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I Edizione
2012
a cura dello Small Working Group “Manuale E20 - Eventi”
Sommario
● Presentazione del Manuale pg.2
● Componenti SWG pg.3
● Tipologie di eventi pg.4
● Prerequisiti pg.5
● Event Management pg.7
a. Candidatura pg.7
b. Organizing Committee (OC) pg.8
c. Presentation Folder pg.10
d. Logistica pg.16
e. Materiali pg.18
f. Fundraising pg.19
g. Bilancio pg.22
h. Eventi Tematici Accessori pg.23
i. Comunicazione e Pubblicizzazione pg.24
j. Segreteria dell’evento e iscrizioni pg.27
k. Registrazione dei Partecipanti pg.32
l. Social Program pg.32
m. Evaluation pg.34
● Politica degli eventi pg.35
● Take-home message pg.35
● Allegati pg.36
● Bibliografia pg.36
Presentazione del Manuale
Organizzare un evento associativo può essere un’esperienza indimenticabile e formativa ma allo stesso tempo difficile.
Al fine di facilitare una corretta impostazione dell’iter organizzativo nasce il nuovo
“Manuale E20 - Eventi”, una guida pratica per le Sedi Locali per non dimenticare nessun punto essenziale.
Nel manuale confluiscono sia l’esperienza dei componenti dell'apposito Small Working Group (SWG) “Manuale E20 - Eventi”, sia gli spunti ed i consigli provenienti dalle Sedi Locali il cui il feedback è stato raccolto in occasione del Meeting IILL–AALL 2012 di Carenno (30 Marzo – 1 Aprile).
Inoltre numerosi documenti, disponibili alla sezione “allegati”, sono stati gentilmente messi a disposizione dalle Sedi che hanno curato l’organizzazione degli eventi associativi realizzati negli ultimi anni.
Questo manuale pertanto non rappresenta un insieme di regole da seguire, piuttosto una base solida per dare slancio alla creatività ed all’iniziativa dei futuri comitati organizzatori.
Buona Lettura!
Componenti SWG
Vincenzo Bertino
Coordinatore - Segretario Generale Federico Sacco Botto
Facilitatore - Incaricato Locale di Novara
Alberto Calvi
LORA di Milano Federica Di Marco
Incaricato Locale di Catania
Veronica Lio
Incaricato Locale di Trieste
Simone Lo Baido
LOME di Roma Sant’Andrea
Tipologie di Eventi
Cos’è un “evento” associativo?
Un evento associativo è un'occasione d'incontro tra più Sedi Locali, o tra membri della stessa sede locale, destinato ad attività formative e/o alla discussione di tematiche d'interesse associativo.
Vi sono varie tipologie di evento e saranno in seguito classificate in base al numero dei partecipanti previsto:
● Maxi - evento
Il Maxi-evento è un meeting la cui portata è di 120 - 200 partecipanti.
Esempi: Congresso Nazionale, Meeting Nazionale.
● Medio - evento
Un evento di calibro medio è un meeting la cui portata è di 50 - 120 partecipanti.
Esempi: Meeting Nazionale degli Officers Locali di un’Area Tematica, Workshop su un tema specifico.
● Mini - evento
Si tratta di un meeting la cui portata è di circa 20 - 50 partecipanti.
Esempi: Training New Trainer (TNT), Workshop destinati ad un numero limitato di partecipanti, Meeting di Sede Locale.
Prerequisiti
Event Management
a. Candidatura
Per applicare a molti degli eventi nazionali del SISM è necessario presentare una candidatura che dovrà essere in seguito approvata dal CN. Così tra le Sedi Locali applicanti sarà definita la Sede Locale ospitante.
La candidatura è un documento che ha l’obiettivo di descrivere l’evento. Deve essere presentata al CE entro una determinata scadenza e poi sarà discussa approfonditamente e votata al successivo evento nazionale (Consiglio Nazionale, Meeting / Congresso Nazionale).
Le candidature devono essere presentate dopo la chiamata ufficiale da parte del CN inoltrata tramite le mailing list Nazionali da 6 a 12 mesi prima dell’evento. Gli altri eventi non hanno una regolamentazione delle tempistiche e ci si attiene alle specifiche di volta in volta definite.
Struttura della candidatura
La candidatura deve ripercorrere tutti i punti principali del proprio progetto ma allo stesso tempo specificare alcuni importanti dettagli tecnici di interesse degli Officers Nazionali.
Una candidatura tipo dovrebbe contenere:
● Titolo
● Motivazioni per l’organizzazione dell’evento
● Location (descrizione della struttura e della Città ospitante)
● Programma dell’evento
● Trasporti
● Giornata tematica
● Social Program
● Piano spesa preventivo e strategie di fundraising
● OC e Contatti
Forma della candidatura
● La candidatura potrà essere presentata al CN in formato file di Power Point o Pdf
● Dovrà rispettare i canoni della Corporate Identity
● Renderla appetibile e colorata con l’aggiunta di foto
● E’ possibile anche presentare un video in sede di discussione della candidatura durante un evento nazionale.
In allegato è disponibile un esempio di candidatura (allegato 1).
b. Organizing Committee (OC)
Questa sezione si occupa di fornire delle linee guida su come scegliere, formare e mantenere il Comitato Organizzativo di un Evento di qualsiasi tipo e dimensione.
Si tratta di indicazioni generiche, applicabili ad un evento di qualsiasi portata, adattando il numero di persone in modo coerente con la portata dell'evento stesso.
Si tratterà di tecniche di Team Building, ossia informazioni e strategie da adottare per creare e sviluppare il gruppo, problemi riscontrati e soluzioni, nonché obiettivi comuni ai vari componenti dell'OC stesso.
Il Comitato Organizzativo dovrebbe essere composto da persone in sintonia tra loro (pertanto occorre lavorare sul “team building”), specializzate in un determinato aspetto organizzativo, ma capaci di condividere e collaborare con gli altri membri del gruppo.
La comunicazione tra gli organizzatori non deve mai mancare e deve procedere di pari passo con il lavoro dei singoli, al fine di raggiungere l'obbiettivo finale.
La creazione di un gruppo efficace e capace ruota attorno ad alcuni punti fondamentali:
● Scelta delle dimensioni del gruppo e selezione dei partecipanti
● Identificazione degli obiettivi
● Coordinatore dell’OC
● Divisione dei ruoli
● Team work
● Comunicazione tra Coordinatore e membri del gruppo
Scelta delle dimensioni del gruppo e selezione dei partecipanti
L’OC deve essere composto da un piccolo gruppo di persone attive con un coordinatore designato che diriga l’attività e deleghi i ruoli principali; a questo gruppo possono affiancarsi il maggior numero di persone per svolgere compiti precisi e definiti nel tempo.
Che si tratti di un evento da 30 persone o da 200, il coordinamento dei lavori spetta a poche persone, in modo che non ci sia dispersione di energie e la condivisione del lavoro svolto possa procedere in modo costante e rapido, evitando inutili giri di informazioni.
L’OC dovrebbe essere un gruppo coeso e capace di lavorare insieme, facendo convergere al Coordinatore dell’OC tutte le informazioni sul progresso dell’evento.
Identificazione degli obiettivi
Il punto di partenza per l’organizzazione di un evento dovrebbe essere una riunione dell’OC, per vagliare la presenza dei requisiti indispensabili per la realizzazione dell’
evento (vedi cap. “Prerequisiti”).
L’obiettivo che si prefigge l’OC deve essere SMART (sustainable, measurable, achievable, relevant, time bound) e ben chiaro sin dal principio, in quanto senza di esso mancherebbe la motivazione per lavorare insieme a qualsiasi progetto.
