Il ciclo delle vendite

Il ciclo delle vendite comprende un insieme di attività finalizzate a soddisfare i clienti nell’ottica di favorire il collocamento sul mercato dei prodotti o servizi realizzati dall’azienda secondo le modalità economicamente più convenienti.

Gli obiettivi dei processi commerciali variano da azienda ad azienda, i più noti sono l’incremento dei ricavi e/o della quota di mercato, l’incremento della marginalità, la riduzione degli insoluti, la custumer satisfation e la customer retention.

Come si può vedere dalla Figura 13, Flow chart del ciclo delle vendite, il processo di vendita viene attivato dal ricevimento di una richiesta di fornitura da un cliente e dopo una serie di passaggi intermedi, si conclude con l’incasso del credito relativo al bene o servizio oggetto della transazione. Il ciclo delle vendite si può suddividere a sua volta in due sotto-cicli: il ciclo ordini-spedizioni e il ciclo vendite-incassi.

Il ciclo ordini- spedizioni comprende l’acquisizione degli ordini, la verifica dei limiti di fido accordato al cliente, il controllo della disponibilità della merce, l’emissione delle conferme d’ordine, il controllo di avanzamento degli ordini e l’evasione dell’ordine.

Mentre il ciclo vendite- incassi comprende la fatturazione, l’emissione delle note di accredito, l’emissione delle ricevute bancarie e degli effetti attivi commerciali, la gestione degli incassi e la gestione dei crediti scaduti.

Ognuno di questi elementi è soggetto, all’interno dell’azienda, al controllo operativo realizzato dal personale aziendale al fine di garantire la riuscita dell’intero processo.

Il controllo interno nell’area vendite deve essere infatti in grado di prevenire, rilevare e correggere eventuali errori o rischi che si possono verificare dal momento in cui arriva l’ordine dal cliente al momento in cui perviene il pagamento della fattura.

93 Figura 13, Flow chart del ciclo delle vendite.

Cliente Commerciale Finanza Magazzino Contabilità

Fonte: I sistemi informativi aziendali, Luciano Marchi. RICHIESTA

DEL

CLIENTE RICEVIMENTO _ORDINE VALUTAZIONE _{LIMITE DI FIDO}

ACCETTO NON ACCETTO APPROVAZIONE ORDINE VERIFICA DISP. MAGAZZINO CONFERMA ORDINE PRELIEVO MERCE E CONSEGNA AL VETTORE

DDT INVIO MERCE E _SCARICO CONTABILE EMISSIONE FATTURA REGISTRAZIONE CONTABILE CO.GE SCADENZARIO BONIFICO CLIENTE REGISTRAZIONE INCASSO CONTABILITA’ EMISSIONE RIBA BONIF SOLLECITI AI CLIENTI MANCATO PAGAMENTO PROCEDURA LEGALE

94 4.3 Il sci nel ciclo di vendita dell’azienda Alfa

Il sistema di controllo posto in essere dall’azienda con riferimento al ciclo delle vendite sarà analizzato attraverso il modello del Coso Report, considerandolo uno strumento di grande successo a livello mondiale e un punto di riferimento, sia per il settore pubblico che per quello privato, per valutare l’efficacia dei sistemi di controllo attuato dalle aziende.

L’analisi tratterà quindi le cinque componenti del modello del Coso Report:

 L’ambiente di controllo

 La valutazione dei rischi

 L’attività di controllo

 L’informazioni e comunicazione

 Il monitoraggio

Ciascuna di esse sarà descritta con riferimento all’applicazione che l’azienda ne ha fatto all’interno del ciclo delle vendite e inoltre ne sarà fatta successivamente una valutazione.

L’ambiente di controllo

L’ambiente di controllo è un elemento importantissimo della cultura di un organizzazione, poiché determina il livello di sensibilità del management alla necessità di controllo.

Nella valutazione del controllo interno diviene importante considerare l’ambiente di controllo poiché influisce sulla sensibilità del personale ad attivare l’attività di controllo, sul grado di applicazione delle procedure, sul etica dei comportamenti e su altri aspetti.

I fattori che influenzano l’ambiente di controllo sono l’integrità, i valori etici e la competenza del personale, la filosofia e lo stile del management, le modalità di delega delle responsabilità, la politica organizzativa e di motivazione del personale; infine la dedizione del consiglio di amministrazione e la sua capacità di indicare chiaramente gli obbiettivi.

Con riferimento all’integrità e ai valori etici la direzione dell’azienda Alfa non ha predisposto formalmente un codice etico.

La mancata presenza di un codice scritto di condotta, all’interno di aziende di piccole e medie dimensioni come l’azienda Alfa, non significa necessariamente che la società non debba avere una cultura che ribadisca l’importanza dell’integrità e del comportamento etico. Generalmente infatti, quanto minori sono i livelli gerarchici tanto più rapidamente circolerà l’informazione sui comportamenti accettabili.

I valori etici adottati dal titolare dell’azienda e dal management possono essere comunicati verbalmente, mediante una riunione, in incontri personali e durante le trattative con i fornitori o con

95 i clienti. Dal momento che esiste un diretto contatto con i dipendenti, l’integrità e il comportamento dei dirigenti sono decisivi e devono essere coerenti con le affermazioni verbali.

Con riferimento alla definizione anche a livello non formale dei valori etici di riferimento, potremmo dire che questo può risultare un’operazione complessa a causa degli interessi di molti soggetti coinvolti. In effetti, l’etica della direzione dell’azienda deve rispondere agli interessi di questa, ma anche alle preoccupazioni del personale, dei fornitori, dei clienti, della concorrenza e del pubblico. Conciliare queste posizioni può diventare un sforzo complesso e frustrante, in quanto gli interessi spesso divergono.

L’Azienda Alfa con riferimento a ciò ad esempio ha deciso di eliminare la fase di taglio delle lamiere all’interno del proprio processo produttivo con la convinzione della direzione dell’importanza della tutela dell’ambiente. Inoltre non ha mai applicato strategie di vendita aggressiva ma al contrario, come si evince anche dallo shop online dell’azienda, ha applicato negli anni una politica di prezzi bassi e con un buon livello di qualità riconosciuto dalle innumerevoli certificazioni che ha ottenuto ( UNI EN ISO 9001:2015 – UNI EN ISO 14001:2015 – OHSAS 18001: 2007- MUN marchio unico nazionale).

Le politiche di gestione delle risorse umane devono servire per comunicare al personale il livello di integrità, di comportamento etico e le competenze che l’azienda si aspetta.

Queste politiche comprendo le assunzioni, le gestione delle carriere, la formazione, la valutazione del personale, le remunerazioni e gli incentivi al personale. Queste con riferimento all’azienda Alfa, viste le sue dimensioni e caratteristiche, sono trasmesse informalmente.

Per quanto riguarda le competenze del personale il modello del Coso Report specifica che è necessario precisare i livelli di competenza richiesti per una particolare mansione in funzione degli obbiettivi di quell’area aziendale.

Fondamentale risulta inoltre l’attribuzione dei poteri e delle responsabilità per le attività operative. Questo va ad incoraggiare i dipendenti a prendere iniziative per affrontare e risolvere i problemi. La delega dei poteri devo però essere attuata tenendo sempre sotto controllo i rischi e elaborando procedure efficaci che consentono al management di monitorare i risultati visto che il sistema di delega da maggiore spazio di autonomia decisionale ai dipendenti.

L’Azienda Alfa a riguardo ha definito un apposito mansionario, APPENDICE 1, Mansionario e valutazione delle necessità formative dell’azienda Alfa, il quale definisce per ogni area aziendale le attività da porre in essere, le competenze richieste specificando inoltre la distribuzione delle funzioni tra i dipendenti e le necessità formative.

96 L’Azienda ha deciso di inserire anche le necessità formative proprio per avere maggiore sicurezza, al momento in cui viene attuata la delega, che il personale abbia tutte le conoscenze adeguate per prendere le decisioni.

Inoltre con specifico riferimento al personale dell’area delle vendite l’azienda Alfa ha definito e formalizzato attraverso un apposito prospetto, il quale è stato affisso all’interno degli uffici commerciali, il processo di gestione dell’ordine al cliente.

Questo prospetto rappresenta una linea guida che la direzione ha voluto fornire al personale dell’area commerciale per lo svolgimento delle loro attività. Figura 14, Prospetto di gestione dell’ordine al cliente.

L’ordine del cliente rappresenta il momento di innesco delle operations, il punto di contatto tra il marketing e la logistica. La procedura per la gestione dell’ordine può essere suddivisa nelle seguenti fasi:

1. Acquisizione e trasmissione dell’ordine; 2. Immissione e validazione dell’ordine; 3. Gestione dell’ordine;

4. Evasione dell’ordine.

Durante la fase di Acquisizione e trasmissione dell’ordine le richieste del cliente vengono trasformate in un ordine preciso di beni da consegnare al cliente da parte dell’ufficio vendite. Le modalità per realizzare questa fase possono essere le più disparate dall’ordine telefonico, all’ordine via mail o l’ordine effettuato tramite il proprio sito internet. In una azienda snella e modernamente organizzata tale fase deve avvenire il più possibile in maniera digitale evitando il trasferimento ridondante di documenti cartacei. È inoltre necessario definire i requisiti minimi affinché un documento possa essere considerato ordine, ovvero i dati indispensabile per essere processato dalla propria azienda. Successivamente si ha l’immissione e validazione dell’ordine. In questa fase l’ordine viene inserito nel sistema gestionale e viene convalidato, ovvero vengono verificati se esistono i requisiti minimi affinché l’ordine possa essere prese in considerazione (date di consegna, ordinativo minimo, quantità corrette, indirizzo di consegna chiaro, cliente con copertura finanziaria e prezzi indicati). La gestione dell’ordine dipende dalla tipologia di produzione realizzata dall’azienda, nel caso di una produzione per magazzino bisogna valutare se l’ordine è evadibile ed in quali termini, se gli stessi prodotti sono richiesti da più clienti e non c’è quantità sufficiente, bisogna individuare quali clienti soddisfare per prima, nel caso di produzione a commessa deve essere elaborata la data di consegna ed inviate le specifiche alla produzione.

Infine si va ad evadere l’ordine, cioè in questa fase l’ordine viene preparato per essere consegnato al cliente secondo le specifiche indicate nell’ordine stesso.

97 Figura 14, Prospetto di gestione del’ordine al cliente

Fonte: materiale aziendale.

“VISTO” DIREZIONE INSERIMENTO ORDINE A SISTEMA ARCHIVIAZION E REGISTRAZIONE PREVENTIVI ORDINE DIRETTO DA www.aziendaAlfashop.i t CONTROLLO METODO DI PAGAMENTO BONIFICO ORDINE SOSPESO FINO RICEVIMENTO PAGAMENTO PAYPAL www.paypal.com PER RISCOSSIONE PAGAMENTO ORDINE DIRETTO