Codice etico

L’adozione del codice etico è rilevante ai fini dei reati previsti dal D.Lgs. n. 231 del 2001 e costituisce un elemento essenziale del sistema di controllo preventivo. Si tratta di un documento ufficiale dell’ente, voluto e approvato dal massimo vertice, che contiene l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell’ente, mirando a raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, indipendentemente da quanto previsto a livello normativo, e possono prevedere sanzioni proporzionate alla gravità

delle eventuali infrazioni commesse37_.

Confindustria ha predisposto i contenuti minimi del codice etico, rispettivamente

in relazione ai reati dolosi e colposi38_.

Nel primo caso, l’ente deve porsi come principio imprescindibile il rispetto delle

leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera, i dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti, pertanto l’ente è tenuto a informarli nel caso di incertezze sul tema, attraverso un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua. Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua e vi deve essere un supporto documentale al fine di rendere possibile la verifica del processo e l’effettuazione dei controlli. Con riguardo agli atti di corruzione, il codice etico deve contenere i principi base relativamente ai rapporti con gli interlocutori dell’ente: Pubblica Amministrazione, pubblici dipendenti e, nel caso di enti concessionari di pubblico servizio, interlocutori commerciali privati.

In relazione ai reati colposi, l’impresa dovrebbe esplicitare e rendere noti i principi

e criteri fondamentali in base ai quali vengono prese le decisioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro, anche alla luce delle misure generali di tutela di cui all’art. 15 del D.Lgs. n. 81 del 2008. In riferimento ai reati in materia ambientale, il Codice etico deve enunciare chiaramente l’impegno dei vertici aziendali a rispettare la legislazione in materia ambientale e ad attuare misure preventive per evitare o quantomeno

37 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.} 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 46.

38 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.} 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 46-49.

minimizzare l’impatto ambientale. Alla luce dell’introduzione dei reati tributari tra i reati presupposto ex D.Lgs. n. 231 del 2001, il codice etico dovrebbe promuovere una cultura improntata ai principi di onestà, correttezza e rispetto della normativa tributaria, al fine di garantire un presidio costante sui processi aziendali e sui conseguenti rischi fiscali.

Infine, un punto qualificante nella costruzione del modello è costituito dalla

previsione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle norme del Codice etico. Il sistema disciplinare ha una funzione essenzialmente preventiva e deve essere volto a prevedere un apparato disciplinare se questo opera come presidio interno all’impresa, che si aggiunge e previene l’applicazione di sanzioni poste dall’ordinamento statale. Il sistema deve essere conforme ai principi della proporzione e del contradditorio, si avranno quindi sanzioni che dovrebbero spaziare da misure conservative, per le infrazioni più tenui, a provvedimenti idonei a recidere il rapporto tra l’agente e l’ente, nel caso di violazioni più gravi. È, inoltre, necessaria una distinzione fra soggetti sottoposti, soggetti apicale e soggetti terzi con i quali l’ente intrattiene rapporti, in quanto il diverso tipo di attività svolta si riflette sul diverso tipo di infrazioni ipotizzabili e,

conseguentemente, di sanzioni loro applicabili39_.

Con riferimento alle imprese di piccole dimensioni, Confindustria sostiene che la predisposizione e l’adozione di un Codice contenente i princìpi etici rilevanti ex Decreto 231 cui l’ente dovrà uniformarsi non desta particolari preoccupazioni e difficoltà di adattamento. I suddetti contenuti minimi del Codice etico, consistenti essenzialmente nel rispetto delle norme vigenti, nel monitoraggio di ogni operazione effettuata e nella espressione di una serie di princìpi cui dovrà essere improntata l’attività dell’ente nello svolgimento dei rapporti commerciali con i soggetti rilevanti. «Tali contenuti,

imprescindibili per la effettività e credibilità di un Codice etico, sono da considerarsi di applicazione generalizzata e vanno pertanto recepiti anche dalle piccole e medie imprese»40_.

39 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.} 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 49-54. 40 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.} 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 82.

Anche la configurazione del sistema disciplinare e dei meccanismi sanzionatori

non presenta profili diversi da quelli precedentemente descritti41_.

4.2.3 L’organismo di vigilanza

In tema di organismo di Vigilanza, come visto nel paragrafo 4.1, la realtà delle piccole e medie imprese presenta specificità proprie per la configurazione del suddetto organismo che richiedono un necessario adattamento.

Per tali enti, l’onere derivante dall’istituzione di un organismo ad hoc potrebbe non essere economicamente sostenibile: a questo proposito, il D.Lgs. n. 231/2001 ha previsto all’articolo 6, comma 4, la facoltà dell’organo dirigente di svolgere direttamente i compiti indicati. Tuttavia, tenuto conto delle molteplici responsabilità e attività su cui quotidianamente l’organo dirigente deve applicarsi, Confindustria raccomanda che, nell’assolvimento di questo ulteriore compito, esso si avvalga di professionisti esterni, ai quali affidare l’incarico di effettuare verifiche periodiche sul rispetto e l’efficacia del Modello. «Così come indicato con riferimento a tutti i casi in cui è prevista la possibilità per

soggetti esterni all’ente di svolgere attività di supporto, è necessario però chiarire che i compiti delegabili all’esterno sono quelli relativi allo svolgimento di tutte le attività di carattere tecnico, fermo restando l’obbligo del professionista esterno di riferire all’organo dell’ente. È evidente, infatti, che l’affidamento di questo tipo di delega non fa venir meno la responsabilità dell’organo dell’ente in ordine alla funzione di vigilanza ad esso conferita dalla legge»42_.

Nel caso in cui l’organo dirigente ritenga di non avvalersi di tale supporto esterno e intenda svolgere personalmente l’attività di verifica, è opportuna la stesura di un verbale delle attività di controllo svolte, controfirmato dall’ufficio o dal dipendente sottoposto alle verifiche43_. 41 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.} 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 82. 42 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex} d.lgs. 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 82. 43 _{CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.} 231/2001, approvate il 7 marzo 2002 e aggiornate al marzo 2014, in www.confindustria.it, p. 83.