Il terzo sottonodo è rappresentato dalla comunicazione interna ed esterna. Al fine di mettere a frutto l’esperienza dei bilanci di sostenibilità di Quadrifoglio e la lezione che da questa esperienza è stata appresa, una volta sopperita la carenza di sponsorship da parte dell’alta direzione, anche grazie alla natura obbligatoria della dichiarazione non finanziaria e a tutto ciò che da questa obbligatorietà deriva, si rileva necessario potenziare la comunicazione interna ed esterna. Alia dovrà adottare degli strumenti di comunicazione interna per agire sul personale e fare in modo che i lavoratori si sentano dipendenti di un’unica azienda, sviluppino un senso di appartenenza a questa e diventino consapevoli che le loro azioni influiscono direttamente sull’immagine della società. Allo stesso tempo Alia dovrà potenziare la comunicazione del report non finanziario che redigerà di modo da utilizzarlo anche come strumento di stakeholder engagement. La comunicazione esterna diventa inoltre molto rilevante nella gestione del rapporto con l’ATO. Si ricorda infatti che da una gestione secondo il regime in house si è passati ad una gestione di cui si è affidatari perché aggiudicatari di una gara. Preservare il rapporto con la stazione appaltante e soprattutto quello con le istituzioni e le comunità locali dovrebbe costituire oggi per Alia una priorità.
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prescrizioni aiuterà anche questo percorso di ampliamento di diffusione e vediamo anche in forme magari più divulgative rispetto al documento che è molto corposo e per certi versi abbastanza tecnico, attraverso brochure di sintesi per sintetizzare il lavoro che Alia sarà in grado di fare.” (Intervistato n. 1)
“Dobbiamo fare una lunga operazione di informazione interna ed esterna. Noi facciamo tantissime attività. Produciamo energia da pannelli fotovoltaici o dal recupero del biogas delle vecchie discariche etc. ecco tutti questi sono elementi che noi dobbiamo saper raccontare per bene. Dobbiamo saper fare emergere perché i comuni attraverso questi sanno di avere al proprio fianco non una società qualunque che ha vinto una gara d’appalto per vent’anni, ma un soggetto proattivo che insieme a loro va a individuare quelli che saranno gli elementi sui quali costruire le basi per il futuro. Questo rapporto costante credo che si possa giocare davvero la carta vincente di Alia.” (Intervistato n. 2)
“Credo che le opportunità siano un miglioramento anche nell’informazione dell’azienda verso l’esterno. Specialmente noi che siamo in un ambito in un’attività in un oggetto particolare che è quello dell’igiene e compagnia, oltre ad essere pubblica, con tutto quello che ne comporta. Dobbiamo essere il faro nel senso di essere noi porta bandiera sotto questo punto di vista.” (Intervistato n.3)
NODO 4: BEST PRACTICES
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bilanci relativi all’esercizio dell’anno 2017, questo nodo racchiude le esperienze di rendicontazione non finanziaria di carattere volontario che sono state segnalate come interessanti e che di conseguenza possono essere considerate buone pratiche da prendere a modello. Del settore in cui opera Alia, quello della gestione di servizi essenziali e di pubblica utilità, fanno parte due multiutility che sono considerate un esempio da seguire. Queste sono Iren ed Hera. La prima è nota per aver attivato dei tavoli di consultazione degli stakeholder in fase di strutturazione dell’analisi di materialità che è alla base della redazione di un bilancio contenente le informazioni di carattere non finanziario che segue le linee guida di uno standard internazionale come il GRI o l’IR. La seconda invece rientra nel novero delle best practices perché effettua un rimodellamento del bilancio di sostenibilità scindendolo in bilanci tematici, che permettono una migliore diffusione delle informazioni. Tra i documenti delle aziende leader di settori diversi da quello appena considerato è risultato interessante il report non financial Eni, che opera su scala internazionale e ha fatto della sostenibilità un punto di forza della sua attività di produzione di carburanti ed energia, nonostante il carattere controverso e dibattuto che ha l’approvvigionamento da fonti fossili miste a fonti rinnovabili.
