Ultimo aggiornamento - 3 Dicembre 2020
2 Account ... 5
2.1 Account funzionale ... 5
2.2 Disattivare un account ... 7
2.3 Visualizzare il sommario dell’account ... 8
2.4 Modificare i dati dell’account ... 10
2.5 Modificare la password di accesso ... 11
2.6 Abbinare all’account un numero cellulare ... 13
2.7 Scollegare il numero di cellulare abbinato ad un account ... 17
2.8 Modificare la lingua nell’area riservata online ... 18
2.9 Gestire le opzioni del tuo account ... 19
2.10 App di autenticazione ... 21
3 Login ... 25
3.1 Effettuare il login ... 25
3.2 Effettuare il login con password monouso (One Time Password) ... 27
3.3 Windows authentication ... 30
3.4 Recuperare la password ita ... 31
4 Registro attività ... 33
4.1 Monitorare le tue attività su file ed e-mail ... 33
5 Contatti ... 35
5.1 Aggiungere contatti singoli o liste di contatti ... 35
5.2 Creare gruppi di contatti ... 38
5.3 Modificare il nome di un gruppo di contatti ... 40
5.4 Eliminare contatti e gruppi di contatti ... 42
6 Secure File Manager – gestione dei file ... 44
6.1 I tab per la gestione dei file ... 44
6.2 Caricare un nuovo file o cartella ... 46
6.3 Pannello informazioni ... 49
6.4 Anteprima del file ... 51
6.4.1 Azioni sull’anteprima del file ... 52
6.4.2 Anteprima file p7m ... 53
6.5 Aprire e modificare un file ... 55
6.10 Azioni sui file ... 62
6.11 Proprietà ... 64
6.11.1 Aggiungere un commento a un file ... 65
6.11.2 Aggiungere un task a un file ... 66
6.12 Eliminazione di un file ... 67
7 Secure File Manager – condivisioni ... 68
7.1 La condivisione di BooleBox ... 68
7.2 I tab della condivisione ... 69
7.2.1 Modificare le autorizzazioni di un file condiviso ... 69
7.2.2 Rimuovere una condivisione ... 70
7.2.3 Segnare un file come non visualizzato ... 70
7.2.4 Raggruppare i file ricevuti ... 70
7.3 Condividere un file attraverso BooleBox ... 72
7.3.1 Limitazioni ... 73
7.3.2 Permessi ... 76
7.3.3 Notifiche ... 77
7.3.4 I template di condivisione ... 78
7.4 Condividere un file attraverso un link ... 79
7.5 Condividere un file attraverso Facebook ... 81
8 Secure File Manager – classificazioni ... 83
8.1 Le classificazioni di BooleBox ... 83
8.2 Pannello informazioni ... 84
8.3 Classificare un file ... 85
8.4 Riclassificare un file ... 88
8.5 Rimuovere un file da un progetto di classificazione ... 92
9 Secure E-Mail ... 94
9.1 Secure Mail tabs ... 94
9.2 Inviare un’e-mail cifrata ... 96
9.3 Modificare le impostazioni di sicurezza di un’e-mail cifrata inviata ... 99
9.4 Organizzare e cercare un’e-mail cifrata ... 101
9.5 Eliminare un’e-mail cifrata ... 103
9.6 Leggere e gestire un’e-mail cifrata ... 104
10 Secure Password ... 105
11 Secure Transfer ... 113
11.1 Trasferire un file attraverso un link ... 113
11.2 Trasferire un file inviando un’e-mail ... 116
12 E-mail Encryptor per Outlook ... 118
12.1 Descrizione ... 119
12.2 Inviare un’e-mail cifrata da Outlook ... 120
13 E-mail Encryptor per Gmail ... 122
13.1 Descrizione ... 122
13.2 Inviare un’e-mail cifrata da GMail ... 123
14 Privacy, condizioni, contratto ... 124
14.1 Informativa sulla privacy ... 124
14.2 Condizioni di servizio ... 125
14.3 Contratto commerciale ... 126
15 Versione certificata Common Criteria EAL2+ ... 127
Guida BooleSuite | 1
1 Introduzione
Benvenuto nella guida END USER di BooleBox, che racchiude la spiegazione delle principali funzionalità end user delle applicazioni della BooleSuite. Qui scoprirai ad esempio come caricare un file, come condividerlo in modalità sicura e come portare a termine i principali task relativi all’utilizzo della piattaforma. Le funzionalità della piattaforma BooleBox sono disponibili in funzione della tipologia di utenza:
SUPER ADMIN (SAM) – profilo amministrativo creato automaticamente in fase di configurazione del sistema, con il potere di creare nuove aziende e nuovi utenti.
ADMIN (ADM) – profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con pieni permessi all’interno dell’azienda di cui è amministratore.
ADMINISTRATIVE RESTRICTED ROLE (ADR) – profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con accesso solo a particolari sezioni della dashboard in base alle scelte operate dal profilo admin o super admin.
USER (USR) – utente creato da un profilo admin o super admin con permessi specifici stabiliti in fase di configurazione.
GUEST (G) – utente ospite esterno alla piattaforma con cui è possibile condividere file sulla base del template di condivisione utilizzato.
Nota: l’utente guest non viene conteggiato all’interno degli utenti disponibili per le licenze acquistate e non può accedere alle classificazioni.
Nota: All’interno di questa guida, troverai alcune utili sezioni che illustrano l’utilizzo dell’applicazione mobile di BooleBox per il compimento delle principali funzioni. L’applicazione mobile non è oggetto di valutazione Common Criteria EAL2+.
1.1 Trial 30 giorni
Attraverso la creazione di un nuovo account BooleBox, avrai la possibilità di provare
gratuitamente tutte le features tipiche della soluzione per creare un ambiente personalizzato sulla base delle tue necessità. BooleBox mette infatti a tua disposizione la BooleSuite,
tutti i flussi di lavoro che possono verificarsi nella tua realtà aziendale. Ogni applicazione offre funzionalità innovative e pensate per operare in diversi contesti.
Aderendo alla trial gratuita di 30 giorni, avrai a disposizione tutte le applicazioni della BooleSuite e potrai testarle insieme ad altri quattro tuoi collaboratori: per i primi trenta giorni saranno infatti a disposizione 5 licenze per ogni applicazione, così che tu possa provare tutte le peculiarità della piattaforma ricostruendo il tuo tipico contesto lavorativo anche con altri utenti.
Una volta effettuata la registrazione a BooleBox, meglio illustrata nel paragrafo seguente, diverrai un utente amministratore della tua istanza e potrai invitare altre quattro persone a collaborare con te: per farlo, sarà sufficiente
Accedere alla tua dashboard.
Creare la tua azienda attraverso la sezione AZIENDA.
Creare i nuovi utenti attraverso la sezione UTENTI.
Invitare gli utenti a far parte della tua azienda.
Assegnare agli utenti le licenze delle app per cui vuoi concedere l’utilizzo.
Al termine del periodo di prova la tua configurazione verrà automaticamente salvata e potrai rivolgerti ad un nostro consulente commerciale per acquistare le applicazioni che fanno per te.
Nota: per l’illustrazione dettagliata delle funzionalità sopra menzionate è necessario consultare la guida ADMINISTRATOR, le cui credenziali vengono
solitamente fornite in fase di conclusione del contratto. Se necessiti di consultarla durante il periodo di trial gratuita, rivolgiti al tuo consulente commerciale per ottenere le credenziali di accesso.
Guida BooleSuite | 3
1.2 Creare un account
Per creare un account e disporre della trial gratuita di 30 giorni descritta al pragrafo precedente:
Accedi alla pagina del sito dedicata alla registrazione di un nuovo account.
