Caso “New Machinery”

Nel caso della vendita di una macchina l’attivatore del processo è ovviamente il cliente che contattando l’ufficio vendite inizia una fase di contrattazione per l’acquisto di una nuova macchina. La negoziazione può avere due esiti, il primo negativo che porta alla terminazione del processo, il secondo, positivo, porta alla definizione delle caratteristiche della macchina oggetto della vendita e dei giorni necessari alla realizzazione e all’installazione della macchina, voce fortemente impattante sul costo di realizzazione della macchina.

L’ordine interno contiene tutte le informazioni relative alla macchina acquistata, le indicazioni concordate con il cliente e le modalità di training da erogare presso il cliente stesso. Questo ordine viene in seguito inviato alle Operations, all’Ufficio Acquisti, al responsabile di produzione e al responsabile dei trasfertisti, per permettere loro di effettuare le operazioni preliminari necessarie alla produzione di quanto ordinato. Arrivato l’ordine interno ai responsabili della produzione e dei trasfertisti, questi schedulano i tecnici interni e i trasfertisti tramite l’ausilio di un file Excel che verrà illustrato in seguito, nel paragrafo 4.3. Se il cliente richiede delle personalizzazioni sulla macchina, queste vengono indicate e comunicate tramite l’ordine interno, ma vengono gestite tramite file inviati via mail o tramite telefonate tra i vari reparti. Questi aspetti del processo sono tuttavia difficili da mappare e rappresentare graficamente, in quanto costituiscono una relazione di tipo “informale” tra gli attori dei vari reparti. Per questo motivo si è scelto di rappresentare il processo di acquisto di una macchina standard.

Riprendendo la descrizione del processo in figura 4.1.B, l’ufficio trasferte si occupa così della valutazione e della pianificazione dei giorni e dei tecnici necessari per l’installazione della macchina, sulla base di quanto contenuto nell’ordine interno. Questa attività viene svolta mesi prima dell’effettivo utilizzo operativo dei tecnici, in quanto è necessario un certo lasso di tempo per far arrivare i gruppi da assemblare dai fornitori. Vengono quindi schedulati dei task su degli operatori disponibili in maniera provvisoria, da dover poi confermare quando si sarà

a ridosso delle attività di assemblaggio. Con la stessa identica logica si pianifica il viaggio per il personale, da confermare poi una volta iniziate le attività di assemblaggio; contestualmente vengono inoltrati da parte dell’ufficio acquisti gli ordini di acquisto dei gruppi macchina ai vari fornitori, sulla base di quanto indicato nell’ordine interno. Arrivati i vari gruppi da montare, inizia la fase di assemblaggio interno, tramite l’utilizzo di tecnici montatori interni o trasfertisti. Occorre fare una precisazione per quel che riguarda la gestione dei tecnici presso la Fabio Perini Packaging: questi vengono suddivisi in tecnici interni e trasfertisti, ovvero gli unici in grado di poter effettuare attività di assemblaggio dal cliente. Le mansioni assegnabili a queste due tipologie di tecnici sono parzialmente sovrapponibili tuttavia, in quanto i tecnici Figura 4.1.A (pagina precedente): Mappa completa dei processi di gestione degli ordini di una nuova macchina e di un TIP come condotti ad oggi presso la Fabio Perini.

Figura 4.1.B (pagina attuale): Particolare del processo tracciato nell’immagine 4.1.B riguardante la sola fase di vendita di una macchina e i consequenziali task condotti dall’ufficio trasferta.

Durante la fase di assemblaggio interno, condotta sulla base di quanto schedulato da parte del responsabile della produzione, il file Excel contenente la schedulazione stessa può essere aggiornato in caso di variazioni rispetto a quanto programmato.

Generalmente la fase di assemblaggio è costituita da due sottofasi, la prima di assemblaggio standard in cui la macchina viene montata come a listino, e la seconda di assemblaggio custom, in cui vengono montate le modifiche concordate con il cliente. Una volta terminato l’assemblaggio si prosegue con il collaudo della macchina. Allo scopo di testare la macchina al meglio, il Project Manager responsabile della commessa richiede sempre al cliente l’invio del materiale (rotoli e bobine) che verrà utilizzato in produzione. Tuttavia, non è detto che i campioni di materiale vengano sempre inviati in tempo; in tal caso si utilizzerà il materiale disponibile a magazzino, con il rischio che sia diverso da quello del cliente e che quindi sarà probabilmente necessario riconfigurare i formati e la macchina durante l’installazione finale. Figura 4.1.C: Particolare del processo tracciato nell’immagine 4.1.A riguardante la fase di assemblaggio interno di una macchina e di assemblaggio presso il cliente, quest’ultima fase denominata in azienda “commissioning”.

In seguito, terminato il montaggio, si svolge l’attività di checkout: un supervisore del cliente si reca presso lo stabilimento Perini per visionare la macchina e testarla. In caso di accettazione le parti firmano il RFS (Release For Shipment) e si procede con lo smontaggio e la spedizione. In caso contrario, si ritorna alla fase di assemblaggio per risolvere i problemi incontrati. Nel caso in cui il cliente non accetti la macchina proposta, vengono registrate le modifiche da effettuare e i tecnici interni procedono alla modifica della macchina, con la conseguente rischedulazione dell’intera attività di vendita della nuova macchina.

Quando le risorse e le date della trasferta sono state pianificate comincia il lavoro dei tecnici trasfertisti. C’è una prima attività di preparazione della trasferta, dove il tecnico riceve la documentazione sulla macchina da installare, seguita dal viaggio presso il cliente. Nelle fasi iniziali della trasferta possono esserci problemi dovuti a ritardi nella spedizione della macchina o a mancanze causate del cliente (mancanza di alimentazione, stabilimento non pronto, ritardi di altri fornitori). Una volta risolti gli eventuali problemi iniziali, si inizia con l’assemblaggio della macchina che può essere svolto da tecnici Perini o da tecnici esterni a cui viene appaltata questa attività.

Presso il cliente vi è quindi l’installazione della macchina e la cosiddetta fase di avviamento, o

Final Acceptance Test (FAT) in cui viene provata la macchina a regime in presenza dei tecnici

della Fabio Perini. Le criticità più importanti in questa fase riguardano i problemi che emergono ad un ritmo di funzionamento elevato, che non si riescono a riscontrare durante il collaudo interno e il fatto che molto spesso i tecnici devono svolgere attività aggiuntive, come modifiche alla macchina e al software per permetterne il funzionamento. Se la fase di avviamento non dovesse terminare entro i giorni concordati con il cliente a causa della manifestazione di problemi di varia natura nella macchina, si delineano due strade che è possibile seguire. La prima di queste prevede un rientro temporaneo dei trasfertisti a Bologna, cui seguirà una nuova schedulazione della trasferta e una nuova preparazione della trasferta stessa, per poi ritornare dal cliente per la fase di installazione e avviamento. La seconda strada prevede che i trasfertisti rimangano presso il sito del fornitore a lavorare sulla macchina fino a quando la fase di avviamento non ha avuto esito positivo. Al termine dell’avviamento si ha

con la compilazione del “Report trasferta”, documento contenente informazioni e segnalazioni particolari da parte dei trasfertisti sull’andamento dell’intervento presso il cliente.