La comunicazione è vitale per l’organizzazione di un evento.
I soggetti coinvolti sono i componenti dell’OC, gli Officers Nazionali, i partecipanti e gli invitati ed infine gli esterni; per ciascuno di essi va individuato un apposita strategia di comunicazione.
Comunicazione tra i membri dell’OC
La buona comunicazione all’interno dell’OC è fondamentale e in caso contrario possono crearsi diversi problemi tra cui:
● Conflitti interni
● Fraintendimenti tecnici e conseguenti errori
● Allungamento dei tempi di lavoro e compromissione del risultato
Caratteristiche della comunicazione
● Efficace: non deve essere dispersiva e le informazioni devono essere facilmente reperibili facilmente e bisogna limitare la possibilità di perdere informazioni.
● Rapida: il mezzo utilizzato non deve creare rallentamenti (es. comunicare solo di persona fa perdere molto tempo).
● Condivisa: ogni membro OC deve poter ricevere e condividere liberamente le sue idee e le idee altrui.
● Precisa: bisogna limitare lo spam e le lungaggini in favore di messaggi diretti e sintetici.
● Capacitiva: deve essere in grado di supportare una grande quantità di informazioni.
Principali modalità di comunicazione
PRO: rapido e condiviso dato che tutti i membri possono commentare e leggere le informazioni facilmente e liberamente. e’ possibile creare documenti semplici e chattare.
CONTRO: lascia molto spazio alla dispersione delle informazioni che possono perdersi in una marea di commenti, non permette di definire una priorità nei post (il post che compare prima è l’ultimo commentato e magari non il più importante). Non è assicurata una cronologia sicura.
PRO: è un mezzo informatico preciso e ufficiale e stabile. Tutti i messaggi possono contenere allegati ed è più difficile condividere informazioni fraintendibili. E’
possibile creare Mailing List di gruppo per non dover inserire sempre tutti gli indirizzi.
CONTRO: la comunicazione può essere dispersiva: se vengono inviate molte e-mail diventa difficile recuperare tutti i messaggi e definire priorità, il risultato è che si possono perdere messaggi importanti.
● Google Apps
○ G-docs permette di creare documenti e condividerli con singole persone, così da poter lavorare insieme contemporaneamente alla stesura di un documento.
G-docs permette di creare moduli utili per le iscrizioni all’evento.
○ G-calendar è un calendario online condivisibile in cui si possono inserire le scadenze e gli appuntamenti importanti.
● Telefonate
PRO: spesso la telefonata è essenziale per risolvere un conflitto o prendere una decisione immediata è quindi rapida, efficace e precisa; inoltre alcuni piani tariffari economici possono facilitare la comunicazione tra i membri dell’OC.
CONTRO: le telefonate possono essere limitate a fornire informazioni puntuali e non a condividere informazioni generali infatti non è un mezzo di comunicazione condiviso.
● Skype
Skype è un software che permette di chattare e fare chiamate gratuite di gruppo.
PRO: è possibile vedersi e sentirsi e quindi si limitano i fraintendimenti di forma. E’
un’ottima alternativa ai meeting di persona che spesso non si possono organizzare per problemi di distanza o tempo.
CONTRO: non è possibile fare chiamate con più di 5-10 partecipanti (la connessione non lo supporta) e quindi gli skype Meeting rimangono limitati solo a certe persone e non alla totalità del gruppo.
● Incontri
Organizzare riunioni OC è essenziale; a ogni punto di svolta o prima di ogni importante azione da intraprendere bisognerebbe vedersi di persona.
PRO: risulta difficile fraintendersi, le comunicazioni sono spesso rapidamente risolutive.
CONTRO: non è possibile riunirsi tutti con molta frequenza, non è possibile far sedimentare le proprie idee e spesso questo si traduce in decisioni affrettate e non condivise a lungo termine.
Comunicazione tra OC ed Officers Nazionali
E’ estremamente importante mantenere alti livelli di comunicazione con gli Officers Nazionali eventualmente coinvolti nella programmazione dell’evento durante tutte le tappe del percorso organizzativo per impostare il lavoro in modo corretto sin dall’inizio.
Comunicazione con partecipanti ed invitati
Una buona comunicazione con i partecipanti è essenziale fin dai primi momenti in cui nasce il nostro evento e può essere utile per:
● Ridurre i tempi tecnici di iscrizione e svolgimento delle pratiche burocratiche.
● Ridurre la quantità di domande personali ricevute (più informazioni ben strutturate vengono fornite e meno i partecipanti faranno domande).
● Agevolare l’organizzazione dei partecipanti (es. materiali necessari, informazioni logistiche).
L’iter di una buona comunicazione con i partecipanti all’evento:
● Messaggio di benvenuto
Prima e-mail nelle mailing list ufficiali (ad es. “General”, “Regolamento”) dopo ufficializzazione della SL che ospiterà l’evento. Questa dovrà contenere un saluto dell’OC, aspettative e motivazione, descrizione dell’evento (meglio non scendere nei particolari, dato che potrebbero variare con il procedere dell’organizzazione).
● Aggiornamenti sugli sviluppi
○ Sito internet dell’evento: è una fonte stabile di comunicazione e permette a ogni partecipante di avere informazioni ufficiali sempre aggiornate.
○ E-Mail nelle mailing list ufficiali (ad es. “General”, “Regolamento”).
Per le comunicazioni puntuali e ufficiali è molto importante utilizzare solo il Sito e le Mailing List (non è detto che tutti abbiamo Facebook e i mezzi ufficiali di comunicazione del SISM sono i suddetti). Facebook può essere un utile mezzo parallelo per comunicare con i partecipanti in modo informale e non ufficiale allo scopo di creare gruppo e motivarlo ancora prima dell’evento.
Comunicazione con gli esterni
La comunicazione dell’evento, soprattutto se si tratta di un Maxi-evento deve anche essere rivolta agli esterni, che comprendono:
● Studenti in Medicina
● Cittadinanza
● Partners dell’Associazione
La comunicazione rivolta agli esterni è importante poiché permette di:
● Invitare a partecipare a eventuali momenti comuni aperti al pubblico (conferenze di apertura, eventi di sensibilizzazione).
● Dare uno spazio per la pubblicizzazione dei partners dell’evento.
● Dare visibilità all’evento per intraprendere nuove collaborazioni o sponsorizzazioni.
I mezzi di comunicazione utili a questo scopo sono:
● Volantini, e affissioni (spesso le amministrazioni comunali concedono l’affissione gratuita di poster pubblicitari in Città).
● Sito Internet dell’Evento.
● Mass Media Locali.
E’ importante infine valutare attentamente il bilancio Spesa-Ricavo di questo tipo di comunicazione, che spesso toglie più energie dei risultati che può offrire.