Coordinatore dell’OC
Il Coordinatore dell’OC ideale dovrebbe avere gran parte delle seguenti qualità:
- Elasticità mentale
- Capacità di ascoltare e trarre spunti dalle idee altrui
- Empatia, capacità di relazionarsi con persone molto diverse tra loro - Buone capacità comunicative
- Saper delegare - Imparzialità - Pragmaticità - Umiltà
Nonostante queste qualità dovrebbero in buona parte incarnate dall’Incaricato Locale, ciò non esclude che altri componenti della SL possano proporsi per dirigere l’organizzazione:
in tal modo l’IL svolgerebbe comunque le sue mansioni senza sovraccaricarsi di responsabilità e trascurare l’anima della Sede Locale.
Divisione dei ruoli
E’ il Coordinatore che in accordo con i membri dell’OC definisce i ruoli seguendo alcuni tra i seguenti fondamentali criteri:
- esperienze personali - abilità di problem-solving - capacità di lavorare in gruppo
- predisposizione personale (es. un soggetto creativo potrebbe dedicarsi al Social Program così come un soggetto più pragmatico alla logistica dei trasporti).
Un buon Coordinatore è inoltre in grado di saper scegliere persone di fiducia a cui delegare parte dei propri compiti: ciò permette di responsabilizzare i componenti del gruppo ed allo stesso tempo snellisce il carico di lavoro. E’ importante avere un feedback dalla persona alla quale si è delegato un certo compito, pertanto occorre mantenere un
alto livello di condivisione del lavoro svolto per evitare che eventuali errori o imprecisioni passino inosservati e rappresentino un ostacolo per il gruppo.
Può essere utile individuare più gruppi di lavoro con specifici obiettivi per alleggerire il carico di ciascuno e permettere lo svolgimento di più attività in contemporanea. in tal caso la collaborazione tra i vari gruppi di lavoro deve essere gestita dal Coordinatore dell’OC.
Team work
Bisogna imparare a lavorare insieme per raggiungere l’obiettivo finale comune.
L’affinità del gruppo cresce gradualmente ed è favorita da una buona e frequente comunicazione fra i componenti del team, la quale deve essere il più agevolata possibile mediante adeguate modalità di comunicazione. Inoltre sono molto importanti i momenti di svago per migliorare l’umore e lo spirito del gruppo. In un gruppo occorre sostenersi a vicenda e prestare attenzione alla sensibilità di ognuno: occorre porsi in modo aperto nei confronti dei membri rendendosi disponibili a dare aiuto e allo stesso tempo bisogna essere capaci di chiedere aiuto quando se ne ha bisogno.
Il gruppo è una risorsa e occorre imparare come sfruttare al meglio l’apporto di ognuno.
Comunicazione tra Coordinatore e membri del gruppo
La comunicazione deve essere reciproca. Il Coordinatore deve essere informato e informare a sua volta i membri del gruppo sul procedere dell’organizzazione. I membri del gruppo devono sentirsi liberi di esprimere la propria opinione e devono essere capaci di discutere insieme su come risolvere eventuali problemi.
c. Presentation Folder
Il Presentation Folder è l’insieme dei documenti da utilizzare per far conoscere l’evento: Il Folder sarà essenziale per fare fundraising, chiedere preventivi alle strutture ricettive e agli altri collaboratori.
Il Presentation Folder ha una composizione ed un contenuto molto variabile a seconda dell’utenza a cui verrà somministrato. I possibili destinatari sono:
● Aziende Commerciali
● Enti pubblici
● Organizzazioni e Associazioni
● Invitati ed esterni all’evento
● Partecipanti all’evento
● Partners e collaboratori
In via generale il Presentation Folder è composto da:
● Lettera di Richiesta Ufficiale
● Project Proposal dell’evento
● Allegati della Project Proposal (Es. Descrizione delle attività dell’associazione, agenda preventivata)
● Presentazione del SISM
● Bilancio sociale del SISM
● Statuto Nazionale e Statuto di Sede Locale
Documenti aggiuntivi per il Fundraising:
● Richiesta di sponsorizzazione (aziende ed esercizi Commerciali)
● Allegato per descrivere i dettagli della sponsorizzazione e mezzi di comunicazione.
● Impegnativa per la sponsorizzazione
● Richiesta di Patrocinio e Patrocinio Oneroso (Enti e Associazioni)
Lettera di Richiesta Ufficiale
La lettera di Richiesta ufficiale è il primo documento che passerà nelle mani di un finanziatore o di un ente. E’ il biglietto da visita del nostro evento e deve dare un’immediata idea di:
- Chi siamo;
- Cosa vogliamo;
- Cosa dovrebbe spingerli a compartecipare al nostro progetto.
Questo documento non dovrebbe superare due pagine; scriverlo troppo approfondito renderebbe difficoltosa la lettura e rischierebbe di non attirare e dirigere nella giusta via l’attenzione del lettore. Non è necessario specificare subito nel dettaglio la cifra o il materiale richiesto, in alcuni casi è meglio rimanere generici e rimandare i dettagli economici al bilancio nella Project Proposal.
Esistono diversi tipi di Lettera di Richiesta ufficiale in base a ciò che si vuole chiedere:
- Richiesta di sponsorizzazione o compartecipazione alle spese (allegato 2). Questa lettera dovrà attirare un possibile finanziatore e quindi rimandare a un allegato con i dettagli dell’offerta di sponsorizzazione e mettere in luce i valore dell’evento e come esso verrà comunicato.
- Richiesta di patrocinio o patrocinio oneroso (allegato 3). Il Patrocinio è un riconoscimento che un Ente o un’istituzione può dare a un progetto. L’ente, patrocinando il progetto, ne diventa parte integrante supportandolo e diventandone il porta bandiera. Il patrocinio può essere Gratuito, nel caso in cui l’ente non sia disposto a erogare finanziamenti, oppure
Oneroso quando insieme al riconoscimento vengono anche erogati dei fondi per la copertura delle spese. Molti enti hanno già dei loro format predefiniti per il patrocinio, però è anche possibile utilizzarne uno proprio; basta essere sicuri di non tralasciare informazioni essenziali.
- Richiesta di collaborazione generica (allegato 4). Questo tipo di lettera può essere
“pericolosa”, in alcuni casi rimanere generici può servire a focalizzare la concentrazione del lettore verso altri punti, anche se può però avere il risultato di disinteressare il lettore.
Questo tipo di lettera può essere utile se non conosciamo a fondo il finanziatore o se riteniamo sia meglio avere un approccio delicato e quindi cercare di fissare un appuntamento faccia a faccia per poi specificare l’entità della collaborazione richiesta.
Project Proposal dell’evento
Per approfondire le tecniche di stesura della Project Proposal consultare il documento
“Linee guida per la stesura di una Project Proposal” a cura della PSD - Project Support Division (allegato 5) (allegato 6).
Una volta letta la Lettera di Richiesta, il lettore se interessato potrà affrontare la lettura della Project Proposal per valutare nel dettaglio il progetto.
Perchè scrivere la Project Proposal di un evento?
- La project Proposal è il documento principale del Presentation Folder, il suo scopo è quello di dare un’idea completa ma non troppo specifica dell’evento percorrendo tutti i punti di maggior interesse.
- La Project Proposal è essenziale per presentare il progetto a un Finanziatore o Ente patrocinatore; spesso è l’unico mezzo per comunicare con questi soggetti e presentare una Project Proposal completa e ben fatta aumenta le probabilità di ricevere un contributo.
- La Project Proposal è essenziale per richiedere un preventivo a una struttura alberghiera;
inserendo più dettagli tecnici sulla logistica l’albergo potrà valutare se è in grado di soddisfare le necessità del progetto.
- La Project Proposal è utile per spiegare a invitati e partecipanti le finalità e i contenuti dell’evento.