“In Eni (ho contezza di quello avendo lavorato in società collegate o con esperienza di partnership locale con il gruppo Eni) in qualche modo il tema della sostenibilità è stato sfiorato e qualche documento ho avuto modo di vederlo, ovviamente su scala sovranazionale e chiaramente è vero che i temi della sostenibilità e della delicatezza degli aspetti legati agli impatti sociali sono amplificati da una situazione di diritti che sono molto più facilmente aggirabili, di normative sulla sicurezza sul lavoro diverse. Ovviamente le condizioni della sicurezza sul lavoro in Pakistan e in Nigeria non sono quelle del distretto europeo, dell’aria Europa o dell’aria dell’America.” (Intervistato n.1)
“Ritengo che le esperienze di Iren siano effettivamente molto interessanti nella parte relativa
all’engagement degli stakeholder. Iren e anche Hera, per certi aspetti, hanno a mio avviso l’approccio giusto che è quello della costruzione di una rendicontazione non finanziaria ma non propinare dall’alto verso il basso un’idea ma costruirla insieme a quelli che sono gli stakeholder interni ed esterni.” (Intervistato n.2)
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Osservazioni finali
L’analisi delle evidenze risultate dalle interviste somministrate conduce ad alcune considerazioni e osservazione riguardo i temi indagati.
Dall’analisi degli aspetti operativi e in particolare della modalità di adempimento si evince che Alia ha scelto come standard da seguire nella rendicontazione non finanziaria il GRI. Il documento verrà inserito in una relazione distinta che sarà sottoposta all’asseverazione della società di revisione che a cui è stata assegnata anche la revisione del bilancio ordinario. Il c.d. modello 231 dovrà essere coordinato con l’attività di rendicontazione non finanziaria sia per i contenuti della dichiarazione che per le attività di costruzione del documento non financial e di utilizzo dello stesso.
Gli ostacoli sono originati dalle specificità della situazione di Alia. In particolare essi sono il contesto societario, il perimetro di consolidamento e il cambiamento sostanziale e radicale che la società sta vivendo.
Le opportunità sono di varia natura. La prima è individuata nella storia di undici anni di bilancio di sostenibilità che la ex Quadrifoglio, società incorporante, ha alle spalle. Questa ha permesso di sviluppare un’esperienza che risulterà sicuramente di aiuto nella redazione del nuovo report non financial. Segue il commitment dell’alta direzione che troverà motivazione per svilupparsi nell’obbligo normativo di redazione della dichiarazione non finanziaria e di sottoposizione della stessa ad una verifica di terza parte, la c.d. assurance. La dichiarazione potrà assumere la veste di uno strumento che accresce il vantaggio reputazionale, il vantaggio competitivo e il vantaggio economico dell’azienda. Un’ altra opportunità rilevata è il poetnziamento della comunicazione interna ed esterna per coinvolgere i lavoratori e curare i rapporti con le istituzioni di riferimento e le comunità locali.
I bilanci di sostenibilità considerati delle best practices nel settore di appartenenza sono di Iren e del gruppo Hera, due multiutility italiane considerate un modello.
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Conclusioni
La content analysis svolta attraverso la creazione di nodi ordinati gerarchicamente in alberi ha avuto ad oggetto i dati raccolti mediante la somministrazione del protocollo di intervista a soggetti esterni ed interni rispetto all’azienda. Le finalità perseguite con lo sviluppo della content analysis sono l’individuazione dei punti di forza e di debolezza di Alia rispetto all’adempimento al decreto legislativo n. 254/2016 e l’individuazione degli item che si possono trarre dall’esperienza delle più grandi utility italiane che hanno una lunga storia in tema di bilancio di sostenibilità nata decenni prima che la rendicontazione non finanziaria assumesse natura obbligatoria. Gli item individuati possono costituire un punto di riferimento per l’azienda nel suo percorso di rendicontazione non finanziaria.
La concettualizzazione e la codificazione in nodi del materiale empirico ha permesso di comprendere quale sviluppo segue l’applicazione del decreto in esame nelle aziende coinvolte nell’analisi e di formulare delle conclusioni di carattere generale che possono rappresentare per Alia indicazioni strategiche.
Gli aspetti operativi ritenuti rilevanti per le aziende intervistate sono la modalità di adempimento, lo stakeholder engagement, la conduzione di una gap analysis tra quanto prodotto in regime volontario e quanto invece richiesto dalla norma e il coordinamento con il modello 231.
Le maggiori criticità emerse dalle interviste esterne sono la raccolta di dati numerosi e di natura diversa e la tempistica da rispettare per l’approvazione, l’asseverazione e la pubblicazione della dichiarazione non finanziaria. Le interviste interne hanno invece rilevato che gli ostacoli verso l’adempimento sono costituiti dalla specificità della situazione aziendale che si manifesta nel nuovo contesto societario e nel perimetro di consolidamento.
