Application form
L’Application Form è il modulo iscrizioni che viene utilizzato per effettuare la registrazione.
Esistono due principali metodi per effettuare le iscrizioni:
- Allegare a una mail un documento di testo con i relativi campi da completare e reinviarlo alla segreteria dell’evento. (Allegato 18)
PRO: I dati sono sicuri perchè inviati uno per uno in allegati separati.
CONTRO: In un mini e medio evento questo metodo è sostenibile, in un maxi evento la quantità di moduli da organizzare diventa enorme e rallenta l’organizzazione intera delle iscrizioni.
- Utilizzare un modulo google docs. (Allegato 19)
PRO: la ricezione è immediata e i dati sono già organizzati in una tabella facilmente consultabile.
CONTRO: alcuni dati (date e codici) potrebbero non essere riconosciuti correttamente dal sistema (Es. se si inseriscono date inframezzate da \ anzichè / g-docs scriverà numeri errati).
Nel caso di perdita o mal funzionamento del modulo tutti i dati potrebbero essere compromessi perchè conservati online ma questa possibilità è davvero remota considerando la stabilità delle reti di Google.
Informazioni da richiedere:
- Nome e Cognome
- Carica o Standing Committee a cui si vuole partecipare - Sede Locale
- Recapito (E- mail, cellulare soprattutto nel caso di mini eventi)
- Tipo di Iscrizione (nel caso di maxi eventi è bene far specificare se si tratta di Early, late, riassegnazioni)
- Data di Nascita - Luogo di Nascita - Documento di Identità - Scadenza del Documento
- Esigenze alimentari (Vegetarianismo, intolleranze, altre abitudini alimentari) - Trasporti (con quali mezzi si raggiungerà la location dell’evento)
- Richiesta dell’attestato di partecipazione in forma cartacea
N.B. Queste informazioni sono solo indicative, in base alle necessità di ogni evento si possono aggiungere o omettere altri punti.
Documenti utili per la gestione delle iscrizioni
Una volta aperte le iscrizioni sarà utile organizzare i dati in elenchi di più facile utilizzo rispetto a una serie di allegati o un modulo di g-docs la cui tabella non è modificabile.
Questo elenco ci servirà anche da spunta per aggiornare costantemente l’iter
dell’iscrizione di ogni partecipante (somministrazione del modulo, ricezione del modulo, ricezione del pagamento, invio dell’e-mail di conferma).
Sarà quindi utile creare delle colonne relative a ogni fase da spuntare quando un partecipante le avrà completate.
Early, Late
Le iscrizioni possono essere in tariffa “Early” e “Late”, oltre che in tariffa unica nel caso di mini-medi eventi.
La tariffa Early ha un prezzo agevolato rispetto alla Late.
Per gli eventi che prevedono la divisione di Early e Late è necessario garantire almeno due Early per ogni SL e in base alla disponibilità di ulteriori posti si definisce il numero delle Late.
La divisione delle iscrizioni in Early e late ha uno scopo principale: avere una rappresentanza, anche ridotta, del maggior numero di SL possibile, seguendo il criteri di uguaglianza delle SSLL e democraticità portati avanti dalla nostra associazione. Creare una fee “agevolata” dovrebbe incoraggiare una SL con poche risorse economiche ad inviare all’evento almeno una propria rappresentanza. Questa divisione è quindi applicabile solo a eventi Nazionali in cui è necessario avere una rappresentanza il più completa possibile dell’associazione e in cui le fees sono relativamente alte (Congresso e Meeting Nazionali).
Divisione dei posti tra le Sedi Locali
Una volta deciso il numero massimo di partecipanti che potranno essere ospitati, in base alla logistica e al fundraising, sarà necessario dividere i posti da assegnare.
In caso di mini-medi eventi può essere richiesta agli applicanti una lettera di motivazione al fine di selezionare i partecipanti.
ESEMPIO: Meeting / Congresso Nazionale - 200 persone CN - 10 posti
Early riservate - 20 posti OC - 10 posti
Early e Late - 148 (37x4) Riassegnazioni - 17 posti
In base alla portata dell’evento, il numero dei posti da distribuire a ciascuna categoria è variabile va definito dall’Officer Nazionale o dal coordinatore dell’evento.
Tempistiche
Una corretta gestione della tempistica delle iscrizioni è fondamentale per non rallentare l’organizzazione di un evento: i soldi provenienti dalle iscrizioni sono infatti le uniche entrate preventivate certe.
