7.3 Condividere un file attraverso BooleBox
7.3.2 Permessi
Per ogni condivisione è possibile aumentare il controllo esercitato su ciascun file aggiungendo uno o più dei seguenti permessi:
PERMETTI VERSIONING – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di accedere alle versioni precedenti del file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI AUDITING – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di visualizzare l’auditing relativo al file condiviso anche se il template predefinito
selezionato non lo consente di default.
PERMETTI ANNOTAZIONI – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di accedere alle annotazioni inserite all’interno del file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI RICONDIVISIONE – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di condividere a sua volta il file ricevuto anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default. Una volta selezionato tale permesso, sarà richiesto se concederlo SEMPRE o SOLO SE AUTORIZZATI. Nel secondo caso, sarà inviata una richiesta al mittente della condivisione qualora un destinatario voglia ricondividere il contenuto ricevuto.Come ulteriore scelta, sarà possibile selezionare se concedere la ricondivisione dei soli file, delle sole cartelle, o di entrambi.
PERMETTI CLASSIFICAZIONE – se attivato, tale permesso consente all’utente
destinatario di classificare il file ricevuto in condivisione anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
Guida BooleSuite | 77 7.3.3 Notifiche
L’opzione NOTIFICHE ti consente di regolare le notifiche che vengono inviate quando un utente in possesso della risorsa condivisa effettua delle modifiche sulla stessa.
L’opzione NOTIFICHE può essere attivata con due modalità:
NOTIFICA BIDIREZIONALE – qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa a lui condivisa, la notifica verrà inviata solo al proprietario originale della risorsa stessa.
NOTIFICA DISTRIBUITA – qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa a lui condivisa, la notifica verrà inviata a tutti gli utenti in possesso della risorsa stessa.
Nota: qualora l’owner della risorsa condivisa effettui una modifica, tutti gli utenti
modalità scelta.
ESEMPIO:
Bob è il proprietario di una cartella.
Bob condivide la cartella con Alice e John.
Sia Alice che John possiedono ora la cartella inviata da Bob.
Alice ora effettua delle modifiche alla cartella ricevuta in condivisione da Bob.
Se Bob aveva selezionato l’opzione NOTIFICA BIDIREZIONALE in fase di condivisione della cartella, la notifica verrà inviata solo a Bob.
Se Bob invece aveva selezionato l’opzione NOTIFICA DISTRIBUITA, anche John riceverà una notifica per essere informato della modifica operata alla cartella da Alice.
7.3.4 I template di condivisione
I template di condivisione sono un utile strumento che BooleBox mette a disposizione degli utenti amministratori (SAM, ADM o ADR) per consentire agli utenti facenti parte dell’azienda da essi amministrata di condividere file e risorse attraverso “modelli” di condivisione
preimpostati, con LIMITAZIONI, PERMESSI e NOTIFICHE impostate di default. In fase di
condivisione, l’utente potrà selezionare quindi solo i template di condivisione resi disponibili per quell’utente da un amministratore dell’azienda. Ogni condivisione, per garantire sempre la massima sicurezza e granularità di accesso, deve essere pertanto legata a un template di condivisione.
Guida BooleSuite | 79
7.4 Condividere un file attraverso un link
Per facilitare l’accesso ai contenuti che vuoi condividere, BooleBox mette a tua disposizione la condivisione tramite link, consentendo ai destinatari della condivisione di accedere alle risorse condivise in accordo con le LIMITAZIONI e i PERMESSI da te impostati, ma senza effettuare il login. Per condividere un file attraverso un link:
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file di tuo interesse e seleziona la voce CONDIVISIONE.
Seleziona la voce OTTIENI LINK.
Se il file desiderato è stato condiviso da un altro utente, tale operazione sarà possibile solo qualora il mittente abbia selezionato, tra le opzioni di protezione avanzata, il permesso di ricondivisione.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, seleziona dal menù a tendina relativo all’area IMPOSTAZIONI DI SICUREZZA il template di condivisione che vuoi utilizzare per condividere il file.