L’aspetto critico di un tema o un’attività sta ad indicare che essi sono da considerare rischiosi e quindi da gestire in modo oculato.
Le opportunità che l’adempimento del decreto comporta sono secondo le multiutility il vantaggio reputazionale, la crescita della diffusione delle politiche di CSR e dei vantaggi di tipo procedurale. I rispondenti interni all’azienda hanno invece considerato come opportunità l’esistenza del bilancio di sostenibilità della ex Quadrifoglio, l’aumento del commitment e lo sviluppo della comunicazione.
Considerate tutte le evidenze emerse, si riportano di seguito le indicazioni strategiche.
Nell’analisi degli aspetti operativi e in particolare delle modalità di adempimento è risultato interessante il coordinamento tra l’analisi di materialità richiesta dallo standard di rendicontazione GRI e l’analisi di contesto richiesta dalla versione 2015 delle norme ISO
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14001 e 9001. La rispondente che ha messo in luce questo aspetto ha anche affermato che vista la similarità delle richieste degli standard di rendicontazione e delle norme ISO, è stata attuata una collaborazione tra il team CSR e il team che si occupa del sistema di
gestione integrato, che si tratta di una peculiarità della sua azienda e soprattutto, dato più
importante, ha sostenuto che questo coordinamento funziona. Alia è certificata ISO 14001 per l’ambiente, ISO 9001 per la qualità e OH SAS 18001 per la sicurezza e tra maggio e giugno del 2018 aggiornerà le certificazioni alla nuova versione delle norme ISO. Si consideri che l’analisi di contesto imposta dalla versione 2015 delle norme ISO è affine per grandi linee e in parte all’analisi di materialità che lo standard GRI chiede di svolgere per la rilevazione delle informazioni che hanno il carattere della materialità e che l’identificazione dei rischi e delle opportunità che bisogna effettuare nel sistema di gestione integrato è stata già svolta per anni nei bilanci di sostenibilità di Quadrifoglio, attraverso il metodo dell’analisi SWOT. Il modello proposto da una delle rispondenti risulta quindi per Alia un buon esempio da seguire. La direzione sicurezza, ambiente e qualità che si occupa del sistema di gestione integrato potrebbe collaborare con il gruppo di lavoro multidisciplinare che si occuperà della rendicontazione non finanziaria. in questo modo il lavoro svolto dal personale sarebbe efficientato e gli obiettivi che le diverse direzioni si pongono potrebbero essere raggiunti nel miglior modo possibile e nel minor tempo possibile.
Un tema che richiede un’attenta gestione è sicuramente la raccolta dei dati oggetto del report non financial, che sono molteplici e di diversa natura. Alia potrebbe adottare un sistema informatico in grado anche di individuare un referente per ogni tipologia di dato, così come già effettuato da alcune aziende intervistate.
Bisogna tenere conto nella fase di rendicontazione che i termini da rispettare sono equiparati a quelli previsti dall’ordinamento giuridico per il bilancio ordinario. Questa disposizione del decreto rappresenta una criticità anche per le aziende che redigono la dichiarazione non finanziaria da anni, sottoponendola all’approvazione del consiglio di amministrazione e all’asseverazione di un revisore. Tuttavia dalle interviste si deduce che la pubblicazione online rappresenta un ostacolo perché prima dell’emanazione del decreto veniva fatta quando lo si riteneva opportuno, mentre dal prossimo bilancio bisognerà rispettare i termini di legge.
Il vantaggio reputazionale è ritenuto raggiungibile attraverso la divulgazione delle informazioni non finanziarie. Questa percezione riguarda sia le aziende quotate in borsa che sono oggetto di attenzione non solo da parte degli stakeholder in generale ma anche
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da parte degli investitori sia le utility che spesso sono società ex municipalizzate che hanno una proprietà pubblica e che necessitano di dimostrare l’impegno profuso per migliorare la qualità della vita delle comunità che risiedono nei territori in cui insistono le loro attività. Risulta quindi conveniente utilizzare il documento ottenuto come uno strumento di informazione per tutti i soggetti sui quali impatta l’attività svolta dall’azienda e che in questa sono coinvolti, dalle istituzioni ai cittadini, dai fornitori ai dipendenti. La fruibilità delle informazioni di natura tecnica potrebbe essere garantita dalla funzione comunicazione e relazioni esterne, la quale potrebbe occuparsi di trovare una forma divulgativa che renda di semplice e immediata comprensione il documento tecnico.
