Una volta create le tipologie si può procedere alla creazione dei soggetti. Sono escluse da questo passaggio tutte le tipologie create a partire dalla tipologia standard “Formatore generico”.
All’interno del soggetto è sufficiente indicare il tipo soggetto FORMI o FORME (o eventualmente quelli personalizzati creati a partire dalla tipologia standard FORI e FORE) a seconda della tipologia formatore che successivamente andrà ad assumere. Verifica il tipo corretto consultando lo step precedente.
Nel caso di formatori esterni è possibile ricorrere ad un’utilità che crea congiuntamente il soggetto e il formatore che verrà illustrata nello step 5.
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Pag. 40/203 3. Creazione dei formatori interni (FORMI)
Accedendo al punto di menu “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Docenti – Docente interno” è possibile utilizzare il pulsante “nuovo” per creare un nuovo formatore. È necessario indicare l’azienda di appartenenza del soggetto e successivamente selezionare il soggetto dallo zoom. L’elenco è filtrato per i soggetti che dispongono già del tipo soggetto corretto e appartengono all’azienda selezionata.
Una volta fatto questo verranno proposte le informazioni di contatto estrapolate dalla sezione “Indirizzi” del soggetto. Come ultima cosa è necessario specificare di quali tipologie docenti il soggetto fa parte.
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Pag. 41/203 4. Creazione dei formatori esterni (FORME)
Accedendo al punto di menu “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Docenti – Docente esterno” la maschera si presenta identica a quella descritta per il formatore interno e presenta gli stessi campi. È possibile utilizzare il pulsante “nuovo” per creare un nuovo formatore. È necessario indicare l’azienda di appartenenza del soggetto e successivamente selezionare il soggetto dallo zoom. L’elenco è filtrato per i soggetti che dispongono già del tipo soggetto corretto e appartengono all’azienda selezionata.
Una volta fatto questo verranno proposte le informazioni di contatto estrapolate dalla sezione “Indirizzi” del soggetto. Come ultima cosa è necessario specificare di quali tipologie docenti il soggetto fa parte.
Diversamente dal formatore interno sono presenti altre tre tab rispettivamente: Contatti, contratti e pagamenti.
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Pag. 42/203 All’interno della tab “Contatti” mostrata nell’immagine precedente è possibile specificare i singoli formatori della tipologia standard “Docente esterno” o in caso contrario una serie di persone fisiche che è possibile contattare riferite al formatore che si sta creando.
Le tab “Contratti” e “Pagamenti” invece consentono di mantenere le informazioni contrattuali dei soggetti esterni e gli eventuali voci di pagamento.
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Pag. 43/203 5. Inserimento/Aggiornamento rapido docente
Accedendo al punto di menu “Misure di sicurezza – Formazione e informazione – Formazione – Docenti – Inserimento/Aggiornamento rapido docente” è possibile creare e modificare in modo più rapido i formatori esterni, unendo i due passaggi di creazione soggetto e di creazione del formatore in un’unica maschera qui descritta.
Volendo creare un nuovo formatore esterno è necessario utilizzare il pulsante in alto a destra “nuovo”. Verrà mostrata una maschera in cui è necessario indicare i dati anagrafici del soggetto e il codice fiscale.
Una volta terminato l’inserimento di queste informazioni utilizzare il pulsante in alto a destra “OK”. A questo punto l’utente verrà indirizzato ad una nuova maschera dove sarà possibile compilare l’indirizzo del formatore esterno e modificare la tipologia del formatore, i contatti, i contratti e i pagamenti utilizzando i relativi link in basso evidenziati nell’immagine seguente.
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Pag. 44/203 Utilizzare il pulsante “OK” per completare l’operazione.
Per modificare un formatore esterno esistente è necessario invece utilizzare il pulsante “Ricerca” nella maschera principale. Se necessario è possibile filtrare i risultati per ragione sociale / nome cognome e azienda.