- La Project Proposal è essenziale per poter portare avanti un processo di valutazione a lungo termine. Valutando l’evento si può decidere se mantenere la struttura utilizzata o se è necessario apportare delle modifiche al progetto.
Per scrivere una buona Project Proposal bisogna prima di tutto capire a chi ci stiamo rivolgendo e di conseguenza adattare e modificare i contenuti in base agli interessi del lettore e alle nostre finalità (es. Non bisognerebbe scrivere ad un finanziatore che occorrono 32 stanze per dormire, cosa che invece si potrà scrivere se la Project Proposal
ha lo scopo di richiedere un preventivo ed è indirizzata ad un hotel. Al contrario, nella Project Proposal per il fundraising bisognerebbe concentrarsi maggiormente sulle tematiche e i punti di forza dell’evento e meno sui dettagli tecnici e logistici).
Struttura della Project Proposal per un Evento
Introduzione
● Titolo
● Indice
● Referenti del progetto e della Sede Locale proponente (sito, indirizzo e-mail, dati anagrafici)
● Breve descrizione del progetto
● Elenco dei partners coinvolti
Descrizione dei contenuti dell’evento:
● Location e territorio interessato.
● Data e durata dell’evento.
● Utenza: chi è rivolto l’evento, chi parteciperà.
● Settore di Intervento (Es. Politiche Sociali, Salute Pubblica, Formazione).
● Background: descrizione della situazione attuale che ha portato a sentire la necessità di organizzare l’evento.
● Vision: la visione ideale e perfetta di una situazione in cui non sarebbe necessario il nostro evento.
● Mission: la strategia ideale per raggiungere il “mondo” descritto dalla Vision.
● Obiettivi primari (Goals): gli obiettivi da porsi per la realizzazione della Mission.
● Obiettivi secondari (Objectives): sono i punti da seguire per la realizzazione tecnica del progetto. A differenza dei Goals, gli Objectives devono essere “SMART”:
○ Sustainable. Posso portare avanti e sostenere questi obiettivi?
○ Measurable. Posso valutare questi obiettivi passo a passo?
○ Achievable. Possono essere obiettivi raggiungibili?
○ Relevant. Questi obiettivi sono inerenti al progetto?
○ Time Bound. Questi obiettivi hanno un inizio e una fine?
● Descrizione delle attività: contenuti dell’evento, Politica dell’evento, Ruolo degli studenti e competenze richieste, modalità di formazione
● Agenda: breve e riassuntiva
● Materiali e Metodi: tutto ciò che è necessario per la realizzazione dell’evento
Descrizione dei dettagli Finanziari e di Comunicazione
● Bilancio: budget e preventivo di spesa, entrate (quote di iscrizione, fundraising)
● Metodi di finanziamento e di raccolta fondi
● Modalità di promozione del progetto e mezzi di comunicazione.
Allegati della Project Proposal
Descrizione e attività dell’Associazione (allegato 7)
Questo documento è importante per dare un’idea completa e organica dell’associazione che sta dietro all’evento in considerazione. E’ auspicabile inserire le attività svolte negli anni precedenti dalla SL organizzatrice o dal SISM in generale per dare un’idea concreta del nostro lavoro. In base al soggetto a cui il Presentation Folder è indirizzato, la descrizione dell’Associazione può anche essere inclusa all’interno della Project Proposal.
(Es. Se si indirizza il Folder di Presentazione ad un esercizio commerciale dal quale non ci si aspetta un finanziamento cospicuo, non è necessario informarlo troppo dettagliatamente; è preferibile fornire una documentazione più essenziale dunque includere la presentazione dell’associazione all’interno della Project Proposal).
Agenda dettagliata (allegato 8)
Può essere utile allegare un’agenda dettagliata soprattutto quando il soggetto ricevente si propone di collaborare alla logistica dell’evento. Quindi per sapere cosa può offrire necessita di una precisa descrizione delle tempistiche. (Es. Il Comune può aiutare nell’organizzazione degli spostamenti dei partecipanti, è quindi necessario fornire un’agenda dettagliata).
Presentazione del SISM
Nel caso in cui il Presentation Folder sia indirizzato a un ente o a un finanziatore importante da cui ci si aspetta un finanziamento cospicuo, bisogna inserire documenti più completi e quindi inserire una presentazione dell’associazione come documento a sé slegato dalla Progect Proposal.
Bilancio sociale del SISM
Il Bilancio Sociale è un documento con cui si descrivono le attività svolte da un’associazione non limitandosi ai soli aspetti finanziari e contabili. Un possibile finanziatore sarà più propenso a collaborare con noi se gli si fornisce una descrizione dell’associazione che non sia solo in un’ottica economica o solamente descrittiva delle attività. Oltre al bilancio dell’evento è utile allegare il bilancio sociale per dare un’idea dei risultati complessivi ottenuti dalla propria sede Locale o dal SISM Nazionale.
Statuto Nazionale e Statuto di Sede Locale
Allegare gli statuti al Presentation Folder dà maggior serietà e credibilità al lavoro che facciamo. E’ difficile che un finanziatore si impegni a leggere uno di questi documenti, ma darli per scontati potrebbe essere un punto a sfavore.
Documenti Aggiuntivi
Richiesta di sponsorizzazione per esercizi commerciali (allegato 9)
In alcuni casi è utile creare un documento ridotto per presentare l’evento e chiedere fondi a piccoli esercizi commerciali. (Negozi, ristoranti ecc.) La richiesta di sponsorizzazione è il giusto equilibrio tra una Lettera di Richiesta e una Project Proposal.
Dettagli di sponsorizzazione e mezzi di comunicazione (allegato 10)
Quando si presenta un progetto a un finanziatore, questo vorrà sapere cosa gli viene proposto in cambio di un contributo economico; in questo documento si può definire dettagliatamente l’offerta di sponsorizzazione. Inoltre può essere utile definire le modalità di comunicazione dell’evento, sia per essere aiutati nella pubblicizzazione sia per far capire a un finanziatore dove verrà posto il logo della sua azienda e dove potrà comparire il suo nome.
Impegnativa di sponsorizzazione (allegato 11)
L’impegnativa di sponsorizzazione è un documento che ha lo scopo di ratificare un accordo preso. In questo documento si descriveranno gli accordi presi, specificando la natura della sponsorizzazione, i termini della stessa (pagamento, consegna di materiale, ecc.) e l’eventuale importo pattuito.
Entrambe le parti coinvolte dovranno firmare il documento allo scopo di ufficializzare l’impegno preso, più che avere un vero e proprio valore legale.
Richiesta di patrocinio e patrocinio oneroso (paragrafo precedente e allegato 3)
Quando un’azienda propone verbalmente un finanziamento, le parole dette possono essere fraintese o rivalutate con il passare del tempo. Può quindi essere utile creare un documento da far firmare al finanziatore una volta definiti con precisione i termini della collaborazione a conferma dell’impegno preso.
d. Logistica
Tra i principali contenuti logistici per lo svolgimento delle attività vi sono:
● Ricerca e Contatti con la Struttura (Location)
● Vitto
● Trasporti
● Ricerca e Gestione Materiali
● Social Program
● Information & Technology
Location
Alla sede ospitante compete la ricerca di un luogo che sia in accordo con le caratteristiche dell’evento (richiesta di preventivi, la prenotazione, la disposizione dei posti letto).
È sempre bene prenotare la struttura per il numero effettivo massimo dei possibili applicanti, si fa sempre in tempo a diminuire, non ad aumentare. Cercare all’interno di queste strutture le componenti base dei lavori (sala con ampi spazi, locali all’esterno, camere) e chiedere all’Officer Nazionale di riferimento, le specifiche tecniche richieste.
Si suggerisce l’organizzazione di mini eventi all’esterno delle città per favorire un distacco dalla quotidianità ed amplificare la “forza del gruppo”.
