Comunicazioni ai Soci e al pubblico

Belron Italia ha da tempo elaborato una consolidata prassi interna per la redazione del proprio bilancio di esercizio, che prevede il coinvolgimento e l’attiva collaborazione di tutte le funzioni che devono contribuire a questa attività.

Le funzioni coinvolte sono:

 contabilità fornitori;

 tesoreria;

 ufficio Societario;

 ufficio contabilità generale;

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 controllo di gestione;

 IT (con riferimento alle valorizzazioni delle rimanenze ed obsolescenze di magazzino);

 commerciale;

 centro rilascio autorizzazioni;

 ufficio recupero crediti;

 ufficio paghe esterno;

 consulente fiscale esterno.

A tutte queste funzioni si aggiungono i singoli Centri dislocati sul territorio (i cui dati contabili confluiscono in tempo reale nel sistema gestionale contabile centralizzato) che trasmettono quotidianamente alla Sede i dati contabili relativi alla loro attività. I singoli Centri non sono dotati di autonomia contabile: Belron Italia è provvista infatti di un sistema centralizzato per la fatturazione, che fa capo alla Società, e a cui sono collegati tutti i Centri.

Il software applicativo di cui è dotata Belron Italia consente pertanto, ed in qualunque momento, di accedere ai dati relativi non solo alla fatturazione, ma anche al magazzino ed alla cassa di ogni singolo Centro.

I singoli Centri non hanno in generale autonomia di acquisto: in relazione al materiale c.d. strategico (vetri, profili e colle) i Centri si devono rifornire dai fornitori individuati e selezionati direttamente dalla Società (e dal Gruppo) e non hanno nemmeno autonomia di prezzi, essendo tenuti ad attenersi al listino prezzi concordato dalla Società (o dal Gruppo). Solo in ipotesi di necessità di approvvigionarsi di un prodotto con urgenza (e quando questo non è disponibile a livello centrale) è consentito al Centro di rivolgersi a fornitori locali, limitatamente a servizi di valore economico contenuto e comunque previa autorizzazione da parte della Società.

I dipendenti dei singoli Centri, pertanto, si limitano, una volta eseguito l’intervento di riparazione o sostituzione, a consegnare la fattura (elaborata dal sistema centrale) e a ricevere il pagamento del prezzo.

I pagamenti dei clienti vengono normalmente effettuati direttamente in favore di Belron Italia attraverso RIBA o bonifico bancario. I pagamenti in contanti o assegni sono rari e registrati comunque dalla fattura emessa dal Centro una volta effettuato l’intervento, che specifica appunto le modalità di pagamento. La Società ha in ogni caso adottato per i pagamenti in contanti e assegni una procedura ad hoc che consente in tempo reale di verificare e tracciare i pagamenti ricevuti dal Centro con queste modalità, e che si aggiunge alle operazioni di quadratura della cassa del Centro che viene effettuata quotidianamente e che ha la finalità di verificare la corrispondenza tra gli incassi della giornata e la disponibilità di cassa di ciascun Centro, tenendo quindi costantemente sotto controllo la circolazione di contanti e assegni e la corrispondenza dei dati contabili di ciascun Centro. Infatti, gli assegni e i contanti, nella maggior parte dei Centri, vengono versati direttamente all’interno di casseforti con sistema c.d. di safe cash, che registrano in temo reale le somme versate. L’Ufficio Tesoreria, sulla base delle giacenze presso ciascun Centro (verificabili in tempo reale grazie al sistema safe cash) ne organizza il ritiro periodico attraverso un servizio di porta valori, organizzato e gestito a livello centrale dalla Società, che si occupa del versamento degli importi alla sala contazione incaricata dell’accredito sui conti correnti bancari intestati a Belron Italia. Nei (pochi) Centri in cui non è stata installata una cassaforte dotata del sistema safe cash, gli incassi in contanti e assegni vengono prelevati dal Cluster Manager o da un suo incaricato che provvede poi al relativo versamento presso altro Centro munito di tale sistema. Il prelievo è sempre preceduto dalla registrazione contabile da parte del Cluster Manager, e il sistema assicura il

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monitoraggio sul successivo versamento da parte del medesimo Cluster Manager.

Anche per la gestione dei cespiti e l’inventario del magazzino la Società ha adottato un sistema centralizzato. La Società prevede infatti l’etichettatura di tutti i cespiti aziendali e dei vetri, che permette alla Società di averne sempre sotto controllo l’acquisto, la presenza, la dismissione e/o la vendita. Il software di cui dispone la Società predispone per ogni Centro il magazzino “ideale”, e provvede automaticamente ad ordinare i pezzi mancanti non appena ciò risulti necessario. La Società, attraverso apposita procedura, ha previsto presso ogni Centro l’esecuzione di due inventari completi all’anno, con cadenza semestrale e affidati al Cluster Manager. La pianificazione annuale degli inventari presso i Centri è decisa dagli Operations Manager e condivisa con l’Ufficio Amministrazione e la società di revisione, entrambi (Ufficio Amministrazione e società di revisione) hanno facoltà di presenziare agli inventari presso i Centri.

Allo stesso modo, per il magazzino – tanto del materiale strategico (costituito da vetri, guarnizioni e colle), quanto di quello non strategico – che si trova presso la Sede di Origgio e presso gli Hub (Diretti e Indiretti) è prevista la pianificazione di inventari con cadenza almeno annuale.

La Società risulta pertanto dotata di un efficace sistema di controllo che consente di monitorare, in tempo reale, la situazione contabile dei vari Centri, e che consente pertanto di ritenere che, riguardo a questi, il rischio della commissione di taluno dei reati in esame sia fortemente ridotto.

Gli Hub (Diretti e Indiretti), si occupano solo delle operazioni di stoccaggio e di consegna dei prodotti effettuate con documento di trasporto di Belron Italia. Il flusso di fatturazione è centralizzato, e non viene in alcun modo gestito e/o effettuato dagli Hub stessi. Gli ordini di forniture provenienti dai Centri della Società vengono ricevuti ed effettuati in via prevalente attraverso il sito web della stessa (nella misura all’incirca del 95%). Gli ordini sono elaborati a livello centrale dalla Sede di Origgio, che li riceve e li trasmette ai rispettivi Hub (Diretti o Indiretti) di competenza, oppure, in alternativa, ne cura direttamente la consegna, se del caso, attraverso il proprio magazzino di Origgio.

Al ricevimento dell’ordine la Società emette un documento destinato all’Hub con indicazione della tipologia e dei quantitativi dei prodotti che devono essere consegnati al Centro. L’Hub cura il trasporto e la consegna emettendo la relativa bolla di trasporto, a nome di Belron Italia. Ogni Hub ha infatti accesso – quanto alle attività di trasporto, consegna ed emissione dei relativi documenti di trasporto dei prodotti – al sistema gestionale centralizzato di Belron Italia. L’attività di fatturazione rimane comunque di esclusiva competenza della Società. Il compenso di ciascun Hub Indiretto viene poi determinato, conformemente agli accordi contrattuali, sulla base di percentuali calcolate sul fatturato dei clienti.

I Centri Affiliati provvedono al pagamento delle forniture solamente attraverso RIBA o bonifico bancario. Gli interventi eseguiti dai Centri Affiliati in favore di assicurati con cui Belron Italia ha stipulato specifiche Convenzioni vengono gestiti contabilmente a livello centralizzato, con meccanismo identico a quello già descritto per i Centri: la fattura è emessa a nome della Società dal gestionale di Belron Italia cui il Centro Affiliato ha accesso. In tal caso, l’assicurato non corrisponde importi (che vengono versati direttamente dall’assicurazione a Belron Italia e da questa poi trasferiti al Centro Affiliato), salvo il caso in cui l’assicurazione sottoscritta preveda franchigie o acconti; in tal caso, le somme relative ai pagamenti ricevuti dal Centro Affiliato vengono calcolate direttamente dal sistema gestionale, indicate in fattura, e trattenute dal Centro Affiliato quali acconti sul residuo dovuto per l’intervento.

Alle procedure sopra descritte, che consentono il monitoraggio e la verifica dei magazzini e dei dati contabili, si aggiunge infine, ad ulteriore presidio per ridurre il rischio di commissione dei reati in esame, il sistema contabile adottato da Belron Italia, secondo la prassi operativa consolidata di seguito descritta.

La Società, infatti, conformemente alle indicazioni del Gruppo cui appartiene, redige un proprio bilancio

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ad uso interno con cadenza mensile. Tale bilancio, redatto appunto ad uso interno, viene predisposto sulla base dei dati contabili relativi a ciascun Centro, che la Società raccoglie ed elabora con cadenza mensile, e sintetizza poi in un documento contabile redatto secondo le regole del bilancio d’esercizio, che viene trasmesso anche alla sede inglese del Gruppo.

Nella redazione del bilancio annuale e della relazione sulla gestione Belron Italia si attiene ai seguenti principi:

- separazione dei compiti

la Società ha individuato e formalizzato i dati e le notizie che ciascun soggetto o ciascuna funzione aziendale deve fornire, individuando allo stesso modo i soggetti o la funzione cui tali dati devono essere trasmessi, e indicando i criteri per la loro elaborazione, nonché la tempistica della loro trasmissione;

- tracciabilità

i dati vengono trasmessi e conservati per via informatica, in modo che esista traccia del loro percorso e sia sempre possibile l’identificazione dei soggetti che hanno immesso i dati;

- tempestiva informazione

la bozza del bilancio e della società di revisione vengono trasmesse tempestivamente a tutti i membri del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, con un congruo anticipo rispetto alla data di approvazione;

- controlli

è prevista la possibilità di uno o più incontri che coinvolgano la società di revisione, il Collegio Sindacale, e l’Organismo di Vigilanza, prima della seduta del Consiglio di Amministrazione fissata per l’approvazione del bilancio.

4.2 Gestione dei rapporti con le società di revisione e altri controlli sulla gestione sociale