Con l’applicazione del decreto si ritiene si possano ottenere anche vantaggi di tipo procedurale. Dalle interviste è emerso che in alcuni casi non esisteva una funzione CSR e che lo svolgimento della fase di reporting e poi di report avveniva attraverso un’attività non proceduralizzata, che restava di tipo informale. La sussistenza di un obbligo normativo ha fatto sì che si avvertisse maggiormente la necessità di creare una struttura aziendale dedicata ai temi di responsabilità sociale e di inserire in una procedura i processi di rendicontazione. Anche Alia potrebbe quindi seguire una linea simile e trarre dall’adempimento l’occasione per efficientare la gestione interna riguardo gli aspetti appena citati.
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ALLEGATO
INTERVISTA per l’applicazione del d.lgs. n. 254/2016
Nome e cognome intervistato: Azienda:
Funzione aziendale: Data intervista:
1. Il d.lgs. n. 254/2016 introduce anche nel nostro Paese l’obbligo di rendicontazione non finanziaria per gli enti di interesse pubblico. A che punto è la sua azienda con la sua applicazione? Quale standard avete adottato? Con quali modalità?
Con questa domanda si vuole capire quali sono gli aspetti tecnici, quando l’azienda ha iniziato il processo di adempimento, quando si prevede il termine, quali sono le funzioni coinvolte, quale strategia è stata adottata (risorse interne ed esterne), quali costi sono stati e saranno sostenuti, come sono stati coinvolti gli stakeholder.
2. Secondo la sua percezione, quali sono i principali ostacoli all’operatività del decreto nella sua azienda?
Con questa domanda si vuole indagare su aspetti come deficit di mandato dei vertici, scarsa conoscenza, scarsa comprensione, scarso coinvolgimento degli stakeholder chiave interni ed esterni, problemi organizzativi, problemi gestionali, scarsità di risorse.
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3. Secondo la sua percezione, quali sono le principali opportunità derivanti dall’applicazione del decreto?
Con questa domanda si vogliono conoscere le percezioni su aspetti come comunicazione esterna, valore aggiunto in termini di sostenibilità, miglioramenti organizzativi e gestionali, azioni di responsabilità sociale.
4. È a conoscenza di casi particolarmente interessanti di rendicontazione non finanziaria che si potrebbero considerare best practices?
Con questa domanda si vogliono conoscere le best practices di rendicontazione non finanziaria anche di carattere volontario, tenuto conto che il primo adempimento al decreto avverrà con le dichiarazioni non finanziarie relative all’esercizio 2017.
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Fonti
Analisi di impatto della regolamentazione, A.I.R., (all.“A” alla Direttiva P.C.M. 16 gennaio 2013)
Assonime, Cirocolare n.13 del 12 giugno 2017
Asvis, Risposta al documento di consultazione pubblica concernente l’attuazione della direttiva 2014/95/UE del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 ottobre 2014
Cndec, Direttiva 2014/95/UE sulla disclosure non finanziaria e sulla diversità nella composizione degli organi di amministrazione, gestione e controllo. Approccio operativo, prassi aziendali e ruolo dei professionisti, 15 giugno 2016
Consob, Disposizioni attuative del decreto legislativo 30 dicembre 2016, n. 254 relativo alla comunicazione di informazioni di carattere non finanziario, Documento di consultazione, 21 luglio 2017
Commissione europea, C (2017) 4234 final,Comunicazione della Commissione,Orientamenti sulla comunicazione di informazioni di carattere non finanziario (metodologia per la
comunicazione di informazioni di carattere non finanziario), Bruxelles, 26 giugno 2017
CSR Manager Network Italia, Fondazione Global Compact Network Italia, Fondazione Sodalitas, Risposta al documento di consultazione pubblica concernente l’attuazione della direttiva 2014/95/UE del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 ottobre 2014, Roma 3 giugno 2016
Direttiva 2014/95/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 22 ottobre 2014, Gazzetta ufficiale dell'Unione Europea
D.lgs. 30 dicembre 2016, n.254, Gazzetta Ufficiale n.7 del 10 gennaio 2017
Gruppo Bilancio Sociale, Position paper sulla direttiva 2014/95
Incollingo A., Le prime esperienze di bilancio integrato: Analisi e riflessioni, Giappichelli, 2014
Magrassi L., Rendicontazione non finanziaria e asseverazione dei report di corporate social responsibility nelle società quotate, Fondazione nazionale dei commercialisti, 15 giugno 2015
Materiali elaborati dall' Osservatorio GEO di IEFE, Università Bocconi
Stati generali della green economy 2016, Il reporting non finanziario delle imprese