E’ utile stilare per tempo una “Rooming List”, documento che indichi il numero ed i nominativi dei partecipanti per ogni stanza. E’ a discrezione della singola Sede Locale definire i criteri di divisione dei partecipanti nelle camere.
Infine si consiglia di far firmare ai partecipanti all’evento una dichiarazione di responsabilità per sollevare l’OC dall’onere del risarcimento di eventuali danni (allegato 12).
Una buona struttura ricettiva è:
● economica (ad esempio: case scout, oratori, palestre, agriturismi, campeggio)
● facilmente raggiungibile;
● dotata di servizi primari (cucina, bagni, posti letto);
● dotata di spazi adeguati per lo svolgimento dei lavori in relazione alla tipologia delle attività ed al numero dei partecipanti;
● dotata di spazi per attività ricreative;
Vitto (allegati 13, 14, 15, 16)
L’OC deve farsi carico della gestione della spesa, della compilazione e della realizzazione del menù dell’evento. Nella compilazione del menù bisogna rifarsi ai Moduli di Iscrizione compilati dai partecipanti in cui sono specificate le abitudini alimentari ed eventuali esigenze correlate a possibili patologie come celiachia o intolleranze e/o ad abitudini di gruppi religiosi (cibo kosher, niente cibi suini) al fine di garantire a tutti lo stesso trattamento e la stessa qualità del vitto. La spesa viene solitamente effettuata uno o due giorni prima, per gli alimenti deperibili e non, avendo cura di cercare nelle vicinanze della struttura un supermercato o un mercato nel quale si possa effettuare rifornimento in caso di carenze durante il meeting (curandosi di controllare orari di apertura e giorni di festività).
In caso di Maxi Eventi è necessario concordare le modalità di ristorazione con i servizi interni o esterni alla struttura in cui ha luogo l’evento.
Per la gestione delle tempistiche dei pasti durante il meeting sarà estremamente importante consultare l’Officer di riferimento per l’evento, in quanto responsabile di definire la rispettiva agenda.
Trasporti
L’OC si occupa della gestione della mobilità dell’evento, organizzando gli spostamenti da e per le stazioni o i punti di arrivo di riferimento precedentemente concordati.
È consigliabile richiedere ad Associazioni partner, ad Enti per il volontariato o regionali, bus o navette per permettere trasporti più agevoli, economici e ottimali.
È possibile inoltre utilizzare mezzi privati messi a disposizione dai membri della Sede Locale.
Infine, scegliere una location servita da mezzi di trasporto pubblici efficienti può aiutare ad abbattere le spese relative agli spostamenti.
Ricerca e gestione materiali
L’OC è responsabile di reperire tutti i materiali richiesti dagli Officers che curano la realizzazione delle attività previste in agenda, pertanto è auspicabile una comunicazione chiara e diretta con essi onde evitare di intaccare la qualità dell’evento.
Social program
È consigliabile che gli organizzatori del Social Program siano presenti durante lo svolgimento delle attività come garanti della gestione e della buona riuscita delle attività, oltre che per favorire una migliore integrazione tra OC e partecipanti all’evento.
Information & Technology
Per la buona riuscita dell’evento è necessario fornire strumenti tecnologici adeguati per gestirne l’organizzazione e la comunicazione.
È utile creare un sito internet per promuovere l’evento e facilitare l’accesso alle informazioni utili, la cui gestione e la pubblicizzazione sono a carico dell’OC.
Si consiglia inoltre la pubblicizzazione dell’evento mediante social network, creando ad esempio una pagina / gruppo Facebook.
Infine è caldamente raccomandato che in sede di meeting ci sia almeno un responsabile dell’OC addetto a risolvere eventuali problemi tecnologici.
Per l’ottimale riuscita logistica dell’evento è consigliabile suddividere bene i compiti tra i membri dell’OC, creando eventuali specifici gruppi di lavoro.
e. Materiali
Per il corretto svolgimento dei lavori, in base al tipo di evento, è opportuno reperire i seguenti materiali.
● Materiale identificativo partecipanti
○ badge personale (nome, carica, SL, foto)
● Materiale sessioni
○ flipchart e pennarelli
○ post-it colorati
○ videoproiettore
○ impianto fonico e di amplificazione
● Materiale per i partecipanti
○ profilattici
○ materiale propagandistico
○ fogli per appunti, penna
○ agenda dell’evento
○ varie
● Materiale per attività organizzate dalle Support Divisions
○ su richiesta dei rispettivi Coordinatori
● Materiale organizzativo
○ PC + stampante
NB: questa lista è orientativa, pertanto è necessario definire nel dettaglio i materiali necessari con gli organizzatori delle attività in agenda.
f. Fundraising
Definizione
Il fundraising è un’ attività ben pianificata che ha l’obiettivo di raccogliere fondi per poter sostenere le spese di un evento. La raccolta fondi avviene tramite contributi volontari monetari o risorse utili alla realizzazione della nostra attività. Per far sì che il fundraising sia efficace sarà necessario pianificare una strategia e coltivare giorno dopo giorno la rete di contatti acquisiti anche in ottica di future collaborazioni.
Fasi di apprendimento delle tecniche di fundraising Ogni programma di fundraising passa attraverso tre fasi.
L’apprendimento delle tecniche di fundraising spesso avviene in concomitanza con la necessità di fare raccolta fondi per un evento; in tal caso la fase iniziale coinciderà con i primi passi del fundraising. Successivamente si avrà un miglioramento delle proprie capacità fino a raggiungere la massima abilità di fundraising.
La fase iniziale è rappresentata da un gruppo inesperto che non ha chiara la mission, ma ha la necessità di raccogliere denaro subito. E’ necessario quindi sviluppare tecniche specifiche per aumentare l’efficacia del fundraising.
Nella fase di crescita è utile creare un piano di raccolta fondi, nell’ottica di identificare, sviluppare e mantenere relazioni con persone chiave che possano far aumentare le donazioni e allo stesso tempo creare un efficace gruppo fundraising coordinato da un responsabile.
Nella fase di maturità si è raggiunto il punto in cui si ha chiara la vision e la mission; il responsabile integra nel miglior modo le capacità del gruppo per incentivare la ricerca dei donatori. E’ fondamentale che ogni componente del gruppo di fundraising abbia chiara la propria responsabilità e gli obiettivi del piano.
Inoltre può essere utile mantenere attiva la rete dei contatti costruita in occasione dell’organizzazione dell’evento, al fine di rendere durature nel tempo tali collaborazioni, a sostegno delle attività della Sede Locale.
Punti di forza per un fundraising efficace
● Mission chiara
● Buona visibilità dell’Associazione
● Buona comunicazione degli obiettivi associativi
● Organizzazione del fundraising: piano realistico e strategie efficaci.
Figura del fundraiser
- Chiarezza: bisogna essere sintetici ma efficaci.
- Competenza: avere tutte le informazioni del progetto da presentare, conoscere a fondo la Project Proposal e il budget, enfatizzare i punti di interesse per l’azienda a cui si propone il progetto (es. preparare una scaletta) e prevedere possibili critiche. E’
fondamentale conoscere gli obiettivi del fundraising e del SISM.
- Carisma, motivazione, positività e tenacia.
- Capacità di creare un gruppo in grado di portare a termine la causa comune.
Strategie del Fundraising Pianificazione
● Sviluppare la squadra e definire la leadership (responsabile del fundraising):
creazione del gruppo di fundraising, collaborazione reciproca;
● Logo e immagine dell’associazione: deve colpire il finanziatore;
● Comunicazione face to face: è la sollecitazione più efficace, deve essere tra due persone alla pari;
● Libertà di donazione: non comunicare l’obiettivo come se fosse un’imposizione.
● Rapporto costruttivo e sensibilizzazione del finanziatore/donatore: chi partecipa al finanziamento paga un tributo alla missione e al valore della nostra associazione, perciò va trattato con gentilezza, non ignorando i commenti e le critiche;
● E’ fondamentale che si crei un rapporto saldo in modo che il finanziamento sia mantenuto se non accresciuto negli anni successivi;
● Studiare il progetto;
● Conoscere il partner: obiettivi in comune e non in contrasto;
● Creazione del database dei finanziatori: formare tutti i componenti dell’associazione ad identificare i potenziali donatori e a sollecitare quelli già acquisiti. E’ utile per esempio la creazione di un Database contenente queste informazioni, inserendo anche il livello e la frequenza della collaborazione dell’azienda (se è stata ripetuta nel tempo, incrementata o meno).
Azioni in itinere
1. Decidere la persona adeguata all’incontro con il finanziatore.
2. Dialogo: creare l’atmosfera giusta per la discussione che seguirà, descrivere i bisogni della nostra associazione.
3. Coinvolgimento: rendere protagonista il finanziatore, ci si devono aspettare apprezzamenti o critiche dalla controparte (rispondere in modo calmo e pacato).
Ascoltare attentamente le domande e sottolineare le sfaccettature positive della Project Proposal.
4. Arrivare al punto: la richiesta del denaro effettivo va ponderata precedentemente (la modalità, etc) e bisogna proporla al momento giusto, senza aver annoiato troppo il finanziatore che è curioso sin dall’inizio.
5. Dare il tempo necessario per considerare quanto esposto, ascoltare, non fissare continuamente. Rispondere con gentilezza qualunque sia la decisione del finanziatore, stabilire altrimenti un nuovo appuntamento.
6. Inviare entro 24-48 h una lettera di ringraziamento per mantenere la relazione.
Errori da evitare:
● Ritardare l’invio della lettera di ringraziamento oltre le 24-48 ore dall’ottenimento di un finanziamento;
● Non inviare al finanziatore il report dell’attività e il bilancio consuntivo a evento concluso;
● Dimenticarsi di aggiornare correttamente il database dei finanziatori.
Sponsors
● Enti pubblici (Università, Comune, Provincia, Regione)
● Aziende private del territorio (in cambio di logo o collaborazione)
● Banche (Banca Etica)
● Privati cittadini
● Associazioni, Ordini Professionali, Fondazioni, Organizzazioni
● Enti turistici (ATL)
Organizzazione tecnica del fundraising
Una volta definita la prima pianificazione e le aziende a cui riferirsi è necessario definire un iter tecnico a cui attenersi per avere una linea comune su come interagire con ogni singolo finanziatore
Esempi di fundraising
● Feste (concerti, discoteche)
● Merchandising (magliette, gadget, regali utili)
● Bandi Università, EDISU / ERSU, ecc.
● Banchetti per la sensibilizzazione e la raccolta fondi
● Fornitura di risorse tecniche e materiali
● Patrocini Onerosi (Comune, Provincia, Regione, Università, Facoltà)
● Limitare le spese
● Ampio spazio alla creatività
g. Bilancio
Il bilancio è il documento in cui vengono registrate le entrate e le uscite dell’evento. Viene solitamente redatto dall’Amministratore dell’evento, con il supporto del Coordinatore dell’OC. Sul sito nazionale (www.sism.org) è sempre disponibile il foglio Excel del bilancio (vedi documenti scaricabili nella sezione dell’Amministratore Nazionale) da compilare ed inviare all’Amministratore Nazionale.
È importante specificare:
- Causale: il motivo della spesa
- Riferimento: al momento della redazione del bilancio è necessario specificare il tipo di riferimento relativo a ciascuna voce (scontrino fiscale, una ricevuta, una fattura, un bollettino). Inoltre è importante inserire le ricevute come allegati al bilancio e conservarle per avere un prova delle spese, soprattutto se si devono giustificare le spese finanziate tramite la partecipazione ad un bando.
- Note: sono utili per sapere che tipo di spesa si è fatta o anche solo come promemoria.
Si possono realizzare due tipi di bilancio, facilmente integrabili l’uno con l’altro.
● Bilancio preventivo di spesa
● Bilancio consuntivo (definitivo)
Il bilancio preventivo di spesa è un documento molto utile per avere un’idea concreta delle spese e delle eventuali entrate fornite dalle quote di iscrizione (fees) e da vari finanziamenti.
Per quanto riguarda il bilancio consuntivo, deve essere compilato un documento Excel a parte rispetto al bilancio di SL. Questo documento deve essere completo di tutte le entrate ed uscite con riferimenti a ricevute attestabili, affiancato da una “relazione illustrativa”
(allegato 17). Si dovrà poi consegnare al Collegio dei Revisori dei Conti (CRC) per la revisione conclusiva secondo le scadenze da questo fissate.
Molto importante soprattutto nei Maxi-eventi, Meeting e Congresso Nazionale, conservare tutte le attestazioni di pagamento, sia per quanto riguarda l’hotel che soprattutto per le spese aggiuntive, come tipografia, spese Social Program, rimborsi vari dell’OC. Verranno prese in visione sempre dal Collegio dei Revisori dei Conti (CRC).
Per quanto riguarda gli Mini e Medi eventi invece non è necessario redigere un bilancio separato; si possono integrare spese ed entrate direttamente in quello di Sede Locale.
h. Eventi Tematici Accessori
Durante un evento del SISM è possibile pianificare in agenda uno spazio per eventi tematici quali conferenze, corsi, workshop dedicati a temi scientifici o di cultura generale.
Tali attività sono di solito organizzate in occasione di tutti i maxi-eventi e potrebbero trovare spazio anche in altre tipologie di evento di calibro minore.
Una volta scelta la tipologia dell’evento, e la tempistica per la sua realizzazione, è auspicabile creare una “Project Proposal” per progredire adeguatamente nell'organizzazione del progetto (si rimanda al capitolo “Presentation Folder”).
Caratteristiche di un’attività tematica
● Temi: per la scelta del tema può essere molto proficuo valutare le risorse presenti sul territorio ospitante l’evento e nel caso siano presenti Strutture, Organizzazioni o Associazioni di particolare interesse potrebbe essere il caso di instaurare una partnership per la realizzazione di un’attività tematica.
Le attività proposte devono creare interesse nei partecipanti ed arricchire l’evento, permettendo alla SL di dare un tocco personale all’organizzazione sfruttando le proprie idee e le proprie risorse.
● Destinatari: in base alle caratteristiche dell’attività, questa può essere aperta al pubblico o destinata solo ai partecipanti all’evento o limitata ad un certo numero di persone.
Ad esempio, in caso di una conferenza è possibile renderla pubblica sfruttando tale occasione per promuovere il SISM sul territorio.
● Durata: da poche ore ad una giornata intera o più, senza inficiare gli obiettivi principali dell’evento.
● Agenda: precedentemente l’inizio dell’evento (ad esempio: un giorno prima);
durante i giorni in cui ha luogo l’evento (ad esempio: inseguito all’apertura dei lavori); successivamente alla conclusione dell’evento.
i. Comunicazione e Pubblicizzazione
La comunicazione è vitale per l’organizzazione di un evento.
I soggetti coinvolti sono i componenti dell’OC, gli Officers Nazionali, i partecipanti e gli invitati ed infine gli esterni; per ciascuno di essi va individuato un apposita strategia di comunicazione.
Comunicazione tra i membri dell’OC
La buona comunicazione all’interno dell’OC è fondamentale e in caso contrario possono crearsi diversi problemi tra cui:
● Conflitti interni
● Fraintendimenti tecnici e conseguenti errori
● Allungamento dei tempi di lavoro e compromissione del risultato
Caratteristiche della comunicazione
● Efficace: non deve essere dispersiva e le informazioni devono essere facilmente reperibili facilmente e bisogna limitare la possibilità di perdere informazioni.
● Rapida: il mezzo utilizzato non deve creare rallentamenti (es. comunicare solo di persona fa perdere molto tempo).
● Condivisa: ogni membro OC deve poter ricevere e condividere liberamente le sue idee e le idee altrui.
● Precisa: bisogna limitare lo spam e le lungaggini in favore di messaggi diretti e sintetici.
● Capacitiva: deve essere in grado di supportare una grande quantità di informazioni.
Principali modalità di comunicazione
PRO: rapido e condiviso dato che tutti i membri possono commentare e leggere le informazioni facilmente e liberamente. e’ possibile creare documenti semplici e chattare.
CONTRO: lascia molto spazio alla dispersione delle informazioni che possono perdersi in una marea di commenti, non permette di definire una priorità nei post (il post che compare prima è l’ultimo commentato e magari non il più importante). Non è assicurata una cronologia sicura.
PRO: è un mezzo informatico preciso e ufficiale e stabile. Tutti i messaggi possono contenere allegati ed è più difficile condividere informazioni fraintendibili. E’
possibile creare Mailing List di gruppo per non dover inserire sempre tutti gli indirizzi.
CONTRO: la comunicazione può essere dispersiva: se vengono inviate molte e- mail diventa difficile recuperare tutti i messaggi e definire priorità, il risultato è che si possono perdere messaggi importanti.
● Google Apps
○ G-docs permette di creare documenti e condividerli con singole persone, così da poter lavorare insieme contemporaneamente alla stesura di un documento.
G-docs permette di creare moduli utili per le iscrizioni all’evento.
○ G-calendar è un calendario online condivisibile in cui si possono inserire le scadenze e gli appuntamenti importanti.
● Telefonate
PRO: spesso la telefonata è essenziale per risolvere un conflitto o prendere una decisione immediata è quindi rapida, efficace e precisa; inoltre alcuni piani tariffari economici possono facilitare la comunicazione tra i membri dell’OC.
CONTRO: le telefonate possono essere limitate a fornire informazioni puntuali e non a condividere informazioni generali infatti non è un mezzo di comunicazione condiviso.
● Skype
Skype è un software che permette di chattare e fare chiamate gratuite di gruppo.
PRO: è possibile vedersi e sentirsi e quindi si limitano i fraintendimenti di forma. E’
un’ottima alternativa ai meeting di persona che spesso non si possono organizzare per problemi di distanza o tempo.
CONTRO: non è possibile fare chiamate con più di 5-10 partecipanti (la connessione non lo supporta) e quindi gli skype Meeting rimangono limitati solo a certe persone e non alla totalità del gruppo.
● Incontri
Organizzare riunioni OC è essenziale; a ogni punto di svolta o prima di ogni importante azione da intraprendere bisognerebbe vedersi di persona.
PRO: risulta difficile fraintendersi, le comunicazioni sono spesso rapidamente risolutive.
CONTRO: non è possibile riunirsi tutti con molta frequenza, non è possibile far sedimentare le proprie idee e spesso questo si traduce in decisioni affrettate e non condivise a lungo termine.
Comunicazione tra OC ed Officers Nazionali
E’ estremamente importante mantenere alti livelli di comunicazione con gli Officers Nazionali eventualmente coinvolti nella programmazione dell’evento durante tutte le tappe del percorso organizzativo per impostare il lavoro in modo corretto sin dall’inizio.
Comunicazione con partecipanti ed invitati
Una buona comunicazione con i partecipanti è essenziale fin dai primi momenti in cui nasce il nostro evento e può essere utile per:
● Ridurre i tempi tecnici di iscrizione e svolgimento delle pratiche burocratiche.
● Ridurre la quantità di domande personali ricevute (più informazioni ben strutturate vengono fornite e meno i partecipanti faranno domande).
● Agevolare l’organizzazione dei partecipanti (es. materiali necessari, informazioni logistiche).
L’iter di una buona comunicazione con i partecipanti all’evento:
● Messaggio di benvenuto
Prima e-mail nelle mailing list ufficiali (ad es. “General”, “Regolamento”) dopo ufficializzazione della SL che ospiterà l’evento. Questa dovrà contenere un saluto dell’OC, aspettative e motivazione, descrizione dell’evento (meglio non scendere nei particolari, dato che potrebbero variare con il procedere dell’organizzazione).
● Aggiornamenti sugli sviluppi
○ Sito internet dell’evento: è una fonte stabile di comunicazione e permette a ogni partecipante di avere informazioni ufficiali sempre aggiornate.
○ E-Mail nelle mailing list ufficiali (ad es. “General”, “Regolamento”).
Per le comunicazioni puntuali e ufficiali è molto importante utilizzare solo il Sito e le Mailing List (non è detto che tutti abbiamo Facebook e i mezzi ufficiali di comunicazione del SISM sono i suddetti). Facebook può essere un utile mezzo parallelo per comunicare con i partecipanti in modo informale e non ufficiale allo scopo di creare gruppo e motivarlo ancora prima dell’evento.
Comunicazione con gli esterni
La comunicazione dell’evento, soprattutto se si tratta di un Maxi-evento deve anche essere rivolta agli esterni, che comprendono:
● Studenti in Medicina
● Cittadinanza
● Partners dell’Associazione
La comunicazione rivolta agli esterni è importante poiché permette di:
● Invitare a partecipare a eventuali momenti comuni aperti al pubblico (conferenze di apertura, eventi di sensibilizzazione).
● Dare uno spazio per la pubblicizzazione dei partners dell’evento.
● Dare visibilità all’evento per intraprendere nuove collaborazioni o sponsorizzazioni.
I mezzi di comunicazione utili a questo scopo sono:
● Volantini, e affissioni (spesso le amministrazioni comunali concedono l’affissione gratuita di poster pubblicitari in Città).
● Sito Internet dell’Evento.
● Mass Media Locali.
E’ importante infine valutare attentamente il bilancio Spesa-Ricavo di questo tipo di comunicazione, che spesso toglie più energie dei risultati che può offrire.
j. Segreteria dell’evento e iscrizioni
Application form
L’Application Form è il modulo iscrizioni che viene utilizzato per effettuare la registrazione.
Esistono due principali metodi per effettuare le iscrizioni:
- Allegare a una mail un documento di testo con i relativi campi da completare e reinviarlo alla segreteria dell’evento. (Allegato 18)
PRO: I dati sono sicuri perchè inviati uno per uno in allegati separati.
CONTRO: In un mini e medio evento questo metodo è sostenibile, in un maxi evento la quantità di moduli da organizzare diventa enorme e rallenta l’organizzazione intera delle iscrizioni.
- Utilizzare un modulo google docs. (Allegato 19)
PRO: la ricezione è immediata e i dati sono già organizzati in una tabella facilmente consultabile.
CONTRO: alcuni dati (date e codici) potrebbero non essere riconosciuti correttamente dal sistema (Es. se si inseriscono date inframezzate da \ anzichè / g-docs scriverà numeri errati).
Nel caso di perdita o mal funzionamento del modulo tutti i dati potrebbero essere compromessi perchè conservati online ma questa possibilità è davvero remota considerando la stabilità delle reti di Google.
Informazioni da richiedere:
- Nome e Cognome
- Carica o Standing Committee a cui si vuole partecipare - Sede Locale
- Recapito (E- mail, cellulare soprattutto nel caso di mini eventi)
- Tipo di Iscrizione (nel caso di maxi eventi è bene far specificare se si tratta di Early, late, riassegnazioni)
- Data di Nascita - Luogo di Nascita - Documento di Identità - Scadenza del Documento
- Esigenze alimentari (Vegetarianismo, intolleranze, altre abitudini alimentari) - Trasporti (con quali mezzi si raggiungerà la location dell’evento)
- Richiesta dell’attestato di partecipazione in forma cartacea
N.B. Queste informazioni sono solo indicative, in base alle necessità di ogni evento si possono aggiungere o omettere altri punti.
Documenti utili per la gestione delle iscrizioni
Una volta aperte le iscrizioni sarà utile organizzare i dati in elenchi di più facile utilizzo rispetto a una serie di allegati o un modulo di g-docs la cui tabella non è modificabile.
Questo elenco ci servirà anche da spunta per aggiornare costantemente l’iter
dell’iscrizione di ogni partecipante (somministrazione del modulo, ricezione del modulo, ricezione del pagamento, invio dell’e-mail di conferma).
Sarà quindi utile creare delle colonne relative a ogni fase da spuntare quando un partecipante le avrà completate.
Early, Late
Le iscrizioni possono essere in tariffa “Early” e “Late”, oltre che in tariffa unica nel caso di mini-medi eventi.
La tariffa Early ha un prezzo agevolato rispetto alla Late.
Per gli eventi che prevedono la divisione di Early e Late è necessario garantire almeno due Early per ogni SL e in base alla disponibilità di ulteriori posti si definisce il numero delle Late.
La divisione delle iscrizioni in Early e late ha uno scopo principale: avere una rappresentanza, anche ridotta, del maggior numero di SL possibile, seguendo il criteri di uguaglianza delle SSLL e democraticità portati avanti dalla nostra associazione. Creare una fee “agevolata” dovrebbe incoraggiare una SL con poche risorse economiche ad inviare all’evento almeno una propria rappresentanza. Questa divisione è quindi applicabile solo a eventi Nazionali in cui è necessario avere una rappresentanza il più completa possibile dell’associazione e in cui le fees sono relativamente alte (Congresso e Meeting Nazionali).
Divisione dei posti tra le Sedi Locali
Una volta deciso il numero massimo di partecipanti che potranno essere ospitati, in base alla logistica e al fundraising, sarà necessario dividere i posti da assegnare.
In caso di mini-medi eventi può essere richiesta agli applicanti una lettera di motivazione al fine di selezionare i partecipanti.
ESEMPIO: Meeting / Congresso Nazionale - 200 persone CN - 10 posti
Early riservate - 20 posti OC - 10 posti
Early e Late - 148 (37x4) Riassegnazioni - 17 posti
In base alla portata dell’evento, il numero dei posti da distribuire a ciascuna categoria è variabile va definito dall’Officer Nazionale o dal coordinatore dell’evento.
Tempistiche
Una corretta gestione della tempistica delle iscrizioni è fondamentale per non rallentare l’organizzazione di un evento: i soldi provenienti dalle iscrizioni sono infatti le uniche entrate preventivate certe.
Per elaborare un calendario delle iscrizioni funzionale, bisogna:
● valutare quando si ha bisogno dei soldi delle iscrizioni anche in base all’ entità dell’evento. Per un maxi evento è meglio anticipare le iscrizioni dato che la mole di lavoro è maggiore e i ritardatari nel pagamento potrebbero essere di più. Inoltre una struttura può permettersi di aspettare il pagamento poco prima dell’evento se deve ricevere piccole somme; al contrario per somme maggiori il saldo è richiesto con più tempo di anticipo.
● dividere il tempo totale delle iscrizioni in diversi step (Late, Early, Riassegnazioni) o in alternativa è possibile accorpare Early e Late in un unico periodo mantenendo però la differenza di prezzo;
● considerare eventuali ritardi nell’iscrizione dei partecipanti, preventivando un’eventuale proroga delle scadenze. Il ritardo può anche essere dovuto a problemi tecnici o organizzativi che, anche se rari, vanno tenuti in considerazione.
Esempi:
● Meeting Nazionale - 10 Maggio
○ Apertura Early e Late: 10 Marzo
○ Chiusura Early e Late: 31 Marzo
○ Apertura riassegnazioni: 1 Aprile
○ Chiusura riassegnazioni: 10 Aprile
○ Tempo residuo fino all’evento: 1 Mese
● Minimeeting di Area Tematica - 30 Marzo
○ Apertura Iscrizioni: 15 Febbraio
○ Chiusura iscrizioni: 15 Marzo
○ Tempo residuo fino all’evento: 15 gg
Ufficio di Segreteria
L’ufficio di Segreteria ha il compito di gestire le iscrizioni all’evento.
Come fare l’iscrizione:
● Comunicare almeno 5 giorni prima l’apertura delle iscrizioni e le modalità di registrazione.
● Far compilare il modulo iscrizioni (Application Form). Il modulo può essere online o cartaceo anche se la prima soluzione è la più comoda e utilizzata.
● Richiedere la ricevuta del bonifico.
● L’ufficio di segreteria potrà avvalersi di un apposito documento per catalogare le iscrizioni e tenere il conto di chi ha pagato.
● E’ buona maniera comunicare ai partecipanti quando la loro iscrizione è andata a buon fine.
Cosa non dimenticare:
● Comunicare i dati del conto corrente sul quale effettuare il versamento;
● Specificare gli importi per ogni tariffa (fee);
● Specificare chiaramente le scadenze;
● Inviare promemoria.
Riassegnazioni
Terminata la prima fase delle iscrizione sarà possibile, oltre che necessario, riassegnare i posti ancora disponibili alle SSLL che ne faranno richiesta.
Ogni Sede Locale può richiedere un certo numero di posti aggiuntivi in riassegnazione in relazione ai posti disponibili preventivamente definiti dall’OC.
Criteri di riassegnazione
Nel caso in cui il numero dei posti disponibili sia insufficiente a soddisfare la richiesta totale sarà compito dell’OC assegnare i posti disponibili in modo equo alle SSLL che ne hanno fatto domanda.
Il criterio da seguire per riassegnare i posti disponibili è il seguente:
Bisogna creare diversi livelli di priorità tra le richieste in una tabella:
● al primo livello si scriveranno tutte le SSLL che hanno richiesto un posto in riassegnazione;
● al secondo livello si scriveranno tutte le SSLL che hanno richiesto due posti
● al terzo livello si scriveranno tutte le SSLL che ne hanno richiesti tre, ma non si scriveranno quelle che ne hanno chiesti due o meno, e così via;
● Si creerà un numero di livelli pari al numero massimo di riassegnazioni richieste da una SL.
● Successivamente si inizierà a riassegnare i posti dal livello più basso, fino al livello più alto. Una volta arrivati al livello limite (in cui non ci sono più abbastanza posti per riempire tutto il livello) si procederà estraendo a sorte.
Nell’allegato “Riassegnazioni del SISMeeting 2012 - Novara” trovate l’esempio del criterio di riassegnazioni utilizzato al SISMeeting 2012 di Novara. (allegato 20)
Early riservate
Il CN ha la facoltà di riservare un certo numero di posti al meeting che verranno pagati con fee Early per invitati, coordinatori di progetto e di Support Divisions, referenti di gruppi di lavoro, CRC.
k. Registrazione dei Partecipanti
La registrazione o check-in dei partecipanti all’evento è di solito richiesta in occasione dei Maxi eventi e viene effettuata a partire da alcune ore prima l’inizio dei lavori.
L’OC può predisporre più postazioni per l’accoglienza al fine di evitare eccessivi tempi di attesa, smistando gli iscritti in base alla SL di provenienza o all’ordine alfabetico dei nomi.
La registrazione è inoltre il momento adatto a consegnare ai partecipanti badge, materiali vari, gadget ove previsti, oltre che per far firmare loro una dichiarazione di responsabilità per eventuali danni alla struttura ospitante o ai materiali.
l. Social Program
Il Social Program è componente fondamentale di un evento “SISMico”, a prescindere dalla sua portata. Consiste nell’organizzazione di attività d’intrattenimento e svago, durante i momenti e le serate libere dai lavori, indispensabili per favorire la socializzazione tra i partecipanti, rafforzare l’energia del gruppo nonché smorzare eventuali tensioni e tollerare meglio i pesanti ritmi lavorativi.
È una parte importante dell’evento per la formazione del gruppo, soprattutto in previsione di una cooperazione tra i partecipanti nei lavori (es. meeting di SL, TNT o TIPE). Inoltre, il Social Program è un’occasione di lasciare ai partecipanti un piacevole ricordo dell’evento.
Nella scelta delle attività da proporre è opportuno tenere in mente i principi essenziali che ispirano il SISM: ecosostenibilità, semplicità ed economicità, evitando gli sprechi e lasciando ampio spazio alla creatività.
Tra gli aspetti da prendere in considerazione per la realizzazione delle attività ricreative vi sono:
● Numero dei partecipanti
● Location: valutare la disponibilità di spazi adeguati all’interno della struttura ospitante l’evento (limitando i costi), accertandosi che non ci sia un rallentamento dei lavori dovuto al sovrapporsi degli spazi utilizzati per le attività; in alternativa si possono ricercare locali esterni alla struttura ospitante considerando un relativo aumento delle spese.
● Tempistiche: evitare sovrapposizione con le altre attività previste in agenda.
● Permessi: concordare con la struttura le modalità di pagamento SIAE e i permessi di acquisto e distribuzione alcolici.
● Budget: il budget disponibile è alla base della realizzazione del Social Program e va definito con estrema chiarezza, prendendo in considerazione ogni singola voce di spesa ed eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, è preferibile ripiegare su altre soluzioni low cost.
Sicurezza
E’ compito dell’OC tutelare la sicurezza dei partecipanti durante le attività del Social Program, nonostante sia esente da responsabilità legali sui partecipanti (vedi dichiarazione di responsabilità), e sensibilizzare i presenti a non intraprendere comportamenti a rischio.
Per una gestione ottimale della sicurezza dei partecipanti è opportuno:
● Informare i partecipanti, durante le attività della giornata e nel corso della seduta Plenaria precedente al Social Program, dei rischi e dei limiti che gli stessi devono rispettare.
● Assegnare ad alcuni membri dell’OC il compito di controllare lo stato di salute dei partecipanti.
● Individuare una location la cui capienza sia adeguata al numero dei partecipanti in relazione ai servizi igienici e alle vie di fuga.
● Ridurre eventuali pericoli di infortunio e messa in sicurezza delle aree di “svago”.
● Predisporre un Kit di Pronto Soccorso, medicinali, sacchetti per vomito, varie.
E’ buona tradizione che l’OC si preoccupi di garantire la sicurezza dei partecipanti anche successivamente al Social Program mettendo a disposizione dei partecipanti dei preservativi.
Tipologie di Social Program
A seguire, alcuni esempi di attività che possono essere organizzate durante i momenti ricreativi:
MINI Eventi
● giochi di società o di ruolo (lupus in fabula, cena con delitto, maxi twister)
● caccia al tesoro
● cineforum
● escursioni e passeggiate
MEDI - MAXI Eventi:
● serata musicale in un locale o all’aperto
● National Food & Drinking Party*
● cervellone / Dottor Why
● festa a tema (colour party sismico, ABC party, serata Halloween, anni ‘60)
● escursioni, passeggiate.
*National Food & Drinking Party: è tradizionalmente organizzato in occasione dei Maxi Eventi e consiste in una festa durante la quale ciascuna sede locale ha la possibilità di far degustare i propri prodotti tipici.
m. Evaluation
(allegato 21)Con “Evaluation” si intende la raccolta della valutazione dei partecipanti circa la realizzazione di un evento.
La valutazione può riguardare:
● la scelta dei temi trattati;
● la qualità dei formatori;
● l'organizzazione logistica da parte del Comitato Organizzativo.
I dati integrati provenienti da una valutazione dei suddetti aspetti rappresentano una fonte di informazioni di grande valore, in grado di:
● mettere in discussione, o confermare, le scelte contenutistiche adottate;
● migliorare le tecniche di comunicazione dei formatori grazie ad una critica costruttiva di eventuali carenze;
● evidenziare gli aspetti negativi e gli errori relativi all'operato del Comitato Organizzativo ed a partire da questi elaborare soluzioni alternative più efficienti da utilizzare in futuro e da condividere con le altre Sedi Locali.
La fase di Evaluation viene coordinata dagli Officers responsabili dell’evento in collaborazione con l’OC al termine dei lavori e può consistere in:
● condivisione dal vivo, in concomitanza con il termine dei lavori.
● somministrazione modulo via e-mail nei giorni successivi alla conclusione dell’evento (a tal proposito è molto consigliato l’utilizzo di Google Documents/Modulo).
Politica degli eventi
Gli Eventi del SISM rappresentano un’importante occasione per trasmettere valori e idee, non solo mediante la scelta dei temi e dei contenuti ma anche tramite la scelta di uno stile organizzativo.
Lo stile non è riducibile ad una semplice metodica ma può riflettere gli ideali cui l’Associazione si ispira.
Ad esempio, l’impegno del SISM nella promozione della Salute Pubblica può essere espresso con l’organizzazione di eventi ecosostenibili oltre che razionalizzando l’utilizzo delle risorse economiche.
Alcuni accorgimenti che l’OC può adottare in quest’ottica sono:
● Riduzione delle fonti di inquinamento.
● Riduzione degli sprechi nell’acquisto e nell’utilizzo di materiali, alimenti e bevande.
● Promozione dell’utilizzo di materiali riutilizzabili (come ad esempio tazza o boraccia invece che bicchieri di plastica) e/o riciclabili.
● Raccolta differenziata dei rifiuti.
● Soluzioni organizzative semplici.
Take-home message
Un evento “SISMico” è un’occasione in cui i Soci apprendono e condividono molte esperienze, pertanto contribuirne all’organizzazione deve essere motivo d’orgoglio!
Grazie al vostro impegno sarà stimolata la crescita associativa e ciascun partecipante porterà con sé idee e stimoli per favorire il progresso della propria SL e dell’Associazione tutta.
“Think Global, Act Local” !
Allegati
allegato n.1) Candidatura SL Novara per SISMeeting 2012
allegato n.2) Richiesta di Sponsorizzazione o Compartecipazione alle spese allegato n.3) Richiesta di Patrocinio Oneroso o Gratuito
allegato n.4) Richiesta di Collaborazione Generica
allegato n.5) Linee Guida per la Stesura di una Project Proposal allegato n.6) Project Proposal
allegato n.7) Presentazione Associazione allegato n.8) Agenda Dettagliata
allegato n.9) Richiesta di Sponsorizzazione per Esercizi Commerciali allegato n.10) Dettagli di Sponsorizzazione e Mezzi di Comunicazione allegato n.11) Impegnativa di Sponsorizzazione
allegato n.12) Modulo Esonero Responsabilità allegato n.13) Spese Alimentari TIPE 4
allegato n.14) Menù Cucina TNT 2011 allegato n.15) Lista Spesa TNT 2012 allegato n.16) Spese LABMOND 2012 allegato n.17) Relazione Illustrativa allegato n.18) Modulo Iscrizioni
allegato n.19) Modulo Google Docs per le iscrizioni * allegato n.20) Proposte Linee Guida Riassegnazioni allegato n.21) Esempio Evaluation
*per visualizzare l’allegato clicca su “Modulo Google Docs” o vai a:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AuegxqM7hKX5dHN4MEJlWUlTaEJHYzlGSU4taVpqR1E#gid=0
Bibliografia
● “Project Management - an overview” (Settembre 2009): Nehme N. Bechalany, National Training Division Director (LeMSIC - Lebanese Medical Students’
International Committe);
● Wikipedia