Inserisci i dati richiesti.
Conferma di aver preso visione dei termini del servizio, dell’informativa sulla privacy ed acconsenti al trattamento dei tuoi dati personali secondo le modalità indicate.
Clicca su REGISTRATI.
Dopo aver confermato il tuo indirizzo e-mail, potrai accedere al tuo account con le credenziali impostate.
Nota: la procedura indicata si riferisce alla creazione di una nuova istanza BooleBox: se vuoi unirti invece ad una company già esistente, clicca sul link REGISTRATI QUI in alto a destra e segui i passaggi indicati.
Guida BooleSuite | 5
2 Account
Scopri come creare e modificare il tuo account per assicurare le funzionalità di protezione avanzate di BooleBox a te e alla tua azienda attraverso l’area riservata online.
2.1 Account funzionale
Se per il tuo profilo è stato abilitato da un utente amministratore (SAM, ADM or ADR) il
permesso di sfruttare l’opzione FUNCTIONAL ACCOUNT, avrai la possibilità di accedere anche ad altri profili oltre al tuo personale. In altri termini, avendoti concesso la possibilità di
compiere azioni per conto di un altro utente, l’utente amministratore ti ha conferito la possibilità di accedere ad un altro profilo senza effettuare un ulteriore login. Per fare ciò, dopo aver eseguito il login al tuo account BooleBox:
Clicca in corrispondenza della freccia rivolta verso il basso posta in alto a destra
Clicca sul pulsante SCEGLI ACCOUNT.
Clicca in corrispondenza dell’utente che vuoi impersonificare.
Potrai ora compiere azioni per conto dell’utente impersonificato.
Nota: qualora in fianco al nome degli utenti fosse presente un’icona raffigurante un ingranaggio, sarà possibile amministrare la feature di Account Funzionale per quel profilo: in altri termini, potrai scegliere chi sarà autorizzato ad
impersonificare l’account a fianco del quale vedi l’icona.
Guida BooleSuite | 7
2.2 Disattivare un account
Per disattivare un account, è necessario inviare un’e-mail a info@booleserver.com contente:
Un’esplicita richiesta di disattivazione dell’account.
L’indirizzo e-mail legato all’account che vuoi disattivare.
Nota: la disattivazione di un account comporta l’irrimediabile perdita di tutti i contenuti caricati sulla piattaforma BooleBox dall’utenza disattivata. Qualora l’utenza da disattivare fosse un profilo amministivo (SAM, ADM o ADR), anche tutti gli account legati all’azienda amministrata dal profilo disattivato non avranno più accesso alla piattaforma.
Nota: la richiesta di disattivazione di un account deve pervenire da parte dell’indirizzo e-mail associato all’account da eliminare. Una volta elaborata la richiesta di eliminazione dell’account, l’utente riceverà un’e-mail richiedente la conferma della disattivazione dell’account. A conferma avvenuta, l’utente verrà notificato quando l’account sarà stato disattivato.
2.3 Visualizzare il sommario dell’account
Visualizzando il sommario dell’account in utilizzo, è possibile avere una panoramica generale delle informazioni legate all’account che stai utilizzando. Per visualizzare il sommario del tuo account:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua app e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT.
Nella pagina che si aprirà, verranno visualizzati i principali dati legati all’account in utilizzo.
Guida BooleSuite | 9
2.4 Modificare i dati dell’account
Modificando i dati dell’account, puoi modificare il nome, il cognome e l’immagine del profilo associati al tuo utente. Per modificare i dati del tuo account:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > IL MIO ACCOUNT.
Nell’area DATI PERSONALI, imposta il nome e il cognome che vuoi associare al tuo account e clicca su SALVA.
Nell’area IMMAGINE PROFILO, seleziona un’immagine da associare al tuo account e clicca su UPLOAD.
Nota: l’immagine del profilo caricata verrà visualizzata in alto a sinistra nella tua area riservata online, nella finestra riservata al tuo account accedibile dal file manager e nella lista dei contatti.
Guida BooleSuite | 11
2.5 Modificare la password di accesso
Modificando la password di accesso, è possibile impostare una stringa alfanumerica diversa rispetto a quella impostata in precedenza da te o da un profilo amministrativo (SAM, ADM o ADR). Per modificare la password del tuo account:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > PASSWORD.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci la password attuale, la password che vuoi impostare e la conferma della nuova password.
Per disconnettere tutti i dispositivi da cui avevi acceduto all’account con le vecchie credenziali, clicca sulla checkbox DISCONNETTI I DISPOSITIVI CONNESSI.
Clicca su SALVA per completare l’operazione.
Nota: per configurare BooleBox nella versione certificata Common Criteria EAL2+, la password impostata deve essere lunga almeno 8 caratteri e contenere una lettera maiuscola, una lettera minuscola ed un numero.
Guida BooleSuite | 13
2.6 Abbinare all’account un numero cellulare
Puoi aumentare la sicurezza del tuo account abbinando un numero di cellulare da utilizzare per recuperare la password in caso di smarrimento o per abilitare la verifica in due passaggi in fase di login. Per abbinare all’account un numero cellulare:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > DISPOSITIVI.
Clicca su INSERISCI NUMERO.
Seleziona il prefisso telefonico dal menù a tendina.
Inserisci il tuo numero di telefono e clicca su PROCEDI.
Inserisci la tua password come conferma e clicca su PROCEDI.
Ricevuto il messaggio sul tuo dispositivo, inserisci il codice inviato e clicca su CONFERMA.
Guida BooleSuite | 15 Dopo aver completato l’abbinamento del numero di cellulare desiderato all’account in utilizzo, ti verrà fornito il codice di ripristino da utilizzare in caso di smarrimento del dispositivo mobile. Attenzione: il codice fornito non verrà replicato o ripetuto, pertanto è fortemente consigliato prenderne nota.
Clicca su FATTO per completare l’operazione.
Esci dalla sezione IL MIO ACCOUNT selezionando TORNA A BOOLEBOX nel menù posto alla tua sinistra.
consentire l’attivazione dell’opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI, l’abbinamento di un numero di telefono cellulare all’account è obbligatorio.
Guida BooleSuite | 17
2.7 Scollegare il numero di cellulare abbinato ad un account
Per scollegare il numero di cellulare abbinato ad un account:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > NUMERO MOBILE.
Inserisci la password legata al tuo account BooleBox.
Clicca su SCOLLEGA.
Nota: per mantenere la versione certificata Common Criteria EAL2+, il numero di telefono cellulare associato all’account non dovrà essere scollegato. Qualora il numero di telefono cellulare associato dovesse essere sostituito, si raccomanda l’immediato successivo collegamento del nuovo numero.
Nota: qualora un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) abbia disabilitato tramite la dashboard la possibilità per un utente di modificare l’attivazione del login con OTP, non sarà possibile scollegare il numero di telefono cellulare abbinato all’account. Qualora un utente tenti di rimuoverlo, sarà bloccato da un messaggio d’errore indicante l’impossibilità di procedere con l’operazione.
2.8 Modificare la lingua nell’area riservata online
Per modificare la lingua nell’area riservata online:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > LINGUA.
Seleziona la lingua di visualizzazione che vuoi impostare.
Terminata la modifica, salva la nuova lingua scelta cliccando su SALVA.
La lingua sarà automaticamente modificata senza necessità di effettuare un nuovo login.
Esci dalla sezione IL MIO ACCOUNT selezionando TORNA A BOOLEBOX nel menù posto alla tua sinistra.