Per elaborare un calendario delle iscrizioni funzionale, bisogna:
● valutare quando si ha bisogno dei soldi delle iscrizioni anche in base all’ entità dell’evento. Per un maxi evento è meglio anticipare le iscrizioni dato che la mole di lavoro è maggiore e i ritardatari nel pagamento potrebbero essere di più. Inoltre una struttura può permettersi di aspettare il pagamento poco prima dell’evento se deve ricevere piccole somme; al contrario per somme maggiori il saldo è richiesto con più tempo di anticipo.
● dividere il tempo totale delle iscrizioni in diversi step (Late, Early, Riassegnazioni) o in alternativa è possibile accorpare Early e Late in un unico periodo mantenendo però la differenza di prezzo;
● considerare eventuali ritardi nell’iscrizione dei partecipanti, preventivando un’eventuale proroga delle scadenze. Il ritardo può anche essere dovuto a problemi tecnici o organizzativi che, anche se rari, vanno tenuti in considerazione.
Esempi:
● Meeting Nazionale - 10 Maggio
○ Apertura Early e Late: 10 Marzo
○ Chiusura Early e Late: 31 Marzo
○ Apertura riassegnazioni: 1 Aprile
○ Chiusura riassegnazioni: 10 Aprile
○ Tempo residuo fino all’evento: 1 Mese
● Minimeeting di Area Tematica - 30 Marzo
○ Apertura Iscrizioni: 15 Febbraio
○ Chiusura iscrizioni: 15 Marzo
○ Tempo residuo fino all’evento: 15 gg
Ufficio di Segreteria
L’ufficio di Segreteria ha il compito di gestire le iscrizioni all’evento.
Come fare l’iscrizione:
● Comunicare almeno 5 giorni prima l’apertura delle iscrizioni e le modalità di registrazione.
● Far compilare il modulo iscrizioni (Application Form). Il modulo può essere online o cartaceo anche se la prima soluzione è la più comoda e utilizzata.
● Richiedere la ricevuta del bonifico.
● L’ufficio di segreteria potrà avvalersi di un apposito documento per catalogare le iscrizioni e tenere il conto di chi ha pagato.
● E’ buona maniera comunicare ai partecipanti quando la loro iscrizione è andata a buon fine.
Cosa non dimenticare:
● Comunicare i dati del conto corrente sul quale effettuare il versamento;
● Specificare gli importi per ogni tariffa (fee);
● Specificare chiaramente le scadenze;
● Inviare promemoria.
Riassegnazioni
Terminata la prima fase delle iscrizione sarà possibile, oltre che necessario, riassegnare i posti ancora disponibili alle SSLL che ne faranno richiesta.
Ogni Sede Locale può richiedere un certo numero di posti aggiuntivi in riassegnazione in relazione ai posti disponibili preventivamente definiti dall’OC.
Criteri di riassegnazione
Nel caso in cui il numero dei posti disponibili sia insufficiente a soddisfare la richiesta totale sarà compito dell’OC assegnare i posti disponibili in modo equo alle SSLL che ne hanno fatto domanda.
Il criterio da seguire per riassegnare i posti disponibili è il seguente:
Bisogna creare diversi livelli di priorità tra le richieste in una tabella:
● al primo livello si scriveranno tutte le SSLL che hanno richiesto un posto in riassegnazione;
● al secondo livello si scriveranno tutte le SSLL che hanno richiesto due posti
● al terzo livello si scriveranno tutte le SSLL che ne hanno richiesti tre, ma non si scriveranno quelle che ne hanno chiesti due o meno, e così via;
● Si creerà un numero di livelli pari al numero massimo di riassegnazioni richieste da una SL.
● Successivamente si inizierà a riassegnare i posti dal livello più basso, fino al livello più alto. Una volta arrivati al livello limite (in cui non ci sono più abbastanza posti per riempire tutto il livello) si procederà estraendo a sorte.
Nell’allegato “Riassegnazioni del SISMeeting 2012 - Novara” trovate l’esempio del criterio di riassegnazioni utilizzato al SISMeeting 2012 di Novara. (allegato 20)
Early riservate
Il CN ha la facoltà di riservare un certo numero di posti al meeting che verranno pagati con fee Early per invitati, coordinatori di progetto e di Support Divisions, referenti di gruppi di lavoro, CRC.