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Pag. 45/203 Dall’elenco di formatori che verrà proposto è possibile utilizzare il pulsante “Modifica” attraverso cui è possibile modificare informazioni riguardanti l’indirizzo, tipologia formatore, pagamenti, contatti e contratti. Nel caso in cui sia necessario modificare i dati anagrafici del formatore è necessario accedere all’anagrafica soggetto.
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◊ Sezione 1.7 CONFIGURAZIONE MODELLO ATTESTATI
Nel caso l'utente decida di generare automaticamente gli attestati di partecipazione/superamento delle attività formative è necessario configurare i modelli di attestato.
Dalla versione 04.05.00 in Definizione modelli attestati (Sistema – Set up - Set up della formazione) l’utente può definire i modelli di attestato per tutte le attività formative che si svolgono in azienda.
I modelli potranno essere configurati con l’Estrattore dati o con la Modulistica parametrica. Nel caso in cui il cliente non disponesse di tali moduli aggiuntivi potrà usare i modelli di default forniti da Safety Solution.
L’utente può effettuare una ricerca dei modelli attestato per azienda e unità produttiva e configurare nella griglia sottostante tutti i modelli di attestati utilizzati per l'azienda indicata.
Per aggiungere un nuovo modello è sufficiente cliccare sull’icona .
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Pag. 47/203 Viene mostrata una maschera in cui l’utente può definire i parametri del modello:
Nel caso in cui l'utente operi in un ambiente senza capogruppo l'utente potrà creare l'attestato sull'azienda di default 000000 o le aziende specifiche. In caso di ambiente con capogruppo l'utente potrà creare i modelli o per le aziende definite come capogruppo o per aziende specifiche (non figlie della capogruppo) o per l'azienda di default 000000.
Per ogni nuovo modello è necessario definire se si desidera utilizzare il formato PDF o L’RTF.
Nel caso in cui l’utente scelga la tipologia RTF sono editabili, all’interno del modal layer, i seguenti campi:
• Estrazione dati;
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• Modello RTF;
• Attivo: esso consente di distinguere i modelli in uso da quelli non più utilizzati;
• Avviso: esso consente di scegliere tra Notifica applicativa da portale e E-mail con allegato. La prima opzione consente l’utilizzo delle notifiche e mail configurate nel Publisher del portale, la seconda di inviare la mail con allegato;
• Testo variabile: a partire dalla versione 04.04.00 di Safety Solution sarà possibile gestire le frasi generiche anche per gli RTF. È possibile definire i testi variabili per 5 dati generici differenti.
Nel caso in cui l’utente scelga la tipologia PDF sono editabili, all’interno del modal layer, i seguenti campi:
• Modello PDF;
• Attivo: consente di distinguere i modelli in uso da quelli non più utilizzati;
• Avviso: consente di scegliere tra Notifica applicativa da portale e E-mail con allegato. La prima opzione consentirà l’utilizzo delle notifiche e mail configurate nel Publisher del portale, la seconda di inviare la mail con allegato;
• Sicurezza file generato:
o Generazione in formato PDF/A: tale campo se selezionato genera l’attestato in formato PDF/A, ciò vuol dire che i font presenti all’interno del documento, anche se non presenti sulla macchina dell’utente che apre l’attestato, vengono comunque mantenuti. Al contrario, non valorizzando il campo, l’attestato viene generato in PDF, quindi se tale documento contiene dei font non installati sulla macchina, gli stessi, al momento dell’apertura dell’attestato, vengono formattati;
o Permetti copia del testo: tale campo se valorizzato permette la copia del testo presente nell’attestato generato, al contrario non si potrà effettuare tale operazione;
o Permetti stampa attestato: tale campo se valorizzato permette di effettuare la stampa dell’attestato generato, al contrario non si potrà effettuare tale operazione.