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2.9 Gestire le opzioni del tuo account
All’interno della tua area riservata online, se un profilo amministrivo (SAM, ADM o ADR) ha impostato per il tuo account il permesso di eseguire tale operazione, è possibile gestire alcune opzioni legate all’utilizzo del tuo account: NOTIFICA DI ACCESSO, SINGLE SIGN ON, VERIFICA IN DUE PASSAGGI, DISABILITA NOTIFICHE REAL-TIME. Per gestire le impostazioni legate al tuo account:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > OPZIONI. All’interno di questa sezione, agendo sul relativo comando, potrai attivare/disattivare le seguenti opzioni:
NOTIFICA DI ACCESSO – se attivata, riceverai un’e-mail all’indirizzo di posta collegato al tuo account ogni volta che viene eseguito l’accesso alla piattaforma BooleBox.
SINGLE SIGN ON – se attivata, potrai accedere al tuo account BooleBox senza inserire le credenziali.
VERIFICA IN DUE PASSAGGI – se attivata, dovrai accedere al tuo account
inserendo non solo username e password, ma anche un’OTP (One Time Password) inviata o all’indirizzo e-mail, o al numero di telefono cellulare collegato al tuo account, o generata tramite l’app di autenticazione configurata.
DISABILITA NOTIFICHE REAL-TIME – se attivata, non riceverai più le notifiche real time all’indirizzo e-mail collegato.
Nota: per configurare BooleBox On-Premises nella versione certificata Common Criteria EAL2+, è obbligatorio attivare l’opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI tramite SMS, aver abbinato un numero di telefono cellulare all’account e aver disattivato l’opzione SINGLE SIGN ON.
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2.10 App di autenticazione
Per garantirti la massima sicurezza con la massima flessibilità, BooleBox permette di configurare la verifica in due passaggi tramite app di autenticazione. Abilitando questa opzione, il codice numerico da inserire per effettuare l’accesso al tuo account verrà generato dall’app di autenticazione prescelta. Per collegare l’app di autenticazione con il tuo account BooleBox:
Scarica l’applicazione di autenticazione sul tuo dispositivo mobile.
Accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > DISPOSITIVI nella tua area riservata online di BooleBox.
Nell’area AUTENTICAZIONE TRAMITE APP, clicca su ASSOCIA.
Inserisci la password del tuo account BooleBox e clicca su PROCEDI.
Apri l’app di autenticazione e collega il tuo account BooleBox all’applicazione
inquadrando il QR code o inserendo manualmente la stringa visualizzata e clicca su PROCEDI.
Inserisci il primo codice di verifica generato dall’applicazione per accertarti che sia configurata correttamente e clicca su PROCEDI.
Guida BooleSuite | 23 Il tuo account è ora collegato all’app di autenticazione. Nota: prendi nota del codice di sicurezza fornito al termine della procedura. Ti potrebbe essere richiesto qualora non riuscissi più ad accedere.
Clicca su FATTO per completare l’operazione.
Dopo aver completato l’abbinamento dell’account con l’app di autenticazione,
abilitando l’opzione corrispondente presente nella sezione IL MIO ACCOUNT > OPZIONI della tua area riservata online di BooleBox, potrai effettuare l’accesso con le OTP
EFFETTUARE IL LOGIN CON PASSWORD MONOUSO (ONE TIME PASSWORD) di questa guida.
Nota: per istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con i criteri stabiliti per la versione certificata Common Criteria EAL2+, non devono essere utilizzate applicazioni di autenticazione.
Guida BooleSuite | 25
3 Login
Scopri tutte le opzioni legate alla procedura di login e le funzionalità di sicurezza messe a tua disposizione per accedere alla piattaforma in maniera sicura e controllata.
3.1 Effettuare il login
Per effettuare il login alla piattaforma BooleBox, necessiterai di disporre di username e password associati al tuo account. Per effettuare il login:
Inserisci l’indirizzo e-mail associato al tuo account.
Inserisci la password associata al tuo account.
Nota: in caso di inserimento di credenziali inesatte, apparirà un messaggio
d’errore indicante che le credenziali inserite non combaciano con quelle di nessun account.
Nota: in caso di inserimento di password errata per più di tre tentativi consecutivi, sarà richiesto l’inserimento di un codice CAPTCHA con un ritardo crescente in caso di digitazione errata.
l’accesso alla piattaforma avvenga tramite una postazione pubblica o ad accesso non esclusivo, si raccomanda di effettuare il logout.
Guida BooleSuite | 27
3.2 Effettuare il login con password monouso (One Time Password)
Se per il tuo profilo utente è stata attivata l’opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI, l’accesso al tuo account BooleBox avverrà non solo tramite l’inserimento delle credenziali legate al tuo profilo, ma anche attraverso una One Time Password (OTP) inviata o al numero di telefono cellulare abbinato al tuo account, o al tuo indirizzo e-mail o generata tramite l’app di autenticazione configurata. Per effettuare il login con OTP:
Nella pagina di login, inserisci username e password legati al tuo account BooleBox e clicca su ACCEDI.
Attendi la ricezione della OTP.
Inserisci la password monouso ricevuta nel campo apposito e clicca su OK.
Nota: abilitando l’opzione SALVA QUESTO COMPUTER, il dispositivo in utilizzo verrà riconosciuto come sicuro e non sarà più necessario inserire una OTP durante il login. Per ripristinare questa impostazione, è necessario cancellare i cookies del/dei Web browser.
Nota: cliccando su HAI PERSO IL TELEFONO? ti verrà richiesto il codice fornito durante la procedura di abbinamento del numero di telefono cellulare al tuo account BooleBox. Eseguendo questa operazione, verrà automaticamente disattivata l’opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI e potrai accedere al tuo account senza dover inserire una OTP. Non appena avrai ripristinato l’accesso alla piattaforma da un altro dispositivo mobile, per mantenere la
configurazione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox On-Premises, dovrai immediatamente riattivare l’opzione di verifica in due passaggi.
Nota: qualora l’utente in oggetto abbia ricevuto da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) il permesso di gestire l’opzione di verifica in due passaggi, tale funzionalità è gestibile attraverso la sezione IL MIO ACCOUNT > OPZIONI.
Nota: per installare BooleBox On-Premises nella versione certificata Common Criteria EAL2+, l’opzione SALVA QUESTO COMPUTER deve essere disabilitata.
Nota: se la OTP inserita non corrisponde a quella inviata al numero di telefono o tramite l’app di autenticazione, apparirà un messaggio d’errore indicante che
Guida BooleSuite | 29 l’OTP non è corretta.
3.3 Windows authentication
Con BooleBox On-Premises, è possibile accedere al tuo account BooleBox inserendo le credenziali del tuo account Windows:
Nella schermata di accesso, seleziona la voce WINDOWS AUTHENTICATION.
Inserisci le credenziali del tuo account Windows.
Nota: qualora la configurazione del browser sia stata completata correttamente, l’accesso sarà automatico, senza necessità di inserire manualmente le credenziali.
Nota: l’opzione WINDOWS AUTHENTICATION non deve essere utilizzata per istanze del TOE configurate in accordo con le indicazioni fornite dalla certificazione
Common Criteria EAL2+.
Guida BooleSuite | 31
3.4 Recuperare la password ita
Se hai dimenticato la password per accedere al tuo account BooleBox:
Clicca su PASSWORD DIMENTICATA nella sezione LOGIN del sito Boolebox.it.
Inserisci l’indirizzo e-mail legato al tuo account e attendi l’e-mail di recupero password all’indirizzo di posta indicato: potrai quindi creare una nuova password ed effettuare il login alla tua area riservata online.
Guida BooleSuite | 33
4 Registro attività
Se hai un account Cloud Individual o Cloud Business (oppure una licenza BooleBox on-
premises), scopri come avere sempre sotto controllo tutte le attività eseguite su file, cartelle o e-mail all’interno della tua area riservata online.