Clicca sul link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZATE per impostare al file che stai condividendo specifiche LIMITAZIONI, PERMESSI o NOTIFICHE, disponibili sulla base del template di condivisione selezionato.
Clicca su OTTIENI LINK per visualizzare il link generato da BooleBox.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, potrai copiare il link generato da BooleBox e fornirlo al destinatario della condivisione con una semplice operazione di copia e incolla. L’utente che lo riceverà potrà accedere al file secondo le impostazioni di sicurezza e le opzioni di condivisione avanzate da te definite.
Guida BooleSuite | 81
7.5 Condividere un file attraverso Facebook
Per facilitare la diffusione di informazioni utili, notizie o materiali pubblicitari, BooleBox consente di condividere dei contenuti su Facebook direttamente dalla piattaforma. Per condividere un file attraverso Facebook:
Clicca sul menù verticale a tre punti e seleziona la voce CONDIVISIONE.
Seleziona la voce FACEBOOK.
Se il file desiderato è stato condiviso da un altro utente, tale operazione sarà possibile solo qualora il mittente abbia selezionato, tra le opzioni di protezione avanzata, il permesso di ricondivisione.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, seleziona dal menù a tendina relativo all’area IMPOSTAZIONI DI SICUREZZA il template di condivisione che vuoi utilizzare per condividere il file.
Clicca sul link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZATE per impostare al file che stai condividendo specifiche LIMITAZIONI, PERMESSI o NOTIFICHE, disponibili sulla base del template di condivisione selezionato.
Clicca su CONDIVIDI per accedere al tuo profilo Facebook e condividere il link generato da BooleBox con chi desideri.
Gli utenti Facebook che lo visualizzeranno potranno accedere al file nel rispetto delle
definite.
Guida BooleSuite | 83
8 Secure File Manager – classificazioni
Scopri come sfruttare al meglio le features collaborative di BooleBox attraverso l’utilizzo della classificazione controllata.
8.1 Le classificazioni di BooleBox
Per consentire agli utenti un ambiente davvero sicuro, BooleBox implementa varie features di sicurezza, che rendono la piattaforma un ambiente collaborativo ed al riparo da qualsiasi fuga di informazioni. All’interno di un gruppo di lavoro, inoltre, BooleBox consente di
assicurare la migliore protezione ai dati condivisi, grazie alla creazione delle classificazioni, ovvero classi di file con regole di cifratura ed accesso stabilite da un amministratore. Ciascun nuovo file, creato e condiviso all’interno del gruppo di lavoro attraverso i tag di
classificazione, acquisirà così automaticamente i livelli di protezione definiti per la sua classe di appartenenza e, grazie a un controllo accessi ai dati aziendali, potranno accedervi solo gli utenti autorizzati secondo le regole predefinite.
8.2 Pannello informazioni
Cliccando in corrispondenza del nome di una classificazione, apparirà sulla destra un pannello informativo che raggruppa tutte le principali informazioni della classificazione selezionata. In particolare, verranno visualizzati:
ID CLASSIFICAZIONE – numero identificativo della classificazione.
PROPRIETARIO – l’azienda a cui è associata la classificazione.
PATH – il path della classificazione, costruito a partire dalla cartella CLASSIFICAZIONI.
DIMENSIONE – la dimensione totale del progetto di classificazione.
NUMERO FILE – numero totale dei file contenuti nella classificazione.
NUMERO CARTELLE – numero totale delle cartelle create nella classificazione.
Guida BooleSuite | 85
8.3 Classificare un file
Classificando un file, è possibile impostare automaticamente tutte le autorizzazioni di accesso definite per il tag di classificazione che si desidera utilizzare. I progetti di
classificazione e i tag vengono creati tramite la dashboard dagli utenti amministrativi al fine di migliorare la gestione dei file e consentire un accesso progressivo, controllato e particolare a ciascun utente designato, definendo al contempo caratteristiche specifiche per ciascun tag.
Per classificare un file:
Clicca sul pulsante CLASSIFICA posto accanto al file che vuoi classificare.
Seleziona il progetto di classificazione a cui è stato associato il tag.
Seleziona il tag che desideri utilizzare per classificare il file.
Clicca su CONFERMA.