• Testo variabile: testo visibile all’interno dell’allegato generato. I testi visualizzati sono quelli definiti all’interno dei parametri “dato generico”.
In seguito alla compilazione del modal layer viene creato un record nella griglia dei modelli attestato. Di ogni modello “creato” visualizzeremo: il Modello e il flag Attivo/Non attivo.
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Pag. 49/203 I record creati, presenti nell’elenco, possono venir visualizzati, modificati e cancellati mediante le icone di modifica e cancellazione . È possibile filtrare e ordinare i campi presenti in griglia.
Processo schedulato
Dalla versione 04.05.00 è disponibile il processo schedulato hvfo_bdiplomagensch.
Il vecchio processo viene disattivato dal nuovo e provoca la sua sostituzione automatica nello Scheduler qualora fosse effettivamente stato gestito (mantenendo le medesime impostazioni di schedulazione).
Nel caso in cui venga associato un modello di attestato all’Edizione (Edizione – Definizione), il sistema legge ciò che è stato definito in “Setup della formazione” in “Generazione automatica attestati, al termine dell’attività formativa – N° giorni”.
Tale dato scatena il processo schedulato. L’attestato viene generato per tutti i partecipanti presenti all'edizione, ad esclusione dei soggetti che hanno rinunciato al corso o che non hanno assolto l’adempimento (nel caso di edizione associato ad adempimenti formativi).
E-mail e notifiche
Come indicato in precedenza è possibile scegliere di accompagnare la generazione degli attestati con un messaggio e-mail o una notifica che informa i soggetti interessati di questo evento.
L’indirizzo e-mail per i partecipanti viene letto dall’anagrafico soggetto, sezione Altri indirizzi, tipologia indirizzo RA.
Notifica: accedere al punto di menu “HR Portal – Pannello di controllo – Sistema – Notifiche – Publisher”. È stato prevista la seguente notifica:
Sistema: informa il partecipante che è stato pubblicato l’attestato di partecipazione.
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Pag. 50/203 Questo messaggio si limita ad informare i partecipanti che è stato generato l’attestato di partecipazione ad un certo corso.
E -mail: accedere a “Safety Solution – Sistema - E-mail”. La tipologia di messaggio predisposta a questa gestione è la seguente:
Sistema: Invio attestato al partecipante
Questa mail prevede diverse variabili configurabili nel testo del messaggio e in allegato viene predisposto il modello RTF dell’attestato di partecipazione.
Le notifiche vengono inviate quando l'attestato viene allegato manualmente o quando viene reso effettivo (in quanto devono partire quando il documento è Definitivo).
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◊ Sezione 1.8 CONFIGURAZIONE ESPORTAZIONE VERSO PRESENZE PROJECT
È stato introdotto un sistema che esporta automaticamente i giustificativi di assenza o di straordinario in Presenze Project derivanti dalla presenza dei soggetti ai corsi di formazione.
Ciò consente agli operatori di Presenze Project di giustificare automaticamente eventuali timbrature mancanti, senza accedere al calendario presenze.
I dati verranno trasmessi a Presenze Project nei seguenti casi:
• alla chiusura del cruscotto iscrizioni;
• alla chiusura del registro presenze/assenze e esito;
• alla cancellazione di un’edizione;
• all’import dei partecipanti delle edizioni;
• all’annullamento edizione.
In “Sistema – Setup – Setup formazione” è disponibile agli utenti, nel caso in cui sia presente l’applicativo Presenze Project, il punto di menù Configurazione esportazione giustificativi.
L'utente deve definire, per le aziende gestite, il codice giustificativo che deve essere trasmesso al sistema di gestione delle presenze. Può scegliere fra i giustificativi disponibili nella tabella comune Giustificativi (“Dati comuni – Tabelle – Presenze – Giustificativo”).
È possibile inserire un solo codice giustificativo per sede in quanto verrà esportato sempre il giustificativo con codice minore.
