BooleBox consente di accedere al contenuto dei file caricati attraverso l’utilizzo di due principali applicativi: Microsoft Office Online e File Encryptor Client.
Sfruttando una licenza Microsoft Office Online, potrai utilizzare pienamente le funzionalità messe a disposizione dalle applicazioni Office, unendo al contempo la comodità del
salvataggio automatico di qualsiasi operazione effettuata sul file.
Aprendo un file con File Encryptor Client, invece, avrai la possibilità di valorizzare la sicurezza offerta da BooleBox durante il processo di modifica dei file caricati sulla piattaforma,
automatizzando i processi di: download, decifratura del file, cifratura del file modificato e succesivo upload. Per aprire e modificare un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file che desideri aprire e modificare.
Seleziona la voce APRI CON.
Seleziona MICROSOFT OFFICE ONLINE o FILE ENCRYPTOR CLIENT.
Attenzione: la modifica online dei documenti attraverso Microsoft Office 365 è disponibile solo per documenti Word, fogli di lavoro Excel o presentazioni
funzionamento del programma di editing e sulle politiche aziendali di Microsoft Office Online, visita https://support.office.com/it-it .
Nota: se disponi di un’istanza BooleBox configurata in base ai criteri relativi alla certificazione Common Criteria EAL2+, non sarà possibile utilizzare l’editor online.
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6.6 Sicurezza
La sicurezza è il valore aggiunto più importante che BooleBox garantisce costantemente a tutti i suoi utenti. Oltre alla cifratura automatica di tutti i contenuti caricati sulla piattaforma, BooleBox consente di usufruire di altre opzioni di sicurezza, come ad esempio le chiavi personali di cifratura (PERSONAL KEY), l’opzione DETER PHOTO SHOTS e la MODIFICA del PROPRIETARIO.
PERSONAL KEY: chiave personale di cifratura impostabile da un utente, che consente di cifrare una seconda volta i contenuti caricati sulla piattaforma attraverso una combinazione alfanumerica a conoscenza solo dell’utente.
DETER PHOTO SHOTS: funzionalità che, rendendo il file visibile in porzioni limitate e corrispondenti all’area in cui è posto il cursore, consente di proteggere i tuoi file da occhi indiscreti in fase di consultazione.
MODIFICA PROPRIETARIO: operazione che consente di trasferire l’ownership del file a un altro utente BooleBox, inserendo lo stesso all’interno del file manager del destinatario e rendendolo inaccessibile al proprietario originale.
Per usufruire delle funzionalità di sicurezza inerenti un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file di tuo interesse.
Seleziona la voce SICUREZZA.
PHOTO SHOTS e MODIFICA PROPRIETARIO.
Nota: la Personal Key eredita i criteri di complessità minimi delle password
impostati da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) per gli utenti della tua azienda. Qualora tentassi di inserire una Personal Key che non rispetta tali
requisiti, apparirà un messaggio d’errore indicante che la Personal Key indicata non soddisfa i criteri minimi di complessità.
Nota: per rispettare i criteri di complessità imposti dalla certificazione Common Criteria EAL2+ a riguardo della versione certificata di BooleBox On-Premises, la Personal Key dovrà essere lunga almeno 8 caratteri, contenere una lettera maiuscola, una minuscola ed un numero.
Nota: la validazione della Personal Key sarà confermata fino al termine della sessione. Una volta inserita correttamente per la prima volta, non sarà più necessario inserirla fino al termine della sessione.
6.6.1 Obiettivo di sicurezza – Personal Key
Per usufruire della versione configurata in accordo con i criteri di sicurezza stabiliti dalla certificazione Common Criteria EAL2+, è necessario soddisfare il seguente obiettivo di sicurezza: una sicura distribuzione delle Personal Key correlate ai progetti di
classificazione, l’utilizzo delle quali è sotto la responsabilità degli utenti finali. Si raccomanda di salvare la Personal Key utilizzata su di un file caricato su BooleBox e protetto da Personal Key.
Ciascun utente è tenuto a salvare le Personal Key utilizzate su di un file caricato su BooleBox e protetto da Personal Key.
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6.7 Etichettare un file
Oltre alle varie funzionalità di security, BooleBox è in grado di garantirti sempre e comunque una perfetta organizzazione dei file archiviati sulla piattaforma. Per aiutarti a ricercare un file o una cartella presenti nel tuo file manager, puoi applicare su questi un’etichetta da sfruttare come parola chiave per ritrovare il tuo file in un secondo momento. L’etichetta da te inserita sarà sempre visibile sotto al nome del file archiviato. Per applicare un’etichetta ad un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file che vuoi etichettare.
Seleziona la voce ETICHETTA COME.
Se vuoi etichettare un file con un’etichetta già utilizzata puoi selezionarla dall’elenco di etichette disponibili; se invece vuoi creare una nuova etichetta, clicca su AGGIUNGI NUOVO TAG, inserisci il nome dell’etichetta, premi invio e clicca su CONFERMA.
Nota: le etichette apposte sui file sono ad esclusivo uso personale: a differenza dei tag di classificazione, non apporranno specifiche protezioni al file taggato e non verranno visualizzate qualora il file etichettato venga condiviso con altri utenti.
6.8 Effettuare il download di un file
Per effettuare il download di un contenuto caricato sulla piattaforma BooleBox:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file che vuoi scaricare e seleziona la voce DOWNLOAD.
Nota: nel caso di selezione multipla di contenuti o di download di cartelle, verrà scaricato un file zip e sarà possibile impostare una password per accedere ai file scaricati.
Guida BooleSuite | 61
6.9 Caricare una nuova versione di un file
Caricando una nuova versione di un file, puoi effettuare l’upload di un file nella sua versione più recente, mantenendo i contenuti salvati sulla piattaforma sempre aggiornati. Per caricare una nuova versione di un file:
Clicca sull’icona di menù a tre punti verticali posta accanto al file che desideri aggiornare.
Seleziona la voce CARICA NUOVA VERSIONE.
Scegli un file che mantenga la stessa estensione del file da sostituire ed attendi il completamento dell’upload.