare il documento allegato.
Tale documento può essere sottoposto all’iter della firma digitale. Per maggiori informazioni consultare la sezione “FIRMA DIGITALE DOCUMENTI PERSONALI” del manuale “Modulo Base” e “Firma digitale gestione del personale” dell’applicativo HRPortal.
Tali documenti possono essere pubblicati nel portale HR per presa visione da parte del dipendente stesso nel caso in cui in “Sistema - Setup - Setup installazione - Scadenzario documenti” sia attivo il flag “Pubblica” per la classe documentale “Soggetto - Attestati di formazione pregressa”.
Per maggiori informazioni si veda il manuale della gestione dei documenti.
Premendo l’icona è possibile accedere all’elenco dei documenti relativi al soggetto dell’adempimento selezionato. Tali documenti sono ritrovabili e inseribili all’interno del punto di menu “Misure di Sicurezza – Formazione – Gestione della formazione”, nella sezione attestati dell’edizione corrispondente.
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Pag. 175/203 I documenti visualizzati sono sia quelli relativi alla generazione dell’attestato sia quelli inseriti manualmente all’interno della maschera disponibile cliccando l’icona “Altri documenti”.
Per gli adempimenti con tipologia “Addestramento” ed “Informazione”, premendo l’icona non è disponibile l’utilità “Riconoscimento pregresso”, ma solo “Assegnazione adempimento”.
Tutti gli adempimenti la cui assegnazione è stata forzata manualmente o per cui è stato effettuato il riconoscimento del pregresso sono contrassegnati dall’icona accanto allo status della fase. Premendo tale pulsante:
• nel caso in cui si tratti di un’assegnazione manuale, verrà eliminata la riga relativa alla fase ed ai corrispondenti moduli dallo storico adempimenti del soggetto;
• nel caso in cui si tratti di un riconoscimento del pregresso su un adempimento assegnato manualmente, verrà eliminata la riga relativa alla fase ed ai corrispondenti moduli dallo storico adempimenti del soggetto;
• nel caso in cui si tratti di un riconoscimento del pregresso su un adempimento assegnato al soggetto automaticamente dal sistema, la riga relativa alla fase ed ai corrispondenti moduli rimarrà presente all’interno dello storico adempimenti del soggetto, ma lo status della fase/modulo sarà calcolato alla data del sistema.
Nell’eventualità che un soggetto abbia effettuato un numero di ore superiori a quelle indicate per un modulo di un adempimento, all’interno della griglia, saranno comunque visualizzate come il 100% del totale. Per verificare il numero di ore effettivo, utilizzare l’icona .
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Pag. 176/203 All’interno della maschera sono indicate tutte le edizioni a cui il soggetto ha preso parte che fanno riferimento all’adempimento selezionato, seguite dal numero delle ore effettuate e se le ore dell’edizione devono essere conteggiate nel totale.
◊ Sezione 3.2 STORICO FORMAZIONE
Nella sezione “Storico formazione” è possibile visualizzare l’elenco delle edizioni alle quali ha partecipato il soggetto selezionato.
Per le edizioni e-learning, ovvero edizioni collegate ad un tipo di formazione con flag “Attiva gestione edizioni e calcolo adempimenti in modalità e-learning” attivo, in questa maschera non viene mostrato alcun dato nella colonna “data inizio”, mentre nella colonna “data fine” viene riportata la “data fine” inserita per il soggetto nella sezione “soggetti iscritti” dell’iscrizione partecipanti. In questa sezione non vengono riportate le edizioni e-learning alle quali un soggetto viene invitato ma non iscritto.
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Pag. 177/203 Per ogni edizione viene indicato il titolo, le date di svolgimento, le ore frequentate, le eventuali ore di assenza e lo status (“Programmata”, “In corso” o “Conclusa”).
Tramite i campi “Dal” e “Al” è possibile filtrare le edizioni in griglia. In caso di edizioni e-learning, il sistema considera la data di inizio edizione anche se in griglia non è presente alcun dato all’interno della colonna “data inizio”.