Nella configurazione sono presenti i campi “Attiva controllo mese precedente” e “Giorno del mese” che permettono di specificare quando il programma deve effettuare l’export delle informazioni. Il sistema, indipendentemente dal flag, considera le partecipazioni ai corsi del mese in corso e di quelli successivi. Quando
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Pag. 52/203 il flag viene attivato, il sistema considera anche le partecipazioni del mese precedente che saranno eventualmente aggiornate.
Il sistema permetterà quindi di gestire 2 differenti modalità:
• Flag non valorizzato: verranno passati i giustificati del mese attuale o dei mesi successivi, eventuali modifiche a corsi dei mesi precedenti, non comporteranno modifiche ai giustificativi;
• Flag valorizzato: verranno passati oltre ai giustificativi del mese attuale e dei mesi successivi anche i giustificati del mese precedente fino al giorno specificato nel campo QTDAYVAL, oltre tale giorno, non verranno più riportati quelli del mese precedente.
Il sistema durante l’esportazione verso Presenze Project effettua dei controlli sulla validità:
• dei rapporti di lavoro del soggetto da allineare;
• dei dati organico;
• della data assunzione e della data cessazione;
• che non vi sia stato un trasferimento societario.
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◊ Sezione 1.9 CONFIGURAZIONE TIPI SOGGETTI
All’interno del punto di menu “Sistema – Setup – Setup Installazione” è presente la sezione “Adempimenti” che contiene la possibilità di definire quali tipi soggetti sono abilitati al calcolo degli adempimenti.
Di default l’unico tipo soggetto abilitato è “DIPEND”, ma è possibile aggiungere anche altri soggetti a seconda di quelli codificati all’interno del sistema. Quelli accettati sono i seguenti:
• AGEN all’interno della convocazione con la modalità manuale. Tutti gli altri soggetti non potranno essere inseriti.
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◊ Sezione 1.10 CONFIGURAZIONE INVITI
All’interno dell’iscrizione partecipanti è possibile abilitare una gestione che permette di invitare i futuri partecipanti delle attività formative e di inviare mail ai partecipanti stessi o alle aziende su cui sono stati creati.
ATTENZIONE: questa funzionalità è disponibile solo per le edizioni che risultano collegate ad uno o più adempimenti formativi.
Nel caso in cui si decida di non abilitare questa modalità e sfruttare solo l’iscrizione dei partecipanti è possibile saltare questa sezione.
Per attivare la modalità inviti serve configurare alcuni parametri all’interno del percorso “Sistema – Setup – Setup formazione – Definizione parametri generali” all’interno della sezione “Gestione degli inviti alle edizioni”.
Per le edizioni non e-learning, ovvero le edizioni legate ad un tipo di formazione per il quale non è attivo il flag
“Attiva gestione edizioni e calcolo adempimenti in modalità e-learning”:
- Se nel percorso “Sistema – Setup - Setup formazione – Definizione parametri generali” è stata selezionata l’opzione “Gestione degli inviti alle edizioni = Disattivo”, la sezione “Soggetti invitati” non viene visualizzata;
- Se nel percorso “Sistema – Setup - Setup formazione – Definizione parametri generali” è stata selezionata l’opzione “Gestione degli inviti alle edizioni = attivo”, la sezione “Soggetti invitati” viene resa disponibile. Le mail di invito vengono inviate al destinatario selezionato all’interno del setup formazione.
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Pag. 55/203 Per le edizioni e-learning, ovvero le edizioni legate ad un tipo di formazione per il quale è attivo il flag “Attiva gestione edizioni e calcolo adempimenti in modalità e-learning”:
- Se nel percorso “Sistema – Setup - Setup formazione – Definizione parametri generali” è stata selezionata l’opzione “Gestione degli inviti alle edizioni = Disattivo”, la sezione “Soggetti invitati” viene resa disponibile e le mail di invito vengono inviate ad entrambi i destinatari (azienda o partecipante);
- Se nel percorso “Sistema – Setup - Setup formazione – Definizione parametri generali” è stata selezionata l’opzione “Gestione degli inviti alle edizioni = attivo”, la sezione “Soggetti invitati viene resa disponibile e le mail di invito vengono inviate al destinatario indicato all’interno del setup formazione (azienda o partecipante).
