Compliance e Antiriciclaggio

La materia dell’antiriciclaggio nel tempo ha assunto una rilevanza sempre maggiore, come dimostrato dai numerosi interventi normativi nazionali e internazionali. Anzitutto occorre sottolineare che essa deve trovare la naturale

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collocazione nel Sistema dei Controlli Interni allo scopo di realizzare l’ampio disegno di presidio alle minacce in questione.

La funzione antiriciclaggio, come indicato da Banca d’Italia, può essere affidata a una funzione a se stante specifica, o ad altre funzioni preesistenti, già destinatarie del presidio dei rischi e della conformità alle norme, quindi in particolare la Compliance o il Risk Management.

Tuttavia, a fronte delle forti affinità ravvisabili tra il rischio compliance e il rischio riciclaggio, in termini di medesime conseguenze legali e reputazionali in caso di inosservanza delle disposizioni, la funzione di Compliance può essere vista come la “naturale” funzione che si occupi del presidio di tale rischio.

Le attività previste dalla normativa affinché venga presidiato l’antiriciclaggio sono del tutto assimilabili a quelle contemplate per la Compliance con riferimento al rischio di non conformità39.

Di fatto le Disposizioni considerano il rischio di riciclaggio e finanziamento al terrorismo come un rischio di non conformità alle normative che lo regolamentano. L’antiriciclaggio costituisce infatti una importante specificazione dei più ampi rischi legali e reputazionali, cui la compliance è chiamata a presidiare.

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In particolare:

- identifica nel continuo le previsioni applicabili all’ente e svolge un’azione di controllo ex-ante allo scopo di verificare la congruità di processi e procedure interni;

- collabora attivamente alla definizione della dimensione organizzativa idonea alla riduzione del rischio, confrontandone la rispondenza all’evoluzione normativa;

- predispone verifiche ex-post sugli adeguamenti organizzativi adottati dal management e suggerisce ulteriori provvedimenti correttivi per la riduzione ulteriore del rischio residuo;

- svolge azione di supporto ai vertici fornendo consulenza ed assistenza, nonché comunica i risultati di

assessment preventivi aventi ad oggetto nuovi prodotti e servizi;

- collabora con le altre funzioni aziendali sui temi ed inoltre, sempre attraverso un’azione coordinata, promuove la diffusione delle conoscenze e della cultura antiriciclaggio che permetta un costante aggiornamento;

- accerta la concreta applicazione dei controlli predisposti per il monitoraggio delle procedure;

- assicura la rapida diffusione di dati ed informazioni rivolti agli organi di vertice attraverso la realizzazione di canali informativi;

- applica controlli e verifiche stringenti in merito a soggetti che pongono in essere specifiche operazioni ad elevato rischio.

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In questa sede, pare interessante approfondire quelli che sono i compiti della Compliance riguardo l’antiriciclaggio, senza avere la presunzione di enucleare tutto ciò che concerne le diverse attività.

In prima battuta possiamo affermare che alla Compliance, ancora una volta, competono le valutazioni sull’adeguatezza e appropriatezza di secondo livello relativamente all’applicazione delle disposizioni sull’antiriciclaggio; sull’effettività dei comportamenti degli operatori e la determinazione del rischio residuo da portare a conoscenza degli organi sociali.

La conformità definisce con gli organi di vertice la politica istituzionale in materia di antiriciclaggio, la quale dovrà contenere l’esplicita attribuzione dei compiti e delle responsabilità di gestione e coordinamento dell’apparato, indicando inoltre la condotta che il personale deve tenere in riferimento alle tematiche e calibrando il livello di attenzione sulla base della rischiosità dei compiti loro assegnati.