4.1 Monitorare le tue attività su file ed e-mail
Per monitorare le tue attività su file ed e-mail:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione REGISTRO ATTIVITA’.
Consulta il dettaglio delle attività inerenti l’accesso, la gestione dei file, del tuo account, dei tuoi contatti e lo scambio di e-mail in ordine cronologico aiutandoti con i filtri di ricerca avanzata posti alla tua destra.
Esporta il registro in formato CSV cliccando su ESPORTA I DATI.
Guida BooleSuite | 35
5 Contatti
Scopri come aggiungere, organizzare ed utilizzare i tuoi contatti personali, attraverso la tua area riservata online.
5.1 Aggiungere contatti singoli o liste di contatti
Attraverso la sezione CONTATTI, BooleBox consente di organizzare al meglio gli utenti con cui collabori di frequente, permettendoti di creare una comoda rubrica personale i cui indirizzi e- mail saranno suggeriti in fase di condivisione o invio di e-mail cifrate. Per aggiungere contatti o liste di contatti:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONTATTI.
Appare la schermata contenente la lista dei gruppi di contatti già creati.
Fai doppio click sulla voce TUTTI.
Clicca sul pulsante AGGIUNGI UTENTE posizionato in alto a destra.
Inserisci nel campo di inserimento apparso gli indirizzi e-mail dei contatti BooleBox che vuoi aggiungere. In caso di inserimento multiplo di contatti, gli indirizzi e-mail devono essere separati fra loro da una virgola.
Premi INVIO sulla tastiera per confermare l’inserimento.
Guida BooleSuite | 37 I contatti sono ora inseriti nella tua rubrica personale e saranno visualizzati come
suggerimento in fase di condivisione di contenuti o invio e-mail cifrate.
Nota: se vuoi aggiungere un contatto ad un gruppo precedentemente creato, dovrai fare doppio click sul gruppo di tuo interesse ed effettuare la medesima procedura indicata sopra.
5.2 Creare gruppi di contatti
Creando gruppi di contatti, puoi condividere file o inviare e-mail a più contatti
contemporaneamente selezionando semplicemente il nome del gruppo. Per creare gruppi di contatti:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONTATTI.
Clicca sul pulsante AGGIUNGI GRUPPO posizionato in alto a destra.
Inserisci nel campo di inserimento apparso il nome del nuovo gruppo.
Guida BooleSuite | 39 Premi INVIO sulla tastiera per completare l’operazione.
5.3 Modificare il nome di un gruppo di contatti
Per modificare il nome di un gruppo di contatti:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONTATTI.
Clicca sull’icona MODIFICA posta accanto al gruppo di tuo interesse.
Nel campo di testo apparso, inserisci il nuovo nome del gruppo e premi INVIO sulla tastiera.
Guida BooleSuite | 41
5.4 Eliminare contatti e gruppi di contatti
Per eliminare contatti:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONTATTI.
Clicca sull’icona ELIMINA posta accanto al contatto selezionato.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca su CONFERMA.
Guida BooleSuite | 43 Per eliminare un intero gruppo puoi effettuare la medesima procedura,
selezionando il gruppo da eliminare dalla schermata principale e cliccando sull’icona ELIMINA posta accanto ad esso.
6 Secure File Manager – gestione dei file
Scopri come gestire file e cartelle, classificare e condividere documenti in sicurezza attraverso l’applicazione Secure File Manager.
6.1 I tab per la gestione dei file
I file sono la risorsa più importante in qualsiasi tipo di attività e necessitano al contempo di essere protetti ed utilizzati facilmente nel momento del bisogno. BooleBox, oltre ad offrirti una cifratura di tipo militare applicata automaticamente a tutti i file caricati sulla piattaforma, organizza i tuoi file in maniera comoda ed intuitiva, mettendo a tua disposizione diversi tab per la gestione dei file:
FILE – tab che raggruppa tutti i file caricati sulla piattaforma e non classificati.
PERSONAL KEY – tab che raggruppa tutti i file caricati sulla piattaforma, non classificati, ma protetti da Personal Key.
PREFERITI – tab che raggruppa tutti i file che hai contrassegnato come preferiti
Guida BooleSuite | 45 applicando l’icona a forma di stella.
RECENTI – tab che raggruppa tutti i file che hai utilizzato recentemente, per aiutarti a ritrovare i file su cui stai lavorando nell’ultimo periodo.
CESTINO – tab che raggruppa tutti i file eliminati dal file manager prima che vengano rimossi definitivamente.
6.2 Caricare un nuovo file o cartella
Caricando dei contenuti, puoi proteggerli automaticamente con la cifratura militare di BooleBox. Per caricare file o cartelle:
Se il file da caricare è già disponibile sul tuo device, puoi caricarlo con una semplice operazione di drag&drop. In alternativa, clicca sul pulsante UPLOAD e scegli il file di tuo interesse.
Se invece il file da caricare è ancora da creare, clicca sul pulsante NUOVO, seleziona la tipologia di file da creare (cartella, presentazione MS Power Point, Documento MS Excel, Documento MS Word, modello di documento o modello di documento personale).
Guida BooleSuite | 47 L’elenco completo dei file e delle cartelle archiviate in BooleBox è sempre disponibile nella finestra di ingresso della tua area riservata online in modalità dettagli oppure anteprima. Per passare da una modalità di visualizzazione all’altra, clicca sulle tre icone poste in alto a destra.
Nota: l’operazione di drag&drop per le directory è disponibile soltanto per Google Chrome.
È possibile proteggere qualsiasi tipo di file con la cifratura militare offerta dalla piattaforma BooleBox. L’applicazione della protezione avanzata VIEW ONLY in fase di condivisione, viene invece supportata solo dai seguenti file:
MS-Office® Documents:
Word/OpenOffice/Text files.
Doc, Docx, Dotx, Odt, Ott, Rtf, Txt, Html, Mhtml.
Excel/Spreadsheets.
Xls, Xlsx, Xltx, Ods, Ots, Csv.
Powerpoint presentations.
Ppt, Pptx, Potx, Odp, Otp.
MS-Visio.
Vsd, Vsdx, Vss, Vst, Vsx, Vtx, Vdw, Vdx.
Project.
Mpp, Mpt.
One.
Adobe:
PDF Image/CAD:
Jpg, Jp2, Bmp, Png, Gif, Psd, Tiff, Dwg, Dxf.
Mail:
Msg, Eml, Emlx, Oft, Tnef.
Extensible Markup Language Paper Specification:
.XPS, .OXPS
Electronic Publication (eBook Reader):
ePub
High Efficiency Image File Format:
.heic
Nota: qualora un utente tenti di caricare un file quando lo spazio di archiviazione a sua disposizione è esaurito, apparirà un messaggio d’errore indicante che lo spazio di archiviazione a lui riservato è terminato.
Nota: non è possibile caricare file che abbiano dimensioni pari a 0 byte. Qualora un utente tenti di effettuare l’upload di un file di dimensioni nulle, apparirà un
messaggio d’errore indicante che è possibile caricare solo file la cui dimensione sia superiore a 0 byte.
Nota: a seconda della licenza acquistata, la dimensione massima di ciascun file caricabile sulla piattaforma, considerando il solo caso in cui vi sia sufficiente spazio disponibile, è 2GB per la versione GRATUITA, 5GB per la versione
INDIVIDUAL e 50GB per la versione BUSINESS. La versione On-Premises, invece, non pone alcun limite alla dimensione massima dei file caricati.
Guida BooleSuite | 49
6.3 Pannello informazioni
Cliccando in corrispondenza del nome di un file caricato sulla piattaforma, apparirà un pannello informativo a lato dello schermo. Nel tab DETTAGLI, potrai visualizzare numerose informazioni a riguardo del file o della cartella che stai consultando, come ad esempio:
FILE ID: l’id del file presente nel database BooleBox.
PROPRIETARIO: l’utente BooleBox che possiede l’ownership del file.
PATH: il percorso in cui si trova il file sulla piattaforma BooleBox.Nota: cliccando sul comando apposito posto accanto alla voce PATH, è possibile copiare il
percorso del file.
DIMENSIONE: lo spazio occupato dal file sulla piattaforma.
ULTIMO AGGIORNAMENTO: data e ora dell’ultimo aggiornamento del file.
METADATI: eventuali metadati riguardanti il file.
Dal pannello informazioni, cliccando in corrispondenza dei comandi relativi, potrai
visualizzare eventuali versioni precedenti del file, le principali attività operate su di esso e disattivare la funzione VERSIONING.
utenti BooleBox e/o aggiungere commenti al file o alla cartella selezionata.
Guida BooleSuite | 51
6.4 Anteprima del file
BooleBox consente di visualizzare ed operare sui file caricati all’interno della piattaforma usufruendo al contempo di una grande portabilità e di tutta la protezione offerta dalla cifratura militare. Grazie all’anteprima di un file, potrai visualizzarlo senza necessità di scaricarlo in locale. Per visualizzare l’anteprima di un file:
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file di cui desideri visualizzare l’anteprima.
Clicca su MOSTRA.
Appare la schermata che mostra la preview del file selezionato.
Cliccando sull’icona posta in alto a sinistra, potrai aggiungere delle ANNOTAZIONI interne al file, usufruendo del tratto libero, dei campi di testo e delle evidenziazioni.
Una volta aperta l’anteprima del file, attraverso i pulsanti presenti in alto, potrai decidere di:
Aprire il file con MICROSOFT OFFICE ONLINE o FILE ENCRYPTOR CLIENT.
Effettuare il DOWNLOAD del file.
CONDIVIDERE il file con altri utenti.
STAMPARE il file.
Usufruire delle funzionalità di navigazione presenti nel menù a tre punti in alto a destra.
Clicca sulla freccia in alto a sinistra per tornare alla schermata principale del file manager.
6.4.1 Azioni sull’anteprima del file
Il menù a tre punti verticali presente in alto a destra nell’anteprima del file consente di navigare all’interno del documento di cui stai visualizzando la preview con estrema facilità e rapidità. Cliccando in corrispondenza dell’icona del menù, potrai selezionare una delle
seguenti funzionalità:
GO TO FIRST PAGE – azione che consente di ritornare alla prima pagina del documento in fase di consultazione.
Guida BooleSuite | 53 GO TO LAST PAGE – azione che consente di raggiungere l’ultima pagina del
documento in fase di consultazione.
ROTATE CLOCKWISE – azione che consente di ruotare il documento in senso orario.
ROTATE COUNTERCLOCKWISE – azione che consente di ruotare il documento in senso antiorario.
TEXT SELECTION TOOL – azione che consente di attivare il cursore del mouse o del TouchPad come strumento di selezione testo.
HAND TOOL – azione che consente di attivare il cursore del mouse o del TouchPad come strumento di panning, che permette di navigare all’interno del documento come se fosse sfogliato a mano.
6.4.2 Anteprima file p7m
BooleBox consente l’upload e l’apertura anche dei file firmati digitalmente (p7m). Le informazioni riguardanti la firma digitale inglobata nel documento sono visualizzate nell’anteprima del file:
In basso a sinistra, l’indicazione riguardante la validità della firma digitale del documento.
In basso a destra, il pulsante PIÙ INFORMAZIONI, che consente di visualizzare i dettagli riguardanti la firma digitale in essere sul documento, come ad esempio il firmatario, data e ora della firma ed algoritmo utilizzato.
Guida BooleSuite | 55
6.5 Aprire e modificare un file
BooleBox consente di accedere al contenuto dei file caricati attraverso l’utilizzo di due principali applicativi: Microsoft Office Online e File Encryptor Client.
Sfruttando una licenza Microsoft Office Online, potrai utilizzare pienamente le funzionalità messe a disposizione dalle applicazioni Office, unendo al contempo la comodità del
salvataggio automatico di qualsiasi operazione effettuata sul file.
Aprendo un file con File Encryptor Client, invece, avrai la possibilità di valorizzare la sicurezza offerta da BooleBox durante il processo di modifica dei file caricati sulla piattaforma,
automatizzando i processi di: download, decifratura del file, cifratura del file modificato e succesivo upload. Per aprire e modificare un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file che desideri aprire e modificare.
Seleziona la voce APRI CON.
Seleziona MICROSOFT OFFICE ONLINE o FILE ENCRYPTOR CLIENT.
Attenzione: la modifica online dei documenti attraverso Microsoft Office 365 è disponibile solo per documenti Word, fogli di lavoro Excel o presentazioni
funzionamento del programma di editing e sulle politiche aziendali di Microsoft Office Online, visita https://support.office.com/it-it .
Nota: se disponi di un’istanza BooleBox configurata in base ai criteri relativi alla certificazione Common Criteria EAL2+, non sarà possibile utilizzare l’editor online.
Guida BooleSuite | 57
6.6 Sicurezza
La sicurezza è il valore aggiunto più importante che BooleBox garantisce costantemente a tutti i suoi utenti. Oltre alla cifratura automatica di tutti i contenuti caricati sulla piattaforma, BooleBox consente di usufruire di altre opzioni di sicurezza, come ad esempio le chiavi personali di cifratura (PERSONAL KEY), l’opzione DETER PHOTO SHOTS e la MODIFICA del PROPRIETARIO.
PERSONAL KEY: chiave personale di cifratura impostabile da un utente, che consente di cifrare una seconda volta i contenuti caricati sulla piattaforma attraverso una combinazione alfanumerica a conoscenza solo dell’utente.
DETER PHOTO SHOTS: funzionalità che, rendendo il file visibile in porzioni limitate e corrispondenti all’area in cui è posto il cursore, consente di proteggere i tuoi file da occhi indiscreti in fase di consultazione.
MODIFICA PROPRIETARIO: operazione che consente di trasferire l’ownership del file a un altro utente BooleBox, inserendo lo stesso all’interno del file manager del destinatario e rendendolo inaccessibile al proprietario originale.
Per usufruire delle funzionalità di sicurezza inerenti un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file di tuo interesse.
Seleziona la voce SICUREZZA.
PHOTO SHOTS e MODIFICA PROPRIETARIO.
Nota: la Personal Key eredita i criteri di complessità minimi delle password
impostati da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) per gli utenti della tua azienda. Qualora tentassi di inserire una Personal Key che non rispetta tali
requisiti, apparirà un messaggio d’errore indicante che la Personal Key indicata non soddisfa i criteri minimi di complessità.
Nota: per rispettare i criteri di complessità imposti dalla certificazione Common Criteria EAL2+ a riguardo della versione certificata di BooleBox On-Premises, la Personal Key dovrà essere lunga almeno 8 caratteri, contenere una lettera maiuscola, una minuscola ed un numero.
Nota: la validazione della Personal Key sarà confermata fino al termine della sessione. Una volta inserita correttamente per la prima volta, non sarà più necessario inserirla fino al termine della sessione.
6.6.1 Obiettivo di sicurezza – Personal Key
Per usufruire della versione configurata in accordo con i criteri di sicurezza stabiliti dalla certificazione Common Criteria EAL2+, è necessario soddisfare il seguente obiettivo di sicurezza:
OBIETTIVO DI SICUREZZA PER L’AMBIENTE OPERATIVO
DESCRIZIONE MISURE DI SICUREZZA
DA ADOTTARE
OE.PERSONALKEY
L’ambiente operativo deve consentire una sicura distribuzione delle Personal Key correlate ai progetti di
classificazione, l’utilizzo delle quali è sotto la responsabilità degli utenti finali. Si raccomanda di salvare la Personal Key utilizzata su di un file caricato su BooleBox e protetto da Personal Key.
Ciascun utente è tenuto a salvare le Personal Key utilizzate su di un file caricato su BooleBox e protetto da Personal Key.
Guida BooleSuite | 59
6.7 Etichettare un file
Oltre alle varie funzionalità di security, BooleBox è in grado di garantirti sempre e comunque una perfetta organizzazione dei file archiviati sulla piattaforma. Per aiutarti a ricercare un file o una cartella presenti nel tuo file manager, puoi applicare su questi un’etichetta da sfruttare come parola chiave per ritrovare il tuo file in un secondo momento. L’etichetta da te inserita sarà sempre visibile sotto al nome del file archiviato. Per applicare un’etichetta ad un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file che vuoi etichettare.
Seleziona la voce ETICHETTA COME.
Se vuoi etichettare un file con un’etichetta già utilizzata puoi selezionarla dall’elenco di etichette disponibili; se invece vuoi creare una nuova etichetta, clicca su AGGIUNGI NUOVO TAG, inserisci il nome dell’etichetta, premi invio e clicca su CONFERMA.
Nota: le etichette apposte sui file sono ad esclusivo uso personale: a differenza dei tag di classificazione, non apporranno specifiche protezioni al file taggato e non verranno visualizzate qualora il file etichettato venga condiviso con altri utenti.
6.8 Effettuare il download di un file
Per effettuare il download di un contenuto caricato sulla piattaforma BooleBox:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file che vuoi scaricare e seleziona la voce DOWNLOAD.
Nota: nel caso di selezione multipla di contenuti o di download di cartelle, verrà scaricato un file zip e sarà possibile impostare una password per accedere ai file scaricati.
Guida BooleSuite | 61
6.9 Caricare una nuova versione di un file
Caricando una nuova versione di un file, puoi effettuare l’upload di un file nella sua versione più recente, mantenendo i contenuti salvati sulla piattaforma sempre aggiornati. Per caricare una nuova versione di un file:
Clicca sull’icona di menù a tre punti verticali posta accanto al file che desideri aggiornare.
Seleziona la voce CARICA NUOVA VERSIONE.
Scegli un file che mantenga la stessa estensione del file da sostituire ed attendi il completamento dell’upload.
6.10 Azioni sui file
BooleBox consente di compiere sui file numerose azioni in modo facile e veloce, mantenendo al contempo tutte le funzionalità di protezione offerte dalla cifratura militare applicata di default. Per eseguire azioni sui file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file su cui vuoi operare.
Seleziona la voce AZIONI.
Seleziona una delle voci disponibili fra:
AGGIUNGI AI PREFERITI: azione che consente di inserire all’interno della sezione PREFERITI un file utilizzato frequentemente per poterlo ritrovare
velocemente in caso di necessità. La sezione PREFERITI, identificata da una stella, è disponibile all’interno della stessa schermata del FILE MANAGER.
ASSOCIA FILE: azione che consente di collegare al file selezionato uno o più file, che verranno condivisi, tagliati, copiati ed incollati in blocco.Nota: è possibile associare fra loro senza alcun vincolo solo i file di proprietà dell’utente:
ad un file classificato sarà possibile associare solo file classificati con il medesimo tag.
RINOMINA: azione che consente di assegnare un nuovo nome a un file caricato sulla piattaforma.
Guida BooleSuite | 63 COPIA: azione che consente di copiare il file selezionato.
TAGLIA: azione che consente di tagliare il file selezionato.
DUPLICA: azione che consente di creare un duplicato del file selezionato.
STAMPA: azione che consente di stampare il file selezionato.
SALVA COME PDF: azione che consente di salvare un file in formato PDF.
SCARICA COME ZIP: azione che consente di scaricare il file o la cartella selezionati in formato zip.
Nota: non è possibile rinominare un file contenente i caratteri ” / : * ? ” < > | “.
Qualora un utente tenti di rinominare un file assegnando un nome che contenga uno dei caratteri sopracitati, apparirà un messaggio d’errore indicante che il nome del file non può contenere i caratteri / : * ? ” < > | .
6.11 Proprietà
BooleBox tiene traccia di tutte le operazioni effettuate su un file e consente al contempo un’efficace collaborazione fra tutti gli utenti che dispongono dello stesso. Per effettuare un’operazione inerente le PROPRIETÀ di un file:
Clicca sull’icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file su cui desideri operare.
Seleziona una delle voci disponibili fra:
CLASSIFICA: azione che consente di classificare un file.
CRONOLOGIA VERSIONI: azione che consente di visualizzare il VERSIONING del file, ovvero lo storico delle versioni salvate da BooleBox.
MOSTRA ATTIVITÀ SUL FILE: azione che consente di visualizzare le ultime operazioni che hanno coinvolto il file selezionato.
TASK E COMMENTI: azione che consente di apporre task e commenti al file selezionato.
IMPOSTA COME MODELLO: azione che consente di utilizzare il file selezionato come modello di documento personale, con la possibilità di utilizzarlo quindi in fase di creazione di un nuovo file sfruttando la presenza di una struttura
predefinita. Il modello di documento personale sarà disponibile in blu nel menù a tendina relativo al pulsante NUOVO posto in alto a destra. A differenza dei modelli di documento resi disponibili da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR), il template personale sarà visibile solo ed esclusivamente a te.
Guida BooleSuite | 65 6.11.1 Aggiungere un commento a un file
Aggiungendo un commento a un file, è possibile condividere con altri utenti informazioni utili per la collaborazione inerente il file selezionato. Per aggiungere un commento a un file:
Seleziona la voce TASK E COMMENTI.
Nel pannello laterale comparso sul tuo schermo, inserisci il testo del tuo commento all’interno dell’apposito campo posto in basso.
Seleziona dal menù blu a tendina la VISIBILITÀ che vuoi assegnare al commento, scegliendo una fra le opzioni PRIVATO (commento visibile solo a te), PUBBLICO
(commento visibile a tutti i collaboratori), VISIBILE SOLO A (commento visibile solo agli assegnatari).
Seleziona l’opzione NOTIFICA VIA MAIL per inviare un’e-mail a tutti gli utenti autorizzati a visualizzare il commento notificando l’aggiunta dello stesso.
Clicca su CONFERMA.
Il commento è stato ora aggiunto e sarà visibile a tutti gli utenti da te selezionati. Potrai modificarlo o eliminarlo tramite le apposite icone poste accanto al commento stesso.
Nota: perché un commento sia visibile ai tuoi collaboratori, è necessario aver condiviso il file con gli stessi. Qualora tenti di aggiungere un commento a un file non condiviso, l’utente verrà bloccato da un messaggio d’errore che inviterà a
6.11.2 Aggiungere un task a un file
Aggiungendo un task a un file, puoi semplificare la collaborazione fra te ed altri utenti
sincronizzando le scadenze delle attività inerenti il file selezionato. Per aggiungere un task a un file:
Seleziona la voce TASK E COMMENTI.
Inserisci un testo esplicativo del task che stai assegnando.
Seleziona la VISIBILITÀ del task scegliendo una fra le opzioni PRIVATO (task visibile solo a te), PUBBLICO (task visibile a tutti i collaboratori), VISIBILE SOLO A (task visibile solo agli assegnatari del task).
Seleziona l’opzione NOTIFICA VIA MAIL per inviare un’e-mail a tutti gli utenti autorizzati a visualizzare il task notificando l’aggiunta dello stesso.
Seleziona la voce RENDILO COME TASK.
Inserisci nell’area ASSEGNATARI gli eventuali indirizzi e-mail degli utenti a cui vuoi assegnare il task, una data e un orario di SCADENZA entro cui il task dovrà essere portato a termine.
Nota: se la VISIBILITÀ del task è impostata come PRIVATO, l’area ASSEGNATARI non sarà disponibile.
Clicca su CONFERMA.
Il task è stato ora inserito ed assegnato all’utente indicato. Quando l’utente avrà selezionato l’apposita checkbox per indicare l’avvenuto completamento del task, visualizzerai il task come barrato e riceverai un’e-mail di notifica.
Nota: il task potrà essere portato a termine solo dagli assegnatari indicati nel campo apposito. Qualora un utente non autorizzato tenti di completare il task, verrà bloccato da un messaggio d’errore indicante i permessi dell’utente
relativamente al task selezionato.
Guida BooleSuite | 67
6.12 Eliminazione di un file
Eliminando un file, questo sarà spostato dal file manager alla sezione CESTINO della tua area riservata online. Per eliminare un file:
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file che vuoi eliminare e seleziona la voce ELIMINA.
Il file eliminato è ora archiviato nella sezione CESTINO: per eliminarlo definitivamente, accedi alla sezione CESTINO, clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file da eliminare definitivamente e seleziona la voce ELIMINA. Se invece vuoi ripristinare all’interno del tuo file manager un file presente nella sezione CESTINO, seleziona RIPRISTINA.
Attenzione: in caso di file protetti da una specifica classificazione, il file eliminato sarà memorizzato nella sezione CESTINO della DASHBOARD (disponibile solo con licenze BooleBox Cloud Business o On-Premises) accessibile solo dagli utenti amministratori (SAM, ADM o ADR) che hanno accesso a quella sezione.
Attenzione: non è possibile eliminare file impostati come modelli di documento personali.
7 Secure File Manager – condivisioni
Scopri come condividere in sicurezza file e cartelle con altri utenti attraverso BooleBox,
rendendo la condivisione il tuo migliore strumento per un ambiente in cui collaborare è facile, veloce e sicuro.
7.1 La condivisione di BooleBox
La collaborazione fra utenti deve avvenire in modo controllato, sicuro ed intuitivo. Con il sistema di condivisione di BooleBox, puoi finalmente condividere tutti i tuoi file in uno spazio davvero sicuro, che mette a disposizione un sistema di sharing protetto da attacchi e furti indesiderati di dati, provenienti sia dall’interno che dall’esterno dell’azienda. La condivisione di BooleBox, attraverso le funzionalità di condivisione avanzata, i template di condivisione e il controllo delle modalità di accesso, ti permette infatti di applicare specifiche protezioni ai file che stai condividendo, per controllare in ogni momento chi, come e quando accederà alle risorse condivise. Il tutto abbinando la cifratura militare offerta di default per ogni
documento, rendendo sinonimi accessibilità e sicurezza.
Guida BooleSuite | 69
7.2 I tab della condivisione
Tenere traccia delle operazioni relative alla condivisione è importante per te e per i tuoi collaboratori. L’interfaccia di BooleBox, all’interno della sezione GESTIONE DEI FILE, mette a tua disposizione due tab dedicati alla condivisione: il tab RICEVUTI e il tab CONDIVISI. Quando un utente condivide con te un file o una cartella tramite condivisione diretta, lo visualizzerai all’interno del tab RICEVUTI; troverai invece tutti i file che hai condiviso con gli altri utenti dal tuo account nel tab CONDIVISI, con la possibilità di modificare le opzioni di condivisione per ogni file condiviso. In entrambi i tab, troverai inoltre in alto a destra il pulsante SELEZIONA TUTTI, per eseguire l’operazione di tuo interesse su tutti i file visualizzati nel tab.
7.2.1 Modificare le autorizzazioni di un file condiviso
Attraverso il tab CONDIVISI, puoi gestire comodamente tutte le opzioni legate alle condivisioni che hai effettuato. Se ad esempio desideri effettuare dei cambiamenti
riguardanti le LIMITAZIONI e i PERMESSI legati a una particolare condivisione, puoi modificare le impostazioni di sicurezza in ogni momento. Per modificare le impostazioni di sicurezza di un file condiviso:
Accedi al tab CONDIVISI dal tuo file manager.
Clicca sull’icona CONDIVISO posta accanto al file di tuo interesse.
Nella pagina che compare sul tuo schermo, seleziona il comando MODIFICA posto accanto al file condiviso per cui vuoi modificare le autorizzazioni.
Modifica le impostazioni di sicurezza e le opzioni di condivisione avanzate tramite gli appositi menù a disposizione e clicca su CONFERMA.
Notifica al destinatario la modifica appena effettuata cliccando sul pulsante RIMANDA INVITO posto accanto alla condivisione in oggetto.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci un eventuale messaggio di notifica e clicca su INVIA.
L’utente riceverà un’e-mail di notifica da cui potrà accedere al file secondo le nuove impostazioni e nel rispetto dei nuovi livelli di sicurezza da te definiti.
7.2.2 Rimuovere una condivisione
Se desideri interrompere la condivisione di un file avvenuta con un altro utente, puoi decidere di rimuovere qualsiasi condivisione precedentemente effettuata. Dopo tale
operazione, il vecchio destinatario del file non potrà più accedere ai contenuti. Per rimuovere una condivisione:
Accedi al tab CONDIVISI.
Clicca sull’icona CONDIVISO posta accanto al file condiviso.
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto alla condivisione che vuoi rimuovere.
Seleziona la voce RIMUOVI CONDIVISIONE.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca su CONFERMA.
7.2.3 Segnare un file come non visualizzato
Se hai ricevuto un file in condivisione e vuoi ricordarti di consultarlo nuovamente dopo averlo aperto la prima volta, puoi segnare il file come non visualizzato. Per segnare uin file ricevuto come non visualizzato:
Accedi al tab RICEVUTI.
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file ricevuto che vuoi segnare come non visualizzato.
Seleziona la voce AZIONI.
Seleziona la voce SEGNA COME NON VISUALIZZATO.
Il file verrà ora visualizzato in grassetto come se non lo avessi mai consultato.
Nota: se hai ricondiviso un file ricevuto, potrai effettuare questa operazione anche sui file ricevuti e condivisi presenti nel tab CONDIVISI.
7.2.4 Raggruppare i file ricevuti
Il tab RICEVUTI raggruppa tutti i file che sono stati condivisi con te da altri utenti BooleBox.
Guida BooleSuite | 71 All’interno di questa sezione è possibile raggruppare i file ricevuti in base all’utente che ha effettuato la condivisione: come risultato di questa operazione, tutti i file ricevuti verranno inseriti in una cartella che sarà nominata con lo username dell’utente che ha effettuato la condivisione. Per raggruppare i file ricevuti:
Accedi al tab RICEVUTI.
Clicca in corrispondenza dell’icona RAGGRUPPA in alto a destra.
Clicca sull’icona SEPARA in alto a destra per tornare alla visualizzazione standard.
7.3 Condividere un file attraverso BooleBox
Condividendo un file direttamente con la piattaforma BooleBox, puoi sfruttare la comodità di un’interfaccia semplice ed intuitiva per rendere file o cartelle in tuo possesso disponibili ad altri utenti. Per condividere un file attraverso BooleBox:
Clicca sul pulsante CONDIVIDI posto accanto al file da condividere.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci l’indirizzo e-mail del destinatario della condivisione nel campo apposito oppure seleziona l’utente di tuo interesse accedendo tramite l’icona proposta alla lista dei tuoi contatti.
Seleziona dal menù a tendina relativo all’area IMPOSTAZIONI DI SICUREZZA il template di condivisione che vuoi utilizzare per condividere il file.
Se il destinatario non è registrato, seleziona dal menù a tendina in blu le MODALITÀ DI ACCESSO per il file che stai condividendo:
REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA: l’utente dovrà registrarsi ad una delle licenze free o a pagamento offerte dalla piattaforma per poter accedere al contenuto condiviso.
CODICE DI VERIFICA VIA MAIL: l’utente riceverà all’indirizzo e-mail indicato come destinatario della condivisione un codice da inserire per poter accedere ai contenuti ricevuti.
Guida BooleSuite | 73 CODICE DI VERIFICA VIA SMS: l’utente destinatario della condivisione riceverà un SMS al numero di telefono collegato al proprio account con un codice da inserire per poter accedere ai contenuti ricevuti.
ACCESSO LIBERO: l’utente potrà accedere liberamente ai contenuti ricevuti in condivisione senza necessità di inserire codici o credenziali di accesso.Nota: le modalità di accesso valgono soltanto per utenti NON REGISTRATI.
Qualora l’indirizzo e-mail inserito come destinatario corrisponda ad un accoun registrato, le modalità di accesso selezionate saranno ignorate e l’utente destinatario dovrà comunque effettuare il login con le proprie credenziali.
Clicca sul link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZATE per impostare al file che stai condividendo specifiche LIMITAZIONI, PERMESSI o NOTIFICHE, disponibili sulla base del template di condivisione selezionato.
Clicca su CONDIVIDI.
7.3.1 Limitazioni
Per ogni condivisione è possibile aumentare il controllo esercitato su ciascun file aggiungendo una o più delle seguenti limitazioni:
DISABILITA NUOVI ELEMENTI – se attivata, questa limitazione impedisce al
sottocartelle.
DISABILITA STAMPA – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di effettuare la stampa dei contenuti condivisi.
DISABILITA DOWNLOAD – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di effettuare il download del contenuto condiviso.
DISABILITA RIMUOVI – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di rimuovere il file.
DISABILITA RINOMINA – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di rinominare il file.
DISABILITA MODIFICHE – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di modificare il file ricevuto in condivisione.
DISABILITA STAMPA SCHERMO E CATTURA VIDEO – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di catturare lo schermo mentre il file è aperto.
DETER PHOTO SHOTS – se attivata, questa limitazione rende visibile il documento al destinatario della condivisione una porzione alla volta, in corrispondenza dell’area in cui si trova il cursore.
WATERMARK – se attivata, questa limitazione applica al contenuto condiviso la filigrana impostata per il template di condivisione in utilizzo da un utente
amministratore (SAM, ADM o ADR). Una volta attivato il comando relativo, sarà possibile scegliere se applicarla A SCHERMO INTERO, in OBLIQUO, SOLO SU STAMPA oppure SEMPRE.
SCADENZA – se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di aprire il documento dopo la data di scadenza indicata.
Guida BooleSuite | 75 Nota: le limitazioni saranno disponibili fra le opzioni di condivisione avanzate in accordo con il template di condivisione selezionato.
7.3.2 Permessi
Per ogni condivisione è possibile aumentare il controllo esercitato su ciascun file aggiungendo uno o più dei seguenti permessi:
PERMETTI VERSIONING – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di accedere alle versioni precedenti del file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI AUDITING – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di visualizzare l’auditing relativo al file condiviso anche se il template predefinito
selezionato non lo consente di default.
PERMETTI ANNOTAZIONI – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di accedere alle annotazioni inserite all’interno del file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI RICONDIVISIONE – se attivato, tale permesso consente all’utente destinatario di condividere a sua volta il file ricevuto anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default. Una volta selezionato tale permesso, sarà richiesto se concederlo SEMPRE o SOLO SE AUTORIZZATI. Nel secondo caso, sarà inviata una richiesta al mittente della condivisione qualora un destinatario voglia ricondividere il contenuto ricevuto.Come ulteriore scelta, sarà possibile selezionare se concedere la ricondivisione dei soli file, delle sole cartelle, o di entrambi.
PERMETTI CLASSIFICAZIONE – se attivato, tale permesso consente all’utente
destinatario di classificare il file ricevuto in condivisione anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
Guida BooleSuite | 77 7.3.3 Notifiche
L’opzione NOTIFICHE ti consente di regolare le notifiche che vengono inviate quando un utente in possesso della risorsa condivisa effettua delle modifiche sulla stessa.
L’opzione NOTIFICHE può essere attivata con due modalità:
NOTIFICA BIDIREZIONALE – qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa a lui condivisa, la notifica verrà inviata solo al proprietario originale della risorsa stessa.
NOTIFICA DISTRIBUITA – qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa a lui condivisa, la notifica verrà inviata a tutti gli utenti in possesso della risorsa stessa.
Nota: qualora l’owner della risorsa condivisa effettui una modifica, tutti gli utenti
modalità scelta.
ESEMPIO:
Bob è il proprietario di una cartella.
Bob condivide la cartella con Alice e John.
Sia Alice che John possiedono ora la cartella inviata da Bob.
Alice ora effettua delle modifiche alla cartella ricevuta in condivisione da Bob.
Se Bob aveva selezionato l’opzione NOTIFICA BIDIREZIONALE in fase di condivisione della cartella, la notifica verrà inviata solo a Bob.
Se Bob invece aveva selezionato l’opzione NOTIFICA DISTRIBUITA, anche John riceverà una notifica per essere informato della modifica operata alla cartella da Alice.
7.3.4 I template di condivisione
I template di condivisione sono un utile strumento che BooleBox mette a disposizione degli utenti amministratori (SAM, ADM o ADR) per consentire agli utenti facenti parte dell’azienda da essi amministrata di condividere file e risorse attraverso “modelli” di condivisione
preimpostati, con LIMITAZIONI, PERMESSI e NOTIFICHE impostate di default. In fase di
condivisione, l’utente potrà selezionare quindi solo i template di condivisione resi disponibili per quell’utente da un amministratore dell’azienda. Ogni condivisione, per garantire sempre la massima sicurezza e granularità di accesso, deve essere pertanto legata a un template di condivisione.
Guida BooleSuite | 79
7.4 Condividere un file attraverso un link
Per facilitare l’accesso ai contenuti che vuoi condividere, BooleBox mette a tua disposizione la condivisione tramite link, consentendo ai destinatari della condivisione di accedere alle risorse condivise in accordo con le LIMITAZIONI e i PERMESSI da te impostati, ma senza effettuare il login. Per condividere un file attraverso un link:
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file di tuo interesse e seleziona la voce CONDIVISIONE.
Seleziona la voce OTTIENI LINK.
Se il file desiderato è stato condiviso da un altro utente, tale operazione sarà possibile solo qualora il mittente abbia selezionato, tra le opzioni di protezione avanzata, il permesso di ricondivisione.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, seleziona dal menù a tendina relativo all’area IMPOSTAZIONI DI SICUREZZA il template di condivisione che vuoi utilizzare per condividere il file.
Clicca sul link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZATE per impostare al file che stai condividendo specifiche LIMITAZIONI, PERMESSI o NOTIFICHE, disponibili sulla base del template di condivisione selezionato.
Clicca su OTTIENI LINK per visualizzare il link generato da BooleBox.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, potrai copiare il link generato da BooleBox e fornirlo al destinatario della condivisione con una semplice operazione di copia e incolla. L’utente che lo riceverà potrà accedere al file secondo le impostazioni di sicurezza e le opzioni di condivisione avanzate da te definite.