Una volta abilitata la gestione è necessario selezionare una delle opzioni riguardanti i destinatari delle mail:
• “Invia ad azienda” – Invia le mail all’azienda del rapporto di lavoro prevalente. Viene considerato il campo “e-mail” presente all’interno dell’anagrafica azienda, nel punto di menu “Indirizzi”, all’interno della sezione “Domicilio fiscale italiano”;
• “Invia a partecipante” – Invia le mail direttamente al soggetto. Viene considerato il campo “e-mail”
presente all’interno dell’anagrafica soggetto, nel punto di menu “Altri indirizzi”, per un tipo indirizzo
“RA”;
• “Entrambi (con scelta su edizione)” – Per ogni edizione è necessario selezionare se inviare le mail al soggetto o all’azienda seguendo le indicazioni già esposte per le prime due opzioni.
Successivamente è necessario creare un nuovo messaggio mail tramite il punto di menu “Sistema – E-Mail – Messaggio mail” che abbia come codice “Sistema: Informa che il lavoratore è stato invitato all’attività formativa” (tipologia “FORINVSTUD”). Questo messaggio verrà utilizzato sia per l’azienda che per il partecipante.
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◊ Sezione 1.11 GESTIONE RICONOSCIMENTO CREDITI FORMATIVI
Al fine di velocizzare il processo di adeguamento dei lavoratori alle norme previste dal Decreto 81/08, è possibile avvalersi di questo punto di menu disponibile al percorso “Misure di sicurezza – Formazione e Informazione – Formazione – Utilità – Gestione riconoscimento crediti formativi”.
Qui è possibile avere l’elenco completo dei soggetti presenti nell’anagrafica che risultano non conformi rispetto alle attività formative dei loro ruoli sicurezza alla data del 22/02/2015.
Selezionando dal menu a tendina una delle tipologie standard relative ai ruoli sicurezza è possibile filtrare i soggetti visibili solo per quelle categorie, ad esempio gli RSPP o gli addetti al primo soccorso e in base alla scelta varierà la data di riferimento a seconda di quanto specificato all’interno della normativa (ad esempio, la data di riferimento per gli RSPP è il 15/05/2008). Oltre a questo, per ogni tipologia è disponibile un riepilogo che sia di supporto all’utente per la compilazione.
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Pag. 57/203 Dopo aver selezionato i soggetti che si vogliono rendere conformi dalla griglia è sufficiente indicare la data del pregresso (che di default viene compilata con la stessa data proposta per il ruolo selezionato dal menu a tendina) e cliccare sul pulsante “Salva”.
È possibile verificare lo stato dei soggetti in scadenza a breve o conformi utilizzando i filtri tematici oppure includere gli adempimenti relativi agli aggiornamenti utilizzando il flag relativo.
Tramite lo switch “Includi aggiornamenti”, in elenco vengono aggiunti i record relativi alle fasi di aggiornamento periodiche:
Tramite lo switch “Includi moduli successivi”, in elenco vengono invece aggiunti i record relativi a fasi/moduli futuri (riportati senza status):
ATTENZIONE: Nel caso in cui vengano selezionati più di 20 soggetti alla volta, viene effettuato un ricalcolo complessivo degli adempimenti, pertanto nel caso di ambienti con una mole di dati importante, prestare
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Pag. 58/203 attenzione al momento in cui quest’attività viene svolta o in alternativa selezionare un numero di soggetti inferiore a 20.