Se l’utente ha il consentito per la sicurezza “Consenti allega attestato” nel percorso “HR Anagrafici – Soggetto – Inf/For/Add – Storico formazione” della configurazione menù, nella colonna “Attestato” vengono visualizzate
le icone , e .
Tramite l’icona è possibile allegare un attestato di formazione direttamente dallo storico formazione.
L’attestato di partecipazione allegato viene visualizzato anche all’interno del cruscotto “Attestati” nel punto di menù “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Gestione della formazione” per l’edizione selezionata. Il documento allegato viene salvato nella classe documentale “Soggetto – Attestati formativi e verifiche appr.”; questo documento viene reso effettivo al momento del caricamento. Se viene allegato/generato un attestato di formazione all’interno del cruscotto “Attestati” del punto di menù “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Gestione della formazione”, tramite questa icona è possibile sovrascrivere tale documento.
Tramite l’icona è possibile visualizzare l’attestato allegato direttamente dallo storico formazione attraverso l’icona oppure l’attestato allegato/generato precedentemente nel cruscotto “Attestati” dell’edizione,
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Pag. 178/203 all’interno del punto di menù “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Gestione della formazione”.
Tramite l’icona è possibile eliminare il documento allegato direttamente dallo storico formazione con l’icona oppure l’attestato allegato/generato precedentemente nel cruscotto “Attestati” dell’edizione.
NOTA BENE: Nel caso in cui venga generato l’attestato di formazione dal cruscotto “Attestati” nel punto di menù
“Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Gestione della formazione” e in “Anagrafica soggetto – Storico formazione” sia già stato allegato un documento, l’attestato generato nel cruscotto
“Attestati” non sovrascrive il documento allegato in “Anagrafica soggetto – Storico formazione”.
Se, invece, l’utente ha il negato per la sicurezza “Consenti allega attestato” nel percorso “HR anagrafici – Soggetto – Inf/For/Add – Storico formazione” della configurazione menù, nella colonna “Attestato” viene vista
solamente l’icona . Tramite questa icona è possibile visualizzare l’attestato di formazione allegato/generato precedentemente all’interno del cruscotto “Attestati” del punto di menù “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Gestione della formazione”.
Premendo l’icona è possibile visualizzare i documenti associati all’edizione, ovvero quei documenti che sono stati allegati all’interno della scheda “Documenti” dell’edizione ed hanno il flag “Visualizza in Anagr.
Sogg.” attivo (per maggiori informazioni consultare la “Sezione 2.2.5 - DOCUMENTI” di questo manuale).
Cliccando sul row layer è possibile visualizzare il codice e il tipo di piano formativo. Al di sopra della griglia è presente il campo “Visualizza ore nel formato”, che prevede due opzioni:
• 00.00: le ore di presenza e di assenza verranno visualizzate in formato decimale (es. 1,50 per un’ora e mezza di assenza);
• 00h 00: le ore di presenza e di assenza verranno visualizzate in formato sessagesimale (es. 1,30 per un’ora e mezza di assenza).
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Pag. 179/203 Il flag “Visualizza edizioni non frequentate” consente di aggiungere all’elenco delle edizioni visualizzate anche quelle annullate, quelle per cui è stata data rinuncia (con o senza addebito) e quelle concluse ma che non sono state frequentate (neanche un’ora di presenza).
In base a quanto definito in “Sistema - Setup - Setup installazione - Storico formazione” all’interno dello “Storico formazione” vengono mostrate soltanto le attività formative associate ad adempimenti specifici oppure tutte le attività (attività a catalogo associate ad adempimenti, non associate ad adempimenti ed edizioni non derivanti dalle attività a catalogo).
Qualora le edizioni presenti nello storico siano associate ad uno o più adempimenti obbligatori questi verranno visualizzati nel box “Riepilogo adempimenti” presente sulla destra della schermata. Cliccando sul link dell’adempimento, se l’utente è in possesso dei permessi necessari, viene aperta la maschera di definizione dell’adempimento stesso.