Guida BooleSuite | 87 D’ora in poi, solo gli utenti autorizzati dalle impostazioni imposte al tag da un utente amministrativo potranno aprire il file classificato e solo in base alle impostazioni di protezione definite per esso.
Nota: gli utenti possono classificare i file solo se sono stati autorizzati da un profilo amministrativo (SAM, ADM o ADR) ad accedere alla classificazione.
8.4 Riclassificare un file
È possibile modificare la classificazione abbinata ad un file, impostando così nuove regole di protezione per il file classificato. Per modificare la classificazione di un file:
Clicca sul tab CLASSIFICAZIONI del tuo file manager.
Seleziona la classificazione a cui è abbinato il tag con cui hai precedentemente classificato il contenuto di tuo interesse.
Guida BooleSuite | 89 Clicca sul tag precedentemente utilizzato.
Clicca sul pulsante CLASSIFICA posto accanto al file per cui vuoi modificare la classificazione.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca sulla X per rimuovere il tag precedentemente assegnato.
Seleziona il nuovo tag dai restanti a tua disposizione e clicca su CONFERMA.
Guida BooleSuite | 91 La risorsa verrà ora visualizzata nella classificazione a cui è abbinato il nuovo tag e sarà accessibile in accordo con le specifiche protezioni assegnate tramite il tag.
Nota: l’operazione di riclassificazione è possibile solamente se l’utente è stato autorizzato da un profilo ADMIN o SUPER ADMIN ad accedere alla classificazione in oggetto e se nel template di condivisione utilizzato per classificare il file è attivata la protezione avanzata PERMETTI CLASSIFICAZIONE.
8.5 Rimuovere un file da un progetto di classificazione
Rimuovendo un file da un progetto di classificazione, è possibile rimuovere le protezioni e regole di accesso specifiche assegnate dal tag utilizzato:
Accedi alla sezione CLASSIFICAZIONI del tuo file manager.
Seleziona la classificazione a cui corrisponde il tag che hai usato per classificare il file.
Clicca sul tag precedentemente utilizzato.
Clicca sul pulsante CLASSIFICA posto accanto al file che desideri rimuovere dal progetto di classificazione.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca sulla X per rimuovere il tag precedentemente assegnato e seleziona CONFERMA.
Guida BooleSuite | 93 Il file non sarà più disponibile nella classificazione e sarà quindi visualizzato solo dal proprietario originale.
Attenzione: la rimozione di un file da una classificazione è possibile solo se l’utente è stato autorizzato da un profilo amministrativo (SAM, ADM o ADR) ad accedere alla classificazione e se per il template utilizzato per classificare il file è stata abilitata la protezione avanzata PERMETTI CLASSIFICAZIONE.
9 Secure E-Mail
Scopri come inviare, proteggere ed organizzare e-mail cifrate attraverso l’applicazione Secure E-Mail.
9.1 Secure Mail tabs
La sezione SECURE MAIL di BooleBox ti consente di inviare messaggi di posta elettronica direttamente dal tuo account, sfruttando tutte le opzioni di sicurezza legate alla cifratura militare offerta da BooleBox. La sezione SECURE MAIL è strutturata in cinque tab differenti:
IN ARRIVO – tab in cui vengono visualizzate le e-mail cifrate ricevute da altri utenti BooleBox.
POSTA INVIATA – tab in cui vengono visualizzate le e-mail cifrate inviate da te ad altri utenti BooleBox.
BOZZE – tab in cui vengono visualizzate le bozze delle tue e-mail cifrate.
PERSONAL KEY – tab in cui vengono visualizzate le e-mail cifrate ricevute da altri utenti BooleBox e protette da Personal Key.
Guida BooleSuite | 95 CESTINO – tab in cui vengono visualizzate tutte le e-mail cifrate eliminate
9.2 Inviare un’e-mail cifrata
Per inviare un’e-mail cifrata dal tuo account BooleBox:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi all’area dedicata all’applicazione SECURE E-MAIL.
Clicca sul pulsante NUOVO nel menù di navigazione posto in alto a destra.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci l’indirizzo e-mail del destinatario, l’oggetto ed il testo del messaggio.