◊ Sezione 1.12 GESTIONE PREGRESSO MULTI-ANAGRAFICA
Al fine di agevolare la gestione della formazione di più soggetti uguali, censiti su aziende diverse è stata data la possibilità di utilizzare il nuovo comando “Importa pregresso da altra anagrafica” disponibile all’interno dell’anagrafica soggetto per tutti coloro che risultano avere lo stesso codice fiscale per più soggetti.
Ad esempio prendiamo il caso di un addetto al primo soccorso che sia censito sia sull’azienda 000001 di nome Alberto Caserini. All’interno dell’azienda 000001 svolge per intero la formazione di cui necessita per adempiere alle sue funzioni. Viene poi creato un nuovo soggetto che rappresenta sempre Alberto Caserini, ma sull’azienda 000002. Anche nella nuova azienda viene nominato addetto al primo soccorso e per questo gli viene associato l’adempimento relativo. Entrando all’interno dell’anagrafica soggetto, nel punto “Safety Solution – Inf/For/Add”
per questo soggetto sarà disponibile l’opzione “Importa pregresso da altra anagrafica” per ogni fase prevista.
Nella maschera che viene proposta:
• in alto a sinistra vengono visualizzati i moduli relativi all’adempimento che è stato selezionato con le relative ore;
• in alto a destra vengono visualizzati gli adempimenti già effettuati su altre anagrafiche che corrispondono a quello selezionato e che posso essere selezionati direttamente utilizzando l’icona .
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• in basso vengono elencate tutte le attività formative svolte dal soggetto sulle altre anagrafiche che non corrispondono all’adempimento selezionato ma che potrebbero essere compatibili (in questo caso è l’utente che si occupa di associare correttamente i moduli attraverso il menu a tendina).
Questa funzionalità, oltre all’anagrafica soggetto è disponibile anche in una nuova sezione all’interno del nuovo punto di menu “Formazione e Informazione – Formazione – Utilità - Gestione riconoscimento crediti formativi”
chiamata “Gestione pregresso multi-anagrafica”. Per attivarla è necessario abilitare il flag “Attiva la funzione di riconoscimento pregresso da altra anagrafica” presente nel percorso “Sistema – Setup – Setup Installazione”.
All’interno della relativa sezione saranno mostrati, sulla sinistra tutti i soggetti che hanno una corrispondenza con altri che possiedono lo stesso codice fiscale e che risultano avere degli adempimenti in comune, ma già effettuati.
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Pag. 60/203 Nella parte centrale e destra della maschera è invece mostrata la situazione dei soggetti come visualizzata all’interno dell’anagrafica soggetto. All’interno della maschera è possibile applicare un filtro specifico per i nuovi assunti, indicando il numero di giorni trascorsi dall’assunzione e visualizzare così tutti i soggetti nel range.
In conclusione è anche possibile disabilitare il flag “Solo soggetti con pregresso riconoscibile”, rendendo possibile visualizzare tutti i soggetti “doppi”, compresi quelli che risultano non avere formazione da riconoscere.
Gli switch “Includi adempimenti non attivi” e “Includi moduli successivi” consentono rispettivamente di visualizzare in elenco anche gli adempimenti che alla data di consultazione non risultano essere attivi per il soggetto selezionato e le fasi/moduli futuri.
ATTENZIONE! Per garantire la corretta esecuzione del calcolo adempimenti sul soggetto, non è possibile effettuare operazioni simultanee sul pregresso di uno stesso lavoratore.
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◊ Sezione 1.13 ALLINEAMENTO RICONOSCIMENTO PREGRESSO
Nella sezione “Allineamento riconoscimento pregresso” del punto di menu “Misure di sicurezza – Formazione e Informazione – Formazione – Utilità – Gestione riconoscimento crediti formativi” è possibile gestire le
Nella sezione “Allineamento riconoscimento pregresso” del punto di menu “Misure di sicurezza – Formazione e Informazione – Formazione – Utilità – Gestione riconoscimento crediti formativi” è possibile gestire le