Business Motivation Model

Gli elementi strategici catturati durante la realizzazione del Business Motivation Model costituiscono un chiaro riferimento e una linea guida per la definizione del percorso di adozione del nuovo sistema informativo commerciale.

L’obiettivo delle attività svolte in questa fase è costituito dal suo deliverable principale: il disegno del business motivation model. Durante la sua realizzazione ci si propone quindi di andare ad individuare le linee guida, gli aspetti strategici e tattici, i goal e gli obiettivi aziendali dei quali tenere conto durante il progetto.

Figura 51 Business Motivation Model

Il business motivation model (figura 51) risulta essere uno strumento per comunicare, sviluppare e gestire i piani di business di un’impresa in maniera organizzata. Tale modello sviluppato dal consorzio OMG (Object Management Group) ha lo scopo quindi di identificare le motivazioni che devono stare alla base delle attività aziendali.

Nel modello trovano rappresentazione la vision ovvero la filosofia dell’azienda e i valori ai quali si ispirano le persone che ne fanno parte, ma soprattutto i goal e gli obiettivi di business stabiliti a livello aziendale. I primi rappresentano un risultato finale (specificato più a livello qualitativo che quantitativo) che l’organizzazione è intenzionata a raggiungere nel lungo periodo. I secondi invece rappresentano anch’essi dei risultati che devono essere raggiunti ma sono più specifici relativamente ai tempi e alle modalità di misurazione.

Nel modello viene poi definita la mission aziendale che descrive il fine ultimo dell’organizzazione, le strategie e le tattiche messe in atto dall’azienda nello svolgimento delle proprie attività, le politiche e le regole di business che vengono applicate allo scopo di raggiungere i goal e gli obiettivi aziendali. Nell’esecuzione delle

proprie attività l’azienda deve inoltre tenere in considerazione i propri punti di forza e di

debolezza facendo sempre attenzione alle opportunità che l’ambiente esterno può

presentare ma anche alle eventuali minacce e situazioni sfavorevoli che possono ostacolare il raggiungimento degli obiettivi di business.

Infine nel business motivation model rientrano gli elementi interni ed esterni che possono influenzare l’attività dell’azienda. Gli elementi interni sono costituiti dalle

infrastrutture e dalle risorse disponibili in azienda ma anche dai valori condivisi dal

personale e dalla cultura aziendale. Gli elementi esterni invece possono essere rappresentati dalle normative che regolano il settore in cui l’azienda opera, dalla

clientela a cui essa si rivolge, dal comportamento dei propri fornitori, dalle tecnologie

disponibili e dalle attività dei propri competitor.

All’interno del progetto di adozione del nuovo sistema informativo la fase di definizione del business motivation model prevede l’esecuzione delle seguenti attività:

- Workshop (interviste) per catturare le informazioni necessarie alla definizione e

disegno del modello;

- Formalizzazione delle informazioni sul tool di design (Oracle BPA Suite);

- Formalizzazione delle informazioni raccolte su apposito documento (la

documentazione può essere prodotta tramite estrazione dal tool);

- Validazione di quanto formalizzato (la validazione può essere effettuata per

step intermedi).

I ruoli previsti nei workshop per la definizione del business motivation model sono:

 Sponsor del progetto;

 Un esperto interno, figura primaria di riferimento dell’ambito;

 Un esperto esterno ed indipendente rispetto ai partecipanti /area trattata;

 Un facilitatore (imparziale guida al raggiungimento degli obiettivi);

 Una figura di modelling. Tale figura ha il compito di utilizzare lo strumento di

design per mettere a persistenza le informazioni raccolte durante lo svolgimento dei workshop;

 Relatore/verbalizzatore: la seduta può essere registrata e sintetizzata in un

secondo momento oppure alla sessione può partecipare una figura atta ad effettuare già in quella sede la sintesi delle informazioni raccolte, funzionale al disegno.

Sulla base di questi ruoli, è stato così definito il team di persone che ha preso parte a questi workshop:

 Top manager appartenenti alle funzioni commerciale e amministrazione (Alfa);

 IT manager (Alfa);

 Project manager interno del progetto (Alfa);

 Project manager esterno del progetto (Gamma);

 Facilitatore (Beta);

 Verbalizzatore (Beta);

 Designer (Beta).

I deliverable delle attività legate al Business Motivation Model sono:

- Documento che formalizza le informazioni raccolte nel workshop (verbale di

riunione);

- Diagrammi del business motivation model;

- Macrodefinizione dei processi oggetto di indagine;

- Definizione e prioritizzazione dei principali ambiti/aree che saranno oggetto di

analisi nella fase di Business Process Design.

Per procedere con il disegno dei processi conseguentemente alla prima parte della fase di business modelling è necessario classificare e prioritizzare gli ambiti di intervento emersi durante la realizzazione del business motivation model.

L’ipotesi di classificazione che è stata effettuata si basa sulla criticità dell’ambito, valutata sulla base della complessità del prodotto software e della strategicità dell’ambito (derivante dal BMM).

Per ciascuna di queste classi, si è definito di procedere come segue:

- Ambiti ad alta criticità:

o Definizione dei processi as-is;

o Identificazione dei requisiti to-be e delle business rule;

o Mapping dei processi sul prodotto software;

o Presentazione delle best practice del prodotto software;

o Disegno dei processi to-be;

o Rilevazione dei gap e dei change organizzativi.

- Per ambiti a media criticità:

o Identificazione delle business rules;

o Mapping dei processi sul prodotto software;

o Presentazione delle best practice del prodotto software;

o Disegno dei processi to-be;

o Rilevazione dei gap e dei change organizzativi.

o Presentazione delle best practice del prodotto software;

o Disegno dei processi to-be;

o Rilevazione dei gap e dei change organizzativi.

Le attività di analisi eseguite durante la successiva fase di business process design hanno un grado di approfondimento diverso a seconda della criticità definita per ogni ambito. Anche i deliverable di queste attività, pur essendo gli stessi, hanno un grado di

completezza ed approfondimento delle informazioni che rispecchia tale

differenziazione.