Clicca sull’icona della graffetta per allegare un file all’e-mail che stai inviando.
Nell’area IMPOSTAZIONI DI SICUREZZA, seleziona il template di condivisione che vuoi utilizzare per inviare l’e-mail cifrata.
Seleziona la checkbox PERSONAL KEY per impostare una chiave personale di cifratura che verrà utilizzata per cifrare il messaggio.
Guida BooleSuite | 97 Nota: tale chiave è nota solo a te e dovrà essere resa disponibile al
destinatario del messaggio. L’apertura del messaggio da parte del
destinatario e del mittente sarà infatti possibile solo inserendo la Personal Key impostata.
Se il destinatario non è registrato, seleziona dal menù a tendina in blu le MODALITÀ DI ACCESSO per l’e-mail che stai inviando:
REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA: l’utente dovrà registrarsi ad una delle licenze free o a pagamento offerte dalla piattaforma per poter accedere all’e-mail inviata.
CODICE DI VERIFICA VIA E-MAIL: l’utente riceverà all’indirizzo e-mail indicato come destinatario dell’e-mail cifrata un codice da inserire per poter accedere al testo dell’e-mail.
CODICE DI VERIFICA VIA SMS: l’utente destinatario dell’e-mail cifrata riceverà un SMS al numero di telefono collegato al proprio account con un codice da inserire per poter accedere al testo dell’e-mail.
ACCESSO LIBERO: l’utente potrà accedere liberamente all’e-mail cifrata senza necessità di inserire codici o credenziali di accesso.Nota: le modalità di
accesso valgono soltanto per utenti NON REGISTRATI. Qualora l’indirizzo e-mail inserito come destinatario corrisponda ad un accoun registrato, le modalità di accesso selezionate saranno ignorate e l’utente destinatario dovrà comunque effettuare il login con le proprie credenziali.
Seleziona attraverso il link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZATE ulteriori impostazioni da applicare all’e-mail che stai inviando.
Clicca su INVIA.
in accordo con le impostazioni di sicurezza da te definite.
Guida BooleSuite | 99
9.3 Modificare le impostazioni di sicurezza di un’e-mail cifrata inviata
Per modificare le impostazioni di sicurezza di un’e-mail cifrata:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi all’area dedicata all’applicazione SECURE E-MAIL.
Seleziona l’e-mail per cui vuoi modificare le impostazioni di sicurezza.
Clicca sul tasto destro del tuo mouse o Touchpad e seleziona la voce MODIFICA PERMESSI.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, agisci sulle diverse impostazioni presenti nella finestra stessa.
Terminate le modifiche, salva la nuova configurazione cliccando su CONFERMA.
Guida BooleSuite | 101
9.4 Organizzare e cercare un’e-mail cifrata
Per archiviare con semplicità le e-mail:
Seleziona l’e-mail a cui vuoi assegnare un tag.
Clicca sul tasto destro del tuo mouse o Touchpad e seleziona la voce ETICHETTA COME.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, abbina all’e-mail una parola chiave che verrà evidenziata accanto al relativo nome per aiutarti nella ricerca.
Per una gestione più veloce delle e-mail archiviate, puoi utilizzare il motore di ricerca interno posto in alto a sinistra, sfruttando anche eventuali filtri di ricerca avanzata.
Guida BooleSuite | 103
9.5 Eliminare un’e-mail cifrata
Per eliminare un’e-mail:
Seleziona l’e-mail che vuoi eliminare.
Clicca sul tasto destro del tuo mouse o Touchpad e seleziona la voce ELIMINA.
L’e-mail eliminata viene spostata nella sezione CESTINO: per rimuoverla
definitivamente, accedi alla sezione cestino, clicca sul tasto destro del tuo mouse o Touchpad e seleziona la voce ELIMINA.
9.6 Leggere e gestire un’e-mail cifrata
All’arrivo di una nuova e-mail cifrata, quest’ultima sarà disponibile nel tab INBOX. Per consultare il contenuto dell’e-mail ricevuta:
Fai doppio click sull’e-mail ricevuta.