Inoltre, se l’utente ha accesso al punto di menu “Misure di sicurezza – Formazione e Informazione – Formazione – Gestione della formazione”, nel box bianco “Riepilogo adempimenti” viene reso disponibile il link “Gestione della formazione”: cliccandovi, viene aperto l’omonimo cruscotto filtrato per la specifica edizione selezionata in griglia.
Cliccando sull’icona di stampa è possibile per l’utente stampare in formato pdf o csv ciò che viene visualizzato a video. Qualora non venga specificato un particolare periodo la stampa riporterà tutte le edizioni presenti nello storico formazione.
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Pag. 180/203 Segue un esempio di stampa in formato pdf.
Con la versione 05.00 di Safety Solution è stato implementato il nuovo campo Docenti nella stampa.
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◊ Sezione 3.3 STORICO INFORMAZIONE
Nella sezione “Storico informazione” vengono registrati i documenti informativi consegnati al soggetto.
Per registrare un documento è necessario premere il pulsante .
Nella maschera che si apre, i documenti informativi sono suddivisi in due sezioni:
• “Documenti informativi da adempimenti obbligatori”: in tale sezione sono riportati tutti i documenti che dovrebbero essere consegnati al soggetto in quanto previsti dagli adempimenti obbligatori;
• “Documenti informativi generici”: in tale sezione sono elencati tutti gli altri documenti informativi inseriti a sistema.
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Pag. 182/203 Per ogni documento informativo, il sistema ne riporta in automatico il titolo e il nome, mentre è possibile indicare manualmente la data di consegna e la data di scadenza.
E’, inoltre, possibile aggiungere eventuali note aggiuntive (pulsante ) o eliminare un documento precedentemente registrato (pulsante ).
Qualora il documento informativo sia legato ad uno o più adempimenti obbligatori questi verranno visualizzati nel box di riepilogo posto sulla destra della schermata.
Cliccando sul link dell’adempimento, se l’utente è in possesso dei permessi necessari, viene aperta la maschera di definizione dell’adempimento stesso.
Sono inoltre rese disponibili tre icone aggiuntive:
• premendo l’icona (“Visualizza documento da libreria”) è possibile visualizzare il documento allegato all’interno della libreria documentale, ovvero all’interno del punto di menu “Misure di sicurezza - Formazione e informazione - Informazione - Documenti informativi”. Tale documento non è ancora caricato sul singolo soggetto;
• premendo l’icona (“Assegna documento da libreria”) è possibile copiare fisicamente il documento allegato all’interno della libreria documentale, ovvero il documento visibile premendo l’icona , e caricarlo sul singolo soggetto;
• premendo l’icona (“Allega file”) è possibile allegare manualmente al soggetto un qualsiasi documento, indipendentemente da quanto allegato all’interno della libreria documentale. Dopo aver allegato un documento manualmente o tramite la funzione “Assegna documento da libreria” è resa disponibile l’icona che permette di visualizzare il documento allegato.
Tale documento può essere sottoposto all’iter della firma digitale. Per maggiori informazioni consultare la sezione “FIRMA DIGITALE DOCUMENTI PERSONALI” del manuale “Modulo Base” e “Firma digitale gestione del personale” dell’applicativo HRPortal.
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Pag. 183/203 Nel caso in cui il documento sia stato allegato tramite la funzione “Assegna documento da libreria”, non saranno più visibili l’icona e l’icona per evitare la sovrascrittura del file allegato. Scomparirà anche l’icona in quanto il file caricato sul soggetto è il medesimo di quello allegato all’interno della libreria documentale ed è, quindi, visibile premendo l’icona ;
Nel caso in cui il documento sia stato allegato manualmente non sarà più visibile l’icona per evitare la sovrascrittura del file. Rimarrà visibile l’icona per poter visualizzare il documento allegato all’interno della libreria documentale, in quanto è differente da quello allegato manualmente, e l’icona per sostituire il documento allegato manualmente con un nuovo documento.
Cliccando sull’icona di stampa il sistema mostra un layer in cui l’utente può indicare la data di consegna del/dei documenti per i quali si vuole stampare il documento di consegna:
Segue un esempio di stampa:
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