La schedulazione AS-IS dei tecnic

La schedulazione delle risorse viene realizzata ad oggi da due persone, il responsabile dei trasfertisti e il responsabile della produzione, che pianificano il lavoro dei dipendenti sotto la loro area di competenza specifica. La schedulazione dei tecnici viene quindi realizzata per le fasi di assemblaggio interno sia delle macchine che dei TIP (Technical Improvements Program), sigla con la quale si identificano gli upgrade delle macchine, da parte del responsabile della produzione, mentre per quel che riguarda le trasferte la schedulazione viene effettuata dal responsabile dei trasfertisti.

In seguito alla vendita di una macchina o di un TIP da parte della funzione commerciale, si ha in output un documento chiamato Ordine Interno (OI), come già visto nel paragrafo precedente, che rappresenta la traduzione ad uso interno del contratto di vendita e delle specifiche richieste del cliente. In base a questo viene realizzata la pianificazione e l’assegnazione delle attività da parte del responsabile della produzione. Pianificazione che avviene con mesi di anticipo rispetto all’arrivo dei gruppi di assemblare, realizzati dai fornitori. La pianificazione verrà quindi rivista, confermata e/o aggiornata (in seguito ad eventuali ritardi dei gruppi macchina dei fornitori da assemblare), quando i gruppi saranno in arrivo nello stabilimento.

Una volta emesso l’ordine interno, comincia anche il lavoro dell’Ufficio Trasferte. La prima attività si riferisce alla pianificazione delle risorse (tecnici trasfertisti) da utilizzare. Questa attività viene fatta mesi prima della consegna della macchina al cliente per cui è una valutazione di massima. In seguito, una volta ultimato il checkout della macchina con il cliente, il Project Manager concorda le date esatte di installazione per cui si può procedere all’acquisto definitivo del viaggio e alla schedulazione esatta dei tecnici.

Le due programmazioni vengono realizzate, come precedentemente anticipato, appoggiandosi ad uno stesso file Excel denominato “PLANNER_beta FULLSERVICE” da entrambi i responsabili, condiviso nell’intranet dell’azienda.

In basso viene riportata una schermata di tale file, con le informazioni parzialmente oscurate per motivi di riservatezza.

La schermata visualizzata è divisa in due parti, la prima contornata di arancione rimane sempre fissa a sinistra durante lo scorrimento orizzontale e contiene tutti gli operatori attualmente disponibili. Gli operatori presenti nel file sono quindi tutti quelli a disposizione presso lo stabilimento di Bologna, e vengono suddivisi in due grandi famiglie sulla base della loro area di competenza, elettrica o meccanica; ciascun tecnico ricade all’interno di una e una sola di queste due suddivisioni. Ad ogni operatore viene inoltre associato un colore che ne rappresenta le possibilità di impiego:

• ELETTRICI

o MARRONE: tecnico addetto all’assistenza telefonica (Expert Online); o AZZURRO: tecnico trasfertista;

Figura 4.2.A: Schermata del file Excel attualmente utilizzato dalla Fabio Perini Packaging per l’attività di schedulazione dei tecnici

• MECCANICI

o BIANCO: tecnico per l’assemblaggio interno; o AZZURRO: tecnico trasfertista;

Per l’assegnazione delle attività nel sito di Bologna non esiste personale dedicato esclusivamente alla trasferta o all’assemblaggio interno, indicativamente tutti gli operatori sono in grado di realizzare le attività interne (ciò vale tranne che per il collaudo, non attuabile da tutti gli operatori ma in genere realizzabile da tutti i trasfertisti) mentre solo un sottoinsieme di questi è abilitato alla trasferta. In pratica quindi se vi sono dei trasfertisti non assegnati a nessuna trasferta, questi vengono resi disponibili per le attività interne.

Per l’assegnazione delle attività i due responsabili seguono, nel caso in cui vi siano più tecnici ugualmente liberi per la loro realizzazione, logiche non formalizzate in quanto basate su informazioni non esplicite ma di cui sono personalmente a conoscenza e che riguardano le competenze specifiche del singolo operatore, la sua esperienza e le sue preferenze. Per esemplificare tale concetto si riporta un caso possibile: per operazioni da effettuare su macchine “obsolete”, i responsabili assegneranno preferibilmente le attività a personale con esperienza interna all’azienda il più lunga possibile, in quanto probabilmente avranno già avuto a che fare negli anni passati con tale tipo di macchine.

La seconda parte del file, contornata di viola, contiene la schedulazione giorno per giorno di ogni singolo operatore, con le attività che devono essere svolte riportate nelle celle di una matrice individuata dai tecnici sull’asse delle “Y” e dal calendario sull’asse delle “X”. Facendo scorrere lungo i vari giorni la schermata, la parte degli operatori rimane sempre visibile ancorata a sinistra, permettendo di aver sempre visibile l’operatore cui è associata la riga che si sta schedulando. Per ogni giorno possono essere assegnate delle attività marchiando la cella individuata dal giorno e dall’operatore con un colore specifico. Ogni colore ha un significato preciso di cui si riporta una breve legenda:

• ELETTRICI

o GIALLO: indisponibilità dell’operatore

o ROSA: attività allocate, previste ma non confermate o ROSSO: smontaggi

o BIANCO: assemblaggi interni • MECCANICI

o GIALLO: indisponibilità dell’operatore

o MARRONE CHIARO: attività nella sala esperimenti o AZZURRO: tecnico in trasferta

o ROSA: attività allocate, previste ma non confermate o VERDE: collaudo con il cliente

o ROSSO: smontaggi

o BIANCO: assemblaggi interni

All’interno di ogni cella vengono generalmente indicati la sigla della macchina/TIP su cui l’operatore svolgerà l’attività assegnata e il cliente per cui si sta svolgendo l’attività, in alternativa viene riportato il motivo dell’indisponibilità (FERIE/CHIUSURA/ASSENTE…) oppure l’indicazione VIAGGIO, tipicamente a valle e a monte di una trasferta. Occorre tuttavia precisare che non essendoci una procedura formalizzata per la compilazione di questo file, queste indicazioni possono essere poste in maniera parziale e sotto diversa forma (come sigle, nomi estesi, ecc.).