Nella finestra pop-up che appare sul tuo schermo, consulta il testo dell’e-mail e scegli se rispondere al mittente oppure se inoltrare l’e-mail cliccando rispettivamente sui pulsanti RISPONDI o INOLTRA.
Nota: le medesime operazioni possono essere effettuate tramite le icone a forma di freccia in alto a destra.
Guida BooleSuite | 105
10 Secure Password
Scopri come creare record digitali con cui salvare le tue password d’accesso o i dati sensibili dei tuoi documenti più importanti attraverso l’applicazione Secure Password.
Nota: le funzionalità descritte all’interno di questo capitolo non si riferiscono alla versione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox On-Premises.
10.1 Creare un nuovo secure vault
Utilizzando i vault template disponibili all’interno dell’applicazione SECURE PASSWORD, è possibile creare dei record digitali con cui salvare password d’accesso o altre informazioni sensibili legate a documenti importanti (patente di guida, assicurazione ecc.). Per creare un nuovo secure vault:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione dedicata all’applicazione SECURE PASSWORD.
Nel menù a tendina, seleziona uno fra i vault template disponibili per il tuo profilo.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci i dati dei campi richiesti.
Clicca su CONFERMA.
Guida BooleSuite | 107 Il record digitale appena creato è ora disponibile nell’elenco dei vault personali salvati.
Nota: i vault template disponibili all’interno dell’area dedicata all’applicazione variano in funzione delle scelte operate dal profilo amministrativo (SAM, ADM o ADR) che gestisce il tuo account.
10.2 Visualizzare i dettagli di un secure vault
Per consultare i dati che hai salvato all’interno di un secure vault:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione dedicata all’app SECURE PASSWORD.
Seleziona la voce MOSTRA.
Nella finestra laterale comparsa sul tuo schermo, saranno elencati tutti i campi salvati per il secure vault selezionato.
Guida BooleSuite | 109
10.3 Modificare i campi di un secure vault
Per modificare le informazioni inserite all’interno di un secure vault precedentemente salvato:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione dedicata all’app SECURE PASSWORD.
Seleziona il secure vault di tuo interesse.
Clicca sul tasto destro del mouse o del Touchpad e seleziona la voce MODIFICA.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, modifica i campi presenti e clicca su CONFERMA.
10.4 Rinominare un secure vault
Per rinominare un secure vault:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione dedicata all’app SECURE PASSWORD.
Seleziona il secure vault di tuo interesse.
Clicca sul tasto destro del mouse o del Touchpad e seleziona la voce RINOMINA.
Inserisci il nuovo nome da assegnare al secure vault.
Clicca su INVIO.
Guida BooleSuite | 111
10.5 Eliminare un secure vault
Per eliminare un secure vault:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione dedicata all’app SECURE PASSWORD.
Seleziona il secure vault che vuoi eliminare.
Seleziona la voce ELIMINA.
Accedi al tab CESTINO.
Seleziona il secure vault che vuoi eliminare definitivamente.
Clicca sul tasto destro del mouse o del Touchpad e seleziona la voce ELIMINA.
Nota: per eliminare definitivamente ogni elemento presente nel cestino del Secure Password, puoi cliccare sull’icona SVUOTA CESTINO posta in alto a destra.
10.6 Ripristinare un secure vault
Se hai eliminato per errore un secure vault e necessiti di recuperare le informazioni che conteneva, puoi ripristinare in qualsiasi momento ogni secure vault ancora presente nel tab CESTINO. Per ripristinare un secure vault:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione dedicata all’app SECURE PASSWORD.
Accedi al tab CESTINO.
Seleziona il secure vault che vuoi ripristinare.
Seleziona la voce RIPRISTINA.
Guida BooleSuite | 113
11 Secure Transfer
Scopri come trasferire con estrema comodità e rapidità i tuoi file attraverso l’applicazione Secure Transfer.
11.1 Trasferire un file attraverso un link
Nell’area dedicata all’applicazione Secure Transfer è possibile ottenere un link con cui dare accesso ai file che desideri trasferire. Per trasferire file attraverso un link:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi