La distribuzione rappresenta, per il sistema teatrale italiano “di giro”, l'attività indispensabile per l'economia di una compagnia e anche uno degli aspetti più complessi dell'organizzazione teatrale. D'Ippolito (2006) consiglia la pianificazione di alcune azioni per organizzare la vendita, come effettuare delle verifiche preliminari con gli operatori del settore che già conoscono altri lavori della compagnia, per ricevere eventuali suggerimenti e diffondere la voce di un nuovo spettacolo, individuare le aree di mercato, definire almeno a grandi linee la programmazione, impostare il preventivo della tournée. Solo calcolando il costo della tournée si potrà calcolare il cachet, cioè il prezzo a cui deve essere venduto lo spettacolo e si potrà definire il cachet minimo, al di sotto del quale non conviene vendere, e quello massimo, al di sopra del quale nessuno sarà disposto a comprare lo spettacolo. È necessario poi avviare una capillare proposta di vendita. L'attività italiana è stagionale e i casi di lunga programmazione sono rari, inoltre, la vendita degli spettacoli sta diventando sempre più complessa a causa delle difficoltà di scambio tra i teatri e della approssimazione dei cartelloni “che rispondono sempre di più a logiche di notorietà più o meno televisiva che a progetti di servizio culturale” (ibid., p. 88).
I circuiti teatrali territoriali sono nati negli anni Settanta per svolgere le attività di promozione e coordinamento nei territori regionali. I promotori erano, e in molti casi lo sono ancora, gli Enti locali e coloro i quali ne erano maggiormente interessati erano teatri di piccole e medie dimensioni. Gallina (2014) descrive le funzioni dell'attività di distribuzione:
attività informativo/artistica, poiché non è semplice per i comuni più piccoli accedere alle informazioni o avere le competenze necessarie per compiere delle scelte in campo artistico;
attività tecnico/organizzativa, di collaborazione in rete tra teatri;
attività economica, di definizione degli accordi con le compagnie, utile per le zone periferiche, poco agevoli da raggiungere,
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inoltre la dimensione territoriale permette di accedere a fondi altrimenti impossibili da raggiungere per un unico teatro.
I circuiti riconosciuti nel 2015 sono dodici, ne è un esempio la Fondazione Toscana Spettacolo. La Fondazione viene costituita nel 1989 con legge della Regione Toscana, che ne è anche socio fondatore. Mediante il sostegno finanziario del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo agisce nell'ambito della distribuzione del teatro e dello spettacolo dal vivo, della promozione e della formazione del pubblico seguendo le linee programmatiche della Regione. La Fondazione, d’accordo con le amministrazioni locali, costruisce i cartelloni di numerosi teatri sia per le stagioni rivolte al pubblico adulto, sia per quelle specifiche rivolte ai giovani e all’infanzia, e ha realizzato nella stagione teatrale appena conclusa, complessivamente, circa settecento eventi tra serate e matinée, rendendo possibile, in questo modo un circuito regionale dello spettacolo articolato anche in reti territoriali. Aderiscono infatti alla Fondazione, in qualità di soci fondatori, le Province di Grosseto, Lucca, Massa Carrara, Pisa e Prato. L’attività di promozione teatrale cura in particolare la valorizzazione delle produzioni toscane degli spettacoli di prosa per adulti, ragazzi, infanzia e danza31.