L’indipendenza, l’adeguata dotazione di risorse della funzione e la collaborazione di questa con l’intero Sistema dei Controlli Interni è ancora una volta la chiave di successo per un buon presidio. La riuscita del monitoraggio di un rischio come questo non può prescindere assolutamente da un sistema informativo tempestivo e completo. Deve essere dunque garantito lo scambio di informazioni continuo con il management in particolare per garantire la conoscenza del fenomeno ed agire in tempi rapidi, una volta raccolti i rilievi su operazioni sospette. Il sistema deve inoltre garantire la riservatezza delle notizie sulle operazioni sospette. Non solo informazione, ma anche formazione del personale: la Compliance deve occuparsi dell’aggiornamento degli operatori coinvolti su tutte le novità normative, prassi e tecniche predisposte per l’attività di riciclaggio. Sempre per l’approccio risk based, la formazione dovrà essere erogata in larga parte laddove il rischio è più elevato, in questo caso nelle aree che vengono direttamente a contatto con la clientela (tipicamente operatori di front office), soprattutto se abilitate a instaurare rapporti continuativi o abilitate all’esecuzioni di operazioni su capitali.

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Il processo di valutazione dell’antiriciclaggio si compie attraverso tre fasi, in cui la Compliance, almeno nelle prime due, ha un ruolo decisamente importante:

1. Adeguata verifica della clientela: le richieste regolamentari per assolvere tale obiettivo sono in continua evoluzione verso un’azione sempre più capillare di conoscenza del cliente;

2. Registrazione e conservazione delle informazioni; 3. Segnalazione delle operazioni sospette.

Per la compliance il compito più importante in merito è la predisposizione di un sistema rivolto all’adeguata verifica della clientela.

La normativa individua i momenti in cui deve avvenire l’identificazione: al momento dell’instaurazione del rapporto continuativo del cliente; all’atto di esecuzione di una singola operazione estranea al rapporto continuativo; ogni volta che insorga il sospetto di riciclaggio o finanziamento al terrorismo.

La verifica deve essere adeguata, intendendo con questo termine una verifica sufficientemente esauriente, non limitata al dato oggettivo desumibile da documenti, ma allargata anche ad aspetti soggettivi, la cui valutazione sarà a discrezione dell’operatore. Il monitoraggio del cliente deve essere protratto nel tempo laddove il rapporto sia continuativo, al fine di aggiornare costantemente le informazioni utili.

La Compliance si fa carico di un’importante azione di prevenzione dei rischi, predisponendo procedure operative per il primo livello dei controlli, mirate alla valutazione delle minacce sulla base di un’adeguata conoscenza della clientela. Essa, nella predisposizione dei presidi deve valutare elementi che si prestano a giudizi piuttosto soggettivi, quali il comportamento tenuto dalla controparte, o la ragionevolezza dell’operazione. Per poter dare giudizi del genere, è necessario che la Compliance in questa fase trasmetta al personale le conoscenze e i mezzi necessari per far compiere le opportune valutazioni e fornire supporto nei casi problematici.

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Sulla seconda fase, la registrazione dei dati e conservazione delle informazioni, la Compliance deve assicurarsi che le informazioni raccolte siano inserite nell’archivio tempestivamente e che vengano aggiornate al ricorrere di qualsiasi modifica.

Infine la segnalazione delle operazioni sospette, che rappresenta l’atto conclusivo della valutazione delle operazioni. In questa fase ci si avvale dei giudizi sulla natura e modalità di realizzazione dell’operazione, la somma movimentata, e qualsiasi altra circostanza ritenuta rilevante.

In questa fase, la Compliance ha un impatto meno rilevante. Essa infatti apporta valore nel momento dell’implementazione dei presupposti necessari affinché il processo di segnalazione sia completato tempestivamente e secondo normativa.

In conclusione possiamo affermare che la Compliance nell’ambito dell’antiriciclaggio svolge una funzione di fondamentale impatto tramite la formazione e la diffusione del programma antiriciclaggio. È necessario che il personale sia completamente informato riguardo la riservatezza delle proprie segnalazioni, degli obblighi di divieto di comunicazione al soggetto e ai terzi delle informazioni su potenziali violazioni.

Inoltre, avvalendosi di altre unita, quali organizzazione e revisione interna, si adopera per garantire il corretto svolgimento del processo di segnalazione, verificando che non siano presenti vuoti che facciano trapelare informazioni sensibili.