L'esercizio teatrale si riferisce sia ai teatri che fanno anche produzione sia ai teatri solo di ospitalità. La programmazione di un teatro avviene solitamente attraverso il cartellone stagionale, che tiene conto sia del progetto culturale dell'organizzazione sia del suo piano economico-finanziario di gestione. La scelta degli spettacoli da inserire in cartellone dovrebbe portare alla fidelizzazione degli spettatori che già frequentano il teatro e, contemporaneamente, suscitare interesse in altre fasce di pubblico (D’Ippolito, 2006). Il cartellone è importante poiché rispecchia qual è la
mission che ha quello specifico teatro nei confronti della comunità. L’identità
di una struttura teatrale, però, non viene delineata e riconosciuta solo
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attraverso la sua programmazione, ma anche grazie, ad esempio, alle caratteristiche fisiche dell’edificio teatrale e alla suddivisione interna degli spazi, agli arredi, alla sua collocazione all’interno della città, alla sua capienza e alla sua storia e tradizione, che ne segnano fortemente l’identità (Gallina e Cuoco, 2014). Accanto al cartellone poi possono essere presentati progetti diversi, come iniziative culturali o laboratori, che permettono di variare e di collaborare con gli Enti Locali, con altre istituzioni culturali o con eventuali sponsor, o come la nuova idea di “teatro abitato”, inserito nella sua realtà cittadina con una precisa identità o un preciso ruolo innovatore (ibid.). Nel rapporto col pubblico ha molta importanza il tipo di offerta, come forme di abbonamento e la politica dei prezzi, ma anche le modalità d'accesso riservate al pubblico, come la facilità nel ricevere informazioni sul programma e nella prenotazione dei posti. La gestione di una sala è un veicolo fondamentale per permettere al prodotto dello spettacolo di diventare un servizio per lo spettatore (D’Ippolito, 2006).
La formalizzazione degli accordi tra compagnia e teatro trova il suo luogo nel contratto di rappresentazione. Questo può essere di quattro tipi:
1. a “compenso fisso” (a “cachet” o “pagato”), in cui il teatro paga alla compagnia un compenso determinato in precedenza indipendentemente dall'incasso al botteghino e il rischio economico ricade interamente sul teatro. È frequente soprattutto nei teatri comunali e quando non è possibile ipotizzare un incasso tale da riuscire a coprire i costi della compagnia.
2. A “percentuale”, nel quale teatro e compagnia dividono gli incassi del botteghino. La percentuale nazionale prevede che il 70% vada alla compagnia, che ha sostenuto i costi di allestimento, e il 30% vada al teatro. Il calcolo della percentuale va effettuato sull'incasso netto di
bordereau (senza l'Iva sui biglietti), detratte le spese SIAE e le eventuali
spese pubblicitarie e promozionali. Il rischio economico viene ripartito in maniera proporzionale tra teatro e compagnia. Questa soluzione viene solitamente adottata dai teatri delle grandi città o dai teatri privati.
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3. A “percentuale con un minimo garantito” (contratto assicurato), in cui il teatro assicura alla compagnia un minimo forfettario nel caso in cui lo spettante in base alle percentuali sia inferiore al “garantito”. Questa forma contrattuale è un compromesso fra le due precedenti ed è un punto intermedio di assunzione del rischio.
4. A “prelevamento di incasso”, in cui il teatro ospite si fa carico dei costi di gestione e di esercizio senza però recuperarli con una quota degli incassi della serata.
Il tipo di contratto che viene concordato dipenderà innanzi tutto dal potere contrattuale di ambo le parti. Il documento, ad ogni modo, deve sempre riportare i dati anagrafici e fiscali delle parti, la loro sede legale e il loro legale rappresentante, il titolo, l'autore e la regia dell'opera, tutte le date e il numero di rappresentazioni previste. Solitamente il contratto di rappresentazione prevede anche, da parte della compagnia, l'invio della scheda tecnica dello spettacolo che riporta gli orari di montaggio, delle eventuali prove e delle recite ed eventuali richieste particolari o informazioni utili.
Le locandine, per consuetudine, sono stampate e fornite dalla compagnia nelle quantità richieste dal teatro entro 30 giorni dal debutto e ciascun teatro li acquista nei termini concordati dal contratto, anche se negli ultimi tempi molti teatri preferiscono ricevere le informazioni dalla compagnia e provvedere direttamente alla stampa, poiché ritengono questa opzione più veloce ed economica.
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